会展中心财务管理制度.doc

会展中心财务管理制度 目录 一、申购2 二、验货2 三、入库3 四、退货3 五、单据的管理3 六、结账5 七、商品5 八、价格6 九、资金管理6 十、发票管理7 十一、财产管理8 十二、财务准则9 十三、应付账款管理10 十四、管理10 十五、报销制度10 十六、借款制度11 为了保证蟹岛会展中心的正常运营，增加经济收益，避免损失和浪费，确保核算的准确，提高资金利用率，特制定财务制度如下： 一、申购 1、部门本着节约和提高物品使用率的精神，各部门所需的经营物资如无库存的，需填写物品申购单。 2、申购单需填写品名、数量、规格，并由部门总监、总经理（如无总监，由部门经理）批准后，递送采购部。 3、库房应核对所提供的申购单是否有存货，如无存货，然后由采购部统一进货。 4、会展中心内所有日常消耗品由总经理签字认可后可以购买；低值易耗品及固定资产由董事长及总经理批准后，方可购买。 5、厨房食品购买由本部门厨师长填写食品申购单，报给餐饮总监审批、总经理批准，方可采购。 二、验货 1、会展中心设有专门的收货人员，所有物资抵达集团物流后，必须经收货人、申购部门负责人双方根据其申购单验收其数量、质量、金额，并签字认可。 2、所有购回的物资，其价格需由询价员签字认可后，方可入库。（询价员应严格把关，在保证质量的情况下，使该物资的进货价格为当时市场最低价。） 三、入库 1、所有进货，必须通过物流中心统一办理验货、收货手续。 2、供货商提供的使用的物资应一律办理入库手续，供货商将物资取走时，经部门经理签字同意后，办理出库手续。 3、入库的物资，验货员（或专项负责人）应同库管员共同验收质量、数量。填写入库单，并由验货员、库管员及供货商三方签字认可。 4、入库后的物资，库房应有相应的记账员记账，库管员应保证当天的结存与库房账对应，做到账实相符。 5、食品加工车间所有用品必须由物流中心验货办理入库手续。 6、所有抵达的物资必须填写收货报告，一式五联，（成本、财务、采购、使用部门、供货商）。 7、收货报告必须写明购货方式（自购、经销商或代销商）。 四、退货 所有退货，必须由收货人及其部门负责人清点数量，确认金额后，方可退货。（但应写明退货原因，并由其部门总监签字认可。） 五、单据的管理 （一）收货报告（入库单）： 1、部门填写应具体化，明细化。物资名称必须准确、规范，不准填写别名。 2、收货日期与收货报告日期填写一致。 3、食品、物品应分开填写。 4、商品性的食品、物品应与非商品性的食品、物品分开填写，并且应在收货报告中注明“商品”二字。 5、收货报告中品名、规格、单位、数量、单价、金额应填写清晰、准确。（尤其是新产品） 6、收货报告中必须有收货人、库管员、及供货商的签字（必须由本人签字）。否则，财务拒绝承认。 （二）领料单（出库单） 1、部门填写领料单应清晰，明细、准确。 2、领料单填写的日期必须与发货日期一致。（库房应给予监督） 3、领货中的食品、物品应分开填写。 4、商品性的食品、物品应与非商品性的食品（部门使用）、物品分开填写（并在领料单上注明“商品”或“赠送”）。 5、领用的食品应与其领用的茶类（花茶、绿茶、毛尖、冰糖等）分开填写领料单，便于核算。 6、领用的食品、物品应在表格中填写，不应超出其表格。 7、领料单中数量、单位、品名、单价、金额应填写清晰、具体、准确。 8、领料单必须有部门经理的签字，部门经理在签字时应封单，再由总监签批。严禁在封单后填写任何内容，否则财务拒绝承认。 9、领料单必须有发货人及领料人签字。 （三）调拔单 1、调拨之间的两部门，应在调拨单中填写明细。 2、调拨的食品、物品应有调出和调入两部门经理的签字。 3、调拨的食品、酒水、物品应分开填写。 4、调拨的商品应与非商品的食品、酒水、物品分开填写。 5、各部门调拨的半成品、成品应有双方认可的价格（填写在调拨单上），以便核算各部门的成本。 6、调拨的日期应与调拨单上填写的日期一致。 7、各部门于调拨发生之日将调拨单上交财务。 六、结账 1、自购：采购部自购物品，结账附红色、蓝色收货报告，发票与收货报告必须内容一致、金额相符，由采购部责任人负责呈财务总监、总经理、董事长签字后到财务报销。 2、应付账款：供货商物品，结账附蓝色收货报告（收货报告上必须盖有“财务已核对”戳记），由采购部负责人制单报总经理、董事长签字后交供货商到财务报销。 3、宣传费、广告费等应由经办人附正式发票，并经总经理、董事长签字后，方可报销。 *所有结账都必须附正式的发票，方可结账。 七、商品 1、商品部应根据顾客需求尽量采取代销方式，促进资金有效使用。 2、代销商品在临近保质期时，应通知物流中心办理退货手续。 3、自购商品在临近保质期时，写出书面报告并提交经理，协调解决。如无特殊情况，商品在本部门超过保质期无法销售，该商品负责人负赔偿责任（按商品销售价赔偿）。 4、商品不得私自转借、带入、带出部门，如发现商品未经售卖带离部门，应给予严厉处罚。 5、商品盘亏时，实物负责人不能私自补货，应按商品售价进行赔偿。 6、严格售卖管理，如不认真负责，商品被掉包，由当事人负责赔偿。 7、如无收货报告及领料单的正当手续，私自售货的行为，一经查出，没收所有的货物及销售款，并移交质检部处理。 八、价格 1、各商品由运营部根据其成本价制定销售价格，并填写蟹岛会展中心商品价格制定单。 九、资金管理 1、采购部自购的物品需要到财务领取现金、支票时，必须填写现金、支票申请单（注明现金或支票的限额），由董事长、总经理、总监签字认可。 2、领取支票、现金后，3日内必须向财务返回附有发票的收货报告（红色联）。 3、为了原始凭证的合法性，各部门自购物品的发票到财务报账时，由本部门经理、总监在收货报告上签字即可，发票必须由董事长、总经理签字认可、财务总监批准付款。 4、出纳员在收取收银部的营业款时必须将现款点清，双方在交接单上签字认可。 5、经营期间，出纳员要将当日的营业额收齐后全部存入银行，库存现金不超过规定指标。 6、进入金库必须是出纳员与财务经理或财务总监同时出入，其他与现金无关人员不得入内。 十、发票管理 1、咨询中心所需发票，由收银主管以上责任人到财务部领取，办理有关领用手续，包括领用时间、领用本数、发票号码、领用人等做好登记并做好保管工作。 2、发票的使用必须严格执行发票使用管理办法，开具发票应做到内容完整，数字准确。如发票内容填写有误，不得涂改，应重新开具正确发票，同时将错误发票全份作废。 3、不能在发票上打印出与会展中心经营项目不符的内容。 4、退票、废票应在计算机内处理，并及时返回财务，不得擅自销毁。 5、多开发票必须有董事长的签字并收取税金。 6、发票在使用过程中应妥善保管，不得转借丢失。 7、发票记帐联随着账单要及时返回财务，如有特殊情况要加以说明并在3日内返回财务。 8、不得借用他人名义私开、多开发票。 9、已开出的发票，如客人需要退换，要注意是否已刮奖，刮奖后的发票一律不予退换。 10、每本发票使用完后，将发票使用情况从计算机内打印出，上交财务。 十一、财产管理 （一）、物品调拨方面： 各部门调拨物品应及时开具调拨单，须双方经理签字认可，并将调拨单及时送交财产管理员一联（粉联）进行入账。 （二）、物品报损方面： 1、每月二十三日为报损日期，其它时间不办理报损手续。 2、报损物品必须由部门领导签字后，由库房清点数量，再由相关领导及部门签认。 3、在使用期间，部门报废的大型财产及低值易耗品应由部门写明报废原因，经由总经理审批签字后进行报损，无正当原因报损的按报损物品进价进行赔偿。 4、报废电器应由工程部检查确认，并由工程部总监签字认可才能返库。 5、对有关领导交接进行监督盘点，经确认无误后，相关人员方可离职。 （三）、财务部对各部门进行不定期抽查盘点，各部门要将所有物品和借条找齐，如有物品短缺按丢失处理，盘盈入帐，不再重复盘点。 （四）、盘点 每月盘点日期不固定，各部门责任人对盘点的物品汇总、核对后做盘点表并经部门经理签字认可后送交资产管理员一份，每月按期交表1份，过期不交表和做表不负责任，帐实不符的部门交质检部处理。 （五）、建帐 各部门必须建帐，资产帐分为：A固定资产、B低值易耗品 固定资产分为：A1家具、A2电器、A3其它，共三类； 低值易耗品分为：B1工具、B2厨具、餐具、B3装饰品、B4非一次客用品、B5办公用品、B6劳保用品、服装、B7其它，共七类； 1000元以上（含1000元）使用两年以上的为固定资产，1000元以下的为低值易物品，各种物品统一由财务编号，部门不能自行编号，每月新入账物品到月末交盘点表时到资产管理员处抄写编号。 十二、财务准则 1、在一个营业周期（一年）内，财务核算规则不准随意变更。 2、各部门核算费用，请明确规定，从而统一口径，利于横向分析。 3、“在建工程”项目应及时通知财务立项，以保证固定资产精确确认。 4、收付款凭证应附有合法的原始凭证并由相关人员签字，注明附件张数，金额准确，加盖出纳、制单人签章。 5、成本及费用核算应及时编制报表并签字上报，保证准确无误。 6、应付账款应及时编制相关凭证、登记账薄，保证数据准确无误，每月结账后将明细账与总账核对（账账相符），协助总账会计其他相关事务。 7、审计应及时将每月收入汇总表上交，并保证准确无误。 十三、应付账款管理 1、采供部须将收货报告注明经销商与代销商。 2、财务部根据入库单粉联记应付款，供货商根据入库单的蓝联去财务核对。如供货商不慎将收货报告对账联丢失，采供部应协同财务部出具证明，供货商不得私自涂改对帐联票号及伪造收货报告，否则不给予结账。 3、代销商品押账3个月后方可对帐，由财务部核对销售数量，加盖核对章及已销章。 4、供货商到财务结账，须手续完备（发票、收货报告、签字等项目齐备）。 十四、合同管理 1、各部门签订的经济合同、协议书必须及时将正本送与财务备案。 2、合同修改或终止，必须及时通知财务部。 3、合同预付款必须由董事长、总经理和负责此合同的部门经理签字。 4、合同执行完毕，由该工程的使用部门和工程部经理共同出具验收报告，董事长签字认可。 5、支付工程质保金，由该工程使用部门和工程部共同出具质量检验报告，由董事长、总经理签字后方可付款。 十五、报销制度 1、采购员完成