（管理科学与工程专业论文）保健品行业分销管理信息系统研究.pdf

硕士论文保健品行业分销管理信息系统研究 摘要 分销是当前国内大多数保健品企业采取的销售模式，然而随着保健品企业自身扩 张及市场竞争的日趋激烈，面对庞大的分销网络传统的分销管理模式己不能满足企业 要求。为了解决传统分销管理中存在的问题；保健品企业必须借助信息技术提高分销 管理水平和管理力度因此，研究和建立适用于保健品行业的分销管理信息系统，成 为保健品企业最为关注的问题7 。 论文分析了保健品企业分销模式及其对分销管理信息系统的需求、保健品行业分 销典型问题、保健品企业主要业务流程及其传统分销管理所带来的业务瓶颈问题建 立了针对保健品分销信息管理系统的总体框架，并对其功能体系、结构体系、工作流 程进行了研究。针对企业应用集成( 队i ) 中数据集成模式的局限，提出了一种基于 服务的集成方案来实现企业不同信息系统之间的集成。 通过对本论文的研究，期望能够为保健品企业的分销管理信息化建设起到一定的 参考作用。 关键词：保健品行业，分销管理信息系统，企业应用集成，b s 三层结构 硬士论文 保健品行业分销管理信息系统研究 a b s t r a c t d i s t r i b u t i o ni st h es a l em o d et h a tm o s td e m e s t i ch e a l t hp r o d u c t sc 哪p a n i e sa d o p t i n g ， b u tt h et r a d i t i o n a ld i s t r i b u t i o nm a n a g e m e n tm o d eh a sb e e no u to fd a t ed u et ot h eg r o w i n g d i s t r i b u t i o nn e t w o r ka l o n gw i t ht h ec o m p a n i e s e x p a n d i n ga n dc o m p e t i t i o n s oh e a l t h p r o d u c t sc o m p a n i e sb e g i nt ou s et h en e wi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yt os o l v et h e s ep r o b l e m s e x i s t i n gi nt h et r a d i t i o n a ld i s t r i b u t i o nm a n a g e m e n t t h a ti s ，m o f oa n dm o r ea t t e n t i o n sh a v e b e e np a i dt o s t u d y i n g a n de s t a b l i s h i n gt h ed i s t r i b u t i o n m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n s y s m m ( d m i s ) o ft h eh e a l t hp r o d u c t si n d u s t r y t h i st h e s i sw i l la n a l y z et h ed i s t r i b u t i o nm o d ea n dt h er e q u i r e m e n t sf o rd m i so f h e a l t hp r o d u c t sc o m p a n i e s ，t h et y p i c a lp r o b l e m si nt h eh e a l t hp r o d u c t si n d u s t r y , t h em a i n b u s i n e s sf l o w sa n dt h e b o t t l e n e c kw h i c ht h et r a d i t i o n a ld i s t r i b u t i o nm a n a g e m e n tw i l lm e e t i nt h i st h e s i s ，af r a m e w o r kf o rt h eh e a l t hp r o d u c t sd m l sw i l lc o m eo u t i t sf u n c t i o n s ， a r c h i t e , c t u r ea n dw o r k f l o w sw i l lb ed i s c u s s e d i na d d i t i o n , w ew i l ls t h a tas e r v i c e b a s e d i n f o r m a t i o ni n t e g r a t i o ns o l u t i o nw i l lb ea d o p t e db e c a u s et h ed a t a - b a s e ds o l u t i o nh a si t s l o c a l i z a t i o n h o p et h a tt h et h e s i sw i l lh a v ei t so w nc o n t r i b u t i o n st ot h eb u i l d i n go fh e a l t hp r o d u c t s d m i s k e yw o r d s ：h e a l t hp r o d u c t si n d u s l i y ，d i s t r i b u t i o nm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ， e n t e r p r i s e a p p l i c a t i o ni n t c r g r a t i o n ，b s3 - f l e x a r c h i t e c t u r e 声明 本学位论文是我在导师的指导下取得的研究成果，尽我所知，在 本学位论文中，除了加以标注和致谢的部分外，不包含其他人已经发 表或公布过的研究成果，也不包含我为获得任何教育机构的学位或学 历而使用过的材料。与我一同工作的同事对本学位论文做出的贡献均 已在论文中作了明确的说明。 研究生签名： 学位论文使用授权声明 南京理工大学有权保存本学位论文的电子和纸质文档，可以借阅 或上网公布本学位论文的全部或部分内容，可以向有关部门或机构送 交并授权其保存、借阅或上网公布本学位论文的全部或部分内容。对 于保密论文，按保密的有关规定和程序处理。 研究生签名： 跚年6 月垆 争 硕士论文 保健品行业分情管理信息系统研究 引言 中国的保健品行业兴起于20 世纪80 年代，目前全国保健品生产企业己逾5 万家，产品2 万多种，据不完全统计，2 0 0 4 年中国保健品销售额近5 0 0 亿元，2 0 0 6 年预计在5 0 0 亿6 0 0 亿元左右。近些年保健品行业的生存环境已经发生了深刻变化。 国家政策日趋严格、消费者日趋理性化、渠道不断分化，媒体深亥4 变革导致整个行业 的门槛不断提高，加入w t o 之后外国保健品企业纷纷介入中国市场，这些变革使整 个中国保健品企业竞争进入白热化阶段。 市场竞争的加剧迫使保健品企业必须具备高市场敏感性和组织管理柔性，以快速 不断创新的差异化产品来满足顾客在各方面的个性化需求，从而获取新的竞争优势。 从用户或顾客角度来看，保健品企业是通过其提供的产品或服务来发挥其核心能力的 剐。而这个将产品或服务提供给客户的过程即是销售的过程，产品销售问题是企业生 存与发展的核心问题。在保健品行业这个以客户为中心的制造企业环境中，企业的驱 动力己由生产转向通过分销及服务来提供附加值。供应链的重心已向销售倾斜，而分 销也是当前国内大多数保健品企业所采取的销售管理模式。 为了能够在激烈的市场竞争中保留一席之地，众多国内保健品企业纷纷建立了自 己的分销网络，试图通过自身分销网络来降低库存水平、提高配送速度、提高服务质 量、及时了解市场动态、及时反应市场需求。然而，随着企业的扩张，保健品企业的 分销网络往往表现为多层次且纵横交错。面对庞杂而又各自为政的分销系统结构，企 业分销网络各节点间的信息沟通与传递大大受到影响，对异地物流、资金流管理难度 越来越大，并迸一步影响到整个保健品企业生产与销售各个不同的环节，对企业各项 业务造成不良后果。保健品企业急需借助信息化提高各分销节点间的信息传输速度， 并利用信息化软件加强对分销各节点的管理，提升企业决策能力成为保健品企业在新 经济形势下所面临的关键问题。 目前，一些保健品企业结合信息技术，建立了自己的销售信息系统。然而，大部 分这类的销售信息系统仅仅只是做到了业务的信息化，只是一个孤立的系统，不能为 基于供应链整体的分销管理服务。由此如何提高对分销机构的管理水平，提高对分销 过程的有效监控，实现异地分销机构与企业本部的有效集成，成为实现分销管理信息 l 硬士论文保健品行业分情管理信息系统研究 化的关键问题。而如何使分销真正成为提高保健品企业竞争力的有力武器，保健品企 业面临着选择恰当的管理模式并借助先进的信息技术来管理自己的分销的艰巨任务。 本文的主要目的在于如何帮助保健品企业建立高效的分销体系、降低物流成本、 合理控制库存、确保供货的及时性、掌握客户资源等，针对保健品行业的高效、集中 管理需求，实现保健品经销商、专卖店，分支机构，总部之间的一体化管理的信息管 理系统。通过系统平台的信息实时和集中化管理理顺并优化分销渠道，加快保健品企 业的物流、信息流和资金流流转，提高企业的业务处理速度和综合分析决策能力，从 而大大提高企业的管理水平。同时，结合保健品行业的相关规范，严格遵循国家药监 局对保健品的相关规定，追踪最终用户，进行保健品质量的全程管理跟踪，提高客户 对企业的满意度，帮助企业占领终端市场。提高企业竞争力。最终形成的一套完整的、 面向保健品企业的分销管理的行业多级分销管理系统解决方案。 本文的主要内容为： 分析我国保健品行业的，发展状况和面i 艋的严峻挑战，介绍分销的概念及发 展概况分析分销信息系统的应用和系统理论的研究现状，从而确定本课题研究的目的 、 和内容。 阐述保健品行业分销管理所面临问题及其分销信息化现状，针对现有保健品 分销业务中所遇到的典型问题及瓶颈问题，提出对分销管理信息系统的相应的需求。 本文以a 保健品公司分销系统为背景通过对保健品企业分销信息系统的需求 分析，探讨在集团条件下保健品企业分销管理系统的设计方案及系统应用。并对保健 品企业网络化分销管理系统涉及的部分关键技术进行研究。针对企业应用集成 ( e n t e r p r i s ea p p l i c a t i o ni n t e g r a t i o n ，e a i ) 中数据集成模式的局限，提出了一种基 于服务的集成方案来实现企业不同应用系统的数据集成和功能集成，并最终给出了一 个保健品制造企业分销管理系统和其他信息系统集成的详细方案。 在保健品制造企业网络化分销管理信息系统研究的基础上，以a 保健品企业 为依托，实现保健品制造企业分销中的销售、库存、财务等业务流程处理的集成与统 一。通过在a 保健品企业的应用来验证本论文对保健品制造企业网络化分销管理信 息系统研究的合理性和可行性。 2 硕士论文保健品行业分销管理信息系统研究 期望通过本文的研究，构造出适合我国保健品企业分销现状的、能够解决保健品 行业典型问题及业务瓶颈问题的保健品行业分销管理信息系统。能够对保健品分销信 息系统的建设提供参考，并为需要实施分销信息化的保健品企业提供一定的借鉴。 3 硬士论文保健品行业分销管理信息系统研究 l 保健品行业及分销管理信息系统概述 1 1 分销概述 所谓分销( d i s t r i b u t i o n ) ，是指商品经济中一种把生产厂商生产的商品或服务 销售给众多具有需要的消费者或最终用户的经济职能。从行为上看，分销是指根据消 费者的需要，把商品从生产者手上转移到消费者手上，满足消费者需要的过程。从功 能上看，分销是具有实现所有权转移、商品实物运动、信息沟通和回收货款等功能的 企业活动。从结构方面来看，分销职能主要指分销机构建立和维护商品分销渠道，处 理、协调分销渠道的关系。美国著名营销学家菲利浦科特勒认为，分销是指某种货 币或劳务从生产者向消费者移动时取得这种货物或劳务的所有权或帮助转移其所有 ， 权的所有企业和个人。它包括：批发、零售、网络营销、铺货、售后服务等一系列活 动和过程吐 中国分销主要经历三个阶段： 第一阶段，对分销能力重视。在计划经济向市场经济转轨的过程中，传统的统购 统销机制被彻底打破，而批发商、代理商和零售商逐步成长起来。随着市场经济的不 断深入，供求关系发生了改变，由批发商、代理商和零售商组成的渠道渐渐成了稀缺 资源，成为生产企业的争夺对象。在这种背景下，企业关心的就是渠道的分销能力。 第二阶段，对成本控制的重视。随着企业发展壮大成为集团企业，对市场容量的 需求使其渠道不断扩张，发展成覆盖全国甚至全球的庞大的营销网络。随着渠道层级 的增多，网点的扩散，企业的分销费用急剧上升，使经营风险增加。而层级的增多同 时也使信息反馈和下达变得迟缓甚至失真，致使计划和预测的不准确性增加，造成渠 道库存积压和缺货现象，给企业造成巨大损失。企业在运营中发现，单是像以往一样 重视渠道的分销能力已经不够，企业不仅需要了解渠道的分销能力，同时还要加强成 本控制能力。 。 第三阶段，全面分销管理。随着新世纪的到来，原有的市场环境发生了一些改变， 竞争的方式也发生了巨大的变化，这些都对企业的经营方式的影响是深远的，有学者 将其概括为3 c ：竞争( c o m p e t i t i o n ) 、顾客( c u s t o m e r ) 、交化( c h a n g e ) 这 些变化的结果对企业来说，就是需要更加及时地掌握顽客购买习惯的变化，掌握竞争 硕士论文保健品行业分惰管理信息系统研究 对手的策略的变化，并及时地做出调整，应用更先进的管理模式和技术手段来加强对 渠道的管理和控制，并且将这些变化及时地反映到生产、设计、研发、采购，直至企 业所在的供应链条中的各个环节。 目前在国内“分销”已成为当前大多数营销型企业或产销一体化企业所广泛采取 的一种销售管理模式。随着企业销售规模扩大，层级增多，对跨地域的物流和资金流 的管理难度也越来越大企业面临许多亟待解决的问题：数据统计量大，数据搜集困 难，账目核对繁杂，销售渠道、物流通道缺乏监控，应对市场变化反映馒等。其问题 的结果造成企业在商品流通领域成本居高不下，以及企业对生产、市场决策缺乏准确 的量化依据，并造成企业资源的大量浪费，以及企业对销售过程缺乏监督而带来的管 理不善。此时，越来越多的企业开始意识到实施分销管理信息系统的必要性和迫切性。 1 2 分销管理信息系统概述 1 2 1 分销管理信息系统介绍 分销管理信息系统是一种基于互联网的新型分销管理理念与模式，同传统方式下 的分销管理一样，其所管理的宏观对象是公司的分支机构及分销商所构成的分销网 络，微观对象是分销体系中的商品、信息和资金跚。与传统方式下的分销管理不同的 是，它借助于信息技术，特别是网络通讯在信息管理与传递上的优异功能，实现在网 络经济时代企业分销系统间的信息集成与更好合作。具体地说，分销管理信息系统就 是通过互联网将企业内部分销网络与外部分销商联系在一起，通过其实现各类信息的 交互。分销管理信息系统有效地缩短了供应链并减少了企业不必要的开支，大大提高 了供应链的工作效率由于其建立在互联网的基础之上，使商务过程不再受时间、地 点和人员的限制，使企业业务范围得以进一步拓展，企业工作效率得到明显提高。 1 2 2 分销管理信息系统功能概述 分销管理信息系统作为企业管理信息系统的一个子系统，是在分销网络结构和分 销管理模式确定后，利用计算机信息系统的优势，帮助企业完成分销网络的管理协调 工作。企业分销网络管理信息系统的设计思想应该是支持有效地、经济地满足顾客的 需求：协调并加速物流、资金流、信息流在整个分销网络内的流动。具体来说，分销 管理信息系统一般具有以下功能嘲： 5 硕士论文 保健品行业分情管理信息系统研究 1 ) 快速采集数据。企业各营业点、分公司、经销商可以在网上进行在线销售、 申请配送等作业，相关数据也能及时进行反馈。 2 ) 动态控制库存。对通过分销信息系统所搜集的现有的库存量、客户预约量、 配送在途量等信息资料进行动态库存管理。 3 ) 合理平衡物流。通过科学的申请、配送、调拨管理，合理平衡总公司与分子 公司、营业点，经销商的物流。 4 ) 结算管理方便。设定代销、经销等多种结算方式，使企业结算方便。 5 ) 规范作业体系。通过严密的权限管理来规划企业作业体系。 6 ) 领导管理与查询的人性化。基于互连网方式的管理查询系统，使公司决策者 可以随时、随地、在网上了解公司信息，从而能及对对相关事务做出判断，提高企业 的管理与决策水平。 1 2 3 分销信息系统软件介绍 目前已有很多的软件生产企业和些商务网站都提供了分销管理信息系统的开 发与实施工作，已经开发出的分销管理信息系统所包含的业务范围十分广泛，它能为 不同行业、不同规模、不同电子商务实施程度的企业量身订制企业自身的分销管理方 案。使分销系统的效率提高到最大的程度。 譬如用友伟库，建立在标准产品平台基础上，以销售管理为核心。向分销财务、 市场管理、售后服务管理、合作伙伴管理领域发展，形成完整、面向分销以及连锁零 售管理的企业级销售解决方案。系统解决企业与客户问的沟通以及企业分销体系内部 的问题；浪潮通软d r p 管理解决方案，是在供需链思想的总体框架下设计开发的， 可与浪潮通软e r p 、s c m 、c r m 等管理信息系统集成。浪潮通软d r p 解决了以往 企业分销领域诸多问题，管理控制得以加强、成本控制得以保证，并支持分销体系变 革；红日商务系列分销管理系统软件，就已经针对服装与鞋类行业的不同特点开发出 适合各自使用的分销管理软件；此外，奇正分销管理系统，综合了企业分销的典型分 销用户需求，使其具有广泛的适用性，受到了企业界的广泛好评。此外，其他的一些 分销管理信息系统如金利来的富基旋风开发的分销管理系统、中关村使用的 s t r a t e g yd r p 系统，他们都具有较为强大的分销管理功能。 1 2 4 分销管理信息系统的优势 分销管理信息系统在以下几方面对企业的分销管理有巨大的作用o l ： 。 硕士论文保健品行业分销管理信息系统研究 1 ) 降低成本，提高效率 分销管理信息系统的建立，可以极大地减少人力资源的投入。传统的分销管理依 靠庞大的销售队伍、简单的业务流程来进行，因而企业每壮大一步，分销成本就成倍 攀升，成为企业发展的沉重负担。分销管理信息化在开始阶段投入较大，但从长远、 全局来看，由于可以利用现代管理流程和先进管理工具，分销成本会大大降低。此外， 分销管理信息系统的建立在降低库存、减少废品率等方匣都有出色的表现。更为重要 的是，分销管理信息系统的建立可以大大的缩短销售和服务的时间，从而大大节约了 时间成本 2 ) 提高质量，促进销售 一方面，信息化强调标准化、规范化、系统化、程序化，可以减少甚至替代大量 不必要的手工操作，最大限度地消除不确定因素，使服务质量得到有效控制和提高。 另一方面，分销管理信息系统的建设将使企业服务的潜在客户市场不断扩大，销售渠 道和手段进一步多样化，并使企业从以事务为中心的传统管理模式向以客户为中心的 管理模式转换成为可能，不断增进用户满意度。 3 ) 强化企业内部管理 分销管理信息系统使管理者对企业内部和外部信息的掌握更加完备、及时、准确， 并实现企业上下级之间、各部门之间、内外部之间的实时沟通，使企业通过对信息流 的管理实现对物流、资金流的更有效管理。 实现分销管理信息化，管理者能够及时控制业务人员的违规销售行为，避免发生 销售员携款出走、走货不入账等责任事故；实时了解业务人员的销售过程及结果，做 出合理的业务评估和部署，加强企业内部监管与监督，降低财务风险。在对包括分( 子) 公司、分销商，连锁店，专卖店等分支机构的管理方面，企业总部可通过信息系统获 取分支机构的各项业务数据，对分支机构实行标准化管理，并实时监控，有效杜绝分 销中的内部恶性竞争、业务操作不规范等现象的发生。 4 ) 增强企业创新能力和竞争力 信息技术的应用一方面使企业通过更加快速地了解市场需求和科技动态，促进科 技成果向现实生产力的转化，另一方面使企业自身的科研开发能力和效率大大提高。 没有较高的信息化水平，企业将失去参与国际竞争与合作的资格。 7 硕士论文 保健品行业分销管理信息系统研究 5 ) 提高决策水平 正确决策是企监谋求长久生命力的保证。信息是决策的基础，信息化使决策者及 时获得决策所需国内外、企业内外的完备信息成为可能；在信息爆炸的时代，信息化 可以帮助决策者排除不良信息的干扰，以正确信息制定出正确决策；决策支持系统、 专家系统、业务智能系统可以帮助企业更加科学、高效地进行决策。 1 3 保健品行业分销管理信息系统概述 1 3 1 保健品分销管理现状 分销是当前国内绝大多数保健品企业所采取的销售管理模式。面对日趋激烈的市 场竞争，很多企业建立了一定规模的分销网络，包括子公司、分公司、办事处、专卖 店、地区总经销商、各级代理商或连锁店等多种形式的营销渠道，这些分销网络是企 业生存与发展所依赖的重要资源之一叫。 随着保健品企业销售规模的扩大，对异地物流和资金流的管理难度越来越大。大 部分保健品企业试图采用人海战术来解决此类问题，多采取派员到分支机构手工管理 分销业务的方式，但实际上这种方式并未使问题得到解决： 由于分支机构的业务数据通常都放在本地，定期将更新的数据报送总公司，结 果由于报送不及时和数据计量粒度不同很容易造成双方数据不一致，不利于企业预导 的决策； 手工统计销售数据容易出错误，账实经常不符，造成汇总数据不及时，不准确； 在分支机构开展的分销管理工作由于缺乏监督等原因，造成大量呆帐、死帐， 却无法及时追究相关人员责任，有些甚至根本就无法找出责任人； 这些使得企业在商品流通领域成本居高不下，企业的生产、市场决策缺乏准确的 量化依据，造成企业资源的大量浪费。目前，许多企业的分销成本已经超过生产成本 和产品开发成本，成为企业总体运行成本的第一大构成要素；解决分销成本的控制问 题，是目前这些企业的当务之急 1 2 1 1 3 2 保健品分销管理信息化现状 在保健品行业对信息化建设的需求臼益强烈的同时，保健品行业的信息亿建设却 举步维艰，从企业角度来讲，保健品企业大都为民营企业，管理水平普遍低下，员工 素质不高，对信息化意义的理解差，推行新的管理模式的执行力极弱。这些都使得保 0 硕士论文 保健品行业分销管理信息系统研究 健品行业信息化建设面临重重困难，除了企业管理的原因外，保健品行业的行业特性 与规范也是实现信息化的一大困难，也是保健品分销管理信息化必须加以重点研究的 问题。 分销管理对于保健品企业来说是其整个供应链体系的重要组成部分，更关系整个 企业命运的关键。现今，一些保健品企业纷纷建立了自己的销售系统，但是这些系统 往往只是一个孤立的系统，仅仅实现的是业务的简单信息化，而非基于供应链整体的 分销管理系统一 总体来说，保健品行业分销信息化不容乐观，主要体现在对企业分销管理信息系 统的认识存在许多误区，没有长期规划、没有系统规划、缺乏信息系统的实施配合能 力、不能通过持续的改进使信息系统发挥更大的作用等方面。不能实现物流、资金流、 信息流的集成统一，大多数保健品企业仅仅停留在业务管理的信息化阶段。 1 3 3 构建保健品分销管理信息系统目标 对于分销管理信息系统的目标并未有一个统一的认识，可以认为是实现。物流” “资金流”“信息流”的全面管理；也可以认为是实现完整的业务管理、物流管理、 资金信息管理的过程。在此，本文针对保健品行业，将分销管理信息系统的建设目标 分成以下四层： 业务层面目标 满足保健品行业分销业务处理是分销管理信息系统的基础目标。在这个层面期望 信息系统能够完成业务处理的流畅和有续。随着保健品企业规模的扩大，必须建立有 效的符合保健品特色的业务管理规则及业务处理规范，通过这些规则和规范将分销环 节中的各个过程有机的结合为一个整体，使公共信息资源在分销渠道内部合理流动， 以减少不必要的差错、提高业务信息的有效运用，将企业业务流程规范化，使企业的 运行效率提高。 。 管理层面的目标 在实现业务处理层面的要求之后，分销管理信息系统还必须能够满足对渠道体系 业务管理的目标，必须能够有效的对保健品企业日常事务进行管理和控制。建立有效 的信息查询是一切管理工作的源泉，同时也是避免“信息贪污”所造成的管理脱节的 一个非常有效的工具。各级管理者可以通过系统的查询实现对各级别中成员的全面监 控和管理。 硕士论文 保健品行业分销管理信息系统研究 供应链层面的目标 能够与外部企业进行信息交互，对于保健品企业非常重要，企业需要拉近经销机 构与企业内部渠道之间的距离。实现相关业务之间的快速便捷的处理，以及相关信息 的及时沟通。 市场研究层面的目标 目前，市面上的软件对于市场研究与调查功能非常薄弱，甚至在许多分销管理 软件中还未见到。但由于保健品行业对市场的敏感性较强，期望能够建立起保健品分 销管理信息系统的市场研究功能。 ， 1 4 本章小结 本章首先介绍了分销的概念以及分销管理信息系统的定义、功能及优势。在此基 础上分析了保健品行业的分销管理现状及保健品行业分销管理信息化现状，指出保健 品企业运用的销售管理软件的不足，最后对本文要研究的保健品分销管理信息系统提 出了总体目标。 l 硬士论文保健品行业分销管理信息系统研究 2 保健品企业分销管理信息系统需求分析 。 面对现今保健品企业面临的分销管理上的诸多问题，本章将针对保健品企业的特 点，指出当前大多数保健品企业面临的分销管理问题，并由此总结出各分销环节所提 出的信息化需求。 2 1 保健品分销模式介绍与分析 保健品企业中，由于企业的组织形式、企业销售规模、企业产品特点，不同保 健品企业采用不同的分销模式，如图2 1 1 1 所示而不同的分销模式对分销信息 系统也有不同的需求。 圈2 1 i i 保健品企业内部分销组织模式 ， 1 ) 总部营销中心+ 分公司办事处模式 这是一种中小型保健品企业常见的渠道模式，其特点是结构简单，易于掌控。 这种模式下，总部营销中心负责接收各办事处发出的订单，并根据办事处的订单中 n 硕士论文 保健品彳亍业分镇管理信息系统研究 所指定的产品品种、规格型号、数量来完成按照订单配货及按时间交货过程。分公 司办事处刚负责本地仓库保管，并根据客户订单和出货量动态的向营销中心订货， 并负责当地的销售事宜。办事处与营销中心之间仅仅实现吲( 产品的流动和产品资 产保管的转移，并不存在交易过程，由此不会产生应收应付。而总部结算中心则全 面负责对渠道组织下的应收应付、发票、账期、账龄的管理，分公司办事处不参加 销售业务的结算工作。 此模式对分销管理信息系统的篙求为：总部使用总部账套，分公司办事处作为 总部的一个业务部门，与总部使用同一个业务账套。分公司办事处与总部之间的商 品移动视同调拨处理总部需能通过系统对下级分公司办事处业务进行实时查询， 客户需能通过系统进行网络订货。 2 ) 总部营销中心+ 子公司模式 较上一种模式而言，这种模式常见于大量采取与不同地域的代理商合股的合作 方式，由此形成众多子公司形式的保健品分销模式。这种模式下，总部和子公司有 两级结算关系，子公司向总部营销中心采购，形成第一层结算关系。客户通过子公 司采购产品，形成子公司与客户第二层结算关系。在此体系下，总部营销中- 1 5 不但 具有订单处理能力，并且具有储运能力、库存保管能力、结算能力、向制造部门要 货能力。子公司与营销中心之间形成了物流、资金流、业务交易流、信息流的完整 流动。子公司要全面负责分公司的人，财、物等信息管理，作为一个独立的实体， 子公司进行着与营销中心几乎类似的工作。 此模式对分销管理信息系统的需求为：总部使用总部业务账套，子公司使用子 公司账套，客户则可通过网上订货与子公司进行业务处理。子公司与总部之间的商 品移动可以视同销售，也可以视同调拨处理。总部可以跨系统查询到子公司的业务 信息( 如销售、库存、采购等) 。 3 ) 总部营销中心+ 子公司+ 分公司办事处模式 这是大型保健品企业常用的分销模式之一，大多数保健品企业按照地域的市场 情况和销售状况来决定渠道组织建设。在产品销售或者是主要的产品消费市场的地 域，营销中心会在此地域设置子公司，并在地区级城市设立分公司办事处，通过两 级地域的销售机构与竞争者展开竞争，在产品市场空间较小的地区则只设立分公司 办事处。 硕士论文保健品行业分镑管理信息系统研究 在这种模式下，多个或单个事业部共用一个营销中心，使其多条产品线都可以 使用统一品牌。此时的总部营销中心是制造过程的产成品的采购者，下游机构订货 要求的货物发送者，全国库存调度的管理者，同时也是子公司及热事处交易的结算 中心，并掌握着整个分销渠道的资金政策。子公司已不仅仅是销售机构，同时也是 管理机构，负责其下属分公司办事处的结算工作。其不仅仅要实现模式2 ) 中所需 处理的各种业务，还需为其下级分公司办事处提供资金结算能力，包括销售过程的 应收款的账期、账龄管理、销售费用管理以及分公司办事处的库存管理等，及时掌 握其货物的进出、客户的购买情况与客户的出货情况。 此模式对分销管理信息系统的需求为：总部使用总部业务账套，子公司使用子 公司业务账套，子公司下属的分公司办事处作为子公司的销售部门，与子公司使用 t 同一个业务账套。系统必须建立从总部到分公司办事处的信息通道。总部可以通过 系统查看分子公司业务数据，子公司可以通过系统查看其下属分公司办事处的数 据，下级机构对上级机构可进行网上要货，客户则可通过网上订货系统与子公司、 分公司或办事处进行业务处理。 4 ) 多事业部+ 多营销中心+ 子公司+ 分公司办事处模式 国内许多大型企业根据其产品线的特征、企业组织及渠道建设策略，设立了不 同的事业部。企业事业部置于企业管理层的统一领导下，并拥有自己的产品和独立 的市场，它既是受企业控制的利润中心又是产品责任单位或市场责任单位，对产品 设计、生产、销售活动负有职责。多事业部制下的渠道组织会多形成一级管理机构， 即企业的最高管理层，并通过此层实现对各事业部营销渠道业务的最终汇集与决策。 此种模式下对分销管理信息系统的需求为：总部及各事业部建立各自的账套， 每个事业部对信息系统的需求可以遵循前面所介绍的三种分销模式的任一种需求而 定，其同时需要建立通往公司总部营销中心的信息通道，通过这个通道实现各营销 中心的市场信息、销售信息、库存信息、资金信息的全面汇总。此外，企业的高层 管理者需可使用分销信息系统所提供的各种分析与评估的软件工具，来判断各事业 都的经营状况，并制定各种分销策略。 5 ) 总部( 包括多事业部) 营销中心+ 子公司+ 分公司办事处+ 专卖店模式 这里的专卖店并非单指传统意义上的企业自建的专卖店，而是指众多保健品企 业建立的自己的零售终端，如专卖店、加盟店、参股专卖店、店中店等。但不管是 硕士论文 保健品行业分锖管理信息系统研究 其中哪一种专卖店，只要不是企业自建的专卖店，都具有独立核算、自主经营的能 力。在保健品行业中对零售终端信息的及时掌握和控制极为重要，所以企业管理者 十分需要通过分销管理信息系统实现对销售终端的管理与控制，即通过信息系统实 现对专卖店的进、销、存，销售与支付的全面管理过程，并通过这种过程实现对零 售终端“存和销”的控制与管理，及时发现客户的需求与投诉。由此，将这种零售 终端群体作为渠道的虚拟层，其行政隶属关系可以是办事处、分公司、也可以是总 部。 此模式下对分销管理信息系统的需求为：系统需建立专卖店管理信息系统，应当 实现渠道体系对专卖店业务信息的获取，并实现专卖店与其企业业务所在地的机构的 网上订单，实现对零售业务的管理和应收应付管理。总部、配送中心使用总部账套， 门店既可以使用自己的业务账套又可以统一用总部账套，其中门店又可分为前台、后 台两个操作端，前台通过p o s 系统进行业务处理，后台安装与总部相连的客户端系 统。当然也可以不配置门店后台，直接与总部账套联接，这完全看自身的管理需求。 2 2 保健品企业分销业务分析 2 2 1 销售业务分析 1 ) 总体业务介绍 营销规划 一般来说，在多层分销模式中企业总部的销售部门负责管理其所有分支机构的分 销业务。总部销售中心主要负责制订总体营销计划并分解至各级机构；价格政策的制 定下发；销售政策制订下发；各种市场活动的策划、组织；媒体投放；销售统计分析 等。 具体业务如销售部门每月接收一次下级机构的要货计划，手工汇总进入销售计划 中，作为总需求的一部分进入主生产计划；销售部门的统计人员统计每次发给分子公 司货物的明细情况；每周、每月统计各片区产品销售周报、月报；每月制作各片区销 售资金月报；每年计算片区销售毛利等。 ， 对外销售 ， 经过对保健品企业的调查，将保健品企业的对外销售业务分为零售、经销、代销 三种。在不同分销模式的企业中，任何一层的机构均可进行该项业务，这完全取决于 企业的销售运作方式在对外销售的业务常常伴有赠品、销售返利等情况。 1 礤士论文 保犍品行业分销管理信息系统研究 零售主要分为内部零售和活动零售两种。其中内部零售包括内部职工零售、外 部零星散户零售、自营专卖店销售；活动零售包括联谊活动，户外活动。 内部零售业务流程为：业务员开单( 相当于销售出库单) 一付款一财务开发票一 仓库出货。 活动零售流程为：财务借货转至联谊活动库一顾客交付订金一出货一收款一发 票。 经销主要针对经销商、加盟店。 经销业务流程：收到经销商订单一分销机构进行订单审核( 信用审核) 一销售出 库单一付款一发票一货物自提。 代销的业务对象为药店、商场、大卖场。 代销业务流程：从分销机构仓库转库至虚拟代销库一代销商通知结算( 盘点) 一 销售出库一结算( 开发票) 销售退货处理 销售退货主要流程为：销售部根据退货清单，处理退货，并将退货信息发送给库 管；符合退货条件时，销售部处理退货单据，发送给库管红字调拨单，发送给财务红 字调拨单和红字、零售销货清单。 2 ) 销售业务中的典型问题 计划预测问题 。 由于手工状态下信息传递的滞后，对库存情况不能及时掌握，导致类似积压、 缺货问题不能及时被发现，往往造成销售计划不能较为准确的制定或及时的修正， 生产调度产生困难。此外，由于保健品对季节有极大的依赖性，所以每到旺季来临 保健品企业的促销频率均会大幅度提高。为了能在旺季有足够的库存商品满足消费 者需求，防止缺货现象发生，下级分支机构在旺季之前均会出现大批量要货行为， 其要货数量一般来源于再下一级机构的要货数量累加放大。然而，这种多层次要货 行为往往导致要货数量的放大失真，产生“牛鞭效应”。造成旺季过后，大量产品仍 积压库中，而淡季销售速率下降，致使许多产品过期作废，为企业带来极大损失。 费用控制问题 保健品企业的营销方式多种多样，其中活动零售( 活动促销、会议营销) 模式在保 健品企业广泛应用。各种保健品的媒体宣传也遍布电视、电台、报纸。然而，下属分 硬士论文 保健品行业分销管理信息系统研究 支机构的各种营销、媒体广告费用与销售状况常常不成比例，应酬费与促销费用居高 不下。总部的对下级机构上报的报销费用的真实性无法查证，往往是下级机构上报多 少，总部就给多少。 价格管理问题 保健品行业渠道复杂，对应价格体系也十分复杂。国家规定有批发价、零售价( 指 导价) ，企业内部有调拨价、实际批发价、实际零售价。对于不同地域的客户同一品 种有不同的价格设定，即便对于同一客户同一品种依然存在不同价格策略( 如数量折 扣) 等等。如此庞大的信息，手工是难以有效维护的，销售人员对于客户所要商品常 常不能及时给出准确报价，引起客户的不满。 客户信息管理问题 对于保健品分销而言，客户信息尤为重要。通过对客户信息的分析，企业可以针 对不同的客户实行不同的促销手段，提高销售成功率。而在手工状态下客户资料大多 分散于销售人员之中，业务员调动离职常常造成客户的资源流失，难以分析客户的销 量状况，难以对客户进行分类管理。 3 ) 销售业务瓶颈问题 由于采用手工管理，总部要及时了解各分子公司和分销商的产品销售情况比 较困难，由于总部缺乏对各地业务的了解，丽无法利用现有资源调配； 手工状态下市场信息滞后且准确性较差，难以对产品的市场情况进行分析， 对市场的变化难以及时发现并制定相应的措施，难以满足总部应对市场及时制定销售 策略的需求； 企业难以及时掌握销售订单信息、应收款情况、产品各种型号、规格、花色 等情况。尤其是保健纺织品，在手工状态下难以按不同花色、质地、大小、型号、功 能的销售订单信息进行分类，给安排生产计划造成困难。 活动销售中无法对活动费用情况进行掌控； 手工管理下，缺乏对订单的跟踪管理，难以了解各销售订单状态，从而难以 明确各笔销售业务所处的位置，容易产生销售管理混乱。 2 2 2 库存业务分析 1 ) 总体业务介绍 。 颈士论文保健品行业分销管理信息系统研究 保健品管理 目前市面上的保健品大致分为保健食品，如汤剂类、片荆类保健品；保健医疗器 械；功能纺织品，如磁疗床具、红外服装等。其中保健食品要进行保质期管理医疗 器械一般入库时为配件，在库内需进行组装后方能出库。 出库业务 出库业务包括相对于外销业务的销售出库、向盘亏责任人进行的销售出库及无法 确认责任人的其他出库、总部或分公司向下级非独立核算分公司办事处进行的调拨 出库。 入库业务 入库业务分为独立核算子公司向总公司的采购入库、盘赢引起的其他入库、对于 总部而言的产成品入库、外部客商的退货入库。 转库业务 转库业务主要针对本公司仓库、代销库、活动库之间的存货转移。 盘库业务 各级业务员定期均需对其仓库中的货物进行盘点，由于库存量较大般采用滚动 盘点方法，但考虑到产品的种类不同，其重要性不同，盘点方式也会有区别。 2 ) 库存业务中的典型问题 库存分配问题 保健品企业的库存分配问题往往表现为有些地区货物积压，有些地区则缺货严 重。而由于手工状态下信息传递的滞后，对库存情况不能及时掌握，导致类似积压、 缺货问题不能及时被发现。 窜货问题 ， 一些不法商家利用保健品企业的价格管理混乱，从价格较低的城市购进保健品而 到价格较高的城市进行销售导致了严重窜货现象，造成企业管理混乱利润流失，而消 费者对同一地区同一产品的商品价格差异也疑惑较大，最终导致经销商品牌忠诚度下 降。 有效期管理问题 保健品企业生产的保健食品，均需对其保质期进行监督管理。然而在现在的手工 操作状态下，许多保健品企业下级仓库管理混乱，对仓库中保健品的生产日期及到期 硕士论文保健品行业分销管理信息系统研究 日期不甚了解，对该类产品难以掌握其先进先出的原则。一方面常常致使一些快要到 期的产品未得到关注而任其过期，造成保健品厂商的损失。另一方面倘若售出过期产 品给客户，必将造成客户的反感，降低其客户忠诚度及品牌的信誉度。 3 ) 库存业务瓶颈问题 由于采用手工管理，总部要及时了解各分子公司和分销商的产品库存倩况比 较困难，由于总部缺乏对各地业务的了解，而无法利用现有资源调配； 手工状态下仓库管理员常常不能及时发现库存短缺或超出情况。给销售业务 带来很大影响： 一些呆滞物品常年存放在仓库内，不能及时发现并处理； 手工管理下，由于单据的传递不及时或丢失，会导致发货的不及时，引起客 户的不满； 2 2 - 3 采购亚务分析 1 ) 采购业务 这里的采购业务主要指的是独立核算子公司向总部的采购，总部的采购业务被纳 入企业e r p 的范围，可以通过下级汇总的要货计划进行关联。 具体业务流程为：总部根据下级子公司传过来的采购订单，进行商品的出入库处 理。子公司仓库部门检验采购商品的质量与数量，无不合格商品以及商品数量与采购 单上商品的数量一致时，进行商品入库处理，同时编辑入库记录，并变更商品在库数 量，财务形成应付；当出现不合格商品或商品数量与采购单上商品的数量不一致情况 时，将合格的商品进行入库处理，并将不合格的商品和商品数量不对的情况通知总部 商品管理部门。当商品在库数量低于预警值时，向总部再次采购。 2 ) 采购业务瓶颈问题 o 手工状态下，向总部传递采购单主要靠邮件、传真，容易造成字迹模糊；并 且手工制单条件下很难保证单据的一致性，准确性。常常出现总部发货与子公司要货 数量、品种上的不一致。 由于子公司的采购主要由下级机构上报的要货申请形成，而传统条件下子公 司与其下级机构不能及时沟通，无法了解下级机构的真实销售及库存情况。常常造成 一采购量大于实际需求量，仓库货物积压 。 j 硬士论文保健品行业分锖管理信息系统研究 2 2 4 应收付业务分析 1 ) 总体业务流程 应收应付业务主要包括集团内部成员单位之间的关联往来业务、与外部客商的往 来业务。 o 对外销售业务，销售出库后，财务审核销售发票生成应收单，当收款完毕则 对应收进行核销。 内部相关交易业务，如子公司向总部采购。财务定期进行汇总对内部交易业 务进行结算后，结算单转财务形成采购方的应付单、销售方的应收单。收付款完毕之 后，对应收付进行核销。 2 ) 应收业务典型闯题 应收账款控制问题： 一 保健品企业经常出现这样的情况，年内销售形势良好，可年终企业的盈利状况却 并不乐观。查看这些企业的现金流量表，不难发现货款回笼是造成这一现象的首要原 因。 一方面在现今的保健品行业，由于消费者的理智性增强及相同类型的保健品层出 不穷所带来的压力，为了能够在保健品市场中站稳脚跟，大多数保健品企业采用先货 后款的赊销，来保证蛊己的产品在市场中的铺货率。另一方面对着保健品市场的越来 越红火，其销售业务也快速扩张，客户数量急剧膨胀：而对于渠道的管理则相对薄弱 的多，尤其对于应收账款，财务管理相对较为混乱，对企业所制定的对账制度又没有 很好的