有限责任公司仓库管理办法(WORD21页).doc

Q/CSG217016-2011有限责任公司仓库管理办法1 总则1.1为规范 有限责任公司（以下简称“公司”）的仓库管理，特制定本管理办法。1.2 本办法适用于公司各单位基建、大修技改、营销等工程物资以及应急物资（含事故备品）、生产运维物资、报废物资、闲置物资的仓库管理。2 规范性引用文件 3 术语和定义3.1仓库是指各分省公司及其所属单位（全资施工、制造企业，地市级供电企业、县（区）级供电企业、供电所等）所有仓库及担负南方电网公司建设任务的施工单位、各类物资供应商使用的临时库和成品库等。3.2 仓库编码是指由公司物资部按编授一体的方式，为公司各级仓库授予的唯一的编码。3.3 入库指各类物资进行验收入账，进仓储存的状态，含物资一次入库和物资退库。3.3.1物资一次入库指新购物资进行验收入账，进仓储存的状态。3.3.2物资退库指经鉴定的退运物资、工程施工领用的物资在基建、大修或技改项目中使用后剩余或领出后因现场不适用等原因需退回仓库，且已办理退库手续的状态。3.4 待验物资指物资到达仓库后处于尚未进行验收的状态。3.5 物资出库指各级仓库的库存物资运出仓库且已进行账目变更的状态。3.6 物资调拨指物资根据项目的实际需求在分省公司内部或各分省公司之间调拨的活动。3.7 物资盘点是指按物资账、卡，定期或不定期对库存实物进行全部或部分的清点，以确定账、卡、物是否相符的活动。4 职责4.1 公司物资部4.1.1制定公司各类物资仓储管理制度并监督、指导执行。4.1.2审核各分省公司上报的仓库规划。4.1.3审批各分省公司上报的年度物资储备需求。4.1.4组织各分省公司物资部,对分省公司无法平衡利库的物资进行全网范围内的利库工作。4.1.5制定仓库建设及配置标准。4.2 分省公司物资部4.2.1落实和贯彻公司物资部下发的各项规章制度。4.2.2制定由分省公司承担的规章制度及实施细则、操作手册的制定并监督指导执行。4.2.3编制本公司仓库规划方案。4.2.4监督、检查本公司物资的验收、入库、出库、退库、调拨、盘点等实施情况。4.2.5整合本公司内的物资仓储信息，并按要求上报。4.2.6组织本公司内部各级物流中心对各类物资进行配送、调拨和利库工作。4.3 地市级物流中心4.3.1贯彻执行上级各类物资仓储管理制度、实施细则及操作手册。4.3.2对本单位入库物资统一造册登记并上报，确保账务登记完整、避免资产流失。4.3.3负责本单位物资的验收、入库、出库、退料、调拨、盘点等工作。4.3.4定期组织本单位仓库物资盘点工作并与财务部对账，确保账、卡、物相符。4.3.5负责本单位各级物资的配送和调拨工作。4.3.6编写现场操作手册。4.4 物资使用部门配合物流中心做好物资的验收、入库、出库、退料、调拨、盘点、与财务对账等工作。4.5 计划发展部4.5.1负责审批经公司物资部审核的各分省公司上报的仓库规划。4.5.2负责将各分省公司仓库建设规划纳入公司小型基建总体规划。4.5.3负责安排纳入规划的仓库建设投资计划分配。4.6 财务部门是物资的价值管理部门，负责会同物流中心建立完善的库存物资明细账，确保财务账、实物账相一致，负责派员参与物资部门定期盘点及单据、账务稽核，形成闭环式的管理。4.7 监察、审计部负责对仓库物资仓储管理工作进行全过程监督。4.8 项目建设单位负责对施工现场临时仓库编码申请或注销资料的审核。4.9 项目施工单位负责施工现场临时仓库编码申请或注销的申请工作，负责建立和撤消施工现场临时仓库，负责现场临时仓库的日常管理工作及库内物资的保管工作，并编制甲供物资的相关报表上报。4.10 供应商负责供应商仓库编码的申请和注销工作，负责供应商仓库日常管理工作并上报公司采购物资的相关报表，负责存放在库内的公司采购物资的保管工作。5 管理内容与方法5.1仓库规划及建设5.1.1公司物资部负责组织相关部门及人员对各分省公司上报的仓库规划方案进行审核，并将审核结果报公司计划发展部；各分省公司物资部负责组织本公司范围内的仓库布点规划的编制工作并上报申请审核，根据年度计划对纳入本年度的仓库建设、大修技改项目进行项目管理；地市级物流中心接受分省公司委托担负仓库建设、大修技改的施工管理工作。5.1.2未在公司物资部审核的仓库规划内的仓库项目，不得纳入小型基建项目计划。仓库规划每五年修编一次。5.1.3经公司批准的仓库小型基建项目、大修改造项目由仓库所有权单位的物资部门承担建设单位职责，负责项目实施工作。5.1.4危险品仓库属于专业类特殊仓库，建设条件苛刻，因此此类仓库以租赁专业的危险品仓库为主要使用手段，不自行建设。5.2仓库和急救包存放点编码公司储存物资的仓库和急救包存放点必须申请编码，公司采购和使用的物资只能存放在有编码的仓库和急救包存放点内。5.2.1 仓库编码授予仓库编码采用集中授予的方式，只有南方电网公司物资部有此编码授予权。5.2.1.1各分省公司使用仓库编码授予（1）仓库编码申请书由仓库管理单位负责填写。（2）各分省公司物资部门负责对申请书上所列资料进行审核后，上报公司物资部。（3）公司物资部在收到申请后，五个工作日内授予编码。（4）仓库获得编码后，应按标准制作仓库编码牌并悬挂于仓库的主要出入口处。5.2.1.2施工现场临时仓库编码授予（1）施工单位中标后，应在确定项目部选址的同时，完成本标段的现场临时仓库选址。（2）由施工单位填写临时仓库编码申请书，经建设单位审核后，经各分省公司物资部门上报公司物资部。（3）公司物资部收到申请后，五个工作日内授予编码。（4）未申请仓库编码的工地，不予发货。5.2.1.3 供应商仓库编码授予（1）供应商填写仓库编码申请书，向公司物资部提交申请。（2）公司物资部收到申请后，五个工作日内授予编码。5.2.2仓库编码废止仓库编码应随仓库的消失而废止，即当仓库因各种原因取消时，仓库使用单位应逐级上报，由公司物资部废止其编码。仓库编码废止时需填写仓库编码废止申请书，应陈述仓库取消的原因、原仓内物资的去向、照片证明仓库内物资已清理搬运完成。5.2.2.1各分省公司使用仓库编码废止（1）仓库使用单位负责填写仓库编码废止申请书。（2）各分省公司负责对废止申请书上所列资料进行审核后，上报公司物资部。（3）公司物资部在收到申请后，五个工作日内发出编码废止通知。5.2.2.2施工现场临时仓库编码废止（1）施工单位在项目竣工投产，完成收尾工作，并与物资部门完成工程余料退库后，可以申请仓库编码废止。（2）由施工单位填写临时仓库编码废止申请书，经建设单位审核后，由各分省公司上报公司物资部。（3）公司物资部收到申请后，五个工作日内发出编码废止通知书。（4）若施工单位未及时申请仓库编码废止的，将不接纳下一次的编码申请。5.2.2.3供应商仓库编码废止供应商仓库采取两种方式废止仓库编码。（1）供应商自行填写仓库编码废止申请书，向公司物资部提交申请，公司物资部收到申请后发出仓库编码废止通知书。（2）根据当年公司对供应商的考评结果，对取消合格供应商资格的供应商，在完成全部合同后，由公司物资部直接发出仓库编码废止通知书。5.2.3 急救包存放点编码申请急救包存放点编码采用集中授予的方式，只有南方电网公司物资部有此编码授予权。（1）急救包存放点编码申请书由使用单位负责填写。（2）各分省公司物资部门负责对申请书上所列资料进行审核后，上报公司物资部。（3）公司物资部在收到申请后，五个工作日内授予编码。（4）急救包存放点获得编码后，应制作急救包存放点编码牌并悬挂于急救包存放点的主要出入口处。5.2.4 急救包存放点编码废止急救包存放点编码应随急救包存放点的消失而废止，即当急救包存放点因各种原因取消时，急救包存放点使用单位应逐级上报，由公司物资部废止其编码。急救包存放点编码废止时需填写急救包存放点编码废止申请书，应陈述急救包存放点取消的原因、原急救包存放点内物资的去向、照片证明急救包存放点内物资已清理搬运完成。（1）急救包存放点使用单位负责填写急救包存放点编码废止申请书。（2）各分省公司负责对废止申请书上所列资料进行审核后，上报公司物资部。（3）公司物资部在收到申请后，五个工作日内发出编码废止通知。5.3仓库分级公司仓库分为一级仓和二级仓。5.3.1 一级仓由物资部门统一管辖，由专门的仓管人员进行日常维护工作。每个地市级单位最多只能有1个一级储备混合仓，1个一级专业表计仓，12个一级报废物资仓。一级储备混合仓配置有一定的配送力量，仓内存放的物资种类及数量需经各分省公司物资部审批，负责统一接收各类物资，并负责向二级仓库和由其支持的急救包存放点配送物资。5.3.2 二级仓起到配送周转中心的作用，由物资部门统一管辖，由专门的仓管人员进行日常维护工作，配置有一定的配送力量，负责向由其支持的急救包存放点配送物资，仓内存放的物资种类及数量需经各分省公司物资部审批，每个二级仓必须以一级仓作为其上一级的管理和配送支持，其仓内物资只能由一级仓进行管理和配送。地市级单位的二级仓库数量不得超过其管辖范围内县区级分子公司数量。5.3.3 急救包存放点是以存放满足日常生产、办公需要，按照一定标准配置的物资存放点，存放点必须设置在各使用单位的办公或生产场所，由使用单位自行管辖，其所存物资均为未出库物资。使用单位按随用随取的方式使用包内物资，物资部门按配置要求及使用单位需求申请，定期或不定期对急救包进行补货。每个急救包存放点只能有一个一级或二级仓库作为其上一级配送支持，其所存物资只能由负责支持的一级或二级仓进行配送。具体分级配置要求见公司仓库建设及配置标准。5.4 物资验收入库5.4.1 到货物资按物资类别或项目分类由相应仓库的仓管人员负责接收。5.4.2物资配送人员书面通知供应商发货，同时书面通知物资使用部门、仓管人员到货物资信息和到货时间，以便提前做好验收入库准备。5.4.3物资须在入库前进行验收，并由各级物流中心组织相关人员参加验收，验收合格后方可办理入库手续。5.4.4 火车或飞机托运物资提货后视同待验物资，均应按要求进行验收。5.4.5物资验收5.4.5.1交货验收按公司设备材料验收管理办法执行。5.4.5.2物资到货后，验收人员按要求将到货物资放置验收区域验收。每宗货物在到货后5个工作日内完成交货验收。5.4.5.3 验收人员凭送货单、供应商发货的装箱单，对到货物资进行交货验收。5.4.5.4验收物资时必须小心操作，不损坏物资，启封和搬运时应按包装标志及物资状况进行操作。凡下列情况应不予通过验收：无送货单、无产品出厂合格证、外观损坏、严重锈蚀、配件不全、质量低劣、变质损坏等。5.4.5.5验收过程如发现单据不齐或与实物不相符，应马上通知配送人员立即与供应商交涉，要求补足或退换，并要求供应商或送货人员签字认可。如属重大问题，验收人员需把到货物资放置在验收区域等待处理，不得入库。如属一般次要问题，验收人员可先签收并在签收书面上注明。5.4.5.6对于无单据，但明确属于本单位的到货物资或经配送人员通知先行收货的物资，可先暂行签收，作为未入账物资分别存放。5.4.5.7验收人员应根据实际情况填写到货验收单。如有差异，还需做好缺陷、差异的详细记录，必要时可拍摄或录像，并要求供应商或送货人员签字认可。5.4.5.8进口成套设备开箱检验前必须通知当地商检部门，由商检机构实施驻现场监督检查，物资管理部门应认真落实各项检验工作。5.4.6 物资入库5.4.6.1物资入库应按照“先物后账”的原则处理，即到货实物入库后方能对库存信息进行更新。5.4.6.2 经验收合格，验收人员、送货人员在验收单签名确认，安排送货人员把货物搬运到指定区域，并对应物资类型、项目挂上物资记录卡。卡上应列明物资名称、数量、项目、入库单号、仓号、产品制造日期、有效日期等内容。5.4.6.3仓管人员须在验收完成后两个工作日内在物资信息系统录入入库单，办理物资入库手续，更新库存信息。5.4.6.4 验收人员记录供应商服务状况信息，反馈上报作为供应商考评依据。5.5 现场收领料5.5.1 物资需送抵工地的，物资部门应提前通知物资使用部门计划到货时间。在站内非生产现场进行装卸，由物资部门组织安排；物资如需进入生产现场进行装卸，由物资使用单位负责办理。具体流程如下:5.5.1.1直送工地的设备材料运至现场后，应由物资使用部门或其委托的监理单位会同物资部门组织供应商、生产运行、施工、设计等参建单位，依据物资部门提供的物资到货信息，遵照公司设备材料验收管理办法和基建工程验收管理规定开展验收移交工作。5.5.1.2设备运送至工地现场，如一时不便进行交货验收的，物资使用部门或其委托的施工安装单位与物资部门应先按数量进行移交，待施工开箱时再会同供应商共同进行交货验收。移交时填写设备材料直送移交单。5.5.1.3验收过程如发现单据不齐或实物不相符，物资部门应立即与供应商交涉，要求补足或退换，并要求供应商或送货人员签字认可。如属重大问题，物资部门需把到货物资放置验收区域等待验收，不得办理入库手续。如属一般次要问题，物资部门可先签收并在签收单上书面注明。5.5.1.4经验收合格，物资部门需书面填写设备材料直送移交单，如有缺陷、差异，还需做好详细记录，必要时可拍摄或录像，并要求供应商或送货人员签字认可。5.5.1.5物资部门在设备材料直送移交单共同签名确认后两个工作日内，将其录入物资信息系统直接生成入库单、出库单、领料单，办理现场收领料手续。5.5.1.6 物资部门记录供应商服务状况信息，反馈上报作为供应商考评依据。5.5.1.7直送施工现场的设备材料应尽可能存放在室内，由物资使用部门或委托施工单位指定存放位置。物资使用部门或其委托施工单位应自行做好保管措施，避免日晒雨淋。如只能露天放置的，由物资使用部门或委托施工单位负责实施防雨防潮遮盖，并加以苫垫，防止水浸。5.6 物资仓库保管与保养5.6.1物资保管要求做到“五无”，即无短缺、无渗漏、无锈（腐）蚀、无霉烂变质、无破损变形。5.6.2易燃易爆、易腐蚀、易污染、有毒害或放射性物资应存放在专用仓库，同一般物资隔离储存并配备相应防护措施，专人保管，定期检查。5.6.3忌晒、易挥发的物资必须存放室内，大设备等无条件入库房的应严密遮盖，底部垫离地面，防止暴雨时受淋受浸。5.6.4精密仪表、仪器、忌潮物资应在密封干燥或恒温的库房储存，小件贵重物品应有专人保管。5.6.5 金属材料及设备的金属部位要做好防氧化，防锈蚀的养护工作。5.6.6 纺织物、棉麻及纸类制品应防鼠咬、虫蛀，定期翻晒防止受潮发霉。5.6.7易破碎的瓷瓶、玻璃制品要垫放平稳，不得超高堆放，防止撞击；残烂包装应更换重装。5.6.8优质钢材及其制品、有色金属相仿易混淆的物资应用色油涂写区别；透平油、液压油、变压器油等装载容器应专用并定期清洗，防止油渣杂物污染，容器外部亦应用色油涂写区别，以免混用造成重大事故。5.6.9 有储存期限的物资，应建立明显标记，记清出厂时间和进库时间，分批存放，发放时做到先进先发，先生产的先发；在将要超过有效期时及时上报处理。5.6.10 所有设备的附件及技术资料、试验记录、产品合格证、钢材的材质报告、油品的试验报告等均应妥善收集保管，建立在库物资技术档案，防止散失而无法查考。5.6.11与正常生产工作共用的应急装备，可与本单位正常生产装备设施共同存放和保养。属应急配置专用的装备设施，应按相应规定设立仓库妥善存放和按时保养，并指定专人负责。5.6.12报废物资根据物资种类（电工产品、通信产品、仪器仪表、材料产品、机械产品、工器具、办公自动化产品、低值易耗品）或主要成分（铜、铁、铝等）进行分类保管。5.7 物资出库5.7.1 储备物资出库应遵循先进先出、推陈储新的原则。5.7.2 为加强物资出库管理，需明确各类物资领用部门领用人名单，实行专人负责。5.7.3物资出库，仓管人员须凭经物资使用部门和相应的物资部门审批同意领用的物资领料单、或经主管领导批准的物资调拨单等出库凭证予以办理出库手续。5.7.4仓管人员必须严格核对出库凭证并确保其真实性和可溯性。有下列情况者不应给予办理：手续不全；无物资使用部门负责人签名；有涂改或签字（印章）不全；代写或代开出库凭证。5.7.5 经核对无误后仓管人员通知物资使用部门领用或送货到指定地点。5.7.6 物资发放时坚持做到“四核对”。即核对单据是否齐全；核对名称、规格型号是否准确；核对所发物资的数量是否相符；核对库存数量是否与账卡相符。核对无误后，还应做到收发双方共同点数、验尺、验斤、检查实物和单据，如有不符，当即纠正。5.7.7正常情况下不准先领料后补手续。如遇事故紧急抢修等情况，可凭本单位主管领导批示予以出库，但物资使用部门应在两个工作日内补办出库手续。5.7.8 物资出库后，仓管人员将物资出库凭证信息录入物资信息系统，确认物资正式出库并更新库存信息。5.7.9对于出库后库存低于正常水平的定额物资，应及时上报、采购补充，保证其库存维持在正常水平。5.8 物资退库5.8.1退运物资、工程退料的相关部门应将物资退回相应仓库，并办理退库手续。各类物资应退入相应一级仓库，按报废物资管理办法和闲置物资管理办法执行。5.8.2物资退回仓库时应填写退库单并提交仓管人员，由仓管人员根据退库单信息验收、核对退库物资。5.8.3退库物资经确认无误后，移交部门、仓管员在退库单上签名确认。仓管人员安排将退库物资搬运到指定区域，并对应物资类型、项目挂上物资记录卡。卡上应列明物资名称、数量、项目、退库单号、仓号、产品制造日期等内容。5.8.4 仓管人员应在三个工作日内在物资管理信息系统上录入退库单，更新库存信息。5.9 物资盘点5.9.1 物资盘点分月末盘点、专项盘点、不定期盘点和年中及年末全面盘点等四种方式。5.9.2各级物流部门物资管理人员提出盘点计划，组织各级物流中心、监审部、财务部门等盘点检查监督部门人员组成盘点小组，并通知相关部门参与，按计划完成盘点工作。5.9.3 盘点前统一封库、账截至时点，由仓管人员封库，盘点人员封账。5.9.4 盘点人员至少每两人一组对库存物资进行盘点并记录结果。5.9.5盘点结束后，盘点小组应把盘点结果上报各级物流中心，如实际库存量同记录卡登记数、账面结存数有差异的还应提交盘点差异报告。5.9.6 各级物流部门根据问题严重程度决定进行局部重盘或其它整改措施。5.9.7 盘点时发现的账外物资，需要报损、报废的物资应按财务部门有关规定处理。5.9.8财务部收到盘点小组提交的盘点报告和盘点差异报告后，结合财务物资明细账进行核对，确定盘点差异调整方案，形成最终盘点报告并进行调账处理。5.9.9 库存物资经过盘点，要确保账、卡、物相符。5.9.10为了达到账实相符、账账相符、账表相符，各级物流部门物资明细账每季度至少与财务部门的物资明细账核对一次，如出现财务物资明细账和物流中心物资明细账不一致的情况，必须查明原因，找出差异进行调整，直至账实一致、账账一致。5.10 仓库账、单管理5.10.1单据是实物和资金的收发凭证；账卡是物资和资金进出的记录，仓储保管必须按规定填制单据，并认真做好记账工作。单据和账卡均不得随意涂改，而且要妥善保存。5.10.2 物资账卡应凭单据登录，正确记录收发物资的名称、型号、规格、计量单位、收发数量、收发时间、供料或购料单位、单价、金额、税金、运杂费、结存数量等信息。5.10.3 物资账卡应按物资类别分立订册，账册封面应写明物资类别，首页应抄列账内物资目录，同一项物资但不同规格的不能混登在一页，但应相对集中于邻近，规格上由小到大、由低至高、编排有序以方便查阅。5.10.4 如物资管理信息系统已覆盖仓储管理的区域，账、单管理在物资管理信息系统中完成。5.10.5 每月25日为当月结数日，当月收入、发出、结存数分别计列在当月累计栏内，从26日开始列为下月发生的数字。账卡应由综合统计员统一登录，每月由各仓管员进行复核，记账人和复核人均须在物资账上签名或盖印。5.10.6 物资账每年年末更换新账，旧账每项页末一行盖上“结转下年”的印章，新账每页第一行亦应盖上“上年结转”的印章，旧账的结存尾数应记入新账以保持连续性。5.10.7单据的填写和账、卡的登录都要求字体端正、整洁、明了、准确。物资的名称要规范，计量单位应标准统一。5.10.8 单据应按月份同类装订加上封面，封面应写上年月和单据种类、编号范围等，单据和账册应保存十年。5.11 物资调拨物资调拨含应急物资调拨、闲置物资调拨、项目物资调拨。5.11.1应急物资调拨按公司应急物资管理办法执行。5.11.2闲置物资调拨按公司闲置物资管理办法执行。5.11.3项目物资调拨包含分省公司间调拨、分省公司内部调拨、地市级单位内部调拨。5.11.3.1分省公司间调拨由需求方填写调拨申请单，经调出方审核确认，报公司物资部批准后生成调拨单，根据调拨单编制采购合同，按公司合同管理办法执行。5.11.3.2分省公司内部调拨由需求方的地市级单位填写调拨申请单，经调出方的地市级单位审核确认，报分省公司物资部批准后生成调拨单，若两单位是分公司关系的，按调拨单进行物资调动，并办理相关财务手续；若两单位是分子公司或两单位是子公司的，根据调拨单编制采购合同，按公司合同管理办法执行。5.11.3.3地市级单位内部调拨，由需求方的县区局单位（或部门）填写调拨申请单，经调出方的县区局单位（或部门）审核确认，报地市级单位物资部门批准后生成调拨单，若两单位是分公司关系的，按调拨单进行物资调动，并办理相关财务手续；若两单位是分子公司或两单位是子公司的，根据调拨单编制采购合同，按公司合同管理办法执行。5.12 库区管理5.12.1 仓位规划5.12.1.1仓库内应进行仓位划分，每一仓位均应进行编号方便物资管理，按“四号定位”的方法设定仓位，即设定库号、架号、层号、位号对储存物资实行统一编号，并对每个货位的物品设置货卡，对物资的进、出、余情况进行动态记录。仓位划分及编号规定见公司仓库建设及配置标准。5.12.1.2 应按物资种类及出入库的频率进行仓位排布，相同种类物资应集中存放于相临的仓位；出入库频率分为：1）高频率（一个月内有数