前台工作岗位职责.doc

.前台岗位职责因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，应每天化淡妆，时刻注意自己的仪表、形象、工作服装。提早五分钟到岗，并做好上班准备，给他人留下美好的印象。(一) 客户来电、来访接待，人员进出管理。1. 前台人员在工作期间对待员工或客人，要礼貌大方，热情周到，自始自终的使用规范的普通话。不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，需要安排有其他人员顶岗，一般顶岗不超过30分钟。2. 电话接听及留言处理，听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：您好，三银集团！（声音亲切柔和），对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求。咨询业务-留下对方的电话号码，由专业人员进行回复。推销产品-与公司关联的业务则转接相关部门相关人员。无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司吧。找人-问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门。如为不明电话则快速结束电话。留言-记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员。其他-不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。3. 公司来访客户的日常接待流程：来客上门-热情询问是否预约引导至预约人或预约部门-倒水、沏茶。来访人面见董事长时，原则上应进行电话预约，可直接让董事长助理转告，根据重要情况作出时间决定，并由董事长助理负责时间安排，在必要时间对董事长以及预约人给予提醒。来访人若见其它人原则上也应进行预约。应由前台人员进行联系，若能很快解决的，被找人应出来在前台接待解决。若时间较长，可通知前台由其进入，并在会议室洽淡。洽淡完后，由被找人送出大门。4. 对于需要在办公室进行加班人员进行登记，姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽的登记，并由当事人进行签字确认；(二) 信件、报刊、快递包裹的收发1.对前台桌面进行整理，要求报刊、信函、包裹物品摆放有序，保持桌面的整洁干净。2.信件报刊收取、公司邮件、包裹收发、因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收，送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损，如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明3. 需要以公司名义寄出公函、快递时，每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台，并填好信息，由前台做好审核后，联系快递公司统一发送，并保存好寄送凭证，于月底交予行政部以便核对费用并结算4. 前台收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。(三) 办公用品、用水、用电管理1. 水票由前台处保管，在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购，随时保证公司纯净水至少两桶备用，保证公司饮水正常供给。2. 每天中午12:0013:00时间段内关闭大厅照明灯源，下班离开时检查所有电脑、显示器、打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，禁止再一次发生类似情况；3. 新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回4. 公司各部门领取办公用品须填写办公用品领取登记簿，注明办公用品品名、数量、领用日期，待填写完整无误后，方可领取；5. 为了降低资金占用，按照“用多少、领多少”的原则，办公室根据实际情况进行限量领取6. 办公设备初级维护：打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设备及时通知到工程部，确保办公设备能正常运转。4. 前台人员在办公用品不足时应及时到行政经理处报备领取(四) 新人面试、入职手续办理1. 面试人员的接待，面试人员到达后让其填写面试简历表（检查是否完整填写）然后送至人事部，在面试人员等待的过程中可以倒杯热水。2.新员工入职引导：熟悉公司规章制度，对新入职员工进行入职办理，引导其熟悉公司环境，并遵守公司规章制度。(五) 前台卫生的管理1.对茶水间、会议室等卫生检查，保持桌面整洁、茶具清洁、茶几、沙发、地面等的卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。2.前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。3.公共区域及其他区域进行排班值日，每天下班安排1人进行值班（表格形式，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，各个部门的空调、门窗、灯光及电脑显示器等开关情况。(六) 其他事项1. 每月10日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至人事，保证统计的真实性、准确性。2. 规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。3. 名片、工牌制作、通讯录更新，各部门名片由前台负责统一联系指定印务商家制作，收取名片时由前台核对内容并签字确认（新进员工需满7个工作日磨合期，对有名片制作需求人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认。）4.熟记各部门分机号，及时更新