2019年书信模板及范文.doc

2019年书信模板及范文 一、主动跟新买家建立联系 DearMr.Jones: WeunderstandfromyourinformationpostedonAlibaba.thatyouareinthemarketfortextiles.Wewouldliketotakethisopportunitytointroduceourpanyandproducts,withthehopethatwemayworkwithBrightIdeasImportsinthefuture. Weareajointventurespecializinginthemanufactureandexportoftextiles.Wehaveenclosedourcatalog,whichintroducesourpanyindetailandcoversthemainproductswesupplyatpresent.YoumayalsovisitouronlinepanyintroductionatHttp:/.howseek.whichincludesourlatestproductline. Shouldanyoftheseitemsbeofinteresttoyou,pleaseletusknow.Wewillbehappytogiveyouaquotationuponreceiptofyourdetailedrequirements. Welookforwardtoreceivingyourenquiressoon. Sincerely, JohnRoberts 二、对新买家要求建立业务联系的回复 DearMr.Jones: Wehavereceivedyourletterof9thAprilshowingyourinterestinourpleteproductinformation. Ourproductlinesmainlyincludehighqualitytextileproducts.Togiveyouageneralideaofthevariouskindsoftextilesnowavailableforexport,wehaveenclosedacatalogueandapricelist.YoumayalsovisitouronlinepanyintroductionatHttp:/.howseek.whichincludesourlatestproductline. Welookforwardtoyourspecificenquiriesandhopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture. Sincerely,. 三、向老客户介绍公司新的产品信息 DearMr.Jones: Wehaverefreshedouronlinecatalogathttp:/.howseek.,andnowitcoversthelatestnewproducts,whicharenowavailablefromstock. Webelievethatyouwillfindsomeattractiveadditionstoourproductline.Onceyouhavehadtimetostudythesupplement,pleaseletusknowifyouwouldliketotakethematterfurther.Wewouldbeveryhappytosendsamplestoyouforcloseinspection. Wewillkeepyouinformedonourprogressandlookforwardtohearingfromyou. sincerely, 四、回复对某个产品的查询 DearMr.Jones: Thankyouforyourinquiryof16March.Wearepleasedtohearthatyouareinterestedinourproducttoaster. Weveenclosedthephotoanddetailedinformationoftheproductforyourreference: Product:toaster :xxxxxx Package:1pcs/box Price:10usd/pcs Payment:L/C Forpurchasequantitiesover1,000pcsofindividualitemswewouldallowyouadiscountof1%.PaymentistobemadebyirrevocableL.Catsight. Welookforwardtoreceivingyourfirstorder. Sincerely, 五、无法提供对方查询中所要求的产品时 DearMr.Jones: Thankyouforyourenquiryof12Marchcate9cable. Weappreciateyoureffortsinmarketingourproductsandregretverymuchthatweareunabletosupplythedesiredgoodsduetoexcessivedemand. Wewould,however,liketotakethisopportunitytoofferthefollowingmaterialasaclosesubstitute: Cate5,US$_permeterFOBShanghai,includingyourmission2%. Pleasevisitourcatalogathttp:/.xxxxxxxxx.formoreinformationonthisitem.Ifyoufindtheproductacceptable,pleaseemailusassoonaspossible. Sincerely, 商业电子信函在文法上的10项注意 .切忌主客不分或模糊。例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We决定呀,不是report.) 2.句子不要凌碎。例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutpliance.应该连在一起. 3.结构对称,令人容易理解。例子:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract. 4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance. 5.动词主词要呼应。想想这两个分别:1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7.标点要准确。例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment. 8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 如何在商务往来的邮件中表示感谢 无论你是写信给客户，给经理或是同事，你都一定要感谢他们。每个人都喜欢被感谢，那就在你的信对读者表示感谢，感谢他们所做的事情，还可以事先感谢他们将要为你做的事！你会发现将真诚表达在你的字里行间会让你受益匪浅。 邮件的开头 感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 Thankyouforcontactingus. 如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。 Thankyouforyourpromptreply. 当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.” Thankyouforprovidingtherequestedinformation. 如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。 Thankyouforallyourassistance. 如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateyourhelpinresolvingtheproblem.” Thankyouraisingyourconcerns. 就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.” 范文：给客户写的关于价格让步的信 DearSirs: Thankyouforyourletterof20January20XX.WearedisappointedtohearthatourpriceforFlamecigarettelightersistoohighforyoutoworkon.YoumentionedthatJapanesegoodsarebeingofferedtoyouatapriceapproximately10%lowerthanthatquotedbyus. Weacceptwhatyousay,butweareoftheopinionthatthequalityoftheothermakesdoesnotmeasureuptothatofourproducts. Althoughwearekeentodobusinesswithyou,weregretthatwecannotacceptyourcounterofferorevenmeetyouhalfway. Thebestwecandoistoreduceourpreviousquotationby2%.Wetrustthatthiswillmeetwithyourapproval.Welookforwardtohearingfromyou. Yoursfaithfully, 商业电子书信关于文法的十点注意 1切忌主客不分或模糊。例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(是We来decide,不是report.) 2句子不要零碎。例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts,becauseofourpreviousobjectionsaboutpliance.应该连在一起. 3对称的结构比较容易让人理解。例子：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract. 4单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance. 5动词主词要呼应。想想这两个分别：1).Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatareunderbudgeted.2).Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted. 6时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7标点要准确。例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment. 8选词要正确，像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 9拼写要正确，有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。也许一笔好买卖就因为你的一个错字飞掉了哦! 10大小写要注意。非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 通知预约应聘者前来面试的邮件 DearMr./Ms, Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutoetoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo. Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletoe. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。 是否能来，请告知，多谢。 您诚挚的 商务中的信函开头语和自我介绍用语 商务书信中有很多约定俗成的写法和说法，尤其是为了建立良好的商务往来，一定要运用恰当的开头语和自我介绍。 从中华人民共和国驻大使馆商务参赞处获悉贵公司名称和地址，现借此机会与贵方通信，意在达成一些实际交易为开端，以建立业务关系。 1.HavinghadyournameandaddressfromtheCommercialCounselorsofficeoftheEmbassyofthePeoplesRepublicofChinain.,wenowavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationsbyastartofsomePracticaltransactions. 从中国国际贸易促进会获悉，你们有意采购电器用具。 2.WehaveheardfromChinaCouncilforthePromotionofInternationalTradethatyouareinthemarketforElectricAppliances. 驻贵地的中国领事向我们介绍，你公司是生产（商品）的大出口商。 3.YournamehasbeenremendedtousbytheChineseConsulstationedinyourcityaslargeexportersof.goodsproducedin. 从获悉你们行名及地址并了解你们是有经验的进口商。现向你们开报，盼能在贵地市场推销。 4.From.,wehaveobtainedyournameandaddressandunderstandthatyouareexperiencedimportersof.Wehavepleasureinofferingyou.ofwhichwewouldappreciateyourpushingthesaleonyourmarket. 从获悉你公司专门经营，现愿与你公司建立业务关系。 5.Welearnfrom.thatyourfirmspecializesin.,andwouldliketoestablishbusinessrelationshipwithyou. 承的介绍，获悉你们是有代表性的进口商之一。 6.Throughthecourtesyof.wehavelearnedthatyouareoneoftherepresentativeimportersof. 据纽约司密斯公司所告，得悉你公司名称和地址，并得知你们日本东京商会已把你行介绍给我们。 7.YournameandaddresshasbeengiventousbyMessrs.J.Smith&Co.,Inc.,inNewYork,whohaveinformedusthatyourfirmhasbeenremendedtousbytheChamberofCommerceinTokyo,Japan. 承贵地银行通知，你们是的主要进口商（出口商），并有意与中国进行这些方面的贸易。 9.The.Bankinyourcityhasbeenkindenoughtoinformusthatyouareoneoftheleadingimporters(exporters)of.andareinterestedintradingwithChinaintheselines. 据了解，你们是中国（商品）有潜力的买主，而该商品正属我们的业务经营范围。 10.WearegiventounderstandthatyouarepotentialbuyersofChinese.,whicheswithintheframeofourbusinessactivities. 通过贵国最近来访的贸易代表团，我们了解到你们是信誉良好的进口商，现发信给你们，盼能不断地接到你们的定单。 11.Throughyourtradedelegationthatrecentlypaidavisittothiscountry,welearnedthatyouarewell-establishedimportersof.andarewritingtoyouinthehopeofreceivingyourordersfromtimetotime. 我们欣然寄发这封自荐信，希望是互利关系的前奏。 12.Wearegladtosendyouthisintroductoryletter,hopingthatitwillbethepreludetomutuallybeneficialrelationsbetweenus. 我们有幸自荐，盼望能有机会与你们合作，扩展业务。 13.WehavethePleasuretointroduceourselvestoyouwiththehopethatwemayhaveanopportunityofcooperatingwithyouinyourbusinessextension. 我们冒昧通信，以期待与贵公司建立业务关系。 14.Wetakethelibertyofwritingtoyouwithaviewtobuildingupbusinessrelationswithyourfirm. 现向贵司自我介绍，我们是国营公司，专门经营轻工业品。 15.WewishtointroduceourselvestoyouasastateoperatedcorporationdealingexclusivelyinLightIndustrialGoods. 也许你们已有所知，我们是国营公司，经营（商品）的进出口业务。 16.Asyoumaybewellaware,weareastate-operatedcorporationhandlingsuchitemsas.inbothimportandexportbusiness. 鉴于你们是的主要进口商之一，特此联系，盼能建立业务关系，以有助于你们满足各项需求。 17.Asyouareoneoftheleadingimportersin.,wehavepleasureincontactingyouinthehopeofestablishingbusinessrelationsandrenderingyouassistanceinawiderangeofyourrequirements. 了解到你们对（商品）的进口和出口都感兴趣，故愿自荐，希望在我们两公司间建立互利的业务关系。 18.Weunderstandthatyouareinterestedinboththeimportandexportof.anditisonthissubjectthatwewishtointroduceourselvesinthehopeofestablishingmutuallybeneficialbusinessrelationsbetweenourtwocorporations. 你公司是信誉卓著的照相机进口商，我公司极愿与你公司建立业务关系。为此，我们现在寄去商品目录和价目单，用以向你公司毛遂自荐。 19.Thehighreputation,whichyouareenjoyingascameraimporters,hasrenderedusdesirousofenteringintobusinessrelationswithyou.Accordingly,weintroduceourselvestoyoubysendingyouourcatalogsandprice-lists. 我们经营的商品包括本国第一流造纸厂的产品，因此，我们有良好条件就你们提出的商品，向你们的顾客提供质量最可靠的商品。 20.Themoditieswearehandlingconsistofthemanufacturesofthefirst-ratepapermillsofthiscountry,andsoweareinagoodpositiontoserveyourcustomerswiththemostreliablequalityofthelineyousuggest. 我们专门经营中国美术工艺品出口，愿与你们进行交易。 21.SpecializingintheexportofChineseArt&CraftGoodsweexpressourdesiretotradewithyouinthisline. 我们的主要业务是纺织品和手工艺品。 22.Ourlinesaremainlytextilesandhandicrafts. 我们经营这项业务已有多年。 23.Wehavebeeninthislineofbusinessformanyyears. 本信目的是探索与你们发展贸易的可能性。 24.Thepurposeofthisletteristoexplorethepossibilitiesofdevelopingtradewithyou. 我们愿在平等互利、互通有无的基础上与你公司建立业务关系。 25.Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyourfirmonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds. 我们愿与你们建立友好业务关系，分享互利的交易。 26.Wewishtoestablishfriendlybusinessrelationswithyoutoenjoyashareofmutuallyprofitablebusiness. 盼直接洽谈，以便将你公司特种经营商品引进我地市场。 27.Wewishtoenterintodirectnegotiationwithyouwithaviewtointroducingyourspeciallinesinourmarket. 我们有意向中华人民共和国寻求原油供应来源的可能性。 28.WeareinterestedinthepossibilityofestablishingsourcesofsupplyofcrudeoilfromthePeoplesRepublicofChina. 建议试试利用一下我们的经验和专门知识。 29.Weadviseyoutomakeuseofourexperienceandspecialknowledgeontrial. 相信我公司的对外贸易经验以及对国际市场情况的熟悉，可能使我们有资格得到你们的信任。 3O.Wetrustthatourexperienceinforeigntradeandintimateknowledgeofinternationalmarketconditionswillentitleustoyourconfidence. 我公司与此地可靠的批发商有密切联系，能与你公司作可观的进口业务。 31.Beingcloselyconnectedwithreliablewholesalershere,weshallbeabletodoconsiderableimportbusinesswithyou. 我们能开报十分优惠的条款。 32.Weareabletoquoteyouveryadvantageousterms. 商业电子书信在文法的十点注意事项 1.切忌主客不分或模糊。例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We决定呀,不是report.) 2.句子不要凌碎。例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutpliance.应该连在一起. 3.结构对称,令人容易理解。例子:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract. 4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance. 5.动词主词要呼应。想想这两个分别:1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7.标点要准确。例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment. 8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 商务交流中如何做书面道歉与解释 在商务交流中，由于多种原因造成了很多不可避免的矛盾和错误，那就需要向对方进行口头和书面的道歉和解释，一般来说书面的道歉和解释要正式一些。本文是一个Appology和Explanation的范文。 Appology DearMr./Ms, WearesorrywecannotsendyouimmediatelythecatalogueandpricelistforwhichyouaskedinyourletterofMarch10.Suppliesareexpectedfromtheprintersintwoweeksandassoonaswereceivethem,wewillsendyouacopy. Yoursfaithfully 道歉 尊敬的先生/小姐， 对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。 您诚挚的 Explanation DearMr./Ms, IwasveryconcernedwhenIreceivedyourletterofyesterdayplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeenpletedbythedatepromised. Onreferringtoourearliercorrespondence,IfindthatIhadmistakenthedateforpletion.ThefaultisentirelymineandIdeeplyregretthatitshouldhaveoccurred. Irealizetheinconvenienceouroversightmustbecausingyouandwilldoeverythingpossibletoavoidanyfurtherdelay.Ihavealreadygiveninstructionsfortheworktohavepriorityandtheengineersworkingonthejobtobeplacedonovertime.Thesearrangementsshouldseetheinstallationpletedbynextweekend. Yoursfaithfully 解释 尊敬的先生/小姐， 昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。 认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。 你诚挚的 收到面试通知如何回复确认面试时间 DearMr./Ms, ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetoeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。 你诚挚的 范文：预先告之对方方便联系的时间 DearMr./Ms, IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseinEurope. IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday. IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime. Yoursfaithfully 中文参考： 尊敬的先生/小姐： 我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。 星期三即六月四日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。 对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。 您诚挚的 对日期建议提出其他意见的信件回复 DearMr/Ms, ThankyouforyourletterofSeptember26.Weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscussyournewmonitor,butOctober6isnotsuitable.Wewillbehappytomeetwithyouat9:30a.m.onWednesday,October7,ifthetimeisconvenientforyou. Welookforwardtomeetingyou. Yoursfaithfully 参考译文： 尊敬的先生/小姐 我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。 期待与您见面。 您诚挚的 范文：向对方预约商讨时间的信件 DearMr./Ms., IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6beconvenient? IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,October4,whereamessagewillreach