精编时间管理与自我管理培训课件.ppt

时间管理与自我管理,小故事,有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道了，在这个紧要关头最主要的是我要跑得比你快。”,课程结构。,1、时间管理概论2、时间管理之道3、浪费时间的解决方法4、人生目标管理5、突破思维格局,时间管理概论,时间的意义,2.时间对您意味着什么,1.您有足够的时间吗,3.您如何对待时间,4.您还有多少时间,时间圈,假如每一个人60岁退休，把这60岁减去你现在的年龄，计算一下，你还剩下多少小时。,岁,X220工作日X8小时,60,岁,现在年龄,退休年龄,时=,至退休前的工作时间,小时,X220工作日X3小时=,X145工作日X12小时=,小时,小时,至退休前的工作时间,你的时间资产,小时,_,时间盘点,典型的错误工作作风产生原因：不知道把时间花到什么地方处了不知道完成一项任务需要多长时间不知道迄今为止所表现出的工作作风的优缺点不知道哪些因素防碍自己的工作业绩所以我们要对我们的时间进行盘点,1、时间利用分析,2、时间损失分析,3、耗时因子分析,时间盘点,时间消耗的测量,时间损失的错误根源,不必要损耗时间的原因,时间管理方法,清单,活动,时间价值分析,干扰打断,时间盘点的步骤,时间管理的致命禁忌,迷惑：目标是什么？犹豫不决：我们该做什么？精力分散：精神和体力超负荷？消极拖延：可以等明天？完美主义逃避打扰,时间管理的发展.,第一代备忘录型,第二代事先规划安排行程,第三代规划、制定优先顺序，操之在我,第四代强调一切以自然法则为中心的罗盘理论,案例分析,我叫王力，现在一家公司担任销售业务主管，自从我担任这个销售业务主管工作以后，每一天都感觉非常的疲劳，而且我的上司，销售经理对我的绩效好像还不是很满意，所以我今天想把制订的一份计划出来与大家分享一下，请大家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制订了一个一周的工作计划。今天上午一上班，一进办公室，首先第一个先修正一下我的计划，然后再做今天一天的工作计划，下面是我的一天工作计划的一个清单。,首先我今天必须拿出3个小时的时间来制定一份与华金公司价格谈判的工作准备，同时还要做出跟他签约的准备；我还要拿出2个小时的时间做一份给中实公司的合作协议书，而且要在下午上班之前传给对方；另外我还要用将近1个小时的时间通过电话拜访十二个客户；中午的时候我要和我的销售经理共度午餐，大概用1.5小时来探讨一个关于促销的活动；同时我还要阅读一下公司里的内部文件，内部刊物这大概要10分钟时间；同时因为我并不是每时每刻都在办公室，我还要接听一下我的电话留言，并且做一下记录，这大概要15分钟；我还要把我的一些工作文件整理归档，我估计要1小时的时间；,同时今天还有一个工作计划的改动，原订于周五的一个业务工作会议，被调整到今天下午的三点钟；同时还要处理一下我的一个大客户他原订于本月5号要到的货没有到，我要处理这个事情，这两件事总计要2小时的时间；同时还要跟我的业务人员共同讨论一个索赔的案件，这个要占用我1小时的时间；而早上我刚进办公室的时候，人力资源部的经理找到我，说在明天上午前一定要我把新员工的工作表现报告写出来交给他，我考虑最起码要占用我1小时的时间；另外我在写今天的工作计划时，我的经理进来了，要求我今天必须拿出近三个月的业绩报告。我没有细算，也没有仔细看具体今天要用多少时间，但我知道我今天恐怕又是一个不眠之夜了。,第一步:将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；3、4象限为不重要。,第二步：根据各项工作的完工期限，远近分为1、4为急迫的；2、3为不急迫的。,紧急,重要,紧急又重要,重要不紧急,紧急不重要,不重要不紧急,造成干扰的事、电话信件、报告某些会议许多迫在眉捷的符合别人期望事,四象限工作性质分析.,不急迫,急迫,不重要,重要,忙碌琐碎的事某些信件某些电话浪费时间逃避性活动,紧急状况危机迫切的问题限期完成的工作,准备工作计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立保持身体健康,第三步：对王力的工作定位，并分析工作现状,重要,不重要,急,不急,与华金公司的讨论定价3H中实公司的合作意向书2H天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前1H,品质部明天要顾客意见反馈总结报告1H,共进午餐，讨论促销会1.5H商讨索赔案处理1H,阅读内部刊物10分钟打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档1H,第四步：问题与措施,第一象限：抓紧做；返回第二象限第二象限：重点做,按计划步骤做；为明天准备第三象限：不花时间；少花时间；授权部下做第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，争取自由返回一、二象限,将4个象限时间合理的科学配置，将会遇到六项阻力，,第五步时间价值=工作价值,阻力,控制,计划,组织,决策,指挥,信息传递,第六步：系统思维,面对变化的环境应变能力要强突出第二象限管理法，牢牢抓住关系企业持续发展，价值创造的大事，上下左右系统思维步调一致,第七步有效运用工作日程管理表,分析每项工作的性质，排出优先次序,将每天工作内容列入表格,拟定处理对策,时间管理之道,最适状态,效率,方式,效益,时间管理之道,A、生物节律识别,生物节律体力周期23天情绪周期28天智力周期33天,B、设定目标：规划好您的人生与事业,设定目标的意义找到目标境况分析目标表述总结与评估,C、4D原则,(DropitorDeleteit)-是否有必要(Delayit)-为什么是现在(Delegateit)-为什么是我？(Doit)-亲自做,D、授权,1,1.等待批示,2.问,3.提出你最好的想法,4.自已判断，让我知道你做了什么,5.自已判断，定期报告。,6.自已判断，不用报告。,授权水平等级,E、阿尔卑斯山方法.,（A）列出任务第二天想要完成和必须完成（L）估计工作需要的时间（P）60：40规划预留机动时间经意外事情（E）决定优先、删减和授权.（N）事后检查将未完成的任务转移,F、帕雷托时间管理原则（80/20）,得到20的效果得到80的效果.,产出,造成,消耗80的时间消耗20的时间,投入,帕雷托时间管理原则（80/20）,G、ABC法则,任务消耗,100,35,15,65,85,100,浪费时间的解决方法,浪费时间的原因,害怕冒犯别人,希望保持消息灵通,自我膨胀,享受社交的乐趣,解决方法,阻绝干扰,集合电话,电话干扰的原因及解决方法,不速之客的原因及解决方法,（1）延后处理（2）把访客转交给别人（3）另外安排时间（4）学会过滤（5）不要让别人找到你,用人不当的原因及解决方法,1、公司雇人程序出了错2、该职位提供了不正当的训练,1、教导员工善用时间2、提升员工时间管理的成本意识,社交闲谈的原因及解决方法,（1）过滤访客与电话（2）衡量办公地点是否恰当（3）设置一些暗示社交时间的结束技巧.,权责混淆的原因及解决方法,权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。,定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定权责对等,沟通不良的原因及解决方法,1、不明白事情的重要性2、没有时间3、没有倾听4、沟通的目的不明确5、时机不当6、沟通的机会不够,（1）学会倾听（2）使用恰当的字眼（3）运用非语言式的沟通,进度失控的原因及解决方法,进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。,解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后谁汇报等程序，拟定详细的计划。,会议耽误的原因及解决方法,会议没有适当的准备，或者没有会议目的会议没有议程开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会开会没有计划会议过多或会议时间过长不能准时开会，或者不能准时散会开会时有外来干扰讨论脱离议程的内容浪费时间会议没有结论，甚至会而无议，议而未决没有追踪对会议的执行情况,1、会议要有目的，没有目的就不开会2、召开会议首先安排会议的议程3、对找错人参加，参加的人数太多，太少的解决方法4、安排适当的计划5、会议的时间和次数要适当6、务必准时开会与散会7、应付干扰、提高效率的办法就是制定规则8、对于脱离讨论议题的解决方法9、会要有议，议要有决，决要有行10、追踪会议决议的执行,搁置的原因及解决方法,不明白问题所在没有目标，优先的次序、完成的期限不明确没有自我奖励遇到急事立刻反应桌上一片混乱，没有条理缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性没法把事情分派出去，授权不当接受干扰变更优先程序不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成,1、应明白问题所在2、对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法3、自我奖励4、遇到急事不立刻反应5、对于桌上一片混乱，没有条理的解决方法6、对于缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性的解决方法7、学会授权8、排除干扰9、保持优先程序10、对于不完全和不可靠的资源妨碍工作的完成的解决方法,危机应付的原因及解决方法,不明白事情的重要性没有预期会发生问题反映过度把问题当危机看忙着救火做事拖延工作时间预算的不切实际机械故障，人为错误部属不愿透露坏消息因重要人物提出要求而引起的过度反应进度失控,1、解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素2、把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后提出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。3、反应不要过度4、事前预防5、做事不拖延6、工作时间预算的要切实际7、减少机械故障、人为的错误8、部属要透露坏消息9、因重要人物提出要求而不要引起过度的反应10、进度的失控要防范,事必躬亲的原因及解决方法,1、管理人员的上级引导学会让他独当一面不断地教他要接纳错误，从错误中学习引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制2、管理人员自身应注意学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一具阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情,人生目标管理.,人生的领域,心,心灵净化,理财规划,休闲艺术,家庭和谐,身体健康,事业工作,心智成长,人际关系,Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的,SMART,目标,目标设定的步骤,1、强烈的欲望2、信念、信仰、信心3、白纸黑字写下来4、要问自己怎么做5、分析现在的位子6、你有哪些障碍7、所需要的知识8、谁是你的客户9、坚持不懈的努力,21项时间管理策略,1、确定明确的目标2、这些目标要去分割、量化3、方向大于效率4、目标要与价值观吻合5、明确详细的计划6、每天的目标必须完成7、辅助方案8、固定的时间做计划9、每一件事情都要设定期限10、马上行动,11、辨清事情的轻、重、缓、急12、把重要的事情办成很紧急13、改变自我的意向14、专心专注于每一件事情15、遵循40/30/30法则（被动/主动/突破）16、第一次就把事情做对17、检讨是成功之母18、做最有价值的事情19、每天30分钟独处时间20、注意行动的姿态21、把握痛苦和快乐的杠杆,突破思维格局,思维方式与思维系统,电灯是否发光，首先取决于所在的电路系统是否正常，同样，我们能否卓越，首先取决于我们的思维系统是否卓越。思路决定出路，思维的广度和深度决定人生的高度。,人生的状态,思维最佳状态：灵从心动、心思则动、动之则灵,爱拥有快乐人生的根源四神：知足、感恩、善解、包容三宝：舍得、放下、忘记心核以德为先，背负责任内圣、回馈社会、接受、负责、每天进步一点点,心幔积极心态，在黑暗中发现星星,动作创造情绪，生理状态影响心理状态不是因为你快乐而笑了，而是因为你笑了才快乐一时心境一时心动，长久心境长久行动，永恒心境永恒行动三大层次：态度、激情创造奇迹、信念两大因素：改变生理状态、改变注意力,心壳外圆内方，外化而内不化,外化：随俗顺世，使自己隐逸在俗众之中。内不化：内心以圣哲典范与天地自然同类。压力调整:我们不能左右天气，但可改变心情获得最强精力：保健、体态（身体语言）、礼仪.,人类大脑中最优秀的软件,广义习惯,在影响人行为的诸多因素中，最厉害的便是习惯,成了习惯，触发时间通常没有过程我们人类的行为大部分是习惯性的习惯是我们人类大脑最优秀的软件,可跳跃成长：速度致胜学习力是关键,命运不会奖励那些努力工作的人，只会奖励那些既努力工作又用对方法的人,终身“充电”：不要让今天的学习成为明天失败的开始,自觉不会,自觉会,不自觉会,不自觉不会,习惯,突破格局：抓住第五代时间管理核心,生命思维七成面（