易石库存操作使用手册.doc

蓝凯科技科技有限公司186551155911、登陆库存主要业务介65298638蓝凯科技有限公司2、设置凭证模版及其他参数(核算日期设定、凭证修改限制设定、设置限价模式、设置报表模板)3、基本资料设置3.1设置仓库3.2设置仓库授权3.3设置财务科目3.4设置供货商资料3.5设置订货商资料3.6设置物品类别明细3.7设置库存物品助记码3.8设置物品模版3.9设置非出品部门领料对应的成本或费用科目3.10设置物品采购控制价格3.11设置物品货位信息4、物品初始化5、验收入库单6、退货出库单7、部门领料单8、部门退料单9、内部加工单10、仓库调拨单11、库存盘盈单12、库存盘亏单13、电子秤13.1电子秤收货13.2设置电子秤称重物品清单14、其他特殊工具14.1库存凭证检查14.2导入菜谱数据14.3物品编码转换15、结转处理15.1日结业务处理（日结生成财务凭证)15.2更新自动销售单的物品价格15.3根据成本卡和销售数据重新产生自动销售单15.4预估入库月末价格处理15.5更新物品价格异常15.6取消日结业务处理15.7凭证封存16、库存盘点16.1物品明细汇总表16.2物品类别汇总表16.3凭证分类汇总表16.4物品明细汇总表（计数数量）17、物品查询18、报表查询18.1 耗用-成本统计表18.2 耗用-部门领料汇总表18.3 耗用-供货商关联物品统计表18.4 采购-供货商供货汇总表18.5 采购-供货商供货明细表18.6 采购-物品采购价格表18.7 综合-凭证汇总表18.8 综合-采购耗用汇总表18.9 综合-直拨单查询18.10 综合-代经销汇总报表18.11 综合-其他单据汇总表18.12 系统-物品模板19、前台日终自动出库20、保质期20.1保质期管理21、主界面说明22、库存管理注意事项1、登录功能说明： 主要供操作员在使用“库存管理”模块之前进行身份验证。操作时，先用鼠标点击下图画红色框里面的“库存管理”菜单项：系统弹出如下界面：根据界面提示，输入“用户编号”、“登录密码”，然后选择“登录”按钮进入系统。注 意：“登录训练模式”，平常不需要选中，只有在操作员使用训练库用来练习操作时，才建议 选中。如果系统存在自动销售或者是配送送货且还没有操作价格修复功能，那么系统提示如下 操作：如果你要进行价格处理，则点击“确定”按钮，反之选择“取消”按钮。价格处理的作 用主要是针对自动出库的物料，系统生成他们对应的出库成本。前期准备工作：库存管理最终目的就是管理，为了方便管理，我们在首先要清楚库存管理 都能实现什么功能，它们的作用都是什么。我们要做的工作就是要清楚最初的基本设置， 明白这些之后我们才能明白建设一个库需求什么。要明确酒店使用的所有物品名称，归 属类别，供货商资料，以及对应的核算财务科目类别。2、设置凭证模版及其他参数功能说明： 主要供操作员对使用库存管理的基本参数进行设置，如：单据模版、盘点日期、价格限制、打印及显示设置等。操作时，用鼠标点击【设置】下面的“3.1 设置凭证模版及其他参 数”，具体操作界面如下：2.1 打印和显示设置2.1.1 物料出库数量显示为正数：正常情况，库存数量和金额都是显示负数，如果 把本选项选中，则在相关查询和统计界面，出库的数量和金额显示成正数。2.1.2 录入凭证时自动打印：系统一般情况是凭证保存后，暂时不打印，如果需要 打印，则在主界面浏览查看单据的时候，对选中单据再进行打印。选中本项功能，则凭证在 编辑保存的时候就自动打印。2.1.3 打印凭证金额圆整到元：系统金额一般到分，如果在打印的时候，只显示到 元，请你选中这个选项，否则就不要选中，建议不选中。2.2 自定义库存凭证打印名称 用来设置凭证的抬头名称。2.3 月份盘点日期设置 主要用来库存月末盘点的日期设置，系统提供两种日期选择，一是通用的从月份的第一天至当月最后一天，来算一个月；另外一种就是上个月的 26 号开始，到这个月的 25号截止，算一个月。2.4 入库单采购价格填写的限制2.4.1 不限制，根据入库单如实填写：不限制价格，是多少填写多少。2.4.2 限制上限，输入的采购价格不能超出设置的采购价格：系统设置了采购限价， 选中本项，则输入的入库价格只能小于等于采购限价。2.4.3 完全限制，只能输入数量，金额根据设置的采购价格自动填写：启用本选项，则填写入库单的时候，价格是系统自动取的采购协议价（需要在采购收货模块去管理协议价 格），操作员只能输入数量。2.5 权限设置2.5.1 具有库存管理权限的操作员能够修改删除自己录入的凭证：选中此项，就是 具有“库存管理权限”的操作员能对自己录入的凭证进行修改和删除操作。2.5.2 具有财务管理权限的操作员能够修改删除他人录入的凭证：选中此项，就是 具有“财务管理权限”的操作员能对他人录入的凭证进行修改和删除操作。2.6 模版编辑2.6.1 电子秤模版：如果不编辑，则打印时，系统取的是默认模版，如果要根据自 己的实际情况进行打印，则需要先用鼠标点击“编辑”按钮，系统弹出编辑窗口，如下图：明细栏目。这里的图标主要是用来对输出栏目加线条出的单据是用栺子框起来的，则可使用此 标点击这里的图标，然后把鼠标移劢到要后单击鼠标左键便可以实现。建议把边框这里是明细栏目的相关属性，在设置同一种明细栏目时，必须要保证他们的数 据来源是同一个，通过改变右边的属性来显示丌同的内容。根据界面提示，你可以编辑输出内容，比如：字体、输出栏目、加边框等。本模版主要用于电子秤称重打印，编辑后需要点击保存按钮进行保存。如果你不需要自己定义 的模版且启用系统默认模版，则操作“删除”按钮，删除自己编辑的模版，在打印时系 统自动取默认模版。对于编辑的模版，系统默认情况下是直接打印的，如果你想预览打 印，则在相关目录下找到对应文件，如下图：找到电子秤模版文件“ItemBuyCheck.rtm”，然后用记事本打开，如下图：如 果 要 预 览 打 印 ， 则 把 这 里 的“Printer”替换成“Screen”，然 后保存即可。2.6.2 通用模版：主要用于打印加工单、盘盈及盘亏单等。2.6.3 入库单模版：用于打印入库单或退货单。2.6.4 部门领料单模版：用于打印部门领料单及退料单。2.7 其他操作2.7.1 物料助记码由系统临时生成: 默认不选中，如果选中，相关功能界面检索助 记码不是从数据库取，而是临时生成，以解决数据库助记码长度不够问题（数据库最长 只能保留 10 个字符）。选中次选项，速度会有一点影响。2.7.2 入库单编辑不考虑输入税金: 软件支持增值税功能，如果客户在使用的过程 中，不需要考虑税金，则可以选中本项，在填写入库单据的时候，屏蔽相关税金输入栏目。3、基本资料设置功能说明： 本功能主要用于设置软件的基础资料，软件在正式使用之前，一般建议通过本项功能操作，把库存操作的基础资料补齐，然后才正式进行相关业务数据的录入工作。3.1 设置仓库 对业务设计管理的仓库名称进行设置，具体操作界面如下：根据界面提示，选择“新增”、“修改”、“删除”等操作。3.2 设置仓库授权 系统里面管理的仓库有很多个，可能是分不同的人去操作的，且相关人员只能操作指定的仓库，那么，你就可以通过使用本功能来对操作员能操作的仓库进行授权，具体 操作界面如下：注意：系统设置的是不能操作的仓库，如果你不设置，表示对应操作员对所有仓库都是可以操作和查看的。设置时，用鼠标双击对应的操作员，然后根据界面提示，设置不能 操作的仓库，然后保存。3.3 设置财务科目 软件在使用的过程中，需要根据物料类别对对应的物料设置“采购库存科目”、“领用成本科目”、“配送收入科目（启用配送的时候才需要）”，本功能主要是对相关的科目 来源进行管理。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.3 设置财务科目】，具 体操作界面如下：如上图所示(本软件采用的 2003 年小企业财务制度所规定的库存科目，常用科目有 下划线标示)左侧的库存一级科目分为：1211 材料(即原材料)1231 低值易耗品1243 库存商品1244 商品进销差价1251 委托加工物资1261 委托代销商品1281 存货跌价准备1501 固定资产1502 累计折旧1601 工程物资1603 在建工程 右侧的成本一级科目分为：1301 待摊费用1901 长期待摊费用5401 主营业务成本5501 营业费用5502 管理费用1211 材料类：餐饮企业用的原材料就是日常制作部门用来加工成食品菜品提供个 客人，我们把这些所用到的原材料进行归类处理，把这些大类都归属到“1211 材料” 这个一级科目下。例如我们生活常识种可以分：肉类，蔬菜类，调料类，水果类，海鲜 类，茶类等等，具体的分类要看具体企业的习惯以或是他们习惯的方式。这个没有固定 的模式，可以灵活处理。1231 低值易耗品：一般是 1000 以下的物品，在这个科目中主要就是把一些办公用品，酒店用具，常使用的辅助工具等。例如办公耗材，餐具，清洁用品，厨具，日用品， 工服等等。具体设置也是没有固定模式，看具体情形可以灵活变通。1243 库存商品：一般是酒水，香烟等, 这个科目中，主要放在“商品”上，所谓 商品就是直接可以出售，不用经过加工处理的东西，在这里我们主要是针对酒水，香烟， 一些礼品等等。以上三大类没有固定统一分类方法，对于有的存在歧异的分类方式，在这里我们要 视具体情况来定，例如：有一酒店，他们的茶既做为原材料来加工比如茶水，或者某些 菜品中用来做配料，他们还直接把茶作为礼品可以让顾客购买，这个时候可以换一种名 称在两个一级科目中分别建立大类如：1211 茶类；1243 礼品茶类。当我在“科目名称”中输入类别名称，系统会自动产生它的库存科目代码和成本科 目代码，而且会自动把成本归属于 5401 主营业务成本一级科目下。主营业务成本是营业成本 例如：一般客户的库存分类是，干货、调料、豆制品、时蔬、粮油、海河鲜、冻品等，都是对应的材料&主营业务成本。 营业费用是营业产生的费用 管理费用是管理产生的费用添加时，两者之间的关系是：添加肉类，需要选择材料，然后再选择主营业务成 本，在科目名称中输入肉类，会自动生成肉类库存和肉类成本。常见对应关系如下图添加类别库存成本肉类材料主营业务成本蔬菜材料主营业务成本调料材料主营业务成本酒水库存商品主营业务成本香烟库存商品主营业务成本营业低值低值易耗品营业费用管理低值低值易耗品管理费用3.4 设置供货商资料设置供货商资料这也是很重要的一个工作：在财务管理中，我们想查看应付帐款， 主要就是针对供货商；另外，整个库存物品都是通过自购或供货商来提供，填写供货商 资料便于明确物品的提供者。库存管理模块的日结业务处理过程，除了产生库存物品的 相关帐务科目数据之外，还能够根据验收入库凭证生成应付帐款数据，提供给饮易石 软件帐务管理模块进行后处理。这就要求整理供货商的资料并录入计算机。在操作入库单或者退料单的时候，必须选择供应商，用于产生应付款以及质量出现 问题的时候知道是谁供应的，本功能主要是对相关的供应商资料进行管理。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.4 设置供应商资料】，具体操作界面如下：根据界面提示操作“增加”、“修改”、“删除”按钮，实现对供应商的新增、修改和删除，需要注意的是：在操作“修改”和“删除”供应商的时候，先要选中要操作的供 应商，然后在进行相关操作。如果供应商比较多，可以在查找处通过输入供应商的编码 或者名称助记码进行快速检索。以“增加”为例，点击“增加”按钮，具体操作界面如 下：编号属于系统自动生成，根据界面提示，建议尽量把供货商资料输入完全，方便以后工作交接。对于每个分店，都要设置一个叫自购的供货商，对应的人员是店内采购员。 因为严格意义上来说，采购员也是属于一个供货商，无非是己方人员罢了。如果这个供 应商开增值税发票，则填写对应的税率，反之输入 0 就可以，这里输入的税率在填写入 库单或者入库退货单的时候用到。所属店名不需要填写，在详细输入相关资料后，选择 “确定”按钮进行保存。3.5 设置订货商资料 在操作送货单的时候，必须选订货商，用于把或送给谁以及产生应收款，基本上是操作配送模块的时候使用，如果只是使用库存模块，这里就不需要去操作设置。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.5 设置订货商资料】，具体操作界面和方法参考 “3.2.4 设置供应商资料”。3.6 设置物品类别明细 系统在正式使用之前，必须要把物料类别及所包含的物料资料设置好，本功能就是用来管理相关资料的。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.6 设置物品类别 明细】，具体操作界面如下：这两个按钮为修改和删除按钮，当左下角的光标定位是在类别上的时候，这两 个按钮显示和功能是对物料类别的。如 果光标定位在物料明细上，则这两个按 钮分别显示为“修改明细”、“删除明 细”，此时你操作这两个按钮时，是针 对物料明细的。当物料特别多的时候，如果你要对 物料进行编辑，查找可能特别麻烦 为了实现快速定位，你可以在这里 入物料的编号或劣记码来检索实现。物料主要有 3 个规栺：1、供货规栺，2、 库存规栺，3、成本卡规栺，如果想对所有 物料这三个规栺的对应关系进行批量设置， 请操作这个功能。郑州丰之捷计算机科技有限公司 河南易石项目服务中心择“新增类别”按钮，具体操作界面如下：52按上图所示填写内容，其中“配送销售对应的收入科目”只有在配送模式下才有效， 单店无效，可以不用填写。如果无对应的财务科目，可以点击“新增财务科目”按钮来 添加财务科目，详见如何设置财务科目。本系统在操作填写出库单的时候，默认情况下 单价是按移动加权平均的计价模式来实现的，当然操作员也可以把某些物料改写成可以 手工改价模式。设置所有物品出库采用加权平均：把所有物料设置成出库单价是按移动加权平均 的计价模式。设置所有物品出库采用手动设价：把所有物料设置成出库单价是按移动加权平均 的计价模式，但是手工可以修改。输入完相关信息后，选择【保存并新建】按钮，保存新建类别并继续在当前窗口添 加新类别。如果选择“保存并退出”，则保存新建类别并退出。徐泽【修改类别】按钮，具体操作界面如下：设置当前类别所属物品为库存有存量：把当前编辑类别对应的所有物料设置成库 存有存量物品。库存存量物料主要指仓库里面是有库存的，比如：干货、调料等，库存 不足的时候再去采购，收货进行入库进入仓库。在配送中心操作配送模块，填写采购订 单取外部订单的时候，如果对应物料是存量物料，则系统是不取的。物品为库存没有存量：把当前编辑类别对应的所有物料设置成库存没有存量物品。 库存非存量物料主要指仓库里面是没有库存的，比如：蔬菜、鲜货等，需要的时候随时去采购，收货进行入库时直接做直拨。 设置当前类别所属物品出库采用加权平均：把当前编辑类别对应的所有物料设置成出库单价是按移动加权平均的计价模式。设置所有物品出库采用手动设价：把当前编辑类别对应的所有物料设置成出库单 价是按移动加权平均的计价模式，但是手工可以修改。选择“新增明细”按钮，具体操作界面如下：编号：必填内容，不允许重复。名称：必填内容，不允许重复。 订货规格：可填内容，即供货商送货时的最小单位，例如箱、盒等，一般是供货商按供货规格制订价格的时候用，建议不填，因供货规格多变，手动换算为库存规格即可。 与库存规格换算关系：必填内容，默认为 1；即订货规格/库存规格=与库存规格换算关系。 库存规格：必填内容，即领料的最小单位，例如斤、瓶等。 库存与成本卡换算关系：必填内容，默认为 1；即库存规格/成本卡规格=库存与成本卡换算关系。 成本卡规格：必填内容，默认跟库存规格一致，做成本核算时才会用到，如果客户没有成本核算需求，则保持默认；即用料的最小单位，例如克，ml 等。 最大库存量：可填内容，默认为 10；库存物品的上限，高于上限时，盘点的时候会有报警。最小库存量：可填内容，默认为 0；库存物品的下限，低于下线时，盘点的时候会 有报警。并且配送模块在采购订货时启用智能配货补足库存下限时会用到该数值。计数规格：可填内容，默认为空白，如果用不到的话保持空白；软件主要的规格为 库存规格，但是海河鲜等活鲜物品，在盘点的时候不方便捞起来在进行称重，这时候就 会用到计数规格，即物品同时有两个规格，库存规格是主要规格，计数规格是辅助规格， 两个规格同时作用，每次出入库的时候，软件都会提示填写；这样，盘点的时候以计数 规格为准，通过人眼识别数量就行了，主要就是方便盘点用的，例如，鱼类所用到的条， 鲍鱼所用到的只，在计数规格出填写条或者只就行了助记码：必填内容，通常情况下由软件自动生成，不需要修改；但是库存物品是通 过工具导入，或者库存物品含有多音字的时候，需要修改该内容，手动修改成想要的内 容即可。条码：可填内容，某些客户通过扫描枪识别物品的时候才会用到，填入条码内容即可。集团物料编号：可填内容；客户有集团配送模块，并且先使用库存，后使用集团配送，从而倒是集团端跟单店端的物品编码不一致的时候才会用到。 出库单的物品单价填写方式：默认为自动(加权平均)，如果某些物品需要控制出库价格的时候，修改为手动即可。 物品图片：就是把每种物品配上图片，一般不启用，在启用的时候，一般也是建议在浏览物料入库单的时候操作。操作本功能需要软件安装远程报表支持，然后在【3.1 设 置凭证模版及其他参数】功能里面设置好图片服务器参数。库存有存量物料：库存物料分有存量和没有存量物品。库存非存量物料主要指仓库 里面是没有库存的，比如：蔬菜、鲜货等，需要的时候随时去采购，收货进行入库时直 接做直拨。存量物料一般指调料、酒水等，需要采购一定数量存放在库存里面，以共随 时领用。设置该物料属性，主要在配送填写订货单，取外部订单的时候，系统自动过滤 掉“存量物料”。3.7 设置库存物品助记码 用来批量自动生成物料的助记码或者临时手工修改。3.8 设置物品模版 这个在操作单据管理的时候比较有用，操作员如果计算机水平不高，在填写单据输入物料的时候，因为助记码发音不准等其他因素，输入一个物料要花费很长时间，这样 效率就不高，此时操作员可用通过调用模版的方式来输入就很方便了。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.8 设置物品模版】，具体操作界面如下：这个选项主要是针对下面的排序。增加新的模版之前，建议先做好分类，比如：1、采购模版：根据供应商供应的物料创建模版，起名规则：采购-XXX 供应商；2、领用模版：根据平常各部门的领用习惯，选择相关的物料，起名规则：领用-XXX类别；3、假退料模版：根据各个部门精细盘存的物料来填写模版，起名规则：假退料-XXX部门。 选择【新增模版】，根据界面提示输入模版名称，然后确认；接着选择当前模版所包含的物品，可以根据用户的习惯（比如原来没有使用计算机，用户采购使用固定印刷 好的纸张，里面包含了相关物料，定义模版时，可以参考这里的先后顺序，这样在使用 的时候容易找），对选择物料进行排序，最后选择【保存按钮】保存。模版定义好了之后，可以导出成 Excel 文件，当然也可以参考导出格式编辑 Excel 模版，然后进行导入。在实际使用的过程中，可能有多个操作员自己在定义自己的模版， 在使用的时候，不希望去查看别人的模版，这样，你可以通过选择【模版授权】来实现。3.9 设置非出品部门领料对应的成本或费用科目 物品类别的属性中已经定义了每种物料在出库时对应的成本科目，能够满足大部分制作部门的成本核算需要。例如：香烟，在正常的耗用过程中，一般各个部门领用时，都是是记为“香烟成本”， 但是如果某些部门(例如：办公室)领料时需要计为“管理费用”，像这种情况，可以在 这里进行额外的设置。操作【3 设置】【3.2 设置基本资料】【3.2.9 设置非出品部门领料对应的成本 或费用科目】，具体操作界面如下：设置时，先选择要设置的部门，然后通过操作【新增】和【删除】按钮进行相关操 作。如果想修改，则用鼠标直接双击要修改的类别，然后根据界面提示进行编辑。3.10 设置物品采购控制价格 客户在实际使用的过程中，管理者有时为了不让采购价格太离谱，可能会采用价格限价来进行控制，本功能就是用来对那些需要实行价格控制的物料进行价格上限设定。 当然，要想使这里的设置生效，必须在【3.1 设置凭证模版及其他参数】功能里面，把 “入库单采购价格填写的限制”选择为“限制上限，输入的采购价格不能超出设置的采 购价格”。3.11 设置物品货位信息 软件在使用的过程中，每个仓库可能堆放了很多物料，具体那个物料是存放在什么位置，相关人员是很难知道的。为了让他们能快速的知道这些物料在什么位置，那么， 通过本功能对每个仓库堆放的物料指定一个位置，在入库是，把对应物料存放到对应地 点，领用时，就可以很方便的到对应位置去取了。系统在主界面浏览单据明细时，在备注里面就显示了他们对应的位置。4、物品初始化功能说明： 期初：库存软件在正式启用的时候，可能仓库里面已经有很多物料了，这时，需要用户把每个仓库的物料进行盘点，然后通过本功能来对有库存的物料进行初始化录入，即告诉电 脑，当前仓库有多少剩余物品。该部分物品在录入的时候，不需要对应供货商，表示以手工 记账为准。平衡数量：餐饮企业采购入库的原材料，在销售或者领用的过程中，出现出库数量大于 入库数量并且有实际结存的情况，例如：海鲜在销售过程中，实际出售数量大于采购数量。易石软件提供的解决办法不是盘盈和盘亏，而是通过填写一张该仓库的零金额初始化单， 即单价和金额均为零，数量为库存帐面盘点的负库存，既能正确进行日结操作和成本核算， 又能够真实反映库存实际数量。注：零金额的初始化单因为没有金额变化，所以不会生成凭 证，不影响采购和消耗成本。录入的关键类容包括，存放仓库、物品名称、数量、合计。建议把初始化单录入成 Excel文件，填写单据时直接导入。操作时，参考如下界面：第一步、选择凭证类型为【物品初始化】。第二步、确定凭证录入日期。第三步、选择【增加】按钮，根据界面提示输入相 关凭证。选择【增加】按钮，具体操作界面如下：第一步、选择要操作的仓库。第二步、输入初始化信息。正常的操作，根据上图的四步，基本上就可以完成一张初始化凭证的录入。读取负库存：软件在使用的过程中，可能出现负库存，该问题常见于海鲜类物品使 用成本卡进行自动销售所导致。企业采购入库的原材料，在耗用的过程中，实际结存0，但是出现凭证耗用数量大于凭证采购数量的情况，导致负库存。针对这种情况，需 要填写一张该仓库的零金额初始化单，即单价和金额均为零，数量为负库存数量，以便 正确进行日结操作，由于金额0，所以不影响成本核算。当然，其他物料也有可能出 现类似情况，例如：酒水设置自动出库，客户是混合酒的方式。很容易出现一段时间后 某种酒水负 0.1 的情况，但是实盘的时候发现没有负库存，这时就可以单击读取负库存， 自动把仓库的负库存读取出来，单击保存，系统会自动填写凭证。库房多酒的情况也可以使用初始化单，把多出来的酒水输入到凭证中，价格输入 0。 读取上次明细：当你填写了一张凭证时，如果填写的下一张凭证基本上和上一张凭证很相似，可以通过操作本按钮自动取出上一张凭证的明细数据，然后根据实际情况进 行编辑，实现快速录入。读取模版：如果操作员对录入物料明细不熟悉，可以选择本功能，以模版的形式自 动把相关物料填写到明细栏，然后根据实际情况，选择需要初始化的物品，输入对应的 数量、单价和金额就可以。在编辑的过程中，如果输入了数量，在输入金额的时候，系 统自动反算单价，因为考虑到计算金额进位的问题，系统基本上是以金额为准单价为辅。 注意：使用本功能的前提条件是当前电脑必须安装了 Excel 软件。导入 Excel 数据：初始化凭证，一般都是在软件正式使用之前就需要录入，这时， 如果物料多，工作量大，就会耽搁时间导致影响后面的业务操作。这时，不妨根据“导 出 Excel 数据”的格式，把要初始化的物料信息编辑成 Excel 文件，然后在录入初始化 凭证的时候，直接通过本功能来导入输入大量数据，这样能保证速度快，出错概率小（如 果能保证 Excel 数据正确，到入时基本是没有错误的）。导出 Excel 数据：凭证在录入完成保存前，如果想把相关数据导出成 Excel 文件， 以便其他使用，则可以通过本功能来实现。5、验收入库单功能说明：【验收入库单】即采购入库单，也就是餐饮行业常说的直购单。录入关键类容包括，存 放仓库、供货商、物品名称、数量、合计、入库方式。入库方式有两个选项可供选择：1、 入库，2、转领料；入库即存放在仓库，如果选择转领料的选项，需要同步选择领料部门， 系统会同时自动填写一个领料单，物品从仓库一进一出，就进入领料部门了，这种单据就是 我们通常所说的直拨单。企业购进原材料，通常有两种方法：1、直接采购：根据生产部门（厨房、生产加工车间）提出的原材料请购单，采购员购 进后将原材料直接交生产部门，由其验收签字后，交采购员转财会部门入账；2、库房采购：由仓库管理员按照定额管理要求，提出原材料请购单，采购员采购后 交仓库验收，填写入库单后交财会部门入账。业务目的：记录各种物品的验收入库情况。 数据来源：对入库物品进行质量和数量检查的实际结果。 财务发生：借库存原材料或库存商品；贷应付账款或现金、支票。 详细说明：企业对已实际拥有或已取得所有权的原材料作为购进原材料的入账时间。在外购原材料的过程中，常常会出现支付货款与收到原材料的时间不一致的情况。在会计处理 上，如果先付款后收货，以支付货款的时间作为原材料购进的入账时间；如果先收货后付款， 以验收入库的时间作为原材料购进的入账时间。企业对外购原材料的计价，应按采购过程中实际发生的成本、费用为依据，其实际成本应由两部分内容组成：买价，即供货单位的销售 价格；进货费用，即能直接认定或易分摊的运输费、装卸费、保管费及缴纳的税金等。对分不清受益对象，或品种较多，分摊困难的进货费用，也可在营业费用账户中列支。操作时，在主界面选择凭证类型为“验收入库单”，确定要操作的“凭证日期”，然后点 击【增加】按钮，具体操作界面如下图：第一步、选择要操作的仓库。第二步、输入供应商信息。价栺的录入有 3 中模式，在参数设置里第四步、输入入库物料信面进行设置。具体为：丌限制、限制上限、完全限制丌让手工输入。如果有保质期，建议输入如果入库物品是通过电子秤收货的，那么在入库的时候，直接点击 “读取电子秤”按钮，根据界面提示，选择相关单据便可。读取上一张 根据实际情 录入。操作仓库：就是物品要存放的地点，这里显示的仓库受权限控制，只能看见当前操作员能操作的仓库。填写时，直接选择就可以。 供货商：就是指为当前物料供货的单位，操作时，可以通过输入供货商的助记码或者编码检索填写，或者点击右边列表框的向下的三角按钮来选择供货商。 凭证明细信息：就是入库凭证的物料明细，如果当前客户不需要管理增值税，则在【3.1设置凭证模版及其他参数】里面把“入库单编辑不考虑输入税金”选项选中，就不出现录入 税金相关信息了。填写时，有 4 种处理方式：1、直接一笔一笔的输入：在输入物品处填写物品明细的助记码或者编码，然后按上下箭头选择所对应的物品名称，并按回车键确认(此时鼠标无效，即不能通过鼠标选 择物品名称)，然后填写如下信息：库存数：当前单据中，该物品的数量。 单价：该物品单个物品的价格。 合计：当前单据中，该物品数量单价=合计。(如果物品的合计除数量以后除 不尽的话，只能填写物品合计，软件会自动计算物品单价，并且除不尽的部分 会分摊在最后一个出库的物品上)。上述部分输入完全后，点击【加入明细】按 钮，或者一直按回车加入凭证明细。如果该单据中某一个物品重复录入，或者 存在多条记录的时候，软件会进行提示，如下图所示：此时可以按照需要选择，新增、替换、累加等选项。因软件使用的是移动加权平均 算法，故选择累加的时候，数量同数量相加，合计同合计相加，然后重新计算单价。如果要对已经输入的物品删除或者向前向后移动排序，请你在明细栏按鼠标右键， 具体操作界面如下：根据界面提示进行相关操作。2、通过点击【读取模版】按钮快速输入，能解决操作员输入慢的问题。具体操作 界面如下：在模版名称处选择要操作的模版，然后点击【选择该模版】按钮，具体效果如下：根据界面提示，对入库的物料输入数量、单价、金额等相关信息，没有入库的物料不用管，系统在保存的时候，如果相关物料数量是 0，则不保存。3、如果客户启用了【采购收货】模块，那么入库时，直接操作【读取收货单】按 钮实现入库录入。操作时，先要保证操作的凭证日期和收货单的日期是同一天，具体操作界 面如下：1、确定供货的供应商2、选择要转入的单据。3、选好相关单据后，操作“转为库存凭证”按钮进行转入。4、通过操作【导入 Excel 数据】按钮来实现快速录入，具体操作方法如下：A、先把对应供应商能供应的物品做成一个模版，然后在录入入库凭证里面通过选 择对应供应商的模版，把这个供应商能供应的全部物料加载进入，在把全部物料通过操 作【导出 Excel 数据】按钮导出发给供应商；B、供应商通过导出的空模版，在每次供货时，填写相关的供货数量和单价及金额；C、操作员通过供应商提供的供货 Exel 文件，操作【导入 Excel 数据】来实现快速 录入。 代经销标志：1、经销（常用模式），2、代销（就是供应商把货物寄存在这里，等出库领用了多少结算多少，一般不建议使用）。入库方式：分入库和转领料，默认情况下都是选择“入库”，如果是直拨单（就是采购 单据操作入库后，物品不直接进入仓库，而是同时又被其他部门直接领用出库了。比如蔬菜 采购，鲜货产品采购等），则选择“转领料”，确定领料部门。特别强调：税金是不参与成本统计的，如果入库单发票不是增值税，建议不要输入税率 及税金。6、退货出库单功能说明： 物品因为品质问题，或其他原因要退还给供货商，在系统里记录物品变更操作时通过退货出库单来完成。关键类容包括：存放仓库、供货商、物品名称、数量、单价、合计。软件 以库房为基准，部门领用的物品默认为全部消耗完的，故退货出库的时候，不能直接从部门 退还给供货商，必须先退还给仓库后，才能做退货出库。具体操作请您参考“验收入库单”。7、部门领料单功能说明： 某一部门从仓库领取物品时所填写的单据，关键类容包括：操作仓库、领料部门、物品名称、数量，因软件采用移动加权平均算法，故大多数物品不需要手动填写出库单价，除非 在录入物品明细的时候，手动指定了出库方式为“手动”。操作时，在主界面选择凭证类型 为“部门领料单”，确定要操作的“凭证日期”，然后点击【增加】按钮，具体操作界面如下 图：第二步、输入领料部门。第一步、选择要操作的仓 价栺的录入有 2 种模式,具体为：1、系统自劢取均价，丌允许修改；2、系统自劢取均价，但允许修改（在 物料设置的时候，出库价栺设置为“手工”）第三步、输入领料信息。导入加工领料：客户在使用物流配送模块，在做加工的时候，加工部根据加工产品订货需要，通过操作系统，由系统把加工需求结合加工配方表，自动生成加工领料参考数量，把 分析结果导出保存成文件，然后来到库管处领用加工物料。这时，操作员通过点击【导入加 工领料】按钮，导入刚才导出的文件，对领用物料进行快速录入。读取申购领用：仓库管理员平常主要的两件事情就是录入入库凭证和出库凭证，对于计 算机不熟悉的操作员，要很好的完成相应的工作，任务是很艰巨的。在操作入库单的时候， 我们已经讲了 4 种输入方式，应该能减轻他的负担。但是，实际上出库单数量远远大于入库 单数量，在我们输入的过程中，除了传统的输入方式外，我们还可以把任务分摊到具体的领 用部门。具体实现方式如下：1、现在【采购收货】系统里面，让每个领用部门先填写“领用申购单（各个部门可以 根据自己平常的领用习惯，做成领用模版，然后调用模版直接输入要领用的数量就可以。）”， 然后审核完毕；2、选择对应的日期，在部门领用单操作界面，选择【读取申购领用】按钮，具体操作 界面如下：1、确定申请部门。2、3、选好相关单据后，操作“转为库存凭证”按钮进行转入。实地盘存：企业库存物品采购并验收入库之后，某些物料直接交由制作部门进行使用和管理。流程上只是填写一张验收入库单。库存管理人员会定期进行实地盘存，根据凭证结余 数量和实地盘存数量倒挤出部门的领料数量。在此直接填写实地盘存数量，剩余的计算交由 程序自动完成，自动生成领料数据。读取模版：操作员可以根据各个部门的领用习惯，做成相关的领用模版，在出库的时候， 通过选择模版，然后进行快速录入。导出 Excel 数据：就是把当前输入的领料单据导出成 Excel 文件，以便下次使用的时候 通过操作【导入 Excel 数据】按钮进行导入。这种使用方法常用语做精细化库存管理的时候， 每天要做库存盘存，然后做假退料单。实际情况是因为每天要做盘存，物料变化也不是很大， 操作员通过对昨天的导出文件进行编辑，把今天的实际盘存结果输入进去，然后在操作假退料单的时候，直接把这个文件进行导入，实现快速输入。8、部门退料单功能说明： 部门领料后有部分原料使用不了，需要退还仓库，或者做月底盘点后的假退料单，会用到该单据。关键类容：操作仓库、退料部门、物品名称、数量、退料方式(即 退料单选项)；退料单有三个选项：A、无：即部门退料单；B、假退料转次日部门领料：即假退料单；因物品进入部门后默认全部消耗完全，当需 要做精确成本核算的时候，部门剩余物品就会影响结果，故需要把部门剩余物品进行盘点， 盘点的结果录入假退料单，电脑会在第二天以该部门的名义自动全部领走。假退料单在期末 最后一天填写。在一个会计期间内，餐饮企业的各个制作部门会定期或者不定期的到库房领 取原材料或者库存商品，并填写相应的部门领料单。在会计期末的时候，各个制作部门往往 会存有一定数量的未完全消耗掉的物品。为能够相对准确的反映餐饮企业在一个会计期间的 营业成本的实际发生情况，就需要对各个制作部门所剩余的物品进行盘点，将所得的盘点结 果填入假退料单。易石软件库存管理模块的期末业务处理过程会根据假退料单的物品明 细内容自动生成下一会计期间期初第一天的部门领料单。C、部门调拨转其他部门领料：即部门调拨单；因本软件以仓库为基准，进入部门的物 品默认消耗完全，所以部门调拨的时候，需要先填部门退料单，再填部门领料单；选择该选 项后，软件会自动以领料部门的名义填写一个领料单，省去需要手动填写多张凭证的烦恼。数据来源：对各个制作部门所剩余的物品进行盘点的实际结果。 财务发生：贷营业成本；借库存原材料或库存商品。9、内部加工单功能说明：物品在做内部初加工（就是用 N 种原材料合成一种或者多种物品的凭证）时所需要填写 的单据，大多数餐饮企业不填写该单据，只有物流配送中心才会用到该功能，而物流配送中 心也有更强大的加工单据供填写。关键类容：操作仓库、录入方式、物品名称、数量、制成 品的单价。具体操作步骤如下：A、 在“输入”处选择是录入“原材料”还是“制成品”，原材料就是材料，制成品就 是半成品；B、 物品中需要录入物品材料的助记码，输入物品的库存数；C、 材料输入完毕后，把录入方式选择制成品，录入相应物品的助记码，库存数；D、 该单据需要遵循一个原则，原材料的总金额一定要等于制成品的总金额，即“凭证 金额合计”要等于 0。保存凭证后在查询物品就会发现物品（制成品）数量相应增加。10、仓库调拨单功能说明： 两个仓库之间调拨物品所需要使用到的单据，一般小型餐饮企业只有一个仓库的情况下不会使用到该功能；关键类容：拨出仓库、拨入仓库、物品名称、数量。 不同仓库间物品调拨。记录拨入和拨出仓库及物品代码、物品数量。改变库存物品在各个仓库的分布存放数量，不涉及总体财务变化。 仓库调拨单：物品在企业仓库之间转移，需要填写仓库调拨单。如果选择领料部门，可以自动填写拨入仓库的部门领料单。 填写仓库调拨单的时候，如果选择领料部门，可以自动填写拨入仓库的部门领料单，该凭证和仓库调拨单没有关联关系，仅仅是提供操作的方便性，可以任意编辑修改。11、库存盘盈单功能说明： 以电脑账为基准，实际物品多余电脑物品的时候，需要填写盘盈单。关键类容：操作仓库、物品名称、数量。具体操作界面参考“验收入库单”。重点介绍【实地盘存】，系统进入 “库存盘盈单”编辑界面时，用鼠标点击【实地盘存】按钮或者用键盘按“F5”键，具体 操作界面如下：点击标题栏，可以对当前显示数据过滤、排序。仓库盘盈及盘亏，根据仓库实地盘存的数量和理论数量的差额自动取数填凭证。建议先选择要盘存的仓库和截止日期，导出 Excel 空表，相关盘存人员在导出的 Excel 文 件里面填写实盘数。然后在电脑选择和导出时对应的仓库和日期，通过本窗口操作“导 入 Excel 盘存”导入实际盘存数据，最后操作盘存。当然也可以直接在这里直接输入实地盘存数据，在输入的过程中，如果输入数据要临时保存，可以操作“保存实盘”按钮 保存刚才输入的数据，再次使用时，通过操作“载入实盘”导入原来输入的数据。注意：在相关数据输入完毕之后，点击【盘存】按钮，系统根据库存理论数据和实 地盘存数据的差值，自动填写盘盈和盘亏单。清空实盘：把当前全部物料的实地盘存数据设置为 0。 保存实盘：把当前输入的数据保存成一个文件，一般是在输入一部分数据后，因为某种原因需要退出系统，先通过操作本功能把输入的数据保存起来，在下次使用的时候， 通过操作【载入实盘】按钮，把保存的数据加载进来继续编辑。载入实盘：把保存的实盘数据导入回来