Access数据库应用与实训教程全集ppt课件.ppt

1,总目录,第1章数据库基础知识第2章MicrosoftAccess2003基础知识第3章数据库的设计与操作第4章Access数据表的操作第5章Access查询及其应用第6章窗体的设计第7章报表,2,总目录,第8章数据访问页第9章宏第10章数据库的安全与管理,3,第1章数据库基础知识,学习目的与要求：随着计算机应用的不断深入，作为一种资源，数据的重要性越来越显现出来。数据库技术是计算机科学技术发展最快的重要分支之一，它已成为信息系统的重要技术支柱。本章将介绍数据库系统的基本概念、数据模型等内容。要求读者重点掌握关系数据库的基础知识。,4,第1章数据库基础知识,1.1数据库简介1.2数据模型,5,1.1数据库简介,数据库作为应用系统的核心和管理对象，就是以一定的组织方式将相关的数据组织在一起存放在计算机存储器上形成的，能为多个用户共享的，同时与应用程序彼此独立的一组相关数据的集合。数据库将各种数据以表的形式存储，并利用查询、窗体以及报表等形式为用户提供服务。1.1.1数据库系统介绍一般说来，数据库系统由计算机软、硬件资源组成，它可以有组织地动态存储大量关联数据，方便多用户访问。数据库系统与文件系统的重要区别在于数据的充分共享、交叉访问以及应用程序的高度独立性。数据库主要解决以下3个问题：(1)有效地组织数据。主要是对数据进行合理设计，以便计算机高效存储。(2)将数据方便地输入计算机中。(3)根据用户的要求将数据从计算机中提取出来。,6,数据库也是以文件方式存储数据的，但它是数据的一种高级处理方式。在应用程序和数据库之间有一个数据库管理软件DBMS(DataBaseManagementSystem)，即数据库管理系统。如图1.1所示。图1.1应用程序与数据库的关系,7,数据库系统和文件系统的区别是：数据库对数据的存储是按照同一结构进行的，其他应用程序可以直接操作这些数据(即应用程序的高度独立性)；而文件系统对数据的存储缺乏规范性，根据用户的需要可随意存储。1.1.2数据库系统的特点数据库系统的出现是计算机数据处理技术的重大进步，它具有以下特点。1实现数据共享数据共享允许多个用户同时存取数据而互不影响，这个特征正是数据库技术先进性的体现。数据共享包括以下3个方面。(1)所有用户可以同时存取数据。(2)数据库不仅可以为当前用户服务，也可以为将来的新用户服务。(3)可以使用多种语言完成与数据库的接口。,8,2实现数据独立所谓数据独立是指应用程序不随数据存储结构的改变而变动。这是数据库系统最基本的优点。数据独立包括两个方面。(1)物理数据独立：数据的存储方式和组织方法改变时，不影响数据库的逻辑结构，从而不影响应用程序。(2)逻辑数据独立：数据库逻辑结构变化时(如数据定义的修改、数据间联系的变更等)，不会影响用户的应用程序，即用户应用程序无须修改。数据独立提高了数据处理系统的稳定性，从而提高了程序维护的效率。3减少了数据冗余度用户的逻辑数据文件和具体的物理数据文件不必一一对应，其中可存在“多对一”的重叠关系，有效地节省了存储资源。,9,4避免了数据不一致性由于数据只有一个物理备份，所以数据的访问不会出现不一致的情况。5加强对数据的保护数据库中加入了安全保密机制，可以防止对数据的非法存取。由于对数据库进行集中控制，所以有利于确保控制数据的完整性。数据库系统采取了并发访问控制，保证了数据的正确性。另外，数据库系统还采取了一系列措施来实现对数据库破坏的恢复。1.1.3关系数据库概述关系数据库(RelationDatabase)是若干个依照关系模型设计的数据表文件的集合，也就是说关系数据库是由若干张关系模型设计的二维表组成的。关系数据库由于以具有与数学方法相一致的关系模型设计的数据表为基本文件，因此每个数据表之间具有独立性的同时，若干个数据表之间又具有相关性，这一特点使其具有极大的优越性，并能得以迅速普及。关系数据库有以下特点：,10,(1)以面向系统的观点组织数据，使数据具有最小的冗余度，支持复杂的数据结构。(2)具有高度的数据和程序的独立性，用户的应用程序与数据的逻辑结构以及数据的物理存储方式有关。(3)由于数据具有共享性，因此数据库中的数据能为多个用户服务。(4)关系数据库允许多个用户同时访问，同时提供了各种控制功能，从而保证数据的安全性、完整性和并发性控制。,返回本章,11,1.2数据模型,使用数据库技术的目的是把现实世界中存在的事物以及事物之间的联系在数据库中用数据加以描述、存储，并对其进行各种处理，为人们提供能够完成现实活动的有用信息。怎样把现实世界中的事物及其事物之间的联系在数据库中用数据来加以描述，是数据库技术中一个基本问题。在数据库系统的体系结构中，模式是整个系统的核心和关键。而模式的本原和主体是数据模型。1.2.1数据模型概述从理论上讲，数据模型是指反映客观事物之间联系的数据组织的结构和形式。客观事物是千变万化的，各种客观事物的数据模型也是千差万别的，但也有其共同性。常用的数据模型有3种：层次模型、网状模型和关系模型。,12,1.2.2构建数据模型1层次模型层次模型(HierarchicalModel)表示数据间的从属关系结构，是一种以记录某一事物的类型为根节点的有向树结构。层次模型像一棵倒置的树，根节点在上，层次最高；子节点在下，逐层排列。其重要特征如下：(1)仅有一个无双亲的根节点。(2)根节点以外的子节点，向上仅有一个父节点，向下有若干子节点。层次模型表示从根节点到子节点的一个节点对多个节点，或从子节点到父节点的多个节点对一个节点的数据间的联系。层次模型的示例如图1.2所示。,13,图1.2层次模型示例2网状模型网状模型(NetworkModel)是层次模型的扩展，它表示多个从属关系的层次结构，呈现一种交叉关系的网络结构。网状模型是以记录为节点的网络结构，其主要特征如下：(1)有一个以上的节点无双亲。(2)至少有一个节点有多个双亲。,14,网状模型的示例如图1.3所示。,3关系模型关系模型(RelationalModel)中的“关系”是有特定含义的，广义地说，任何模型都可以描述一定事物数据之间的关系。层次模型描述数据之间的从属关系；网状模型描述数据之间的多种从属的网状关系。,图1.3网状模型示例,15,关系模型中的“关系”虽然也适用于这种广义的理解，但同时又特指那种具有相关性而非从属性的平行数据之间的按照某种序列排列的集合关系。表1.1是某部门高级人才的基本情况表。其中4组数据之间是平行的，从层次从属角度看也是无关系的，但假如知道他们是同一个部门的工作人员，就可以建立一个关系(一张二维表)，如表1.1所示。表中的这些数据虽然是平行的，不代表从属关系，但它们构成了某部门工作人员的属性关系结构。,表1.1某部门高级人才基本情况表,16,1.2.3数据库中的术语简介1字段使用过Office中的Excel(电子表格软件)的用户，可能会发现图1.4中的表很像Excel中的工作表。Access数据库的表与Excel工作表相同点是：都是按行和列组织的，用网格线隔开各单元格，单元格中可添加数据；Access数据表与Excel工作表不同点是：在Access数据库表中，表中的每一列代表一个字段，即一个信息的类别，表中的每一行就是一个记录，它存放表中一个项目的所有的信息。在Access表中的每个字段只能存放一种类型的数据(文本型、数字型、货币型或者日期型等)。,17,图1.4罗斯文“客户”表视图,2索引索引是包含表中的一个字段或者一组字段中的某个关键词的按一定顺序排列的数据列表。数据库利用索引能迅速地定位到要查找的记录，从而缩短了查找记录的时间。如图1.4所示的“客户”表中，就以“客户ID”字段建立了一个索引，如果要查找所有以D开头的公司名称，就没有必要在Access库中逐个寻找每个公司名称，而只需直接找到公司名称索引序列表中的以D开头的客户即可。,18,图1.4所示表中显示的数据并不多，但是在实际应用中一个数据表可能存储数以万计的客户记录，如果没有索引，搜索一个数据需要很长时间，索引是快速完成搜索大量数据任务的关键所在。但是过多的索引也会降低Access的性能，所以只需要在经常访问的字段上建立索引。3记录数据工作表被分为行和列，行称为记录(Record)，列称为字段(Field)。每条记录都被看作为一个单独的实体，可以根据需要进行存取或者排列。表中的同一列数据具有相似的信息，例如产品ID、产品名称、供应商和类别。这些数据的列条目就是字段。每个字段通过明确的数据类型来识别，常见的数据类型有文本型、数字型、货币型或者日期型，字段具有特定的长度，每个字段在顶行有一个表明其具体信息类别的名字。行(表示记录)和列(表示字段)的相交处就是值存储的数据元素。例如，图1.4中“联系人头衔”字段中的“采购员”代表了“客户ID”为“BERGS”的类别。在同一个表中，值可能会重复出现，而字段和记录却是惟一的，字段可以用字段名来识别，记录通常通过记录的某些惟一特征符号来识别。,19,1.2.4构建数据库模型在使用MicrosoftAccess新建数据库的窗体和其他对象之前，设计并构建数据库非常重要。合理的设计是新建一个有效、准确及时完成所需功能的数据库的基础。1收集项目需求设计MicrosoftAccess数据库的第一步是确定数据库所要完成的任务以及如何来完成。用户需要明确的是希望从设计的数据库中得到什么信息，因此设计者可以根据这些信息来确定最终设计哪些数据表以及数据表中需要包含哪些字段。构建数据库就需要设计者与即将使用数据库的人员进行交流，集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计较完善且与此相似的数据库。2项目构架1)规划数据库的表规划数据库中的表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。因为设计者从第一步了解数据库任务的过程中所获得的,20,结果(即打印输出的报表、使用的表格和所要解决的问题等)，不一定能提供构建数据表结构的线索。在使用MicrosoftAccess设计表之前，可以先在纸上草拟并润色设计方案。在设计表时，应按以下设计原则对信息进行分类。(1)表中不应该包含重复信息，并且信息不允许在表之间复制。如果每条信息只保存在一个表中，只需更新一处，这样效率更高，同时也消除了如A和B两个表中都有某客户的地址和电话号码。如果只修改了A表中该客户的地址，则A、B两表中客户的信息就不同了，即包含不同信息的重复项的可能性。例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。(2)每个表应该只包含关于一个主题的信息。如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单，但仍然保留客户的信息。,21,2)确定字段每个表都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段应该包含关于该主题的各个事件。例如，“Customer(客户)表”可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。在草拟每个表的字段时，用户需要注意下列内容：每个字段直接与表的主题相关。不包含指导或计算的数据(表达式的计算结果)。包含所需的所有信息。以最小的逻辑部分保存信息。3)明确有惟一值的字段每个表应该包含一个或一组字段，且该字段是表中所保存的每条记录的惟一标识，称作表的主关键字。为表设计主关键字之后，为确保惟一性，MicrosoftAccess将避免任何重复值或空(Null)值进入主关键字字段。MicrosoftAccess为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含能惟一确定每个记录的字段或者字段集。,22,4)确定表之间的关系因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主关键字字段，所以需要通过某种方式告知MicrosoftAccess如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。用户(指设计数据的人)如果进行将“客户”表与“客户订单”表间的关联操作，必须定义表之间的关系。可以参考一个已有的且设计良好的数据库中的关系，这里打开“罗斯文(Northwind)示例数据库”(选择【帮助】|【示例数据库库】|【罗斯文示例数据库】命令)并且在【工具】菜单上选择【关系】命令，就会出现如图1.5所示的关系窗口。5)优化设计在设计完需要的表、字段和关系之后，就应该检查一下该设计并找出可能存在的不足，因为此时修改数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。,23,图1.5关系窗口,3开发规划如果认为表的结构已达到了设计目的，就应该继续进行并且在表中添加数据，然后新建所需的任何查询、窗体、报表、宏和模块。MicrosoftAccess有两个工具可以帮助用户方便地改进数据库的设计，即“表分析器向导”和“性能分析器”。,24,“表分析器向导”一次能分析一个表的设计，在适当的情况下建议新的表结构和关系，并且在合理的情况下根据表分析器提供的建议(如认为某表结构不合理而建议一个新的表结构)修改原来的表结构来。使用“表分析器向导”可以对表进行规范化的操作，即将表拆分成相关表，如果用户的数据库中有一个表，且该表在一个或多个字段中包含重复的信息，可以使用“表分析器向导”将表中数据，即对有重复信息的表拆分成多个关联表，这样能更有效地保存数据。使用“性能分析器”可以分析整个数据库，并且提出建议和意见来改善数据库的性能。,返回本章,25,第2章MicrosoftAccess2003基础知识,学习目的与要求：Access2003中文版是Microsoft公司发布的Office2003中文版软件包中的关系数据库产品，它在继承Access2002的优秀功能的基础上，以更加强大的功能、更加友好的界面和智能化的数据处理展现给我们。本章在介绍Access2003的基本功能和基本操作的同时，介绍了它的新增特点。最后介绍Access数据库系统的数据类型和表达式，这是学习开发和管理数据库系统的基础。对有数据库管理经验的读者，可以快速浏览本章，但对于初学者，必须认真扎实地学好，为后面的学习打下良好的基础。,26,第2章MicrosoftAccess2003基础识,2.1MicrosoftAccess2003简介2.2Access2003的新特点2.3Access2003的安装2.4MicrosoftAccess2003的启动与退出2.5MicrosoftAccess2003的窗口操作2.6数据类型与表达式,27,2.1MicrosoftAccess2003简介,Access2003是简便、实用的数据库管理系统，它提供了大量的工具和向导，即使没有编程经验的用户也可以通过其可视化的操作来完成绝大部分的数据库管理和开发工作。2.1.1Access产品简介自Microsoft公司研制开发出Access1.0以来，以其简单易学的优势使得Access的用户不断增加，成为流行的数据库管理系统软件之一。Access2000是Office2000系列办公软件中的产品之一，是微软公司出品的优秀的桌面数据库管理和开发工具。Microsoft公司首次将汉化的Access2000中文版加入Office2000中文版套装软件中，使得Access在中国得到了更加广泛的应用。MicrosoftAccess2003(以下简称Access2003)在原有版本的基础上进行了改进，增加了一些重要的特性，使其功能更加完善，界面更加友好。,28,2.1.2Access2003的功能Access2003属于小型桌面数据库系统，是管理和开发小型数据库系统的非常好的工具。Access2003可以在一个数据库文件中通过7个对象对数据进行管理，从而实现高度的信息管理和数据共享。它的7个对象是：(1)表：存储数据。(2)查询：查找和检索所需的数据。(3)窗体：查看、添加和更新数据库的数据。(4)报表：以特定的版式分析或打印数据。(5)数据访问页：查看、更新或分析来自Internet或Intranet的数据库数据。(6)宏：执行各种操作，控制程序流程。(7)模块：处理、应用复杂的数据信息的处理工具。,29,只要在一个表中保存一次数据，就可以从表、查询、窗体、报表和数据访问页等多个角度查看到数据。由于数据的关联性，在修改某一处的数据时，所有出现此数据的地方均会自动更新。Access2003有许多方便快捷的工具和向导，工具有表生成器、查询生成器、窗体生成器和表达式生成器等；向导有数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导和报表向导等。利用这些工具和向导，可以建立功能较为完善的中小型数据库应用系统。,返回本章,30,2.2Access2003的新特点,Access2003在数据库的管理上，除了保持原有的功能特性之外，还作了进一步的扩展和更新，使操作更加灵活方便，用户能更有效地进行合作与交流。具体体现在以下几个方面。1.查看有关对象相关性的信息在Access2003中可以非常方便地查看数据库对象之间的相关性信息。这个功能非常有用。查看使用特定对象的对象列表可以有助于开发人员随时对数据库进行维护，并可避免产生丢失记录源相关性信息错误。数据库对象间的相关性信息就是在各个数据库对象之间同为数据处理需要建立的关系。例如，在一个教学管理数据库系统中，由于情况的变化，现在已不再需要“经管系”查询，但在删除前，可能希望知道数据库中还有哪些对象在使用该查询。进而在删除“经管系”查询前，更改相关对象的记录源或删除它们。,31,查看对象的相关信息，有助于节省开发时间并减少错误，保证数据库的健壮性。右击一个对象，在弹出的快捷菜单选择【对象相关性】命令，将出现【对象相关性】窗口，其中可查看该对象的从属对象和该对象的使用对象。2窗体和报表中的错误检查在设计窗体和报表的过程中，Access2003提供了自动错误检查功能。启动错误检查之后，系统会在设计窗体和报表的过程中不断监控设计者的行为，帮助避免一些不必要的错误，从而节省设计的时间。3传播字段属性在Access的早期版本中，修改一个表的字段的被继承属性后，开发人员必须及时手动修改各个窗体和报表中相应控件的属性。这是一个耗时耗力并且容易出错的工作。在Access2003中，修改“表”设计视图中的被继承字段属性时，Access将显示一个选项符号，此选项符号可以让用户方便地更新全部或部分绑定到该字段的控件属性，而不需要再手动修改每一个相关的属性了。,32,4智能标记智能标记技术曾在Excel2002、Word2002和Outlook2002中得到应用，现在更是得到了进一步的扩展。Access2003中增加了“智能标记”，用户可以使用SmartTags属性将智能标记添加到数据库中的表、查询、窗体、报表或数据访问页中的任何字段，以便快速访问。5备份和还原Access文件Access2003提供了备份Access数据库和Access项目的功能，并推荐用户在对数据库或者项目进行较大的改动之前首先备份。该备份将保存在默认的备份位置或当前文件夹中。需要还原Access2003数据库时，就把原来的数据库文件删除，然后将备份的副本复制到数据库所在的文件夹，最后更改为原来数据库的名字即可。6XML支持XML的全称是ExtensibleMarkupLanguage，它是一种类似HTML的用来描述数据的语言。Access数据库支持对XML数据的操作是为了数据的可扩展性，适用不同应用的需要。,33,Access2003能够在从XML导入数据或将数据导出到XML时指定转换文件(转换文件是指XML文件格式与Access数据文件格式的转换)，并自动应用转换。当用户导入XML数据时，数据一经导入，在创建任何新表或追加到现有表之前，系统会对数据进行格式转换。将数据导出到XML时，系统会在导出操作之后随即应用转换。7安全检查功能Access2003中增加了打开数据库时的安全检查功能，以避免用户使用不安全的表达式来操作系统，从而对系统造成破坏。另外Access2003使用MicrosoftJetExpressionService增强的沙盒模式阻止了表达式中正在使用的潜在的不安全函数。注意：沙盒模式是一种数据库的操作模式，在这种模式中，Jet只计算对于计算机来说是安全的表达式。要启用沙盒模式，选择【工具】|【宏】|【安全性】命令，在打开的【安全性】对话框中，选择【安全性】选项卡，选择【高】或【中】选项按钮，单击【确定】按钮，重启Access2003使配置生效。,34,8其他新特点Access2003还具有以下一些新特点：(1)支持TabletPC平板电脑。Access2003通过将手写内容添加到TabletPC上的Office文档来进行快速输入，就像使用笔和打印输出一样。(2)Access2003增强了控件的排序功能。用户可以在窗体和报表中的“列表框向导”和“组合框向导”以及Access数据库中的“查阅向导”中，指定最多4个字段的升序或降序的排序方式。添加到这些向导中的排序页的外观以及功能都与“报表向导”中的排序页非常相似。(3)Access2003还新增了“查询设计字体”选项来更改文本的字体和字号，这也大大加强了数据库查询的可视性。这些设置将应用于所有数据库，并能与其他辅助功能设置结合使用。,返回本章,35,2.3Access2003的安装,Access2003是作为Office2003组件一同发布的，在介绍Access2003之前，首先简单介绍一下Office2003的安装过程，这样有助于读者根据需要选择安装自己所需的Office组件。步骤如下：(1)把Office2003的安装光盘插入驱动器之后，安装程序将自动运行，并提示用户输入Office的产品密钥，单击【下一步】按钮。(2)在【安装类型】窗口中，选择【自定义安装】选项，单击【下一步】按钮。(3)在【自定义安装】窗口中，选中【选择应用程序的高级自定义】复选框，如图2.1所示，单击【下一步】按钮。(4)在【高级自定义】窗口中对于每个组件，都可以在如图2.2所示的列表框中进行选择。这里建议把所有有关Access的组件都选择为【从本机运行全部程序】，这样在以后使用Access2003的过程中会非常方便。,36,(5)如果对前面的操作步骤中还有不清楚或者不正确的，可以通过单击【上一步】按钮返回到以前的安装对话框进行修改。在确认无误之后，单击【安装】按钮，系统便开始安装Office2003应用程序。安装完成之后，将出现【安装已完成】窗口。整个过程大约需要2030分钟。如果只是安装Access2003则只需5分钟左右的时间。,图2.1【自定义安装】窗口图2.2【高级自定义】窗口,返回本章,37,2.4MicrosoftAccess2003的启动与退出,在Windows操作系统中，有几种方法可以方便地启动和退出Access2003。2.4.1Access2003的启动成功安装Access2003以后，就可以运行这个程序了。步骤如下：(1)单击任务栏上的【开始】按钮。(2)打开【程序】级联菜单。(3)选择MicrosoftOffice|MicrosoftAccess2003命令，就可启动Access2003。最简单而直接的启动方法，是在桌面上建立Access2003的快捷方式，用户只需双击桌面上的快捷方式图标，就可以方便、快捷地启动系统。,38,建立桌面快捷方式的步骤如下：(1)单击任务栏上的【开始】按钮。(2)打开【程序】级联菜单。(3)选择MicrosoftOffice菜单下的MicrosoftAccess2003命令，单击右键。(4)在弹出的快捷菜单中选择【发送到】|【桌面快捷方式】命令。2.4.2Access2003的退出退出Access2003的方法有以下4种：按快捷键Alt+F4；单击Access窗口左上角的Access图标，在下拉菜单中选择【关闭】命令；单击Access2003窗口右上角的【关闭】按钮；选择【文件】|【退出】命令。,返回本章,39,2.5MicrosoftAccess2003的窗口操作,Access2003的操作窗口比以前的版本更具特色。2.5.1Access2003的系统主窗口启动Access2003时，首先会出现全新的Access的标识，然后进入其系统主窗口，如图2.3所示。,图2.3Access2003系统主窗口,40,Access系统主窗口由三部分组成，标题栏、菜单栏和常用工具栏。(1)标题栏：主要包括Access2003标题、最大化、最小化及关闭窗口的按钮。(2)菜单栏：Access2003的菜单栏包括【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【工具】、【窗口】及【帮助】菜单。将鼠标移至要选择的一个菜单项下，单击鼠标则弹出下拉子菜单，各子菜单的格式沿用了WindowsXP的风格，非常美观并易于操作。几乎每个子菜单的最下方都有一个向下的箭头，单击这个向下的箭头，就会显示菜单条的全部选项(3)常用工具栏：在常用工具栏中提供了许多常用的功能，每一个功能用一个图标表示。将鼠标移至一个图标上暂停片刻，就会显示该图标代表的功能；将鼠标移至一个图标上单击鼠标即可实现相应的功能。,41,在没有打开表或查询的情况下，Access2003的常用工具栏如图2.4所示。当打开了一张表或查询后，Access的工具栏增加了一些运行和调试的按钮，便于用户操作，如图2.5所示。,图2.4Access的常用工具栏(没有打开表或查询时),图2.5Access的常用工具栏(打开表或查询时),2.5.2Access2003的数据库窗口选择【文件】|【新建】命令，此时打开【新建文件】任务窗格，可以选择【空数据库】项来新建一个数据库。数据库窗口是Access中非常重要的部分，可以让用户方便、快捷地对数据库进行各种操作，创建数据库对象，综合管理数据库对象。,42,数据库窗口主要包括工具栏、数据库组件选项卡以及对象创建方法和已有对象列表3个部分，如图2.6所示。,图2.6数据库窗口,数据库窗口的工具栏与主窗口工具栏的作用相同。数据库窗口左侧为数据库组件选项卡，包含数据库中的7个对象和1个【收藏夹】群组按钮。【对象】栏下列出了Access的所有数据库对象，单击其中的对象按钮，可选中该对象，窗口右边会显示当前数据库中已经创建的对象列表。,43,【组】栏提供了另一种管理对象的方法，在【组】中可以把关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。当数据库中的对象很多时，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。若想隐藏数据库的7个对象，可以单击【组】选项。在数据库的7个对象处于隐藏的情况下，单击【组】选项，则又显示出数据库的7个对象。,返回本章,44,2.6数据类型与表达式,数据类型和表达式都是数据库非常重要的内容。合理地使用数据类型，可以创建出高质量的表；灵活运用表达式，可以设计出丰富多彩的查询。因此，准确合理地用好数据类型和表达式，是设计出功能强大的数据库管理系统的前提。2.6.1数据类型Access数据库为字段提供了10种数据类型，它们的用法和所占存储空间的大小如下：(1)文本型(Text)：用于文本或文本与数字的结合，最长为255个字符(字节)，默认值是50。在Access中，每一个汉字和所有特殊字符(包括中文标点符号)都算作一个字符。而且系统只保存输入到字段中的字符。(2)备注型(Memo)：用于长文本或长文本与数字的结合，最长为65535个字符。但Access不能对备注字段进行排序或索引，而文本字段可以进行排序和索引。,45,(3)数字型(Number)：用于可以进行数值计算的数据，但货币除外。数字型字段按字段大小分字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数7种，分别占1、2、4、4、8、16和12个字节。Access默认为双精度型。(4)日期/时间型(Date/Time)：用于存储日期和时间值，占8个字节。(5)货币型(Currency)：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于双精度数字类型。输入货币字段数据时，Access会自动显示人民币符号和千分位处的逗号，并添加两位小数。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。(6)自动编号型(AutoNumber)：用于在添加记录时自动插入的序号(每次递增1或随机数)，默认是长整型，也可以改为同步复制ID型。自动编号一旦被指定，会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。(7)是否型(Yes/No)：用于表示逻辑数据，其值为Yes/No、True/False或On/Off。其数据长度为1个字符。,46,(8)OLE对象型(OLEObject)：用于使用OLE协议在其他程序中创建的OLE对象(如Word文档、Excel电子表格、图片和声音等)，最大长度为1GB。(9)超级链接型(HyperLink)：用于存储超链接，可以是包含超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。其字段最大长度为64000个字符。(10)查阅向导型(LookupWizard)：让用户通过组合框或列表框选择来自其他表或值列表的值，实际的字段类型和长度取决于数据的来源。2.6.2表达式下面先介绍几个概念。1.字面值字面值(也称原义值、文字值)是指在Access系统中使用与显示完全相同的值，即通常所说的常数。如数值0.25和1.3；字符串“姓名”和“shanghai”等都是字面值。,47,2.常量常量是指预先定义好的、固定不变的数据。如数值常量128和-39；日期常量#2006-1-18#；逻辑常量True和False等。3.变量变量是指命名的存储空间，用于存储在程序执行过程中可以改变的数据。变量名必须以字母开头，可以包含字母、数字和下划线，在同一范围内必须是唯一的(即不能重名)。组成变量的字符不能超过255个，且中间不能包含标点符号、空格和类型声明字符。变量分整型、单精度、货币、字符串和日期等不同类型。在Access数据库中，字段名、属性控件等都可以作为变量。若用字段名作为变量，其表示方法是用英文方括号()将字段名括起来。例如，班级、姓名、成绩等。若同时用不同表中的同名字段作为变量，则必须将表名写在每一个字段前，也用括起来，并用英文感叹号！将两对分开。例如：情况!姓名、课程！姓名。,48,4.运算符运算符又称操作符，在Access系统有以下5种运算符。(1)算术运算符算术运算符有：(乘方)、*(乘)、(整除或取整)、/(除)、Mod(取余)、+(加)、(减)。如：154=3、18Mod4=2、33=27。(2)关系运算符(又称比较运算符)关系运算符有：=(等于)、(大于)、(小于)、=(大于等于或不小于)、=(小于等于或不大于)、(不等于)。关系运算的结果是逻辑值：True或False。例如：35的运算结果是True，而35的运算结果是False。(3)连接运算符连接运算符有：,返回本章,214,5.3对查询进行编辑,在查询创建好之后，可以对原有的设计进行修改，包括在查询中增加、删除或移动字段。修改查询需要在查询设计视图的环境中进行。在查询设计视图中，可以在原有的查询基础上增加和删除字段，或者通过移动字段的方法改变字段顺序等。1增加字段(1)在jwglMis数据库窗口中，单击【查询】对象，并单击选取所需要修改的查询。(2)单击数据库窗口工具栏中的【设计】按钮，在查询的“设计视图”中打开所要修改的查询。,215,(3)在“查询设计视图”上半部分关系窗口的字段列表中单击选取一个字段或按下Ctrl键选取多个字段，然后用鼠标拖到下半部分相应的字段位置上。如果要一次将整个表的所有字段加入查询，则可将字段列表中代表所有字段的“*”拖到合适的位置即可。(4)单击【保存】按钮，保存对查询的修改。2删除字段(1)在查询的“设计视图”中打开所要修改的查询。(2)在“查询设计”视图的下半部分，单击选取所要删除的字段或按下Shift键以选取多个字段。(3)按Delete键或选择【编辑】|【删除列】命令。(4)单击【保存】按钮，保存对查询的删除。,216,3移动字段(1)在查询的“设计视图”中打开所要修改的查询。(2)在查询“设计视图”的下半部分，选取所要移动的一个或多个字段。(3)单击所选取的字段选择器，将它们拖曳到合适的位置。(4)保存修改后，关闭查询设计视图即可。4在查询中修改字段的标题如果需要在查询结果中显示不同于字段名的标题时，可以修改字段的标题。(1)在查询的“设计视图”中打开所要修改的查询。(2)将光标移动到所要修改的字段上。(3)单击工具栏中的【属性】按钮或选择快捷菜单中的【属性】命令，弹出【字段属性】对话框，如图5.34所示。,217,(4)在【字段属性】对话框的【常规】选项卡中的【标题】行中输入字段的标题，例如“学生编号”。(5)关闭【字段属性】对话框。(6)单击工具栏中【保存】按钮进行保存。单击主窗口工具栏上的【视图】下拉列表框中的【数据表视图】按钮，将会看到在数据表中字段名已经变成了刚才所设置的新标题。,图5.34快捷菜单与【字段属性】对话框,218,5调整设计网格的列宽(1)在查询的“设计视图”中打开所要修改的查询。(2)在设计网格中，将鼠标移到要调整列宽的字段的右边框线上，这时鼠标指针会变成双箭头状。(3)按下鼠标左键并左右拖动，将列调整到合适位置，如图5.35所示。也可以双击鼠标左键，系统会自动调整该字段的列宽到合适的大小。(4)单击工具栏中的【保存】按钮。,图5.35调整设计网格的列宽,219,5.4在查询中进行统计计算,除了可以用查询在各个表中按要求检索数据外，还可以通过查询对数据进行统计计算，主要包含求和(Sum)、求平均值(Average)、求最小值(Min)、求最大值(Max)、计数(Count)、求标准差(StPev)、求方差值(Var)以及其他类型的计算。【例5-4】查询各个学生所选课程的平均成绩，并且要求按平均成绩的降序排列，查询结果包括姓名、班级名称、平均成绩等字段，如图5.8所示。操作步骤如下：(1)在查询的“设计视图”中，建立一个“每个学生选修课程的平均成绩”查询，该查询包含“学生信息”数据表中的“姓名”字段，“班级信息”数据表中的“班级名称”字段以及“成绩”数据表中的“成绩”字段。(2)单击主窗口工具栏中的【总计】按钮。(3)在【姓名】字段的【总计】单元格中选取【分组】选项，如图5.36所示。,220,(4)在【成绩】字段的【总计】单元格中选取【平均值】选项，如图5.37所示。(5)在【成绩】字段的【排序】单元格中选择【降序】选项，如图5.37所示。(6)打开【成绩】字段的【字段属性】对话框，把格式设定为【固定】，小数位数设定为“1”，标题设定为【平均成绩】，如图5.38所示。关闭【字段属性】对话框。,图5.36查询设计视图中确定总计方式,221,(7)单击主窗口工具栏中的【保存】按钮，保存所创建的查询或者对查询的修改。(8)选择【视图】|【数据表视图】命令，显示查询结果如图5.39所示。,图5.37确定【成绩】字段的总计方式和排序方式,图5.38设置【成绩】字段的属性,222,Access2003的查询功能比较完善，除前面介绍的各种查询形式之外，还可以创建“查找重复项查询”、“查找不匹配项查询”、“参数查询”、“交叉表查询”和“操作查询”等多种形式，由于篇幅的限制，在此不予介绍，有兴趣的读者可以参考Access2003自带的帮助和其他相关书籍。,图5.39统计计算的查询结果,返回本章,223,图4.66删除关系提示信息对话框,返回本章,224,第6章窗体的设计,学习目的与要求：本章结合典型例题介绍创建窗体的各种方法以及对窗体的再设计。另外还介绍了作为窗体和报表的基本控件，主要控件的功能以及它们的属性。数据操作是窗体的一项重要功能，本章对此也进行了介绍。通过对本章的学习，读者不仅能正确地创建窗体，而且可以结合相关知识，掌握修改和装饰窗体的方法以及如何通过窗体来操作数据等。,225,第6章窗体的设计,6.1窗体的概述6.2窗体的创建6.3窗体中的控件6.4更改窗体设计6.5切换面板操作6.6窗体中数据的操作,226,6.1窗体的概述,在Access中，窗体是用户和数据库之间进行交互操作的数据库对象之一，主要用于实现用户对数据库中的数据的操作。例如，在数据库中输入和显示数据的数据库对象，也可以将窗体用作切换面板来打开数据库中的其他窗体和报表，或者用作自定义对话框来接收用户的输入及根据输入执行操作等。用户对数据库的使用和维护都是通过窗体来实现的，因此说窗体是用户和数据库之间的接口。控件是组成窗体和报表的基本元素，用于显示数据、执行操作或装饰窗体。在实际应用中，通过窗体输入、查询、编辑数据信息，实际上数据存储是在数据表中。6.1.1窗体的功能窗体的功能主要有以下几方面。,227,1.输入数据库信息可以设计一个专用窗体，利用它向数据库中的表或查询输入数据信息。2.显示和编辑数据这是窗体最普遍的应用方式，窗体可用不同风格来显示数据库中的数据，还可使用个性化的窗体进行修改、添加和删除数据信息，来完成对数据库中数据的编辑操作，如图6.1所示。,图6.1一个窗体的应用,228,3.控制应用程序执行流程Access中的窗体与VisualBasic中的窗体一样，可以和宏或函数结合使用，使数据库中的各个对象紧密结合起来控制应用程序，实现应用程序的流程及其他交互功能。例如，在窗体中设计一个命令按钮，对其进行必要编程，在用户单击这个按钮时，会触发并运行一个宏对象，执行一系列操作，从而达到控制程序执行流程的目的。4.显示消息在窗体中可以显示一些交互性的提示信息，如解释、警告或说明消息，便于及时通知用户即将发生的动作信息。5.打印数据除了报表对象之外，还可将窗体对象中的信息打印出来。,229,6.用于创建切换面板及自定义对话框窗体可用作切换面板来打开数据库中的其他窗体和报表等操作，还可用做自定义对话框接收用户的输入及根据用户的输入来执行相应操作等。6.1.2窗体的分类Access2003中有多种类型的窗体，以适应不同的应用需求。可以从不同的角度对窗体进行分类。从窗体功能看：可分为数据输入窗体、切换面板窗体和自定义对话框等。从窗体显示数据的方式看：可分为纵栏式窗体、表格式窗体、数据表式窗体、图表窗体、数据透视表窗体、对话框窗体和主子表式窗体。从逻辑角度看：可分为主窗体和子窗体。子窗体是作为主体的一个组成部分而存在的。下面介绍几种常用的窗体。,230,1.纵栏式窗体该窗体每屏显示一条记录，每行一个字段。这种布局非常清晰。通常是在自动创建或使用向导创建的纵栏式窗体基础上再设计而成的，如图6.1所示。2.表格式窗体该窗体每屏显示多行记录，字段在一行中从左到右排列，这种窗体适合查看字段数较少的表，如图6.2所示。3.数据表式窗体实质就是窗体的“数据表”视图，如图6.3所示，看上去像Excel的工作表。4.数据透视表窗体可以根据数据在数据透视表窗体中的排列方式进行所需计算，动态改变数据透视表窗体的版式布置，以便按照不同方式分析数据。另外，在源数据发生改动时，可以更新数据透视表窗体，如图6.4所示。,231,图6.2表格式窗体,图6.3数据表式窗体,图6.4数据透视表窗体,232,6.1.3窗体的组成要素窗体一般由节组成。窗体中的信息可以分布在一个或多个节中，所有窗体最多可由5个节组成。包括主体、窗体页眉、窗体页脚、页面页眉和页面页脚，如图6.5所示。每个节在窗体中都有其特殊的用途。窗体中，主体是默认的，窗体页眉页脚、页面页眉页脚可通过【视图】菜单选定是否显示。在窗体的“设计视图”中，节表现为区段形式，并且窗体包含的每个节都出现一次。通过在窗体中放置控件来确定每个节中信息的显示位置。(1)主体：是窗体的主要组成部分，专门用来显示窗体数据源中的记录信息。(2)窗体页眉：是窗体的首部，用来显示窗体标题、窗体徽标、命令按钮和说明性文字等。打印时在首页顶部。(3)窗体页脚：是窗体的尾部，用来显示对每条记录来说都一样的信息。打印时在最后一个打印页的最后一个主体节之后。,233,(4)页面页眉：在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。它只能出现在打印窗体中。(5)页眉页脚：在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。它也只能出现在打印窗体中。,图6.5窗体的构成,234,6.1.4窗体的视图Access2003数据库的窗体主要有5种视图，它们分别是：窗体视图、设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。不同视图类型的窗体有不同的功能和应用范围。1.窗体视图在窗体视图方式下打开窗体，通常用于查看窗体信息、添加、更改和删除数据等操作。以窗体视图方式打开窗体非常简单，只需先打开数据库，然后双击【窗体】对象中的窗体名称即可。在“窗体视图”中，通常每次只能查看一条记录。使用导航按钮可以在记录间进行快速浏览，如图6.6所示。,图6.6导航按钮,235,2.设计视图设计视图主要是用于设计、创建和修改窗体。以设计视图方式打开窗体，通常是要对窗体内容进行修改，如想改变窗体结构或显示内容。选择要打开的窗体，然后单击【设计】按钮，即可以设计视图方式打开窗体。如学生信息表以设计视图方式打开的画面如图6.7所示。若要创建一个窗体，除了可以利用自动窗体或窗体向导外，还可在“设计视图”中进行。在“设计视图”中查看窗体就如同坐在一个四周环绕着有用工具的工作台上一样。在打开窗体的【设计视图】时，系统会同时打开一个工具箱，工具箱是设计窗体的工具。可以利用它给窗体添加控件，工具箱包含可用于窗体的所有控件按钮。若工具箱没有打开，可通过【视图】|【工具箱】命令将其显示。,236,在“设计视图”中，可以通过【窗体设计】工具栏和【工具箱】中的各种按钮来完成任何类型的窗体设计工作，从而设计出多种富有个性化的窗体。在数据表视图中，可以查看在设计视图中的结果，可以一次查看多条记录。数据表视图是以行和列的二维表格来显示数据。在数据表视图中，可以浏览、编辑、添加、删除或查找数据，如图6.3所示。,图6.7窗体的设计视图,237,4.数据透视表视图和数据透视图视图用来打开数据透视表或数据透视图中的数据绑定的窗体的视图方式。在这些视图中，可以动态地更改窗体的版面，从而以各种不同方法分析数据。(1)数据透视表视图：用于汇总并分析数据表或窗体中数据的视图，如图6.4所示。(2)数据透视图视图：用于显示数据表或窗体中数据的图形分析的视图，如图6.8所示。,图6.8数据透视图视图实例,返回本章,238,6.2窗体的创建,创建新窗体有多种方法，在数据库窗口中选择【窗体】对象，然后单击【新建】按钮，此时打开【新建窗体】对话框，如图6.9所示。系统提供了创建窗体的9种方法。,图6.9【新建窗体】对话框,239,(2)在图6.10中，单击【数据库】窗口工具栏上的【新建】按钮，出现如图6.9所示的对话框。(3)在图6.9所示的对话框中，选择【自动创建窗体：纵栏式】选项。(4)选定该窗体的数据源：本题选“学生信息”表，如图6.11所示。(5)在图6.9的【新建窗体】对话框中，共包含5种自动窗体创建方法，单击其中的任何一种，可用来创建不同风格的窗体，如选纵栏式