通信公司内部控制实施细则(试行)(doc 207页)

通信公司内部控制实施细则（试行）20111内部控制总则41.1.细则概述41.1.1.细则编制背景41.1.2.内部控制定义和目标41.1.3.建立与实施内部控制所遵循的原则41.1.4.内部控制细则内容51.1.5.内部控制细则遵循性要求51.1.6.颁布及生效51.2.内部环境51.2.1.价值取向51.2.2.对员工胜任能力的关注101.2.3.管理哲学和经营风格111.2.4.组织结构141.2.5.职责和职权分工151.2.6.人力资源政策和实务161.3.风险评估181.3.1.风险确认和评估181.3.2.经营环境变化的管理201.4.控制活动221.4.1.控制活动分类221.4.2.公司内部控制流程概述241.5.信息和沟通251.5.1.信息251.5.2.沟通261.6.内部监督271.6.1.日常监督271.6.2.专项监督291.6.3.汇报内部控制缺陷311.6.4.反舞弊机制的建立311.6.5.内部控制实施记录322内控流程332.1合同管理内控流程332.2预算管理内控流程422.3成本费用内控流程572.4财务报告编制内控流程732.5固定资产管理内控流程832.6资金管理内控流程1122.7关联交易内控流程1272.8业务分包内控流程1342.9采购内控流程1462.10存货内控流程1552.11销售内控流程1612.12物资配送内控流程1672.13税务管理内控流程1742.14对外招标业务代理内控流程1842.15对外招标内控流程1922.16人力资源管理内控规范1993通信有限公司权限表2021 内部控制总则1.1. 细则概述1.1.1. 细则编制背景为规范中捷通信有限公司（以下简称中捷通信）的内部控制管理，贯彻财政部等五部委联合发布的企业内部控制基本规范和企业内部控制应用指引精神，满足包括香港联交所企业管治常规守则在内的国内外资本市场对上市公司内部控制方面的监管要求，根据中国通信服务股份有限公司内部控制指引的内容，特制定中捷通信有限公司内部控制实施细则（试行），作为设计、执行、评价及验证内部控制的依据。1.1.2. 内部控制定义和目标本细则所称内部控制，是指由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制包括五个方面的要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。1.1.3. 建立与实施内部控制所遵循的原则（一）全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖公司各种业务和事项。 （二）重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。 （三）制衡性原则。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。 （四）适应性原则。内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。 （五）成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。1.1.4. 内部控制细则内容本细则分五个部分（内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督）阐述公司在内部控制方面的方针、政策，定义和规范公司内各相关单位、部门和岗位的重要工作程序和控制职责，为建立并保持良好的内部控制提供制度上的依据和保证。1.1.5. 内部控制细则遵循性要求本细则对公司内部控制涉及的公司各部室、分公司、中心的经理及员工具有约束力，各级单位可视情况将本指引中规定的相关内容纳入绩效考核体系中。公司各级单位可以根据本细则，结合自身实际情况制定本单位有关业务的内控制度。各相关人员应当遵循本细则中对其内控工作职责的定义及描述，保持内部控制的一贯有效性，维护财务报告的真实与公允，公司审计、监察等部门可依照相关规定对违反本指引的行为进行处罚。1.1.6. 颁布及生效本细则自颁布之日起生效。1.2. 内部环境1.2.1. 价值取向公司通过适当的企业文化、行为准则和道德规范等引导员工确立并坚定正确的价值取向。公司各级管理者应当以身作则以体现其高水平的道德标准。1.2.1.1. 职业操守总公司颁布的中国通信服务股份有限公司高级管理人员职业操守准则和中国通信服务股份有限公司员工职业操守准则从诚实信用、公平原则、利益冲突、遵纪守法、处理与利益相关者的关系、信息披露、保密义务、公司财产的保护和使用、勤俭节约与环境保护、举报等方面规范员工日常的职务行为，鼓励员工诚实、合法、合规从事职务行为，提倡良好职业操守。1.2.1.2. 建立适当的企业文化核心理念，并确保全体员工准确理解和掌握中国通信服务的企业文化是乙方文化。乙方文化是专家文化，是开放创新的文化。乙方文化的核心价值观是“聚焦客户、合作共赢、创造价值”，特点是讲服务、求效益、负责任、重执行、善合作。乙方文化的内涵强调责任意识、鼓励创新、包容开放、追求卓越与持续提升。作为中国通信服务旗下的专业子公司，中捷通信更要继承和发扬这种乙方文化。当前公司的企业愿景、企业使命和企业精神如下：n 企业愿景：成为信息通信业供应链管理专家是指我们充分利用自身商贸技术物流三大业务领先于同行，并占据供应链多个环节的优势，在为客户提供服务时，全面分析供应链的各个环节，并对各种因素的流动和相互作用作科学的管理，整合各种资源，协调整个价值链，在最合理的成本下满足客户的产品及质量要求。由提供产品转为提供服务和整体解决方案，由产品供应转为供应链管理，为信息通信产业供应链体系中的材料商、制造商、集成商、渠道商、经销商、营运商等各环节，提供增值服务。n 企业使命：服务信息通信发展，为客户创造最大价值服务信息通信发展：中捷通信诞生的背景和在半个多世纪的发展历程中始终承载着服务国家信息通信事业发展的光荣使命。无论未来怎样发展与变幻，中捷通信都将以半个多世纪积淀下来的经验资本与核心能力，服务信息通信产业，并谋求与信息通信业的互动式发展。为客户创造最大价值：中捷通信是通过服务具体的客户实现服务信息通信产业发展的。以客户为中心，为客户创造最大价值是中捷通信生存与发展的核心任务。最大价值是客户对期待的服务、产品质量、成本及效率的综合评价。n 企业精神：诚于中，捷于行诚于中：指中捷通信传承了中华优秀传统文化精髓，内心真诚，恪守诚信，以真诚的精神特质赢得客户、赢得生存与发展。捷于行：作为中国通信服务旗下的专业子公司，中捷通信的综合贡献率及在行业内人均营业收入和利税都居前列。这些成绩，源自我们在发展的历程中，特别是在行业专性等关键性阶段或时期，能够洞察趋势，快速行动，积极应变。“捷于行”既是企业风格的高度概括，也是我们要传承的精神特质。1.2.1.3. 对待利益相关各方的原则中捷通信明确对待企业各利益相关方的原则，并确保有效贯彻到各项经营活动中。诚实信用是公司处理与用户、股东和社会等外部利益相关者之间关系的基本准则，也是公司处理企业与员工、员工与员工之间关系的基本准则。企业各利益相关方主要包括员工、供应商、客户、投资者、竞争者以及审计师等。公司可通过制定有关的规章制度进行明确表述，也可通过培训、文化宣传等多种举措进行宣贯。n 对待员工方面：每一位员工应发扬团队合作精神，树立全局意识，树立共同创造、共同进步的责任意识，树立分享知识、经验和成功喜悦的开放意识，树立使自身能力和贡献高于团队平均水平的超越意识。鼓励全体员工在为企业创造价值的过程中实现个人价值，与企业共同发展。n 对待供应商方面：公平对待供应商。在选择供应商时，应向其提供公平参与选聘或投标的机会，并按照公司现行规章制度的规定，通过招标程序或者其他公平合理的方式，综合考虑供应商的资质、产品或服务质量、商业信誉、报价、售后服务等多种因素独立、客观、公正地确定。n 对待客户方面：遵循乙方文化的服务理念，做到更快更专更好，即对客户的要求和信息能快速做出反应，以提高服务响应速度，为客户提供比竞争对手更专业的服务，将高效、专业的服务带给客户的同时，还要有追求完美的精神特质，对客户的服务持续改进，做到好上加好，尽善尽美，使服务过程成为情感营销的最佳机会；应本着诚实信用的原则，公平和诚信地对待公司客户，如实告知客户有关公司业务和产品的信息，禁止向客户披露带有误导性、重大遗漏或者虚假的信息。n 对待投资者方面：公司禁止任何高管人员通过就某些重大事实的不实陈述或其他不公平交易手段谋取不当利益；高管人员不得在明知的情况下自己或指使他人向公司内部或外部人员（包括公司独立审计师、政府监管人员及自律性组织）错误地陈述或遗漏有关公司的重大信息。n 对待竞争者方面：公司致力于诚信合作，在共创中寻求共赢，促进建立一个公平、有效和有序的市场竞争秩序。坚持依法治企、依法经营，禁止员工在履行职务过程中采取任何违反现行法律法规关于反不正当竞争和反垄断等规定的行为。任何员工发现公司或竞争者有任何违反或可能违反现行法律法规关于反不正当竞争和反垄断等规定的情况时，应立即通知公司相关职能部门。n 对待审计师方面：省公司文件关于做好广东省电信实业集团公司2010 年度财务决算工作的通知（中国电信实业粤2010128 号）要求“各单位应加强与主审会计师事务所的交流与沟通，积极配合会计师事务所开展审计工作，维护会计师事务所审计工作的独立性。”公司一贯按要求积极配合审计师工作，提供审计必须的相关资料，并且对审计师提出的审计调整意见要与审计师进行充分沟通和协调，在协商一致的基础上予以调整。 1.2.1.4. 对背离公司既有政策和程序的行为的应对措施 中捷通信对背离公司既有政策和程序的行为制定明确应对举措，及时有效地对背离行为进行制止、惩戒，确保公司和员工行为按照既有政策和程序进行。合同管理方面：中捷通信有限公司合同管理办法（中国通信服务中捷200839号）中第八章第三十七条规定“对于那些签约中违反国家法律和政策以及本办法，在签订、履行和合同管理中失职、渎职或以权谋私、损害国家和企业利益的责任人员，将视其情节给企业信誉、经济造成损害的程度分别给与批评教育、扣发奖金、经济赔偿、行政处分，构成犯罪的依法追究其刑事责任。”风险管控方面：为加强对业务全过程的风险管控，加强企业各级人员的风险防范意识和责任意识，明确对业务过程中造成的损失的责任追究，化解经营过程的风险，根据中华人民共和国企业国有资产法、中央企业资产损失责任追究暂行办法等法律法规的规定，结合公司实际，特制定了中捷通信有限公司业务活动损失责任追究办法（暂行）（中国通信服务中捷201073 号）。纪检监察工作方面：为加强党风廉政建设，明确公司领导、部门负责人对党风廉政建设应负的责任，保证省公司关于党风廉政建设的决策和部署的贯彻落实，维护企业改革、发展、稳定大局，根据中共中央、国务院关于实行党风廉政建设责任制的规定，制定中捷通信有限公司党风廉政建设责任制实施办法（中国通信服务中捷党委20084 号）具体落实各项工作。1.2.1.5. 端正管理者对于干涉正常程序或越权行为的态度管理者对于正常程序的干涉或越权行为会对内部控制运行构成重要威胁，因此，端正管理者对于干涉正常程序或越权行为的态度，确保既有政策和程序得到正常运行。中捷通信在有关制度中明确通过对管理者行为进行监督、制定对干涉或越权行为的惩戒措施、规定管理者权限以及加强对管理者思想宣贯等措施努力杜绝此类现象的发生。关于印发中捷通信有限公司企务公开民主管理相关制度文件的通知（中国通信服务中捷党委20109 号）中下发的中捷通信有限公司推行企务公开制度实施办法第十三条规定，对在企务公开中弄虚作假、欺上瞒下，搞假公开的行为予以纠正处理，对在企务公开中发现的违纪违法问题进行查处。1.2.1.6. 制定恰当的管理人员薪酬激励政策公司对管理人员的薪酬机制应能有效体现公司价值取向，从而通过薪酬激励方式引导管理人员按照既定的价值取向开展活动。公司各级管理层都有明确的业绩目标，业绩目标的设定应充分考虑其可实现性和可控性，事前应与相关管理层进行细致的沟通。中捷通信为了规范经营管理员工薪酬、调动经营管理员工的积极性，更好的实现公司经营目标，特制定中捷通信有限公司六岗及以上员工薪酬管理办法（中国通信服务中捷人力20109号）具体落实各项情况，为企业管理工作保驾护航。1.2.2. 对员工胜任能力的关注公司关注员工胜任能力，公司通过各种方法明确每一工作岗位所需的能力水平，并将此能力水平具体化为所需的知识和技能。1.2.2.1. 用书面形式描述定义某一职位的具体工作为建立以岗位为核心的人力资源管理体系，科学设置岗位，合理确定编制，全员进岗，促进企业劳动生产率和经营管理水平的提高，结合实际情况，制定中捷通信有限公司岗位编制和管理实施细则（中国通信服务中捷200851号）明确岗位名称、职责、任务、权限、上下级关系和任职资格以及岗位说明书和岗位工作描述。通过岗位分析实现岗位设置效能最大化，优化业务流程，促进企业目标的实现。为进一步规范岗位管理，拓宽员工职业发展通道，调动员工积极性、主动性和创造性，通过人员与岗位的匹配，实现人力资源管理的市场化、精确化、核心化，结合广东省电信实业集团岗位动态管理办法（粤电实业人力2006219号），制定中捷通信有限公司岗位动态管理办法（中国通信服务中捷200855号）。1.2.2.2. 科学分析开展具体工作所需的知识和技能公司要求各级责任单位和部门对每个岗位开展工作所需的知识和技能进行系统、科学的分析，并体现在岗位说明书或其他相关文件中，同时确保该类信息能为公司全体员工获取和知晓。公司已建立体系化的岗位所需知识技能结构，根据不同岗位层级、不同的岗位类别提出了不同程度的知识技能体系，并匹配不同的培训课程，通过针对性强的培训体系让员工获得成长的机会，同时开始了第三方的技能认证，作为对员工能力考核和评估的参考。在特殊岗位所需知识技能方面也有特殊规定，比如关于中捷通信有限公司五、六岗后备人员竞岗通知（中国通信服务中捷人力20105 号）对竞岗人员的资格要求有明确的规定：（一）申报五岗的人员，必须在六岗岗位工作两年以上；申报六岗的人员必须在七岗及以上岗位工作两年以上；（二） 具有大学本科及以上学历，或硕士及以上学位；（三）男不超过45 岁；女不超过40 岁；（四）2008、2009 年度绩效考核等级都须达到“C”级以上；（五）凡不符合以上条件，特别优秀九岗以上人员可以申请破格。 1.2.3. 管理哲学和经营风格管理哲学和经营风格通常对企业有普遍而深入的影响。中捷通信秉持全景思维，协同增效，赢在细节的管理方针，不管对供应链管理还是企业内部管理，都能整体和多维的思考；实行整体优于各个组成部分的价值提升管理活动，善于整合优化，树立共赢和优势互补的理念，通过管理催化协同行为；同时培养注重细节的工作态度和科学精神，在管理中把细节作为解决问题的突破口，在细节中寻找持续改进的因素，通过细节管理，降低成本、提高效率、提升服务水平，促进管理的提升和企业的发展。1.2.3.1. 对待经营风险持谨慎和保守的态度公司对待经营风险持谨慎和保守的态度，坚持稳健经营，有效规避高风险领域和事项。公司制定中捷通信有限公司经营分析工作规范（中国通信服务中捷200821 号）加强对日常经营的规范，控制风险，提高效益。公司针对预算管理和项目评审制定了相关制度文件，中捷通信有限公司全面预算管理办法（中国通信服务中捷200822号）是对公司预定期内的经营活动、投资活动、财务活动，进行全面规划、预计、测算和描述，并对其执行过程与结果进行控制、调整和考评；为了规范项目运作前的评估过程，以确保经营的业务项目符合公司发展的方向和目标，达到及时揭示风险、有效防范和规避经营过程中的种种潜在风险的效果，特制定中捷通信有限公司业务项目评审管理办法（中国通信服务中捷200830号），同时为进一步规范公司的项目评审管理，提高项目评审的工作效率和透明度，同时也为能在合同审批过程中即时提供可追溯的项目评审资料，市场经营部信息中心开发了“项目评审管理系统”并通过关于启用“项目评审管理系统”的通知（中国通信服务中捷经营20103 号）正式启用。1.2.3.2. 确保关键岗位人员稳定公司关键岗位一般包括经营、会计、数据处理、法律事务、技术管理、内部控制以及内部审计等岗位，关键岗位人员稳定有助于公司经营政策执行的连续性，确保岗位人员对岗位工作的认知和了解，另外还可避免公司关键信息的泄露。公司采取有效措施确保关键岗位人员的稳定，通过制定中捷通信有限公司薪酬管理制度（中国通信服务中捷200846号）、关于下发中捷通信有限公司六岗及以上员工薪酬管理办法的通知（中国通信服务中捷人力20109号）发挥薪酬对员工，特别是骨干员工的保健和激励作用，有效调动员工积极性，更好地实现公司经营目标；同时为了提高员工素质，达到提升员工绩效和组织绩效水平的目的，实现个人和公司的同步发展，特制定中捷通信有限公司培训管理制度（中国通信服务中捷200850号），兼顾待遇留人、事业留人、感情留人；为了打造公司内部培训师队伍，激励广大员工积极参与培训工作，充分利用有限资源保障顺利开展培训工作，制定中捷通信有限公司内部培训师管理办法（暂行）（中国通信服务中捷20109 号）。1.2.3.3. 重视数据处理和会计功能，高度关注可靠的财务报告和资产保护有效的数据处理和会计功能不仅能提高财务报告的可靠性，还能为公司经营提供必要的信息，公司应重视数据处理和会计功能。公司管理层通过多种渠道向全体员工明确管理层对可靠的财务报告的关注态度，通过内部审计部门对下属单位的会计、财务报告、资产保护等情况进行审计监督。在资产保护方面，公司要求准确核算固定资产的数量和价值，加强固定资产的权属管理，确保固定资产的真实、安全及完整，并明确各单位负责人是本单位固定资产管理的主要负责人，根据中国通信服务股份有限公司固定资产管理办法的要求特制定中捷通信有限公司固定资产管理办法（中国通信服务中捷200837号）。另外，设计和实施有效的IT信息系统能有效提高数据处理和会计功能水平。公司信息系统管理部门制定中捷通信有限公司信息系统使用管理规范（中国通信服务中捷200831 号）和中捷通信有限公司计算机网络和IT 设备使用管理规范（中国通信服务中捷200832 号）针对公司IT系统维护、权限管理、访问等方面进行规范管理，确保IT系统运行安全、稳定，避免未经授权人员非法访问和篡改数据。1.2.3.4. 高级管理人员定期与下属单位管理人员进行交流高级管理人员定期与下属单位管理人员进行交流是将公司管理哲学和经营风格有效传递给下属单位的重要渠道，同时也可以了解下属单位实际生产和经营状态。高级管理人员通过预算管理手段使各下属单位管理人员了解公司总体目标和各自的任务。除预算管理外，公司高级管理人员与下属单位管理人员应采取其他多种渠道进行充分的沟通和交流。主要有年度、年中工作会议，月度经营分析会，总经理办公室扩大会议等，通过召开年度工作会议，总结上一年的工作并部署本年度的工作；通过召开年中工作会议总结上半年工作，分析当前形势，安排部署下半年工作，规划好明年的工作，充分调动起全体员工的工作积极性，全面完成全年目标任务；通过月度经营分析会分析数据、展开讨论、总结月度经营工作；通过总经理办公室扩大会议加强与员工的充分交流与沟通。1.2.3.5. 按照省公司制订统一的会计政策，严格遵循相关法律法规要求处理财务报告和披露相关事务统一的会计政策能确保财务报告信息的一致性，有助于公司内外部信息使用者对公司财务状况、经营成果做出一致判断和决策。统一的会计政策选择应能体现公司经营风格，避免选取激进的会计政策。总部及省公司分别制定了中国通信服务股份有限公司会计核算办法（暂行）（中国通信服务200747 号）、广东省通信产业服务有限公司会计核算暂行办法（粤通服务财务20079 号），并要求所有下属单位予以遵行。此外，公司日常通过培训或专项会计检查等方式对会计核算办法的执行情况进行指导和监督。公司应严格遵循相关法律法规要求处理财务报告。1.2.4. 组织结构公司的组织结构必须既能够满足对企业经营进行适当监控，又能够保障信息在企业内畅通流转。高级管理人员应当完全理解其控制责任并具备与其职位相称的必要经验和知识水平。1.2.4.1. 适当构建公司组织结构，并确保随着环境变化而适当调整适当的公司组织结构是确保公司正常运营的基础，公司组织结构还应与公司所处内外环境和经营业务相适应，确保随着环境变化而适当调整，有效支撑公司发展需要。为此，首先公司应明确组织结构管理的原则：以公司业务发展规划为本，加强市场和实施的配置力量，推进项目管理架构扁平化提升组织效能，充分考虑分公司运行实际为设置原则，推进以产品为主、兼顾地域及客户的公司组织架构。其次，组织结构应明确调整的程序和流程：公司组织结构调整一般由公司管理层相关成员提出，由管理层召开专门会议集体决策。另外，组织结构的建立应坚持精简高效、权责一致、减少交叉、强化管控和流程清晰原则。1.2.4.2. 充分界定关键管理人员的职责，并确保关键管理人员具备足够的知识和经验以履行其职责关键管理岗位职责的界定有助于管理工作的明确分工和顺利开展，同时应确保关键管理岗位人员具备足够的知识和经验履行其职责。为此，公司通过岗位说明书等形式明确关键管理岗位的职责和分工以及对任职人员知识和经验的要求，另外通过培训、竞聘、交流等多种形式提升关键管理岗位人员素质水平。公司通过制定中捷通信有限公司岗位编制和管理实施细则（中国通信服务中捷200851 号）和中捷通信有限公司竞岗管理办法（中国通信服务中捷200845 号）增强员工的危机意识和责任意识，营造优秀人才脱颖而出的氛围，促进人才市场化，激发员工的工作积极性，提高企业的核心竞争力。1.2.4.3. 保持适当的汇报关系适当的汇报程序有助于实现公司信息的及时传递和共享，提高决策水平和运营效率。目前公司的汇报关系强调地域化管理和各公司高级管理人员的责任。即：n 公司内部各部门向本级高级管理人员汇报；n 高级管理人员向上一级高级管理人员汇报；n 对于重要信息，公司内部部门信息正式上报要经过本级高级管理人员审批签字；n 对于非重要信息，公司内部部门可以通过非正式渠道（如电话、网络）向省公司对应内部部门进行汇报。1.2.4.4. 确保拥有适当的员工公司应通过严格的岗位测算工作确保拥有适当的员工，尤其是管理和监督人员。各部室、分公司、中心应通过业务发展预测和岗位梳理工作确定人员数量，同时通过优化人员结构，提升员工素质。在确保适当员工的基础上，应确保关键岗位拥有足够数量的符合岗位任职要求的员工，如管理、监督、数据、会计处理和内部审计等岗位。1.2.5. 职责和职权分工职责的分配、职权的下放和相关政策的制定为确立权利义务、内部控制责任以及明确个人的角色分工奠定了基础。1.2.5.1. 适当分配职责并赋予职权公司应注重适当分配职责并赋予相应的职权，并有意识地在相关规章制度中强调二者的统一。公司在进行机构和部门设置时，应针对其在公司目标实现过程中扮演的角色，本着责、权、利统一的原则，对机构和部门的责任和权限进行界定。对于员工的职责和职权，公司应明确不同岗位的职责、权利和任职资格。公司制定明确的权限列表并进行公布。权限列表主要涉及内部控制中与金额相关的重要审批权限，能够较为清楚地反映公司部分控制点的横向权力制衡机制和纵向授权审批机制。公司在分配职责和权限过程中，应确保不相容岗位的适当分离，不相容岗位主要涉及到执行和审批岗位的不相容、资产使用保管与会计记录、具体业务操作与相应会计记录岗位不相容等。不相容岗位和职责分布在各项内控流程中，各级公司在开展实际业务和管理中应加强识别并进行有效分离，确保通过岗位分离和牵制达到风险管控目的。1.2.5.2. 建立适当的与控制相关的标准和程序公司应针对关键业务制定内部控制流程，识别业务操作过程中关键风险并建立关键风险控制点，同时明确责任部门或责任岗位，确保进行有效控制。详见本细则第二章。公司应根据企业内外部环境变化和业务发展需求，对已制定的业务内控流程定期进行适当修订，对以往出现情况的流程进行整改和完善。1.2.6. 人力资源政策和实务适当的人力资源政策对于公司招聘并留住有能力的员工、确保公司计划正确执行并达到既定目标，具有决定性的作用。1.2.6.1. 制定适当的雇佣、培训、提拔和薪酬政策和程序n 适当的员工雇佣、职业发展和薪酬政策与程序能确保公司拥有适当的员工，优化人员素质和结构。公司与员工雇佣、发展以及薪酬的政策应该确保对员工公开和透明，并确保规范执行。n 在员工雇佣方面，公司制定中捷通信有限公司招聘管理制度（中国通信服务中捷200847 号）明确人员招聘、辞退等的流程和程序，确保人员雇佣行为规范有序地开展。公司在员工雇佣方面应严格遵守劳动合同法等相关政策法规，有效规避劳动用工风险。对于所招聘员工，企业与其在规定的时限内及时签订劳动就业合同或协议。公司开展海外业务需要雇佣员工，同时遵守当地法律法规。n 在员工培训方面，公司对所有新加入公司的员工安排定期的基层实习以及公司整体情况培训。公司特制定了中捷通信有限公司培训管理制度（中国通信服务中捷200850 号），其中第三章培训体系中详细介绍了入职培训、转岗和晋升培训、岗位新标准培训、胜任力提升培训、开发性培训以及管理培训和证书培训，公司还不定期对员工进行应用系统使用、信息技术技能、系统安全实践、保密准则、内部控制要求等方面的培训，确保员工能胜任新的工作岗位或要求。公司应特别重视关键岗位员工的培训，确保其拥有相适应的专业知识。n 在职业发展方面，公司制定明确的职业发展标准和程序，确保员工提拔工作公开、公正和透明，同时确保员工提拔的制度化和科学化，实现优秀员工不断提升进步、淘汰不合格员工的目的。公司建立多种类型的员工职业发展通道，实现员工与公司发展有效结合。公司制定了中捷通信有限公司岗位动态管理办法（中国通信服务中捷200855 号）和中捷通信有限公司竞岗管理办法（中国通信服务中捷200845 号）建立中捷通信现代人力资源管理体制和“能上能下、能进能出”的用人机制。n 在员工薪酬与考核方面，公司制定明确规范的薪酬标准中捷通信有限公司薪酬管理制度（中捷通信服务中捷200846 号），了发挥薪酬对员工的保健和激励作用，有效调动员工积极性，更好地实现公司经营目标，同时加强考核。公司制定中捷通信有限公司打卡暂行管理办法（中国通信服务中捷200853 号）和中捷通信有限公司绩效管理制度（中国通信服务中捷200841 号）对考核部门、具体考核流程、考核指标体系等进行明确规定，有助于建立有效的内部激励与约束机制。1.2.6.2. 确保员工充分了解其职责和公司的期望了解岗位工作职责是员工开展工作的前提，而明确公司期望要求有助于激发员工工作积极性和明确进步方向。公司通过制定岗位说明书、员工培训等形式确保员工了解其职责，公司通过全面预算管理体系和绩效考核制度使员工充分了解公司对其的期望。1.2.6.3. 人力资源政策与道德标准遵循情况相关公司在制定和实施人力资源政策和程序时强调对相关道德标准的遵循，公司鼓励员工遵循道德标准。如广东省通信产业服务有限公司内部审计工作暂行规定（粤通服务审计20074 号）对内部审计人员任职资格规定中除了要求具备相应的专业知识，还要求“内部审计人员办理审计事项，应当忠于职守，坚持原则，客观公正，实事求是，廉洁奉公，保守秘密”。1.2.6.4. 对候选雇员进行充分的背景调查公司对拟雇佣的员工应进行相应的背景调查，尤其调查拟雇佣员工以前的某些行为和活动是否与公司现有行为准则相抵触，对于关键岗位雇佣员工，如会计、法律人士等，如发现其先前存在违反诚信和法律等行为，应禁止雇佣。公司可在与员工雇佣合同上增加诚信的条款。公司各级单位对于由下一级公司上调的员工，公司要求原单位提供关于该员工德能勤政廉的相关材料。1.3. 风险评估1.3.1. 风险确认和评估公司的风险评估程序应当能够确认公司层次和经营活动层次的相关风险并考虑其影响。风险评估程序应当考虑外部和内部影响目标实现的因素，加以分析并找到风险管理的基本点。1.3.1.1. 信息收集公司应要求各部门通过各种渠道和方法全面、系统、持续地开展风险评估的初始信息收集工作。公司各部室、分公司、中心应从本单位实际面临的风险环境出发，利用可获取的资源，及时做好信息收集和反馈工作。公司要求各部室、分公司、中心推选兼职风险管理人员，代表本单位参与风险管理工作，负责风险管理工作与本单位业务管理工作的联系沟通和信息收集、传递等工作。1.3.1.2. 针对重要经营活动层次的目标，建立确认外生风险的机制公司经营过程中面临的外生风险主要包括政策风险、市场竞争风险、技术发展风险和法律风险等。公司要求各部门建立识别和确认外生风险的工作机制，明确责任部门或责任岗位，并确保风险评估工作制度化、常态化。在风险识别过程中，各部门加强沟通和协作。公司制定中捷通信有限公司合同管理办法(中国通信服务中捷200839号)加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，促进依法经营管理，确保公司签订的经济合同顺利履行，防范各类风险，根据广东省通信产业服务有限公司法律风险控制管理办法（粤通服务200738 号）制定中捷通信有限公司法律事务管理办法(中国通信服务中捷200819 号) 加强公司法律事务管理，预防、控制和化解法律风险，保证公司的各项事务能得到充分的法律支持和决策参考。1.3.1.3. 针对重要的经营活动层次的目标，建立确认内生风险的机制公司经营过程中面临的内生风险主要包括经营风险、财务风险、组织风险、安全生产风险等。公司各个部门在日常管理中应对涉及本部门管理范围的各类内生风险进行确认，并通过下发文件、规章制度的形式对相应的控制措施进行规范。针对经营风险：公司制定中捷通信有限公司客商信用评估管理规范（中国通信服务中捷200833 号）科学评价客商信用状况，有效防范经营风险，提高业务质量。针对财务风险：根据广东公司制定的内部关联交易往来核对管理办法（暂行）制定中捷通信有限公司往来款项管理办法（中国通信服务中捷200824 号）加强公司往来款项管理，规范收付款行为，实现快速收款、增加自由现金流量，防范风险和损失，保证资产的安全、完整，促进公司发展。针对组织风险：公司制定中捷通信有限公司党风廉政建设责任制实施办法（中国通信服务中捷党委20084 号）立足教育，着眼防范，集体领导与个人分工负责相结合，实行谁主管，谁负责，一级抓一级，层层抓落实。针对安全生产风险：公司关于下发中捷通信有限公司安全生产责任制等的通知（中国通信服务中捷20101 号）中附件2中捷通信有限公司安全生产制度汇编明确责任，加强和落实安全管理，做好安全生产工作。1.3.1.4. 制定详尽的风险管理程序公司明确风险分析、管控措施制定、措施实施以及风险监控的责任部门，建立责任明确、分工合理的闭环风险管理机制。公司相关部门针对各类风险因素开展详尽的风险分析工作，包括估计风险的重要程度、评估其发生的可能性。公司由风险管理部牵头组织季度催收会议，针对应收账款的逾期情况展开分析工作，并制定相应的措施，降低各类风险。公司根据经营风格确定风险偏好，据此设定风险等级，风险等级的设定可从风险影响程度和风险发生可能性考虑。公司根据评估出的风险级别，由管理层指定相应的责任部门牵头，会同相关部门拟定风险防范策略和控制措施并组织实施。重大风险的应对方案须提交管理层审批后执行。风险管理过程中强调部门协作。公司综合部、市场部、财务部和风险管理部协同工作，对于重大风险，开展专项风险管理工作，建立定期风险分析和汇报工作机制。1.3.1.5. 有适当层次的管理者介入风险分析工作对于各类风险，公司应要求有适当层次的管理者不同程度地介入风险分析工作，这有助于风险管理工作的开展。公司管理层每年应通过相关决策机构明确公司年度重要风险，形成会议纪要以指导各相关部门的年度工作。此外，业务部门管理者通过经营分析会等方式对各业务方面可能存在的风险进行分析和评议。公司分管风险工作的副总经理同时参加风险管理部组织的各项风险类会议，组织部署各项任务。1.3.2. 经营环境变化的管理经济、行业和监管环境不断变化，同时公司也在不断发展。公司建立一种机制以确认环境的变化并做出反应。 1.3.2.1. 建立适当机制预测和应对影响公司和经营活动目标实现的风险因素公司建立了全面风险管理的三道防线，并凭借其预测、确认影响公司层次或经营活动层次目标实现的事件和活动，并做出正确反应。各职能部门和业务单位是全面风险管理的第一道防线，负责本部门和公司内纵向归口管理事项的风险管理工作，对风险因素进行预测、监控和处理。公司风险管理部门是全面风险管理的第二道防线，依托风险管理工作团队承担全面风险管理的具体工作。公司审计部门是全面风险管理的第三道防线，审计部门负责企业风险管理的审计监督，对各单位的风险管理工作进行审计评价，并提交风险管理审计评估报告，同时负责对风险管理的执纪执法监察，对相关生产经营管理事项或活动进行效能监察，查处影响风险管理的违纪违法行为，并根据需要提交风险管理监察评估报告。公司针对相应的工作制定有关法律、财务和经营方面的制度或者规范，如中捷通信有限公司法律事务管理办法(中国通信服务中捷200819 号)、中捷通信有限公司应收账款管理实施细则（中国通信服务中捷201026 号）、中捷通信有限公司经营分析工作规范（中国通信服务中捷200821 号）等文件。1.3.2.2. 建立适当机制确认对公司有重大影响、需要管理层重视的事项公司应建立适当机制发现战略性风险或机会，并提请管理层注意。对于直接影响财务报告的会计准则和上市地监管法律法规的变化，公司有关部门应对准则和法规变化对公司产生的影响进行认真分析和判断，并提出应对方案后向公司管理层汇报。就财务检查而言，为进一步支撑好企业经营发展，发现日常管理的短板和漏洞，规避财务风险，按照中国电信集团财务监督检查管理办法（中国电信财务20097 号）精神和关于开展2010 年度财务监督检查工作的通知（中国通信服务201076 号）的要求，中国通信服务广东公司决定开展2010 年度财务监督检查活动，下发关于开展2010 年度财务监督检查的通知（中国通信服务粤2010137 号）和关于开展广东公司2010 年海外业务财务监督检查的通知（中国通信服务粤2010220 号）。1.3.2.3. 建立重大风险预警和突发风险事件处理机制公司建立适当机制以应对生产经营活动中出现的重大风险隐患或发生的重大风险事件。公司风险管理部门应对公司的主要风险进行监督检查，促使公司重大风险得到及时发现和化解。公司成立风险管理工作虚拟团队，成员各自负责所在部室、分公司、中心的风险管理工作，并就风险管理问题加强沟通与信息更新。公司各下属单位应高度重视重大风险预警和突发风险事件处理工作，建立有关机制，以确保在发现重大风险隐患或事件时，做出正确判断，加以果断处理或及时请示公司处理。1.4. 控制活动1.4.1. 控制活动分类公司内部控制活动包括全面的规章制度和相应的执行程序，这些规章制度和程序有助于确保管理层意图和指示的正确执行，即有助于确保企业在实现各种目标过程中用以管理风险的那些至关重要的方案和措施得以正确实施。企业设计内部控制流程和规范的根本宗旨是对于企业的每一种行为都必须存在适当的政策和程序进行规范。公司结合风险评估结果，通过手工控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法，运用相应的控制活动，将风险控制在可承受范围之内。从所针对的风险和具体的实施方式出发，典型的控制活动包括以下种类：n 不相容职务分离控制：要求各所属单位全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。不相容职务包括但不限于：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。n 授权审批控制：要求各所属单位根据内部控制指引或实施细则中权限列表和其他特别授权规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任；还要求对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策。n 会计系统控制：要求各所属单位严格执行国家统一的会计准则制度和公司会计核算办法，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。n 信息系统应用控制：要求各所属单位在业务流程中使用必要的信息系统所提供的电子化控制手段，合理确保相关信息的获取、处理及传递过程和报告的及时性、可靠性、准确性和完整性。这些信息技术应用控制包括系统设置、自动核对和校验、例外情况自动识别和报告、接口及数据转换控制、系统访问权限控制以及通过系统实现的不相容职责分离、授权审批等。n 财产保护控制：要求各所属单位按照公司有关规定，建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、限制接触、定期盘点、账实核对等措施，确保财产安全。n 预算控制：要求各所属单位按照公司全面预算机制和相关管理办法，实施全面预算管理制度，明确在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，不断强化预算对经营活动的引导和约束。n 运营分析控制：要求各所属单位建立运营情况分析制度，管理层应当综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息，通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法，定期开展运营情况分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。n 绩效考评控制：要求各所属单位按照公司绩效考核的相关规定，建立和实施绩效考评制度，接应和细化考核指标体系，对单位内部各责任部门和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。公司内部控制流程包括全面的规章制度和相应的执行程序，这些规章制度和程序有助于确保管理者意图和指示的正确执行，即有助于确保那些对企业管理其实现各种目标的风险来讲至关重要的方案和措施得以正确实施。企业设计内部控制业务流程的根本宗旨为：对于企业的每一种行为都必须存在适当的政策和程序进行规范。1.4.2. 公司内部控制流程概述本细则的第二部分“内部控制业务流程和规范”共16个业务流程和规范，对公司所有主要和重要的管理和业务活动的内部控制流程进行了详细规定。现将内部控制流程标准内容概述如下：一、风险识别风险识别是指对某项业务可能涉及的各类风险进行的梳理识别。所涉及到的风险包括战略风险、财务风险、市场风险、运营风险、法律风险等。二、控制目标控制目标是内控流程所要实现的风险控制目的。一般包括合法合规性目标、财务报告目标和经营效率性目标。n 合法合规性目标：业务活动必须遵守相关法律法规。n 财务报告目标：确保与该业务活动相关的会计处理、财务报告编制和相关信息列报和披露的真实、准确和及时。n 经营效率性目标：确保能提升该业务经营的效率和效果，有效实现公司战略目标。三、流程图即某项业务开展的逻辑顺序图，根据业务发生逻辑先后顺序用图形和文字相结合的方式进行展示。四、控制点即内控流程中的控制点描述、每个控制点对应的责任部门或责任岗位、监督检查方法以及风险等级。五、备查文件即每一内控流程涉及的企业外部法规及公司现行的重要内部管理规章制度。六、备注即对每一个内控流程中所涉及到的专业名词、特定称谓等内容的定义和解释。1.5. 信息和沟通1.5.1. 信息公司采用适当形式使相关人员在其履行职责的范围和时间内能够识别和取得相关信息。相关信息包括从外部获取的行业、经济和监管信息以及内部产生的信息等。公司重视使用信息系统确认、收集、处理和报告信息。1.5.1.1. 收集外部信息，并向管理层报告有关公司经营成果是否达到其既定目标公司各部门负责收集与本部门直接相关的外部信息，并对收集的外部信息进行汇总分析和上报。必要时，公司可聘请外部咨询服务机构进行相关调查。1.5.1.2. 将详细的信息及时传递给适当的员工，使其能够高效高质地履行职责公司应通过各种渠道和方式将详细的信息及时地传递给适当的员工，使其能够高效高质地履行其职责。公司建立先进的信息化办公系统，员工可以在公司内部网络进行资料查找，信息浏览，经验沟通交流等一系列活动。1.5.1.3. 根据公司的整体战略开发或修改信息系统，促进各类目标的实现公司重视利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息收集、处理和传递中的作用。公司建立并保持与公司整体战略相适应的信息系统，并制定相关信息系统建设与管理规范中捷通信有限公司信息系统使用管理规范（中国通信服务中捷200831 号）和中捷通信有限公司计算机网络和IT 设备使用管理规范（中国通信服务中捷200832 号）。1.5.1.4. 对开发必需的信息系统给予足够的人力和财力支持对于必需的信息系统开发，公司投入足够的人力和财力予以支持，并制定相关制度予以保证。1.5.1.5. 加强对信息的保密工作公司重视信息的保密工作，制定中捷通信有限公司保密工作管理办法(中国通信服务中捷200814 号)对信息进行分级并规定相应的处理方式，在确保信息顺畅沟通的同时，维护信息安全。1.5.2. 沟通信息处理中，沟通是必要的环节和关键的要素，沟通要确保