（档案学专业论文）论企业档案工作与企业管理职能的实现.pdf

一一， lo 一- n jr 、 ， o nt h ee n t e r p r i s ea r c h i v e sa n dt h er e a l i z a t i o n o ft h e e n t e r p r i s em a n a g e m e n t f u n c t i o n s at h e s i ss u b m i t t e df o rt h ed e g r e eo f m a s t e r c a n d i d a t e ：y a n gc h u n m e i s u p e r v i s o r ：p r o f q i nz h a o g u i h u b e iu n i v e r s i t y 彤妇a n 。c h i n a 0舢0川1胁7m 3 舢7ii0l洲丫 ，j，。0 r“一溶r?一 铲一_， 湖北大学学位论文原创性声明和使用授权说明 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所 取得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任 何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。对本文的研究做出重要贡 。 献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的 法律后果由本人承担。 论文作者签名： 扬蠢呤 日期：0 , o o 年弓月z 日 学位论文使用授权说明 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，即： 按照学校要求提交学位论文的印刷本和电子版本；学校有权保存并向 国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，并提供目录检索与阅览 服务；学校可以允许采用影印、缩印、数字化或其它复制手段保存学位论 文；在不以赢利为目的的前提下，学校可以公开学位论文的部分或全部内 容。( 保密论文在解密后遵守此规定) 作者签名： 杪畚拇 指导教 日期：o , o o 5 2 夕 日丫。卜7 l 。 士 ? 一， ， 一 摘要 随着市场经济的不断发展和中国加入w t o ，国际化的市场竞争使企业开始认识到 管理活动对提高企业效益的重大意义，企业管理职能的实现对提高企业核心竞争力的作 用越来越明显。如何更好地优化企业管理职能，从而更大限度地促进企业管理职能的实 现，就成为企业不断思考和探索的问题。而在今天这个信息化高度发展的时代，企业管 理职能的有效实现更多的是依赖于信息、知识等无形资产的力量。企业档案工作为企业 管理职能的实现提供了重要的信息基础和凭证依据，对企业管理职能的实现具有重要的 促进作用。同时，企业管理职能的实现，反过来也将促进企业档案工作的发展。因此， 企业档案工作与企业管理职能实现之间是相互影响、相互促进的关系，两者互相推动， 共同发展。 本文通过对企业档案工作和企业管理职能的阐述，分析出两者之间的相互关系，进 而从促进企业管理职能实现的角度提出建立和完善企业档案工作的创新措施。全文共分 为三个部分，第一部分是整篇文章的绪论，主要说明了选题的背景、课题的研究现状， 以及研究思路和研究方法。第二部分论述了企业档案工作与企业管理职能实现之间的关 系，其中界定了企业档案工作的内涵与特征，以及企业管理职能的基本含义，并从内在 联系和相互影响两个层面对企业档案工作与企业管理职能实现之间的相互关系进行了 阐述，此外还以东风汽车公司企业管理职能实现与其档案工作之间的关系研究进行了案 例分析，旨在说明企业档案工作与企业管理职能的实现之间存在相互影响、相互作用的 关系。第三部分以企业档案工作与企业管理职能实现的关系研究为基础，分别从企业档 案工作的观念转变、企业档案工作在企业管理职能中的渗透以及企业档案管理重心与企 业管理职能的实现三个方面论述了基于企业管理职能实现的档案工作创新措施。最后的 结语是对全文的总结及展望。 关键词：企业；档案工作；管理职能；关系研究 a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to ft h em a r k e te c o n o m ya n dc h i n aj o i n si n t ot h ew t o ，t h e i n t e r n a t i o n a lm a r k e t c o m p e t i t i o n h a sm a d et h e e n t e r p r i s e sc o m et or e a l i z e t h eg r e a t s i g n i f i c a n c eo ft h em a n a g e m e n ta c t i v i t yt or a i s i n gt h e b e n e f i t f o r t h ee n t e r p r i s e s t h e r e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n si sm o r ea n dm o r eo b v i o u st oe n h a n c et h e e n t e r p r i s e c o r ec o m p e t i t i v e n e s s i no r d e rt op r o m o t et h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s e m a n a g e m e n tf u n c t i o n s ，h o wt oo p t i m i z et h e mh a sb e c o m eaq u e s t i o nf o rt h ee n t e r p r i s et o p o n d e ra n de x p l o r e i ti sa ni n f o r m a t i o ne r at o d a y n o w a d a y s ，t h ee f f e c t i v er e a l i z a t i o no ft h e e n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n sr e l i e sm o r eo nt h ei n t a n g i b l ea s s e ts t r e n g t h , s u c ha st h e i n f o r m a t i o na n dt h e k n o w l e d g e t h ee n t e r p r i s e a r c h i v e sc a l lp r o v i d et h e i m p o r t a n t i n f o r m a t i o nf o u n d a t i o na n dt h ec e r t i f i c a t ep r o o ff o r t h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s e m a n a g e m e n tf u n c t i o n s i th a sag r e a tp r o m o t i o nf o r t h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s e m a n a g e m e n tf u n c t i o n s a tt h es a m et i m e ，t h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n t f u n c t i o n sw i l lp r o m o t et h ed e v e l o p m e n to ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e st o o t h e r e f o r e ，t h e r ei sa c l o s er e l a t i o nb e t w e e nt h e e n t e r p r i s e a r c h i v e sa n dt h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s e m a n a g e m e n tf u n c t i o n s n e yi n f l u e n c ea n dp r o m o t em u t u a l l y t h ea r t i c l ed e s c r i b e dw h a ta r et h ee n t e r p r i s ea r c h i v e sa n dt h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n t f u n c t i o n i ta n a l y z e dt h er e l a t i o nb e t w e e ne a c ho t h e r t h e nf r o mt h ea n g l et op r o m o t et h e r e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n s ，i tp r o p o s e st h ei n n o v a t i o nm e a s u r e st o e s t a b l i s ha n di m p r o v et h ee n t e r p r i s ea r c h i v e s t h ea r t i c l ec a nb ed i v i d e di n t ot h r e ep a r t s t h e f i r s tp a r ti st h ei n t r o d u c t i o no ft h ea r t i c l e ，m a i n l yd e s c r i b e dt h eb a c k g r o u n do ft h es e l e c t e d t o p i c ，t h ep r e s e n tr e s e a r c hs i t u a t i o n , a n dt h er e s e a r c ht e c h n i q u e t h es e c o n dp a r te l a b o r a t e d t h er e l a t i o nb e t w e e nt h ee n t e r p r i s ea r c h i v e sa n dt h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n t f u n c t i o n s f i r s t l y , i td e s c r i b e dt h em e a n i n ga n dt h ec h a r a c t e r so ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e s ，嬲 w e l l 笛t h ep r i m a r ym e a n i n go ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n s e c o n d l y , f r o mt h ei n n e r l i n ka n dt h em u t u a li n f l u e n c e ，i te l a b o r a t e dt h er e l a t i o nb e t w e e nt h ee n t e r p r i s ea r c h i v e sa n d t h er e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n s i na d d i t i o n , i no r d e rt od e s c r i b et h e r e l a t i o ni nd e t a i l ，i tt o o kt h ed o n g f e n gm o t o rc o r p o r a t i o n 弱a ne x a m p l e b a s e do nt h er e l a t i o n i&跫行目逼j： r e s e a r c h ，f r o mt h ec o n c e p tt r a n s f o r m a t i o no ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e s ，t h ei n f i l t r a t i o ni nt h e e n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n s ，a n dt h ef o c u so ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e st h r e ea s p e c t s ，t h e t h i r dp a r te l a b o r a t e dt h ei n n o v a t i o nm e a s u r e so ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e st op r o m o t et h e r e a l i z a t i o no ft h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n tf u n c t i o n s t h el a s ti st h es u m m a r ya n do u t l o o ko f 也ea r t i c l e k e yw o r d s ：e m e r p r i s e ；a r c h i v e s ；t h em a n a g e m e n tf u n c t i o n s ；r e l a t i o nr e s e a r c h i i i 目录 一、绪论_ 1 ( 一) 选题背景：1 ( 二) 课题的研究现状2 ( 三) 研究思路与方法4 二、企业档案工作与企业管理职能实现的关系5 ( 一) 企业档案工作概述5 1 企业档案工作的内涵5 2 企业档案工作的特征6 ( 二) 企业管理职能概述7 1 计划职能8 2 组织职能9 3 指挥职能9 4 协调职能10 5 控制职能11 ( 三) 企业档案工作与企业管理职能实现的相互关系1 2 1 企业档案工作与企业管理职能实现的内在联系1 2 2 企业档案工作对促进企业管理职能实现的作用1 3 3 企业管理职能的实现对企业档案工作的影响1 5 案例分析东风汽车公司管理职能实现与档案工作的关系研究1 8 1 企业概况：18 2 东风汽车公司档案工作概况1 9 3 东风汽车公司档案工作与企业管理职能的实现2 1 4 东风汽车公司档案工作带来的启示。2 3 三、基于企业管理职能实现的档案工作创新2 4 ( 一) 企业档案工作的观念转变2 4 1 企业档案机构的形象转变2 4 2 企业档案“管理 人才培养观念的转变2 6 ； ( - - ) 企业档案工作在企业管理职能中的渗透参2 7 i v 1 企业档案机构与企业组织结构的融合与渗透2 7 2 企业档案管理制度与企业管理制度的融合与渗透2 8 3 企业档案业务工作与企业管理工作的同步2 9 ( 三) 企业档案管理重心与企业管理职能的实现3 0 1 企业生产经营档案与企业计划职能的实现3 0 2 人事档案与企业组织、指挥、协调职能的实现3 0 3 会计档案与企业控制职能的实现3 1 结语。3 3 参考文献。3 4 致谢3 6 v l一一lql盛j。 一、绪论 ( 一) 选题背景 一、绪论 随着市场经济的不断发展和中国加入w t o ，越来越多的企业面临国际化的市场竞争， 只顾眼前利益的短期效应经营行为已无立足之地，因此，企业要求得生存和长久的发展， 就必须进行“二次创业”，不断提高管理水平，促进企业管理职能的有效实现。而在今 天这个信息化高度发展的时代，企业管理职能的有效实现更多的依赖于信息、知识等无 形资产的力量。“企业档案是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体 形式的历史记录。 它是企业在生产经营过程中所直接形成的原始记录，保持着与企业 的同构对应关系，直接反映了企业生产经营活动的真实面貌和客观情况，是企业信息资 源的重要组成部分，也是企业进行科学管理的第一手资料。因此，企业档案是企业管理 职能得以有效实现的重要信息基础和凭证依据。 目前，经济学家及企业界人士已从理论和实践方面对制约企业管理职能实现的因 素、促进企业管理职能实现的措施等进行了很多的分析与研究，但在这一系列的研究中， 大部分的研究重点都集中在人力资源管理、企业组织结构的设立和企业生产管理体系等 因素对企业管理职能实现的影响，相关的改进措施也都紧紧围绕人力资源管理的优化、 企业组织结构的变革和企业生产管理体系的完善等问题而展开，而与企业管理职能密切 相关的企业档案工作却被忽视了。企业档案工作作为企业基础管理不可缺少的子系统， 是促进企业管理职能有效实现的重要因素，企业只有不断发展和完善企业档案工作，才 能充分挖掘企业档案的信息价值，切实为提高企业管理水平、促进企业管理职能实现服 务。 笔者在多次的实习和求职经历中，也切实了解到很多企业在面临激烈的市场竞争的 过程中，越来越清楚地意识到了企业档案工作的重要性，而且他们迫切希望建立一套完 善的适合本企业实际状况的企业档案工作系统，切实将企业的档案工作组织起来，最大 限度地开发企业档案信息资源的价值，真正为企业的生产、经营、管理和决策服务。企 业之所以越来越重视档案工作，就是因为他们已经开始意识到企业档案在提高企业经济 效益和增强企业文化内涵方面的重大价值，而企业档案提高企业经济效益和增强企业文 化内涵的过程，也就是其促进企业管理职能实现的现象表征。基于以上思考，笔者认为， 。宫晓东等企业档案管理学【明北京：高等教育出版社，1 9 9 9 ：2 2 页 湖北大学硕士学位论文 企业档案工作与企业管理职能的实现之间存在着相互影响、相互促进的关系，企业档案 工作的建立与发展有利于促进企业管理职能的实现，而企业管理职能的有效实现也将反 过来促进企业档案工作的进一步完善。基于此，笔者才有了企业档案工作与企业管理职 能的实现这一选题。 ( 二) 课题的研究现状 在经济学领域，虽然对企业管理职能的研究成果很多，但大多都忽略了企业档案工 作这一因素。随着档案学研究领域的不断扩展，有关企业档案的研究也越来越受到我国 档案界学者的关注，但其中大部分的研究成果都是基于指导企业档案工作的某一实践领 域，或者是对企业档案信息资源建设的研究，或者是对建立企业档案工作系统的概况性 的思想理论指导，真正涉及企业档案工作与企业管理职能两者关系研究的成果也很少。 笔者在中国知识资源总库叫n k i 系列数据库中以“关键词”为检索项( 匹配：模糊， 时间：2 0 0 0 年至2 0 0 9 年) ，以“企业档案工作 为检索词共查得文献4 1 5 2 篇，以“企 业管理职能”进行二级检索，共查得文献3 7 篇；以“企业管理职能”为检索词共查得 文献4 5 6 7 篇；以“企业档案工作与企业管理职能 为检索词共查得文献2 篇，其中只 有1 篇文章相关。 2 0 0 1 年档案学研究第1 期刊登了覃兆刿教授的文章现代管理理念与档案工作 模式，作者指出在相似的物质能力下，档案工作模式的形成受到了现代管理理念的极 大影响，并从科学决策、追求效率、信息与人才优势、超前控制、权益保护、公共文化 六个方面论述了现代管理理念对档案工作模式的影响。它使笔者认识到档案工作与管理 的计划职能、协调职能和控制职能之间存在着密切的促进关系。此后覃教授在2 0 0 2 年 发表的档案功能与诚信控制和在2 0 0 6 年发表的析经典管理理论中的“档案”要 素谦及档案作为管理要素的“双元价值”分析基本上延续了档案与管理的关系这 一研究思路。 此外，还有一部分文章从实践角度对企业档案工作制度体系的建立进行了探讨，如 杨培鹰和王毓慧2 0 0 2 年在中国档案第1 1 期发表的论企业档案管理制度体系的建 立，指出企业档案管理制度体系应该由档案标准、档案行政管理规章和企业各职能部 门中与档案管理相关的岗位职责条款三部分有机结合在一起，三者相互配合，组成企业 档案管理制度的统一体。我国档案学者宫晓东在其著作企业档案管理学( 高等教育 出版社，1 9 9 9 年出版) 一书中，专门用一章的篇幅对企业档案工作的内容与任务、性质 2 坷k 圳煮竺二耄竺三篓登苎档案学者对企业档案工作的研究也有不少创新性的成果。如覃 篓竺和誓兰篓煮主量篓表在档案管理第6 期的“苫羔二一嚣写2 篡 喜纛冀篓黧戡竞应该姆怎样的排，纛三营主玉主模萎雾 詈萎耋兰篡芝登竺关于锄 、“分”模式的论述、覃i 芸；曩菩荔三善；篡 耋裟慧耋竺松责任和效益桃的动态管理囊茹_ 器篓蒜 麓黧黑竺赠企业档案管理模式的新虢。某；矗薹磊翟主 萎竺芝竺警糕酢断删研究( 中国档案出版社，。2 0 h 0 6 滋0 i 茹_ 萎竺誓三慧兰兰竺翼档案工作的眠并以理论论证和案磊募磊结善三 法对现代企业档案管理模式进行了探讨。 一川旧铂口驯力 此夕卜笔者在c n k ：的“学术趋势，检索中，也遇到了同样的憾 v 扎。裘卜1 “企业档案”学术关注度( 1 9 9 6 年至2 0 0 8 年) 垒盘毯塞 卜7 m 引自c n k i “学术趋势” ， 理企管到 与淡作正 工真 案 ，档讨业探 企体对具 是的都做 多所大式就骥 文管 。关寨有相雠没腑峭椴 到企基 索 、献 检制文所机的者作面 笔工方，案能 咄档职 看业理诣拙雠锕黝业 蝴赭怖 纠 ， 工由系粜 关档 的业 湖北大学硕士学位论文 表1 - 2 。企业管理一学术关注度( 1 9 9 6 年至2 0 0 8 年) 。 ， ， t ：一，一 7。 j 1 企业管理 j 擘承关主鹰( 1 悖档e 一： 0 0 8 年j |眵； _ r ； _ _ ，芝 - - - - ， 一 匡，己二。l 。 0 02t $ 12 舱2 i，2l 2 饽2 11 2l 盯 2i 昭 从以上图表我们可以看出，从1 9 9 6 年至2 0 0 8 年期间，我国学术界对“企业档案” 和“企业管理 的关注度呈整体上升趋势。这表明有关企业档案和企业管理的研究已经 引起了学术界的广泛关注，大批的档案学家、经济学家和企业界人士都分别对企业档案 工作的发展和企业管理的完善做了大量的思考与探讨，这些都为笔者研究企业档案工作 与企业管理职能的实现提供了很好的分析资料和思路借鉴。但笔者在“学术趋势”的检 索中也发现，在研究企业管理的相关文献中，被引频次较高的大多都是与企业管理模式、 企业流程设计等研究相关的文章，在研究企业档案的相关文献中，被引频次较高的大多 都是与论述企业知识管理或企业信息资源管理相关的文章，真正涉及企业档案工作与企 业管理职能实现的研究资料几乎没有。 以上论述表明，无论是在经济学领域还是在档案学领域，有关企业档案工作与企业 管理职能关系研究的文献很少，由此也说明经济学领域和档案学领域对企业档案工作和 企业管理职能的关系研究关注都较少。因此，以企业档案工作与企业管理职能的关系作 为切入点，进而研究促进两者共同协调发展的变革措施，是具有较大创新空间的。 ( 三) 研究思路与方法 本论文以档案学基础理论和企业管理理论为研究基础，把档案学专业理论与企业管 理理论相结合，在借鉴相关文献资料的分析研究成果的基础上，结合案例分析，运用理 论论证与案例分析相结合的研究方法，通过对企业档案工作以及企业管理职能的描述， 分析出企业档案工作与企业管理职能实现之间的相互联系，以独特的视角论证了企业档 案工作在促进企业管理职能实现中的积极作用，并尝试从促进企业管理职能实现的角度 对建立和完善企业档案工作体系提出较为可行的创新建议。i o 引自渊“学术趋势” 4 二、企业档案工作与企业管理职能实现的关系 二、企业档案工作与企业管理职能实现的关系 ( 一) 企业档案工作概述 企业档案工作的内涵 “企业档案是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历 史记录。”正确理解企业档案的涵义，应把握四个要点：第一，企业档案是企业各项活 动的历史记录，也就是说企业档案是在特定的企业活动范围内形成的，企业类型的多样 性和企业活动内容的复杂性决定了企业档案内容的复杂性，而且企业档案所记载的内容 是企业已经完成或告一段落的事物或活动；第二，企业档案是企业各项活动的直接记录， 这说明企业档案是在企业各项活动中直接形成的，是企业活动的伴生物，这也是它之所 以具有凭证、依据等法律证据作用的关键所在；第三，企业档案是保存备查的企业活动 的记录，这就是说只有具有保存价值的、经过必要的整理加工、履行过归档手续的、相 对集中保管的企业活动记录才可能成为企业档案；第四，企业档案是多种文献载体形式 的记录，也就是说企业档案不是某一种具体的企业活动记录形式的专称，而是对记载企 业活动内容的各种文献载体形式的泛指，是一个总和性概念。圆 “企业档案工作属于企业信息管理工作的重要内容，是企业管理基础工作的有机组 成。企业档案工作的主要职责是维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌，词时 也要为企业的正常运转提供信息保障”。 从以上论述，我们不难看出，作为企业信息工 作和基础管理系统的重要组成部分，企业档案工作不仅可以实现企业内部信息和外部信 息的有机组合，成为企业信息综合管理的构建基础，为企业的生产、经营决策提供信息 参考，而且也是企业优化管理的重要凭证依据。因此，在当今这个飞速发展的信息时代， 企业档案工作必然是企业发展中不可或缺的重要因素。 从广义上看，企业档案工作主要由企业档案业务管理工作和企业档案行政管理工作 两部分组成。企业档案业务管理工作是整个企业档案工作的主体部分，其工作内容主要 包括对企业文件工作的协助、监督与指导、企业档案的收集、整理、鉴定、检索、编研、 提供服务和统计等八个方面，带有业务性、微观性的特点。企业档案行政管理工作是以 企业档案部门的人、财、物等为主要对象，由各级档案行政管理机关、专业主管部门中 。宫晓东等企业档案管理学【m 】北京：高等教育出版社，1 9 9 9 ：2 2 页 雪宫晓东等企业档案管理学【m i 北京：高等教育出版社，1 9 9 9 ：2 2 2 3 页 田宫晓东等企业档案管理学【m 】北京：高等教育出版社，1 9 9 9 ：8 页 湖北大学硕士学位论文 的档案机构和各个企业，从不同的角度按照不同的职责来开展的，是对企业档案业务管 理工作的管理，它带有政策性和综合性的特点，其工作内容主要包括统筹规划、组织协 调、统一制度、实施监督和业务指导等五个方面。国 企业档案工作的特征 一般来说，企业档案工作具有以下特征： ( 1 ) 管理性 企业档案工作是企业基础管理系统的重要组成部分，因此，它理所当然地具有管理 属性，而且这种管理属性并不是简单地将企业的档案收集保管起来，而是现代意义上或 科学意义上的信息资源管理。企业档案是企业在各项活动中直接形成的对企业活动状况 的原始记录，它来源于企业各职能部门的管理活动，同时也直接参与到了企业的各项管 理工作之中。 ( 2 ) 服务性 企业档案工作存在的意义在于为企业的各项工作提供凭证和信息服务，它从属于也 服务于企业的生产经营和各项管理工作，具有明显的服务性质，具体表现在以下三个方 面： 首先，从发挥作用的方式看，企业档案工作具有服务性。在通常情况下，企业档案 工作不是在直接从事新知识、新成果的创造，而是通过企业档案的科学管理和有效利用， 通过利用者对企业档案信息的吸收、借鉴，来促进企业生产经营及其他各项工作的顺利 进行，促进企业的发展。所以，企业档案工作对知识成果和物质财富的创造往往带有间 接性的特征，这种创造是寓于服务之中的。没有服务性，其创造性就难以实现。 其次，从档案管理系统的结构看，企业档案工作具有服务性。企业档案管理系统整 体功能的发挥依赖于各业务职能部门档案工作的开展与推进，同时，企业档案工作服务 价值的展现也是建立在企业各业务职能部门的档案信息服务基础之上的。企业档案工作 参与企业管理的内容与形式不同于一般的职能性管理工作，从总体上看它是通过企业各 业务职能部门的档案信息服务为企业的各项业务包括管理工作提供条件和保障。因此， 从档案管理系统的结构来看，企业档案工作从各业务职能部门开始提供各层次的信息服 务，具有明显的服务性。 宫晓东等企业档案管理学嗍| 匕京：高等教育出版社，1 9 9 9 - 3 4 3 5 页 6 二、企业档案工作与企业管理职能实现的关系 第三，服务性揭示和体现了企业档案工作的基本方向和根本目的。服务工作的好坏， 服务水平的高低，是衡量企业档案工作质量和效益的重要标志，也是企业档案工作赖以 存在和发展的基础。因此，企业档案部门和企业档案工作者必须牢固树立服务思想，充 分掌握服务技能，逐步完善服务手段，努力提高服务水平。 ( 3 ) 效益性 企业是以营利为目的的基本经济单位，其存在的目标就是为了创造利润。企业在设 置组织机构时，必然也是围绕这一目标进行的。因此，企业档案工作的存在也必然是为 提高企业的经济效益而服务的，而且企业档案工作从机构的设置、人员的配备到档案的 收集、管理、提高利用等都是以这一目标为根本出发点和着眼点的，所以它具有明显的 效益性。同时，由于企业档案工作是一项需要投入大量人力、物力与财力的工作，而且 在短期之内很难看到非常显著的效益，因此，企业档案工作也必须要体现出成本效益原 则。 ( 4 ) 动态性 企业档案工作的动态性体现在三个方面： 第一，组织形式和运行方式的动态性。市场的不断变化和现代企业制度的不断发展，f 使得企业的规模和管理方式等都在不断变化，企业档案工作的组织形式和运行方式也必 须随之做出调整，朝着多样化的方式发展，档案机构的设置也因企业的规模、特点、管j j 理水平不同而有所差异，企业档案管理的单一模式将为多种模式所取代。 第二，管理手段的动态性。随着信息技术的不断发展和集团化企业的成立，企业档 案的形成范围、种类及记录载体等也更趋多样化，企业档案管理的手段也随之呈现动态 化的特点。 第三，服务利用的动态性。为了更好地突显其服务特性，企业档案部门还必须根据 各种信息利用需求进行动态性的服务模式调整，比如相对于传统的上门查阅而言，档案 部门要更多地利用企业局域网、信息资源数据库等各种新型服务手段提供多元化的信息 服务。 ( 二) 企业管理职能概述 所谓企业管理职能，就是企业管理活动所具有的作用与功能。到目前为止，国内外 国宫晓东等企业档案管理学【m 】_ e 京：高等教育出版社，1 9 9 9 ：3 8 页 7 湖北大学硕士学位论文 理论界和企业界关于企业管理职能的论述各异，其中最早系统提出管理职能的是法国管 理学家法约尔，他在1 9 1 6 年首先提出了管理具有计划、组织、指挥、协调、控制五个 要素，即管理的五职能。之后许多管理学家对此进行了分析和探讨，出现了“三职能论”、 “五职能论和“七职能论”等不同的学派。后来随着管理水平的提高和管理理论的发 展，在管理职能中又开始突出人的作用，有些学者又陆续提出了激励、决策等新的管理 职能。笔者认为，计划、组织、指挥、协调、控制是企业管理的五大基本职能，其他职 能都是对其的扩展，其内涵还是包含在五大基本职能之中的。 1 计划职能 计划是企业经营管理者对未来管理活动事先确定目标和决定实现这些目标的原则、 方法、程序和手段等的连续过程。计划分为确定目标、预测、决策和规划四个阶段。目 标是计划最终要达到的结果；预测是对过去、现在的相关信息进行分析，判断事物未来 的发展动向，它是决策的基础；决策是对行动方案的选择；规划是结合对现有事实条件 的综合分析，对行动方案所做出的更加细致的安排，它是计划实施过程中的行动指南。 计划职能是企业管理的首要职能，它是其他管理职能得以发挥的前提和基础。泰罗 曾指出：“设立计划部门有它的必要性和经济性。这个部门要做时间研究，填写指示卡 和收集情报。”。法约尔在他提出的管理五要素中，也将计划职能放在了首位， 他在其专著工业管理与一般管理中指出：“如果没有计划，那就要导致犹豫、错误 的手段和不合时宜的转变方向，这些都是无能为力或者说是事业毁灭的原因。所以不会 有人提出行动计划的必要性问题。 同时，法约尔也指出：“统一性、持续性、灵活性与准确性，这些都是一个好的行 动计划的一般特征。” 统一性，即每个单项活动的计划或每个部门的计划，要与整体计 划保持方向上的一致性，两者互相联系、合为一体；持续性，即短期计划、中期计划和 长期计划在实施阶段上要相互衔接，在实施过程中要相互配合，从而使计划具有持续不 断的指导作用；灵活性，即计划必须能够根据实际情况的变化作出适当的调整；精确性， 即在影响企业的未知因素允许的范围内，所制定的计划应力求准确。除此以外，笔者认 为，一个良好的计划还应具有目的性、首要性和普遍性。目的性是指计划的制定和实施 必须是以实现某些特定目标为前提的；首要性是指其他管理职能的实现都是以计划职能 。f w 泰罗科学管理原理【m 】胡隆昶等译北京：中国社会科学出版社，1 9 8 4 ：6 2 页 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译北京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：4 7 页 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译j 匕京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：4 9 页 8 二、企业档案- t 作与企业管理职能实现的关系 的实现为前提和基础的，而且对其他管理职能的评判也是以计划目标的实现程度为依据 的；普遍性是指企业组织内的所有管理人员都必须要在计划实施过程中承担相应的工作 和责任。 综上所述，计划职能是企业其他管理职能得以充分发挥的前提和基础，它具有较强 的综合性、预测性和统一性，是指导企业管理活动的行动指南。 2 组织职能 组织包括静态和动态两个方面的含义。从静态的角度来看，组织是以实现企业计划 目标为指南，由各项任务分配和相应的责任制度所构成的集合体，它包括有直线制、职 能制、直线职能制、事业部制、矩阵制等几种组织形式。从动态的角度来看，组织是指 在目标已经确定的情况下，将实现组织目标所需的各项业务活动进行分工，依据各项业 务活动的职权范围，设计对应的任务结构和权力结构，以进行生产要素的合理组合。 法约尔认为，组织大体上可以分为物质组织和社会组织两大部分。“在配备了必要， 的物质资源之后，人员或社会组织就应该能够完成它的六个基本职能( 技术、商业、安 全、财务、会计、管理) ，也就是说，进行企业所有的经营活动。组织的任务主要是 检查计划的实施情况，建立和健全企业的各级组织机构，有效地配备和安排人员，明确 职权范围，制定和执行规章制度，进行全面控制等。他指出：“尽管企业有无数种类， 所有数量上同样大小的社会组织之间外表都很相像，它们的区别只在于它们的各个组成 部分的性质与价值不同。”由此可见，组织职能的充分发挥关键还在于把握组织的性质 和价值，通过对组织结构的优化来完成组织中各要素的优化配置，从而使组织的目标得 以圆满实现。 3 指挥职能 法约尔指出，指挥的任务在于如何使既已建立的社会组织更好地发挥应有的作用。 “这种任务要分配给企业的各种不同的领导人，每个领导人都承担各自的单位的任务和 职责。 “对每个领导来讲，指挥的目的是根据企业的利益，使他单位里的所有的人做出 最好的贡献。 “指挥艺术的高低是由人的某些品质和对管理工作的一般原则了解的多少 来决定的在大企业和小企业里都是这样。指挥艺术与其它艺术一样，也有精通的程 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译北京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：6 1 页 。h 法约尔工业管理与一般管n m i 周安华等译北京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：6 2 页 9 湖北大学硕士学位论文 度的差别。工作开展得好，达到最大生产效率的大单位便得到公众的赞赏。”由此可见， 企业的计划目标能否圆满实现，与企业领导者指挥艺术的高低有着直接而紧密的联系， 一位具有卓越指挥才能的领导，必须对其管理工作和员工素质有着清晰的了解，才能实 现工作与人才的优化配置，进而促进指挥职能的实现。 此外，法约尔还指出，除了对企业管理工作和员工素质的清晰了解外，担任指挥工 作的领导还应该做到以下几点：淘汰没有工作能力的人；对企业与职工之间定的协 定很了解；作出榜样；对社会组织进行定期检查，在检查过程中要使用一览表； 你要把主要助手们召集起来，参加酝酿统一领导和集中力量搞好工作的会议；不要在 工作细节上耗费精力；要使职工保持团结一致、积极工作、勇于创新和忘我工作的精 神。国 4 协调职能 协调是指企业在生产、经营和管理过程中减弱、消除各环节、各要素之间的不和谐 因素，加强相互间的沟通与配合，从而达到各环节、各业务活动同步发展的过程。法约 尔指出：“协调就是指企业的一切工作都要和谐地配合，以便于企业经营的顺利进行， 并且有利于企业取得成功。协调就是指各职能的社会组织结构和物资设备机构之间保持 一定比例。这种比例适合于每个机构有保证地、经济地完成自己的任务。协调就是在企 业的技术工作、贸易工作、财务工作和其它工作中都注意本工作对企业所有职能应承担 的责任和对它们带来的结果。总之，协调就是让事情和行动都有合适的比例，就是 方法适应于目的。” 从企业管理职能实现的角度来说，协调职能的作用在于加强企业与兄弟企业之间、 部门之间、部门内部各分部及所属单位之间的沟通、交流与合作，进而促进业务工作的 顺利开展，从而保证企业计划目标的实现。在工业管理与一般管理一书中，法约尔 也谈到在一个非常协调的企业里，我们应该看到这样一些事实：首先看到每个部门的 工作都与其它部门步调一致。供应部门了解本部门在什么时候应该提供什么；生产部门 知道它的目标是什么：维修部门保持设备和整套工具处于良好状态；财务部门提供必要 的资金；安全部门保证财产和人员得到保护。企业所有工作都是有条不紊地、有保障地 进行着。各部门内部的各个分部及所属单位对各自在完成共同任务方面必须承担的工 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译北京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：1 0 7 页 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译一t 京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：1 0 7 一1 0 8 页 。h 法约尔工业管理与一般管理【m 】周安华等译| 匕京：中国社会科学出版社，1 9 8 2 ：1 1 4 一1 1 5 页 l o 二、企业档案工作与企业管理职能实现的关系 作和相互之间应提供的协助都有精确的了解。各部门及所属各分部的计划安排经常地 随情况变动而调整。同时，他也指出，并不是所有的企业都具备这三个条件，在某些 企业里，人们也会看到很多不可否认的缺乏协调的现象，法约尔认为，消除这些不协调 现象最好的方法就是召开“部门领导的每周例会”。 5 控制职能 法约尔指出：“在一个企业里，控制就是要证实一下是否各项工作都与己定计划相 符合，是否与下达的指标及已定原则相符合。控制的目的在于指出工作中的缺点和错误， 以便加以纠正并避免重犯。对物、对人、对行动都可进行控制。从管理角度看，应确保 企业有计划并且执行计划，而且还要及时加以修订；控制应确保企业社会组织完整、人 员一览表得到应用、指挥工作符合原则和协调会议定期举行等等。” 由此可见，控制职 能就是根据企业计划目标和工作的质量标准，对企业各系统各部分的工作进行检查和对 照，找出差异，排除和预防产生差异的因素，以保证计划目标圆满实现的管理活动，其 任务就是为了保证实际执行结果与计划指标的一致性。 在管理活动中，控制职能的实现过程主要包括检测和调节两大环节，这两大环节具 体可细化为检查、比较