商场合同评审制度暂行管理办法

商场合同评审制度暂行管理办法为提高经营效益，降低经营风险，同时加强工作计划性，顺应公司经营发展的需要，经研究，公司决定成立合同评审小组。为提高合同评审的效率、公开度、透明度，结合实际工作需要，对合同评审作如下规范要求：一、 合同评审小组成员1、百货类组长： 执行组长：常设组员：百货事业部总经理、百货事业部采购总监、百货事业部营运总监、财务总监、相关门店店长、百货事业部采购高经、集团办公室主任秘书：合同组主管/物价主管/分管合同管理员2、综超类1） 综超自营类组长： 执行组长：常设组员：综超事业部总经理、综超事业部采购总监、财务总监、相关门店店长、集团办公室主任秘书：合同组主管/物价主管/分管合同管理员2） 综超专柜类组长： 执行组长：常设组员：综超事业部总经理、综超事业部采购总监、财务总监、相关门店店长、集团办公室主任（其中涉及百货类的百货事业部总经理、百货事业部总监须参加）秘书：合同组主管/物价主管/分管合同管理员合同评审时，涉及相关品类的采购经理、采购主任须参加会议，具体人员由合同组通知，使用表格合同评审会议通知；二、合同评审时间采用半月度评审，每月10日上午9：00及25日上午9：00固定为合同评审时间，请相关人员根据此时间合理安排自己的工作日程；三、合同评审决策机制及时限要求1、为保证会议效率和效果，避免会而不议，议而不决的现象，每次合同评审会议后必须做出明确的决定，当组员意见不一致时，以超半数人员的意见为准，会议结论由合同评审小组成员进行联签，联签表见 方案评审会议纪要暨方案审批表；2、合同签批时限1）一般签批时限：合同评审会议对方案一致通过的，合同组于会后1个工作日内出具会议纪要，使用表格： 方案评审会议纪要暨方案审批表；评审小组成员对评审会议纪要须在1个工作日内签批（采购临时报批合同除外）；2）特殊签批时限：合同评审会议有争议的合同，合同组于会后1个工作日内出具待跟踪问题一览表，采购需按评审小组成员的意见重新与供应商洽谈后2个工作日内报反馈，逾期未报反馈的视为同意评审小组会议决议或只能参加下一次的评审会议。合同组收到反馈后于1个工作日内出具会议纪要，汇同采购部提报的方案一起交评审小组当日内完成签批，形成可执行的方案；其中：、 方案评审会议纪要暨方案审批表只能由合同组出具，其他任何部门、任何人无权出具，格式见附件，该审批表须进行编号，编号规则为：年+月+流水号，如060401，表示06年4月份第1份；、待跟踪问题一览表只能由合同组出具，其他任何部门、任何人无权出具，格式见附件，编号和 方案评审会议纪要暨方案审批表保持一致；、整套方案由合同组加盖骑缝章，原件存集团档案室；四、合同评审纪律要求参加合同评审会议的成员不得缺席，确因有事请假，须由本人亲自向合同评审小组执行组长请假，经同意方可缺席，并报合同组备案；如合同评审成员缺席合同评审会议超过5次，则视为自动放弃评审资格；五、合同上报时限及合同预处理要求1、 采购部必须加强工作计划性，减少和避免不必要的急单，例如：4月10日合同评审会议讨论通过的应是5月份以后需要实施的，而非4月份当月需要实施的；确属急件合同方可报合同组特殊处理；2、 采购部应批次上报，尽可能每个方案中涉及的品牌数量为5个以上；3、 为保证合同评审的效果，采购部应在合同评审前8天将，即每月2日9：00前或17日9：00前将需要评审的方案按要求将资料（电子档及书面档各一套）提报至合同组相应合同管理员，要求资料提交及时、准确。提交不及时的，合同组有权拒收；提交不准确的，合同组有权退回；4、 合同组对收到的数据、图纸做预处理，对数据、图纸做抽查性复核（抽查率不低于20）后提前3天将数据、图纸以邮件形式发送至评审成员审阅；5、 参加评审的组员承担公司经营合同合理性审核的重任，必须尽职审核，会前提前对方案进行审阅，对有疑义或异议的地方需和方案提报部门负责人做会前沟通，争取达成共识，如不能达成共识的，应在评审会议上明确提出，集体评议；6、 合同组须加强以经营为先的服务精神，对采购上报的确属急件的合同应积极以应急流程处理；六、合同评审主题及内容1、 新店开业方案评审，采购部需提交如下资料：1） 一文：即文字说明，必须包括但不限于以下内容： 方案概述序号项目具体内容1新店开业的整体定位概述2整体经营思路概述3目标顾客群体详细分析4品牌组合的原则说明5品牌组合的整体销售说明6品牌组合的整体利润说明7引进的新品牌的简介8可供备选的品牌列举9需要公司支持或提请特别注意的事项10本方案可能存在的问题说明11其他提交部门： 提交人：日期：2） 一图：即品牌组合图（用AUTOCAD软件制作的标准图纸），必须包括： 明确的动线； 品牌的具体位置； 品牌所占用的建筑面积；3） 一表：即按品类提交新店开业收益分析表，包括每个品牌的合同条件、预计销售、预计利润分析等，使用表格新店开业收益分析表，注每个柜位号须同时提供3-5个备选品牌；4） 新品牌介绍：对新引进的品牌的详细介绍，使用表格品牌资源登记表；2、 老店大型调整方案评审（涉及一个楼层5个以上品牌的调整视为大型调整），采购部需提交如下资料：1） 一文：即文字说明，必须包括但不限于以下内容： 方案概述序号项目具体内容1调整的原因分析2调整的指导思路3调整后预期达到的目标4调整前后的销售对比概述5调整前后的利润对比概述6引进的新品牌的简介7撤换老品牌的原因介绍9需要公司支持或提请特别注意的事项10本方案可能存在的问题说明11其他提交部门： 提交人：日期：2） 一图：即品牌组合图（用AUTOCAD软件制作的标准图纸），必须包括： 明确的动线； 品牌的具体位置； 品牌所占用的建筑面积；3） 一表：即按品类提交调整前后收益对比分析，使用表格老店调整前后收益分析表，注每个柜位号须同时提供3-5个备选品牌；4） 新品牌介绍：对新引进的品牌的详细介绍，使用表格品牌资源登记表；3、 合同续签方案评审：包含新签、续签、变更、撤柜等业务，若涉及调整则按老店调整方案评审方式进行，采购部需提交如下资料：1） 一文：即文字说明，包括续签的整体思路，续签前后的收益整体对比； 方案概述序号项目具体内容1续签的整体思路2续签前后的收益整体对比3需要公司支持或提请特别注意的事项4本方案可能存在的问题说明5其他6提交部门： 提交人：日期：2） 一图：即品牌组合图（用AUTOCAD软件制作的标准图纸），必须包括： 明确的动线； 品牌的具体位置； 品牌所占用的建筑面积；3） 一表：即按品类提交续签前后收益对比分析，使用表格续签前后收益分析表，注每个柜位号须同时提供3-5个备选品牌；4） “合同即将到期”专柜明细及分析表：对“合同即将到期”专柜的处理做出说明，使用表格合同即将到期专柜经营分析表；5） “销售末位”专柜明细及分析表，对各品类销售末位处于后5名的专柜的处理做出说明，使用表格销售末位专柜经营分析表，由营运提报资料与采购沟通后作出此表；6） “已试销三月的新进品牌”品牌明细及分析表，对“已试销三月的新进品牌”的处理做出说明，使用表格已试销三月的新进品牌经营分析表，由营运提报资料与采购沟通后作出此表；4、 装修方案评审，需提交资料：1） 一文：即文字说明，必须包括但不限于： 装修方案概述序号项目具体内容1本次装修的思路2天花装修要求3地面装修要求4门楣装修要求5背柜装修要求6货架装修要求7灯具装修要求89需要公司支持或提请特别注意的事项本方案可能存在的问题说明其他提交部门： 提交人：日期：2） 一图：即装修图纸，要求以不同颜色来标识；七、合同评审制度下的意向、文本及相关单据的处理流程及时限要求1、方案签批完毕后，合同组应在1个工作日内使用OA邮件进行发文（收文部门为：评审小组成员、上报采购部门、相关事业部总经理、相关店长、相关总监、相关高经、合同组分管员、集团秘书组印盖管理人员）2、 符合合同评审方案的意向，签批流程进行简化，具体见附件：成商集团合同业务审批权限表3、 不符合合同评审方案的意向，由合同组视情况再次召集合同评审小组集体评审或做应急处理，但该类情况将被视为上报部门缺乏工作规划性而被纳入上报部门的工作质量指标月度绩效考核中。4、 购部应在收到签批后的方案后，于5个工作日内上报意向，合同组于1个工作日内完成审核；5、 购部应在收到批复的意向后，对本地供应商于5个工作日内上报合同文本，异地供应商于10个工作日上报合同文本；合同组于2个工作日内完成审核；6、 合同组应在方案审批结束后1个月内对方案的执行情况做抽查，出具合同评审执行情况汇报表，格式见附件。八、 合同评审决议的执行与督办1、 合同评审会议决议为权威性的终级决议，任何部门、任何人必须遵照执行；2、 百货事业部总经理/综超事业部总经理为合同评审决议执行的第一责任人，百货事业部总监/综超事业部总监为第二责任人；3、 合同评审执行组长为合同评审决议督办的第一责任人，集团办公