如何提高内审质量

如何提高内审质量,安全管理体系内部审核1.审核介绍2.审核策划3.审核准备4.审核实施5.不符合报告6.审核报告7.不符合消除8.审核员,1.审核介绍定义分类审核的特点审核的目的审核的循环过程内审与外审的区别审核方法内审的实施步骤,定义审核：为确保安全管理体系活动及其结果是否符合计划安排,以及这些安排是否被有效贯彻并能达到预期的目标所用的系统的、独立的检查。内部审核：确定SMS及其各要素的安全及防止污染活动和其实施结果是否符合有关标准或文件；SMS文件中的各项规定是否得到有效的贯彻；并适合于达到安全管理目标而由公司内部审核人员所进行的系统的、独立的审查。,分类内部审核由一个公司或一个部门对其SMS所执行的审核外部审核由主管机关或其认可的机构对公司的SMS所执行的审核注：SMS审核是法定要求的审核，即ISM/NSM规则要求的。,内部审核与外部审核对照表,内部审核与外部审核对照表,审核特点正式的-必须依据正式的和特定的要求进行-必须按正规的审核程序和检查表进行公开的-必须有组织和有计划地进行-审核方与被审方的目标是一致的-审核具有系统性，而无法做假抽样的-调查具有代表性的人和事,审核的目的,外审满足ISM/NSM规则提高公司/船舶的安全和环保能力促进公司安全管理目标的实现,内审评价SMS的执行和效能确定体系是否符合强制性规则和适用的建议性导则和标准改进体系/提高安全管理能力为外审作准备,审核的循环过程,审核准备,审核实施,审核结果之报告,内审与外审的区别,外审内审基点：评定改进目的：充分性+符合性符合性+目标性结果：证书评价审核员地位：代表主管机关代表管理层审核员角色：判官判官+咨询操作：完全正式基本正式,审核方法自上而下和自下而上的审核方法正向和逆向的审核方法按要素和按部门的审核方法,内审的基本步骤审核策划审核准备审核实施不符合报告审核报告纠正措施跟踪和验证归档,船舶内审的一般步骤,指定审核组,纠正措施的验证,岸基地访问,制定审核计划,编写检查表,保持联络、掌握到港时间,登轮实施现场审核,提交审核报告,2.审核策划策划形式年度审核计划审核组每次审核计划,两种策划形式整个体系的年度审核计划每次审核计划,年度审核计划（1）内部安全管理体系审核应根据所审核的活动的状态和重要性来安排日程计划。,年度审核计划（2）认证前，必须对整个体系进行审核审核对安全和防污染活动具有重要意义的区域审核含有许多不符合项的区域审核有许多新雇员的区域审核新船型管理，新的航线和新货种运输审核受到港口主管机关投诉的区域审核那些长时间以来没有审核的区域,附加审核年度计划指明在计划期间内审核的最少次数必要时，应当进行附加/计划外审核及跟踪审核,策划进行附加审核的时机发生了重大安全事故或港口主管机关投诉或船舶被滞留。影响SMS有效性的组织机构、安全和环境保护方针发生重大改变时。公司船舶管理类型扩大，改变SMS。发生严重不符合规定情况后复查SMS。外部审核前。领导认为需要时。,年度审核计划目的：保证内审工作在一年内能有计划、合理的安排，以便于管理、监督和控制内审工作。内容有：部门/区域范围和依据审核组审核日程安排,年度审核计划的类型滚动式年度审核工作计划集中式年度审核工作计划,滚动式年度审核工作计划,月份,部门,计划审核开始日期,审核进行,审核结束,纠正措施,跟踪与监督,滚动式年度审核计划特点适用于大、中型航运企业，设有专门内审机构或专职人员的情况审核持续时间较长；在一个审核周期内应保证所有体系要素及相关部门均得到审核；重要的体系要素和部门或安排多频次审核；审核和审核后的纠正行动及其跟踪陆续展开。,集中式年度审核计划,月份,部门,集中式年度审核计划特点适用于中、小型航运企业，或无专职内审机构及人员的情况；在某计划时间内安排的集中式审核，首次审核和特殊审核及外审均适于采用；每次审核可针对所有体系要素及相关部门，也可针对某些要素或部门；审核后纠正行动及跟踪在限定时间内完成；此类审核具有很强的针对性，适用于附加审核。,部门/区域部门/办事处船舶文件审核记录审核操作过程审核,范围指明审核所覆盖的内容，诸如：ISM/NSM规则要求SMS要求,内部SMS审核员的能力要求海上操作的实践经验适当的船舶类型的实践知识ISM/NSM规则知识公司和/或船舶SMS知识审核经历和培训,内审员的选择（1）公司应保证内部SMS审核员符合公司的能力要求作为公司SMS内审员，可以来自：公司管理者（经理人员）船长、轮机长和高级船员第三方SMS审核员,内审员的选择（2）内审员应尽可能不从属于被审核部门公司岸上的内审可由公司有关管理人员执行船舶内审可由本船船长、轮机长或其他高能船员执行若条件允许，公司可安排船与船之间进行交叉内审或专门组织人员对所管理船舶进行内审公司岸上及船舶内审员应经过培训合格且持有内审员证书或能出示公司所发证明为公司内审员的正式文件注：摘自交通部安监字1997404号航运公司审核若干准则（第一部分）,内审组长经过培训、公司任命、较深资格的内审员熟悉被审方业务，熟悉船舶操作，熟悉公司管理与被审的船舶、部门无直接责任关系的人员内审组长能起到协调、团结合作内审组长还应有管理整个审核组工作的能力,内审组必须有资格从事审核工作了解被审核区域独立于被审核区域之外,每次审核的计划内容包括：本次审核的目的；审核的范围（要素或区域）；审核依据的文件（ISM/NSM规则、手册及程序等）；审核组成员名单及分工情况；审核时间、地点，受审核的部门；首次会议、末次会议以及审核过程中需要安排与受审部门领导及有关人员交换意见的会议安排；各项主要审核活动的预计日期和持续时间；审核报告的分发范围及发布日期。,3.审核准备通知熟悉文件制定检查清单审核组必备文件,通知提前一周-通知到被审部门/船舶-通知审核员,熟悉文件手册通用性文件被审部门/船舶/活动的相关或专用文件适用的强制性规则规定和建议性规范、标准,制定检查表（1）检查表的作用：明确与审核目标有关的样本促使现场审核规范化保持审核目标和审核进度减少审核偏见并减轻工作量树立内审员专业化的形象作为内审记录存档,制定检查表（2）由审核员依据下列因素编制：以前的审核报告不符合项/投诉专业知识程序/须知新录用/新上船的人员适用的强制性规则，包括船旗国政府的特别要求,制定检查表（3）对照ISM/NSM规则和SMS文件要求选择典型的安全和防污染活动结合受审部门/船舶的特点抽样应有代表性应有可操作性，明确检查什么、检查什么样本时间要留有余地,制定检查表（4）审核员的审核手段不应是个谈话提要一览表，而应仅作审核“指南”用与有经验的审核员相比，新审核员需要范围更宽的审核清单有些公司为每个区域分别制定标准的检查清单,制定检查表（5）你在审核过程中检查公司对程序文件中加以确认存在的事情。请记住，文件应能反映公司的实际工作情况,制定检查表（6）对于程序文件，应确定。具体活动和活动顺序记录具体要求职责和权限,检查表格式,审核组必备文件手册和有关的程序性文件审核计划和通知各种审核用的表格-会议签到表、检查表、审核记录表-不符合记录表,4.审核实施审核方式记录审核的重要原则审核实施程序,审核方式观察-结果不能证实/评论（建议）/能证实（不符合项）提问/面谈查阅寻求客观证据,观察观察公司SMS文件如何规定进行具体活动和操作的详细步骤和顺序以及指派给具体人员的职责。,观察例1可能有一个船上工作许可证制度，它要求使用特定的表格以标识和记录在进行危险任务时所应采取的保护措施。在审核时，审核员可能希望观察到提出、实施和停止工作许可的过程。他可能还希望对已发放的许可证实施现场检查以确定所有标识的保护措施都得以切实遵守。如果审核员观察到没有采取保护措施，那么审核员应对涉及此项工作的人员和负责实施工作许可证制度的人员指出这个问题。这种观察结果可导致不符合规定的情况的提出。,观察例2可能有一个在装卸货物时船上吊机的使用程序。这可能要求负责甲板和货物操作的高级船员召开一个简短的由操作吊机的船员和码头装卸工人参加的会议。会议将讨论安全操作程序，例如确定所涉及人员的责任、信号传递方法、核查起重设备是否合格并适用等。在实施审核时，审核员可能希望审核该甲板部高级船员是否切实遵守了程序并召开了简短的会议。疏于按此去做可能导致不符合规定情况的提出。,观察例3可能有一个在船舶出海前保证使水密门安全和程序。这可能要求负责货物甲板的甲板部高级船员以确定的方式关闭水密门并肯定地报告在驾驶台的船长，水密门已安全关闭。审核员可能希望观察该项活动，观察关闭水密门的方法和是否已按规定进行了报告。疏于严格按照程序完成这项活动可能导致不符合规定的情况报告的提出。,面谈/提问按文件确定对文件的理解审核员应须记住面谈的唯一目的是让参与者描述实际发生的事情审核员的任务是比较判定有必要进一步跟踪,面谈例1可能某一程序要求船上负责安全的高级船员用适当的表格记录并报告所有的事故和险情，然后将此表格报送公司岸基安全经理。该程序还可能要求该高级船员在船上对事故和险情进行调查，并且应保存其记录。在进行审核时，审核员可能已经就同一问题询问了船上许多人员，如最近以来是否发生过事故，在这方面，审核员可能得到不同的回答。可能已发生了一起事故，但没有保存适当的记录以及没有进行适当的调查。审核员可以认为构成了足够重要的背离，并开列不符合规定的情况报告。,面谈例2可能有程序是关于控制压载水的移载和排放的。这可能要求甲板部高级船员发放给轮机部高级船员一份压载水移载/排放通知单，该通知单可能把责任分配给具体人员。在询问甲板部和轮机部高级船员时，审核员可能发现已有实例表明并没有对压载水和移载进行适当的控制。这可通过对压载舱压载记录的检查发现问题，若没有适当的通知单来确认压载状况的变化。审核员可以认为这构成了足够重要的背离，并开列不符合规定的情况报告。,面谈例3可能有程序要求公司给船舶提供适当的持证并适任的船员。这可能包括在任命上船之前，要求所有船员都必须满足STCW78/95公约规定的最低外部标准。审核员在询问船长时可能证实，新近被任命上船的船员不能提供其有关培训及适任资格的证据，并且根据船长实施的船上评估，这些船员不能表明达到可接受的胜任水平。审核员也可以认为这足够严重，并开列不符合规定的情况报告。,提问交流信息并非易事交流的注意点提问方法,交流并非易事1/31/31/3法则听讲的人未必都听进去-听讲人：生理障碍、噪声、心理作用、注意力-讲话人：单调、枯燥听进去的未必都理解-知识面、词汇、方言-用听众的语言和词汇来表达，而不是适应讲话者本身被理解的不一定被接受-听众的态度，所处的地位，个人偏见,交流的注意点举止、表情和手势-认真而不失自然，礼貌而不拘谨音量和速度-从容、缓和、适当保持适当的距离-舒适区（太近，则感“受侵犯”，压力）提问方法,提问方法敞开式提问封闭式提问澄清式提问引导式提问敌对式提问,敞开式提问要点：希望得到较大范围的回答方式：如何做某事，寻求某种看法，对某一做法的解释例：介绍一下你部门的岗位设置情况？此事发生后应采取什么措施？为什么要这样做？如何做？问题：易偏离主题-应礼貌而坚决地把话题引到主题上。,封闭式提问目的：获取专门的信息信息回答方式：希望得到“是”或“不是”等简单回答例：这台设备经过检查维护了吗？应急演习要什么时候做的？问题：容易误为审问，必要的信息可能会遗漏，应掌握好尺度。,澄清式提问目的：获得更多的有关专题的信息或单纯为澄清例：你能解释你所讲的意思吗？如果愿意，同我讲讲这些特点好吗？你的意思是？问题：或引起紧张，或认为你什么都不懂,引导式提问目的：建议对主题作“期望回答”例：使用前是否按惯例测试，测试是否有效？问题：容易产生“误导”而得到错误的信息,敌对式提问目的：某求对主题的支持例：这个部门究竟遇到了什么困难，总不能按时完成纠正措施报告？问题：由于听话人受到了“袭击”，回答将是极为有限的和不自然的必须十分小心使用,提问注意点明确观点和目的，准确表达发问一定考虑被问者的背景注意神态表情适时表达好意努力理解回答不能建议或暗示某种答案不能有情绪的话不可连续发问,记录观察结果提问得到的信息查阅发现的问题记载-记录要详尽，如地点、文件/记录名称、条款、人员，必要时应取得不符合的附件。,客观证据(1)定义：系指以观察、衡量或测试为基础并能被验证的有关安全或安全管理体系要素存在和实施的量或质的信息、记录或事实声明。,客观证据(2)可以是：观察到的某些事物部门主管或船长所作的有关方针或实践的陈述船员或公司职员所作的有关其自己对运作程序或工作实践的理解的陈述。现存的文件和记录,跟踪进一步信息可靠的文件，声明、报告或会议纪要和SMS中规定记录可观察到证据之处在审核过程中其它人描述的判定,审核的重要原则(1)要正规按照标准的日程行事遵守商定的审核计划需要时使用检查清单保证有必要的证据,审核的重要原则(2)要做笔记要客观不符合必须被受审方接受审核员必须控制局面,审核的重要原则(3)要审核活动进行的部门你所审核的对象是部门/船舶代表，而不是安全经理用你的眼睛和耳朵让受审核方讲话（不要忘记审核计划）,审核的重要原则(4)问问题要通俗易懂一旦发现不符合项或薄弱环节马上说出不要在已发现不符合项的区域耽搁过多时间如果有疑问，先放一边如果有可能，给予支持性反馈抓主线，不要吹毛求疵,审核的实施程序首次会议现场审核末次会议,首次会议主要内容：向与会人员介绍审核组成员；重申审核的范围和目的并声明审核的依据；澄清审核计划中不明确的内容；简要介绍审核采用的方法和程序并强调审核的客观、公正原则；确认审核组所需要的资源和设备已备齐；建立审核组与受审部门的正式联系并说明不符合项的报告形式；确认审核组与受审部门、船舶领导之间末次会议和中间数次会议的日期和时间安排。注意：会议要求准时、简短、明了，获得受审方的理解和支持。,末次会议主要内容：重申审核的目的与范围；强调内审是抽样进行的，存在审核的局限性，尽可能使样本具有代表性；宣读不符合报告，提出纠正要求，落实受审方纠正措施计划的答复时间、完成时限和验证方法；审核组长就确保SMS运行的有效性提出审核结论，并说明审核报告发布时间、方式及后续工作要求，审核员谈审核印象，受审方领导表示感谢并作出改进的承诺。,审核技巧(1)审核员的反馈：情况合适时，点头示意；对别人的谈话要显得有兴趣；偶尔可以重复对方说过的话，以确定所理解的；温和地引导对方；从对方谈话中引出提问。,审核技巧(2)沟通技巧：语言沟通；肢体沟通；谈吐的风格与音调；脸部表情信息的发出与接收。当审核员观察到面谈对象情绪紧张时（必要时应使受审核方放松心情），他应知道也许这表明了对方有意隐藏一些事实。审核员也须控制自己的肢体语言以免威吓到受审方。,审核技巧(3)坚持性的行为举止：坚持自己的权力；不侵犯别人的权力；表达你的需要、要求、观点与感受；直率而且坦诚；目的是满足各方的要求。审核员需要有坚持的态度，保持开诚布公的方式进行审核。如遇到一位同样坚持已见的受审人时，要小心避免冲突。,审核技巧(4)攻击性的行为举止：为自己的权力辩护；侵犯到别人的权力；以不适当的方式来表达你的需要、要求、观点与感受；忽略、无视或贬低他人的需要、要求、观点与感受；目的是要获胜，甚至由他人付出代价。,审核技巧(5)被动性的行为举止：不能坚持自己应有的权力；没有表达你的需要、要求、观点与感受；表现出不诚实的，赔罪式或言行不一致；目的是避免冲突与讨好或抚慰他人。,审核技巧(6)营造融洽气氛：找一个适于访谈的最佳场所；在适当的时候保持微笑；避开障碍物，例如被桌子隔离；与对方保持同等视线；不要侵犯“私人空间”；言谈举止要开朗；如果合适的话，带点幽默；要冷静、平和与客观,内审要点一、公司岸基内审要点二、船舶内审要点,岸基内审要点,安全和环保方针由公司最高管理者签署的方针是否满足ISM/NSM规则的目标？安全和环境保护方针如何被全体员工理解和执行？执行安全和环境保护方针所采取的措施是否落实？新聘人员对公司安全和环境保护方针的理解？与安全和环境保护方针相违背的行为是否得到抵制并及时纠正？,公司的责任和权力是否已按SMS内各种岗位的规定配备了适任人员？与SMS有关的所有人员是否熟悉各自的责任和权限，以及有关的相互关系？公司是否已提供必要的资源和支持，使指定人员能履行其职责？公司是否向船舶提供足够的资源和支持？与公司安全和防污染有关的职能部门设置及职责是否健全？,指定人员指定人员的职责和权限有否书面规定，能否有效地发挥其职能作用？指定人员是否具备船舶安全营运及防污染管理和操作方面的知识和经验？指定人员是否能对SMS运行有效的监督、协调和检查，并确保采取纠正措施？指定人员是否能确保为船舶提供足够的资源和岸上支持？指定人员是否能与船舶保持全天候联系，并能对船舶提供足够的资源和岸上支持？,船长的责任和权力公司是否在文件中明确船长的责任和权限？船长是否能按制度激励船员遵循安全和环保方针？船长发布命令和指令是否有简明有效的格式和记录，如夜航命令簿等？是否有记录证明船长对本船的SMS活动进行了监控？船长是否对船上实施SMS进行评估？缺陷是否向公司报告？是否有记录表明船长能按文件授权履行职责？,资源和人员(1)公司是否有措施和记录表明船长充分了解本人的职责、权限及有关SMS的新信息？公司所管船舶的船长有否符合规定的任职条件（包括指挥资格及完全掌握SMS）和有关要求？是否制定并实施了船岸人员培训程序？是否制定并实施新聘和转岗人员熟悉职责保证程序？SMS相关人员是否熟悉与本人职责有关的规定、规则、指南？开航前应得到的书面须知是否下发？,资源和人员(2)船舶是否持有有效的最低配员文件？公司是否按规定为每艘船舶配备了合格、持证和健康的船员？是否制定并实施安全管理体系信息传递程序？船上人员之间及与岸上是否能有效地交流？是否制定并实施培训计划？检查船上是否执行公司对有关麻醉品和违禁药品的规定及船上酒类消耗的规定？公司是否向船岸有关部门提供其需要的强制性国际及国内的规范和适用的规则、标准、指南和信息？,船上操作方案的制定船上现有的操作规程和操作须知是否已满足该船安全操作和防污染要求？关键操作的各项任务是否已由合格人员来操作？船舶关键性操作是否已标识并制定方案和须知？操作方案和须知是否按程序要求制定？船长是否具有监控从事关键性操作的船舶操作能力？,应急准备(1)公司对已标识风险所制定的应急处理程序是否有效？公司岸上和船上的应急计划是否一致和合理？船岸联合应急演习的状态、记录及评价？是否制定并实施了船上油污应急计划？是否有记录表明船岸所有有关人员都已了解和掌握了有关的应急部署和应急程序？,应急准备(2)船舶同公司之间能否确保24小时畅通？需要查阅的有关船舶图纸、资料能否及时提供？是否有证据表明公司能在任何时候对船上的险情、事故及紧急情况作出迅捷的反应和处理？船舶定期的救生、消防等应急演习和操练状况？,不符合规定情况处理公司所有有关人员是否了解不符合规定情况、事故和险情的报告和分析程序？事故、险情、不符合规定情况是否都已按程序得到报告和分析？纠正措施的实施情况是否得到跟踪验证，纠正中是否改进了现有的SMS程序和须知或制定新的SMS程序和须知？不符合规定情况、事故和险情的标识、报告、纠正和处理是否按格式的要求记录？指定人员是否对报告在相应的管理层进行审议和评估，并采取短期或长期的纠正行动？船长向公司报告有关事故和险情时，是否能按程序或须知的有关要求进行？,船舶和设备的维护(1)公司SMS是否对船舶及设备的维护制订了检查和维修保养程序？是否制定并实施了防止突发操作故障和系统的标明与检测程序？公司和船舶是否有船舶和设备检查、修理及日常维护保养记录？船舶及设备的检查项目、周期和维护计划是否能确保船舶的技术状况符合有关规范和规则的要求？是否足以证明船舶及设备的维护程序保持有效实施的记录（包括维护、预防性检查、测量试验和修理的记录，以及验船师检验的记录等）？,船舶和设备的维护(2)已标识的易导致险情的关键性设备及技术系统（包括备用设备和非连续使用的技术设备）的预防性试验措施是否已在日常的操作维护程序中实施？定期检查及试验的备用和非持续使用的技术系统是否覆盖：报警器和应急关闭装置；燃油系统的完整性；货物系统的完整性；应急设备（应急示位标、手提式VHF等）；安全设备（手提式气体和二氧化碳探测器等）；到港前及离港前（应急操舵系统、应急发电机、应急消防泵、机舱车钟等）的试验。,文件(1)是否对SMS文件都实施了控制？在与SMS运行有关的场所，是否都使用了相应文件的有效版本？是否对文件的受控状态进行标识？是否规定了SMS文件更改和修正的手续？公司是否有有效文件总清单？公司各部门和船上是否具有有效文件配置清单？公司各部门和船上配备的有效文件与各自的配备清单相符？是否能满足各自的工作需要？特别是船舶是否配备了必要的全部文件？,文件(2)所配备的文件是否都是处于有效状态？失效的文件是否已被注销和隔离？文件的分配、发放是否符合需求？保管是否妥善？能否便于使用和控制？公司有关SMS更改审查及批准是否符合程序文件的规定？更改的发放范围是否符合规定？,内审、评价和复查(1)是否制定并实施了安全管理体系内部审核程序？是否制定并实施了安全管理体系有效性评价/复查程序？是否制定纠正措施实施程序，并对纠正结果进行复审验证？公司是否有内审检查表？内审检查表项目是否覆盖了所有的有关部门和船舶的全部安全和防污染活动？公司是否培训了内审员，并落实所涉及的职责和权限？内审记录是否齐全，内审报告是否按规定程序进行审批？内审中发现不符合规定情况是否按程序进行纠正和跟踪验证？内审结果是否予以记录并通知了被审部门和船舶的负责人员？,内审、评价和复查(2)是否已进行了管理复查？管理复查是否有报告和记录？管理复查的内容是否覆盖：内审结果；事故和险情的分析/调查的结果；基于法定船级检验的建议；SMS的执行结果；新的规定、规则生效而对SMS产生的影响。管理复查会议形成的决定和改进是否全部形成文件？负责各部门的管理人员是否对各自部门内发现的缺陷及时采取了纠正措施？在实施了纠正措施后是否有验证记录？是否按内审计划的时间对SMS有关部门进行内审？,船舶内审要点,总则船公司是否持有DOC证书并能覆盖本船舶船型？船舶的各种法定证书是否齐全、有效？船上是否配备了经认可的安全管理手册及SMS与本船相关的文件？是否有客观记录证明本船的SMS已持续运行并有三个月以上的运行记录及内审记录？配备和执行必须符合的法定规范及规则及建议导则规则及标准，（是否有相应的文件清单）向船舶提供安全操作方法及安全工作环境,安全和环保方针船员是否理解公司的安全和环保方针？是否有相应的措施保证船舶和部门、各人员都能掌握、执行和坚持上述方针？,公司的责任和权限船舶最低安全配员文件的要求是否得到满足？每个船员的安全/防污染职责权力及相互关系是否明确并已文件化？是否有客观证据证明每个船员都是按规定来履行其职责的？船长及其他高级船员是否了解公司岸基地各部门的职责，以及船岸在正常/应急情况下的联络方式？,指定人员船员是否了解公司指定人员的姓名及替代措施？与指定人员的联络渠道是否保持24小时畅通？指定人员是否确保公司对船舶所报事故、险情及不符合做出及时的响应？,船长的责任和权限(1)船长的责任是否以文件的形式明确？船长对本身职责是否了解并付诸实施？船长是否已采取必要的措施，以确保公司的安全和环保方针在全船各部门得到遵守和执行？抽查船长夜航命令簿与航海日志，验证船长命令的发布与执行情况。船长是否对SMS活动实施了控制，以保证SMS程序及须知的实施并定期评价船舶SMS运行情况和运行效果？,船长的责任和权限(2)是否有记录表明船长已通过培训或其他适当的方式，全面熟悉公司的安全管理体系？船长是否严格执行公司规定的各项报告制度，包括船舶缺陷和SMS的评估报告？是否有记录表明船舶在履行职责和完成任务中，能得到岸上管理层的充分支持？对船员执行操作程序（如海图作业等）和规章制度（如麻醉品、酒类管理规定）的监控，如违反规定如何处理？有否记录？,资源和人员(1)船长是否熟悉并执行公司的安全和环保方针和公司的安全管理体系？船长是否熟悉公司船岸SMS的组织结构与文件结构？新上船的船员是否进行岗位熟悉和职责培训并记录？对公司开航前指令有否落实？有关强制性规则规定的配备和学习情况（学习计划、实施情况及记录）,资源和人员(2)公司SMS文件学习及业务技能的培训情况（学习计划、实施情况和记录）船上人员之间及船岸间是否能有效交流各种信息？船员调动时，是否有适当的时间和方法熟悉自己的职责，熟悉自己管理范围内的船舶及设备的具体情况，并熟悉有关的安全管理文件和操作程序文件？公司向船员提供的SMS信息是否都用船员通晓的工作语言或其懂得语言书写？,船上操作方案的制定(1)船上现有操作程序和操作须知，是否能满足本船的安全操作和防污染的需要？这些程序和须知是否符合有关国际和国家的强制性规范和规则？是否考虑和参照了这些主管机关的其它组织推荐的规则、指南和标准？是否考虑了船员的实际经验？船上操作程序和操作须知是否已经过验证或评审，证明是正确和适用的？是否有验证或评审的记录？程序和须知对其所包含的各项任务及执行人员是否都有明确的规定和要求，以保证由合格人员来操作？程序和须知是否对公司/船舶已标识的风险（尤其是对近几年公司/船舶所发生的事故/险情/不符合）进行了防范？,船上操作方案的制定(2)船上各部门是否熟悉与部门有关的文件清单及内容，并正确执行上述文件？对船舶的关键性操作是否标识及是否有操作须知并严格遵守？是否有客观证据表明程序和操作须知已交有关人员学习和掌握？船上是否有综合的航行计划（特殊航道、恶劣天气、通信导航、海图和资料的配备等）？在特殊水域、恶劣天气，有否加强值班或安排了头，了头时使用怎样的联络方式，当规定的联络方式出现故障时，双方怎样联络？,船上操作方案的制定(3)排放污油水的标准、区域有哪些规定？船舶对油污和油污物如何处理？这些操作是否都有记录？特殊操作（上高舷外作业、封闭场所等），作业前有否交代准备事项和要求，作业过程中有否进行检查？,应急部署(1)对船上可能出现的各种紧急情况是否都已标识和制定反应程序控制？是否有客观证据表明船上所有有关人员都已了解并掌握了有关的应急部署和应急程序？船上应急计划是否包含如下内容：高级船员在应急指挥方面的职责分工；针对各种应急情况的措施；船上使用的联络方式和报警；海上求援程序；油污应急计划；向公司和有关当局的报告程序；船岸间的应急通讯程序和相应值班要求；船、岸的应急计划是否相互衔接、合理、完整。,应急部署(2)船上是否对以上应急部署制定了操练和演习计划并有效实施？是否定期对已标明的船舶紧急情况进行授课？船舶应急设备是否按规定定期进行检查、维护和测试并作记录？抽查其中一个应急情况的演习情况。,不符合规定情况对船上发生的各种不符合/事故/险情的报告和处理是否符合文件/程序的规定（查记录）？船长及有关人员是否了解并掌握这些程序？验证上述发生的问题是否得到纠正并符合公司的规定？查验船上发生的不符合规定情况/事故/险情（报告表）与所发生是否相符？通过各种记录查船舶接受港口国检查的情况，并查处理/纠正的结果是否符合有关规定？对采取的纠正措施是否进行了验证？,船舶和设备的维护(1)船上所有有关人员是否都已了解和掌握船舶和设备的维护程序和预防检查要求？船舶和设备的维护工作是否按程序及有关法定要求的规定得到执行？船上各部门及有关人员是否了解船舶修理计划并明确所负责的设备清单、维修周期及标准？查记录验证以上要求是否得到遵照执行？船舶和设备的养护和预防检查的分工职责是否明确？对已知的不符合（设备的故障/缺陷）及可能的原因是否按规定报告？查记录了解对上述情况的处理及纠正措施是否符合规定？记录是否得到妥善保存？,船舶和设备的维护(2)船上各部门是否有所属应急/备用设备的清单并按规定进行检查维护？是否有完整的检修记录？定期或有规律的检查、试验的备用设备和非持续使用的技术系统是否包括了：报警器和应急关闭装置；燃油系统的完整性；货物系统的完整性；应急设备（应急示位标、手提式VHF等）；安全设备（手提式气体和二氧化碳探测器等）；到离港前的试验（应急操舵系统、应急发电机、应急消防泵、机舱车钟等）。,文件管理船上是否按公司文件清单和本船工作需要配备了与SMS有关的全部文件？这些文件是否得到妥善保存并持续最新有效？船舶从公司获得有效文件的渠道是否能保证得到畅通？船上文件收发制度是否建立？,内审、评价和复查船上是否按公司规定的内审周期（通常每年不少于一次）进行了内审？检查公司对该船的内审及公司有效性评价和管理复查文件，相关部份是否发至船上？验证有关不符合的纠正情况和跟踪验证情况，是否按程序进行（查验记录）？验证内审员是否具有必要的资格？内审及可能采取的纠正措施是否都认真按程序规定进行？,证书管理外审中发现的不符合是否按规定期限得到纠正和验证？,不符合报告不符合的分类不符合记录的表述不符合判定所遵循的准则不符合记录格式不符合纠正期限,定义指审核中发现的客观证据表明不满足某一具体规定要求的情况，即有客观证据表明不满足规定的观察结果。标准、书面程序、输出结果,不符合分类（1）重大-如果保持不纠正，人身、环境、船舶或货物面临着不能接受的风险-能产生SMS完全塌溃或ISMC/NSMC.或SMS文件内要求的控制完成不适当的结果-要素遗漏，不执行、无效-对SMS缺少应承担的义务的客观证据严重-介于重大和一般之间的不符合项一般-偶尔、个别、孤立的不符合项注意：轻微不符合后为严重不符合项,不符合分类（2）严重不符合可能包括：最高管理层、海务、机务管理人员的资质不满足强制性规定。新聘或转岗的船长、轮机长、大副上岗前未接受职责熟悉培训。不能掌握所管船舶的船员名单、船员技术档案、船员专业和体系培训情况。未按规定开展应急演习和训练。对已确定的不符合未进行原因分析，或未制定纠正措施，导致同类问题重复发生的。未按规定实施内审或开展有效性评价。重大不符合可能包括：船长的绝对权力没有得到保证。公司未启动应急反应程序。船舶未持有有效的法定适航证书。未配备合格、持证并健康的船员。船长不掌握与指定人员的联系方式，或不能与指定人员取得联系。在体系运行过程中伪造运行记录，且情节严重并造成后果，可判定为重大不符合。对于外审发现的不符合未进行原因分析，或未制定纠正措施，导致同类问题重复发生的。详见航运公司安全管理体系不符合规定情况判定指南（海便函2007107）,不符合项记录的表述客观准确地描述事实，必要时附上证据-严格依据证据精确对照到判定不符合项的依据-指明违反的文件和条文语言要严谨、规范、标准-不符合现象的描述能为他人有效核实-引用证据可以追溯,不符合项判定所遵循的准则黄金规则：如果没有写下来，那就没有发生如果问题不能用标准或你正在对其审核的程序语言表达出来,不符合项描述方式观察到的事实的陈述发生的地点当事人（可记录职务、工作岗位）不符合现象涉及的文件（公司自编或强制性规定规则等）引用的文件及文件的条款当事人谈话内容等,不符合项记录格式,不符合项记录表上应注意证据部分只是举例说明错误的地方为消除不符合项需找出根本原因-即纠正措施不是去更改记录，-而是要调查为什么记录是错的，并根除其产生的原因,不符合项纠正期限轻微不符合项-三个月内纠正重大/严重不符合项开航前纠正注：港监字（1998）151号实施ISM规则的港口国监督指南第3.1.3、3.1.4、3.4.3条规定；原航运公司安全管理体系审核发证规则第22条,6.审核报告内审报告内容（1）范围审核计划适用的规则标准和文件清单观察结果和不符合项报告审核小组判定意见,内审报告内容（2）该系统达到其规定目标的能力审核报告分发清单,内审报告内容（3）附件:不符合项报告及分布情况日程安排与参加审核人员名单还要包括规定的内容,7.不符合项消除纠正措施如何实施纠正措施消除不符合项,纠正措施的跟踪受审核方负责确定和实施纠正不符合项或消除其产生原因所需的纠正措施审核员只负责确定不符合项,纠正措施由受审核方提出应消除产生不符合项的原因通常经审核员确认以保证没有误解纠正措施可以是:-更改现行做法-或更改文件,如何实施纠正措施你可以:实施纠正行动进行培训修改程序编制控制计划或上述的结合,应注意证据部分只是举例说明错误的地方！为了消除不符合项需找出根本原因，即纠正措施不是去更改记录，而是要调查为什么记录是错的，并根除其产生的原因。,消除不符合项通常由审核员来做进行一次验证审核审查产生不符合项的根本原因是否已消除,消除不符合项的证据培训记录经过修改的程序及检查清单受审核方证实已采用新的做法具体实施情况,8.审核员定义基本活动/职责审核员扮演的角色基本素质个人特征内审员的作用审核水平的提高,定义具备资格从事SMS审核的人,基本活动/职责传达和阐明审核要求计划并实施标定的审核将观察结果写成资料验证纠正措施收存和保护与审核有关的文件配合支持审核组长工作,审核员扮演的角色外审内审员-认证公司的代表-主管机关的代表单位代表-被审方的判官,基本素质善于观察眼观六路，耳听八方作为听众信息来源公正无私契而不舍保守秘密,个人特征倾听的能力获取并使用特殊知交流的能力识与技能的能力计划的能力适应变化的能力控制局面的能力良好的外表取得合作的能力机警并善于推理作出决定的能力感情稳定、镇静独立工作的能力良好的职业道德,内审员的作用对体系的运行起监督作用对体系的保持和改进起参谋作用在安全管理方面起沟通领导与群众之间的渠道和纽带作用在外部审核中起内外接口的作用在体系的有效实施方面起带头作用,审核水平的提高参加培训学习组织经验交流审核报告的比较分析工作评比审核员轮换通过担任第二方审核员提高水平通过接受认证审核向外审员学习,SMS有效性评价/管理复查