公司档案管理规定.doc

. 档案管理规定第一章 管理部门第一条人力资源部负责档案管理，下辖档案室，配档案管理员人。第二条各部门配兼职档案管理员名，负责部门资料或档案的管理，各部门必须按时向公司档案室报送档案、资料。第二章档案明细（见附件一）第三条办公事务档案、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知。、公司章程、公司规章制度。、董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定。 、营业执照、税务登记证、资质证书。、固定资产帐簿，房屋产权证照。、公司印章。、物品管理台帐。、车辆证照。、公司（发、收）文件、信函、报告等。10、会议纪要。11、图书、杂志、报纸、资料等。12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料。13、公司法律事务资料。14、公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结。15、反映工作流程的请示报告（表、单）。16、荣誉证书、奖状、奖杯。17、其他。第四条人力资源档案、人力资源政策法规。、劳动合同、协议。、任、免职通知。、员工档案。、培训费用台帐。、员工工资表。7、员工社会保险与公积金档案。8、其人力资源档案。9、离职员工存档。第五条项目管理档案1、资产收购。2、营口通用航空产业园项目。3、营口黄旗通用机场项目。4、CC18-180项目。5、CC18-180生产许可项目。6、航空器评审（AEG）。7、维修人员机型改装培训机构申请。8、SH550和 SH650项目。9、CH-10飞机项目资料10、海王飞机项目资料11、行业管理部门资料。12、合同资料。13、成本管理资料。14、产品营销、销售资料。15、项目荣誉。16、项目其他档案、资料。第六条财务管理档案1、财务账簿。2、财务报表。3、验资报告、审计报告、评估报告。4、融资、贷款资料。5、其他财务管理资料。第四章 档案管理责任第一条 管理责任人界定1、凡属部门经办、经手的档案，各部门负责人是档案管理的第一责任人。2、当无法确定档案缺失的责任人时，以该档案缺失前经手部门负责人为责任人，由其承担相应的责任。3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄，每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。第八条 档案缺失处罚每缺失一份档案，视档案的重要程度给予1002000元经济处罚；对于丢失重要档案者，除进行经济处罚外，还给予其解除劳动合同处分；对于因丢失档案，给公司造成较大损失者，除进行经济处罚外，将追究相关责任。第五章整理与分类第九条规格标准：公司文件、报告、有关资料、图纸都以实际规格存档。第十条文件结案移送归档时，依如下原则点收：、检查文档的文本及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。、文档如需抽存于相关使用部门，应由其主管部门负责人签认，并明确归还时间，档案员负责追查。、文档的处理手续是否完备，如有遗漏，档案员应即退回经办部门补办。、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料，档案员应即退回经办部门。第九条文档整理，点收文档后应以下列方式整理：、中文横写或外文文档以左方装订为原则，中文竖写文档以右方装订为原则。、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第十条档案名称及编号、档案应视其案件内容进行分类，各级分类应赋予统一名称。、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”（见附件一），即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”（见附件一）查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。、综合文件部分，按文件形成年编号。、项目类档案资料，按项目编号。第六章归档与档案清理第十一条归档档案资料一律为纸质原件和电子档，经办部门可留存复印件。第十二条档案必须先办存档，后办借阅、领用、使用手续。第十三条各部门凡属归档档案都必须及时办理档案归档手续，填写“档案资料归档两联单”（见附件二）。第十四条档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第十五条保存期限档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外，依下列规定办理：、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿，房屋产权证照，公司印章台帐，车辆证照，公司规章制度，技术文件、质检备案登记资料、产权登记备案资料，公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料，其他核定需永久保存的文档。、20年保存：预算、决算书，合同，人力资源文档，招投标、评标记录，项目有关行业审批文件，销售台帐单等。、10年保存：除此之外的其它文档。第十六条档卷清理、档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年月0日至月日期间，依本办法第十五条的规定清理一次，已到保存期限者，申报销毁，销毁前应造册呈报总经理核准，经批准后由专人监督，由档案员销毁，销毁名册永久保留。、保管期限届满的文档中，部门经核定仍有保存价值者，档案员应继续保管，直至核定无保存价值之日。第七章调卷及其他第十七条调阅档案总经理有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。第十八条调卷程序、查阅档案：各部门经办人员因业务需要需查阅档案时，应填写“档案查阅登记表”（见附件三），经其主管经理审批后查阅，超职责范围查阅档案，须经总经理审批。、借阅档案：各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“档案借阅登记表”（见附件四），经其主管经理、办公室主任审批后借阅，超职责范围借阅档案，须经总经理审批。第十九条调卷管理、档案调卷申请以一单一案为原则，借阅时间以天为限。、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，经批准后拆阅。、调档人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人调阅同一档案时，不准调阅人之间转阅。第八章附则第二十条本办法自发布之日起实施。附件一：档案分类编号表附件二：档案资料归档两联单附件三：档案查阅登记表附件四：档案借阅申请单精选范本附件一： 档案分类编号表 档案种类档 案 内 容档案代码备 注办公事务档案1政府发布的有关法规指示、决定、决议、通知BGSW-001 2公司章程2.1公司规章制度BGSW-002-ABGSW-002-B3.1董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定BGSW-0034、营业执照、税务登记、资质证书 BGSW-0045、固定资产帐簿、房屋产权证照BGSW-0056、公司印章 BGSW-0067、物品管理台帐（出入库）BGSW-007无电子档8、车辆证照；BGSW-008无电子档9、公司（发、收）文件信函报告等 BGSW-009无电子档10、会议纪要BGSW-010无纸质档案11、图书、外部杂志、报纸、资料等BGSW-01112、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料公司简介等声像资料BGSW-012电子档+纸质档13、公司法律事务档案资料（合同）BGSW-013电子档+纸质档案14、发展规划、工作计划、各类统计报表、年度总结BGSW-014无15、反映工作流程的请示报告（表、单）；BGSW-015无16、荣誉证书、奖状、奖杯；BGSW-016无17、其他BGSW-017无人力资源档案1、人力资源管理政策法规；2、劳动合同、协议；3、人事任、免通知；4、员工档案；5、培训费用台帐；6、员工工资表； 7、员工社会保险与公积金档案；8、其他人事材料9、离职员工存档 项目管理档案1、资产收购资产收购意向协议资产收购意向协议备忘录资产收购协议资产收购协议附属协议资产收购移交文件资料和工装制具清单 2、营口通用航空产业园项目项目申请项目可行性研究报告老边区政府和老边区机关部门对产业园项目选址意见和批准文件营口市政府及营口市政府机关对产业园项目选址意见和批准文件产业园项目位置和选址范围确认文件项目建设规划3、营口黄旗通用机场项目机场项目申请老边区政府和老边区机关部门对机场建设项目的意见和批准文件营口市政府和营口市机关部门对机场建设项目的意见和批准文件营口黄旗通用机场地质勘察报告营口黄旗通用机场场址净空测量报告营口黄旗通用机场场址电磁环境测试报告营口黄旗通用机场场址选址论证报告营口黄旗通用机场飞行程序设计报告营口黄旗通用机场飞机飞行性能分析报告营口黄旗通用机场场址选址评审报告民航东北地区管理局机场处对营口黄旗通用机场场址选址审核意见辽宁省政府对营口黄旗通用机场建设项目的批准文件辽宁省政府致函沈阳军区空军司令部函件中国人民解放军联合参谋部批准文件 4、CC18-180项目适航证件:FAA颁发的型号合格证及合格数据单（TC）CAAC更名的型号认可证及合格数据单（VTC）加拿大颁发的型号合格证及数据单（TC）澳大利亚、新西兰颁发的型号认可证及数据单（VTC）移交的资料：型号设计资料及验证报告生产技术文件和资料质量体系文件和资料合格供应商清单持续适航文件5、CC18-180生产许可项目启动生产许可上报局方的文件及答复意见项目申请和受理文件：申请书和提交的申请资料局方受理文件申请人缴费证明质量文件：质量手册质量控制程序质量控制流程卡（翻译）生产文件：CC18-180图纸清单及图纸（翻译中文）标准装配手册（SOP）（翻译中文）技术文件（CCPS）（翻译中文）单机品种表零部件制造指令飞机装配指令器材采购：合格供应商清单（翻译）：公司所有采购明细生产许可审查过程：评审前审查会议质量手册评审质量控制程序评审制造符合性审查产品评审6、航空器评审（AEG）申请CC18-180航空器评审和受理：提交评审申请资料受理CC18-180航空器评审项目准备评审资料：飞行员CC18-180机型改装理论培训教材飞行员CC18-180机型改装地面理论培训大纲飞行员CC18-180机型改装飞行训练培训大纲维修人员CC18-180机型改装理论培训大纲计划维修时限小熊飞机制造有限公司CC18-180机型飞行训练大纲航空器（CC18-180型）运行符合性声明航空器评审过程：首次评审会议最终评审会议7、维修人员机型改装培训资质档案申请和受理准备的培训资料：机型改装培训意向函培训申请表机型TC及PC证件机型培训教材机型理论培训大纲机型实习培训大纲机型理论考试试卷培训课时安排培训教员资质及简历理论、实习培训合格证申请审理过程培训实施：培训人员名单培训课时和内容签到理论考试试卷评分及实习操作考评结果学员登记表和颁发证书情况8、SH550和 SH650项目合作意向函合作进展情况9、行业管理部门资料.行业部门信息请报资料；.消防报批资料；.环保报批资料；绿化资料；供电报批资料及缴费凭证；供热资料及缴费凭证；供气资料（煤气或天然气）；通讯资料；给水报批资料及缴费凭证；排污报批资料；人防报批资料及缴费凭证；城市配套费缴纳资料；其他行业资料或缴费凭证；10、合同资料原材料购置合同；工程施工、设备安装合同、保修合同；材料、设备采购合同；策划、广告宣传合同、销售宣传资料、物品购置或制做合同；产品销售合同；其它合同。11、成本管理资料项目成本信息情报资料；公司发布的成本管理文件、通知等资料；反映成本计算依据的原始图、测绘数据、文字或影像资料；总经理审核的预算或决算书；销售成本资料。12、产品营销、销售资料市场信息情报资料；公司发布的销售管理文件、通知等资料；销售策划书，广告计划或方案； 已发布广告的记录资料；促销活动方案及实施总结等资料；项目推广文字、声像、图片、图册资料；销售台帐、销售打折审批单；客户档案资料。13、项目荣誉获奖证书；奖状；奖杯。14、其它档案、资料。15、海王飞机材料16、L10飞机资料财务管理档案1、财务账簿；2、财务报表；3、验资报告、审计报告、