企业人事档案管理制度范本.doc

企业人事档案管理制度范本 企业人事档案管理制度范本 一、总则 第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化使其更有效的服务于企业特制定此制度 第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整 第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理必须依照本制度进行 二、人事档案的管理体制 第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作没有人事部的由机构负责人指定专人进行保管分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管 第二条企业人员调动时调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好转交到调入部门人力资源部保存 第三条企业人员借调时员工档案仍有原部门进行保存但借调部门必须存有借调人员档案的复印件档案的复印件内的材料应与原件保持一致 三、档案管理的要求 第一条企业须由专门的档案室存放档案由专门人员负责管理企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室没有条件的须购买档案柜存放档案 第二条正式员工的档案使用档案袋存放企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋档案袋的规格为30*24cm外部有密封线缠绕封口试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存转为正式员工后按相关要求存放 第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等以便查找 四、人事档案的管理规范 第一条档案的分类 (1)试用期员工和临时工档案主要包括的内容有：员工个人简历员工等级表身份证、毕业证和相关证书复印件试用期劳动合同入职培训期间的考核表和评价表申请转正的相关材料等 (2)正式员工档案主要包括内容有：员工个人简历员工等级表身份证、毕业证和相关证书复印件劳动合同及相关协议在岗培训期间的考核表和评价表季度/年度考核材料岗位升迁调动材料奖励惩罚记录重大科技成果等 (3)离职员工档案主要内容包括正式员工档案的所有内容另外增加离职申请、审核和交接方面的材料劳动关系解除方面的材料等 第二条档案的归类 人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别若材料内容涉及多种类别时按其主要内容归入相应类别 第三条档案的排列 人事档案归类后相关材料的排列应按照时间顺序依次排列时间最久的排在最前面依次类推这样排列的好处是便于查阅同时可以反映出员工的职业发展历程 第四条档案的编号 档案的编号方法很多如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等目前企业采用的是汉语拼音法具体方法如下： (1)档案排列顺序按拼音字母的次序排列由姓开始姓第一个字母为a的排在最前列依次类推;第一个字母相同的按第二个字母的顺序排列同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列 (2)重名的人员按入职时间的先后顺序排列入职时间早的排在前面入职时间晚的排在后面 五、人事档案所提供的利用方式 (1)查阅相关利用人到档案室查阅档案资料时必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由查阅的内容 (2)调阅相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记并取得档案管理部门主管的核准调阅期限为7天逾期未还者须办理续借手续档案管理部门也须及时催还档案调阅期间不得转借、调换需复印的要到档案管理部门登记 (3)出具证明材料对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时必须经过档案管理部门主管审批并加盖部门公章后才能发出 (4)其他 六、档案的保存期限与销毁 (1)人事档案须永久性的进行保存对于离职、辞退、开除的人员自离开之日起满一年经过部门领导的审核后方可销毁档案 (2)档案销毁必须填写申请单报人力资源部审核、批准、备档人力资源部指定专门人员进行销毁负责销毁的人员