小微企业管理信息系统及内部控制研究.doc

小微企业管理信息系统及内部控制研究 西藏民族学院乔鹏程保山学院朱卫东 【摘要】当前中国小微企业管理信息系统及内部控制制度应用存在不足。本文对小微企业所处生命周期、系统自身运行成本及系统内部控制实施的内外环境进行了分析。从建立社会化共享管理信息服务中心、调整不相适应性、将管理经验嵌入管理信息系统中、平衡设计实施的成本效益等方面提出了发展对策。 【关键词】管理信息系统小微企业内部控制制度 一、引言 小微企业是中国企业的主要组成部分，我国已有小微企业超过千万户，占企业总数的76.57%。小微企业设计和应用管理信息系统(ManagementInformationSystem，MIS)及相关内部控制可以将管理制度程序化为系统设计，实现复杂的管理制度简明化、提升执行力和工作效率。所以小微企业应用管理信息水平决定全国企业的基础管理水平和普及程度。常丹丹（xx）对128家太原中小企业管理信息系统及内部控制调查中发现，42%不重视内部控制管理，69%没有进行风险评估，60%没有对内部控制实施和执行进行监督，78%不对内部控制进行定期评估改进。小微企业管理信息系统及相关内部控制制度的设计、应用及完善程度不高，严重制约小微企业管理和风险防范能力的提升。小微企业的管理水平不高现状，需要通过应用管理信息系统及相关内部控制制度来促进企业规范管理。 本文对小微企业如何应用管理信息系统及相关内部控制制度展开研究。 二、小微企业应用管理信息系统及内部控制现状分析 1小微企业所处生命周期性特点。 小微企业大多创立不久，大多数正处于管理者直接控制或少数进入指挥管理阶段，这决定了小微企业的管理任务主要是：如何在激烈的竞争中生存下去；关注重点是市场和产品，而不是管理规范化、管理经验的积累、管理信息化及内部控制的建设；管理者的关注重点是快速的决策，而不是对少数员工的监督。 基于小微企业生命周期的管理特点，对管理信息系统及相关内部控制明显重视不够。管理信息系统相关内部控制的目的是将公司管理中多年积累形成的管理经验和管理文化，通过数据技术显性为管理信息系统中固化的内部控制制度体系。很显然，管理信息系统及相关内部控制制度的设计，是一个长期与企业的管理特点紧密联系不断完善的过程。这对于刚成立的小微企业来说非常困难。小微企业应通过形成有效的企业文化、规范管理流程、相关制度建设来推进管理信息系统相关内部控制建设，这在小微企业的现实中缺乏可操作性。 2小微企业管理信息系统实施成本高。 管理信息系统一直向集成化、多业务领域、用户自主化及开放化方向发展。这增加了管理信息系统的实施的复杂性和风险性，对管理信息系统相匹配的内部控制制度的设计和实施产生更多需求。管理信息系统的建立者和使用者完全站在两个不同的立场和环境下，必然导致软件系统在流程、管理理念及流程上，与小微企业的实际情况存在偏差。如果运行不当，小微企业在设计和实施管理信息系统及相关内部控制体系时，会产生一系列新增的运行成本和风险。如会增加管理环节和跨度，管理者对业务的管理更加间接化；不相融职务岗位分离及增设内部审计岗位，在小微企业员工人数较少的情况下，提高了运行的经济成本，对员工素质提出更高要求，在小微企业原本对人力资源缺乏吸引力的背景下，增加了人力资源的需求和培训压力；系统决策程序和制度更加刚性化，导致面对外界频繁的环境变化缺乏弹性，对内外部环境的反映表现迟缓；应用后小微企业的运营流程相应地发生改变，产生新的运营风险；小微过度依赖系统，会增加重复业务的同一风险集中暴发可能性。 运行成本和管理风险的增加，对小微企业既难以承受又不经济。小微企业的积极性被打击，更有甚者认为小微企业不具备设计和应用的条件，也不具备应用的需求。笔者认为，这是影响小微企业设计和应用管理信息系统及相关内部控制的重要成因。但小微企业仍然非常必要引入系统及相关内部控制，只是在这一过程中需要做出调整。 3小微企业内部控制应用环境不成熟。 根据COSO框架，内控环境是内部控制制度的决定要素。范春英（xx）研究发现中小企业所处客观环境、内部控制自身成本、执行人员素质和内部控制对决策时效性的影响，共同作用导致了中小企业对内部控制应用不足。当前小微企业所面临的内外部实施环境都影响了制度的设计和实施。 当前小微企业面临的外部环境制约：（1）中国处在市场经济转型中，市场竞争的公平环境还不完善，小微企业与其它企业竞争力并不完全决定于企业实力和管理水平，受到诸多非市场化因素的干扰。小微企业是否应用了高水平的管理信息系统及相关内部控制在外部竞争效益上没有明显体现。（2）市场化管理服务水平的限制。调研发现，中小企业业务多元化，管理信息系统在与财务及业务相结合的管理过程中，使小微企业在管理信息化服务需求上具有极大的灵活性和多样性。小微企业势单力薄，必然要求由管理服务提供商来提供服务。事实上当前小微企业接受到的市场化管理服务主要为代理记账。中小会计师事务所及其它管理咨询服务机构服务能力低下，无力提供高水平、个性化的管理信息化服务。（3）管理软件提供商服务急待规范。财政部颁发的企业会计信息化工作规范于xx年1月6日起施行。当前管理信息化软件提供商的管理软件急需规范化，小微企业是管理软件提供商的小客户、零散客户，得到优质服务的机会非常有限。 当前小微企业的内部环境制约（由于小微企业管理层和业务层混淆不清，根本没有公司治理）：（1）小微企业管理者对制度设计和实施的认知水平。王竹云（xx）认为，中小企业管理者对内部控制的态度决定着管理信息系统内部控制的建设水平。随着创业人群的高知识化，相较改革开放初期及90年代的创业者，当前小微企业的管理者主体为1980年以后出生的人群，对管理管理信息化及相关内部控制的重视程度有着足够的认知。但当前大学对管理信息化的专业实践教育，滞后于社会实际管理信息化需求，所以小微企业管理者的管理职业化不足，对管理信息系统及相关内部控制的普及程度还远没达到应有认知水平。（2）小微企业管理者“短平快”普遍创业心态。据统计中国民营企业的平均寿命只有2.9年，法律制度不规范导致的法律风险、市场环境不稳定、创业者缺乏长远投资意识，都导致小微企业管理者易产生“短平快”的创业心态。所以没有足够的兴趣，长远地将管理经验与信息技术相结合，设计实施自已企业特色的管理信息系统与相关内部控制制度。（3）社会契约精神的缺失。当前社会契约精神缺失，导致员工对企业的忠诚度和职业精神缺乏，进而导致小微企业管理者对员工在管理信息系统及相关内部控制制度约束下，独立忠诚地完成工作产生不信任。王竹云（xx）发现，中小企业内部控制主要手段为交叉审核，即事后审查。小微企业管理者对内部控制制度的事前、事中控制作用没有得到认可和发挥，对员工在内部控制制度约束下调动其主观能动性的任用和信任，被通过事必躬亲、任用亲友、严密监督、事后审查等手段替代。 三、小微企业应用管理信息系统及内部控制发展对策 1建立市场化的共享性管理信息服务中心。 小微企业建立和加入管理信息化共享性服务中心，是解决规模较小、实施成本承受力低、与服务商议价能力弱的有效途径。共享服务中心可以在市场化运作基础上小微企业自愿加入，同行业的小微企业可以组成近似“团购”的方式，共同寻求更专业的管理软件提供商及大型会计师事务所获得一体化服务。这使小微企业在共享高质量低成本的管理信息化系统及相关内控制度设计服务同时，管理软件提供商和会计师事务所也可以集中化管理零散客户，提供更深入的管理服务。 管理信息化共享中心的建立，单独依赖分散的小微企业自发形成是非常困难的。在市场化运作和自愿原则下，各级政府的小微企业服务机构、小微企业联合会、协会等都可以发挥推动作用。这些部门在集中关注小微企业融资难以外，可以利用信息优势推动小微企业管理信息化共享中心的成立。在提高小微企业管理水平的同时，也为放贷资金安全和投资收益提供了制度保障。 管理信息化共享中心在技术方面，可以应用远程访问云管理服务平台技术，将安装系统和会计资料存储都在远程服务提供商的终端上进行。在小微企业管理信息服务需要更集中化、专业化、低成本化的需求下，云服务平台是今后发展的主要趋势。 2建立与小微企业管理相适应的信息系统。 小微企业设计和运用应用管理信息系统及相关内部控制后，管理者最强烈的不适应感：被束缚、业务操作繁文缛节、决策反映变的迟缓及员工相互推诿。员工的不适感：不被信任感、工作繁琐、劳动量增加及员工冲突的增加。上述管理者和员工的不适感，部分是管理信息系统及相关内部控制自身带来的成本和管理环节增加人为弊端。但更多是因为购买的商品化管理信息系统软件及内部固化的内部控制制度，与公司的业务及管理特点不相适应导致，后者是可以克服的。毛基业、王伟（xx）发现，公司实施管理信息系统后认知不适应，主要应从氛围调适、认知调适、技术调适和组织调适四个方面努力。 在商品化软件的选择上，赵颖（xx）以MB公司为例，研究了公司如何在国内各服务商之间选择管理信息系统提供商，发现公司应选择适合自身管理特点的本土化管理信息系统软件。另外研究发现管理信息系统与公司实施组织的不匹配，是不适感的主要原因。在小微企业内部管理中，不适感调适的关键作用在管理者自身：（1）管理者可以通过与管理信息化系统软件提供商沟通，以重要性为原则，对重点业务环节、高风险领域、频繁的资金流动、易发生舞弊的业务流程加强内部控制设计。同时管理者要根据企业的规模简化管理信息系统中的部分不必要内控操作措施，如人力资源、研究与开发等业务的管理信息化内控。要杜绝简单生硬地将软件内置的内部控制制度强行套用于小微企业。（2）改变管理者狭隘认识，研究发现，许多管理者狭隘地认为管理信息系统只是应用于会计部门。小微企业管理应当积极向其它业务领域推广管理信息系统，取得每个部门的支持和配合。（3）Liu（xx）研究发现，员工对管理信息系统及相关内部控制的有用性和用户体验，会随着管理者的宣传和教育不断改变，管理者的沟通作用非常明显。小微企业管理者应调动全员参与，系统地实施和调试，实施过程中通过不断地通过全员的沟通、培训、管理知识学习，树立正确的管理信息系统及内控意识，调动全员参与完善顶层设计，努力缓解员工不适感和抵触情绪。（4）管理者不断发现管理中的新问题，向管理服务提供商寻求帮助，不断地调整管理信息系统及相关内控中的具体措施，达到调适和化解管理冲突的目的。 3内部控制制度与管理信息系统有机结合。 内部控制信息化是将企业的内部控制理念、规范、措施、制度体系固化到管理信息系统中，实现在管理信息系统实施过程中内部控制制度执行的常态化、刚性化、标准化。管理信息系统及相关内部控制制度的应用过程，是一个不断发现问题和优化内控制度的过程。这一过程既是管理信息系统及相关内控与小微企业组织接轨的过程，也是通过系统的应用小微企业管理技术及相关内控体系自身变革的过程。经过不断地发现管理信息风险，编制风险系统清单和内控措施对照图，升级系统将小微企业在创立和发展中管理改进形成的内部控制制度固化管理信息系统的数据传递到内部控制过程中。小微企业在调动全员参加及时发现实施过程中的失效风险，小微企业规模发展过程与管理信息系统及相关内部控制升级的过程保持同步，二者是一个要相互促进的过程，也是一个将改进的内控制度嵌入管理信息系统的过程。 4平衡内部控制设计实施成本效益。 小微企业设计和实施管理信息系统及相关内控要评估成本效益。管理信息系统及相关内控中的核心思想制衡原则与保留操作痕迹，都会增加岗位和工作记录成本。不断的内控重新评估和改进也在增加成本，这对小微企业的负担增加特别明显。设计和实施中必须保证小微企业业务运行的原有高效性，顾及小微企业管理成本的承受力，防止出现投入成本比效益大的情况。 与小微企业规模相适应，初始设计时可以只将企业重点业务纳入系纳控制体系，超前一步的预防控制可以将风险防范前移，实现成本效益最大化。小微企业管理者要注意将不同控制目标、控制措施重叠、过度控制、控制措施不足等，综合分析，分清主次、削减重复内控、补全关键内控