专业公司采购系统的重点、难点和突破点.doc

专业公司采购系统的重点、难点和突破点 采购作为商业企业整个经营活动的前端行为已经越来越被商业企业所重视随着现代商业的迅猛发展集团公司、连锁商店和跨国经营等概念的出现现代企业的专业分工日益细分也引入了采购与采购管理的概念企业在实施有效的计划、组织与控制职能等采购活动的同时通过实施科学的采购管理合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点等以有限的资金保证经营活动的有效开展为企业降低成本、加速资金周转和提高企业经营质量发挥积极的作用 第一部分专业公司采购系统的重点及新出现的采购模式 在社会化大生产和商品经济条件下采购是工商企业生产经营活动的重要组成部分企业对采购的依赖性越来越大它不仅影响到企业正常的各项经营活动而且对提高企业竞争能力降低经营风险以及对企业的各项经济指标的实现都具有极其重要的作用实践证明企业采购模式（系统）的科学性和先进性是决定企业生存的关键因素随着市场竞争的日趋激烈为扩大市场占有保持商品价格优势企业对采购的要求越来越高重点表现在： 一、随着敏捷制造等先进生产方式的应用要求采购活动更好地适应企业的经营方式满足经营活动不断调整的需要加速采购速度因此采购的及时性越来越重要 二、为了适应市场需求的不断变化企业在调整引进中不断拓展经营范围因此采购准确性的要求日益提高 三、在价格竞争日益激烈的情况下企业对降低成本和提高销售利润率等提出了更高的要求因此采购成本问题也就越来越引起重视 四、为了提高企业整体竞争力要求在整个采购管理中各个环节相互适应防止彼此脱节实现资源整合 五、市场的开放使地域概念彻底破除因此及时准确的信息成为采购的重要源泉 纵上所述我认为专业公司采购系统的重点应该是：改变传统采购方式；树立采购管理观念；进一步创新采购模式 在现代企业管理模式下采购管理的思想、方式和技术要求都发生了相应的变化目前一些比较有影响的专业公司采用了以下一些采购模式： 一、统合采购模式 在传统销售模式下采购、库存、配送、销售等相互分离各自独立缺乏有效的配合难以形成总体最佳的效果现代企业认识到上述问题强调采购的预见性和计划性推行零库存管理实施集中采购、区域提货等方法同时将采购与企划、财务、库存、销售等活动紧密连接起来使得品质、价格、成本、时间、地点等都具有优势 二、国际采购模式 在经济全球化推动下企业国际化经营发展迅猛采购的国际化方兴未艾仅以中国市场为例外商投资商业企业销售额所占我国社会消费零售总额越来越大相反在中国采购销往本土的商品销售额远远大于在中国的销售额一些大型集团不仅在世界各地直接投资办企业开展国际销售而且建立全球最佳采购和供应体系实行国际采购比如世界零售业的巨头把供应枢纽全球采购中心迁到中国内地沃尔玛、家乐福、麦德龙等在世界各地都有自己的采购中心这样就为企业利用有限的资源、降低采购成本和企业的本土化进程提供了有效的途径 三、信息采购模式 在信息技术的推动下采购管理的电子化、信息化和网络化趋势十分显著传统的人力作业的采购方式不能满足现代企业运营的需要它不仅效率低、用工多、成本高、差错多而且缺乏优势不能解决多品种、小批量、地区分散、集中调配和适时、适量采购的要求 四、定制采购模式 现代商业解决了传统商业厂家生产什么自己就采购什么、销售什么实现了市场有什么需求就销售什么的转变采取定单生产、定量生产极大地提高了商业企业市场的被动状况减少了对厂家供货的依赖目前一些有实力的企业建立起以销售为导向的定制采购模式即根据顾客的需求向供应商提出采购清单发展大规模商业定制（贴牌生产）定制采购的商品以商业品牌为主这些商品从企划、设计等环节就有零售商参与以零售商的品牌销售比如华联、联华、农工商等目前都有定制采购商品 五、共同采购模式 共同采购模式是近年来发展起来的新型采购方式是指几家零售商联合向批发商或厂家采购相同的商品近年来共同采购开始渗透到其它领域比如在家庭装潢材料采购上顾客为了压低材料价格、确保材料质量他们联合起来向供应商集中采购这种模式受到不少家庭的青睐共同采购比单一采购有很多优点由于增加了采购量增强了讨价还价的能力降低了采购成本提高了商品竞争能力；由于实行有计划的发货和配送设施等资源得到有效利用既减少了库存也降低了物流成本；由于采购量大供应商愿意为顾客独立开发产品等 以上几种新的采购模式说明采购管理与企业战略的结合日益紧密采购管理的战略化方向日益明朗 现代采购模式有六大优势：一是可以扩大供应商比价范围提高采购效率降低采购成本二是实现采购过程的公开化有利于进一步公开采购过程实现适时监控使采购更透明、更规范三是实现采购业务操作程序化四是促进采购管理定量化、科学化五是实现生产企业为库存而采购到为订单而采购六是实现采购管理向外部资源管理转变 20世纪90年代以后人们更加认识到采购活动对企业经营活动的重要贡献企业战略与采购管理的结合日益紧密了 在实际操作过程中各专业公司必须根据其专业特点的不同采用适合自己实际情况的采购操作系统 第二部分公司所属专业公司（五金、医药）采购系统的 现状及难点 公司所属专业公司是从原来的传统商业模式转变而来它的前身是为了满足社区居民的需求而设立的一些零售网点随着改革开放以来商业的改革步伐日益加快商业企业也经历着一系列的重大变革原来经营的都是些经营范围较为广泛的零售门店和个别规模较小的三级批发部因此采购这门学问或行为不象销售一样受到广泛的注意和研究在采购的环节中我们只重视“勤进快销”的原则甚至在商品短缺时期商品也是有计划地分配给零售企业的 市场经济时代的到来卖方市场转向买方市场采购在企业中的地位日益显示出来已成为企业经营管理中的一个重要环节必须放到企业的经营战略高度来重视 近几年来公司针对自身的状况加快了改革的进程紧紧围绕如何提升企业核心竞争力对公司现有资源进行有效整合通过集约经营实现降本增效通过连锁经营彰显经营特色公司在改革过程中努力打造销售型企业从改变思想观念、改造组织架构、再造业务流程、创新营销体系着手促进传统批发零售业态向销售型企业转变 同时我们也意识到一个传统企业要解决历史遗留的诸多问题也不是一朝一夕能完成的在改革的进程中我们企业的前进步伐要比其他企业来得沉重因此所花的力气也就更大 我们现在已经清楚地看到在传统的采购模式下企业已经暴露出了以下种种采购问题 一、采购过程过多依赖手工作业采购行为无法形成统一的管理程序消耗了很多时间成本和人力成本同时由于反应速度慢很难及时掌握瞬息变化的产品信息、供应商信息和市场行情采购供应双方都不能进行有效的信息沟通互相封锁是典型的非信息对称博弈过程采购成了一种盲目行为 二、同供应商的关系没有客观地衡量标准面对多变的市场企业尽管很注重发展战略伙伴联盟但有些采购人员仍与供应商之间摩擦不断供需关系是临时的或短期的合作关系而且竞争多于合作企业缺乏发展新的合格供应商的渠道即使找到新的合格供应商实现供应商转换的成本也比较高 三、采购方式单一传统采购难以实现根据不同的商品采用不同的采购方式因此企业难以利用适当的采购策略来获得更多的价格折扣降低采购商品的价格 四、采购流程与开销不合理采购流程层层审批过于繁琐采购信息不共享经常存在独立采购和未经批准的采购现象采购过程不透明人为因素难以排除从而导致采购效率低下 五、企业的采购数据难以汇总分析由于采购缺乏系统的管理和控制因此难以进行前瞻性采购而且不利于预测和控制采购中突发问题不利于安全库存的控制另外采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作无法在战略高度上担任起所负责项目的损益分析、评估和决策从而难以优化采购模型使采购管理工作上一个台阶 在传统管理方式下企业通过部门分工实现各部门的合理性和效率性因此传统的采购部门与其他部门保持着明显的界限相互独立但从企业完整的经营活动看各部门都是业务流程的重要组成部分缺一不可采购部门与其他部门的分离导致业务流程的断裂容易发生部门之间的冲突这是传统采购管理模式不合理的基本表现 从以上的分析我们看到目前公司所属专业公司（五金公司、医药公司）所存在的问题： 两个专业公司共性难点：供应商、商品分类管理问题以及采购控制问题；采购人员的素质问题 各自难点：医药公司采购流程的完善（再造）； 五金公司采购信息化管理的应用 第三部分公司所属专业公司采购系统的突破点及解决对策 从传统的采购模式和我们专业公司采购系统的难点分析中我们发现：要完善公司两大专业公司采购系统首先要从其存在的难点上寻找突破口 一、建立和完善供应商分类、商品分类管理系统以及采购的控制流程1、供应商分类管理 将企业现有的信息、供应商信息和入库单有关信息进行组合并记录供应商的信用等级、质量等级、交货周期、历史交易价格使企业能够比较简单有效地进行采购过程的监管将供应商分为A、B、C三个管理等级实行不同方式的管理此外还可随时查询供应商在某时段内的供货情况包括商品质量、实际交易价格、日期以及平均价格等信息通过图表及数据列表做出比较使查询更直观明朗、操作简单 2、商品分类管理 将采购的商品实行ABC分类管理方法按商品的采购量、销售额以及库存等要素分为A类商品（重要）、B类商品（次要）、C类商品（一般）三个等级然后针对不同等级分别进行管理控制 3、采购控制 采购环节往往是企业经营管理中较为薄弱的一环因此要建立采购控制流程可以从以下几方面入手： （1）实物与信息同步入库包括：入库作业处理、库存控制、采购管理系统、应付帐款系统及信息流程等 （2）财务、审计双管齐下包括：建立控制共建点、实行职务分离等 （3）法律法规约束包括：代理权法、合同法、保密法以及公司相关规章制度等 （4）杜绝采购回扣包括：在采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督做到行政监察、财务审计、制度考核三管齐下 二、切实提高采购人员的综合素质 对于采购人员的选用过去一直比较重视的是“防止作弊杜绝收授回扣”的观念因此“忠厚老实”是非常重要的条件但是随着采购的重要性逐渐被认知,采购的复杂性也随之日益凸现它不再是拿钱买东面那么简单的事情,而变成了一门专业采购工作不再是那些只具备忠厚老实品质的人就能够胜任的采购人员必须具备与工作复杂性相适应的素质和能力通过专业化的工作和能力培训达到甚至超过与企业和市场要求相适应的水平因此采购人员的选用对于企业的发展是非常重要的作为现代企业来讲,采购人员必须具备以下几方面的素质： 1、思想素养方面 采购工作没有固定规则可循加上采购行为稽查困难使得采购工作成为“良心工作”因此觉悟高、品行端正是一个采购员应有的基本素质只有较好的思想品德处处为企业大局着想,不贪图个人私利才是做好采购工作的前提因此采购人员应做到以下几点: （1）志士不饮贪泉之水采购人员所处理的“订购单”就是金钱而采购人员本身就是财富的代表拥有采购权的业务人员经常会被各种各样的缺乏优势的供应商所包围只有拥有正直人格的人才能给企业带来财富,才是企业宝贵的人力资源 （2）敬业精神敬业精神是指把采购工作当作一种事业来做大家都知道拥有敬业精神是做好本职工作的基本要求有才华的人具备了这种精神才能作出成绩采购人员敬业精神的好坏会直接影响企业供应情况良好的敬业精神可以保证企业供应的稳定,从而保证企业各方面工作顺利运行 （3）承受困难的毅力采购工作是一项重要、艰巨的工作要与企业内、外方方面面的人打交道,经常会受到来自企业内外的“责难”,采购人员具有应付复杂情况和处理各种纠纷的能力在工作中被误解时能在心理上承受得住各种各样的“压力” （4）虚心、诚心、耐心采购人员和供应商打交道的过程中往往占据主动地位,拥有局面的控制权但是采购人员对供应商的态度一定要保持公平互惠尤其对一些目前还不能建立供求关系的供应商显得尤为重要与供应商建立良好的合作伙伴关系过程充满了艰辛这要求采购人员要有足够的耐心有良好的涵养只有虚心和耐心地同供应商谈判诚心诚意地与供应商交往才会换来对方的合作达到我们的目的 2、知识技能方面 知识和能力既是相辅相成又是相互独立的知识是能力的强大后盾,能力是知识的反映作为采购人员,只有专业知识是远远不够的,参加实践的能力才是为企业带来财富的根源 （1)采购人员应具备的知识 采购人员除了具备扎实的业务知识外还应多了解和熟悉政策、法律知识；市场知识；社会心理知识；自然科学知识；文化基础知识等 （2)采购人员应具备的技能 知识不等于能力,国外心理学家研究表明,要办好一件事,知识起的作用只有1/4,而能力起的作用占3/4,可见能力更为重要要干好采购工作,采购人员同样应具备相应的能力,我们把采购人员具备的能力归纳为以下几点： a市场分析能力分析市场状况及发展趋势分析消费者购买心理分析供货商的销售心理从而在采购工作中做到心中有数知己知彼、百战百胜 b团结协作能力采购过程是一个与人协作的过程一方面采购人员要与企业内部各部门打交道,如与财务部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道了解库存现状及变化等另一方面采购人员要与供应商打交道如询价、谈判等采购人员应处理好与供应商和企业内部各方面的关系为以后工作的开展打下基础 c语言表达能力采购人员是用语言文字与供应商沟通的因此必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条件如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等如果口齿不清只会浪费时间导致交易失败因此采购人员的语言表达能力和技巧显得尤为重要 d成本分析和价值分析能力采购人员必须具有成本分析能力会精打细算买品质太好的商品物虽美,但价更高加大成本,若盲目追求“价廉”,则必须支付品质低劣的代价或伤害其与供应商的关系因此在采购商品时要针对企业的市场定位目标市场等诸多因素来综合分析考虑对于供应商的报价要结合其提供商品的品质、功能、服务等因素综合分析以便采购到适宜的商品 e前景预测能力在市场经济条件下商品的价格和供求在不断变化采购人员应根据各种产销资料及供应商的态度等方面来预测将来市场上该种商品供给情况如商品的价格、数量等 (3）采购人员应具备的观念 树立正确的采购观念引导采购人员按客观规律办事,提高采购工作的质量现代采购人员应具备的观念有以下几个方面： a战略观念即从企业大局出发,把握企业发展战略目标,使采购工作符合企业整体发展要求 b经济观念即在采购过程中讲究经济核算提高购进环节的经济效益货比三家择优而购精打细算节省开支 c市场观念把握市场发展规律调整市场变化趋势善于抓住每一个市场机会 d竞争观念竞争是市场经济条件下的必然现象在采购过程中同样充满了竞争既有采购人员与供应商的竞争又有与同行之间的竞争竞争会给采购工作带来应力因此要善于竞争把竞争的压力转化为采购工作的动力 e服务观念采购过程实际上是一个服务过程一方面为供应商服务在采购过程中着眼于长远利益为供应商提供力所能及的服务如提供信息、协助推销、介绍新客户等；另一方面对企业内部来说采购要为企业经营服务 f创新观念创新观念即出奇制胜一方面在采购过程中要有新招数如开发新货源或选择更好的供应商以提高采购工作的效率；另一方面也要在企业经营项目上独辟蹊径做到“人无我有、人有我优、人优我廉、人廉我转”从而使企业立于不败之地 企业要提高采购人员的知识技能就要对现有的采购人员进行培训特别是专业公司的专业知识培训通过学习采购基础知识采购模式及优化途径、采购物流及表现形式和一系列在实际工作中的操作技巧使他们在工作中不断学习不断积累经验提高自己的业务水平 企业通过分析可确定“谁需要接受培训”“需要种培训”使存在差距的采购人员通过培训得以提高 三、医药公司采购流程的完善（再造） 从医药公司的情况来看传统的管理方式和观念已根深蒂固要想立即改变也非易事这主要是因为： 1、企业采购管理人员思想上抵触流程改变企业为了强化稳定意识不敢轻易改变现有的采购管理模式 2、采购活动客观上比较复杂也不是完全取决于企业本身改进采购管理模式的制约因素很多 3、采购活动对企业流通成本、进货渠道、商品价格等有很大影响因此改进采购模式有可能暂时要注入大量资金 纵上所述医药公司要发展要走在竞争的前列就要勇于创新勇于改变传统的模式改革开放以来国外的商业企业纷至沓来带来了一些先进的管理模式特别是引进了采购管理的理念从采购组织、采购流程、采购考核等方面给了我们专业公司很多启迪 下面就如何完善医药公司采购流程探讨一些设想 1、建立强有力的组织机构 要使采购工作高效而顺利地开展保证商品供应不间断企业经营业务正常运转必须建立强有力的采购机构采购机构的设立应遵循以下原则： （1）精简的原则这个“精”指人员精干；“简”是机构简化尤其突出是解决好人员素质问题 （2）责、权、利相结合的原则“责”指责任起约束的作用；“权”指权利是履行职责的保证；“利”指利益起激励作用这需要对采购机制进行再造确保采购组织工作的有效性 （3）高效的原则必须有高效运转的组织机构确定合理的管理幅度与层次使其对市场信息动态掌握落实简约化工作提高工作效率 2、完善商品采购流程途径 商品采购一般包括确定采购商品种类、选择合适的供应商、洽谈交易条件、商品的导入以及追踪等一系列管理过程 （1）商品采购步骤如下图所示： （2）供应商分类、商品分类管理前面已讲这里不在赘述 （3）建立采购比价系统通过采购比价系统可随时查看采购商品与多家供应商的对照表通过比较价格、质量等级、信用等级、交货周期以及价格、合格率等参数最终确认所选择的供应商是否合理 3、健全采购绩效评估体系 采购人员所采购的商品无法为市场所接受,或不能符合消费者的需求；或者是采购的商品组合、促销方式等不当都会影响公司的整体利润以下为常见的几种采购绩效评估指标: （1）销售指标销售指标应包含销售数量与销售金额以显示其专业公司经营管理能力 （2）存货指标考核存货指标能有效看出采购人员之绩效主要指标包括：存货周转率商品滞销之次数、天数与金额商品缺货之次数、天数与金额数量等 （3）毛利指标进销差比例衡量采购人员为公司所创造的利润毛利指标主要有两种一是售价减进货成本另一种则是实际售价减掉任何的销货折扣或销售退回 （4）利润指标利润指标主要是指毛利减任何因采购、销售及管理等所发生的一切费用此一指标能看出采购的最终结果为全公司最重要之绩效指标 四、五金公司采购信息化管理的应用 1、引进现代化的管理设备 公司近几年来相继对电脑管理系统进行了相应的投资建立了一套能实现多种管理形式的电脑管理系统在运用电脑系统进行管理时我们发现先进的管理设备和五金公司原来遗留下来的操作习惯发生了一些冲突如不改变原来的操作模式企业将不能适应现代企业发展的要求甚至影响到五金公司的对外拓展进程 五金公司要改变原来的操作模式就是通过对电脑软件的修改（或增加功能）使得零售门市的动态库存和销售情况能在配送中心（或批发部）及时反映采购部门通过每日的销售情况和库存情况可以得出以下数据：某商品库存动态情况（销售动态情况）、某商品分布流程情况、某商品批量采购情况、某商品阶段动销情况、某商品的库存调拨情况、批量作价分析、采购次数与采购成本分析等等通过对商品各种数据的采集和分析从而可以顺利地降低采购成本有针对性地对某种商品做市场营销通过信息化建设实现了对终端商品的管理从而能够做出更准确的决策 2、建立采购信息平台（数据库） 五金公司在生产资料购销过程中长期以来与许多客户建立了良好的供应关系随着信息技术的发展许多客户在采购管理上都相继采用了信息技术与供应商的关系是采购管理的一个重要方面对于采购和供应双方来讲都要考虑成本和利润、长期伙伴和短期买卖关系等问题好的供应商最终会带来低成本、高质量的产品和服务因此如何建立采购信息平台是五金公司目前所面临的一个难点和突破点 目前在现有的电脑管理系统中只要新开发一个采购管理系统的软件就能实现这项功能下面就采购数据解决方法的开发提供一些参考 （1）供应商管理 供应商管理模块通过加强对供应商的管理改善了采购企业与供应商关系,使采购企业对供应商的管理由原来的交易管理转向关系管理同时又提高了采购效率和采购质量为采购企业长期的可持续发展战略提供了有力的支持 主要功能