物资采购管理.doc

*有限公司规范性文件生效日期国内物资采购管理文件编号：QG（J）/OL-03-0012006年10月制订日期：2006年10月版本号：A页 数：4版本信息修 订 内 容修订日期修订者A初次发行NO0102030405060708部门名称产 品开发部营销部财务部品 质工艺部生 产计划部采购部综合部设备部需会签的部门会 签批 准审 核编 制1 范围本标准明确规定了国内物资的采购价格核定、采购合同签订、采购计划的制定以及货款结算等工作。2 引用标准无。3 定义本标准采用下列定义。3.1 通用物资指公司系列产品共同所需的材料及配件。主要指干燥器、工艺管、胶带类、橡胶件、标准件、化工件等。3.2 专用物资 指公司某一或某些产品专属的材料及配件，不具备通用性。主要指吸塑、注塑件、包装印刷件、泡沫件、玻璃门等。3.5储备物资采购周期较长、市场供应紧俏或受生产能力所限无适量储备将无法满足旺季生产需求的国内物资。包括国内采购的压缩机、黑料、白料、塑料粒子、冷轧钢板等。订单编制4 管理内容合同评审订4.1流程图物料报价订单批准NO物料核价.合同签订订单下达价格批准货款结算与支付开票挂帐订单跟踪与关闭4.2物资报价4.2.1有下列情况时，采购部的业务人员可向供应商提出物料报价要求：4.2.1.1首次确定采购价格；4.2.1.2采购价格进行调整4.2.1.3物料技改后需重新确定采购价格或其他4.2.2要求供应商填写或报价单（仅适用于购销型物料供应商），并签字盖单位章。4.2.3报价时根据不同物料，需要附上相应的资料，如材质、单价、长度、宽度、高度、面积、体积、重量等等4.3物资价格核定4.3.1价格核定方式：协调议价、招标、核价4.3.2价格核定原则：在不影响产品质量的前提下，采用成本最低的4.3.3价格核定流程a) 议价主要适用于已有目标采购价格的物资以及低值易耗采购物资，由业务人员提供报价单按照表格指定流程完成后价格生效；b) 招标主要适用采购资金量大，市场资源丰富以及下调价格较为困难的物资，由业务人员提出招标方案，采购部负责组织实施，财务管理部参与会审。c) 核价主要适用于新产品配套物资，由供应模块业务人员负责将供应商的价格核算单或报价单报公司核价小组，核价小组人员分别从材料成本、费用、工资、利润和税金等项目审核采购价格的合理性。4.3.4当认为供应商价格价格构成不合理时，可要求供应商重新报价；4.4物料价格批准4.4.1议价确定的价格由业务部门填写物料价格审批表，财务管理部核价专员审核，公司领导批准；4.4.2招标确定的价格由招标组织部门填写物料价格审批表，招标小组人员会签，公司领导批准；4.4.3核价小组确定的物料采购价格，由核价小组填写好物料价格批准表，核价小组人员会签，公司领导批准；4.4.4经批准的物料价格审批表，报财务管理部备案，供应模块以书面形式通知供应商的采购价格。4.4.5储备物资价格核定直接通过按合同评审流程审批执行。4.5采购合同签订4.5.1有下列情况时，必须要求供应商与我司签订采购合同：4.5.1.1新供应商已转为合格供应商；4.5.1.2合格供应商的采购合同已到期；4.5.1.3市场行情有较大波动需调整价格的；4.5.1.4合格供应商有新物资价格需增加，原则上合同到期后签新的采购合同时将新物料增加到合同文本中。4.5.2要求供应商填写相关内容，并签字盖单位章。4.6采购合同评审4.6.1采购部业务人员填写合同评审表，分别报部门负责人、财务管理部审核、公司领导审批；4.6.2经审批后，采购部业务人员到综合部加盖合同章，采购合同正式生效，本合同一式三份，一份交财务部备案，一份采购部备查，一份交供应商。4.7采购订单编制4.7.1通用物资及其他物资采购订单由采购部业务人员主要根据物流中心的安全库量大小以及请购需求实时编制；4.7.2专用物资采购订单由采购部业务人员主要根据生产计划部下达的月度生产计划编制月采购订单，同时业务人员应严格控制采购量，有效避免呆滞物资的产生；4.7.3储备物资采购订单由采购部业务人员根据公司年度、月度生产计划的变动调整，以年度、月度计划形式编制国内储备物资的采购计划，编制时应考虑到储备的必要性及占用的资金、场地及其他资源；4.8采购订单审批4.8.1在公司没有完全建立采购平台操作系统，所有的采购订单由各业务人员手工编制，通用物资、专用物资由国内采购主管审批；储备物资计划由采购经理审核后报公司领导批准。4.8.2采购订单下达一式两份，供我双方各执一份，底稿交采购信息员存档，保存期为两年， 4.8.3未通过审批的采购订单需重新编制.4.9采购订单下达4.9.1经审批通过的采购订单由各业务人员通过传真或电子邮件的方式传递至对方；4.9.2经审批通过的储备物资计划由业务人员分解到相关供应商通过传真或电子邮件方式传递至对方；4.9.3当天下达的采购订单，如供应商无法执行的必须当天以书面形式回复，若无提出异议视为同意，采购订单正式生效；4.10采购订单跟踪与维护4.10.1 采购部业务员负责检查采购订单的履行情况，并督促供应商按质、按量、按期供货；4.10.2采购订单履行过程需调整供货量和供货期时，由采购部业务员负责.通知供应商建议取消或延迟订单；4.10.3供应商接到通知后未对建议取消或延迟订单提出异议视作同意；4.10.4对于未能按质、按量、按期供货时，并对我司生产及市场造成影响的，将按双方合同约定进行追溯处理；4.11采购订单关闭4.11.1供应商按量、按期送货到物资库，品质部检验人员检验签字确认合格后，交物资库工作人员核实并在外协、外购件初检（代管）入库单上签收，采购订单关闭；4.11.2订单关闭后并不免除供应商物料在使用过程中出现质量问题的责任,具体按品质工艺部质量追溯的相关规定执行。4.12物资的结算与挂帐4.12.1采购订单关闭后凭签字确认后的外协、外购件初检（代管）入库单开具增值税发票；4.12.2采购部业务人员收到发票后填写转帐报销封面经部门经理审核后报财务部对开具发票的数量、价格进行审核，审核通过的发票直接挂帐，未通过重新按流程报批；4.12.3采购部业务人员负责每月25日之前将供应商开具的发票报到财务部。4.13采购货款结算与支付4.13.1采购部建立供应商往来资金帐目，便于及时、准确了解资金信息；4.13.2采购部根据采购合同约定的期限及每月各供应商货款挂帐情况每月底向财务队部报本月采购货款支付预算表；4.13.3经财务部审核，公司领导批准的货款支付表，采购部业务人员负责填写资金使用申请单报相关领导审批，由财务部负责承付；4.13.4对于需特殊结算的货款由业务人员提出申请，按付款