易表XP应用系列之人事管理篇.doc

易表XP应用系列之人事管理篇 即使是一个有经验的程序员，建立一个人事管理系统也要颇费周折，对于普通用户来说，更是可望不可及的事。虽有专门的人事管理软件，但是价格昂贵，可扩充性也不强，难以适用各个行业的需要。而易表XP给我们提供了另外一种选择，无需任何专业知识，普通用户也能在30分钟内建立适合于本企业的人事管理系统。设置栏目 人事管理有很多栏目，不同行业、不同企业对栏目的要求也不同。栏目在易表XP中对应的概念是列，栏目名称就是列名称，栏目类型就是列类型。执行菜单命令“表 设计表”，根据需要建立人事管理所需要的各列。要正确设置各列的数据类型，例如姓名为字符型、出生日期为日期型，而工龄为数值型。如果已经利用其它软件建立了人事管理数据库，如Excel、Access或Foxpro等，则可以执行易表XP的导入功能直接将这些数据库转换为易表XP格式，转换之后还得执行设计表命令，设置好各列的数据类型。设置列表项目 通过设置列表项目，可以提高录入速度和准确性。选择文化程度列，执行菜单命令“列 列表项目”，将其列表项目设为“博士|硕士|本科|大专|中专|技校|高中”，这样在输入文化程度时，将出现一个下拉列表框，可以从中选择学历。按同样的方法，设置好部门、性别、职称、职务、民族等列的列表项目。 除列表项目外，利用代码项目也可以达到快速录入的目的，例如将职称列的代码项目设为“1:高级工程师|2:工程师|3:技术员|4:工人”这样在输入职称的时候，只需输入1、2、3、4等数字，即可自动替换为对应的学历。设置计算公式 选择工龄列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将工龄列的刷新公式设为“Year(Today() - Year(参加工作时间)”，这样一旦输入参加工作时间，即可自动计算出工龄。每年初执行一次菜单命令“列 刷新列”，刷新工龄列，即可得到最新的工龄数据。 按同样的方法，将年龄列的刷新公式设置为“Year(Today() - Year(出生日期)”，将本单位工龄列的刷新公式设为“Year(Today() - Year(入本单位时间)”设置不滚动区域 执行菜单命令“列 冻结列”命令，冻结前两列，这样左右滚动表时，编号和姓名列将不随其它列滚动，而是一直显示在表的左边，如此一来，就可以随时知道查看的数据是属于那一位员工的，避免顾此失彼的烦恼。简历和照片 再次执行菜单命令“表 设计表”命令，将简历列设为备注型，将照片列设为图片型，退出表设计窗口后，将在主窗口右边出现简历编辑和照片查看窗口（如图一所示）。如果关闭了这两个窗口，右击简历列或照片列，弹出的快捷菜单中有重新打开窗口的命令。在照片查看窗口中右击鼠标，可以插入照片，还可以选择全屏查看。你可以象拖动工具栏一样，将简历或照片窗口拖放到任何位置。记录窗口 人事管理的栏目实在是太多了，必须左右滚动才能查看全部数据，不能做到一目了然。易表的记录窗口可以解决这个问题。执行菜单命令“表 - 显示记录窗口”，在主窗口右边将出现记录窗口，可以直接在记录窗口中查看或编辑数据。现在的问题是窗口右边同时出现了记录、简历、照片三个窗口，而记录窗口的位置太小，只能显示少部分内容，当然可以关闭简历和照片窗口，或将其移到其它位置，但是这样做显然太麻烦了。其实完全不必如此啰嗦，在记录窗口的标题栏位置有一个扩展按钮，单击该按钮可将记录窗口最大化，再次单击该按钮，记录窗口又会恢复原始大小。例如图二中的记录窗口就出处于最大化状态，而简历和照片窗口已被最小化。只有易表XP的最新版本2002F才有窗口扩展功能。 设计员工资料卡 易表XP提供了一个报表设计工具，利用该工具可以设计出各种图文并茂的报表、卡片、单据和标签。图三就是易表XP设计的员工资料卡。和上述的操作相比，报表设计虽然同样简单，但是相对繁琐一些，非三言两语所能讲清楚的，因为篇幅限制，这里就不再讲述，但是相信普通用户在帮助文件的指导下，应该很快能够掌握。 至此我们的人事管理系统基本设计完工，再结合易表XP强大的查找、筛选和统计功能，本系统的功能将丝毫不弱于专业的人事管理系统，并且扩充能力强很多，又为你省掉一笔钞票是不是。易表XP最新的版本为2002F，主页地址为：/ 用易表进行成绩统计一、栏目设计 进入易表，在“表”菜单中，单击“设计表”，出现图一所示的窗口。选择第一列，在列名框中输入“姓名”，列类型选择字符型，按同样的方法，建立语文、数学、英语、物理、化学、总分、平均、名次等五列，并将这些列的类型选择为数值型，最后建立一个评语列，将其列类型设为备注型。 二、设置公式 选择总分列，在“列”菜单中，单击“刷新公式”，将总分列的刷新公式设为：语文 + 数学 + 英语+ 物理 + 化学，如图二所示。同样，将平均列的刷新公式设为：Round(总分/5，1)，Round函数用于四舍五入，第二参数为要保留的小数位数。 三、输入数据 至此，表的设计工作已经完成，得到图三所示的表，在其中输入每位同学的分数，评语列由于是备注型，主窗口右边会出现一个专门的窗口用于输入评语。自输入的过程中，总分和平均分会自动计算。 四.自动输入名次。 选中“总分”列，在“行”菜单上单击“降序排序”。然后选择名次列，在头两个单元格分别输入1、2，然后在“编辑”菜单中，指向“智能填充”，单击“等差填充”，即可自动输入所有同学的名次。 五、单科成绩统计 可以利用垂直计算功能，得到每一科的最高分、最低分、平均分等数据。以计算每科的平均为例，选定所有科目，在工具栏中单击，执行命令“平均值”即可得到所有科目的平均分。 六、设计通知书 利用易表的报表设计功能，可以设计出非常漂亮的通知书，如图6所示。设计过程虽然较为繁琐，但是操作很简单，普通用户在帮助文件的指导下，应该能够很快掌握。因篇幅问题，这里就不再讲述通知书设计的具体操作。 用易表XP搭建工资管理系统最近笔者所在的公司被收购，工资制度来了个翻天覆地的变化，原以为本“软件专家”又可以卖弄一番了，可没想到行政部的那些菜鸟们竟然依靠自己的力量搭建了一个全新的工资管理系统。经本专家调查，原来是易表XP惹的祸，下面我们就看看这些菜鸟是如何用易表XP轻松搭建一个工资管理系统的。设置工资栏目执行菜单命令“表 设计表”，根据需要建立各工资栏目（在易表中栏目对应的概念是列）。要注意正确设置各列的类型，工号、部门和姓名是字符型，而其它各列都是数值型。笔者任职公司现在实行的是月薪制，通过银行转账发放。岗位工资就是月薪，每月应发工资由岗位工资除以满勤天数，再乘以出勤天数计算得出，实发工资由应发工资减去所得税，再扣除养老保险、失业保险、医疗保险而计算得出。图一就是已经设计好的工资表。 图一 （可点击放大） 设置计算公式选择应发工资列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将应发工资的刷新公式设为“Round(岗位工资 / 满勤天数 * 出勤天数,2)”，函数Round是四舍五入函数，第二个参数用于指定要保留的小数位数。选择所得税列，将其刷新公式设为Itax(应发工资,800)，Itax是所得税计算函数，第二个参数用于指定起始缴税月收入。最后将实发工资的刷新公式设为“应发工资 所得税 扣养老保险 扣失业保险 扣医疗保险 其它扣款”，如果医疗保险、失业保险，养老保险有固定的计算规则，也按同样的方法设置好它们的刷新公式。设置好刷新公式，确定每位员工的岗位工资后，每月只需输入满勤天数以及每位员工的出勤天数，应发工资、所得税、各种保险以及实发工资都会自动计算得出。特别提示：只需在第一行输入当月满勤天数，然后选定满勤天数整列，执行菜单命令“编辑 智能填充 重复填充”，即可在所有行输入满勤天数，而无需逐行输入。设计工资条原来以为设计工资条会是非常繁琐的，可没想到利用易表的自动报表功能，只是单击几次鼠标，不到一分钟就完成了。1、执行菜单命令“报表 设计报表 新建报表”，启动报表设计窗口，单击报表设置按钮，将页面设为A4纸，方向为横向，单击确定按钮退出。2、单击自动报表按钮，选择需要包括在工资条中的栏目，单击确定按钮退出。3、将鼠标移到细节区的下边缘，指针会变成双箭头，按住鼠标左键进行拖动，将细节区调整到合适的大小，单击工具栏中的全选按钮，然后用鼠标将所有对象拖到细节区。4、再次启动报表设置窗口，选择区域设置，只保留细节区。至此我们的工资条已经设计完成，如图二所示。单击工具栏中的保存按钮，输入报表名称“工资条”，最后退出报表设计窗口。 要打印工资条，执行菜单命令“报表 打印报表 工资条”即可，可以选择全部打印，或仅打印选定的员工。如果要打印某一部门的工资条，可以先筛选出该部门的数据，然后再打印。需要说明的是，报表的筛选打印只有易表XP的最新版本2002g支持。生成银行转账数据利用易表XP的导出数据功能，可将工资数据转换为当地银行认可的格式。比较遗憾的是，易表的导出功会包括所有列，如果希望转账数据只包括需要的列，可以建立一个新文件，执行菜单命令“表 追加表”命令，选择工资数据文件，将当月的工资表追加到新文件中，接着删除不需要的列，调整好各列位置，最后再导出数据。特别提示：同时按住Ctrl+Alt键，拖动列标题即可调整列位置。现在我们已经完成了一个基本的工资管理系统，每月初选择选择已经设计好的工资表，执行“表 复制表”命令，生成新的工资表，输入满勤天数以及每位员工的出勤天数，即可得到最新的工资数据。数据统计作为一个工资管理系统，还得具备一定的统计功能。在易表中进行统计是非常方便的，例如要得到不同部门的累计数据，只需执行菜单命令“模式 汇总模式 设置汇总模式”，根据部门列分组，对各工资项目进行累计统计即可。如果要得到全年的统计数据，可以建立一个空白的工资总表（在复制表的时候选择空白表），然后利用易表的合并表功能将各月的工资数据复制到总表中，按照同样的方法进行统计分析。为了在总表中区分不同月份的工资数据，建议在工资表中增加一个月份列。 图三（可点击放大） 利用易表XP的表间关联和计算，还可以进行更复杂的统计，例如图三就是利用表间关联得到的年度工资统计总表，至于操作方法，因篇幅限制，这里就不再讲述了，如果有兴趣，可去下载一个易表XP（），一块来探索一下她的奥秘。 用易表XP管理文档 随着电脑的普及，笔者任职单位的文档越来越多地以电子介质的方式出现，为更好地管理和查询这些电子文档，笔者利用易表XP（以下简称易表）设计了一个电子文档管理系统，使用非常方便。1、设计表格 启动易表之后，会自动建立一个新文件。选择表1，执行菜单命令“表设计表”，选择第一列，在列名称框中输入“文档类别”在列类型框中选择字符型，同样依次将其他各列的名称改为收文日期、文档编号，文档名称、存放位置、发文单位、文档说明，其中收文日期的列类型选择为日期型，文档说明的列类型选择为备注型，其余各列的列类型选择为字符型。最后依次选择多余的列，单击“删除列”按钮删除之。如果你要增加列，单击“增加列”按钮即可。设计完成之后，单击“确定”退出。最后执行菜单命令“表重命名”，输入新的表名“公司文档管理系统”。2、设置目录 在文档类别列中输入所有的类别，如行政文件、工作文件、客户信函、技术标准等等，然后执行菜单命令“模式 框架模式设置框架模式”，选择根据文档类别分组，单击“确定”退出。表的左边会出现一个目录树，每一个文档类别对应一个目录。如果要增加目录，用鼠标右击第一行（根目录），从弹出的快捷菜单中执行“增加下级目录”；如果要在某目录的位置插入新目录，用鼠标右击该目录，从弹出的快捷菜单中单击“插入同级目录”；如果要删除该目录，执行“删除当前目录即可”，删除目录并不会删除该目录下的数据，该目录下的数据会自动并入上一个目录中。3、文档管理 输入文档选择要增加新文档的目录，按住“Ctrl +A”,在该目录下增加一行，输入新文档的资料。由于文档说明是备注型，主窗口的右边会出现一个窗口用于输入文档说明，可以通过窗口菜单来打开或关闭这个窗口。用鼠标右键单击“存放位置”单元格，从弹出的快捷菜单中执行“插入文件”，选择新文档的文件类型，打开其所在目录，双击对应的文件名，既可在“存放位置”单元格输入新文档的文件名（包括路径），如图一所示。 查询文档单击文档目录左边的加号，可以展开文档目录，查看该目录下的所有文档。如果目录已被展开，单击目录左边的减号，可以关闭目录。目录树上边有两个数字，分别为0和1，单击数字1可以同时展开或关闭所有目录。此外结合易表强大的查找和筛选功能，可以凭借几个关键字，在在瞬间找到任何匹配的文档。 打开文档选择任何一行数据，用鼠标右键单击“存放位置”单元格，从弹出的快捷菜单中执行“打开文件”命令，既可根据该文档的文件类型，调用默认的程序打开文档文件。 4、提高一下输入速度 选择文档类别列，执行菜单命令“列默认值”，将其默认值设为“Cell(ParentRow,Col)”，然后将日期列的默认值设为“Today()”,这样我们输入新文档时，文档类别可自动输入，日期也会自动填入当天日期。 上述的文档管理系统需要易表XP增强版支持，有兴趣的朋友可去下载。 用易表XP套打票据 现在的票据套打软件还真不少，可是大多功能单一，有的只能套打信封，用的只能套打支票，虽有个别通用性较强的票据打印软件，可是不仅价格不菲，而且数据管理和统计分析能力欠缺，其实大家也可以试试另一个选择-易表XP(以下简称易表)。由于支票套打的要求是很严格的，如果可以套打支票，其它票据的套打一般都不成问题，所以本文就着重介绍如何利用易表套打支票。一、建立数据表 第一步工作是建立一个数据表，用于输入数据。新建一个易表文件，执行菜单命令“表设计表”，选择第一列，在列名称框中输入“付款人账号”，列类型选择字符型，同样依次建立付款人开户银行、付款人账号、支票号码、用途、收款人、金额、日期等列，其中金额的列类型选择数值型，日期的列类型选择时间型，其余各列的列类型选择字符型。单击“确定”退出，然后输入一些支票数据，用于测试。二、页面设置 执行菜单命令“报表设计报表新建报表”，启动报表设计窗口。1、单击工具栏中的报表设置按钮，选择“页面”选项卡，在纸型中选择“自定义”，然后分别输入纸张的宽度和高度。考虑到纸张的可打印范围和纸张的实际大小有差距，纸张的宽度应该设为支票的实际宽度加20毫米，高度亦然，然后将上下左右页边距全部设为10毫米。2、选择“区域”选项卡，除细节区之外，其它区域都不要选择，单击“确定”退出。3、将鼠标移到细节区的右下方，鼠标变为上下箭头样式，按住鼠标向下拖动，将细节区的高度调到最大。三、插入对象 图一为正在设计中的支票，实际上只有白底红字的对象需要用户插入，本文为了直观，设计出了支票的所有细节。在插入对象之前，应该找一张样板，量出各对象的位置。对象的插入非常简单，以插入存根部分的日期对象为例，单击工具栏中的“插入对象”按钮，将鼠标移到对象的起始位置，按住鼠标左键，此时拖动鼠标会出现一个虚框，一直拖动到对象的终止位置，即可插入一个对象；在拖动鼠标的过程中，窗口左上角会显示鼠标当前位置，以毫米为单位；双击新插入的对象，出现对象属性设置窗口，对象类型选择为表达式，打印内容选择日期，单击“时间”按钮，选择日期的打印格式（其他对象可省略本步操作），最后输入对象的精确位置和尺寸。按照同样的方法插入其他所有对象。你可能留意到图一中出票日期（大写）的打印内容为“CUDate(日期)”，CUDate是一个函数，可以将日期转换为中文大写格式。同样金额（大写）的打印内容为“CUMoney(金额)”，CUMoney也是一个转换函数，可将数字转换为中文大写金额格式。 四、设计金额明细对象 对于支票套打来说，金额明细的设计是关键，易表有个名为midnum的函数，可以从数值获得指定位置的数字，第二个参数指定位置，0 表示个位，1表示十位，其余类推，而且midnum函数能够自动判断应该在什么位置显示货币符号“￥”。所以从分到亿的金额明细对象的打印内容应该分别设为：MidNum(金额,-2)MidNum(金额,-1)MidNum(金额,-0)MidNum(金额,1)MidNum(金额,2)MidNum(金额,3)MidNum(金额,4)MidNum(金额,5)MidNum(金额,6)MidNum(金额,7)MidNum(金额,8)五、 位置微调 至单击工具栏中的“打印”按钮，套打一张支票测试一下。如果个别对象存在偏移，则单击偏移对象，然后按住Ctrl键的同时按上下左右箭头键，即可微调对象位置，也可以双击偏移对象，在属性设置窗口中直接输入正确位置；如果多个对象存在同样的偏移，可按住Ctrl键，依次单击这些偏移对象，全部选好之后，再进行调整；如果整体存在偏移，则可通过改变页边距进行调整。调整好之后再进行打印测试，注意每次进纸的位置要保持一致。完全符合要求之后，单击工具栏中的“存盘”按钮，输入报表名称“支票”，最后关闭报表设计窗口。以后要套打支票，只需在数据表中选定要打印的支票数据，执行菜单命令“报表打印报表支票”。 用易表套打票据最大的好处是你的数据管理系统和票据打印系统可以有机地融合在一次，而且几乎任何复杂的票据都可以实现套打。而最大的不足是易表没有提供票据模板，需要用户自己设计。本文的例子需要易表2002N或更高的版本支持，有兴趣一试的朋友可到下载。 用易表XP搭建远程商务管理系统 要在商战中立于不败，必须对千变万化的市场作出快速反应，而快速反应的基础是信息的及时收集和处理，所以一个好的商务管理系统是必不可少的。市场上虽有各种各样的商务管理软件，但是价格不菲，且功能有限，扩充能力不强。最近笔者基于易表XP为所在公司的商务部搭建了一个远程商务管理系统，应用的效果还不错，在这里和大家分享一下经验，希望能抛砖引玉。出于商业秘密的考虑，本文示例中的产品、客户都用代码表示。 笔者所在公司的商务部有5个分部，分别处于不同的地区，每个分部都配有一台电脑。商务管理系统的目的就是每天从各分部收集数据，并及时作出统计分析。样表设计 样表设计的工作由总部完成。执行菜单命令“表 设计表”，启动表设计窗口，选择第一列，在列名称中输入“产品”，列类型选择字符型，以同样的方法设置好各列的名称和类型。如果要增加列，单击添加按钮即可，此外单击上下箭头按钮可以调整列位置。为了简单起见，本文示例只设置了一些基本的栏目（图一），实际使用时可根据需要添加。 退出表设计窗口后，选择金额列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将金额列的刷新公式设为“数量 * 单价 * (1 - 折扣)”，这样在输入数据时，只需输入数量、单价和折扣，即可自动计算出金额。数据采集 将设计好的样表发给各分部，分部在样表的基础上输入每天的销售数据，在每天下班之前，先保存数据，接着建立一个新文件，执行菜单命令“表 追加表”，选择分部的销售数据文件，将销售数据表追加到新文件中，并删除除当天销售数据之外的所有行，然后存盘，这样我们就得到了一个只包括当天销售数据的文件，最后将该文件通过电子邮件发送回总部。特别提示：执行菜单命令“文件 存盘格式”，可以选择以压缩格式存盘，文件大小只有正常格式的1/20左右，能大大节省通过电子邮件传送的时间。 总部在第二天上班后，先通过邮件收集各分部传送过来的数据。然后启动易表，打开总部的销售数据文件，执行菜单命令“表 合并表”，依次选择各分部传送来的数据文件，即可自动将最新的销售数据复制到总表中。数据统计 商务统计没有固定的形式，如果要一一列出，可能有不下百种的统计需求，所以普通的商务软件难以满足要求，而易表的统计功能非常灵活，而且使用简单，大多数的统计只需单击几次鼠标即可完成，下面是一些典型的统计实例，希望大家能够举一反三。1、各产品的销售总数及总金额 执行菜单命令“模式 汇总模式 设置汇总模式”，启动汇总模式设置窗口，根据产品进行分组，对数量和金额进行累计值统计。2、不同客户订购不同产品的情况 启动汇总模式设置窗口，根据产品和客户进行分组，对数量和金额进行累计值统计。3、各月销售情况变化趋势 同时按住Ctrl+Alt，用鼠标拖动日期列的列标题，使其处于第一列位置，然后启动汇总模式，根据日期列进行分组，分组方式为按月，对数量和金额进行累计值统计，如图二所示。 4、按月分析各产品的销售变化趋势。 首先将日期列、产品列移到最前面，然后启动汇总模式设置窗口，根据日期、产品进行分组，日期列的分组方式选择按月，对数量进行累计值统计，即可得到图三所示的统计结果。 5、比较某月各分部的销售业绩 首先随意选择一行属于该月的销售数据，右击日期列，从弹出的快捷菜单中执行命令“自动筛选 相同时段 同月”，得到该月的所有销售数据。然后启动汇总模式设置窗口，根据分部进行分组，对数量和金额进行累计值统计。提取统计结果 易表的分组统计功能虽然方便，但是统计结果和原始数据都处于同一个表中，不便于对统计结果进行进一步的分析处理，所以有时需要将统计结果提取出来，生成一个只包含统计结果的表。通常用以下两种方法提取分组统计结果。1、复制表 得到分组统计结果后，执行菜单命令“表 复制表”，复制范围选择分组行，即可得到一个只包括分组统计结果的表。2、生成交叉表 要生成交叉表，首先必须根据两列进行分组，并至少对一列进行了统计。例如得到各产品按月累计的销售数量后（图三），执行菜单命令“表 交叉表”，即可生成一个交叉表（图四），显然交叉表更便于比较分析。 至此，不到10分钟的时间，我们的远程商务管理系统已经搭建完成，其功能并不亚于一些专业商务管理软件，而扩充性和灵活性强很多，因为系统可以根据用户需要随意修改。需要注意的是要正确运行本文中的统计实例，需要易表XP的最新版本2002 g1，你可以去易表XP的主页（）下载。 用易表XP搭建远程商务管理系统 要在商战中立于不败，必须对千变万化的市场作出快速反应，而快速反应的基础是信息的及时收集和处理，所以一个好的商务管理系统是必不可少的。市场上虽有各种各样的商务管理软件，但是价格不菲，且功能有限，扩充能力不强。最近笔者利用易表XP为所在的公司搭建了一个远程商务管理系统，合计购买了10套易表XP，花费不到1500元，可是系统功能却丝毫不弱于专业的商务管理软件。1、系统分析 笔者所在的公司合计有10个分公司之多，分布于全国各地。公司的产品种类繁多，品种超过一千种（当然这些产品分属于7大类）。面对对如此之多的产品，如何进行标准化的输入，将是一个关键的问题。要知道，使用易表对销售数据进行收集，目的是为了将这些分散的信息集中在一起进行统计、分析。为了及时准确地得到统计结果，数据的准确输入是关键，要知道计算机会将“white”和“WHITE”看作是两种不同的颜色，“佛山市公安局”和“佛山公安局”也会被认为是两个不同的单位。但实际输入“型号规格”、“客户名称”等销售信息的过程中，往往会出现五花八门的现象，这就需要找到一个比较规范的输入办法。有鉴于此，在我公司搭建的商务管理系统中，采用易表特有的“代码输入”方式，大大提高了数据录入的准确性，同时录入速度也提高了不少。 解决数据的录入问题之后，另一个比较重要的问题是数据的收集。分公司分布于全国各地，全部采用电话拨号方式上网，速度有限。易表提供了一个压缩存盘格式，文件大小只有正常格式的1/20，非常适合于通过互联网传送，各分公司利用易表独具特色的另存功能，可将当天的数据单独保存为一个文件，然后发回总公司。总公司收到各分公司传回来的销售数据之后，可以利用易表的合并表功能，收集在一起进行统计分析，整个过程非常简单，需要人工干预的地方很少。2、建立系统2.1 设计表 本系统拟建立三个表格,分别为：销售记录(图1)、产品信息（图2）、客户信息（图3）。 表的具体设计方法本文就不再阐述，请参考易表XP自带的用户指南。 销售记录： 作收集日常销售信息之用。本例中“销售记录”等列项目的设置仅供参考,可根据各公司的实际情况来确定，但建议尽可能细分，以方便日后的统计分析。 产品信息： 存放库存产品的信息；包括产品的“型号规格”、代表该产品的“代码”、各种类型的价格，产品“所属类别”等等。这些设置对日后进行产品结构分析是非常重要的，用户可以根据自己公司的产品结构来设计出最适合于自己的“产品信息”表。 客户信息： 是一个客户档案资料，每个客户以一代码表示。本实例的客户代码制定原则是：取“客户全称”前六位文字的第一位拼音字母作位该客户的代码，如广州南方大厦的代码是“GZNFDX”。 2.2 代码录入的实现 我们希望在“销售记录表”中，只要在“产品代码”列输入某一产品代码，对应的“型号规格”、“产品类别”即可自动输入；同样“客户代码”处输入某一客户代码,对应的“客户名称”也能实现自动输入，这就是我前面所说的“代码输入”。要实现该功能，首先执行菜单命令“表 表间关联”，按图4所示在三个表之间的建立关联： 建立关联后，还需要进行相应的设置，以“型号规格”为例：选中该列，执行菜单命令“列 刷新公式”，在随之出现的“公式生产器”中输入“产品信息！型号规格”，具体操作如图5。 以同样的方式将“产品类别”的刷新公式设为“产品信息!产品类别”，“客户名称”的刷新公式设为“客户信息!客户名称”。至此，我们已经在销售记录表实现“产品名称”、“型号规格”、“客户名称”等信息的代码输入。自动计算金额和盈利 选择销售记录表中的“金额”列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将其刷新公式设为“数量 * 单价 * （1 - 折扣）”，同样将“盈利”的刷新公式设为“金额 - 产品信息表!成本价 * 数量 ”，如下图所示，这样一旦输入数量、