前台工作职责及工作标准.doc

_前台工作职责及工作标准前台是一个公司的脸面和名片，前台的形象及工作质量直接影响着一个公司的规模，质量，文化及效益。所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。一、前台的工作职责1、时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开；2、负责公司前台卫生清洁及花草养护；3、前台人员负责前台总机的接听和电话转接，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；4、负责来访客户的接待、和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；5、及时更新公司通讯录，并每月初收集消防、人防和物联网的通讯录进行汇总发送至集团群及行政群；6、负责集团的发文工作：收到电子档时核对格式，确认无误后打印盖章给董事长签字，董事长签字后彩打张贴公告栏，同时发至各个事业部，回收签收表格；7、公司备用门禁卡的管理，领用及归还都应当进行登记，当有员工入职需入职满一月方可申请领用门禁卡，若当有员工离职，离职当日需收回其门禁卡以及工作证。 8、进行文件等资料的归档，整理，保存。9、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。10、管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。11、负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。12、名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人。13、收发快递：公司快递一般使用申通快递，集团人员费用可月结，其他人员自费，有快件时需拨打申通快递苗师傅电话，通知其下班前来收件。顺丰快递，一般为到付快件。文件封和快递单告知快递师傅及时补充。14、新员工入职办理：考勤机录指纹，A1考勤系统新增人员录入，并确认指纹录取成功,添加新员工信息至考勤系统。15、协助行政部进行前台记录公司员工上下班出勤情况以及违反公司各项规章制度的考勤，请假情况的记录等。16、协助主任做好公司各部门之间的协调工作，积极完成上级交办的临时事务。二、前台的工作流程：前台人员应每天提早5-10分钟到岗，并做好上班准备，随时注意自己仪容，给他人留下美好的印象。每日上班大致流程：1、打开小接待室灯、鱼缸灯及电子屏，准备好工作物品，准备上班。2、对前台区域进行清洁整理检查。3、对前台桌面进行整理，要求物品摆放有序，保持桌面的整洁干净。4、接听公司来电，并做好记录，以便有重要留言，对于各留言，前台应及时通知当事人。5、应熟悉公司内部的电话号码及人员，以便联络、转告。6、在工作期间对待员工或客人，要礼貌大方，热情周到，自始自终的使用规范的普通话。7、在接待来访客人时，应主动送茶水，客人离开后，应及时收拾茶杯。8、对公司信函、包裹认真收发，并及时交至接收人手中。9、公司工作人员进出时，前台人员应注意其是否佩戴工作牌，若未佩戴前台应马上给予提醒。10、前台人员若临时有事，应联系办公室其它人员，经其它人员到岗后，方可离开。11、协助集团会议的召开：在会议开始前应根据参会人员数量提前准备好茶水、桌椅摆放整齐，会后将用后的茶水端至茶水间让阿姨清洗。12、每天下班关闭所用电脑，并关闭前台和小接待室灯、鱼缸灯以及电子屏。三、前台的接待礼仪标准前台最首要的工作就是接待。做事、用语要规范，给人专业感，待人接物要亲切、热情，端庄而恰到好处。前台人员要时刻牢记自己所代表的是公司的形象，而不是个人形象。1、 仪容。面带笑容，保持开朗心态；保持身体清洁卫生，；头发梳理整齐、面部保持清洁不化浓妆2、 接电话礼仪。宜在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，国泰集团”，忌以“喂”开头。接电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。遇到故意找茬的，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。同时，前台工作人员要对比较重要的电话信息进行简明扼要的记录。3、 来访者接待礼仪。遇到有访客来时，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领至小接待室或前台沙发入座并倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。 若外来访客找董事长，先问清楚对方有无预约及对方姓氏，无预约自己进行判断，不可带至董事长办公室的人可打电话给丁主任（8