智慧记使用说明.doc

新手必读，三分钟掌握智慧记！新手初用智慧记，建议按如下步骤操作，三步即可掌握智慧记要点。总括 先掌握智慧记所有功能及每个功能的用处：第一步 盘点基础数据，只整理有遗留数据的资料：1、盘点货品，把有库存的建立货品资料，并把当前库存数量填到盘点数量, 当前没有库存的货品不需要建资料: 2、盘点客户，把有欠款的建立客户资料，并把当前的欠款填到初始应收款, 当前没有欠款的客户不需要建资料； 3、盘点供应商，把有欠款的建立供应商资料，并把供应商之前的欠款到初始应付款 当前没有欠款的供应商不需要建资料； 4、收支项目，若需要管其它收支（如：水电费、管理费等），则建收支项目资料第二步 录入日常单据，且不存在的资料可直接创建：1、购进货品时，录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保存时如下处理: A、若供应商名称还不存在则建一条新供应商资料，若本单欠款则同时写入 新供应商资料中；若供应商名称已存在，若本单欠款则累计到此供应商资料。 B、若货品名称还不存在则建一条新货品资料，进货价与数量同时写入新货品中; 若货品名称已存在，进货价回写到此货品资料，进货数量累加到此货品资料。 2、销售货品时，录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存时如下处理： A、若客户名称还不存在则建一条新客户资料，若本单欠款则同时写入新客户中; 若客户名称已存在，若本单欠款则累加到此客户资料。 B、销售单为“零售”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资料， 零售价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在 且零售价为0或空，零售价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料. C、销售单为“批发”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资料， 批发价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在 且批发价为0或空，批发价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料. 3、建立销售单与进货单时，数量为负数表示退货；第三步 查看报表，同时可以收款、付款、收支登记； 1、库存账本：查看每一货品库存情况,由销售单与进货单录数据,货品库存自动增减, 此报表只可查看； 2、应收账本：查看每一客户欠款情况,通过销售单录数据,欠款自动累计到此报表, 客户还款时通过“收款登记”录入，应收款自动冲减； 3、应付账本：查看每一供应商欠款情况,通过进货单录数据,欠款自动累计到此报表, 如果还供应商货款时通过“付款登记”录入，应付款自动冲减； 4、收支账本：查看整个店铺资金状态,通过销售单、进货单、收款、付款录数据, 结余自动计算;如果需要管理其它收支（如：水电费、管理费等）, 则通过”收支登记“录入，收支自动增减；新建销售单新建销售单主要步骤：1、 选择单据类型-录入客户-录入货品-录入数量-录入单价-保存并新增；2、 销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同的类型，单据中的“单价”字段取数会不同；3、 在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客户资料，即客户资料无需初始化；4、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化；5、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改；“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写；6、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理： A、 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售退货； B、 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出： 如果单据类型是“批发”，则优先带出客户价，不存在时则带出货品资料的批发价； 如果单据类型是“零售”，则选择已存在货品时自动带出货品的零售价； C、 保存单据时进行价格回填： 如果单据类型是“零售”且货品资料零售价为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“零售价”中； 如果单据类型是“批发”，系统会按客户与货品更新客户价；7、 金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改；8、 单据类型为“零售”的销售单，本次收款自动等于金额合计；单据类型为“批发”的销售单，本次收款默认0；可以修改；单据保存时，如果（金额合计-本次收款）绝对值大于0，保存时差额自动增加客户的应收账款。9、 打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据； 库存账本1、 设置查找条件：A. 货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品，若非空则对货品类别与品名规格模糊查询;B. 查找条件中，查找日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;3、每一货品显示一行数据，数据来源：A.期初结存数量、金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额;B.日常进货数量、金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和;C.日常出货数量、金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和;D.期末结存=期初结存+日常进货-日常出货;4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;5、图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下： 新增进货单 1、 新建进货单主要步骤：录入供应商-录入货品-录入数量-录入单价-保存并新增;2、 在“供应商”后面的空白字段中录入供应商名称，对已存在的供应商，系统自动过滤出来供选择不存在的供应商，保存单据会自动创建一条供应商资料，即供应商资料无需初始化;3、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化;4、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改;“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写;5、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：A. 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示退货;B. 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出货品资料中的“进货价”：C. 保存单据时，货品资料中的“进货价”如果为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“进货价”中;6、金额自动等于数量乘单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改;7、本次付款默认0，可以修改;单据保存时，如果(金额合计-本次付款)绝对值大于0，保存时将差额自动增加供应商的应付账款。9、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据;应收统计表应收账本即是客户欠款统计报表，界面如下： 1、 设置查找条件：A. 如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询;B. 查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;3、每一客户显示一行数据，数据来源：A.期初应收款表示起始日期之前结余的应收欠款总和;B.增加应收款表示查询日期范围的应收欠款总和;C.收回应收款表示查询日期范围的收欠款总和;D.期末应收款=期初应收款+增加应收款-收回应收款;4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;5、图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下： 应付统计表应付账本即是欠供应商货款统计报表，界面如下：1、 设置查找条件：A. 如果空表示查找所有供应商，若非空对供应商名称模糊查询;B. 查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中;3、每一供应商显示一行数据，数据来源：A.期初应付款表示起始日期之前结余的应付欠款总和;B.增加应付款表示查询日期范围的应付欠款总和;C.收回应付款表示查询日期范围的付欠款总和;D.期末应付款=期初应付款+增加应付款-收回应付款;4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;5、图表模式指查询出的期末应付款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下： 收支流水1、 设置查找条件：日期范围可以选今日、本月、本年和自定义;2、查找条件设置后，点“查找”按条件把查找结果显示在下面列表中;3、查找结果按日期顺序并且先收入后支出的排序方式显示，默认情况下“销售收入”与“进货支出”两项目分别汇总每日显示一行，此时“业务编号”与“往来单位”显示为空;4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;5、修改指根据业务编号调出相应的销售单或进货单或收款单或付款单;6、删除指根据业务编号删除相应的销售单或进货单或收款单或付款单;7、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，也可以通过图表查看所有支出项目结余总额，界面如下： 客户利润统计表