财务会计 (2).ppt

1,会计电算化,2,信息技术的渗透（信息社会来临）信息技术在会计领域的应用,会计领域单项应用（单机技术1979年一汽试点、1981年提出会计电算化）会计领域综合应用（网络、数据库技术）会计信息化（IntranetVPNInternet1996年提出财务业务一体化、1999年金蝶公司会计信息化）,3,信息技术的广泛应用引起会计理论和实务的变化（对会计假设、会计核算原则的影响）？会计工作管理办法的变化？工作规范？软件评审规则？软件基本功能规范？如何建立会计信息系统？如何使用会计信息系统？其他研究内容（XBRL-可扩展商业报告语言、事项会计、会计业务流程重组、会计信息消费、计算机审计、信息化下的内部控制）,会计电算化研究内容,4,用友软件股份有限公司（U8）金蝶国际软件集团有限公司（K3）,5,用友企业级财务软件层次图例,6,各模块数据联系图,7,操作内容及流程,8,V8.x各产品特点：,公用的基础信息相同的账套和年度账操作员和操作权限集中管理业务数据共用一个数据库,用友财务软件与传统的财务软件有着根本的不同，它由多个产品组成，各产品之间相互联系，数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。,这些特点由系统管理模块来实现,系统的安装、启动、退出和设置,说明：用友企业级财务软件不分单机/网络版，视具体的应用模式而定。单机应用模式：运行setup.exe，不需额外配置。C/S网络应用模式：分别在服务器和客户端安装，在客户端配置。,系统设置步骤：新用户：安装启动系统管理模块设置操作员新建账套设置操作权限启动其他系统老用户：启动系统管理模块建立下一年度账结转上年数据启动其他系统,10,系统管理模块操作界面,初始密码为空,系统管理员负责系统维护（账套管理、操作员及权限设置）账套主管负责所选账套的维护（修改、年度账管理、操作员权限设置）,查看帮助文档,选中复选框可以修改密码,11,系统管理员工作内容：1用户和角色维护、账套建立、权限分配2引入账套将系统外某账套数据引入本系统中。该功能有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行分析和合并。,账套数据备份文件前缀统一为：uferpact,12,3输出账套将所选的账套数据从本系统中卸出。,4上机日志、异常任务清理,13,账套主管工作内容：1操作员权限分配、账套修改2年度账管理用户不仅可以建多个账套，而且每一个账套中可以放不同年度的会计数据。这样对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径就可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也很方便。用户首先要以账套主管的身份注册且选定账套后才能进行年度账管理。包括：建立、清空、引入、卸出和数据年度结转。,建立年度账会计年度自动显示所选会计账套当前会计年度加1的年度,14,年度账引入和输出与账套操作的引入和输出含义基本一致，所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对某个账套，而是账套中的某一年度的年度账。,年度账的备份文件前缀统一为：uferpyer,15,子系统年末结转通常情况下，企业是持续经营的，因此会计核算工作也是一个连续性的工作，每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。步骤：建立新年度账注册进入新年度账结转上年数据结转流程：,16,清空年度数据若用户发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转入下一年度，可以使用清空年度数据的功能。清空并不是指将年度账的数据全部清除，还是要保留一些信息，如：基础信息、系统预置的科目报表，便于用户使用清空后的年度账重新做账。,操作实例,17,基础档案维护,18,基础档案维护,19,基础档案维护,20,总账系统操作流程,21,总账初始设置（初始化）,将通用会计软件转成专用会计软件的一系列准备工作。,进入各模块前须注册,设置总账核算规则：1、制单序时控制(凭证编号按时间顺序排列)2、资金及往来赤字控制3、使用其他系统受控科目4、支票控制5、出纳凭证必须由出纳签字,22,1、启用日期不能在账套启用日期之前2、录入汇率后不能修改启用日期3、录入期初余额后不能修改启用日期4、已制单的月份不能修改启用日期5、结转上年数据后，第二年度进入总账系统，不能修改启用日期,总账启用日期规定：,建立会计科目将会计科目逐一按系统要求描述给系统,1、增加会计科目复制成批复制2、修改会计科目*已有数据的科目不能修改科目性质*只有在修改状态才能设置汇总打印和封存,建立会计科目将会计科目逐一按系统要求描述给系统,3、删除会计科目*若科目已制单或录入期初余额，不能删除*被指定为现金银行科目除非事先取消指定，否则不能删除,建立会计科目将会计科目逐一按系统要求描述给系统,4、指定会计科目*指定出纳的专管科目，指定科目后才能执行出纳签字，才能查看现金、银行日记账5、设置辅助核算标记*辅助账须设在末级科目上,26,外币设置,减少录入汇率的次数和差错,该功能仅提供录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定还是浮动汇率,27,凭证类别设置,双击设置限制类型、限制科目,28,录入期初余额,如果是第一次使用账务处理系统，须使用该功能录入期初余额，否则使用结转上年余额自动结转。,在科目录入期初余额之前可以调整余额方向,期初余额试算不平衡将不能记账，但可以填制凭证，已经记过账则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能,凭证记账后，期初余额不能再修改,29,设置项目目录,若需要进行项目核算，则可以使用该功能,30,日常业务处理填制凭证,1、增加凭证常规部分凭证类别为初始设置时定义采用序时控制时凭证日期应大于或等于上笔业务日期。不同行的摘要可以相同或不同，但不能为空。可事先建立摘要库。金额不能为0，红字以“”号表示,小技巧：Ctrl+L显示/隐藏数据位线在金额栏按空格键可调整金额方向当前分录为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“”键即可,31,日常业务处理填制凭证,1、增加凭证辅助核算部分若某科目为银行科目，将弹出辅助项对话框，该对话框填入的数据将用于辅助核算，例如银行对账。,32,日常业务处理填制凭证,1、增加凭证辅助核算部分若某科目为外币核算科目，凭证中将增加外币栏目，供输入外币金额和汇率。,33,日常业务处理填制凭证,1、增加凭证辅助核算部分若某科目为数量金额核算科目，将弹出辅助项对话框，供输入数量和单价。,34,日常业务处理填制凭证,2、修改凭证：尽管提供了多种控制错误的措施，但误操作是在所难免的，为更正错误，可通过修改功能来实现。未经审核的错误凭证可通过制单功能直接修改已审核的凭证应先取消审核后，再通过制单功能进行修改已记账凭证发现有错，不能直接修改，可采用红字凭证冲销法或补充凭证法进行更正,外部系统传来的凭证不能不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。,35,日常业务处理填制凭证,3、冲销凭证：若需要冲销某张已记账凭证，可以通过制单菜单下的冲销凭证功能来实现。,通过红字冲销法增加的凭证应视同正常凭证进行保存和管理。将错误凭证冲销后，需要编制正确的蓝字凭证进行补充。,36,日常业务处理填制凭证,4、删除凭证：若遇到非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证作废。,作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废字样，该凭证不能修改，不能审核记账时，已作废凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证做数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时查不到作废凭证的数据作废凭证可单击编辑菜单中的作废/恢复，取消作废标志。,37,日常业务处理填制凭证,作废凭证不想保留时，则可以通过凭证删除/整理功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。,只能对未记账凭证进行凭证整理，对已记账凭证做凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再整理。,38,日常业务处理填制凭证,5、查询凭证：通过查询功能对凭证内容进行查看,显示当前分录是第几条分录,显示生成该分录的原始单据类型、单据日期及单据号,显示当前科目的自定义项内容,显示凭证由哪个子系统生成,39,日常业务处理审核凭证,审核是具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查，主要包括出纳签字和审核凭证。,为加强企业现金收入与支出的管理，出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对,涉及指定科目的凭证才需出纳签字凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字职能由出纳自己进行,40,日常业务处理审核凭证,审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。,作废凭证不能被标错和审核，已标错的凭证不能被审核凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除，取消签字职能由审核人员自己进行,41,日常业务处理记账,由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照事先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。在用友软件中，记账工作采用向导方式。,细节：若期初余额试算不平衡，不能记账上月未结账，本月不能记账未审核凭证不能记账作废凭证不需审核可直接记账,42,日常业务处理记账取消记账,当在记账完后，发现记账有误，而又不想通过其他方式来修正时，可以激活恢复记账前状态（取消记账）功能，它本身是一个数据恢复过程。,细节：在期末菜单中，单击对账，然后按Ctrl+H,激活恢复记账前状态功能已结账月份的数据不能取消记账记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用恢复记账前状态恢复数据，然后重新记账,在对账功能中隐含,43,日常业务处理出纳管理,1、现金日记账2、银行日记账3、资金日报,4、银行对账,基本操作步骤：录入银行对账期初数据制单、记账录入银行对账单银行对账编制余额调节表查询勾对情况核销银行账,44,日常业务处理出纳管理,银行对账操作实例：企业记录银行记录借102100001收到货款4000贷50110000借1018002提取现金800贷102800借52112003收到利息400贷1021200借10210004收到货款10000贷5111000,45,日常业务处理账簿管理,1、总账查询2、余额表查询3、明细账查询4、序时账查询5、多栏账查询6、日记账查询7、日报表查询8、账簿打印,操作内容：,46,日常业务处理自动转帐（内部转账）*,1、自定义转账设置,第一次使用时先执行转账定义，以后各月只需调用转账凭证生成即可。但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先在转账定义中修改转账凭证内容，然后再转账。,47,账务函数基本格式：函数名(科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2),取数函数表,48,日常业务处理自动转帐,2、对应结转（结转期末余额，可为一对一或一对多）,对应结转科目若为上级科目，其下级科目的科目结构必须相同,实例,49,日常业务处理自动转帐,3、销售成本结转,注：库存商品、主营业务收入、主营业务成本科目必须定义数量核算且一一对应,操作实例,50,日常业务处理自动转帐,4汇兑损益结转,输入入账科目,操作实例,51,日常业务处理自动转帐,5期间损益结转,输入本年利润科目,操作实例,52,日常业务处理对账,对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。,先选择对账月份,然后对账,53,日常业务处理结账,每月月底都需要进行结账处理，实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。,54,日常业务处理结账,在结账之前进行下列检查：本月业务是否全部记账，有未记账的凭证不能结账月末结转凭证必须全部生成并记账，否则本月不能结账上月未结账，本月不能结账总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，如果不一致，总账不能结账损益类账户是否全部结转完毕，如果未全部结转完毕，则本月不能结账若与其他系统联合使用，其他子系统是否结账，如果未全部结账，本系统不能结账,55,当在结完账后，由于非法操作或计算机病毒或其他原因可能会造成数据破坏，这时可以使用取消结账功能键:Ctrl+Shift+F6,日常业务处理取消结账,56,UFO报表管理,UFO报表管理,UFO是用友公司开发的通用电子表格软件，既可独立使用，也可以和其他模块结合使用。UFO即UserFriendOffice之意,57,UFO报表管理基本概念,格式状态设计报表格式（如表尺寸、单元属性、组合单元、关键字、各种公式设计等），对所有表页起作用，不能进行数据计算、录入等操作。数据状态管理报表数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡，只对当前表页起作用，不能修改报表格式,单击鼠标左键切换,58,UFO报表管理基本概念,单元行列交错而确定的空格，是组成报表的最小单位。行号范围19999，列号A-IU共255。分为数值单元、字符单元、表样单元表页格式相同而数据不同的报表，把不同的数据存放在不同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。实现报表的三维管理。关键字表页的定位标志。它是游离于单元之外的特殊数据单元，作用是唯一标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。UFO提供六种关键字定义：单位名称，单位编号，年，季，月，日。另外还增加了一个自定义关键字（如旬、周），用于业务函数中。,59,1、报表格式定义：报表表样设置报表尺寸定义报表行高列宽画表格线定义组合单元输入表头、表体、表尾内容定义显示风格、定义单元属性设置关键字2、报表公式定义：账务取数函数,自本表本页取数函数数据合计：PTOTAL()平均值：PAVG()计数：PCOUNT()最大值：PMAX()最小值：PMIN方差：PVAR偏方差：PSTD(),自本表其他表页取数函数SELECT(),自其他报表取数的函数“报表.REP-单元”,UFO报表管理步骤,60,UFO报表管理步骤,定义单元公式步骤：选定需要定义公式的单元在数据中指向编辑公式，然后单击单元公式输入公式（或利用函数向导输入）,61,函数取数期间（即会计期间）的书写格式：函数名（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2）取数期间可以利用报表关键字或直接写日期指定。例如：公式FS(“1001”,月,“借”)表示取报表关键字“月”的1001借方发生额。如果报表关键字如下，则取7月的数。货币资金表单位名称：2002年7月,62,关键字的书写格式：全年公式FS(101,全年,借,001,1999)表示取1999年全年101科目的借方发生额。公式FS(101,全年,借,001,年)表示取报表中关键字“年”值的全年101科目的借方发生额。季公式FS(101,季,借)表示取报表中关键字“季”值的101科目的借方发生额。月公式FS(101,月,借)表示取报表中关键字“月”值的101科目的借方发生额。日公式FS(101,日,借)表示取报表中关键字“日”值的101科目的借方发生额。周公式FS(“101”,周,“借”)表示取报表中自定义关键字“周”值的101科目的借方发生额旬公式FS(101,旬,借)表示取报表中自定义关键字“旬”值的101科目的借方发生额,63,日期的书写格式：1-12：表示1-12月例如公式FS(101,5,借)表示取5月101科目的借方发生额。21-24：表示1-4季度例如公式FS(101,21,借)表示取一季度101科目的借方发生额。41-93：表示第1周-第53周公式TFS(101,41,借)表示取1999年第1周101科目的借方发生额。101-136：表示第1旬-第36旬公式TFS(101,101,借)表示取1999年第1旬101科目的借方发生额。月/日/年,月/日/年：表示一个时间段例如3/15/1999表示1999年3月15日；3/15/1999,4/15/1999表示1999年3月15日-4月15日。公式TFS(101,3/15/1999,借)表示取1999年3月15日101科目的借方发生额公式TFS(101,3/15/1999，4/15/1999,借)表示取1999年3月15日-4月15日101科目的借方发生额。,64,UFO报表管理步骤,定义审核公式步骤：在数据中指向编辑公式，然后单击审核公式输入公式内容（勾稽关系及提示信息）,65,UFO报表管理步骤,定义舍位平衡公式步骤：在数据菜单中选编辑公式，然后选择舍位平衡公式输入舍位平衡公式相关内容,每个公式一行，用逗号隔开,公式中只能使用加减号,等号左边只能为一个单元一个单元只允许在等号右边出现一次,66,UFO报表管理步骤,3、报表数据处理包括生成报表数据、审核报表数据、舍位平衡操作，以及表页的增加、删除等操作。必须在数据状态下进行。报表数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单元之外的关键字，数值单元和字符单元既能由公式生成，也可由键盘输入，关键字则必须由键盘录入。操作步骤：打开报表账套初始增加表页录入关键字编制报表审核报表报表舍位,67,UFO报表管理步骤,4、报表模板使用对于常用的、格式固定的财务报表，可使用系统提供的16个行业标准财务报表格式，并且可以根据自己的具体情况加以局部修改，免去从头到尾建立报表、定义格式公式的繁琐工作。,68,UFO报表管理步骤,5、图表功能报表数据生成以后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比、趋势和结构分析，可以利用图形对数据进行直观显示。UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。操作步骤：追加图形显示区域选取数据区域插入图表对象编辑图表对象,69,追加图形显示区域,选取数据区域,70,插入图表对象,71,账套：核算单位的一套独立的完整的账簿体系新建账套：采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用时，应根据企业的具体情况进行账套参数设置，包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数,72,账套主管操作示例,以系统管理员身份建立账套（2001年度）以账套主管身份进入2001年度总账，完成初始化及日常操作（一直到12月份结账）以账套主管身份注册系统管理模块（2001年度）建立新年度账（2002年度）以账套主管身份注册系统管理模块（2002年度）进行总账系统的年度数据结转以账套主管身份进入2002年度总账模块，进行其他操作,73,数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有的单元类型默认为数值型。字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种符号组成的一串字符。可以直接输入，也可以由