十四 控制ppt课件.ppt

回顾：激励及其原理,管理者通过他人的工作实现工作目标，因此激励人是其必须掌握的一项基本技能。激励人的积极性的基础在于了解被激励者的内在需求。使外在的激励手段与被激励者的内在需求相结合是激励的要旨。,第十四讲控制及控制方法,课后小组作业：为什么又没有做好？,王利华是大三学生，一年前与几个同学在学校创办了创业者社团。由于适逢社会掀起创业热，社团规模得以不断扩大。但是，由于社团在运作和管理方面主要是凭经验，所以在社团活动的开展方面经常出现一些意想不到的问题。这在一定程度上影响了社团成员的士气，社团发展有走下坡路的趋势。为此，王利华和几个负责人商量在今年一定要搞好几次活动以振士气。经过王利华的努力，社团终于争取到了校学生工作部举办的创业策划大赛的承办权。这是一次宣传社团的绝佳机会，王利华与社团的几个主要负责人踌躇满志，摩拳擦掌准备好好地大干一番。经过了一周多的讨论，社团制定了详细的活动计划并上交给校方审核，学工部经过审核，对该活动计划非常满意，并表示一定全力支持社团把活动办好。于是，王利华按照活动计划，组织了社团各部门负责人会议，落实了各部门任务：实践部负责活动的组织和与各参赛队的联络；外联部负责邀请知名教授和企业家担任大赛评委；宣传部负责海报设计和网络宣传；办公室负责财务预算与支出管理。王利华要求各位部长千方百计调动部属的积极性，全力完成各自部门的任务，并许诺：如果能够圆满完成这次活动，他请在座的各位到庆香楼吃一顿。会上，各部门负责人也士气高昂，纷纷表示一定要搞好这次活动。,就在王利华认为一切都已经安排就绪，这一次一定能很好地完成大赛，从而大大地提高社团的影响力时，各种问题开始不断出现：实践部部长是个急性子，办事风风火火，在许多具体的比赛规则还没有通过集体讨论、向学工部汇报的情况下，就擅自拍板将比赛规则发送给了各参赛队；外联部邀请企业家遇到了困难，却一直没有及时向上反映争取支持，导致宣传海报迟迟不能定稿；而办公室，对各个部门花钱根本没加以控制，预算完全成了一张废纸。当王利华发现这些问题的时候，已经到活动计划开始时间。尽管他对具体比赛规则的制定十分不满，但是由于已经对外发布，也只能自己向学工部老师检讨，最终说服了老师就按照这些规则把比赛办下去。企业家请不到预定的数量，就只好减少评委数量，否则宣传海报迟迟不能展出。活动在校方的支持下还是办了下来，但是不少参赛队对于比赛规则提出了异议，最后决赛的评委数量、知名度和宣传效果也不尽如人意，支出与预算相比严重不符，而且整个活动由于组织不力延长了近半个月才收尾。在社团活动总结会上，王利华认为这次活动组织不理想是由于实践部擅自确定比赛规则，外联部没有及时汇报情况。至于超支问题，主要是办公室主任没有履行好监管职责。对此，各部门负责人提出了异议。实践部部长认为，社里明确由实践部负责比赛的具体组织，事先又没有说比赛规则需要事先经学工部审批，自己是一心想办好活动，现在却成了“罪魁祸首”；外联部部长也认为社长又没有事先明确什么事情在什么时候要汇报，自己一直在与企业家联系，对方当初也没有明确拒绝，最终对方不能来也不能责怪外联部。办公室主任也觉得很委屈，认为各个部门既不事先申报，又在花销时以自己部门买的东西是比赛用品，办公室就应予以报销，否则影响比赛效果要由办公室承担责任为由要挟，加上原来的计划中也只是列出了大致费用类型，社长也没有具体明确哪些好报、哪些不好报，只说要保证会议的资金使用，自己也自然只能给予报销。王利华想不通：为什么这次活动事先制定了计划，明确了各部门之间的分工，而且大家也确实比较投入，但最终还是出了这么多问题呢？问题到底出在哪里？,案例分析,请问：王利华他们为什么没有取得预期的效果？要求：分析其没有取得预期效果的原因，并归纳出控制的难点及相应的解决措施。,案例分析：为什么又没有做好？,怎么又没有做好？,为什么各项工作常常取不到预期效果？,关键之一在于组织在明确目标计划、分工协作关系等的同时，没有跟进相应的控制工作。,控制是一项重要的管理职能,计划工作为整个组织确定目标，作出总体规划和部署,控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，计划、组织、领导都有可能流于形式，组织目标就有可能无法实现。因此，控制是一项重要的管理职能。,Step1,Step2,Step3,Step4,组织工作通过内部结构设计和组织关系的确定，明确组织内各部门的职责，以保证计划的落实和完成,领导工作是管理者运用职权和威信施加影响，以充分发挥每个人的积极性，指导各类人员努力实现组织目标,控制工作通过检查、监督、对所出现的偏差加以纠正，从而确保整个计划及组织目标的实现,案例总结：控制的难点,预见能力的有限性。我们不可能预见活动中可能出现的所有问题。信息的不对称。管理者往往难以获得他所需要的所有信息，也难以保证其所获得的信息的准确性和及时性。控制能力的有限性。各种控制方式和方法各有优缺点，加上控制的成本限制，使得可供选择的控制方式有限。,本讲内容,一、控制及控制系统二、控制方法与过程三、控制的基本原则,一、控制基础,控制是组织在动态的环境中为了实现既定的目标而进行的检查和纠偏活动或过程。,为什么需要控制？可不可以不要控制？,1、现代控制产生的原因,组织环境的不确定性为了使目标计划与变化的环境相适应，需要监控环境的变化和发展；,管理失误的不可避免为及时发现失误，明确问题之所在，必须进行经常性的监督检查。,组织活动的复杂性为避免本位主义，保证各项活动的顺利进行，要监控各部门及其各岗位工作情况。,管理者通过他人完成任务，并负有最终的责任，为此，管理者就需要建立控制系统，以便使自己可以自始至终地掌握下属完成任务的情况和进度，以确保预定目标的实现。,提升组织的效率和竞争力管理者要提升运作效率，必须掌握企业利用资源的现状，准确评估组织已有的生产或服务效率。,控制贯穿于管理全过程,组织工作-领导工作-明确分工协作关系调动员工积极性,计划工作-明确方向、配置资源,控制工作-检查纠偏、确保成果,2、控制系统的构成,控制的对象,控制的主体,控制目标体系,控制的手段和方法,要求控制在怎样的范围之内任何控制活动都有一定的目标取向。在一个组织中，控制的目标体系常常以各种形式的控制标准体现出来。控制目标体系是与组织的理念体系、目标体系和计划体系相辅相成的。,谁来履行控制的职责组织控制系统的主体是各级管理者及其所属的职能部门。中、低层管理者执行的主要是例行的、程序性的控制，而高层管理者履行的主要是例外的、非程序性的控制。,怎样控制可以根据控制对象和目标的不同，采取各种不同的控制类型、手段和方法。,控制的对象控制什么？,组织内不同的业务阶段和业务内容：研发、生产、采购、销售等,组织成员影响业绩的各方面因素：思维、行为、态度、业绩等,组织中各个层次，如企业的部门、车间、班组、各个岗位和环境,3、控制的基本前提,二、控制方法,在组织控制系统的构建过程中，由于控制目标要求和控制对象的不同，可分为不同的控制类型，采用不同的控制手段和方法。了解控制的各种类型、控制的手段和方法，有助于我们根据实际情况选择合适的控制类型、手段和方法，从而进行有效的控制。,、控制类型,、控制方式,思维控制,行为控制,资源控制,结果控制,例外控制,信息控制,实现对整个组织的控制,、控制方法,理念控制：明确和宣灌企业经营管理理念行为控制：目标导向、规章制度规范、工作表现鉴定。资源控制：预算控制、时间控制、资产管理、质量检验,信息控制：信息管理系统、报告系统、保密制度例外控制：报表分析、现场走访、预警制度、风险管理结果控制：绩效考核、结果审计、安全控制,传统控制方法与基于责任感的控制方法,4、控制过程,修改计划,修改标准,制订计划和目标,1、确定控制标准,开展各项工作,2、衡量实际业绩,3、进行差异分析,4、采取纠偏措施,控制难点之一：标准的明确,控制标准,控制标准,定量标准,管理标准,工作标准,定性标准,优秀标准,合格标准,管理标准表明了组织对某项工作或行为的管理力度,指组织对某项工作（或员工行为）要求达到的程度,“多快好省”是我们对很多工作的理想追求,检验标准合理性的准则,符合目标和理念导向。无论是工作标准还是管理标准，都应体现组织的理念、有助于目标的实现。清楚明确，保证员工能清楚开展工作。无论是工作标准还是管理标准，都应做到清晰明确。标准不明确会使员工无所适从。客观合理，保证检查监督的客观性。在确定标准时，工作标准和管理标准的描述应该准确无误，不会产生歧义。为了做到标准的客观化，应尽可能量化，不能量化的要细化、形态化、行为化，使得标准可衡量，可操作。,控制难点之一：信息的不对称,信息的滞后，会使基于信息分析结果所作出的控制决策由于时过境迁而起不到应有的作用。管理者在组织中处于信息中枢，大量的信息从各方面蜂拥而来。如果没有有效的信息处理和瓦解手段，会导致管理者由于难以辨别真假而作出错误的决策，从而给组织造成损失。管理者通常通过以下几种方法获取信息：现场观察、口头和书面报告、统计分析、专题分析、审计、管理信息系统。,三、控制的基本原则,事实证明，要想控制工作或活动的全过程几乎是不可能的。应抓住活动过程中的关键和重点，进行局部的和重点的控制重点原则。,重点组织目标影响组织目标实现的重要环境和主要因素事先未能预料而实际发生了的重大例外。,管理者越是把控制力量集中在目标和例外情况上，他们的控制就越有效。,1、重点原则,2、及时性原则,高效率的控制系统，要求能迅速发现问题并及时采取控制措施。一旦丧失时机，即使提供再准确的信息也徒劳。控制信息要力求准确：一是要尽量建立客观的衡量方法，对绩效用定量的方法记录并评价，把定性的内容具体化；二是管理人员要从组织的角度来观察问题，避免个人的偏见和成见，特别是在绩效的衡量阶段；三是明确这些信息不是整人的证据以确保信息的可靠性，因为谁也不愿意提出对自己不利的证据。,3、灵活性原则,未来的不可预测性始终是一个客观的存在控制应保证在发生某些未能预测到的事件的情况下，如环境突变、计划疏忽、计划失败等情况下，控制仍然有效，因此要有灵活性。控制的灵活性原则要求：制定多种应付变化的方案留有一定的后备力量采用多种灵活的控制方式和方法,4、经济性原则,控制是一项需要投入大量的人力、物力和财力的活动，其耗费之大正是今天许多应予控制的问题没有加以控制的主要原因之一。控制的经济性原则要求：实行有选择的控制，要正确而精心地选择控制点，太多会不经济，太少会失去控制；改进控制方法和手段，努力降低控制的各种耗费而提高控制效果,本讲总结,控制是管理的一项重要职能，离开了控制，计划、组织、领导都有可能流于形式。控制贯穿于管理全过程，控制要有效，就必须要有计划、有组织、有领导地开展。一个组织的控制系统由控制对象、控制目标、控制主体、控制手段和方法构成。一个组织的控制应该是全面的和统一的控制。控制有多种类型、方式和方法，要根据组织控制的对象和目标要求选择合适的控制类型、方式和方法。有效的控制要坚持重点原则，及时性、灵活性和经济性