XX公司档案管理制度.docVIP

. 公司专利档案管理制度一、适用范围1.1 采用手工编制或计算机辅助设计技术编制的产品电子文件资料、设计文件、各类产品标准等；1.2 各类正版的计算机辅助设计软件及其它应用软件；1.3 订购的技术图书、报刊及其它技术资料（简称为“书刊资料”）；1.4 有关的国内外技术专题会议提供的重要资料及参加会议人员的回报等（简称“会议资料”）1.5 公司或外部的专刊、专有技术等（简称专用技术资料）；1.6 顾客提供的各类技术资料（简称“顾客资料”）。2、 职责公司档案室负责保存、管理和控制各类技术档案和资料。3、 工作程序3.1 资料来源和归档3.1.1 纸质文件标准化提供的签署完成、齐套、经设计确认的产品纸质、文字性文件归档，档案室在技术资料登记本上按产品分类并进行登记，并填写文件登记卡片。3.1.2 电子文件电子文件一般由标准化人员对电子文件与纸质文件一致性、有效性进行审查，由标准化确认后统一归档并填写设计文件履历表。3.1.3 书刊资料a)技术资料的购买由申请部门填写资料购买申请单，审批流程按公司有关规定执行。由专人定期购买。b)订阅报刊、杂志由资料室定期订阅。3.1.4 顾客提供资料顾客提供的各类技术资料，由公司相关部门转交档案室，由档案室登记。3.1.5 会议资料有关国内外技术专题会议印发国家的技术文件资料，一般由与会者自己保存。重要资料交档案室管理，由档案室在技术资料登记本上登记。3.2 编号档案室保存的所有技术档案和资料应进行编号。3.3 标识与分类适用范围的资料，都应在资料封面或首页加盖“资料专用章”并分类，资料编号、名称、页数、内容简介、登记日期都应及时输入计算机。3.4 存放3.4.1纸质文件纸质文件的底图，按幅面和十进分类编号的递增顺序保管，幅面为A1或小于A1的底图，以展开形式保管，幅面大于A1的底图以圆筒形式保管。3.4.2 电子文件电子文件的媒体存放在干燥箱内。注意干燥箱内的变色硅胶，应经常检查其颜色，使其处于吸收湿气的状态，保持箱内干燥，避免损坏。3.4.3 书刊、杂志书刊、杂志等文字资料开架陈列；3.4.4 重要资料重要的和专利、专有技术等文字资料存放在保密柜中；3.4.5 其他资料其他资料存放在资料柜中。3.4.6 过期期刊、杂志过期期刊一般按年装订成册，以便于保存和查阅。3.5 更改及作废3.5.1 纸质文件根据设计文件更改通知单作废或被代替的底图，由档案室加盖作废印章，并与现行的底图分开，按十进分类编号的顺序排列存放。3.5.2 电子文件电子文件的修改，应在设计更改手续齐全的情况下，在原有文件存盘基础上设计人员可在原版本基础上进行修改，修改内容应作记录。改好后重新归档，并按规定修改版本号。3.6 查询3.6.1 有关人员可通过登记卡片查询纸质或电子文件目录。3.6.2 电子文件可通过网上查询，任何电子文件不得擅自拷贝。3.7 借阅3.7.1 本公司工程技术人员、质量管理人员、各部门主任以上人员如需要可以借阅，根据规定办理借阅手续。3.7.2 公司外部人员借阅资料，确因工作需要，经部门副经理以上人员书面担保后，方可借出。3.7.3 一般的技术资料如需借阅，每次限借两本，借期为一个月；a）VCD、DVD关盘借期为7天；b)应用软件等借期为7天；c)重要和专有技术资料要求办理手续；d)如确实因工作需要，需长期限借阅某些资料。本人应写出专门报告，经部门经理、总工程师批准后，可以办理。但借用者应当妥善保管，不得丢失、损坏等。3.8 所借资料超期和丢失的处理3.8.1 所借的资料在规定的期限超过后，如确实因工作需要，经部门副经理以上人员批准，说明延长期限，再到档案室办理续借手续。经档案室管理人员向借阅者催还一次仍不还者，视同丢失处理。3.8.2 资料丢失罚原件的10倍，孤本20倍处理，由档案管理人员书面通知财务部，从被罚者工资中扣除。处罚者属公司外部人员，罚款从担保者工资中扣除。3.9 资料复印确实因工作需要，有关人员要保留技术资料的复印件，经审批后档案室可提供复印。3.10 电子文件的复制为保障公司的知识产权，不得随意复制产品电子文件。除缺因工作需要，经本部门经理审批确