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企业档案的知识化管理策略研究中文摘要 企业档案的知识化管理策略研究 中文摘要 “知识就是力量”是大家都熟悉的一句赞颂科学真理的格言，而今，正是由于知 识的力量，世界进入了蓬勃发展的知识经济时代。而知识管理也随着知识经济时代的 到来，逐渐引起人们的关注，进而成为了一种实实在在的提升企业知识价值、增加企 业竞争优势的重要管理方法。作为企业管理的一项基础性工作，企业档案管理工作必 须不断适应环境的变化进行变革，以满足企业的需求为中心，实行知识化管理，充分 利用和挖掘档案知识的价值，为提升企业的核心竞争力服务，这样才能使企业档案工 作不断发展，这便是本文论述的主题。 关键词：企业档案知识知识化管理 作者：张海燕 指导老师：谭诤培 r e s e a r c ho nt r a g e t yo fk n o w l e d g e m a n a g e m e n t o f e n t e r p r i s e a r c h i v e s 。a b s t r a c t r e s e a r c ho n t r a g e t yo fk n o w l e d g em a n a g e m e n to f e n t e r p r i s ea r c h i v e s a b s t r a c t w ea r ee n t e r i n gan e we r a - - - e c o n o m i ce r a , i nw h i c ht h ek n o w l c d g ei s t l l c m o s t i m p o r t a n tf a c t o ro fe c o m i cd e v e l o p m e n t e n t e r p r i s ea r c h i v e sa r et h em a i nr e s o u r c eo f e n t e r p r i s ek n o w l e d g e ，s oi tm u s tb ei n v o v l e di nt h ek n o w l e d g em a n a g e m e n t t h e d e p a r t m e n to fe n t e r p r i s ea c h i v e sm a n a g e m e n ts h o u l dr e f o r mi no r d e rt ot h ec h a n g eo f o u t e rc o n d i t i o n st om e e tt h en e e d so fe n t e r p r i s ea n d f u l l yr e a l i z et h ev a l u eo fa r c l l i v e k n o w l e d g e k e yw o r d s ：e n t e r p r i s ea r c h i v e s k n o w l e d g em a n a g e n e t w r i t t e n b y ：z h a n gh a i y a n s u p e r v i s e db y ：t a nc h e n g p e i 苏州大学学位论文独创性声明及使用授权声明 学位论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文是本人在导师的指导下，独立进行研究工作所 取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其他个人或集体已经发表或 撰写过的研究成果，也不含为获得苏州大学或其它教育机构的学位证书而使用过的材 料。对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人承 担本声明的法律责任。 研究生签名：一主丕丝日期：丝堡! 丝兰星 学位论文使用授权声明 苏州大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆、清华大学论文合作部、中国 社科院文献信息情报中心有权保留本人所送交学位论文的复印件和电子文档，可以采 用影印、缩印或其他复制手段保存论文。本人电子文档的内容和纸质论文的内容相一 致。除在保密期内的保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可以公布( 包括刊登) 论 文的全部或部分内容。论文的公布( 包括刊登) 授权苏州大学学位办办理。 研究生签名： 导师签名： 农多豇 日期：! 堡! 坚事_ 企业档案的知识化管理策略研究前言 土i - j l 一 刖 吾 “知识就是力量”是大家都熟悉的一句赞颂科学真理的格言，而今，正是由于知 识的力量，世界进入了蓬勃发展的知识经济时代。而知识管理也随着知识经济时代的 到来，逐渐引起人们的关注，进而成为了一种实实在在的提升企业知识价值、增加企 业竞争优势的重要管理方法。 档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分，档案对企业的经营决策、企业的 宣传推介及维护企业的合法权益等及有着无可替代的凭证作用和参考作用。然而，随 着市场经济和企业改革的深入发展，作为企业传统的知识管理部门的档案管理部门却 在企业改革中成为精减的对象，企业档案机构被撤销、档案人员被削减的现象并不少 见。这与档案效益发挥的隐蔽性、滞后性和间接性而导致企业领导档案意识的薄弱有 很大关系。 所谓“有为才能有位 ，市场经济下的企业是不会养闲人的。作为企业管理的一 项基础性工作，企业档案管理工作必须不断适应环境的变化进行变革，以满足企业的 需求为中心，这样才能促进档案工作的发展。知识管理的出现为企业档案工作的发展 提供了一个新的契机。档案人员应该借鉴知识管理的思想，用知识管理的思想指导企 业档案工作，加强档案以及相关知识资料的收集，运用现代信息技术提炼档案中的有 用知识，并将其发送到需要者的手中，促进企业知识的流动，使档案管理成为知识管 理的先导，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。这就是本文所提出的企业 档案知识化管理的思想。本文从企业档案管理的时代背景和改革需求入手，阐述了笔 者对于企业档案知识化管理内涵的认识，以及档案知识化管理的实现策略。 全文共分为三章。 第一章主要介绍了企业档案管理的时代背景现代企业制度的建立、知识经济 的到来、知识管理的应用及档案管理的改革需求。 第二章论述了笔者对于企业档案知识化管理的认识。 第三章则讨论了企业档案知识化管理的实现策略，包括企业档案知识化管理的实 现基础、实现的技术策略和非技术策略。其中，企业档案知识化管理的非技术策略是 全文的重点，笔者从思想建设、组织建设、制度建设、人才建设、文化建设等五个方 面分别阐述了实现档案知识化管理的策略。 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 第一章企业档案管理的时代背景及改革需求 1 1 企业档案管理的时代背景 随着信息技术的发展和经济全球化竞争的加剧，我们正在进入一个以知识为主导 的变革时代，即知识经济时代。而知识管理也随着知识经济时代的到来，逐渐引起人 们的关注，进而成为了一种实实在在的提升企业知识价值、增加企业竞争优势的重要 管理方法。同时，为了与社会主义市场经济相适应，建立和完善现代企业制度也成为 国有企业改革的目标。 1 1 1 现代企业制度的建立与完善成为国有企业改革的方向和目标 江泽民同志十五大报告中指出：“建立现代企业制度是国有企业改革的方向。 现代企业制度是指符合现代化社会化大生产的要求，适应市场经济体制需要，体现企 业成为独立法人实体和市场竞争主体的要求而确立的制度规范。建立现代企业制度， 是发展社会化大生产和市场经济的必然要求，必然成为我国国有企业改革和发展的目 标。 现代企业制度的基本特征是：1 产权清晰，指产权关系与责任的清晰。完整意义 上的产权关系是多层次的，它表明企业财产的最终归属，由谁实际占有、谁来使用、 谁享受收益、归谁处分等财产权中的一系列的权利关系。在现代企业制度中，产权利 益与责任是分离的，而且是清晰的。产权关系明晰化，所有权和法人财产权的界定， 既有利于保证出资者资产的保值增值，又赋予企业独立的法人地位，使其成为享有民 事权利、承担民事责任的法人实体。2 权责明确，指投资人与企业之间的权利和责任 划分。投资人作为投资主体在企业中行使出资者权利，并以出资额为限对企业的债务 承担有限责任；企业拥有投资人投资及借贷形成的法人财产，对其享有占有、使用、 依法处分的权利，同时负有对投资者投资形成的法人财产保值增值的责任和义务。3 政企分开，指实现政府和企业职责分开、职能到位。市场经济赋予企业经营活动职能； 企业办社会的职能应该由政府接过来，使企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我约 2 企业档案的知识化管理策略研究 第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 束、自我发展的市场主体。4 管理科学，指现代企业制度确立了一套科学完整的组织 管理制度。比如建立规范的组织制度，使企业的权利机构、监督机构、决策机构和执 行机构之间职责分明，相互制约。通过建立科学的领导体制和组织管理制度，调节所 有者、经营者和职工之间的关系，形成激励和约束相结合的经营机制。 现代企业制度的主要内容包括：1 企业法人制度，即企业具有依法享有法人财 产的权利。建立现代企业法人制度、确立企业的法人地位，是以建立明晰的企业产权 制度为基础的。建立现代企业法人制度的意义在于一有利于明晰企业财产，盈亏的主 体身份、赋予企业真正的自主经营的权力、形成合理的资源配置机制。2 企业责任 制度，是企业和投资者双方所承担的责任和义务，也称有限责任制度。首先，企业承 担对包括国家在内的出资者全部投资的民事责任，承担资产的保值、增值的责任，承 担保证投资者享有收益的责任，承担企业加速自身发展的责任。其次，责任制度也是 出资者实行自我保护的一种有效办法。3 组织领导制度。科学完善的组织领导制度 是现代企业制度的重要组成部分。现代企业的组织制度的基本形式是公司制，其基本 的领导体制是公司的董事会领导下的总经理负责制。4 内部管理制度。现代企业的 内部管理制度包括劳动制度、人事制度、分配制度、财会制度等一系列的内容。除此 之外，现代企业制度的基本内容还包括企业破产制度、企业外部保障制度等内容。 1 1 2 知识经济成为一种不可逆转的潮流 目前，知识经济已不只是一个耳熟能详的名词，而是作为一种崭新的经济形态， 正日益广泛而深刻地影响着经济增长方式、产业结构、市场结构、就业结构乃至人们 生活与社会文化的各个方面。知识的传播、创新和运用成为社会进步的主要动力。 所谓知识经7 济，按经济合作组织( o e c d ) 提交的以知识为基础的经济的 报告中的定义，是指“建立在知识和信息的生产、分配和使用之上的经济”回。实质 上，知识经济就是以智力资源的占有、配置、以科学技术为主的知识的生产、分配和 使用( 消费) 为最重要因素的经济，简言之，就是邓小平同志指出的“科学技术是第 一生产力”的经济。 知识经济是建筑在知识和信息基础上的经济，它直接依赖于知识的创新、传播和 。张福学知识管理导论吉林人民出版社2 0 0 1 年9 月p 1 5 3 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 应用，知识成为提高生产率和实现经济增长的驱动器。知识经济作为一种新的经济形 态，具有以下三个特征： 1 ) 知识成为最重要的生产要素 传统的农业经济社会是以耕地和劳动力为基础的；工业经济是以大量自然资源和 矿藏原料的冶炼、加工和制造为基础的，衡量经济发展的生产函数，注重的是劳动力、 资本、原材料和能源等生产要素，把知识、技术常常作为生产的外在因素；而知识经 济则是一种全新的基于最新科技和人类知识精华的经济形态，它以不断创新的知识为 基础，是一种知识密集型、智慧型的新经济形态，知识和技术自然而然地被纳入到生 产函数之中，从而使经济效益可以持续递增。因此，农业经济时代，人们梦想占有土 地；工业经济时代，人们希望拥有资本；知识经济时代，掌握知识将成为人们的追求。 知识成为具有决定意义的生产要素，创造知识和应用知识的能力与效率将成为影响一 个国家综合国力和国际竞争力的重要因素之一。 2 ) 知识经济以信息技术为基础 知识经济最突出的现象是信息技术的广泛应用。2 0 0 6 年1 月1 7 日，中国互联网络 信息中心( c 眦) 在京发布“第十七次中国互联网络发展状况统计报告”。报告显示， 截至2 0 0 5 年1 2 月3 1 日，我国上网用户总数突破1 亿，为1 1 1 亿人，其中宽带上网人数 达到6 4 3 0 万人。通讯数字技术和网络技术使社会生产组织方式、社会财富分配方式 和社会消费方式都发生了重大变革。表现在网络化将遍布知识经济社会的每个角落， 没有网络化就没有生命力。另一方面是使世界虚拟化。生产者之间的网络，个人、企 业和国家之间的网络，世界各国和地区之间的网络，诸如此类纵横交错的网络系统， 使全球经济活动的时间缩短，空间缩小，频率加快，效益增大。同时，互联网使知识 以前所未有的速度进行传播。 3 ) 知识经济一体化 知识经济一体化是指知识与经济相互渗透、相互交融、相互包含的过程。它包括 两个含义：知识经济化及经济知识化。回知识经济化，表现在软件知识产业的勃兴， 这是当今世界知识经济初具框架的标志：而经济知识化，则是以知识作为资本发展经 济，知识将作为生产要素中最重要的一个组成部分。这反映在制造业的高技术化、服 务业的高科技化和产业结构的高技能化方面。 。c n n i c 第1 7 次中国互联网络发展状况统计报告，h t t p j t e c h q q 删 2 0 0 1 1 7 脚0 1 9 r 7 h t m 张福学知识管理导论吉林人民出版社2 0 0 1 年9 月p 1 8 4 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 1 1 3 知识管理作为一种全新的管理模式被很多企业采用 在知识经济时代，计算机技术的发展将彻底改变企业的运作方式。由于信息化和 计算机网络在公司内部的普及，公司科研人员可以同时对同一课题进行联合攻关，从 而大大缩短了新技术、新产品的研制开发周期，公司还能通过网络随时了解市场动态， 及时对生产、销售和库存情况进行调整，避免生产过剩。因此，企业管理也必须经历 由职能管理和产品管理向知识管理的转变。 知识管理的出现是组织适应资源环境由经济资源变为知识资源的必然结果，是适 应知识经济时代要求的新型管理模式，是迎接知识时代挑战的重要战略。作为经济社 会的基本细胞和经济主体，企业，首先是知识型企业，正处于迎接知识经济时代挑战 的前沿，必须率先转变传统的管理观念和模式，实施适应新时期要求的管理模式 知识管理。 对于知识管理的定义，虽然不尽相同，但其内涵基本是一致的：所谓的知识管理 是通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力，从而提高企业创造价 值的能力。回它包含两层含义： 第一，企业知识管理是对知识的管理，即对企业中产生的知识进行管理，它通过 获取、存储、学习、传播、共享知识，使每个员工都能更有效地接触和运用企业的知 识，随时随地都能方便地找到最需要的知识，增强工作和学习能力，提高工作质量和 效率；使每个新项目的运行都建立在企业已有的经验和知识的基础之上，避免重复犯 错，以达到成本最小、收益最大的目的。在对知识的识别、获取、开发、研究、分解、 使用和共享的过程中，知识既被使用，又在不断地产生、形成和发展，新的知识在产 生，原有的知识在发展。 第二，知识管理是以信息技术为基础。企业知识管理和信息技术也是一种互相促 进的关系。为了更为有效的支持企业实施知识管理，产生了许多新的信息技术工具。 关系型数据库、互联网、文件管理系统、数据挖掘、数据仓库、决策支持系统、专家 系统、搜索引擎、内部网、电子邮件、视频会议等技术都将使知识管理更加有效。信 息技术的发展，为知识管理提供了物质技术保障。知识来源于信息，信息技术大大改 进了人类进行信息交流的手段，扩大了信息获取的范围，使得信息交流可以更顺畅的 。高洪深，丁娟娟企业知识管理清华大学出版社出版2 0 0 3 年1 1 月p 2 5 5 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 进行。正是在强大的知识管理技术支持下，企业才有实施知识管理的可能。信息技术 是构建企业知识管理系统的基础，也是实现知识管理的强大推动力。 第三，企业的知识管理就是为企业实现知识的显性化和共享寻找新的途径。在经 济合作组织( o e c d ) 提出的知识框架中，既包括显性知识，如可以通过书本或教育 与培训获得的原理知识( k n o w - w h y ) 和事实知识( k n o w - w h a t ) ，又包括隐性知识， 如在实践中获得的技能知识( k n o w - h o w ) 、与人际网络有关的关系知识( k n o w - w h o ) 等。显性知识是可以编码的，能够用系统的、正式的语言传递；隐性知识是个性化的， 难以形式化、记录、编码或表述。显性知识易于通过计算机进行整理和存储、通过高 新技术手段和方法来管理。而隐性知识由于难于被他人观察了解，更无法奢谈共享和 交流，如何管理它已成为知识管理的一大难题。为此，促进隐性知识向显性知识的转 化继而实现共享，以及二者的互动促生在知识管理中具有更为重要的意义，它是知识 创新永不衰竭的动力和源泉。 1 2 企业档案管理的改革需求 随着国有企业改革和市场经济的深入发展，作为企业基础管理工作的企业档案管 理，也必然随之进行改革，以适应企业的发展需要。 1 2 1 企业档案管理面临的新形势 自人类进入九十年代之后，开始步入知识信息化时代，。世界科学、技术、经济的 发展与融合，使改革创新成为当今时代的主旋律。随着国内外市场供求状况的变化和 全球经济一体化、管理信息化步伐的加快，尤其是知识经济时代的到来，企业档案管 理也面临着很多新的形势。 1 ) 随着现代企业制度的建立，企业成为“自主经营、自负盈亏一的市场经济的 主体，更加注重效益。企业以经济建设为中心，企业活动的总原则是最大程度地获取 利润，其首先遵循的一条原则就是用最少的报酬支出换取最大限度的利益回报，这一 特点在市场经济高度发达的今天尤为显著。这也充分左右着企业对各项工作的关注程 度和物力、人力投入多少。这一特点还直接导致了一些企业在加强某些关键环节力量 的同时削弱在大多数时候只进不出的档案部门。 6 企业档案的知识化管理策略研究 第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 2 ) 企业活动的范围逐步扩展，企业产生的档案种类和数量激增。随着我国加入 世界贸易组织，企业活动的范围逐步扩大，这是指国内外的范围扩大。过去中央企业 很少有在境外设机构的，现在大多数企业都有涉外机构；从企业自身的改革来看，过 去企业只管生产，销售由国家来调控，现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企 业活动范围扩大和内容的变化，档案形成的种类和数量也就越来越多。因此，如何优 化企业文件材料的收集范围，使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求，这是 企业档案工作者需要研究的一个课题。 3 ) 企业的法律事务增多，档案的凭证依据作用越来越显著。随着企业法律事务 逐渐增多，档案的凭证作用也越来越凸现，档案具有的这一特性是其它文件不可替代 的，因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中，很多是靠档案 起了至关重要的作用，产生了可观的效益。 4 ) 市场竞争越来越激烈，要注意保护企业的知识产权档案以及商业秘密档案， 并发挥作用。一方面我们要注意档案的利用和开发；另一方面属于企业商业秘密档案 必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视，随着市场经 济的建立，竞争的激烈，企业知识产权意识越来越重要，保守商业秘密越来越重要。 5 ) 随着企业信息化建设的加速，企业电子文件的管理亟待解决。企业信息化建 设的加速，对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。2 0 0 6 年上半年，国家 经贸委开了一个企业信息化建设的会议，当时的国务院副总理吴邦国有一个很重要的 讲话，就讲到现在国家要求企业要搞跨越式发展，这一方面是从企业内部管理来讲， 实行信息化管理有助于提高效率，有助于增强企业的透明度；另一方面，从企业增强 自身竞争能力来讲，必须要实行信息化。他讲了很多例子，包括国外公司与我们合作， 首先要考察咱们的信息现代化建设，有没有各种网站及各种适合的软件，另外国外的 东西你能不能懂、能不能搞远程合作，这些软硬件条件都是竞争的因素。而企业信息 化深刻地影响企业档案工作的管理方式和管理模式，使之必须进行相应变化。 1 2 2 企业档案管理现状 企业档案是企业管理、技术开发及生产活动的基础，是新产品开发和产品生产的 依据，是储备企业各种重要信息的媒介。然而，从总体上看，我国目前的企业档案管 7 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 理现状不能适应时代的发展，不能适应企业改革的需求。 1 1 企业领导档案意识淡薄，对档案工作不够重视。企业改制后，企业领导以追 求最大利润为价值取向，把主要精力和资金投放在生产经营和产品销售上，忽略了企 业档案对企业经济发展有着重要作用的认识。具体表现在：有的企业档案工作无分管 领导，有的企业档案机构被撤销、档案人员被削减或一岗多职，或把机构改革优化下 来的干部硬性安排在档案部门，使档案人员处于新手上岗的局面。总之，档案管理工 作排不上位置，往往是人员不到位、硬件设施不到位、管理制度不到位。当然，档案 工作效益发挥的隐蔽性、滞后性和间接性也是导致企业领导档案意识薄弱的原因之 一o 管理制度不健全，管而不用。档案工作的主要内容是“收、管、用”，但最 终目的是“用”。收集文件材料是一项重要的基础工作，可以说是档案工作的源泉： 只有收集到齐全完整的文字材料，才可能有丰富的档案内容，也才能充分发挥档案工 作的服务作用。有些企业建厂多年，发展到今天，也有些规模，可案卷数量少得可怜， 根本不能反映企业的历史面貌和发展情况，更谈不上案卷的规范标准化。应该归档却 收集不上来的材料领导手中有、业务部门手中有、做具体工作的个人手中也有；而有 些企业虽然档案收集比较完整，然而档案管理人员却“重管轻用 ，或者整理不科学， 查询繁琐，不能让利用者方便、顺利地获得所需的档案信息，使档案的价值得不到体 现。这些不健全的档案管理制度，严重影响了档案工作服务作用的发挥，自然使档案 工作的地位不能提升到相应的位置。 3 ) 管理观念陈旧，手段落后。企业的发展规模及现代化管理观念决定了企业档 案的管理水平。相当多的企业不重视档案工作的信息化建设，档案工作的创建还是靠 手工作坊式运作，电脑等新科技、新产品的利用被看作是“奢侈品 ，对档案管理软、 硬件投入不足，馆藏建设停滞不前，档案管理信息化程度低，难以及时、有效地传递 和利用信息：而一些档案管理人员也认为“档案只要被保管好，不丢失就行了”，而 没有充分认识到档案中蕴含的大量知识，使档案在企业管理与运作中发挥不了作用。 随着企业的发展，建设档案数据库，收集、贮存、积累大量的有价值数据是非常必要 的。只有适应企业信息化和企业发展的需要，实现企业档案工作信息化，才能使档案 工作更好地为企业生产、经营、管理服务，满足企业发展的需要。 企业档案的知识化管理策略研究第一章企业档案管理的朝代背景及改革需求 4 ) 档案人员素质和管理水平有限，不能满足需要。大多数企业的档案工作人员 不同程度地存在着文化素质不高、知识面窄、知识结构老化、不懂现代化信息处理技 术等问题，并且缺乏开发档案资源的意愿，循规蹈矩，因循守旧，影响了企业档案工 作的发展。随着现代企业制度的建立，企业信息化建设进程的加快，对人员素质提出 了更高的要求，他们不仅需要有较高的业务水平，还要有较强的计算机应用能力，网 络操作应用能力及良好的信息素质等等，这样才能适应企业档案工作发展的需要，否 则档案工作也难有作为。 作为企业管理的一项基础性工作，企业档案管理工作必须不断适应环境的变化进 行变革，以满足企业的需求为中心；档案工作人员必须积极参与企业的工作并努力去 了解并服务于它的需求，使自己不被隔离在企业主流之外而把自己塑造成企业业务的 全部参与者，这样才能使企业档案工作不断发展。 9 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 第二章企业档案知识化管理的基本概念 2 1 企业档案知识化管理的内涵 2 1 1 企业档案管理的发展阶段 企业档案管理在我国具有较长的历史。从五十年代开始，那时是科技资料的管理， 后来发展成为科技档案管理，再后来发展成为企业档案管理。随着计算机的普遍使用 及信息技术的出现、应用和发展，企业档案管理的方法、手段乃至管理理念都在发生 着巨大的变化。企业档案管理大致经历了这样三个阶段：实体管理阶段、信息管理阶 段、知识化管理阶段。 1 ) 实体管理阶段 这一阶段，档案管理的主要内容是收集、整理、分类、编目、立卷，这些工作全 部需要手工完成，其管理主要是实体管理。同时，传统的档案管理提供利用的途径主 要是依靠目录卡片，检索入口单一，查询效率低，常常出现漏检和查不到的情况，档 案的价值无法得到充分的利用。这一阶段，企业档案管理的目的主要是为了实现其凭 证价值和参考价值，起到的最大作用就是记载历史。 2 ) 信息管理阶段 进入信息时代，企业档案管理也发生了很大的变化。计算机和网络技术的应用， 加速了档案收集、整理、分类的步伐，也使档案利用突破了时间和空间的限制。但是， 由于文档管理系统的应用，一方面计算机系统会自动在文档生成时完成收集和整理的 工作，从而使原本由档案人员完成的工作有所分散；另一方面，计算机人员主导文档 系统的运行和维护，档案部门对于文件、档案的管理能力也有所降低。 3 ) 知识化管理阶段 随着知识经济时代的到来，知识成为最重要的生产要素，知识管理作为一种全新 的管理模式，正在被越来越多的企业所重视并实践。“从企业档案要服从、服务于 企业中心工作、要为企业增产增效提供服务看，企业档案工作的发展趋势必然也会向 知识化管理发展，成为企业知识管理的一部分，即企业档案知识化管理是企业档案工 l o 企业档案的知识化管理策略研究 第二章企业档案知识化管理的内涵 作发展的必然结果。 “我们之所以提企业档案工作知识化管理，而不笼统称之为知识管理，是因为知 识管理是对整个企业的管理行为，档案工作毕竟是企业管理工作的一个方面，它不可 能取代企业知识管理，而只能是企业知识管理的一部分。 圆 2 1 2 企业档案的知识化管理的涵义 “知识管理不仅仅是信息和数据的管理，也不仅仅是指信息技术。知识管理的一 个目标是识别有用的、相关的知识，去组织、吸收及综合知识，以及促进创造性地使 用知识 企业档案的知识化管理，即在企业档案管理过程中运用知识管理的理念、 方法和手段，在对档案信息收集和预处理的基础上，针对企业需要，借助现代信息技 术，深入挖掘企业档案中蕴含的有用知识单元并对其进行组织，使需要知识的人及时 方便地获得，以提高档案知识资源的利用率，为提高企业的创新能力和市场竞争力服 务。在此基础上，实现知识创新，并最终使知识得以应用，创造出有价值的成果。 企业知识是知识管理的对象。企业知识是一个企业所拥有的知识，是企业生存与 发展的基础与核心资源。企业知识包括企业内部自身发展生成的知识和企业外部对企 业生存发展有用的知识( 这一部分可内化为组织知识) 。企业档案是企业在生产、经营、 管理、决策等活动中形成的原始记录，内容非常复杂，全方位地反映了企业活动的各 个方面，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，属 于企业知识中的显性知识。同时，企业档案产生于企业内部，是其它企业所无法获取 的，是企业的核心知识资源。 然而档案本身是一个个孤立的数据或信息，传统档案管理重点是以归档文件的有 序化和结构化为目的，服务方式是被动的数据查询，提供员工工作查考；档案信息管 理则更象是传统档案管理的计算机化，就是将传统的手工管理方式转变为计算机管 理；两者都不能直接满足企业领导和员工对知识的需求，常常造成信息超载而知识溃 乏的局面的出现。 档案知识化管理不仅是文件收集、整理和借阅，更重要的是挖潜档案中的知识成 份，用知识的语言进行有效的整合，将企业的档案资源沉淀为企业有用的知识和经验， 并努力促成隐性知识显性化，形成系统的企业知识体系，即将档案知识化，同时通过 。丁英香现代企业制度下档案工作的课题档案与建设2 0 0 5 年第3 期 。宗培岭知识资源管理与企业档案工作档案与建设2 0 0 2 年第8 期 马恒通论图书馆学研究对象的确定图书情报工作2 0 0 2 年第6 期 l l 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 知识工具，实现知识传递和增值，使企业档案发挥其最大价值，改进企业的创新能力、 快速响应能力，提高企业效率和员工技能素质。档案知识化管理要充分利用数据挖掘 技术和商业智能，对档案信息内容进行采集与选择、综合与深化、判断与推论、归类 与导航，重点解决信息超载而知识匮乏的问题，使知识能在内部和外部得到共享和发 布。 知识管理的战略之二一编码化战略，就是通过将业务经验、技术诀窍等隐性知 识整理成文档，使知识与知识开发者分离，将个人知识提升为组织知识来提高企业的 核心竞争力的。企业档案的知识化管理将这种知识型文档的收集、整理与共享作为一 个重要的使命，使企业知识不会随着员工的离职而流失，完整地保存企业知识。 企业档案知识化管理是信息技术发展的结果。它是在一定信息技术条件下产生 的。企业文档管理软件和企业内部网络为档案管理创造了一种新的工作环境和流程， 搭建了新的交流平台。档案知识化管理正是借助这样一个基础平台，收集档案信息， 整合档案资源，挖掘档案知识，组织知识专题，开展知识服务，实现知识共享、交流 和增值。因此，先进的信息技术，是档案知识化管理的先决条件。 与传统档案管理相比，档案知识化管理在保证档案的完整齐全的同时，更注重其 内在知识的挖掘与共享。为了实现企业档案工作的重心转移，为了实现档案工作及人 员的重新定位，企业档案工作人员应改变传统的看摊守业的思想，不断创新，促进企 业信息与知识固化为文件，开展文件收集、管理与二次知识化和知识传播等业务，起 到保存企业文件、组织开发新知识和满足企业各项业务对文件与知识的需求的作用。 2 2 企业档案知识化管理的特点 企业档案知识化管理的特点，是由企业对档案管理工作的要求所决定的。 1 ) 以信息技术为支撑 企业档案知识化管理的最终目的，是为了使档案知识能够最大限度地发挥作用， 满足企业的需要。运用以网络技术为代表的新技术，对档案信息进行管理和利用，使 用计算机技术对档案信息进行处理、存储和利用，是档案知识化管理的重要基础。网 络的使用可以最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信 息，在满足保密要求的前提下，充分利用企业网络在线完成部分档案信息的移交、接 1 2 企业档案的知识化管理策略研究 第二章企业档案知识化管理的内涵 收与查询利用，利用档案管理系统实现文件自动分类立卷，实现档案实时归档、实时 整理、实时提供利用，不仅节约了大量的收集时间、最大限度地丰富了馆藏，也节省 了利用者的时间，提高了利用效率。同时，通过有效传递和合理扩散，可以实现不同 地域间的企业档案资源共享。而人工智能技术的运用则可以对各种各样孤立的档案数 据进行分析，从中找出真正有用的知识。 2 ) 以知识共享为目的 对于大多数企业来说，在生产、制造以及销售活动中都面l 临着知识的再利用问题。 它既包括对以前积累的知识和成功经验的再利用，也包括对一些失败成功经验的再利 用。企业档案的知识化管理必须有意识、有目的、有系统地收集这些有用经验、最佳 实践，将其进行编码，分类整理后存储到知识库，并在积累、组织、存储和重组这些 知识的同时，注重知识的转移和传播。通过企业内部网络、企业知识网站、教育培训 等传播方式，将知识转移到企业的经营活动之中，借此推动知识的流动，促进知识应 用，使每个员工都可以方便又快捷地共享企业知识，通过大范围的知识共享充分发挥 知识效益，来提高企业员工的个人能力、组织的效率以及对环境变化的适应性，从而 增强组织自身的应变能力和创新能力。 3 ) 以用户需求为导向 档案管理服务的对象是在企业内部，主要是满足企业内部各生产、管理层次的知 识信息需求，为企业的盈利目标服务。在美国的一些企业档案馆，从事战略管理、企 业通讯、管理心理学、行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业档案文件的主要用户。 他们给档案馆带来了信誉，也带来了从企业和基金会获得资金支持的机会。企业档案 知识化管理必须以企业需求为导向并根据不同利用者的知识需求特点，按照相关工作 环节或相关工作岗位的需求，提供不同的知识服务。如通过对信息进行综合处理，为 决策人员及时、准确提供相关国家政策、行业动态、市场行情等信息；根据各岗位人 员要求，将岗位技能等知识传送到他们手中；而将各种规章制度、新手上路等知识提 供给刚进入本企业的新员工等等。 4 ) 以创新劳动为动力 随着企业生产经营结构的发展和转变，企业对于信息的需求范围也必然要发生变 化，企业档案知识化管理的内容和范围也应随之做相应的变化；同时，不同企业对于 信息和知识的需求不尽相同，对于档案知识化管理的要求也会存在一定异，这些都无 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 法用一种固定的模式实现。企业档案管理机构必须适应不同企业甚至于同一企业不同 时期对于信息与知识的需求不同特点，采取机动灵活的方式为企业服务。可以说，企 业档案知识化管理的每一个环节，都可能蕴藏着管理方式的创新，都需要创造性的劳 动。企业档案的知识化管理应是一个不断创新的劳动过程。 5 ) 以及时应用为要求 档案知识能够及时应用到企业的各项管理活动中是档案知识化管理的一个重要 特点。档案作为企业重要的知识资源，如果长时间被束之高阁，得不到利用，那很大 一部分档案信息就会失去利用价值，这无疑是对企业知识资源的浪费。企业档案知识 化管理则是利用文档管理软件和企业内部网络，实现工作文件的及时归档，并快速地 对其进行组织和分类，然后，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它 的部门或人员手中。 2 3 企业档案知识化管理的作用 传统的企业档案管理，将企业档案看作是“保持历史真实性的记录”，档案管理 工作的重心是“保存历史 。这种档案管理观念，不仅忽视了档案中所蕴藏的丰富知 识，使档案中蕴含的大量知识资源得不到有效开发和利用，而且将企业中大量的隐性 知识排斥在文档之外，造成企业知识的浪费。也正因为如此，企业在追求利润最大 化的同时，发现不了企业档案管理的价值所在，使档案工作在企业中的地位不高，甚 至面临被取消。实施档案知识化管理，运用信息技术，可以更好地保存企业记忆，增 加企业知识储备，促进档案知识的流动，更好地服务于企业的各项工作，提高企业核 心竞争力。 1 ) 保存企业记忆 传统的档案管理只是接收日常生产管理中产生的各种文件，其主要是显性知识， 而大多数的知识存在于员工的头脑中，属于隐性知识。员工是企业人力资本，也是“知 识资本或“智力资本 ，作为一种无形资产和源泉，其知识和经验存储在人的大脑 里，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险 和高额人力资源成本。建立企业知识档案就是要防止知识的流失，降低这种风险和成 本。激励员工参与知识共享，在设立或明确知识档案归口管理部门和建立知识档案管 。田晨毕小青知识视角下的企业文档管理档案学通讯2 0 0 1 年第l 期 1 4 企业档案的知识化管理策略研究 第二章企业档案知识化管理的内涵 理制度下，把员工所拥有的个人经验、方法、诀窍、洞察力、灵感等，通过演讲、交 流、研讨、总结、报告、备忘录、简报和利用纸张、录音带等载体形式记录并保存下 来，真正发挥企业知识档案的实际作用。 2 ) 利用知识产权创造价值 将企业档案知识作为一种知识资产进行管理，是企业档案知识化管理的一个重要 内容。企业的专利技术、注册商标、版权都是企业的知识资产。知识产权作为一种无 形资产，其实际价值非常巨大。而企业档案中包含着大量的知识产权档案，如专利技 术、商标、版权等，将其进行市场化运作，通过履行一定的手续，转让或授权与别人 使用，可以成为企业档案直接参与市场经济的一种方式，使档案管理短期内就可获得 实效，并直接获取经济利益。戴尔公司为了保持自己的竞争优势，将4 2 项专利用在商 业模式创新上，并以此作为与对方讨价还价的筹码。1 9 9 9 年，戴尔公司用这些专利做 担保，与i b m 达成了价值1 6 0 亿美元的互换许可证协议，仅此一项，戴尔便可节省数千 美元万美元。回 3 ) 促进员工终身学习 。 无论一个人、一个团体，还是一个民族、一个社会，只有不断学习，才能获得新 知，增长才干，跟上时代。2 l 世纪成功的企业将是学习型组织，而员工的终身学习能 力将是推动企业可持续发展的不竭动力。通过运用现代化的技术手段，利用企业档案 知识资源，经常性地开展培训教育活动，向员工传授本企业的规章制度、业务职责、 他人工作经验、企业文化等，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力，从 而保证企业创新活动的不断进行。 4 ) 综合利用企业内外部知识 企业知识既包括产生于企业内部的档案知识，也包括来自于企业外部的知识，如 来自于图书、情报、因特网甚至于供应商、合作伙伴的知识。在发挥企业档案知识作 用的同时，开发、利用和衡量企业外部的知识资源，借鉴他人的成果，利用他人的知 识信息和资源，将企业外部的知识与企业内部档案知识有机结合起来，将外部知识为 我所用，更好地充实企业档案内容，发挥档案知识的价值和作用。 5 ) 增强企业市场竞争能力 现代社会，市场是企业的生命。企业面对的市场不再是以往那种受一定保护的区 。杨波如何进行知识管理北京大学出版社2 0 0 3 年1 2 月p 2 4 1 5 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 域性市场，而是全球市场，企业面临的市场竞争也异常激烈。企业之间的竞争已由过 去资产竞争转变成知识竞争。通过档案知识化管理，将档案知识与各种其它各种知识 资源进行充分开发和有效利用，将其在企业内部共享，将为公司各项综合业务、研究 工作的开展创造必要条件，可以节省大量的时间与成本。同时，知识、经验的获取和 积累对企业竞争力的帮助极大，可以不断培养企业的创新能力和集体创造能力，不断 来提升企业文化的内涵，使企业能在激烈的市场竞争中立于不败之地，赢得更多生存 和发展壮大的机会。 2 4 企业档案知识化管理的目标 企业档案知识化管理的核心目标是充分挖掘企业档案知识资源，为提高企业市场 竞争力提供有力支持，成为企业知识管理的先导。具体而言，企业档案知识化管理应 实现如下目标： 1 ) 支持企业领导决策 在现代企业中，“经营的中心在决策，只有决策正确，才能使企业在市场占有、 产品开发、物资供应、质量竞争等方面取得优势，在激烈的市场竞争中立于不败之地。 决策正确与否，不仅取决于企业领导的智慧和才能，更需要以及时、准确、完整、系 统的信息为依据。决策依据的各类信息，很多蕴藏在企业档案之中，包括计划统计、 质量动态、劳动定额、设计能力、设备工艺状况、物资能源消耗等信息，必须将它们 结合企业外部的其它信息，对其进行综合处理，去粗取精、提炼开发，生产出具有利 用价值的信息，编制成相应的材料文件，适时地提供给决策者使用，使其迅速、准确 地做出决策，并且能够使方案最优化，从而提高企业经营的效益。 2 ) 支持新产品开发 企业要发展，就要不断研究市场需求，并根据市场需求不断改进和更新现有产品， 开发和完善适销对路的新产品，而这些工作离不开档案资源。对于新产品开发，企业 档案主要发挥两方面的作用：一是有参考借鉴作用。科技创新的特点在于继承基础上 的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的。档案是连 接这个过程的载体，自主创新离不开借鉴档案。二是有启迪助推作用。档案信息是科 技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，激活思路，实现创新。很 多企业档案部门结合企业的科研重点，及时编研适用的、可靠的科技信息，触发科技 1 6 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 人员创新灵感，提供了非常有效的服务。 3 ) 支持员工学习与工作 衡量员工的学习效率，主要看他是否快速的进入工作角色，并确保工作质量。做 到这一点，最主要的学习是对岗位经验( 过去的工作记录、工作成果、工作资料) 的学 习，而这些岗位经验大多都在档案中。员工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技能 知识对他的支持。所以，搞好档案知识化管理，把岗位经验技能知识准确地配置在工 作岗位上，那么员工的学习效率、工作效率就会提高。企业档案对于新员工培训尤其 不可缺少。利用企业档案，可以使新员工了解企业历史、公司经营方针，学习公司的 各项规章制度，熟悉自己的岗位职责，使其能尽快进入角色，为企业创造价值。 4 ) 记载企业历史，保护企业合法权益 记载企业历史是传统企业档案管理的主要功能，也是企业档案知识化管理的一个 重要目标。历史是不可以割断的，企业档案则是企业历史的最真实的记录载体，其作 用有- - ：一是记录企业活动以留给后世；二是使企业职工明确理解企业自身历史，为 提高职工素质发挥作用。日本大多数企业的档案意识强，都注意通过档案史料的展览、 编辑出版企业文化专题介绍以及媒体报道等方式向社会宣传本企业，树立企业形象， 提高社会知名度。我国的企业要想成为“百年老店一，也应该注重收集、整理、保护 好本企业最有价值的档案，维护企业的历史，保护企业的利益，宣传企业的形象，扩 大企业的影响，加强企业的管理，促进企业的发展。企业档案工作的另一个重要任务， 就是保护企业的产品商标权、产权不受侵害，维护企业产品的信誉。 2 5 企业档案知识化管理的任务 企业档案知识化管理的任务就是促进企业档案知识资源的开发利用，满足企业对 知识的需求，服务于提高企业的核心竞争力。其具体任务如下： 1 ) 档案资源的数字化 企业档案信息数字化是随着企业计算机网络技术的发展而产生的一种新型信息 形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络 化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。企业档案知识化管理以数 企业档案数字化探索机电兵船档案2 0 0 5 年第5 期 1 7 企业档案的知识化管理策略研究第二章企业档案知识化管理的内涵 字化管理为主，档案实体保管为辅，这样才能实现档案快速输入、快速整理、快速应 用，将档案管理提升到信息管理、知识管理的高度，实现重塑档案管理的价值观。 档案资源的数字化包括两方面的内容：一是电子文件的归档。随着企业信息化的 发展，一个无纸化办公的