（工商管理专业论文）大连辉瑞管理信息系统的实施研究.pdf

摘要 随着全球经济一体化的发展，企业的生存和发展越来越依赖管理信息系统的 发展，因为信息系统已经渗透到各层管理组织和管理活动中，任何企业如果要提 高全球竞争力，管理控制水平，就必须有配套的管理信息系统来支持。 大连辉瑞工厂现正在使用的生产、财务、计划系统一m a p s 系统主要是基于工 厂生产、物资及财务管理而设计的适用于辉瑞全球工厂的通用软件。随着企业内 外环境的变化，大连工厂作为全球生产集团中不可或缺的生产供应组织，不仅要 满足中国辉瑞销售集团在中国市场的需求，而且也要满足全球其它辉瑞工厂的订 单。尤其是辉瑞于2 0 0 0 年及2 0 0 2 年进行了两次全球性购并活动，全球工厂重组， 需要通过信息系统的应用与业务集团及全球工厂、客户之间进行侠速有效的沟 通，提高供应链的反馈速度，提高效率，所以降低成本及满足市场需求等任务都 摆在面前，这就对原有的管理信息系统提出了新的挑战。 本文通过对大连辉瑞管理信息系统的实际应用的分析和实施过程的研究，提 出在制造企业中管理信息系统中供应链管理及实施过程中的局限性和不足之处。 同时根据企业的实际情况和全球发展方向，制定出新的供应链系统完善及系统实 施改进措施，并通过业务流程重组及实施保障措施来实现改进目标。希望必此为 行动目标指导辉瑞公司改进管理信息系统，提高企业的竞争力。 m a p s 系统的成功实施对公司内及中国其它收购工厂系统的实施将起到重要 的借鉴作用，通过本文的研究，目的是使大连辉瑞能在新的经济条件下适应组织 结构变革，同时为全球辉瑞实现一体化目标而起到积极作用。 关键词：管理信息系统；m a p s 系统；业务流程再造；供应链系统完善 a b s t r a c t w i n lt h ed e v e l o p m e n to f g l o b a le c o n o m y , t h es u b s i s t e n c ea n dd e v e l o p m e n to f e n t e r p r i s e sw i l lm o r ea n dm o r er e l yo nt h em a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m a n dt h e i n f o r m a t i o n s y s t e m h a s p e n e t r a t e d a l l1 e v e l so f m a n a g e m e n to r g a n i z a t i o n a n d m a n a g e m e n t a c t i v i t i e s a 1 1 e n t e r p r i s e s m u s th a v et h es u i t a b l e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e mt os u p p o r ti t sc o n t r o ll e v e lt oi m p r o v et h ec o m p e t i t i v ec a p a c i t y t h c p r e s e n ts y s t e m m a n u f a c t u r i n g a c c o u n t i n ga n dp l a n n i n gs y s t e mr u n n i n gi n d a l j a np f i z e rp h a r m a c e u t i c a ll i m i t e dc o m p a n yi sd e s i g n e dh a s e do nt h ep r o d u c t i o n l o g i s t i c sa n d f i n a n c em a n a g e m e n t ，w h i c hi st h eu n i v e r s a ls o f t w a r ef o rp f i z e rg l o h a l p l a n t s w i t l lt h ec h a n g e so f i n t e m a la n de x t e r n a le n v i r o n m e n t d a l i a np l a n tt ob ea s t h ep r o d u c t ss u p p l yo r g a n i z a t i o nw i t h i nt h eg l o b a lm a n u f a c t u r i n gg r o u p ，n o to n l yt o s a t i s f yt h el o c a lm a r k e ts a l e sr e q u i r e m e n t ，b u ta l s ot om e e tt h eo r d e r sf r o mo t h e r p f i z e rp l a n t s i na d d i t i o n ，p f i z e rc o n d u c t e dt w i c e g l o b a la c q u i s i t i o n i n2 0 0 0a n d2 0 0 2 a f t e rt h eg l o b a lp l a n t sw e r er e c o n s t r u c t e d ，i ti sr e q u i r e dt oi m p r o v et h er e a c t i o ns p e e d i n l o g i s t i c s a n dt o i m p r o v et h ee f f i c i e n c yb yt a k i n ga d v a n t a g e o ft h e s y s t e m a p p l i c a t i o na n df a s tc o m m u n i c a t i o nb e t w e e ng l o b a lp l a n t sa n dc u s t o m e r s s oi ti st h e n e w c h a l l e n g e sf o rt h eo r i g i n a lm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m sb y f a c i n gt h et a s k o f d e c r e a s i n g t h ec o s ta n d m e e t i n g t h em a r k e t r e q u i r e m e n t s t h i sp a p e rp r o p o s e st h el i m i t a t i o na n di n c o m p l e t e n e s si nl o 百s t i cm a n a g e m e n t a n di m p l e m e n t a t i o np r o c e s st h r o u g ht h e a p p l i c a t i o na n a l y s i sa n di m p l e m e n t a t i o n r e s e a r c ho fm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mi nd a l i a np f i z e r a ts a l n et i m ei t s u g g e s t s t h em e a s u r e sf o r l o g i s t i c ss y s t e md e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n i m p r o v e m e n t sb yc o n s i d e r i n gt h ea c t u a lb u s i n e s sa n dg l o b a ld e v e l o p m e n td i r e c t i o n a n dt or e a c ht h ei m p r o v e m e n tg o a lt h r o u g hb u s m e s sp m c e s sr e e n g i n e e r i n ga n d i m p l e m e n t a t i o ng u a r a n t e em e a s u r e s w i s hi t w i l li n s t r u c tp f i z e rt o i m p r o v et h e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e ma n d e n t e r p r i s ec o m p e t i t i o nb yt a k i n gi ta st h ea c t i o n o b j e c t i v e t h es u c c e s s f u li m p l e m e n t a t i o no fm a p si st h e g o o de x p e r i e n c ef o ri n t e m a l s y s t e ma n dt h el e g a c yp l a n t sa f t e ra c q u i s i t i o n i ta i m st om a k ed a l i a np f i z e rt ob e a d a p tt o t h eo r g a n i z a t i o nr e c o n s t r u c t i o nu n d e rt h en e we c o n o m i cc o n d i t i o na n da t s e i n et i m et om a k ec o m m i t m e n tf o rt h eo n eg l o b a lp f i z e rt h r o u g ht h er e s e a r c hi nt h i s t h e s i s k e y w o r d s ：m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ；m a n u f a c t u r i n g ，a c c o u n t i n ga n d p l a n n i n gs y s t e m ；b u s i n e s sp r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ：l o g i s t i c s s y s t e md e v e l o p m e n t 大连理工大学m b a 学位论文 原创性声明 本人郑重声明： 所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下开展研究工作所取得的成果。除 文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含任何其他个人或集体已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含为获彳导大连理工大学或其它教育机构韵学位或证 书而产生的成果( 如学位论文等) 。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体均 已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律后果，并愿为此承担一 切法律责任。邢白易 学位论文作者签名：。邓欣 日期：2 0 0 3 年9 月2 0 日 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 1 引言 e r p ( 企业资源管理计划) 是在先进的企业管理思想的基础上，应用信息技 术实现对整个企业资源的一体化管理。e r p 是一种可以提供跨地区、跨部门、甚 至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提 下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划 及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。 进入新经济时代以后，信息技术的发展使得信息扩散更为迅速、知识的创造、 传播和使用更为频繁和宏大，全球经济大循环和世界市场因此发生了急剧变化。 3 c 力量，即顾客( c u s t o m e r s ) 、竞争( c o m p e t i t i o n ) 和变化( c h a n g e ) 驱使企 业管理进入一个崭新的领域：顾客可以通过更多的渠道获取信息，并且需要更专 一、更具个性化的产品和服务；竞争越来越激烈，在数字信息时代，只有第一没 有其他；而市场不变的法则便是市场一直在变。借助信息技术，员工可以更方便 地与顾客进行联络，参与多道工序，企业信息和知识得以共享，迸一步提高了企 业管理的洞察力，使管理结构扁平化，大大调动员工的积极性，提高对外界变化 的快速反应能力。所以，在新经济时代背景下，企业的经营管理必须要有新的理 念和新的模式。 大连辉瑞工厂是1 9 8 9 年在开发区成立的大型中美合资企业，随着企业的发 展，m r p i i 管理信息系统也日趋成熟，现正在使用的生产、财务、计划系统一m a p s 系统主要是基于工厂生产管理而设计的辉瑞全球工厂通用软件，但是随着企业内 外环境的变化，尤其是2 0 0 0 年，生产、业务集团分家以后，p g m 作为全球生产 集团中不可或缺的生产供应组织，对原有的管理信息系统提出了新的挑战。尤其 是辉瑞于2 0 0 0 年及2 0 0 2 年进行了两次全球性购并活动，全球工厂重组，需要通 过信息系统的应用与业务集团及全球工厂、客户之间进行快速有效的沟通，提高 供应链的反馈速度，提高效率，降低成本及满足市场需求等任务都摆在面前。 m a p s 系统的成功实施对公司内及中国其它收购工厂系统的实施将起到重要的 借鉴作用，同时本文通过对系统及其实施过程的问题分析提出系统改进措施与供 应链系统完善，业务重组的实旌策略，从而达到适应组织结构变革及全球一体化 目标的实现。 人连辉瑞管理信息系统的实施研究 本论文通过对大连辉瑞制药有限公司管理信息系统的实施的研究，提出系统 改进与供应链系统完善措施，以及在新工厂进行业务流程再造的策略和系统实施 的保障措施，目的是使大连辉瑞能在新的经济条件下适应组织结构变革，同时为 全球辉瑞实现一体化目标而起到积极作用。 本文将分五个部分进行论述，第一部分对大连辉瑞管理信息系统的现状，即 功能模块、应用及实施情况进行了介绍；第二部分对大连管理信息系统m a p s 的实施过程从多个角度进行了评价；第三部分则对m a p s 的应用中有关供应链 系统的完善及业务流程再造提出意见及建议；第四部分提出了m a p s 系统的实 施保障措施；第五部分即全文的结尾是对全文的总结。 2 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 2 大连辉瑞管理信息系统的概况与现状分析 2 1 大连辉瑞背景介绍 大连辉瑞工厂是由美国辉瑞公司和国内某大型制药厂于1 9 8 9 年合资成立的 大型现代化制药企业，总投资为6 0 4 0 万美元，注册资金5 0 4 0 万美元，其合资规 模位于国内合资制药企业前列。合资双方中的美国辉瑞公司是世界著名的研究开 发型跨国制药企业，始创于1 8 4 9 年，迄今为止已有1 5 0 多年的悠久历史。美国 辉瑞公司为人类及动物的健康发现、开发、生产和推广领先的处方药以及许多世 界最知名的消费产品。2 0 0 0 年6 月美国p p g 公司与著名的消费品公司华纳兰伯 特w a r n e rl a m b e r t 正式完成合并。新的辉瑞公司包括医药保健、动物保健品及 消费保健品等三个业务范围，目前己成为世界上第一大的制药公司，在全球8 0 多个国家设有公司或办事机构，产品行销1 5 0 多个国家和地区。 2 0 0 2 年纽约总部又提出收购p h a r m a c i a ( 普强) 世界著名医药公司的计划并预 计2 0 0 3 年底完成合并重组。企业的合并为整个辉瑞公司管理系统提出了新的挑 战，如何提高效率，增强企业的核心竞争力，提高服务质量，满足客户的需求， 迅速反馈全球财务信息，管理信息系统在其中起着不可估量的作用。 1 9 9 7 年全球辉瑞集团分成生产和销售两大部分，在中国的生产集团位于大连 经济技术开发区，而销售集团则位于北京。大连生产集团担负起供应国内销售集 团需要的二十几种产品，另外从1 9 9 5 年开始向辉瑞其它国家工厂出口成品及半 成品，这些国家包括日本、澳大利亚、比利时、韩国、菲律宾等，随着出口任务 的不断增加，大连工厂逐渐发展成为亚洲生产供应基地，得到总部的青睐和重视。 另外，大连工厂厂长将担负起对收购的新工厂的管理任务，管理信息系统将 实施统一管理，这意味着大连工厂将担负起将公司现行使用的管理信息系统生 产、财务、计划系统( 简称 a p s ) 在新工厂的实施。 2 2 大连辉瑞管理信息系统的介绍 e r p 是一种适用于制造企业、具有代表性的管理技术。它利用信息科学的最 新成果，根据市场的需求对企业内部和其供应链上各环节的资源进行全面规划、 统筹安排和严格控制，以保证人、财、物、信息等各类资源得到充分、合理的应 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 用，从而达到提高生产效率、降低成本、满足顾客需求、增强企业竞争力的目的。 e r p 是现代管理思想的产物，它将许多先进的管理，如敏捷制造、精益生产、并 行工程、供应链管理、全面质量管理等体现在e r p 软件系统中，成为崭新的现 代制造企业的管理手段。 大连辉瑞管理信息系统是由美国辉瑞总部信息部开发的用于辉瑞全球工厂 的管理信息系统，该系统的英文缩写为m a p s 代表生产、财务、计划系统，经 过总部不断的开发升级，版本不断更新。目前公布的最新版本是6 0 0 6 ，大连工 厂目前正在运行的是6 0 0 3 。该系统以m m 的a s 4 0 0 小型机作为平台，系统稳 定，包括资源模块、库存模块、在制品模块、采购模块、标准成本模块、预算模 块及计划模块。m a p s 系统可以同许多其它系统接口，如财务系统的总帐，人力 资源系统，全球采购、库存系统，及其它生产系统，如生产执行、质量检验实验 室信息系统，还有物料管理如条形码的应用等。 2 2 1 功能模块介绍 ( 1 ) 资源模块：此模块是储存用于其它模块重要信息的关键模块，主要是 用来定义材料、产品包括成品、半成品的基本信息如编码、性质、来源、单位、 仓储信息、生产、质量检验、采购、计划、财务等信息。另外在此模块中还定义 了产品的处方结构，其中包括：材料标准批用量、劳动及设备工时标准批消耗量， 这些信息是生产过程中的最基础的数据资源。资源模块更重要的数据信息是财务 部门使用的标准成本，并且m a p s 设计为可以储存各年度的成本，但只有一个 年度的成本可以定义为标准成本。 ( 2 ) 库存模块：此模块主要用于记录仓库及车间库存变化的业务过程，如 接收、完成、消耗、货位区域转移、销售及库存调整等。另外还包括货位及批文 件管理。并且用户可以随时查看库存信息。 ( 3 ) 在制品模块：用于记录整个生产工艺过程：从制单、配料、称量、生 产、完成到质量检查发放的全过程。用户可随时查看每一个生产订单的进展状态。 当生产结束后可以在系统中直接打印出差异分析报告。 ( 4 ) 采购模块：用于采购、仓储、财务部门记录请购、采购订单、仓储接 收及财务输入发票计算差异的全过程。此模块和库存、计划模块接口，以后还要 和财务应付功能接口。在采购模块里输入采购接收或退货，则在库存信息将自动 4 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 进行调整，并记录接收业务。 ( 5 ) 标准成本模块：主要用于预算。每年年中根据总部的规定计算下一年 度产品成本。所以首先计划部门根据下一年度销售预测输入所有产品的生产量， 从而根据产品的标准结构分解出下一年度的材料、人工及设备工时的需求量。标 准模块中可以产生所有预算的重要报告，包括生产计划报告、a b c 分析、年度 差异分析、工厂总成本报告等。 ( 6 ) 预算模块：财务将各部门的费用根据不同的成本中心、财务科目输入 m a p s 系统预算模块。系统根据标准成本模块分解的不同成本中心的工时量，成 本分配原则计算出各成本中心的单位成本即人工、设备标准回收率及管理费用百 分比作为计算标准成本的基础。 ( 7 ) 计划模块：此模块是用于工厂记录市场销售预测、产品销售订单、成 品半成品的主生产计划及材料采购计划的产生，粗生产能力的查询，库存及采购 信息在此模块中也可以快速查到。该模块是与几乎所有其他模块相关连的，如采 购、库存、资源、在制品模块，另外计划产量可以传到预算模块中用于预算功能。 2 2 2 实际应用情况介绍 大连辉瑞工厂自1 9 9 6 年起至1 9 9 8 年间陆续完成了以上所有模块的实施， m a p s 的应用为企业带来了效益、节省了资源，提高了效率。各模块基本得到了 充分的应用，从而为财务提供了准确的决策信息。尤其是预算模块的应用，成本 差异的分析，全球利润信息决定了辉瑞公司在美国n a s d a q 股市上报表的分析。 因各模块之间存在着密切的联系，所以首先必须明确各部门之间的责任分工，严 格授权。m a p s 的应用使工厂的预算功能、生产流程及供应链管理得到了改善。 f 1 1 预算功能 预算管理是套行之有效的综合性企业管理方法。它将事前预测、事中控制 和事后分析相结合，将企业整体目标在部门之间有计划地进行分解，强调对企业 业务全过程的监控，促使企业各部门协同运作，以提高企业的经济效益，实现企 业价值最大化。 所以辉瑞十分重视预算工作，每年年中，各部门根据公司总体预算计划准备 预算信息，其中包括：市场预测，新产品计划，产品结构、工时及收率更新，生 产计划及材料采购计划，部门各项费用合计，费用分配原则，材料采购标准单价， 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 通过系统运行，产生新年度标准成本，从而进行年度成本差异比较及分析。总部 会根据分析结果提出费用调整及全球生产结构调整计划，作为项目实施及计算收 益的依据。标准成本一旦固定下来，在下一年度将不再改变，作为计算差异的根 据。 lj 。磊二一、二调 r 一二费用 整 计 划 图21 预算流程图 f i g u r e2 1p i a n gb u d g e tp r o c e s sg r a p h f 2 ) 生产流程 制药行业根据起生产及管理的性质一般采用流程作业管理方式，从原材料的 投入到最终产品，它的生产过程完全是按照顺序连续加工过程进行生产。流程制 造是使用生产配方，用批管理方式，通过混合重新构造使产品增值。流程制造有 生产、成本、计划及安排生产的功能，配方包括配料关系和工艺路线。根据这种 生产特点，m a p s 中的生产流程主要涉及在制品模块及库存模块，记录从计划中 提取生产订单、调整生产处方、配料、领料、开始生产、生产完成、人工工时及 设备工时的输入、质量检验发放的全过程。因为物流与现金流并进，所以在生产 的全过程中体现了物料的转移，在制品的价值及每完成一批产品所产生出的各种 差异：材料使用差异、产量差异、生产效率差异、费用差异、采购成本差异，月 终结帐时进行汇总。 6 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 生成 产材材生检本 订料料产验差 苴 分消兀发异 制配耗成放 4 分 各析 图22 生产流程图 fig u r a2 2p r o d u c ti0 1 3p r o c 6 s sg r a p h ( 3 ) 物流流程 物流流程指的是从材料采购到最终产品运输的全过程。它涉及到计划、采购 及库存模块。计划员根据材料采购计划作材料采购申请，经采购经理批准后，递 交给采购员编制采购订单。材料到货后，经采购员确认由仓库做接收并通知质量 检查部门取样检验。财务在核对请款后输入采购模块，在计算完采购差异后结 束订单。 成品的发运涉及到北京销售部，销售订单首先输入到财务s u n 系统中，大 连的仓库负责发运人员通过s u n 系统打印出销售订单，然后备货，将销售出库 信息输入m a p s 库存模块。m a p s 和s u n 之间作接口，每天将成品库存信息 从m a p s 传递到s u n 系统中。 2 3 大连辉瑞管理信息系统( m a p s ) 的实施过程 近年来，随着管理信息系统的推广和普及，软件产品也越来越多。除了通用 化的大型软件也有分行业版的专业性系统，但不论哪个行业实施m r p 或e r f 系统， 在实施方法和规划上都有相同之处。我们经常见到有些企业实施信息化管理不成 功或不理想的案例，其中有不少企业失败的直接原因是缺乏整体和全面的实施规 划。企业的e r p 实施规划是确定企业实施信息化管理宗旨、目标以及实现的方法、 步骤、具体项目的计划活动。如果企业不事先进行实旌规划和前期准备，那么， 匆忙而准备不足的情况下实施的e r p 系统将不能很好的支持企业的业务与经营 活动，往往成为”食之无味、弃之可惜”的鸡肋，甚至对企业发展产生制约。这种 忽视实施规划的行为往往会给投资者带来巨大损失。大连辉瑞工厂m a p s 的实施 7 大连辉瑞管理信息蒜统的实施研究 的成功经验表明管理层的高度重视，有计划的实施步骤都是成功的关键所在。那 么企业如何进行实施规划呢? 2 3 1 明确的需求分析 辉瑞总部根据制药厂的生产管理特点开发的m a p s 系统在一些国家的辉瑞工 厂实施后，得到这些工厂的欢迎及认可，为了方便财务预算及差异分析，减少重 复作业，强化生产流程管理，公司管理层决定尽快实施m a p s 系统。并且通过实 施此系统希望达到以下目的：各个部门乃至整个企业都要发展成为一个学习型的 组织，实现信息共享而不是相互”保密”；采购部门的核心职责应该是严格控制采 购成本，而将以往繁杂的单据和统计及事务性的工作用计算机系统来处理；财务 不再仅仅是个帐务统计与核算部门，而应该成为资金监控中心，能及时为高层领 导提供准确、及时和动态的经营运作数据；注重运用正确的策略和计划性营销， 在经营方式上转变为以客户为中心；加强团队意识，形成优良的企业文化。 首先要对需求作出评估，对企业的整体需求和期望作出分析和评估，管理层 特别是财务部最急切的需求是成本预算在系统中的建立，所以首先确立了模块先 后顺序的选定：资源模块、标准成本模块、预算模块。并据此明确m a p s 项目成 果的期望和目标。另外对公司整个业务流程进行分析，找出不利于快速响应的环 节，借助m a p s 来加快物流和资金流的流速，即加快生产周期和资金周转期，在 分析现有业务流程的基础上，提出改进业务流程的解决方案和必要条件，提出对 m a p s 的个性化要求，作为业务流程重组的依据。并学习其他辉瑞工厂的管理经 验及m a p s 实施应用经验。更为重要的是得到总部i t 部门的支持，了解总部在实 施过程中的作用和所能提供的帮助。 其次要确定项目范围，在明确企业期望和需求的基础上，定义m a p s 项目的 整体范围，是要包括所有的重要模块。 最后要进行可行性分析，根据项目的期望和目标以及预计项目的实施范围， 对企业自身的人力资源、技术支持等方面作出评估，明确需要为配合项目而采取 的措施和投资的资源。 23 2 成立内部组织 既然m a p s 系统是管理信息系统，实施过程一定要结合企业管理改造进行， 通过实施一套先进的管理系统来改善管理。1 管理人员的观念更新很重要，而以 人连辉瑞管理信息系统的实旌研究 往的传统管理往往是部门职责不清，采购部门没有起到控制采购成本的作用，财 务部门没有起到监控资金流向和为高层领导及时提供资金情况的作用，通过实施 m a p s 应该着重使企业的各个职能部门的工作核心定位得到更正，系统的实施过 程不结合流程的优化，没有高层领导的支持和重视，单纯视为一套软件的使用是 不会获得成功的。 所以工厂决定根据责任成立分层实施系统，由工厂厂长及财务主计长负责审 查项目的进度，决策和解决重大问题，特别是管理体制方面的问题。他们每月至 少一次检查项目进度和决议落实的情况。 m a p s 经理具体负责系统软件外部表参数配置，协调管理系统整个实施，所 有功能的学习，培训，授权管理。i t 系统助理负责硬件a s 4 0 0 小型机的维护、 验证及管理。同时为了配合系统实施各部门各指派一位系统协调员负责协调 m a p s 的实施和应用。 图2 3m a p s 项目实施组织结构图 f i g u r e2 3o r g a n i z a t i o nc h a r tf o r m a p sp r o j e c ti m p i e m e n t a t i o n 第一层：w 企业高层项目管理人( 项目发起人) 是负责提出公司总体和长远 的目标，有广泛决策权以履行其首要职责，设定优先级，批准实施范围，解决相 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 关公司层问题。当项目履行时业务部门或人员间发生冲突时项目负责人应具有足 够权力协调以推动进程，在方案实施进展中监控进展和对组织进行划分。能够适 时地作出决策，支持项目经理完成整个方案的实旖目标。 第二层：企业项目实旌负责人负责项目总体管理、检查签署项目交付文档、 主要在高层项目负责人和各部门项目组成员之间起沟通桥梁作用、准备并管理项 目预算、管理和定义实旌范围、获得，分配，实时管理项目客户端资源、监控和 推进问题解决流程、负责确保项目不偏离原有目标和范围、组织人员培训等。 第三层：企业项目小组成员负责在项目经理的领导下提出符合自身特点的业 务需求、参加业务调研会，提供所属部门现行业务流程及具体组织结构、就实施 或咨询顾问提出的咨询建议进行讨论，并提出反馈意见、负责收集各类调查问卷， 并在实施或咨询顾问的指导下参与分析并做好本职范围内的工作，如数据的整理 与集中等等。 另外在整个项目实施过程中总部i t 部门起着关键作用，他们主要帮助工厂 制定实施计划，项目实施预算，系统配置选定，帮助安排培训，讨论实施方案， 解决实施中遇到的难题及问题等。更重要的是根据全球其他工厂的实施经验提出 合理化建议。 233 制定实施方案 要确保e r p 实施的成功，优秀的实施方案非常重要。实施方案要结合辉瑞工 厂的发展和系统的分步实施来确定，总体上应该有四个方面的内容：实施前期任 务、实施目标规划、实施过程管理、以及实施后期管理。 实施前期任务：这一部分是对企业的需求和现有条件作出的细致分析，确定 项目实施的总体范围和期望值，而且这个期望值是合理并且能够实现的。辉瑞工 厂m a p s 项目小组与总部共同对需求分析与实施内容和范围达成一致，对实旌中 必要的人力和财力投入达成共识，并进行项目的预算分析。确保对今后项目实施 过程中可能遇到困难和阻力有充分的估计并有对策。同时着手安排总部的培训。 实施目标规划：实施小组建立后，经过细致的研讨写清楚项目实施的各阶段 的时间进度和阶段定义，描述清楚评价达到这些目标的标准和方法，与m a p s 领 导小组及高层领导讨论并批准实施方案。 实施过程管理：因为实施m a p s 是一项长期而细致的工作，依据需求分析将 1 0 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 整个大项目拆分成阶段性的小任务，体现整体规划分步实旄的原则。每个小阶段 的需求和解决方案及可行方式都用文字描述清楚。每一个小阶段的责任人、测试、 验收及资金投入都清晰的列明。实施过程中经常召开阶段性的会议，以保持必要 的信息沟通，实施所有的文档都详细的建立和保存下来。 实施后期管理：实施方案在这一部分要详尽描述规划目标与实施工作安排的 吻合程度，说明实施后所达到的效果。将需求分解成三部分“1 ，首先是软件能够 直接实现的，这部分应该占6 0 左右。二是需要用户适当做流程修改来变通解决 的，这部分一般在3 0 左右。三是需要结合企业特殊情况和实际问题作二次开发 的，最好不超过1 0 ，否则实施周期会过长而且不易控制。 2 3 4 具体实施过程 实施的成败与该阶段项目管理进行的好坏休戚相关。在项目执行阶段进行的 项目管理的主要内容包括实施计划的执行、时间和成本的控制、实施文档管理、 项目进度汇报、项目例会和纪要等内容。项目执行阶段是实施过程中历时最长的 一个阶段，贯穿j i a p s 项目的系统配置，基础数据的准备，数据输入，业务模拟 测试和系统转换运行这几个步骤进行。 ( 1 ) 系统配置 根据时间进度表首先在总部的帮助下大连i t 系统管理员负责在a s 4 0 0 平台 上安装m a p s 软件，经测试后，由m a p s 经理负责外部表参数的设置，完成系统配 置。整个过程需要大约三个月时间。 ( 2 ) 基础数据准备及导入 实现知识化管理的前提是必须先打好信息化管理基础，而信息的流动来源于 数据的集中和统一管理。没有准确的数据，就得不到有价值的信息，因此在e r p 实施过程中，前期的基础数据准备是保证系统正确运行的关键。企业中的各类数 据可以概括地分为相对静态数据和动态数据，对于要录入计算机进行管理的每个 数据都要进行分类和编码。编码是否合理很重要，有不少用户因为对编码的意义 不明确而导致实施后期的返工，损失和麻烦都很大。编码体系要结合企业的行业 特点和实际并且考虑到今后的发展制订。 数据的准备是系统的核心工作也是一项细致并需大家通力合作的工作。m a p s 系统对基础数据的准确性要求很高，如果在运行之前没有做好准备工作，将会大 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 大延误实施进程。因此，在系统安装之前，必须对数据进行整理，一旦安装完毕， 只要对数据稍做修改便可运行。基础数据的整理和录入应首先突出考虑物料档案 主数据、库存基础数据、财务基础数据、采购业务基础数据、固定资产档案、销 售业务基础数据、生产管理数据、工艺路线及设备数据、供应商和客户档案、产 品价格和采购报价、机构与人力资源、系统维护及其他相关基础数据等等。基础 数据主要包括以下几部分： 物料主文件 产品结构文件 工序工时 库存文件 当前定单 这几方面的数据准备的工作量很大，它们需要由质量部门负责核对编号，生 产提供标准处方，物资管理部及计划负责收集和整理。基础数据的整理和录入应 首先突出考虑物料档案主数据、库存基础数据、财务基础数据、采购业务基础数 据、工艺路线及设备数据、供应商管理、产品价格和采购报价、系统维护及其他 相关基础数据等等。 ( 3 ) 模拟测试 配置及基础数据输入后，m a p s 经理组织m a p s 用户对将使用的模块进行测试。 根据总部的验证文件制备本工厂的验证文件，经批准后由m a p s 经理根据测试的 模块组织不同的用户进行测试，将测试的每一个功能所经过的每一个界面都要打 印出来备份，测试结果如有出入，根据对生产g m p 影响的程度分成严重，非严重 的级别，分别报总部i t 解决。 ( 4 ) 新旧系统并行及系统切换 经过上述测试后，首先要经过新旧系统并行阶段，一方面检验新旧系统的运 行结果是否一致，另一方面给最终用户熟悉各项功能操作的时间。并行阶段的工 作量大，公司上下充分做好调配工作，避免了用户的抵触情绪。 在系统切换前，项目组要针对企业的实际情况，编制了系统切换的可靠计划。 在系统切换计划中明确规定系统的启用日期、系统的期初数据、系统切换的基本 步骤、用户数据的安全及保护措施、切换系统可能影响因素的预测及预防措施等 大连辉瑞管理信息系统的实旄研究 内容。系统切换运行时，制定系统上线计划，首先是硬件a s 4 0 0 的准备，由i t 部门负责硬件的管理员完成系统的转换，然后宣布正式启动系统。 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 3 大连辉瑞管理信息系统( m a p s ) 的实施评价 3 1m a p s 系统的实施过程评价 m a p s 系统的实施借鉴了日本等其它辉瑞工厂实旌的成功经验，并且有总部软 件开发部门的大力支持和帮助，所以整个实施进程稳定，实旌效果显著，体现了 团队作业精神。m a p s 的实施也体现了美国辉瑞制药公司的先进的科学管理思想。 通过了组织、调配和利用资金、人力等各项资源，按进度、按计划的完成预期的 项目目标。 3 11 人员评价 实施m a p s 系统成功与否，人的因素第一。一方面高层领导的大力支持及重 视，实施小组的有计划的实施都是成功的保证。同时总部及厂部对用户也进行了 培训，达到了使员工能够主动地将系统的运行与本职工作和实际业务流程主动地 结合的目的。另一方面作为项目实施的主要负责人的选定是经过精挑细选的，他 不仅具有一定的计算机方面的基础知识，还对公司的管理及生产、采购、财务等 主要流程比较了解，并且具有很强的组织能力。作为项目负责人他所担负的是 m a p s 系统的实施、学习、培训及国内外和上下的沟通，所以说m a p s 实施的成功， 合理的使用人才是一个关键原因。 作为m a p s 用户在实施过程中也表现出了积极主动学习的精神，对于使用m a p s 与实际流程有出入的地方，用户能够积极主动地想方设法尽可能通过变通来配合 计算机管理的实现。值得注意的是，工厂用户的需求不是一成不变，而是动态的。 随着项目的展开和m a p s 用户的管理理念的提高，他们会不断发觉和完善自己的 需求。所以公司在实施项目的时候，每周项目小组和各部门的用户在起开分析 会，对新的需求进行分析，商量对策，提出建议，并通过项目小组进行实施：之 后又通过项目小组了解实施的进展情况，进行下一步对策。实施小组经常深入到 仓库、车间等企业的基层组织一即原始数据流入系统的地方，才可能获得第一手 材料，了解问题的真正原因；耐心听取基层操作人员的疑惑、困难和要求，建立 彼此间的信任与合作关系，项目的实施才容易成功。在对用户不断提出的新的需 求进行分析整理时要注意不能一味追求实现新的需求而忽视了原先制订的实施 范围，我们知道m a p s 的实施必须是循序渐进的过程。否则，用户新的需求或补 d 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 充不断，项目范围无限制地扩大，完工无期收效难料，以往有些企业的失败就是 这种被动局面。 高层管理人员在实施前积极去了解m a p s 原理及实施方法，中层管理人员和 i l k 务人员也努力去了解和学习实施及模块操作方法，计算机技术人员在了解流程 的同时，努力掌握系统软硬件的操作。全公司上下形成浓厚的学习气氛。实践表 明：m a p s 系统的实施需要管理信息系统知识与企业管理思想和实际的紧密结合， 这一点单靠系统本身或企业哪个单方面都不能独立完成的，必须是双方的紧密合 作，在系统实施的同时公司注重培养自己的技术骨干和队伍。没有全员积极地参 与，m a p s 的实施是不会成功的。 3 1 2 管理评价 应用m r p 或e r p 有成功也有失败的。m a p s 系统是一个人机系统，它应用的 成功与失败和企业管理基础有着密切的关系。正如人们常说的：三分软件，七 分组织，十二分数据。1 。从m a p s 运行的需求出发，加强了战略管理、决策管理、 成本管理、资金管理、营销管理和信息管理体系。 ( 1 ) 战略管理方面：通过实施e r p 系统实现信息和数据的即时陛、共享性 和准确性。由m a p s 系统为企业高层管理人员提供有价值的数据和决策分析依据， 使企业领导从以往的事务性工作中解脱出来，用充分的时间来考虑战略管理和决 策，这是企业的灵魂，是关系企业长远发展的全局性、前瞻性的策划。 ( 2 ) 决策管理方面：决策是实现企业发展战略并赢得市场竞争的管理活动。 企业至少在三个方面需要科学研究、正确处理和快速反应，即：市场出现波动时 或遇竞争对手时的价格调整，没有信息系统的支持无法准确地把握每个产品的动 态成本数据是很难做到迅速反应的。决策者与决策层的统一，在信息系统的支持 下实现信息与数据的共享和快速查询，管理人员相互间的沟通更加有效和及时， 使决策正确而迅速。公平与效率的均衡，传统管理模式往往造成有的部门经常忙 昏头还要加班，而有的部门经常没有事做，实施信息化管理可以充分合理地调动 人力资源，解决业务流程中的瓶颈而提高企业整体运作。 ( 3 ) 成本管理方面：现代企业竞争的一个表面常见现象是价格相戈，而实 质是企业内部整个供应链和成本的竞争，关键在成本管理。企业营销成功与否， 内部因素要起很大的作用，同样的外部环境下，实力相当的企业中有的能成功而 大连辉瑞管理信息系统的实施研究 有的却失败。结合m a p s 的实施并参考三大成本管理措施，即：货币成本靠制度 把关，生产成本靠定额控制，管理成本靠民主监督。没有信息系统的支持，仅仅 依靠人工管理，上述三大成本管理措施的实行往往很难另人满意。 ( 4 ) 资金管理方面：“1 资金是企业的血液，对企业来说，往往是管理成功之 处，也常常是问题突出的地方。做好资金管理文章，一要筹好筹足，二要用好用 活，三要管好管严。通过实施m a p s 突出财务部门的核心职责，实现限制内耗、 降低采购成本和压缩库存，使企业的资金调动更加合理。对于销售环节通过实施 m a p s 系统实现对客户的统一管理和信誉评估，加强对应收帐款的监控可以大大 减少拖欠。 ( 5 ) 营销管理方面：销售是拉动整个供应链的龙头，管理再先进产品再优 质但销售上不去同样无济于事。通过实施m a p s 将每日的销售、库存信息传递到 北京销售部，帮助销售人员建立正规的营销理念和管理体系、突出营销主体和构 筑营销网络，m a p s 系统的信息能够为正确的营销策划和活动提供依据。传统人 工管理的条件下，信息流是建立在纸面单据和手工报表的基础上，信息数据的汇 总一般以月n 为基础，往往难以及时反映来自销售人员、异地销售公司及客户 的各类信息，滞后的需求报表对生产没有指导意义。 ( 6 ) 信息管理方面：实旌m a p s 的目的还在于利用现如今网络的大容量、高 速度的特点，加强公司信息资料的数字化处理：利用计算机的高速运算功能代替 人工劳动，并利用网络集成化、标准化的优势，逐步实现财务、业务及生产流程 的一体化管理；即：实现物流、资金流、信息流的统一，充分利用网络多道路、 无界限的特点，扩大供应链管理的范围、拓宽生存空间，逐步向全球化发展。 3 13 实施方式评价 系统实施方式很重要，因为它也关系到实施成功与否。辉瑞是根据财务需求 并按照模块之间的关连逐个模块实施完成的，这种实施方式有利于项目的不断推 进，并且便于组织不同的部门集中实施。 首先进行外部表的设置，然后建立资源中的基础数据库，这是其它模块的基 石。这些工作主要由项目小组组织数据采集并输入。 其次要完成预算产生成本，就要涉及到财