（林业工程专业论文）民丰特纸公司采购管理研究.pdf

摘要 采购管理是对采购业务过程迸行纽织、实施、规划和控制的管理过程，包括 对采购组织和采购流程的设计、供应商的选择和管理、采购成本的分析和控制、 以及采购风险的控制和采购绩效的评估管理等内容。作为决定产品生产成本和市 场竞争力的重要因素之一，原辅材料的采购管理工作非常重要，采购管理也是降 低生产成本最直接的、有效的途径之一。 信息不畅、缺乏制约和缺乏管理规划是传统的采购管理中存在的主要问题。 现代采购管理强调“协同”的理念，包括企业内部的协同数据、信息的及时、 快速共享，还包括对供应商等外鄙资源的协同利用，实现供需双方的共赢发展。 维护企业采购组织的唯一和权威，发挥集中采购和分散采购模式各自的优 势，让采购部门提前介入和供应商早期参与，对于规范企业采购管理、拉制采购 成本、维护企业形象等是非常重要的。 采购流程为采购人员从事采购；舌动提供了全面性及长期性的决策原则，采购 流程的运行和管理的成功与否，将直接影响到企业产品的市场竞争力。完善采购 管理必须强化对采购漉程的监督和审计，健全内控机制。而e r p 管理和供应链管 理( s c m ) 的发展又推动和提升了采购管理的发展水平。 传统的企业与供应商的关系是一种短期的、松散的买卖关系，容易出现价格 的波动、质量的不稳定和交货期的不可靠现象。现代企业采购管理把建立和发展 供应商的关系作为企业整个经营战略的重要组成部分之一，而加强对供应商这一 企业衍生资源的利用和管理，并以与供应商建立长期的伙伴关系为最终目标是非 常重要的。 传统的采购成本的控制方法就是杀价、重于谈判、经常更换采购人员雎防止 腐败、急催交货拖延付款等方式。先进企业采购成本的控制战略是基于采购产品 及市场分析的基础之上，切八“采购成本第三度空间”，从物料成本分析、物料 价格分析、供应商成本分析等方面加强对采购成本的分析，并在事前规划、事中 控制、事后分析考核等方面实施对采购成本的控制。 采购风险控制的内容包括采购成本风险的控制、供应风险的控制以及营私舞 弊的法律风险的控割，主要是对采购流程的控裁、采购中请、采购价格、采购合 同、采购质量和货款承付等风险实施的控制。 采购绩效管理的作用在于降低采购运行成本和采购价格，产生更优的决策。 采购绩效的管理是通过一定的方法和措施，不仅对采购人员的续效、能力等方面 进行全面的评估，而且还需要从加强采购人员业务素质培训、协助供应商提高产 品质量、降低采购成本等方面来改进和提高采购绩效。 e r p 系统集成了大量的基础数据和信息共享，在采购管理方面，着重体现了 “事前计划、事中控制、事后分析”的思想。在采购申请、采购数量、采购价格 等的控制和分析上，对于采购风险的控制、采购绩效的评估、供应商的管理等方 面，有十分明显的优势。 信息网络技术的飞速发展，许多新型的、高效的采购方式应运而生。民丰采 购管理也需要借助信息化的技术，不断尝试和探索降低采购成本的方法，提升企 业采购管理的水平。 关键词：采购成本、采购风险、采购绩效 a b s t r a c ! p u r c h a s em a n a g e m e n ti sap l o c e s sm a n a g e m e n tw i t ho r g a n l z e s ，e x e c u t e s ，p l a n s a n dc o n t r o l st ot h e p u r c h a s ep r o c e s s l ti n c l u d e st h e d e s i g n t ot h e p u r c h a s e o r g a n i z a t i o na n dp u r c h a s ef l o w , c h o o s e a n d m a n a g e m e n t t ot h es u p p l i e r s ，a n a l y z ea n d c o n t r o lt ot h ep u r c h a s ec o s t c o n t r o lt ot h ep u r c h a s er i s k ，e v a l u a t i o nt ot h ep u r c h a s e p e r f o r m a n c ea n de t c a st ob et h eo n eo ft h ek e yf a c t o r sf o rt h ep r o d u c t i o nc o s ta n d m a r k e t c o m p e t i t i o n ，t h ep u r c h a s e m a n a g e m e n t t ot h er a wa n d s u p p l e m e n t a r y m a t e r i a l si sv e r yi m p o r t a n t ，a n dt h ep u r c h a s em a n a g e m e n ti sa l s oo n eo f t h ed i r e c ta n d b e s te f f e c t i v ew a yt or e d u c et h ep r o d u c t i o nc o s t c h o k e di n f o r m a t i o n 1 a c ko fr e s t r i c t sa n dm a n a g e m e n ti st h et r a d i t i o n a lp r o b l e m s t ot h ep u r c h a s em a n a g e m e n t ，t h ea d v a n c e dp u r c h a s em a n a g e m e n tc n 3 p h a s i z ct h ei d e a o f “c o o p e r a t i o n ”i n c l u d i n gt h ei n t e r n a lc o o p e r a t i o n - - i n s t a n ta n dq u i c ks h a r ef o rt h e d a t aa n di n f o r m a t i o n a l s oi n c l u d e sc o o p e r a t i o na n du s eo ft h es u p p l i e r sa n de t c e x t e r n a lr e s o u r c e ，s oa st oc a r r yo u tt h em u t u a lb e n e f i td e v e l o p m e n tt ot h es u p p l ya n d t h ed e m a n d t om a i n t a i nt h ee x c l u s i o na n d a t t t h o r i t yt ot h ec o m p a n yp u r c h a s ed e p a r t m e n t ，t o e x e r tt h e r e s p e c t i v e b e n e f i t so fc o n c e n t r a t ea n ds e p a r a t e p u r c h a s e m o d e 、l e lt h e p u r c h a s ed e p a r t m e n ts t e pi na ta d v a n c ea n de a r l yp a r t i c i p a n tb yt h es u p p l i e r sa r ev e r y i m p o r t a n tt ot h es t a n d a r d i z et h ep u r c h a s em a n a g e m e n t c o n t r o lt h ep u r c h a s ec o s ta n d m a i n t a i nt h ec o m p a n y i m a g e p u r c h a s ef l o w s u p p l i e s a l ls i d e d n e s sa n d l o n g t e r m d e c i s i v e p o l i c y t ot h e p u r c h a s i n gp e o p l et od ot h ep u r c h a s i n ga c t i v i t i e s ，t h ee x e c u t i o na n dm a n a g e m e n t t o t h ep u r c h a s ef l o wi ss u c c e s s f u lo rn o tw i l id i r e c t l ye r i e c tt h em a r k e tc o m p e t i t i o no f t h e c o m p a n yp r o d u c t s t oi m p r o v e t h e p u r c h a s em a n a g e m e n tf i r s t l y h a v et o s t r e n g l h e nt h es u p e r v i s ea n da u d i to ft h ep u r c h a s ef l o wa n di m p r o v et h e i n t e m a l c o n t r o ls y s t e m w h i l et h ed e v e l o p m e n tf o rt h es c m e r p p r o m o t e sa n da d v a n c e s t h ed e v e l o p m e n t a ll e v e io ft h ep u r c h a s em a n a g e m e n t at r a d i t i o n a lr e l a t i o nb e t w e e ns u p p l i e r sa n db u y e r si ss h o r tt e r ma n di n c o m p a c t 、 i tw i l le a s i l yc a u s ev a r i a t i o no ft h ep r i c e i n s t a b i l i t yo ft h eq u a l i t ya n di n c r e d i b i l i t yo f t h ed e l i v e r yt i m e a d v a n c e d p u r c h a s em a n a g e m e n tt a k e s t h ee s t a b l i s h m e n ta n d d e v e l o p m e n to ft h es u p p l i e r s r e l a t i o n s a so n eo ft h ei m p o r t a n tp a r t so ft h ew h o l e m a n a g e m e n ts t r a t e g y ，a n di t i sv e r yi m p o r t a n tt os t r e n g t h e nt h eu s ea n dm a n a g e m e n t o ft h es u p p l i e r sa n dt oe s t a b l i s hl o n gt e r mr e l a t i o n s h i pw i t ht h es u p p l i e r s t r a d i t i o n a lc o n t r o im e t h o dt ot h e p u r c h a s e c o s ti sf o i c ed o w nt h e p r i c e s 、 e m p h a s i z e t h en e g o t i a t i o n ，a n da l w a y sc h a n g ep u r c h a s ep e r s o nt oa v o i dt h ec o r r u p t i o n 、 a n dp r e s st h ed e l i v e r yt i m ea n dd e l a yt h ep a y m e n t t h ec o n t r o ls t r a t e g yo ft h e a d v a n c e dp u r c h a s ec o s ti so nt h eb a s eo fp u r c h a s i n gm a t e r i a l sa n dm a r k e ta n a l y s i st o c u tj n “t h et h i r ds p a c eo ft h ep u r c h a s ec o s t ，t os t r e n g t h e nt h ea n a l y s e so fp u r c h a s e c o s tf r o mt h ea n a l y s e st h em a t e r i a lc o s t m a t e r i a lp r i c ea n ds u p p l i e r sc o s t a n dc o n t r o l t h ep u r c h a s ec o s tf r o mt h ep l a nb e f o r ep u r c h a s e ，c o n t r o ld u r i n gt h ep u r c h a s ea n d a n a l y s e sa f t e rt h ep u r c h a s e 。 p u r c h a s er i s ke o n t r o lj n c l u d e sp u r c h a s ec o s tr i s kc o n t r 0 1 s u p p l yr i s kc o n t r o la n d r a wr i s kc o n t r o lt ot h ei o b b e r y m a i n l yt ot h ep u r c h a s ef l o w ，p u r c h a s ea p p l i c a t i o n ， p u r c h a s ep r i c e ，p u r c h a s ec o n t r a c t 、p u r c h a s eq u a l i t ya n dp a y m e n t t h e u n c t i o no ft h ep u r c h a s ep e r i b r m a n c ci st o1 0 wd o w nt h ep u r c h a s eo p e r a t i n g c o s ta n dp u r c h a s ep r i c e b r i n gb e t t e rd e c i s i o n t h em a n a g e m e n to ft h e p u r c h a s e p e r f o r m a n c ei st h r o u g hc e r t a i nm e t h o da n di n e a s u r e ，n o to n l yf u l l ye v a l u a t i o n t ot h e p e r f o r m a n c ea n da b i l i t yo l 、t h ep u r c h a s ep e r s o n ，b u ta l s on e e ds t r e n g t h e nt h eb u s i n e s s q u a l i t yt r a i n i n g t ot h e p u r c h a s ep e r s o n ，t oi m p r o v e a n d p r o m o t e t h e p u r c h a s e p e r l b r m a n c ef r o mc o o p e r a t ew i t ht h es u p p l i e rt oi m p r o v et h ep r o d u c tq u a l i t y 、r e d u c e t h ep u r c h a s ec o s ta n de t c e r p s y s t e mc o n c e n t r a t e sam a s so f b a s i cd a t aa n di n f o r m a t i o ns h a r e ，o nt h ep a r t o f p u r c h a s em a n a g e m e n t ，e m p h a s e s t h ei d e a o f “p r e - p l a n ，m i d d l e c o n t r o l a n d a f t e r a n a l y s i s ”e r ph a sd i s t i n c t l y b e n e f i t so nt h e p a r to fc o n t r o l a n da n a l y s e so f p u r c h a s ea p p l i c a t i o n ，p u r c h a s eq u a n t i t y ，p u r c h a s ep r i c e a n de t c e v a l u a t i o no ft h e p u r c h a s er i s kc o n t r o la n dp u r c h a s ep e r f o r m a n c e a n d s u p p l i e r s m a n a g e m e n t a st h ei n t e r n e ti n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yd e v e l o p sr a p i d l y m a n yu e wa n de f f e c t i v e p u r c h a s em e t h o d se m e r g e d a st h et i m e sr e q u i r e ，m i n f e n gp u r c h a s em a n a g e m e n ta l s o n e e d st ou s et h ej n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yt ot r ya n dd e v e l o pt h ew a yo fr e d u c et h e p u r c h a s ec o s t ，s oa st oi m p r o v e t h el e v e lo f c o m p a n y sp u r c h a s em a n a g e m e n t k e y w o r d s ：p u r c h a s ec o s t ，p u r c h a s er i s k ，p u r c h a s ep e r f o r m a n c e 致谢 y 7 5 5 2 1 3 本论文是在导师任启芳副教授、万济生高级工程师的严格要求和悉心指导下 完成的。 两年来，导师为论丈的顺利完成倾注了大量的精力，并给予了各方面的无私 的帮助。导师渊博的学识、严谨的治学态度、科学的思考方式、严厉而宽厚的师 德使我受益匪浅。在此，特向导师表示最真挚的谢意。 论文的写作过程中得到了部门领导和公司相关人员的大力支持与协助，特此 表示感谢，感谢民丰企划培训部全体r q 事们的热情帮助，同时感谢鲁俭高级工程 师和张建平总工程师的悉心指点。 最后，在此向在读研究生期间给予本人关心和帮助的所有老师、同学、同事 和朋友们一并谨致谢忱! 作者：冯小会 二o o 五年七月 前言采购管理综述及民丰采购管理的现状 采购是指生产及维护企业正常运作的物料、设施、服务和技术等购入活动的 总称，采购管理是对采购业务过程进行组织、实施、规划和控制的管理过程。采 购工作相当重要，也非常繁杂。传统的采购经常因工作中的琐事和重复性的劳动 而影响了采购工作效率，只是疲于应付采购工作的几个要素( 数量、价格和交货 期) ，几乎没有时间和精力去研究供应市场以及开发有竞争力的潜在供应商，更谈 不上建立企业稳固、高效和低成本的供应链。 作为决定生产成本及产品市场竞争力的重要因素之一，原辅材料的采购工作 非常重要。随着市场进一步的开放竞争，企业对采购工作重要性的认识也在逐步 提高。采购己不是企业的孤立行为，采购管理己成为企业管理这一系统工程中的 重要一环，而且还是降低生产成本最直接的有效途径之一。 通用电气( g e ) 前c e o 杰克韦尔奇( j a c kw e l c h ) 说：“在一个公司里，采购 r 1 和销售是公司唯一能挣钱的部门，其它任何部门发生的都是管理费用”。国 际采购专家瑞士的阿尔伯特丁盖瑟尔在采购与利润一书中写道：“采购者应 该对生产成本的一半负责”。事实证明，采购是企业成本控制的首要环节，采购环 节节约1 ，企业利润将增加5 1 0 。 r 9 越来越多的人认识到，采购在企业中所处的战略地位有： 1 ) 、企业“成本领先战略”( 迈克尔波特的三种竞争战略之一) 的最重要 的职能之一 2 ) 、采购和供应的质量关联着企业的形象和客户的满意度 3 ) 、物料的成本对企业利润底线产生直接的影响 4 ) 、供应商管理是企业战略运营管理的“延伸” 采购如此重要，既要面对生产，同时又要满足市场和客户的需求，那么，整 合企业内部和外部资源，选拔一流的采购人员和管理人员，建立完善的采购流程 和采购管理制度，利用先进的i t 技术和管理系统，通过对供应商的集中管理，构 建一个高效、强劲的采购管理组织，是完全必要的。加强采购管理不仅成为提高 企业竞争力的重要手段，而且对建设现代企业制度也有非常重要的意义。 r q 、 采购管理的发展，随着采购职能的提升经历了三个发展阶段： 表1 采购管理的发展阶段 采购职能采购管理 孤立的订单采购业务阶段( 谈判、下单)关注交易，对采购业务流程的监控 协调综合采购阶段采购管理控制总拥有成本，供应及采购早期参与 集成战略采购阶段战略采购管理阶段，支持公司核心业务，双赢 传统采购的三大弊端： 1 ) 、物料采购与物料管理为一体：国内大多数企业的物料管理、采购管理和 供应商管理由同一个职能部门( 采购部) 完成，缺乏必要的相互监督和控制机制。 采购部担负着维持生产的原辅材料供应的重任，为保证确保供应，常常加大采购 量，尤其是在原辅材料涨价市场供应偏紧时，这样容易带来不必要的库存增大和 增加大量的应付帐款以及可能导致呆滞库存增加的风险； 2 ) 、业务信息共享程度弱：由于大部分的采购操作和与供应商的谈判都是通 过电话来完成，没有形成必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个 业务人员自己掌握，信息无法共享。其带来的影响是业务的可追溯性弱。一 旦出现问题，难以追溯。同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于个人，人 员的岗位变动对业务的影响甚大； 3 ) 、采购控制通常是事后控制：许多企业对大部分业务环节基本都是事后控 制，尽管事后控制也能带来一定的效果，但事前控制毕竟能为企业减少不必要的 损失，尤其是如果企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。 国内企业信息化建设起步较晚，传统的采购管理强调的是职能管理，主要在 采购工作的规范和制度化方面，侧重对采购流程的监督和控制。这是采购管理的 第一阶段，采购职能局限于交易，管理主要关注控制而没有增值。 随着国内市场经济体制的不断完善和竞争加剧，采购管理也在逐步由传统的 经验型向现代的计算机辅助型转变。采购倡导走出去，走访市场，为公司的利益 而谈判，充分发挥集中采购优势，全球范围内筛选供应商，对采购过程集中化管 理，这对控制总体成本有非常重要的作用。使得供应商成为企业衍生的资源，关 键物资与其建立长期合作的战略伙伴关系。采购需要供应商早期参与，建立长期、 稳定的合作关系，以控制总成本，这是采购管理的第二阶段协调综合采购。 信息不畅、缺乏制约和缺乏管理规划，是传统的采购管理中存在的根本问题。 现代采购管理强调“协同”的理念，包括企业内部的协同和企业外部的协同，前 者如企业内部各业务部门的协同配合。后者如供应商等外部资源的协同利用。 以网络和创新为特征的知识经济等新型经济形式的出现，现代信息技术尤其 足i n t e r n e t 技术和电子商务的的飞跃发展，传统的制造企业面临着更严峻的挑战， 其中包括思维方式、商业模式以及技术系统。企业管理中强调以功能管理为主的 传统管理模式已经无法适应经济全球化和曰益激烈的市场竞争的需要。现代企业 是一个开放的、动态的系统一，面临着一个瞬息万变、充满竞争的环境，国内企 j 眦首先必须在管理上缩短与国外企业的差距，而企业的信息化变革与建设是根本 和基础。 在不同的经济时代，信息技术在企业管理中的地位也不同：工业经济时代是 管理的信息化，信息经济时代是信息化的管理，而在知识经济时代，则是资源管 理系统。这三者的区别是；管理信息化是各管理职能部室独立的计算机管理，如 计算机辅助库存管理、财务电算化等，数据没有集成和共享。信息化的管理是将 各独立的数据信息实现集成和共享，如一些财务管理软件中假如的进销存管理。 企业资源管理系统则是使用信息技术，再造企业管理，建立面向供应链和基于业 务流程重组的管理系统。前两者与第三者的本质区别在于；前两者不涉及管理方 式的变革，企业管理依然是“科层制”，而后者则是应对知识经济时代的管理方式， 面向供应链的“流程制”。 因此，借助计算机辅助管理软件的开发，早在上世纪6 0 年代，美国就出现了 第一个以计算机辅助编制的将物料库存管理和生产进度计划结合为一体的管理系 统物料需求计划m r p ( m a t e r i a lr - e q u i r e l n e n t s p l a n n i n g ) 。它是根掘主生产 计划、物料清单和库存记录情况，对每种物料进行计算，指出何时将会发生物料 短缺，并以最小库存量来满足需求的同时也避免物料短缺，以此指导着采购供应 r e l 工作的进行。 1 9 7 7 年9 月，美国著名生产管理专家奥列弗怀特( o l i v e rw w i g h t ) 提出 了一个新的概念，进一步从市场预测、生产计划、物料需求、库存控制、生产控 制延伸到产品销售的整个生产经营活动，以及与之相关的所有财务活动，形成了 现在的制造资源计划m r pi i ( m a n u f a c t u r er e s o u r c ep l a n n i n g ) ，支持决策层通过对 企、比生产成本和资金运作过程中的掌握，及时调整生产衣经营策略。 到了2 0 世纪9 0 年代，m r p i i 逐步吸收和融合了其它先进的管理思想来完善 和发展自身理论，形成了一个新的阶段e r p 。e r p 具有鲜明的时代特征，它对 企业的业务流程进行了重新定义，用新经济时代的“流程制”取代了1 日经济时代 “科层制”的管理模式，建立了以顾客和员工为核心的管理思想。借助信息技术， 使得大量的基础数据共享。正是基于企业资源的最大利用的价值观，e r p 集合了 物流、资金流和信息流的共享，并对这些数据进行查询和统计分析，提高决策速 度和准确率，在采购管理中实行了“事前预测计划、事中监督控制、事后统计分 析反馈”三统一的管理思想，最大限度地降低库存成本和积压风险。 图1e r p 思想发展简介 随着全球化的市场开放竞争，采购应该和客户紧密联系，支持公司的核心业 务，如客户的需求能否在供应商中得到满足? 先进企业在e r p 系统的基础上，引 入一定程度的专门化系统，用于支持部门决策和改善各部门的运作效率。如专门 致力于企业内部特定职能的内部供应链执行系统，包括计划、采购、生产、运输、 财务和客户服务，使得简单的e r p 系统的优势得以强化；如对需求进行预测并检 测预测准确性的需求计划系统( d p ) ；管理库存、产品存放位置和自动拣配的仓库 管理系统( w m s ) ；对调度、文档管理和其它运输作业进行计划和自动化的运输管 理系统( t m s ) ；增加企业优化供应商关系的能力，从而降低成本提高效益的供应 4 商关系管理系统( s r m ) ；以及建立与供应商之间基于因特网的业务和信息协同的 原材料网上采购系统( b b p ) 等等。采购应该通过信息系统，与核心供应商和核心 客户连接在一起，从整个供应链确保公司的核心竞争力，这就形成了第三阶段的 采购管理一一战略采购。战略采购是充分平衡企业内外部优势，以降低整体成本 为宗旨，利用先进的通讯和网络技术，最大限度地合理利用各种资源，以最低的 总成本建立服务供给渠道的过程。 网络技术的飞速发展，一些新的采购策略应运而生，如网上电子招标采购、 准时化采购( j u s ti nt i m e ，j i t ) 、联合采购、外包采购等等。如海尔采用s a p 公司 的e r p 和b b p 系统，组建了自己的物流与采购系统。联合利华与g e 通用以及f r e e m a r k e t s 等利用网上采购和联合采购系统，实施供应链管理的全球化采购，n o k i a 公司选择供应商的一个要求就是准时化交货( j i t ) ，以最大限度地降低仓储存货成 本。在经济全球化的市场条件下，未来的企业竞争毫无疑问还在于企业供应链与 供应链之间的竞争。 民丰特纸公司( 以下简称民丰) 属生产制造企业，目前有造纸机1 3 台，主要 产品有烟用纸、成型纸、工业配套用纸、文化用纸、描图纸等。产品品种、规格 较多，包装要求复杂，连续生产作业。还有配套的电、汽、水处理、纸加工、机 修等辅助分厂，各分厂独立生产核算。除个别分厂产供销合一外，大部分原辅材 料集中采购和管理。原辅材料有原料、燃料、化学品、包装材料、特种器材、五 金、钢材、小化工、建材、油品等l o 大品种，目前品种约有7 0 0 0 余秘。大部分 原辅材料对外采购，部分既有自制，又有外购。除标准的订单采购外，还有委托 加工、寄售、总包等采购方式。物资部是原辅材料的采购管理组织，同时还兼有 对采购物料的库存管理，包括仓储、发送料、废品回收等职能。 从计划经济到市场经济，民丰采购管理发生了根本性的变化。不仅有管理理 念的转变，而且如存货的定置管理、采购成本的控制等管理制度，也在不断完善。 随着近几年公司先进设备和生产技术的引入，大量使用国外进口木浆、器材和化 工助剂，原辅材料的采购也因此加强了对国际市场的关注，利用计算机和互联网 辅助采购工作，物资部的人员结构和管理制度发生了根本性的变化。 但是受传统观念、人员素质、硬件以及社会大环境等条件的影响，民丰采购 管理，尤其在供应商的管理、采购成本的控制等方面，还需要不断完善和提高。 美国学者尼古拉斯g - 卡尔认为，i t 技术只是企业竞争的支点，管理创新才 r 7 1 是原点。从同行业的发展来看，特种纸行业市场竞争日趋激烈。从竞争因素分 析，单纯依靠技术和设备的优势越来越不明显，民丰也已经进入了必须依靠管理 提升竞争力的时候了。因此，2 0 0 4 年4 月，民丰选择实施了企业资源规划管理 ( e n t e r p r i s er e s o u r c ep l a n n i n g ) ，即e r p 管理。集成共享基础信息，从战略上提 升民丰的管理水平，首期实施了m m ( 物料管理) 、s d ( 销售和订单) 以及f i c o ( 财务与成本管理) 三大模块。e r p 不仅是一种信息共享平台的软件，更是一种 先进的管理思想，为采购管理工作提供了管理与技术并举的方寨，着重体现了“事 前计划、事中控制、事后分析”的采购管理思想，为采购管理决策、控制和降低 采购风险、降低库存、提高工作效率和执行力、员工素质等方面提供了基础，尤 其是采购业务人员得以从烦琐的手工记帐和大量重复性的劳动中解脱出来，利用 s a p 系统的数据集成和快速查询分析功能，将更多的时间投入到采购业务的研究和 潜在市场的开发中去，追求最低的采购成本。从民丰的长远发展规划分析，保持 企业的竞争优势，提高采购管理水平，为企业健康、稳定的发展提供坚实的基础， 也是完全必须、必要和重要的。 本文基于民丰采购管理的现状，结合本人从事采购工作的实际，结合e r p 管 理的实施，从民丰采购组织和采赔模式的设计分析、采购流程的设计分析、供应 商的选择和管理、采购成本分析和控制、采购风险的控制以及采购绩效管理等方 面逐个分析研究，尤其是针对比较薄弱的供应商管理_ 和采购成本分析控制，提出 意见和建议，试图完善和提高民丰采购管理水平。 第一章民丰采购组织和采购模式的设计分析 1 1 民丰采购组织的设计分析 组织是对一种机构或实体的泛称。传统的学者认为组织是一个围绕任务或职 能而将若干职能或部门联结起来的整体，而强调入员因素的学者，则把组织看作 是一个为了达到某种共同目标的人的集合。被称为现代组织理论鼻祖的巴纳德既 没有忽略人的行为，也不是简单地将组织视为人的集合，他从协作关系的角度提 出了组织是两个或两个以上的人有意识协调的活动或力量合作系统的概念。组织 不仅是提高生产要素( 人、财、物、信息等) 综合使用的有力手段，也是落实管 理职能的有效工具，是使得先进的管理方法和手段的应用得以巩固和提高的依托。 采购组织是指实施完成采购任务的结构，是对外部供应商的窗口，也是能对 客户产生极大作用的组织，是连接客户和供应商的纽带。采购组织的设计与企业 如何看待采购的职能密切相关，采购组织的设计主要受以下因素影响： 1 ) 、采购在最终产品的成本价格中所占的比例 2 ) 、企业的财务状况 3 ) 、企业对于供应商市场的依赖程度 当前民丰采购组织的设置是：物资部是主要原辅材料的采购和管理部门，装 备部是固定资产设备采购及维修服务的部门。质量部和技术开发中心负责原辅材 料的进货检验，装备部则对原辅材料的进货进行计量，投资监管部负责招标采购 的实施工作。物资部由公司经营副总主管，负责股份公司内造纸分厂原辅材料的 采购和管理工作，产供销一体的加工纸印刷分厂独立采购，机修纸粕辊分厂主要 生产原料也独立采购。控股子公司民丰山打士纸业有限公司、民丰本科特纸 业有限公司的原辅材料委托物资部对外采购，关联方企业民丰罗伯特纸业有 限公司大宗原料也委托物资部对外采购，然后由民丰特纸向其销售原辅材料。以 下是民丰物料采购组织和组织机构设置图( 以s a p 系统设置说明) 。 圈1 1s a p 系统物料采购管理组织结构图 图卜2 民丰特种纸殷份有限公司组织结构图 民丰s a p 系统中，物资部、装备部、营销部是采购不同物料的组织，而物资 8 部作为原辅材料的采购管理组织，其职能总体可分为以下两类： 1 ) 、对外：选择管理供应商，控制并保证价格优势 2 ) 、对内：控制采购流程，行使采购管理职能，保证采购质量和交货周期能 够满足公司生产和市场的需要。 其主要职责细分为： 1 ) 、寻找或开发有竞争力的潜在供应商，包括供应商的筛选、考察和管理等； 2 ) 、制定符合公司规章制度同时满足质量控制和财务制度的采购流程，确保 采购活动能够满足来自生产、市场和公司内部的各种需求； 3 ) 、通过不懈努力，降低采购成本，提高采购效率，服务生产和营销，提高 内外部客户的满意率； 4 ) 、加强库存管理，将存货损失尽可能降低到最低： 5 ) 、通过人员培训和管理，控制采购成本风险和法律风险，杜绝来自公司内 外的对采购流程的侵犯，提高采购部门的廉洁性； 6 ) 、努力和其它部门取得融洽的、有利于提高生产和工作效率的关系； 7 ) 、及时了解国内外市场行情，保证公司采购价格上的优势，妥善利用供应 商资源，采取适当的采购战略降低风险并取得竞争优势，以最低总成本 购买所需的物料和服务，提高公司的竞争力。 尽管公司制定了采购物资相应的归口部门，但从目前的状况来看，也存在着 对采购流程和采购组织的侵犯。有些子公司，由于拥有独立的财务制度，部分物 料自主采购，这在有时会削弱物资部集中采购的优势。如2 0 0 3 年，某予公司从项 目办成立招标以来自行采购某品牌润滑油品，单笔采购金额相对较大。而物资部 零星采购的一些润滑油品，也向该供应商采购，采购金额相对较少。由于采购数 量和金额的限制，一且市场供需关系波动，供应商要求提价的呼声高涨，物资部 无法发挥集中采购的数量优势，也难以寻求合适的潜在供应商，同时，一个物料 的提价可能会引起连锁反应，因此非常被动。如能集中子公司的采购需求，以相 对较大的采购金额去制约或延缓供应商的涨价要求，或市场上寻求潜在的供应商， 在保证采购成本优势方面，具有较好的促进作用。此外，一些分厂自行与供应商 联系、谈价，甚至将公司内部底线信息透露给供应商后，再移交物资部采购。给 物资部的商务谈判工作，带来了非常不利的影响，增加了采购工作的难度。一旦 物资部不能同意分厂与供应商的“协商价格”，部分供应商甚至对民丰的管理制度 产生怀疑，形成不良影响，无形中破坏了企业的形象。 因此，从采购管理的要求分析，确保采购组织的权威和唯一，对规范企业管 理，控制采购成本，维护企业形象是非常重要的。 卜2 民丰采购模式的设计分析 采购模式般有集中采购、分散采购和两者并存的三种采购模式。民丰则是 集中采购和分散采购并存，两者各有所长，集中采购的优势如下： 1 ) 、集中需求、利于调拨、压缩库存，以数量的优势赢得成本优势( 价格、 运输、仓储等) ，尤其是市场价格波动较大的物资； 2 ) 、有利于采购决策中专业化的分工和专业化技能的发展，熟悉市场和生产 需求，协助企业不断提高产品市场竞争力； 3 ) 、有利于实施采购管理制度，加强供应商的有效集中管理和廉政建设 同时集中采购的特点是：量大、过程长、手续多；集中度高、决策层次高； 支付条件宽松、优惠条件增多；专业性强；保密性强、责任性大。 而分散采购的优势有： 1 ) 、对利润中心直接负责； 2 ) 、对内部用户有更强的顾客导向； 3 ) 、较少的官僚采购程序； 4 ) 、更少需要内部协调； 5 ) 、与供应商直接沟通： 但相对来说，分散采购也存在以下缺点： 1 ) 、分散的采购能力，缺乏规模经济： 2 ) 、缺乏对供应商统一的态度； 3 ) 、分散的市场调查； 4 ) 、在采购和决策方面形成专业技能的可能性有限； 5 ) 、不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件 同时分散化采购的特点是：批量小、价值低；开支小、过程短；决策层次低： 问题反馈快、针对性强；方便灵活、占用资金小、库存保管简单方便。 从以上采购组织设置图也可知，民丰采购模式是集中采购和分散采购并存。 从实效来看，原料、化学品、器材、包装材料、五金、油品等物料的集中采购优 势明显。集合采购不仅具有价格、运输成本等有利的竞争条件，在货款的支付( 原 则上金额超过l o 万元支付银行承兑汇票) 和库存调拨上，也有较好的优势。民丰 实施e r p 管理之后，由于在成本核算方面打破了原来的领料出库即记入成本消耗 的模式，原料、化学品、包装材料、特种器材、五金等五大类的领料首先是采取 移库的方式，即从物资部仓库转移到分厂仓库，然后各分厂按实际消耗投入生产 订单，进行成本核算。换句话说，没有消耗的物料则仍然存在于各分厂的库存中。 因此，五大类材料各分厂的实际库存情况可以直接、准确地在s a p 系统中反映。 通过即时查询，便于物资部对各分厂的库存调拨使用，从而使得物资部可以尽量 减少备货和占用资金，在最大限度地减少过剩积压的风险方面，提供了较好的帮 助。而分散化采购的加工纸印刷分厂，由于其生产产品品种繁多，采购物料相对 量少，价值较低，因此在独立的分散采购方面，也有其独特的快捷、简单、灵活、 适用的优势。 根据有关机构对财富前1 0 0 0 家公司的大量研究表明，在新产品推介过程 中，越早让供应商参与其中，整个项目节省的资金也越多。因此，一些公司积极 寻找机会，与供应商建立合作关系，共享计划和产品设计以及运作方式上改进的 信息，积极采取外包的方式。随着产品生命周期的缩短，从一开始就做好设计、 货源组织、计划制订和物料生产，让供应部门早期参与项目建设，已变得越来越 重要。 民丰在项目的前期建设方面，项目办独立运作，没有采购部门的参与。尽管 专款专用的模式对提高工作效率、加强项目预算等方面有便捷的优势。但在供应 商的选择上，没有物资部的提前介入，也缺乏供应商的早期参与，后续由物资部 接管的成本控制方面，相对比较困难。如能在项目的前期建设方面，适当让采购 部门提前介入，通过对供应市场的分析，让供应商提早介入，还可及时调整和改 进项目方向。同时集中单个甚至多个项目和日常采购需求，实施统一招竞标、供 应商选择，长远来看，在获取成本优势和加强项目管理等方面具有重要的作用。 第二章民丰采购流程的设计 2 - 1 民丰采购流程的设计 对于制造企业，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的流程，作为 决定产品成本的源头，采购不仅来自于业务人员的自身素质，更依赖于采购流程 的运行和管理，采购流程为采购人员从事采购活动提供了全面性及长期性的决策 原则。采购流程运行和管理的成功与否，将直接影响到企业产品的市场竞争力。 民丰现行采购流程如下； 采购需求一采购申请一选择供应商一确定价格和采购条件一维护采购记录一 拟定并发出采购订单一货物跟催一验收货物一支付货款 从采购管理的控制角度出发，本文主要分析民丰采购申请流程和采购订单业 务流程。以下是两者的流程示意图和s a p 采购模块设计图，也是民丰s a p 系统中 的采购业务设计原理图。 流程驱动流程图流程产出 申请蓖付 生产部 经营组 物资部经理经营副总 浆类物资经营组 l 宙批 采购需求 一 领导评估 卜