采购管理制度及标准.doc

精选资料采购管理制度及标准1、 流程介绍1.1招标采购管理流程招标采购管理流程（总部招标采购部）总部成本管理部总部招标采购部总部相关部门项目部评标小组总部分管领导总经理决策委员会支持文件参加答疑参与编写经济标书采购策划与计划招标采购直接委托采购参与询价合同管理流程审核组织会议确定发包划项清单审核汇总招标计划组织发标和答疑组织开标组织询价提交直接采购审批表是否需要考察供货方采购方式组织编写招标文件编制投标资格评审汇总表组织供方考察资格预审收集供方信息发布招标信息参与询价配合供方考察审核参加答疑参与编写技术标书推荐供方信息编制招标计划或需求计划下达供货单编制招标计划或需求计划评标审批审核审核审批评审定标评审招标采购计划投标单位资格预审供方实地考察投标资格评审汇总表投标入围会签单招标文件审批表答疑会记录投标情况对比分析表定标审批表中标通知书直接委托/采购审批表2、 流程概况流程目的遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施有效控制，选择符合公司业务要求的合格供方使用范围适用于公司所有的招标采购，包括固定资产及办公用品的采购定义1、 公司材料采购评标小组材料设备类：采购、成本、工程、设计部门负责人及相关专业人员，财务分管领导；参与部门流程中承担职责采购管理部1、 审查各项目招标采购计划，并进行汇总与优化整合；2、 收集供应商资料，并组织考察，编写考察报告；3、 组织实施战略采购、集中采购和权限内的单项采购；4、 组织对供应商的年度评价；5、 负责组织对备选供应商的资质审查。成本管理部1、 参与编写招标文件中的商务部分要求；2、 对直接委托/采购进行价格审核；3、 配合商务谈判。公司相关专业部门1、 推荐供应商；2、 参与编写招标文件中的技术部分要求；3、 配合供方考察及商务谈判。项目部相关专业1、 参与编写招标文件中的技术部分要求；2、 配合供方考察及商务谈判。3、 工作程序3.1采购方式和权限划分3.1.1总部和项目部的采购项目分工总部负责招标项目部负责招标工程施工类包括但不限于建安总承包工程、幕墙及外檐工程、门窗工程、精装修工程、弱电工程、电梯安装、空调通风工程等影响工程品质、技术含量较高或具有战略合作意义的招标采购。市政工程、景观环境工程、消防工程、钢结构工程、拆迁、人防工程、车库交通设施工程等地域性较强的招标采购。材料类钢筋、商混、电线电缆、开关插座、精装主材、电缆桥架、卫浴设备产品等零散材料设备类重要设备，包括但不限于电梯、空调、冷冻机组等小型设备咨询服务类营销策划、销售代理、规划与建筑方案设计、幕墙设计、泛光照明设计、园林景观设计、室内装修设计等。初步设计、施工图设计、市政工程设计、工程检测、工程勘察、造价咨询、监理、宣传推广、模型制作、媒体广告、促销、房展、公关活动、调研。3.1.2除三大材进行战略采购外，其它采购原则上必须采用公开招标的方式。如出现下列特殊情况不能进行公开招标的，可通过议标后进行直接委托/采购，但必须按规定程序由成本部门进行预算或合同价审核；1）由于电力工程、自来水、天燃气、暖气工程等市政主页公司垄断，公司内部无法组织正常招标时；2）在本行业具有明显专业优势或之前有过良好合作的企业；3）确实因特殊愿意确实无法履行规定招标程序的。3.2采购策划与采购计划的确定3.2.1采购策划：公司招标采购部应根据优势互补原则，综合考虑产品/服务的复杂程度、技术要求、工期要求，结合备选供应商的实力以及项目管理水平，确定采购产品/服务清单和分类，合理标段划分，编制标段工程的发包划项清单。并组织会议评审，参会人员包括公司领导、采购管理部、成本管理部、财务部、及项目部总监和相关人员。3.2.2项目部根据审批确认的标段及发包划项清单，结合项目总体计划和工程进度计划，编制年度材料设备需求计划，经公司分管领导、项目部总监审核后提交采购管理部。3.2.3采购管理部对项目部材料设备需求计划内容进行审核，并按照“方便招标、降低成本（集中采购）、保证工期”的原则，结合材料设备进场需求等对各招标采购计划进行整合，在成本管理部、财务部及其相关专业部门的配合下编制出公司年度招标采购计划，报公司分管领导审批。3.2.4采购管理部和项目部、成本部按照公司年度材料设备招标采购计划，分解成月度采购工作计划，分别落实权限内招标采购工作。3.3招标工作时限3.3.1公开招标项目为20-30个工作日，视具体情况调整。3.4战略采购3.4.1三大材产品由采购管理部组织报价，并依据价格平台确定价格。3.4.2采购管理部依据确定价格向供货商下达供货通知，同时报送项目部。3.5公开招标3.5.1信息发布及投标意向单位资料的收集。3.5.1.1所有招标采购业务信息应有计划地提前公开发布，包括在公司网站平台等发布招标公告，并向各项目部发文公布。3.5.1.2采购责任部门通过相关专业部门推荐、招标公告、供方库、网上搜寻、市场查询、同行推荐等方式收集投标意向单位。原则上应保证投标意向单位的数量不少于四家。3.5.2投标意向单位的资格审查。3.5.2.1投标意向单位均须按照招标公告的要求提供相应资料，在资格预审截止日期前提交采购责任部门。3.5.2.2采购管理部对投标意向单位提供的资料进行整理和初审，填写投标单位资料预审表，报采购分管领导审批，并组织考察。3.5.3供方考察3.5.3.1采购管理部拟定考察小组成员名单，并制定供方实地考察评价表，组织考察参与人员讨论确定供方实地考察评价表的考察项目。3.5.3.2考察小组对供方进行考察，并填写供方实地考察评价表3.2.3.3对于以下供方可以不需要进行考察：1）战略合作伙伴：2）合作伙伴等级为合格供方，除非超过两年以上既没有进行合作也没有进行考察；3）近半年已考察通过（包括通过但未合作的供方）。3.5.3.4采购管理部根据审查结论和考查报告，编制投标资格评审汇总表，经分管领导审核后，向公司申请召开入围评审会，汇报投标意向供应商资格预审考察情况，由公司决策委员会根据资格预审情况进行入围供应商评选，确定入围单位。投标入围单位不得少于5家。采购管理部负责做好会议记录，组织评审会成员会签调表入围会签单。3.5.4招标文件编制和审核3.5.4.1招标文件由采购管理部组织编写，并填写招标文件审批表提交审批。招标文件编制审批分工如下：类型编制审核程序审批总部负责招标文件招标采购负责编制标书；相关专业部门参与编制技术标书；成本管理部参与编制经济标书。总部招标采购部、相关专业部门、成本管理部、分管领导总部采购分管领导项目部负责的招标文件项目部负责编制标书；相关专业部门参与编制技术标书项目部采购部门、成本部负责人、项目部采购分管领导项目部经理3.5.4.2招标文件的编制要求和要点如下：1）招标文件编制尽量采用公司标准范本格式，无标准范本的，由招标负责部门根据项目特点另行组织编制。2）招标文件应当包括下列内容:a)投标须知，包括项目概况，招标范围，标段划分，工期要求，质量标准，工期担保，现场勘查和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和详细标准等；b)招标项目的技术要求和设计文件；c)工程材料设备类采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单；d）投标函的格式及附录；e)拟签订合约的主要条款；f)要求投标人提交的其它材料；g)方案设计类招标应注明未中标单位标底费的数额及中标方式。3）材料设备类招标文件中应明确要求投标单位在提交投标文件的同时应提供其选用的材料、设备的样品，设计、营销类招标中应要求投标单位提供设计图纸及方案（含数量、纸张选择、印刷工艺），中标单位的样品等经确认后将在合同签订前进行封样。4）招标文件应明确所有投标单位必须将技术标与经济标分开编制、密封盒报标。5）责任部门和配合部门应在发标前做好技术调研工作，统一质量和技术标准，并在招标文件中明确，避免技术标准不统一给招标造成不利影响。3.55发标3.5.5.1招标文件备案后，采购责任部门向资格审查合格的投标单位发放招标文件。3.5.5.2发放招标文件当日，应按规定向投标单位收取投标保证金。金额根据项目具体情况，由财务部门收取。3.5.5.3未中标单位交纳的投标保证金，在项目发出中标结果通知书后的30日内予以全额免息退还。3.5.6现场勘查及招标答疑3.5.6.1原则上，所有招标项目均应组织现场勘察，召开招标答疑会。3.5.6.2现场勘察和招标答疑会友采购责任部门组织，答疑前，有关人员先进行内部沟通，就投标单位提出的质疑做好解答准备。3.5.6.3答疑会上投标单位的提问及答疑人员的答复应做答疑纪要，所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开。3.5.6.3答疑纪要应在次日前由采购责任部门编制完毕，并及时发送给投标单位，作为招标文件的补充条款。3.5.7开标3.5.7.1采购责任部门在招标文件规定的时间和地点组织开标3.5.7.2为体现招标公平、公正、公开的原则，开标应采取公开开标的形式进行，投标文件经主持人检查合格后，招标责任部门组织评标小组成员参加开标，采购、成本及所有相关部门负责人必须全部到场才可开标，若因特殊原因无法到场的，必须制定专人参加。3.5.8评标3.5.8.1评标小组原则上从采购、成本、设计/工程/营销等相关专业部门负责人或专业人员中选择。每次招标的评标小组成员由采购责任部门根据招标内容拟定，项目公司评标小组经项目公司分管领导审核，项目总经理审批确定；总部评标小组经总部分管领导审核，总经理审批确定。3.5.8.2评标方法：1）工程类：在技术标通过后再评经济标，且技术评标定入围的单位不得少于2家，总包及格专业分包入围单位不得少于3家。经济标的评定采用合理低价方法。2）创意类：以方案创意成果为评标的优先考虑。3.5.8.3在评标过程中，评标小组若发现某投标单位的报价明显低于其他投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准等的书面证明，投标单位无法合理说明或不提供相应证明材料的，该单位标书应作为废标处理，评标报告中应明确写出废标原因。3.5.8.4采购责任部门负责做好评标记录，并填写投标情况对比分析表。3.5.9澄清3.5.9.1如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明书面形式澄清内容送招标人作为评标的补充依据。3.5.9.2投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。3.5.10定标3.5.10.1采购责任部门根据评标小组评标结果向决策委员会申请召开评审会，由决策委员会会签确定中标单位。采购责任部门做好会议记录，组织评审会成员会签定标审批表。3.5.10.2中标单位确定后，采购责任部门应及时向中标单位发出中标通知书，同时，向未中标单位发出中标结果通知。3.5.10.3采购责任部门应在中标通知发出7个工作日内，组织完成合同签订，具体执行(合同管理流程)3.5.10.4招标完成后，采购责任部门应将招标结果通报相关公司和部门。3.6直接委托/采购3.6.1采购责任部门3.6.2成本部门结合目标成本要求及外部市场咨询等各渠道的价格信息进行价格审核，如超过目标成本，则对采购责任部门提出调整要求。3.6.3采购责任部门将经成本部门审核通过的直接委托/采购审批表，按以下程序报批；1）总部：分管领导审核、总经理审批；2）项目部：提交项目部分管领导、项目部经理审批后，报总部招标采购部、成本管理部审核，经总部采购分管领导审批后，由