文件控制程序.doc

_程序文件文件控制程序文件编号： ST-QP-Q01文件版本： A.1批 准审 核编 制2017年 11月 23 日发布2017年 11 月 23 日实施修改履历修订日期修订版本修订内容修订者审核批准1 目的对质量管理体系文件进行控制，确保各使用场所所有文件为有效版本并防止误用。2 适用范围适用于公司质量管理体系内所有的文件的控制。3 职责3.1品质管理部负责本公司质量文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；负责编制并及时更新文件一览表、外来文件清单、文件分发回收登记表。3.2工程部负责本公司设计文件、技术工艺文件和资料的编制、修订、销毁的审核和控制。3.3管理者代表负责本公司文件和资料发放范围及程序文件的审核；负责对现有体系文件的定期评审。3.4各部门单位负责本公司相关文件的编制、更改和使用保管，部门主管负责相关文件的审核。3.5总经理/管理者代表负责本公司质量文件和资料的批准。3.6总经理负责本公司质量手册的批准。3.7人事部负责非纸质文件的定期备份，文件备份服务器的管理。参照职责按以下列表：文件类别编制、修订、废止审 核批 准文件管理部门质量手册相关职能部门管理者代表总经理文控程序文件相关职能部门管理者代表总经理文控管理规范相关职能部门部门负责人管理者代表文控技术文件 （图纸除外）技术部部门负责人管理者代表文控外来文件相关职能部门盖“确认”章文控相关记录（表单）相关职能部门各部门分档管理4 定义4.1受控文件：其版本修改需要控制其发行新本，回收旧本的文件。4.2非受控文件：其版本修改不必作新本发行和回收旧本的文件。 5 程序内容5.1文件的分类5.1.1受控文件a)一阶文件：质量手册b)二阶文件：程序文件c)三阶文件：管理规定/作业规范d)四阶文件：相关表单记录5.1.2外来文件a)法规类文件：与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。b)标准类文件：公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。c)其他单位或客户所提供的其他文件。5.2文件的编号5.2.1质量手册例如：CL-QM为公司质量手册5.2.2程序文件例如：CL-QP-Q01为品质管理部第一份程序文件5.2.3管理规定/作业规范a）SIP与SOP编号原则例如：WI-SOP-M03为生产部作业规范第3份b）工程变更通知（ECN）与工程变更报告（ECR）编号原则：例如：ECN-1007-001为2010年7月第一份工程变更通知5.2.4外来文件编号原则：5.3文件的编制质量管理体系文件按需要由各部门按职责要求编制，由品质管理部统一编号，按职责权限进行审核和批准，品质管理部对于质量手册、程序文件、作业规范登录于文件一览表对于表格登录于质量记录一览表。5.4文件的版本、修订和废止5.4.1文件的版本a) 文件的页次修改，版本以A开始，每修订1次，页次为A0，A1，A2以此类推A9，以后整个文件全面修订。b) 整个文件全面修订，版本以A开始，每修订1次，版本为B,C以此类推I，以后整个文件升版。c)外来文件的版本参照实施日期、标准版本等。5.4.2文件修改a)当文件需要更改时，对于质量手册、程序文件、作业规范、表格需由原编制部门填写文件更改申请单批准后，由原编制部门依规定执行编制、审核、批准。制订文件的各相关职能部门对文件修订内容应在“修改履历”中或在相应的记录中注明。b) 程序文件如需修改需在文件修订履历表中记录备注 5.5文件的分发和回收5.5.1发文编号规定：总经理管理者代表品质管理部研发部供应链管理部0102030405人事部销售部财务生产部工程部06070809105.5.2文件的分发确定a)经审核、批准后的文件方可发行，原件由文控存档加盖红色“受控”章，复印后根据文件一览表上的分发单位影印相应的份数，加盖红色“文控发行章”分发至相关部门，相关部门在收到文件时，在文件分发回收登记表上签字。如需分发彩色文件时,经品质管理部经理同意后,在分发文件时需在彩色文件上加盖红色 “受控”章以示和原件进行区分。质量手册和程序文件分发至所有部门主管。b)零件图在未经客户确认合格的情况下加盖红色“试样图”章，图纸经客户确认合格后公司内部将零部件“试样图”图纸全部进行回收，确认合格后的图纸按5.5.1 a)进行文件发行/回收。c)管理/作业规范文件分发范围由各制订部门经理确认。d)管理/作业规范文件以及质量记录的分发见文件分发回收登记表。e)外来文件由质量管理部主管确认分发范围。5.6文件的回收保存或销毁5.6.1原稿一律由文控加盖红色“作废”章保存。5.6.2各部门回收的旧版文件由文控统一销毁，若背面可再利用者，须在正面标识加盖“作废”章以做区别，避免误用。5.6.3公司的质量文件（包括一阶、二阶、三阶文件）的持有者调离工作岗位时，应将质量文件交还文控，办理核收登记。5.7文件的外发对外发文的质量文件(如：提供顾客、供方以及其他需要发文的相关方)应由收文件的单位 签收，文件可不回收。5.8文件的使用控制和管理5.8.1质量活动过程中所使用的文件必须是盖有红色“受控”章的有效版本文件。5.8.2文件由各使用部门自行保管。5.8.3任何人不得在正式文件上标记或书写任何文字、图形或符号。5.8.4文件如发现遗失、缺损、字迹模糊或分发数量不够，均应填写文件增补申请单由各 部门负责人批准后向文件分发部门申请补发，各部门不可自行复制； 5.8.5非纸张性文件的控制1）分类a)电子文件：即文件贮存在磁盘或光盘上；b)胶片文件；c)音像文件：即文件贮存在录音、录像带或胶卷上的声音或图像信息文件。2）使用时机策划新项目或对文件有特殊要求时可采用非纸张性文件。3）签署a)一般应复制成纸张性文件后，进行手签；b)对不能制成纸张性的文件，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审批结论上签署，也可在软盘上签署。4）贮存a)非纸张性文件保存在公司文件服务器服务器上，备份频率为每天备份一次由人事部负责，纸质受控文件由文控打印一份纸质档存档；b)非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防毒和防消磁等；c)胶片文件适时复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。 d)非纸张性文件也应建立文件清单和记录清单，并按5.3相关要求执行。5）更改a)由更改者提出，按5.4.2要求办理，经签署同意后，文控方可接收更改。b)审批后的文件按4）执行。5.8.6外来文件的控制1）外来文件的基本类型a) 法规类文件：与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。b) 标准类文件：公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。c) 其他单位或客人所提供的其他文件。2）外来文件的控制a)外来文件应由相关职能部门登录外来文件清单上，按文件的分发和回收要求进行管理，并负责适时核查公司所执行的外来文件的有效性。b)各部门负责收集相关国际、国家、行业标准的最新版本，交品质管理部编号并统一管理加盖受控印章。c)工程部应确保顾客工程技术和规范及时审核、分发及执行的过程。工程变更的执行按照工程变更控制程序实施5.9每次管理评审时应对公司的质量管理体系文件进行定期评审。6 相关文件处理-QP-Q02记录控制程序7 附件