关于毕业设计编辑排版中常见问题的解决办法.doc

关于毕业设计(论文)编辑排版中常见问题的解决办法付家新长江大学化学与环境工程学院 湖北荆州 434023【摘要】毕业设计(论文)是大学本科人才培养的重要环节，毕业设计(论文)质量在一定程度上反映了高校的教学水平。本文仅就毕业设计(论文)编辑排版过程中常见格式化问题提出了具体的解决办法，希望能对学生完成毕业设计(论文)的格式规范化有所帮助。【关键词】毕业设计(论文) 编辑排版格式化 文档结构 公式图表自动编号 自动生成目录一篇高质量的毕业设计(论文)不仅要有好的选题、好的内容，而且还要有规范化的排版格式。设计或论文的内容再好，格式不规范，结构零散，层次不清，评阅者看时就很费劲，设计(论文)的质量也要大打折扣。作者根据多年来指导学生毕业设计的经验，就学生使用Word进行文字、公式、图表编辑过程中出现的一些共性问题浅谈一下自己的解决办法。一、页面设置和版心控制页面设置。打开“文件”菜单，选择页面设置，具体的页边距和版式参数见图1。纸张选用A4，文档网格选择“无”，均用于整篇文档即可。（a）页边距 （b）版式图1 页面设置图2 文档结构、正文版心区域和任务窗格版心控制。打开“工具”菜单，选择“选项”，单击“视图”，在“格式标记”中选择“全部”，在“页面视图和Web版式视图选项”中选择“正文边框”，其他采用默认即可。这样，在做文字和图表录入时有一个清晰的轮廓，确保录入对象不超出版心范围（参见图2）。二、文档结构设置为了便于文章的快速浏览检查以及编辑修改和批注，应将设计或论文中的标题和正文分两部分显示，并对标题分级。要做到标题和正文分开，只需点击“视图”菜单，选择“文档结构图”即可，图2左窗部分为文档结构，右窗为任务窗格，中间为正文。由于有正文边框显示，编辑内容是否超出版心，左右两端是否对齐，一看便知。要将标题分级，则需点击“视图”菜单，选择“任务窗格”，或直接点击工具栏中的快捷图标，在任务窗格中展开“开始工作”，在开始工作下拉菜单中点击“样式和格式”，选择“新样式”，在“新建样式”对话框中找到“正文”，拖动滚动条，如选择标题4，即表示第4级标题(参见图3)，单击确定后，在格式窗格内则会出现相应的标题级别。图3 标题及文档结构的格式化当正文录入完后，需对文档结构进行规范。如在Word中选定一个四级标题文字，用工具栏第二行中的格式窗格工具，单击向下箭头，展开格式，找到相应级别的标题(如找到标题4)，并对标题文字样式和格式进行定义后，双击“格式刷”，将所用同级标题用格式刷格式化，这样才能生产一个完美的文档结构图。有了这样的结构图，可极大方便学生设计论文的编辑和修改，老师审阅时容易清晰地掌握论文或设计的脉络，理清作者的思路。三、公式、表格和图形的编辑公式编辑。Word 2003装有自带的公式编辑器，自带的公式编辑器具有通用性，网上下载的编辑器局限性很大，一般不予推荐。在进行公式编辑时，只需打开“插入”菜单，找到插入“对象”，在对象列表中找到Microsoft公式3.0，双击即可。但须注意的是要对公式编辑器中的尺寸、样式和格式进行定义和规范。若正文采用小四号字，则公式编辑器尺寸可采用默认值，若采用的是五号字，则只需将公式编辑器尺寸标准值选为11磅即可，其余基本不变。但有些符号(如积分号)尺寸应根据符号后面的内容视具体情况定义。就样式而言，变量均为斜体，但下角标和单位一般不用斜体。如在上式中的下角标公式编辑器默认为斜体，为纠正，只需将下角标选中，在公式编辑器菜单中点击“样式”中的“文字”即可（因文字定义为非斜体）。表格绘制。Office自带的表格绘制功能已经非常强大，完全满足各种表格绘制的需要，有多种表格供使用者选择，用户还可根据自己的喜好自定义表格形式。在毕业设计论文编辑过程中，一般采用自定义表格，有些表格为节省版面空间，需用两列叠置，如“常压下乙醇-水系统的txy数据”(见表1)，则可采用双线将两列分开。表1 常压下乙醇-水系统的txy数据沸点t，乙醇摩尔分数沸点t，乙醇摩尔分数液相气相液相气相100.00.0000.00081.50.3270.58382.30.2610.55878.150.8940.894图4 表格和边框双线绘制。点击表格与边框快捷工具图标，弹出如下工具栏(见图4)，在工具栏中选择双线，在需要绘制双线的地方划线即可。当在Word中插入表格时，表格总会超出正文边框，这是因为表格属性中默认单元格边距左右各为0.19厘米，此时，只需在表格属性中点击选项，将单元格上下左右边距均设置为0，然后选定表格，选择“自动调整根据窗口调整表格”即可。需要注意的是，当表格各单元格中的字符很多，而且又是采用左对齐时，字符或是文字与表格线0距离接触，影响美观，此时，只需选定表格，单击“格式”菜单，在“段落”缩进中，左、右选择0.2字符即可。图5 乙醇-水物系的理论塔板数的图解计算图片编辑。图形编辑可在Windows自带的“画图”编辑器中进行绘制，数据处理图形可在Office配置的Excel中进行编辑，除此之外，还有很多非Windows自带但可用于图形和图片编辑与绘制的专用软件，如AutoCAD、CAXA、Microcal Origin、Rasoft Pixello、MatLab、Photoshop、Fireworks、PhotoWORKS等等。不同的软件其侧重点不尽相同。以Excel进行图形绘制为例，用表1相平衡数据及乙醇-水二元物系精馏的操作线方程绘制理论塔板数，得图5，为便于Excel逐板计算，将相平衡曲线分段后公式化表达，逐板计算可得到一系列的阶梯。公式和图表的自动编号。在长文档尤其是教材编写过程中，要给公式和图表按章节依次编号，在修改过程中常会需要增加或删减部分公式和图表，这样一来，公式和图表编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第三张图(图23)前插入一张图，则原来的图23应变为图24，图25变为图26，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图23”。如果公式和图表很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！能不能让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用呢，答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的做法。自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“乙醇-水物系的理论塔板数的图解计算”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择“确定”就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。当在文档中引用这些编号时，首先将光标移到需插入的位置，然后打开“插入”菜单，选择“引用交叉引用”即可。在“交叉引用”对话框中，引用类型选择如“图1、或表1、或公式1”，引用内容选择“书签文字”。这样，在文档中便插入了交叉引用的文字。最后，只要选定其中一个引用文字，击右键，选择“更新域”，整个文档中所有的公式和图表的自动编号与自动更新就全部完成了。四、巧用查找与替换在引用参考文献时，多数参考文献是以PDF格式和网页形式下载的，因此难免会遇到将PDF文档和网页文档复制到Word中进行编辑的问题。若将PDF文档复制转换成Word文档，但Word文档仍旧保留了原来PDF文档里的换行格式，每行只有10多个文字便换行，不符合Word文档的格式化要求。此时，用替换功能即可。如果是手动换行符(类似向下箭头)。ctrl+H，在查找框里输入l，点全部替换；如果是手动换行符(类似拐弯箭头)，ctrl+H，在查找框里输入p，点全部替换。当复制网页内容到Word文档中时，也会出现一些向下箭头或拐弯箭头的换行符，同时还会出现一些类似表格的边框，此时，不仅要删除多余的换行符，还要删除表格边框。删除换行符见，删除表格边框很简单，只需在粘贴后出现的粘贴图标中选择“仅保留文本”即可。五、孤行控制与自动缩页在编辑文档时，常会遇到这样的情况，图片留在了上一页，而图注却留在了下一页，因图片和图注是一个整体，不能分开，故需对图注这一孤行进行控制，大多数人是采用缩小图片的办法。又比如，一篇文档编写完毕后，不多不少正好写了一页零几行，那后面的几行字孤零零地占用一张纸，不仅难以排版，而且也比较浪费纸张。如何将这样的“超长”文档缩放到一页中呢？不少朋友都是通过手动缩减字号的方法来解决。但这种方法一般不好对付应用较多格式的文稿，缩减起来效率很低。其实，Word本身是为我们提供了这样的功能。打开超长文档，观察到有两行文字超出了一页范围；点击工具栏中的“打印预览”按钮进入打印预览状态；点击打印预览工具栏中的“缩小字体填充”按钮，Word即开始自动缩页操作；稍后，文档便完成缩减。我们可以发现，无论是正文还是标题都是按比例缩减的，效果令人满意。六、页眉和页脚在插入页眉和页脚前，应将长文档依次分节，待分节完成后在各节处插入相应的页眉，此时应注意，插入节切莫与上节同，插入页脚可用于整篇文档，也可只用于本节，视要求而定，但插入页眉只能用于本节(因为页眉要显示一级标题)。七、自动生成目录一篇长文档编辑完成后，需编制相应的目录，手工编制显然很麻烦，此时可采用Word目录的自动生成功能。首先将正文各处分节，并按规定设置好相应页码(一般按节分页，并设置起始页码)，然后在要生成目录的地方插入分节符，打开“插入”菜单，选择“引用索引和目录目录”，完成对话框中规定的选项后，按确定，即生成一个相应的目录。八、利用Word文档快速制作PPT为准备毕业答辩，须利用已有Word文档制作PPT，如何快速高效制作幻灯片，也有一定的技巧。首先制作幻灯片母版，打开PPT，点击“视图母版幻灯片母版”，在幻灯片母版视图下制作幻灯片母版，完成母版制作后关闭母版视图。其次打开Word文档，全选后复制，打开幻灯片大纲视图，将光标移至幻灯片大纲视图第一张幻灯片后，复制Word文档，整篇Word文档即转化为PPT。再其次对PPT分页，将光标移至幻灯片大纲视图第一张幻灯片内容的