（电气工程专业论文）基于lotus+notes的政府办公自动化系统研究与开发.pdf

1 目* 基于l o t u sn o t e s 的政府办公 自动化系统研究开发 专业：电气工程答辩日期：2 0 0 3 i i 作者：井浩签名： 指导教师：张景教授签名： 摘要 l o t u sn o t e s 是一个为群体工作组提供的通过计算机网络达到数据 共享与协同工作的分布式客户机服务器平台。它包含一整套基于通讯 基础设施的文档数据库，同时具备分布式储存和通讯的特点。n o t e s 提供 的完整的操作环境使我们能够进行企业级的应用开发和系统部署。 本论文主要讨论l o t u sn o t e s 群件和i n t r a n e t 技术在实施办公管 理信息系统中的运用。文中分析了近几年国内外管理信息系统的现状和 发展趋势，提出了陕西省教育厅办公管理信息系统的体系结构，制定了 基于l o t u sn o t e s 群件，面向工作流的系统设计方案。在此基础上，作 者建立了陕西省教育厅m i s 系统协作模型。完成了系统中公文管理、会 议系统、公共信息、个人办公等模块的实际开发。 本论文详细介绍了该系统各个功能模块及其实现技术，探讨了办公 管理信息系统的安全模型。 关键词：办公管理信息系统工作流设计协同工作模型 群件l o t u sd o m i n or 5 i n t r a n e t a b s l r n c t t h es t u d ya n dd e v e l o p m e n to fg o v e r n m e n to f f i c ea u t o m a t i o n s y s t e mb a s e do nt h et e c h n o l o g yo fl o t u sn o t e s s p e c i a l t y ：e l e c t r i ce n g i n e e r i n g a u t h o r ： j i n gh a o a d i v s o r ： z h a n gj i n g p r o f e s s o r d a t e ： s i g n a t u r e ： s i g n a t u r e ： a b s t r a c t l o t u sn o t e si sad i s t r i b u t i v ec l i e n t s e r v e rs y s t e mt e r r a c ew h i c hb ed e s i g n e d f o rg r o u pa n da c h i e v et h eg o a lo fs h a r e dd a t aa n dc o o p e r a t i v ew o r kb yc o m p u t e r w o r k i ti n c l u d e sac o m p l e t es e to f d o c u m e n t sd a t a b a s eb a s e do i lc o m m u n i c a t i o n i n f r a s t r u c t u r ea n dh a sc h a r a c t e r i s t i cd i s t r i b u t e ds t o r a g ea n dc o m m u n i c a t i o n t h e c o m p l e t eo p e r a t i o ne n v i r o n m e n tw h i c hp r o v i d eb y , n o t e sm a k e s t t sc 弧c a r r yo u t a p p l i c a t i o nd e v e l o p m e n ta n ds y s t e ma r r a n g e m e n to fe n t e r p r i s el e v e l t h e c o m p u t e r - s u p p o r tc o o p e r a t i v ew o r k ( c s c w ) m e a n s aw o r kg r o u pt oc o m p l e t e ac o m m o np r o j e c ts y n e r g i s t i c a l l ys u p p o r t e db yc o m p u t e rn e t w o r ka n di n t e r f a c e o f p e o p l ea n dc o m p u t e r ma s h s _ r ee n v i r o n m e n t t h i st h e s i sm a i nd i s c u s s e do 伍c ea d m i n i s t r a t i o ni n f o r m a t i o ns y s t e m d e v e l o p m e n tb a s e d o n g r o u p w a r el o t u sn o t e s a n d i u t r a n e t , a n a l y s e d i n f o r m a t i o ns y s t e ms t a t u sq u oa n dd e v e l o p m e n tt r c n d e n c yi nr e c e n ty e a r s d o m e s t i c ，r a s i e ds h a a n x ip r o v i n c ee d u c a t i o nd e p a r t m e n tm i ss t r u c t u r e ，w o r k e d o u tw o r k f l o wo r i e n t e dd e s i g np r o g r a mb a s e do ng r o u p w a r el o t u sn o t e s ， e s t a b l i s h e ds h a a n x ip r o v i n c ee d u c a t i o nc o m m i s s i o nm i sc o l l a b o r a t i o nm o d e l i n t h i sp 獬a u t h o rd e t a i l ye x p l a i n e de a c hf l h i g t i o l lm o d u l er e a l i z a t i o n , p r o b e di n t om i ss e c u r i t ym o d e l , f i n i s h e df u n c t i o nm o d l l i ed e v e l o p m e n to f o f f i c i a ld o c u m e n t 、p u b l i ci n f o r m a t i o n 、p e r s o nb u s i n e s sw o r k , e t c k c y w o r d s ：o 压c ea d m i n i s t r a t i o ni n f o r m a t i o ns y s t e m , w o r k f l o wd e s i g n , c o o p e r a t i v ew o r k , g r o u p w a r cl o t u sd o m i n or 5 ，i n t r a n e t 1 综述 1 综述 随着计算机技术和现代通讯技术的不断发展，越来越多的机关单位已着 手建立计算机管理信息系统，以达到改善内部管理体制和提高办公效率的目 的。陕西省教育厅机关计算机局域网的建立，为机关信息化的建立奠定了基 础，同时也为机关内的办公管理系统提供了良好的交互平台。本论文以陕西 省教育厅办公自动化系统开发为背景，研究计算机支持的协同工作技术、办 公系统的协同工作模型、办公系统的安全模型。在此基础上，确定了基于 l o t u sn o t e s 的陕西省教育厅办公管理信息系统体系结构，实现了收文处理、 发文处理、档案管理、电予邮件、会议系统管理、公共信息等功能模块，并 能在机关局域网上安全稳定运行。 1 1 办公管理信息系统概述 1 1 1 计算机信息管理系统的概念 计算机信息管理系统也称为m i s ( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ) 。信息 管理系统的定义是：信息系统是一个综合的人机系统，系统应用计算机硬件 和软件、菜单程序、分析、计划、控制和决策制定的模型、数据库技术，目 的是提供信息，以支持组织中的作业、管理和决策制定的功能 计算机信息管理系统有以下特点： ( 1 ) 信息系统是人与机器共同配合工作的系统，再好的系统也要充分发 挥人的作用，在人与机器的配合中人的因素是第一位的。 ( 2 ) 办公管理信息系统是一门综合性技术，它以计算机技术、通讯技术、 多媒体技术等集成办公系统，以达到提高效率和管理水平，进而作到信息畅 通、管理高效、决策正确的目的。它是一种特殊的管理信息系统，是以行为 重塞墨墨盘茎墨整塑茎焦煎塞 科学为指导，以管理科学、社会学、系统工程学为理论基础，综合运用计算 机技术、通讯技术和多媒体技术服务于人们的日常办公活动的一种管理系 统。 ( 3 ) 建立信息系统的目的是提高管理水平，提供信息以支持组织中的作 业，管理和辅助决策的功能，使企业得到最高的社会及经济效益。 时代的发展和进步，人们对信息管理的要求越来越高，单纯的信息管理 系统已不能满足管理的需要，很多单位开始重视综合办公自动化系统。而计 算机技术和网络通讯技术的发展使这种需求成为可能。 1 1 2 办公自动化现状及发展 办公自动化是指利用先进科学技术，不断使人的一部分办公活动物化于 人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机 信息处理系统。其目的就是尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效 率和质量，以达到既定的( 经济、政治、军事等) 目标。 一般来说，一个完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、 信息传输、信息保存四个环节，分为三个层次：事务型、管理塑、决策型。 事务型为基础层。包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人 事管理、工资管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等：管理 型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办 公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最 高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础。同时又以其自有的 决策模型为支持，决策型办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决 策功能的最高级系统。 进入9 0 年代以来，我国办公自动化发展迅猛。目前，构筑企业内部信息 网( i n t r a n e t ) 、实现办公自动化( o a ) ，进而实现电子商务( e - - b u s i n e s s ) 已成为众多的企事业单位的当务之急。设计信息系统方案、添置硬件设备、 建设网络平台、选择应用软件也成为每个企事业单位的领导和信息主管的日 常工作中的重要组成部分。 随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、宇处理、 排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统， 通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统：再通过远程网络将多个系 统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网( i n t r a n e t ) 和企q l , j , b 部 网( e x t r a n e 0 已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化 发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、 图象功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范围和价值。 近来，随着技术的不断进步和市场的进一步需求，电子商务( e b u s i n e s s ) 已 日益成为国内外企事业单位和商家关注的热点。 1 1 3 办公自动化实现步骤 办公自动化的实现可以分为如下四个阶段： 第一阶段：内部信息共享与交流( 电子邮件、信息上报、信息发布、信 息共享) 。 第二阶段：内部协同工作( - r 作组、电子论坛、网络会议、工作流1 。 第三阶段：外部交流台作( 网上服务、连锁供应、业务网络) 。 第四阶段：实现电子商务( 销售、预定、购买) 。 1 1 4 办公管理信息系统的层次结构 办公管理信息系统的层次可分为三级结构，即：事务型办公管理信息系 统、管理型办公管理信息系统、决策型办公管理信息系统。其中事务型办公 管理信息系统又可分为单机系统和可以支持一个机构各办公室之间的基本 办公事务处理活动，即以计算机和通信技术为中心的网络系统两种。 3 鱼袅堡墨盘茔墨壁塑兰焦造主 事务型办公系统包括系统和机关行政事务处理系统两大部分。基本的办 公事务处理包括文字处理、日程安排、公文管理、信函处理、文件资料管理 等方面的管理。机关行政事务处理包括人事、工资财务、资源等的管理。 管理型办公系统除了具有事务型办公系统的全部功能外主要增加了管 理信息系统( m i s ) 的功能。m i s 主要是面向物质的信息流，即经济信息流 或社会信息流的处理和加工而在办公信息系统中要处理的是抽象的公文类 型的信息流。从整体来看经济信息与社会信息主要在操作层与管理层之间流 动，公文信息则主要在管理与决策层之间流动。因此将两者结合起来完成信 息的自低层至顶层的平滑流动。 决策型办公管理信息系统除了应具有前两种模式的功能外，还应具备决 策或辅助决策功能。与决策支持密切相关的是建立各种模型包括经验模型和 数学模型具有较高水平的决策支持系统除了以数据库为基础的管理信息之 外，还应以数据仓库和决策工具为基础。 1 1 5 实现办公自动化系统意义 政府机关实现办公自动化的意义如下： ( 1 ) 信息采集；可以方便政府机关内部各种最新信息的及时上报和收集整 理。如新闻投稿、统计数据、报表等等。 ( 2 ) 信息共享：方便政府机关内部的信息共享与查询。单位内的各部门可 以通过系统存取信息，使得文件很容易共享，且信息的提供及更新的速度可 以大大加快。 ( 3 ) 信息交流；政府机关内部的员工可以通过电子邮件或其他各种信息 共享库及时迅速地进行信息交流与共享。发布内部文件：政府机关内部的一 些文件，包括日常新闻、每日快讯等。 ( 4 ) 内部通信：i n t r a n e t 中的电子邮件为单位内部的通信提供了一种极 为方便的手段。 4 ( 5 ) 协同工作：通过电子论坛、会议、日程安排、资源管理、工作流 等软件，实现网络上的协同工作，加速信息的流动、提高办公效率。 ( 6 ) 保证信息安全：采用防火墙技术、安全协议s s l 、加密技术、数 字签名权限控制、加密口令等等，用来保证政府机关内部网的安全和信息传 输的安全。 1 1 6 办公管理信息系统基本功能 图1 - 1 办公管理信息系统功能图 1 2 计算机支持的协同工作与群件系统 1 2 1 计算机支持的协同工作( cscw ) 的基本概念 计算机支持的协同工作是指一个工作群体在计算机网络支持下，借 助共享环境的人机接口，协同执行某项共同的任务。共同的任务和共享 的环境是十分重要的。cscw 的目标是利用计算机支持技术改善组织 的效能，它的研究工作从群组工作过程和计算机支持技术两方面展开。 cscw 涉及计算机网络通信、并行与分布式处理、数据库、多媒体、 量壹墨墨走鲎墨壁塑茔焦缝塞 人工智能、面向对象理论，还涉及认知科学、行为科学与组织科学等众 多科学门类，现在cscw 己经成为支持群体协同工作i t 应用的通用术 语。 一般来讲，cscw 系统的功能需求包括： ( 1 ) 交互( i n t e r a c t i o n ) ：cscw 提出了新的交互需求。这种交 互可以是同步的( 共同编辑) 或异步的( 发送e - m a i l ) ，隐式的( 如共享 的文本或图像) 或显式的( 语言直接通讯) 。 ( 2 ) 协调( c o o r d i n a t i o n ) ：对用户的交互通讯进行控制。 ( 3 ) 分布( di s t r i b u t i o n ) ：支持远程交互。 ( 4 ) 可视化( v i s u a l i z a t i o n ) ：你见即我见的原则，支持协作各方公 共数据的可视化。 ( 5 ) 数据隐蔽( d a t ah i d i n g ) ：协作各方各自的私有数据应对其他成 员隐蔽。 在现代组织中，计算机支持的协同工作方式有多种，如： ( 1 ) 工作流方式：工作流是需要按某种已知顺序来完成的任务，在 这种工作方式中，a 、b 任务完成之后进行c 任务，然后，才能进行d 任 务。在办公系统中的很多事务都是以这种工作流方式进行的。如收文管 理、发文管理等。 ( 2 ) 并行群组工作：成员基于团队工作，任务是并行的。远程会议和 视频会议就是这种并行群组工作方式。 ( 3 ) 循环演进群组工作：群组成员问相互协作，达到预定的目标，但 不必要实时进行。每个成员都可以将自己的想去、产品、文档放入知识 库中，在产品最终得到认可并完成之前，需要经过反复的修改。 从组织管理的角度来看，c s c w 技术支持基于团队( t e a m _ b a s e d ) 的工 作方式，是面向任务( t a s k o r i e n t e d ) 的，它的引入必然要求企业改变传 统工作流程，进而引起组织结构和成员角色的变化。 1 2 2 群件 群件( g r o u p w a r e ) ，又称组件，是群件( g r o u p ) 和软件( s o f t w a r e ) 的组合词。群件是指以计算机网络技术为基础，以通信、协作和协调信 息以及信息共享为目的，面向群体工作和任务所需要的软件。它允许个 人和小组成员间进行有效的协同工作，而不管他们的地理位置如向。群 件的近义词有cscw 、工作流等，cscw 着重于群体协同工作的实 现，而群件则着重于技术研究。群件是从一个更高的角度认识办公自动 化，是在网络基础上的计算机应用形态，是计算机应用的全新模式。 群件的特点 通常而言，群件具有支持群体进行协同工作的能力。它具有以下特 点： ( 1 ) 技术特点 群件系统是一个大型的超文档结构数据库管理系统，其最基本的元 素是文档，这些文档可以是结构化的也可以是半结构化或非结构化的。 与传统的文件处理方式不同的是，群件系统是将信息和群体成员对信息 的操作捆绑在一起，通过网络传送给有关成员的。 群件系统是一个开放型的开发平台，以满足人们对不同操作系统及 不同网络协议的需求。群件系统具有强大的复制功能。由于大多数协同 工作基本上都是在分布式环境下工作的，在不同的地方有不同的需要， 群件强大的复制功能比较好地解决了这个问题。 ( 2 ) 应用特点 面向群体活动，即支持承担共同任务的群体成员活动中的人机交互， 人员之间的交互，特别是人员之间跨越时空的交互，它为群体成员提供 了一个共享计算机工作环境和一个灵便的人与人交互的界面。 面向任务，目前大多数软件系统都是面向问题的。面向面题有比较 明确、单一的目标，问题的求解过程是向这一目标前进的过程。而任务， 7 亟壹墨墨盘茔墨壁塑鲎焦造塞 它的目标不是单一的，而是一系列目标的集合。任务和问题的根本区别 在于：任务是基于组织或群体的，离开了一组特定的人，就谈不上任务 的完成，而对问题的解并不强调这一点。 群件的功能 群件产品一般都具有以下功能，以支持协同工作。 ( 1 ) 电子邮件：这是基本信息传送的基础设施，越来越多的群件产 品都综合了标准的i n t e r n e t 电子邮件协议。 ( 2 ) t 作流工具：可以根椐工作流的规则来执行机构活动。 ( 3 ) 讨论工具：用户可以进行音频和视频传输。此外，群体产品中 包括不同的讨论工具，可以让用户提出问题，并参与在线讨论，它们可 以是讨论数据库或者新闻组和论坛等。 ( 4 ) 电子白板：将两个或多个计算机连接起来，以便用户能够共享 文档，并对其修改做出标记。有些群件产品可以自动捕捉到这些文件变 化，有的还可以帮助用户阅览和校正。 ( 5 ) 工作组日程和数据复制：前者可以协调好工作组的日程，后者 可以保证用户能存取最新信息。 目前，群件的应用还处于初级阶段，随着c s c w 以及其他理论的发 展，群件将得到进一步的发展和完善。从发展趋势上看，群件目前与网 络将进一步集成( 如l o t u sn o t e sr 5 就是一个面向i n t e r a c t 的产品) ；群 件与操作系统将进一步结合；此外，群件还将会与专家系统结合，提高群 件对群体工作的协调效果，促进群体工作的发挥。 当今许多主要中间开发商将会转向开发群件，如：l o t u sn o t e s 已经 取得了巨大成功n o v e l l 、m i c r o s o f t 等公司也在利用其专业知识、市 场知识和资金，加快群件的开发和利用。专家预测在下一个十年内，群 件将会有更大的发展，它将不仅是群件成员之件沟通和交流的工具，而 且会完全地成为i n t e r a c t 和操作系统的一部分。 1 3 基于i n t e r n e t 环境的办公管理信息系统 现代企事业单位往往呈现出集团化、多元化的发展趋势，同一个单 位往往跨越较大的地理范围。这些企业需要及时了解不同地理位置上的 分支机构的运行状况，同一个企业内的不同部门、不同地域的员工之间 也需要及时共享、交流大量的企业内部信息。信息系统的集成化、网络 化、方布式发展已成为必然趋势。 所谓i n t r a n e t 是利用i n t e r n e t 技术，建立企业内部信息网，拓展 了客户机服务器模式的概念，成为i n t e r n e t 模式。 与传统的c 1 i e n t s e r v e r 模式比较，基于i n t r a n e t 的信息系统具 有以下几个方面的特点： ( 1 ) 客户机服务器结构必须根据客户端使用的操作系统及访问后台 的应用不同，安装不同的软件，而在i n t r a n e t 结构中，只需要一个客户端， 即w e b 浏览器就可以完成这些功能。 ( 2 ) 客户机服务器结构中，往往需要在客户端运行庞大的应用程序， 因此客户端很“肥”：而在i n t r a n e t 结构中，客户端很“瘦”，只运行 w e b 浏览器和操作系统，由服务器执行数据的查询、处理和表示。 ( 3 ) 客户机，服务器结构需要混合多种传输协议；而在i n t r a n e t 中，所 有系统都使用基于开放标准协议，如t c p i p ，h r r p 等，能够集成现有 的各种硬件平台的应用程序系统和信息，能支持从文本、动画、语音到 视频等各种媒体信息。 ( 4 ) 客户机服务器结构需要不断使用新的版本，用以更新最终用户 系统：而在i n t r a n c t 结构，则可以在信息系统中只在w e b 服务器上对系 统进行维护，而用户终端没有维护工作量。 1 4 小结 基于计算机支持的协同工作技术及i n t e r n e t i n t r a n e t 技术，使得 办公信息系统从传统的局域网过渡到i n t r a n e t 平台是办公管理系统发展 的客观要求，i n t r a n e t 平台下的办公管理系统以最少的资源得到最大范 围的信息共享。在后续章节中，我们将讨论基于i n t r a n e t 环境的办公管 理信息系统分析、系统实现以及系统安全性的问题。 2 办公管理信息系统分析 2 办公管理信息系统分析 2 1信息系统工程理论与方法分析 2 1 1信息系统建设的一般方法 信息系统建设是一项复杂的系统工程，必须有一套行之有效的理论 与方法作为开发的指导。信息系统工程与软件工程有所不同。信息系统 工程则强调快速原型法，其基本思想是建立能反映用户主要需求的原型 系统，用户通过试用原型系统理解未来系统的概貌，并对原型提出修改 意见，根据这些意见修改原型，再次试用、修改，最终建立起完全符 合用户要求的新系统。快速原型法的突出特点是面向数据的设计与面向 对象的实现。现有的各种软件工程方法，如结构化分析方法、面向对象 的分析设计方法与面向对象的实现。单纯任何一种方法开发信息系统都 会存在这样或那样的不足，综合利用各种方法，扬长避短，并采用适合 的信息系统的方法是很重要的。本系统开发中我们采用面向功能的分析、 面向工作流的设计和面向对象的实现，并将快速原型法贯穿于系统开发 的整个过程。 在系统分析阶段采用面向功能的结构化方法和快速原型法，易于将 需求文档化。与用户充分交流。经过反复回溯逐步求精，就能准确而迅 速地定义出用户的需求。 在系统设计阶段，根据功能需求和以工作流为核心的设计思想，采 用信息模型化方法，在计算机系统中比较自然地表示出企业的业务和管 理模型，将对功能的需求转化为工作流模型的操作。从系统开发角度看， 面向工作流的设计架起了系统分析人员、用户以及应用程序开发人员之 间交流沟通的桥梁。 在系统实现阶段，将现代计算机制造和即插即用的思想引入软件开 发中，利用面向对象和基于构件的软件开发方法，使得软件开发工作变 得如同计算机的组装。一个个具有相对独立功能的构件类似于硬件制造 西安理工大学工程硕士擘位论文 中的板卡，而由这些构件组装成的一个个子系统则类似于由板卡组成计 算机，这样降低了系统的复杂性。采用这样的方法可以明显地缩短软件 “的开发时问，减少系统中的错误。 2 1 2办公管理信息系统的特殊性 办公管理信息系统是特殊的信息系统，与其他管理信息系统比较起来 它的特殊性，表现在以下几个方面： ( 1 ) 数据的非结构性：办公管理信息系统处理的信息一般没有严格 的结构。如：公文处理中的文件阅办单，对于不同的文件，文件阅办单 的长度可能不一样，需要的批阅人数也不同，其中每个项的长度、类型 都非常随意。 ( 2 )处理过程的不确定性：在办公管理信息系统中一个办公事务的 处理往往人为的因素很多，有明显的不确定性。例如一个发文过程，可 能有多个办公角色会签一个发文，往往需要人为根据会签意见决定下一 个要进行的操作是什么。 ( 3 ) 工作的协作性；一个办公事务的完成一般需要由多个人协同工 作，因而办公管理信息系统属于典型的工作流应用。系统的效率依赖于 协作工作效率而不仅仅是某个办公人员的效率。 ( 4 ) 人员分工和权限明确：在办公管理信息系统中涉及各种角色的 办公人员，从各级领导到一般办公室工作人员，人员分工明确权限界 定严格因此，在进行办公管理信息系统的开发时必须有完善的措施， 保证办公信息的安全。 根据办公管理信息系统的特殊性，在其建设过程中，从系统建模到 开发平台的选择以及系统实现，都具有自己的特点。系统建模方法应采 用能够反映协同工作流的分析方法，开发工具应能对文档信息提供有利 支持并且提供完备的安全措施。 2 办公管理信息系统分析 2 2陕西省教育厅办公管理信息系统的目标 2 2 1总体目标 以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政府办公 部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换， 建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策和机关办公提供服务， 实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。 2 2 2 具体目标 由于各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动 化系统的需求也存在差异。般而言，机关办公自动化系统均以公文处 理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此， 典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务 信息采集与发布、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、 内部论坛等等。总的来说，办公自动化系统应满足以下要求： ( 1 ) 提供电子邮件功能：信息是办公自动化、决策科学化的基础，电 子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，可满足办公自动化系统 最基本的通信需求。 ( 2 ) 支持协同工作和移动办公：网络技术的发展，异步协作方式如电 子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为 除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限 制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。 ( 3 ) 完整的安全性控制功能：办公自动化系统所处理的信息一般涉 及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权 限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用 的先决条件。 ( 4 ) 满足公文及会议程序：公文处理是办公自动化系统的主要内容， 教育厅的文件处理流程比较复杂，发文及收文的流转顺序必须严格按照 l3 西安理工大学j - 程硕4 = 学位论文 教育厅的有关规定，符合国家规范。 ( 5 ) 具有完善的档案管理功能：文件处理完成后要存档，完善的档 案管理能为查阅者提供方便。并且档案管理牵扯国家机密，因此要有严 格的权限控制。 ( 6 ) 集成i n t e r n e t ：办公自动化系统作为i n t r a n e t 的重要应用必 须能够与i n t e r n e t 相连接，包括电子邮件、w e b 发布等等，这不仅沟通 了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络 服务。 ( 7 ) 系统界面友好，使用方便：一个成功的应用系统首先应该满足 用户的基本需求，其次应使用户使用方便，才能充分发挥软件的作用。 2 3 陕西省教育厅办公管理系统功能需求 2 3 1 陕西省教育厅行政管理组织机构 l4 图2 - 1组织结构图 2 办公管理信息系统分析 2 3 2陕西省教育厅办公管理信息系统软件总体结构和系统 功能设计 本系统包括公文管理、会议系统、个人办公和公共信息四个子系统。 提供连机帮助支持。 ( 1 ) 个人事务 提供个人办公方便的处理方式。有待办公文的提示及处理，会议提示， 个人名片夹，通讯录，个人日程安排，个人文档管理和个人邮件系统。 1 ) 每日待办事项 以邮件的方式为用户提供直观的当日工作安排，建立与日程安排，会 议和活动安排，公文管理的连接，通过与其他模块的链接，用户从这里可 以直接开始每天的工作，而不必四处查找待办事项。 2 ) 公文提示 用户在此可以直接对每曰待办和正在办理的公文进行处理，诸如到达 用户的发文。收文，签报。传阅件，催办请示和报告等各种公文的处理工 作。将所有的公文办公信息在此集中处理使用户办公更合理，更简便。更 具有效率。 3 ) 会议提示 会议安排将在这里提示用户，在这里用户可以查看到即将召开和已结 束的会议的详细信息，诸如会议召集人。会议主题，会议时间，与会人员， 会议地点，会议议程，会议纪录。 4 ) 个人名片夹，通讯录 个人名片夹和通讯录为用户提供一个便于查询和使用的名录系统。系 统中包括个人通讯录和名片夹，个人通讯录包括本系统中所有个人在系 统中的通讯信息。名片夹是由用户创建的私人通讯录，其中包含更多的个 人定制信息，方便用户记录本系统之外的联系人信息。 5 ) 个人日程安排 堕窒墨三查兰三墨塑主芏垡垒查 用户通过日历形式的视图来安排个人的工作日程，此处建立与每日待 办事项，会议安排的联结，通过填写日程安排，可以有计划的安排每日工 作事项，也便于协调会议和活动的时间安摔。 如果用户外出，可以在这里声明，系统会自动处理外出用户在外出期 间的事务。 6 ) 任务安排 任务安排为用户提供对任务的安排、计划、实施和协调，通过填写任 务安排，可以有计划的安排自己的工作任务，也可给别人安排工作任务。 7 ) 个人邮件系统 此邮件系统基于n o t e s 的邮件系统，为用户提供i n t r a n e t 、i n t e r n e t 上的标准邮件功能，还提供了一些邮件的扩展功能。 本系统的邮件系统可以实现n o t e s 邮件与i n t e r n e t 邮件的联结，系统之 外的用户可以直接发邮件给系统内的某一用户。 ( 2 ) 公文管理 公文管理主要包括收文、发文、公文档案三个部分。 1 ) 收文管理 收文管理主要对外来公文进行登记、拟办、批示、传阅、办理结果 登记、整理和归档，包括权限设置。在登记收文过程中提供了三种方式 ( 外部调入、扫描和直接输入) ，并将登记后的收文送领导批示和阅读。 处理结束后将文件归入文件库。拟办人员可以对收文处理全过程进行查 询，也可以随时打印公文处理单( 内容包括来文单位、文件字号、文件 名称、收文日期、拟办日期、领导批示和拟办意见等) 和文件流程跟踪 表。教育厅具体实现流程图如2 2 所示： 2 ) 发文管理 发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文( 可直接调入个人办 公中所起草的文件) 。在“个人文档”中进行正式的拟稿工作，起草发文 的详细内容，输入行文要素，然后通过“进入流程”送交领导校稿。在 2 办公管理信息系统分析 校稿完成后，可进行会签安排和领导会签。处理结束后对文件进行签发、 归档和登记处理，同时可以对发文文件帐进行维护。在整个过程中，可 以随时查看、打印发文稿和流程跟踪表，也可以制作和调攘不同范围级 别的发文文件帐，支持模糊查询和全文索引。流程图如2 - 3 所示： 3 ) 公文档案 公文档案数据库中保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存和 管理档案的场所。公文库和公文系统结合保存已归档的收文、发文等文 件。 档案管理主要包括三项工作：案卷定义( 含类定义、字类定义) ，文 件归卷( 组卷、拆卷、移动、封卷、注销) 和案卷借阅( 查询、借阅、 归还) 。 对预立卷( 组卷) 进行处理。组卷后，对其进行移卷、拆卷、移动、 封卷，封卷就成为了正式的案卷。也可以直接新增文件、案卷。最后， 对封卷的案卷著录标引，这样可提供方便的档案目录和档案内容检索查 询及借阅管理功能。您可以在此进行档案的借阅、归还。流程图如2 - 4 所示： ( 3 ) 公共信息 1 ) 公共信息查询服务 为使用户更方便的工作，在本系统中提供一些公共信息服务。其中 包括办事程序、领导日程、火车时刻表，政策法规等各项信息的查询。 列车时刻表可以按始发站，经停站，终点站，始发及到站时间，路线查询。 航班时刻表可按航班号。离港时间。到港时间，航班日和机型查询。政策 法规可按关键字和分类查询。 2 ) 公共讨论 讨论库提供给系统的各用户一个不受时间。空间限制，可以自由发表 言论的地方。公共讨论允许用户新建主题或答复无任何限制的现有主题。 在讨论库中，用户可以按个人兴趣，作者，分类和所有文档查看讨论内容，在视图中 也可以新建讨论主题在创建新的讨论主题后，用户可以 里塞里三查兰：三墨塑主芏垡熊墨 选择参与讨论的人员名单用来限翻讨论的范围，限定范围以外的用户不能参与讨论， 查看讨论内容。 l8 图2 - 2 收文流程示意图 2 办公管理信息系统分析 组 图2 4 公文档案管理示意图 归还 l9 西安理工大学工程硕士学位论文 讨论库中的过时的，无用的文档由系统维护人员删除。 3 ) 公告 公告库中包括公告，通知和启示等信息，公告是系统中的重要公众信 息，通知是单位对一些公共活动的通知，启示是系统用户在系统中发布的 公开的个人信息。 系统用户进入公告库后可以按作者，时间和所有文档来查看公告内容， 也可新建个人启示，公告和通知只能由具有此权限的个人才可以创建。 公告库的维护由公告库的系统维护员维护，可以进行创建和修改公 告与通知，可以删除库中不再需要的文档。 4 ) 建议 此处为用户提供一个可以发表自己对些问题的看法的场所。系统 用户都可以在相应的分类中发表意见。 系统用户进入建议库后可以按作者，时间。部门，分类和所有文档来 查看公告内容。也可新建建议。新建建议时应选择将要创建的建议分类， 使建议目的更明确。建议可以选择是否匿名或书名。系统缺省时文档中将 不包含作者姓名。 建议库的管理员负责对本库中的文档进行维护。并可以维护建议的 分类，以使建议库便于创建和查阅。 5 ) 公共资料管理 公共资料管理系统是用户对各种所有共享的、涉及日常工作的各个 方面的资料详细情况( 如分类、标题、内容等) 由有关部门负责收集更 新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。提供对资料的建立、修改、 删除、转贴及归类存储等管理功能。 6 ) i n t e r n e t 信息 如果安装办公自动化的l o t u sd o m i n o 服务器已接入i n t e r n e t ，则 本系统为大家提供一个推荐i n t e r n e t 地址，并浏览i n t e r n e t 信息的场 2 办公管理信息系统分析 所。 ( 4 ) 一般行政事务 1 ) 会议活动安排 在会议和活动数据库中有会议计划，会议内容，会议通知，会议纪录， 会议查询在会议召开前进行会议准备，合理的安排会议参加人员，时间 场地，内容议题，会议文件，会议通知。对己召开会议可以对出席情况。议 题讨论结果，会议决议，等内容作记录并整理会议纪要。 对会议室的规模，设备服务配置和使用时间安排等资源的登记和管 理在系统通讯录中提供。 用户打开会议管理数据库，可以查看会议纪录也可创建新的会议计 划。创建会议计划，其内容包括会议名称，召开部门，计划日期，召开日期， 费用预算，参加人员，场地，内容议题，会议文件和会议纪录人。安排人员， 时间和场地时可以由系统提供参加会议人员的空闲时间，空闲场地。 完成的会议计划后向参加会议的人员发送会议通知。 会议完成后，由指定的会议纪录人员在会议计划中加入会议纪录，完 成后会议计划变为会议记录存档。 会议查询中提供近期会议计划列表和会议记录查询。 活动安捧与会议安捧步骤相同。 ( 5 ) 系统维护 设置系统运行的初始化数据。如单位信息、部门信息、组织机构、 人员信息等，并对他们分配使用权限。 2 4 信息系统体系结构选择 2 4 1 信息系统体系结构的发展 信息系统体系结构的发展大致经历了以下几个发展阶段： 西安理工大学工程硕士学位论文 ( 1 ) 以主机为中心的结构 以主机为中心的集中式系统中，所有的数据以及对数据的处理工作、 应用程序与用户终端进行通讯的软件的都运行在一台宿主计算机上。宿 主计算机一般使用大型机、中型机或小型机。用户通过本地终端或远程 终端访问数据库。终端通常是非智能的，本身没有处理能力。 集中式系统的主要优点是集中资源管理和安全控制、处理大量数据 和支持许多并发用户的能力，主要缺点是主机负担太重，系统的可用性 较差，以及扩充和重建的弹性太小，购买和维持这种系统一次性投资太 大。若主机因为某种原因出现故障时则整个系统无法工作。 ( 2 ) 文件服务器结构 以局域网为基础，数据驻留在文件服务器中，文件服务器管理局域 网用户对磁盘上数据的共享访问。虽然局域网使基于p c 的用户能菸享公 共的数据文件，但文件服务器的作用只不过是从本地磁盘上检索用户需 要的数据文件并把整个数据文件传送到用户的计算机上。如果数据稍有 变化，用户p c 机又必须把整个数据文件传回文件服务器。这类系统的缺 点是：不管文件服务器速度多快，性能多强，数据库系统的性能都会受 到实际运行d b m s 的p c 机的性能限制，而且，网络负载过重，大大降低 了整个系统的性能。 ( 3 ) 客户机服务器结构 客户机服务器( c l i e n t s e r v e r ) 结构的数据库系统中将数据处 理分布在客户机服务器间进行，分布的方案可以有多种，一种常用的方 案是客户机负责应用的处理，数据库服务器负责数据访问和事物处理。 在这样的体系结构中，客户软件和服务器软件可以放置在同一台计 算机上，但多数情况下放置在网络中的不同计算机上。客户软件一般在 p c 上运行，服务器软件可在从p c 机到大型机的任何计算机上运行。客户 机提供交互式的、易用的界面负责处理屏幕提问接受用户的输入向服务 器提出任务请求接受回送结果。服务器提供数据管理信息共享及安全管 2 办公管理信息系统分析 理等，接受客户机的请求，完成信息的加工处理，并将处理结果及有关 信息回送工作站。 这种工作方式具有明显的优越性，它把数据处理任务分布在客户端 和数据库服务器上，有利于充分利用网络中的计算机资源；工作平均分 摊提高了系统的效率，增强了系统的可用性；c s 系统弹性较大，容易扩 展，网络传输量少。但是，系统的保密性不如中央集权式的主机系统， 同时维护费用较大。 ( 4 ) b r o w s e r s e r v e r 结构 即以网络为中心的结构。在这种方式下，数据库和应用程序集中在 服务器方，客户方只需安装一个简单的浏览器，即可访问全球信息资源。 它克服了c s 模式下因为应用程序分布在为数众多的客户方而引起的维 护、修改极其麻烦的缺点。另外，b s 模式下数据处理方式却是c s 方式， 这样很好的均衡了系统的负载，充分发挥了双方的功能。b s 模式一般采 用三层体系结构。w e bs e r v e r 作为中间代理访问后台数据库，再将查询 结果传给b r o w s e r 。其工作过程如图2 5 所示： w e 客户机 i 面 l墨皿 ls o l l | i $ $ | 星 嚣霹 唧请求i 焉曩霹 7 喜榆钴里 请求结果 | i圜| | l圜 w e b 服务器 数据库服务器 图2 - 5b s 体系结构工作示意图 这种体系结构有以下的缺点： 1 ) 客户和后台数据库服务器( d bs e r v e r ) 必须以w e b 服务器为中介， 若大量用户同时访问w e b 服务器，将会造成瓶颈。对于每一个w e b 客户 提交的请求，w e b 服务器都必须向数据库服务器发送请求，并格式化查询 结果传回浏览器。 23 2 ) 这种模式数据库访问方式效率不高，可靠性不够，缺乏对事物的 支持，对于每一个查询都必须执行同样的登录，注销过程，这是由h t t p 的无状态决定的。 3 ) 户名和口令通常被嵌入应用程序中，然后再去访问后台数据库。 用户存取权限的控制是由h t t p 来掌握的，而不是由加s e r v e r 直接验证 用户的身份，也就不能给不同的w e b 客户赋予不同的权限。 2 4 2 办公管理信息系统的体系结构一- c s 与b s 的混合模型 为了克服c s 与b s 模型各自的特点，发挥各自的优点，我们 在陕西省教