Office办公软件的使用.ppt

Office办公软件的使用,一、WPS文字的使用二、WPS表格的使用三、WPS演示的使用四、打印机的使用,WPS文字篇,（一）WPS文字使用的基本技巧,WPS实用技巧之删除空行对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，那么我们用WPS文字的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“pp”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“p”,然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。,WPS实用技巧之WPS文字中图片任意放WPS文字里常用到插入图片，但是直接插入图片的话，会出现断行、跨页，影响排版。有一个方法可以实现文档内任意摆放图片，就是应用文本框。先插入一张图片，然后画一个任意大小的文本框，再将图片拖入文本框，调整成合适的大小，可以发现，不管怎么移动文本框，图片也会跟着文本框走了。最后隐藏文本框的边框：光标放在文本框上，变成十字箭头时双击，如下图设置格式，完成。,文本框是浮于文字之上的，可以任意摆放位置，这样排版就方便很多了。,WPS实用技巧之在WPS文字中快速显示“页面设置”对话框在WPS文字中快速显示“页面设置”对话框通过WPS文字的“页面设置”对话框我们可以设置文档的页边距、布局、分栏等。一般情况下，我们可以通过单击“文件”菜单选择“页面设置”命令来打开它。次数多了这样操作起来有些烦琐，有没有简单的方法呢？答案是肯定的。方法如下：在垂直标尺的任何地方双击可以显示“页面设置”对话框。,WPS实用技巧之设置标尺,首先打开WPS文字，新建一个文档。,在新文档界面，单击视图菜单。,在视图菜单中，有个标尺功能，选中标尺，在文档中，标尺就显示出来了。,当显示标尺后，可能没有垂直标尺，想要添加或者取消垂直标尺。,在文档界面单击左上角的WPS文字，然后选择右下角的设置选项。,在选项界面中，找到垂直标尺功能，如果需要取消垂直标尺，就将对勾取消，如果需要添加垂直标尺，就打上对勾，选择后，点击下方的确定。,快捷方式,全选Ctrl+A撤销Ctrl+Z恢复Ctrl+Y复制Ctrl+C剪切Ctrl+X粘贴Ctrl+V删除Delete字体Ctrl+D,增大字号Ctrl+减小字号Ctrl+两端对齐Ctrl+J居中对齐Ctrl+E不连续选择Ctrl+拖动连续选择Shift+首尾、拖动左对齐Ctrl+L右对齐Ctrl+R分散对齐Ctrl+Shift+J,加粗Ctrl+B倾斜Ctrl+I下划线Ctrl+U关闭程序Alt+F4取消Esc保存Ctrl+S移到行首Home移到下一行移到上一行,（二）如何在WPS文字中插入图表,点击WPS表格，打开我们要插入的WPS表格,选中要插入表格中的数据，点击复制或者剪切。,在文档的图表里选中粘贴，将内容粘贴进去。,选中刚刚粘贴好的数据，点击插入-图表。按照提示一步步的将图表做好。粘贴到WPS文字即可。,WPS表格篇,第一节设置货币符号下面的操作将设置货币符号：步骤一单击D列号，选定此列中的所有内容，参见左图，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见右图。,步骤二在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见下图。,步骤三参见下图，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。,上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图所示。这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。,第二节预览和调整报表外观一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：,步骤一从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见左图。,此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将如右图所示。,步骤二、使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图所示。“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，再次单击又会还原。此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。,第三节添加“总计”单元格,步骤一单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“公式”下拉菜单中选择“常见函数”命令，参见下图。,步骤二在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见下图。,在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。,步骤三单击确定后，在括号中输入求和区域D3：D7即“SUM（D3：D7）”回车后，就能在工作表中看到工资的总计值了。当然了，还需要加入“总计：”标题，这样才能打印出员工工资表。此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，看一看您所设计的工资报表是什么样子的。,第四节表格换行,在WPS表格中经常会出现文字太多，无法显示的现象，影响观看和排版下述方法可以解决这一问题。选中单元格，同时按住Alt+Ctrl，文字就会自动转换到下一行了。,第五节制作员工工资图表步骤一将光标从A3拖动到D7单元格，选定数据，结果应如图所示。,步骤二参见下图，单击“插入”，再点击“图表”。,步骤三参见下图，在“图表类型”列表中选定一种类型后，接着单击“下一步”按钮。,步骤四、在“图表”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮，参见下图。,步骤五单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”，参见下图。,最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上，参见下图。,（二）WPS表格图表应用,打开原始数据表，如下图：,弹出图表类型对话框。这里我们可以选择柱形图、条形图、折线图等等图表类型，因为要体现3个部门的话费总额对比，我在这里选择柱形图表。,点击下一步，在弹出的“源数据”对话框中可以修改“数据区域”和“系列”参数，如果无需修改或者修改好后，点击“完成”按钮。,完成后，一张体现各部门费用总额对比的柱形图表就自动生成了。,双饼图的制作,第一步：选取数据源首先，我们打开表格，在其中选取数据源，用鼠标框选出第一绘区的数据和第二绘区的数据，需要注意的是在框选的过程中，我们不要选第二绘区的总数。如图所示,第二步：创建图表，选择合适的双饼图在表格上方“插入”的选项卡中选择“图表”按钮，这样就会弹出的“选择图表”类型的对话框，选择左侧的“饼图”，在“饼图”的下拉式菜单中点击“双饼图”的图标，最后点“完成”。这样双饼图就创建好了!如图所示,第三步：设置图系列格式在饼状图上右击，在下拉列表中选择“数据系列格式”，开始设置图表的系列格式。如图所示,打开“数据系列格式”对话框后，选择“选项”选项卡，选择“第二绘图区的数值”为“4”，因为第一绘图区中的“其他”组中包括4个类别。如图所示,选择“数据标志”的选项卡勾选“类别名称”和“百分比”前面的对号，最后点击确定。如图所示,最后，根据自己的需求可以删除图例。一个双饼图就做好了!如图所示,（三）WPS表格常用函数公式,1.求平均数函数average()我们先看一下该函数的介绍，点击菜单公式插入函数，打开插入函数对话框，界面如图所示。,第一步：选中要插入函数的单元格C7。第二步：点击菜单公式插入函数。打开插入函数对话框，选中要AVERAGE。第三步：点击确定按钮，弹出插入AVERAGE的向导。见下图所示。,第五步：点回车键确认完成该函数的输入。按回车键后，即可计算出结果来。见右图。,第四步：选中C4：C6区域。见左图所示。,2.求最大值函数max()先来看一下该函数的介绍，打开插入函数对话框，从选择类别中选择全部，然后从下面的函数表中找到max函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图所示。,在C7中输入=max(c4:c6)，那么C7中的值为C4：C6中的最大值。见图所示。,如果输入的是=max(C4:E6)，那么值就是97了。,3.求最小值函数min()该函数的用法与max()相似，只是结果返回的是最小值。通过以上几个函数，我们可以求出下图的分析数据。,4.统计函数count()该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。如图所示。,上图是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总人数就计算出来了。见下图,Count()函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量，如果单元格中没有内容，将不被统计，见图中的C列。,5.带条件的统计函数countif()先看一下该函数的介绍。COUNTIF(range,criteria)，计算区域中满足条件的个数。Range:区域的意思，criteria：标准，条件之意。图中统计了及格人数，range是B3:B9，criteria是=60。注意：条件要用英文状态下的一对双引号作标识。,RANK函数的使用,RANK函数是求一组数中各数的大小排列顺序。RANK(X,Y,Z),X是一个数，如图,如果要求人数的排列顺序，X可以是其中的25，43，21，12。但若要排序，不能输入这些数字，我们可以输入代表这些数字的代号，比如代表25的B3等。Y是一个数组，如B3:B6,Y的意思就是在一个范围里。Z是决定一组数的排列顺序的。Z若为0或忽略代表降序排列，若为大于0的整数则是升序排列。比如求上数25的顺序,降序排列，RANK(B3,B3:B6,0)，确定后，D3值为2；求21的名次，RANK(B5,B3:B6,0),值为3，意思是在25，43，21，12这几个数中，21排第三名。以此类推。,在我们求值时，多次输入不免麻烦。在我们输入REF数据时，将此项锁定F4，如图,求得值后，我们下拉D3右下角，当出现黑心加号时即可下拉，,加减乘除的公式,以A1至A5单元格区域及B6单元格为例,A1至A5分别为1,2,3,4,5,B6为6加法=SUM(A1:A5,B6)=A1+A2+A3+A4+A5+B6A1至A5及B6相加值为21减法=SUM(A1:A5)-B6=A1+A2+A3+A4+A5-B6A1至A5相加减去B6值为9,乘法=PRODUCT(A1:A5,B6)=A1*A2*A3*A4*A5*B6A1至A5及B6相乘值为720除法=PRODUCT(A1:A5)/B6=A1*A2*A3*A4*A5/B6A1至A5相乘除去B6值为20,个人所得税的计算,个人所得税率是个人所得税税额与应纳税所得额之间的比例。个人所得税率是由国家相应的法律法规规定的，根据个人的收入计算。个税税率表计算公式工资个税的计算公式为：应纳税额=（工资薪金所得“五险一金”扣除数）适用税率速算扣除数个税起征点是3500，使用超额累进税率的计算方法如下：如果某人的工资收入为5000元，他应纳个人所得税为：（50003500）3%0=45（元）,个人税率表,五险一金的税率养老保险:单位每个月为你缴纳21%,你自己缴纳8%;医疗保险:单位每个月为你缴纳9%,你自己缴纳2%外加10块钱的大病统筹(大病统筹主要管住院这块);失业保险:单位每个月为你缴纳2%,你自己缴纳1%;工伤保险:单位每个月为你缴纳0.5%,你自己一分钱也不要缴;生育保险:单位每个月为你缴纳0.8%,你自己一分钱也不要缴;住房公积金:单位每个月为你缴纳8%,你自己缴纳8%注：月工资不满1189元的，按1189缴纳,筛选的应用1、打开WPS的EXCEL表格，找见首行工具栏里的“筛选”功能项,2、选中要筛选的项目栏行列,3、点击“筛选”功能下的“筛选（F)项,4、选中的项目栏行列自动添加筛选按钮,5、点击任何一个筛选按钮，例如“户籍”，自动出现可筛选框,6、在要筛选的项目前打钩，点击确定,7、筛选项目自动显示,8、要取消筛选设置，选中有筛选按钮的行列，重新点击“筛选”功能下的“筛选（F）”项即可。,WPS演示篇,我们期望用好PowerPoint以后,（一）WPS演示基本技巧的应用,何为优秀的幻灯片？,幻灯片制作的捷径,赖祖亮小木虫,模板,谋篇布局中的要点,赖祖亮小木虫,色彩不在多，贵在和谐,动画不在多，贵在需要,文字要少,公式要少,字体要大,内容不在多，贵在精当,何为幻灯片母版？,赖祖亮小木虫,母板的优点,PPT中可同时使用多个母板！,如何制作幻灯片母版,赖祖亮小木虫,制作幻灯片母版实例,怎样才能做出这样的PPT？,错误可能有许多种，但有他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过,齐、整、简、适,我们的目标,高速公路上哪些广告牌你留下印象？,1、观众的忍耐力是有限度的2、不是放的信息越多，观众就越容易记住3、必须尽量让你的幻灯片看起来简洁,视觉化,把概念或数据翻译成图,少就是多,一页PPT中不超过7个概念不要换行不要超过1012行只用一层缩进小标题不用倾斜或艺术化字体,也许你觉得这已经是视觉化,杰克韦尔奇1960年在GE公司开始自己的职业生涯，1981年成为该公司的第八任董事长兼CEO。在任期间，GE公司的市值增长到4000亿美元，高居世界第一。,你们知道了，但是我们做到了。,90,你们知道了但是我们做到了-JackWelch,（二）WPS演示的动画制作,赖祖亮小木虫,动画不是万能的,何时制作动画？边做PPT边做动画还是做完时一起弄？,没有动画是万万不能的,建议先做PPT最后设计动画，便于批量操作对于复杂动画可先做，有灵感时应先做动画,好的动画需对时间才有较深刻的了解,常用动画效果举例,赖祖亮小木虫,擦除,内向溶解,彩色打字机,阶梯状,压缩,飞入,展开,光速,挥鞭式,百叶窗,扇形展开,圆形扩展,放大,缩小,陀螺旋,透明,劈裂,渐变式回旋,玩具风车,动作路径,赖祖亮小木虫,好的母版,动画水平,充实内容,绘画基础,如何将它们融合？,自己平时多练习,多参考高手的PPT,锦上添花,背景音乐的设置,在工具栏找到插入声音背景音乐，单击之后在弹出的都对话框中添加要播放音乐的路径，确定，之后会看到一个代表声音的喇叭状图标，通过单击右键播放声音来检测是否添加成功。注意：由于上面提到的背景音乐是贯穿整个文档，所以确定之后没有其它指示，但在添加声音后会弹出对话框，这里选择单击时播放就好。,替换删除背景音乐,“替换”，如果要替换背景音乐，则在此页重新添加背景音乐，在弹出对话框选择替换；如果要替换声音，则在自定义动画效果栏中删除之前的再添加，如下图，否则会播放重复。“删除”，选中要删除的音乐小喇叭，按键盘上取消键就可以进行删除。,对音乐的编辑”，在小喇叭上单击右键编辑声音对象，在弹出的对话框根据自己需要设置就好。,注：一定要记得将演示文件和音乐文件保存在同一文件夹下，同时移动。,插入背景图片在WPS演示中，右击要换背景的幻灯片，选择“背景”命令。,在背景填充列表中选择选择填充效果，选择相应的效果。,单击确定后，一定要单击应用全部,插入视频,打开你要插入视频的幻灯片页，点击插入影片，选择你所要插入的视频。,注：要满足视频格式。,（三）WPS演示的图表应用,打开WPS演示文稿。,选择“插入”选项卡下的“对象”命令。,打开你需要的图表文件。,将图表复制到WPS演示。,让图表美一点,各办事处销售业绩提升非常快,各办事处销售业绩提升非常快,打印机篇,（一）复印方法1、打开复印机上盖，将要复印的一面朝下，纸头朝右，放在玻璃板右下角，盖上盖子。2、按打印机上“份数”键，按右箭头键增加份数（按住三秒不放可整十增加），左箭头为减份数。3、按“调浅/调深“键，再按左箭头调浅至2级（节省碳粉，