甲供材料采购及管理流程.doc

.甲供材料采购及管理流程一、目的1.1确保采购材料符合公司有关规范及标准要求。1.2确保采购材料严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。1.3严格按采购合同要求支付材料款，做到付款进度不超前于材料进场进度。1.4从材料选用、合同、计划、验收、保管、结算等环节进行全过程管理，真实反映材料成本，实现公司经济效益的提高。二、范围：新建项目工程承包合同中所使用的由甲方供应或由甲方指定的材料。三、职责3.1材料技术部：从建筑设计角度考虑，提出采购材料在美观及使用功能等方面的要求，负责甲供材料采购资料准备、采购实施，负责提供甲供材料的品种、材质、规格、数量、型号等各项参数指标及验收规范,并负责封样存至仓库，做好标识。及时了解甲供材料市场价格变动情况。3.2工程部：负责合同执行，检查采购材料是否符合合约规定标准以及封存样品、是否按合同要求进场以及组织甲供材料验收签字。通知材料商按照合同进行按时按质供货。要求施工单位上交材料设备使用计划。工程竣工扫尾阶段，组织相关单位对现场材料进行盘点。3.3成本合约部负责甲供材料市场价格核查，确定甲供材料市场价格以有效控制采购材料成本，负责合约起草及招投标具体事宜。3.4 财务部负责材料付款事宜，负责按照合约以及拨款程序付款，包括甲供材料预付款，阶段性付款、结算款等。四、程序4.1制订材料需求计划甲供材料由材料技术部根据设计要求、公司要求以及工程需要，编制材料需求计划，提前2个月向工程部和成本合约部递送工作联系单，注明所要使用材料的品种、规格、档次、使用时间，由材料技术部根据共同商定结果整理编制甲供材料表。4.2材料考察询价4.2.1材料技术部对甲供材料进行市场调查。调查内容包括材料的供应商或制造商名录，品牌名称，材料规格、性能、档次、样品，市场价格，曾使用的单位，调查时间等。以上内容由材料技术部汇总分析形成市场调查信息表，录入材料信息库，同时填写材料调查表提供给成本合约部。长期使用的材料，需定期做市场调查。4.2.2成本合约部接到材料调查表后，根据工程实际预算情况，询价以取得较精确的价格信息，形成核实后的材料调查表，确定基准价位，并反馈给材料技术部的材料信息库以及工程部。4.3材料招标4.3.1成本合约部根据材料需求计划、核实后的材料调查表及相关资料，编制招标文件及投标厂商的入围资格要求，报经公司领导审批。4.3.2材料技术部按经审批的入围资格要求对报名供货商进行初步筛选，从中择优邀请符合资格要求的三家以上供货商进行招投标，并封样存至仓库，做好标识。4.3.3成本合约部应在材料使用时间前1个月，报请主管领导，召集招标小组进入招标程序。招标后的合同价格由成本合约部提供给材料技术部录入材料信息库，报招标小组领导。成本合约部按照招标文件规定的程序要求，通过对投标单位投标文件的分析比较、组织评标以确定评标结果，确定中标候选单位报公司批准。4.3.4成本合约部根据招标结果和招标小组意见，与招标中标单位洽谈合同条款，形成合同文本初稿，组织合同内审程序，经过内审确认后形成正式合同文本，报经公司批准后，由公司与中标单位正式签订合同。合同签订后正本移交办公室，成本合约部、材料技术部和工程部留存副本。4.3.5部分甲定乙购材料不进入招标程序时，由成本合约部与工程部根据材料调查表直接确定，报总经理批准。4.3.6公司员工均可向材料技术部提供材料信息，但在招标前不得与供应商或制造商有实质性的商谈。员工在材料招投标活动中，如与材料供应商或制造商有亲属关系应提前告知公司招标小组，主动回避。4.3.7所有甲供材料在签订合同之前须预留15个工作日的招标时间，在实际需要前至少5个工作日签订合同，3个工作日留做合同审批时间。4.4进场验收验收工作由工程部负责组织，由材料技术部、成本合约部、工程部和材料使用的施工单位进行材料进场验收，对材料质量进行监督检查验收，审核其质量、数量、规格的正确性，工程部签署验收结论。4.5对甲供材料不合格的处置方式4.5.1材料质量不合格：对验收材料，发现不合格的，坚决要求供货商退货，并承担由此产生的运输费用、保管费用等。当供货质量出现2%不合格时，工程部上报公司。4.5.2材料数量及供货时间达不到要求：对总量不足或超供现象，应及时要求供货商进行补足或退货，由此造成的费用由供货商进行承担，须在材料采购合同中作出详细说