销售公司财务管理制度的内容.doc

销售公司财务管理制度的内容 公司财务管理制度针对公司的财务管理、财务工作制定的公司制度是为了促进公司经营业务的发展提高公司经济效益详情请看以下小编为大家整理的销售公司财务管理制度的内容仅供参考 一、资金管理制度 1、现金管理 1.1、现金科目设两个子目货款户和费用户具体核算见第二章 1.2、出纳应保证库存现金的日清日结月末应编制银行存款余额调整表以保证银行日记账账实相符货款现金必须送存银行不准坐支 1.3、库存现金定额核定为5000元如有多余费用现金应该及时送存银行保证现金安全 1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘每月至少监盘三次编制“库存现金盘点表”;审核出纳编制的“银行余额调整表”对未达事项进行落实 2、银行存款管理 2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则各销售分公司必须开设收支两个银行账户即货款户和费用户;账户资料交股份公司财务部备案货款账户只收不支所有货款回笼到该账户;费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算 2.2、新开账户销售分公司不得随意开设银行账户若因业务需要而必须开设新的银行账户需报告股份公司财务部同意银行账户要及时进行清理对于用途不大的银行账户要及时消户并报股份公司财务部备案 2.3、回款对于销售回款要及时汇入总部银行账户销售分公司的货款账户余额达到2万元时或货款停留达一周以上必须即时汇入股份公司总部指定账户每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户 2.4、费用账户销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户具体办法详见费用管理制度 2.5、支票管理凡不能用现金收付款的各项业务一律应通过银行转帐进行结算 (1)公司支票的购买由出纳员负责并填写支票备查簿支票备查簿由销售公司财务经理保管 (2)空白支票由出纳员负责保管签发支票所需的财务章由财务经理保管人名章由出纳保管 (3)现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来一律使用转帐支票 (4)各部门或个人因工作需要领用支票时应填制规定的借款单由部门经理和财务部门经理审核签字并报分公司总经理批准后由出纳人员签发借款人应在支票领用之日起十日内到财务部办理报销手续其程序与现金支出报销程序一样支票领用人应妥善保管已签发的支票如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任 (5)出纳员不得签发不确定的日期的支票不得签发任何种类的空白支票当付款金额无法确定时可签发限额转帐支票并写明用途和收款单位 (6)财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章签发支票时必须按编号序顺使用对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管 (7)应及时登记支票登记簿与银行及时核对存款余额 3、银行承兑汇票的管理规定 3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部(书面报告)才能收取严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票 3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写;金额大、小写要一至;并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印(目前只有农行为钢印其他银行均为红印)银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位(即出票单位)盖上预留银行印签出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致一字不漏收款人的全称、账号、开户行必须核对无误 3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件：A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织;B、与承兑银行具有的委托付款关系;C、资信状况良好具有支付汇票金额的可靠资金来源 3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月即其出票日期与到期日不得超过六个月(含六个月但不能多出一天)转账背书回股份公司的银行承兑汇票必须取得连续背书第一背书人必须同票面收款人全称完全一致一字不漏;第二背书人同第一背书人相同依次前后衔接最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人 3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票并确信开票银行到期有能力付款(支行级的银行)才能发货 3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的性及有效性如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的要求财务经理亲自到出票行落实该票据的性和有效性 3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人(或被背书人)且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时必须注明被背书人的全称以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失如在背书栏内盖章而没有注明被背书人的全称如果该银行承兑汇票遗失任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现 4、借支制度公司人员借支应该根据需要核定额度填写借支单由财务经理和销售分公司经理审批上一笔借支未清账不得再次借支公司员工出差借时需附经审批后的出差申报单 5、关于严禁非授权人员向经销商(客户)收(借)取“钱、物”的规定 为防范风险防止经济纠纷现就关于禁止分公司员工到经销商(客户)处借款、借货事宜规定如下： 1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商(客户)处借款、借货;禁止业务人员为任何经销商(客户)带款、带货 2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件(一式二份并盖公司财务章由分公司总经理签发经销商法人签章确认后分公司财务部回收一份存档备查经销商自留一份)明确股份公司严禁业务员到经销商(客户)处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情 二、往来账管理制度 1、应收账款的管理 为了进一步规范销售减少经营风险保证公司的财产安全最大限度在减少呆账、坏账对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定： 1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额 1.2各销售分公司原则上不允许赊销对确需赊销的应先向股份公司财务部提出书面报告报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况(包括其经营资格、资信状况及经营能力等)并有分公司总经理、财务经理签署意见报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批且该应收账款的期限不能超过一个月对应收账款超过一个月的单位分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施并指定专人负责解决 1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析不得只报余额不作账龄分析每月末都必须与经销商对账并获得经销假商签字、盖章的确认书 1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法均属做假账的违规行为一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理分公司必须要加强对应收账款的管理坚决杜绝呆、坏账的发生特别是分公司财务经理绝不能做假账否则股份公司将追究当事人的经济责任直至免职 2、内部往来管理 内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算各销售分公司之间不能有任何往来挂账 2.1、本科目按单位设置明细科目: 2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”按税票上的税额借记“应交税金应交增值税(进项税额)”按税票总额贷记“内部往来”当分公司把货款划回股份公司总部时借记“内部往来”贷记“银行存款货款户” 2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时分公司借记“银行存款费用户”贷记本科目 2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确有据可查所有往来账项均需使用有编号的一式三联的转账通知单转账通知单由经济业务发生的单位填写并送交双方同时入账内部往来业务必须每月核对根据总公司的对账单编制一式两份的内部往来调节表双方各执一份存档备查调节项目只允许是时间差的调节并要及时查明原因给予调整 三、固定资产及低值易耗品管理制度 1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分;低值易耗品的会计政策详见会计政策部分 2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理固定资产取得后即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签;低值易耗品由仓库保管 3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用 5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册每一类别至少抽点十项盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因一份自存一份报分公司总经理一份送股份公司总部财务部门财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部根据盘盈盘亏原因做出相应处理 6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产若需购置必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算并专项报告经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置低值易耗品在月度预算中申请在物料消耗中列支 7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险 8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担 四、发票管理制度 为加强各销售公司购、销货发票的管理制订本制度 1、对外销售开具发票的规定 1.1、各销售分公司根据税法等有关规定由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务 1.2、发票上的客户名称要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准不得写错别字不得写单位简称;客户为自然人的要如实填写姓名 1.3、已开具的发票须有经办人按发票全部联次一次性签字经办人是客户的还需注明客户的身份证号码然后由业务员签字确认或附该客户的单位介绍信随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理 1.4、发票由业务员亲自送达的须向对方索取签收证明并有收到人签字和单位盖章该证明要及时送交公司财务部门附发票记账联后入账 1.5、所有对外出具的发票均得经办人在发票登记簿上签字登记 1.6、凡是已实现销售客户未索取发票的必须开具普通发票附于记账凭证后并计提销项税客户联单独由会计保管并在发票登记簿登记 1.7、对于赊销的除经特殊审批外欠款未收回前不能将发票出具给客户 2、对外开具增值税发票的规定 对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外还要遵守以下规定： 2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票 2.2、需要开具增值税专用发票的单位须提供该单位的税务登记证副本复印件并在复印件上加盖单位公章同时提供在税务机关备案的单位电话号码开户银行名称和银行账号 2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据或对方的收货单据或收回的普通发票等按税务登记证上的单位名称编制开票申请单(开票申请单附后)要做到字迹清楚项目齐全计算准确;由对方的具体经办人员来办的应由来人签字并填写其身份证号码公司业务人员签字确认后送公司经理审批然后由财务经理审批审核无误后的开票申请单才能开票开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件 2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字不得遗漏 2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账 2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的客户要及时提供变更证明以利业务结算;变更证明要即及时作附件入账或归档管理 2.7、退货发票的处理：对于批准的退货将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联(购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联)或购货方主管税务机关出具的销售退回及折让证明单(购货方已作账务处理)粘附在红字发票存根联后作为开具红字发票的依据并按照退回单据开具相应的红字发票(附红字记账联外其他联次均不得撕下)编制通用记账凭证并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点 3、接受发票的管理规定 3.1、接受发票要严格按照国家关于违反发票管理的处罚的条款进行审核 3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准票面要整洁项目填写齐全字迹清楚盖章清晰手续齐备计算准确并与所附的其他资料相符 3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称及提供发票的单位名称相一致;如果名称等记载事项发生变更对方一定要提供变更证明并加盖单位公章作附件入账或存档备查 3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外应先到税务机关及时办理认证手续然后再办理业务结算手续; 3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票以降低成本、费用;对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位可以让其提供无抵扣作用的发票但要以扣除税额后的金额结算 3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后应及时办理实物入库、票据入账手续不得拖延暂时无法完成货物品质鉴定的可先办理入库、入账手续但须通知财务部门暂不作为付款依据 3.7、运输行业专用发票列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票货物代理业的发票和定额发票不予抵扣合规的运输发票按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额(或根据税务局要求进行调整)随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额 3.8、无法按规定取得合法发票的应向当地税务局要求代开发票并征询当地税局抵扣应当具备的条件全项详细填写 4、违反公司发票管理规定的处罚 对于已开具的发票未按规定程序操作的将对经销公司有关直接责任人处以100200元的罚款;违反规定触犯刑法的后果自负;违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多缴税款的或者因接受或开具发票造成往来结算损失的直接责任人要负赔偿责任 五、存货管理制度 1、分公司要货申请 1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则尽可能降低库存风险 1.2分公司在要货时须根据销售计划结合实际需求合理安排订货次数及数量在合理库存内保证销售的需要 1.3根据上述要求分公司计划员要填好要货申请表要货申请表经分公司财务经理审核、分公司总经理审批并通过传真给大连分公司销售部经销售部和财务部审核无误后办理发货程序 2、存货入库流程首先由申请人填写入库申请单入库单至少有下列内容： 产品品种货位号数量()单价金额(元)备注 申请人持填写好的入库单填写好由检验员(或库管员)检验后签字并由库管员核实入库数量登记入库单至少一式四份第一联、存根第二联、库房留存第三联、财务核算第四联、申请人留存入库时要求严把质量关做好各项记录以备查用财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账 3、存货出库流程存货出库的方式主要有3种：客户自提、委托发货和公司送货第一种：客户自提是客户自己派人或派车来公司的库房来提货;第二种：委托发货;第三种：公司派自己的货车给客户送货无论采用种出货的方式都要填写出库单出库单(或销售单)至少有下列内容：发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字如下表： 发货单位：出库日期 产品品种产品数量金额备注 出库方式选择1、客户自提2、委托发货3、公司送货 运费结算方式1、公司代垫运费2、货到付款 出库单(或销售单)也是一式四份：第一联存根;第二联成品库留存;第三联财务核算;第四联提单提货人留存提货的车到达仓库后出示出库单据在库房人员协调下按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上保管人员做好出库质量管理严防破损做好数量记录核实品种、数量和提单 4、存货盘点分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因上报股份公司财务部进行相应处理 六、销售分公司财务人员管理制度 1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部任何部门无权聘用和解聘财务人员下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名报股份公司总经理批准后聘任或解聘 2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放;财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担;财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担 3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导;总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查对于违反财务制度和财经纪律的公司总部将对其作出相应处理对于违返国家法律的将移送司法机关处理 4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理及时提供、有效的财务信息积极为分公司领导的经营决策出谋划策 5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职在日常财务管理工作中要不断创新提高公司财务管理水平鼓励多提合理化建议 6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核以此作为年终奖金和工资标准的考评依据 七、岗位职责 分公司财务岗位责任制是一种管理制度现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据 1、分公司财务经理的岗位职责 1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部. 1.2审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理并且退回经办人坚持“收支两条线”的原则 1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的性、规范性和准确性编制分公司经营费用的预算并就经营费用预算的执行差异进行分析然后报分公司总经理及股份公司财务部 1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告按股份公司的要求审核分公司的会计报表并在限期内寄回股份公司财务部 1.5严格审核分公司物料收发凭证坚持“现款现货、款到发货”的原则对分公司的实物(包括库存商品、物料、固定资产等)与货币资金进行定期或不定期的盘点并核对账实是否相符 1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升做好分公司总经理的参谋 1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施确保分布在分公司内、外的财产安全与完整 1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料协调好与当地税务部门的关系 1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作 1.10协调好分公司的财务岗位工作并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足并书面上报股份公司财务部根据财务内控制度安排好分公司节假、双休日财务人员的值班坚持服务与监督并重的原则 1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作同时以身作则组织与带好分公司财务队伍将分公司财务工作做好 2、分公司会计的岗位职责 2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度编制记账凭证、登记会计明细账(不包括现金日记账与银行日记账)和结账、对账做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理 2.2登记好有关备查账簿;定期和不定期对账使账账、账实相符 2.3与库管员共同验收分公司物料入库并填制入库凭证 2.4根据有关资料编制会计报表的附表 2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档(财务资料归档管理) 2.6负责税务申报及税控系统的维护 2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作 3、分公司出纳的岗位职责 3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度 3.2严格执行库存现金的限额超过部分必须及时送存银行不坐支货款不能白条抵押现金坚持货款现金与费用现金分管的原则必须是坚持“收支两条线”的原则 3.3严格执行支票管理制度使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出出纳员办理每一笔收付款业务的依据必须根据会计(财务经理)编制的并经审核无误的凭证 3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目出纳员每办理一笔收付款业务前必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额对不完整、不合法的凭证应拒绝付款并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映 3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对要及时编制“银行存款余额调节表”使账面余额与银行对账单上的余额相符对未达账款要及时查询并督促有关人员及时处理 3.6为了确保安全分公司向银行提取或存入现金时应由分公司财务经理配备人员同行采取相应的安全措施同时保险柜密码严格保密钥匙要妥善保管不得丢失不得交给他人 3.7不得将出纳工作随意交代他人代管如确有原因离岗时必须由分公司财务经理指派他人代管而且交接手续双方必须清楚 3.8出纳员使用的各种印章如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管为了分清责任支票印鉴必须坚持分管的原则任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴 3.9加强有价证券的管理有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账保护有价证券安全、完整不受损(要转回股份公司的必须及时办理手续转回) 3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作 3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作 注：销售分公司未设会计岗位的由财务经理兼任会计工作岗位 八、会计档案管理制度 1、为加强会计档案管理特制定本管理