丰田A3资料制作及发布技巧课件.ppt

1,资料制作及发表技巧,班组长梯队班培训教材之,2,1.1资料制作基本事项1.2如何制作简单易懂的资料1.3资料制作的自检,目录,一、资料制作方法,三、发表的技巧,2.1什么是A3资料2.2A3资料的特征2.3使用A3资料的好处2.4A3资料的制作步骤,3.1发表的意义和目的3.2发表的技巧,二、A3资料制作,3,情报、信息的传达记录方案、资料的收集整理,1.1资料制作基本事项,资料制作目的：,资料制作方法,4,1.1资料制作基本事项,资料的种类：,5,1.1资料制作基本事项,资料制作的基本步骤：,确定资料的基本框架,收集必要的资料、信息,结合制定的框架，整理资料,对资料的有效性和价值加以判断,6,1.2如何制作简单易懂的资料,(1)制作资料的注意事项：,站在对方的立场上,读者不一定具备初步知识增加易于理解的说明论点论述要简明扼要明确整体架构及各部分侧重点写得太多易使人失去阅读的兴趣书写数量控制在理解的最小限度一目了然重点部分进行特写,7,1.2如何制作简单易懂的资料,(2)资料的布局：,决定大概布局，各部分分配空间留出适度空白，保持适度占有率（70%）如需装订，装订侧留出2位置,8,1.2如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,字体大小适当，避免错字、漏字、白字等各部分标注序号，如、或1、2等重点部分加粗或加下划线，起强调作用简洁，删除没用的修饰性语言例：怀着无论如何也要干好的心情来完成工作目标。工作目标必须完成。,9,1.2如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,回避长句，尽可能分条列项具体，避免抽象的表达方式例：车间今年的创意、方案尚算可以。车间今年的创意提案情况为263件（为去年110%）。直截了当，开门见山（双重否定等）例：安全的问题并不是不比量的问题重要。安全的问题比量的问题更重要。,10,1.2如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,采用主动语态，避免被动表达例：成果受下属的干劲所左右。下属的干劲影响成果的大小。对专业用语进行简单说明一句话中不要重复使用同一词语例：关于质量不合格的发生情况，去年发生了34件，今年已有18件发生。关于质量不合格的发生情况，去年为34件，今年已达18件。,11,1.2如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,Concise（简洁）,Correct（准确）,Clear（易懂）,3C原则,12,1.2如何制作简单易懂的资料,(4)图表应用技巧：,数值保留3位为宜根据目的不同选择不同图表加上易懂的标题、序号，注明单位注明数据出处、调查方法等刻度、划线要清楚图形曲线需分清：单位不同曲线、图表刻度划分、数据分析等,13,1.3资料制作的自检,制作前,主题是否明确？制作资料所需的数据和信息是否充足？,制作中,文字表达是否简明易懂？图表的选用是否合理？,制作后,主题是否得到了有效论证？是否对资料进行了全面检查？,14,阶段小结,1.1资料制作基本事项1.2如何制作简单易懂的资料1.3资料制作的自检,15,将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等）归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料。,运用问题解决的思路制作的A3资料。,2.1什么是A3资料,A3资料制作,狭义的定义：,广义的定义：,16,2.1什么是A3资料,例1,例2,17,用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程”A3资料是丰田公司的核心沟通工具。,A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的“一目了然”的资料。,2.2A3资料的特征,通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。A3资料是人才培养的重要工具。,18,通过制作A3资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。,2.3使用A3资料的好处,19,2.4A3资料的制作步骤,STEP1明确制作目的,STEP2撰写资料纲要,STEP3确定版面设计,STEP4撰写资料内容,STEP5检查校对资料,完成A3资料,20,制作什么样的资料要依其目的而定,STEP1明确制作目的,2019/12/13,21,可编辑,22,考虑是“面向谁”的A3资料,因为A3资料是说明传达信息的工具，看资料的人不同，其内容也要相应变化。你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、状态、兴趣以及理解能力。本公司/外公司、头衔、部门、专业性,STEP1明确制作目的,23,考虑“如何使用”A3资料,考虑资料使用的场合:场景决定内容阐述内容资料应表述清晰，无需任何解释讨论从与会者那里容易地得到补充信息考虑资料使用人:使用者（说明人）也决定了内容A3文件应当具有易于使用的特征,STEP1明确制作目的,24,考虑A3资料用于“何种用途”,即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同报告:事实、对策、及时报告提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释-需要决策的内容,STEP1明确制作目的,25,考虑A3资料要传达“什么内容”,考虑应该强调的要点在明确前3项之后，开始确定需强调的要点考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤最后，确定A3资料的标题,STEP1明确制作目的,26,小A在某子公司负责推进“创意功夫提案”工作。有一天，小A接到领导B指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提案制度的工作计划。B说：“在这次的公司会议上，我决定就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们去年的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得各部门的支持。”,案例分析：创意功夫提案的工作1,STEP1明确制作目的,27,简明易懂，遵循问题解决的步骤是撰写说明纲要的关键,STEP2撰写资料纲要,28,每个问题解决步骤的简单讯息（最多三个）确定问题解决法步骤是否符合逻辑场景的核心内容长度应为一分钟,补充数据是否充分？基于事实的内容是否通过“现地现物”？是否具有清晰的“因果关系”？,反复思考面向谁、如何使用、何种用途是否遵循了问题解决的步骤和流程,确定纲要的主体,确定对纲要主体进行补充的内容,检查纲要整体,STEP2撰写资料纲要,29,小A按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。去年公司整体目标为：一等奖及以上提案50件以上，二等奖及以上提案100件以上。部门目标为：提案数量为每人每月至少1件，即平均每人每年不低于12件提案。而个别部门没有完成目标。分析一下各部门状况，发现不同职级人员差别很大，技能职平均14件，管理职平均8件。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2撰写资料纲要,30,今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。那么为什么管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标不了解；三是对每月至少提交1件提案不理解；四是感觉即使提了也得不到好评，干脆就不提。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2撰写资料纲要,31,小A做出以上分析后，提出以下对策：部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功夫提案制度的主旨，对部门人员进行引导，使各成员了解本年度的活动目标。重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最优秀的个人进行奖励。每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2撰写资料纲要,32,STEP3确定版面设计,1)排列好各个文本框为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框确定流程，如：“左=右”，“上=下”，“顺时针旋转”2)确定文本框的大小，兼顾版面保持平衡要特别注意重点内容文本框的大小3)设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐,1.根据纲要，确定版面设计,2.确定各文本框的标题,33,除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。,STEP3确定版面设计,将须强调的重点放在中间位置,由结论展开,34,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。“一目了然”地突出重点强调的内容,STEP4撰写资料内容,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。,35,1）行文要“简明扼要”、“具体”和使用“主动语态”“简明扼要”“具体”：避免抽象的表达方式“主动语态”：尽量避免被动的表达方式,2）使用图表，强化视觉效果。,（一）撰写各文本框的内容,STEP4撰写资料内容,36,1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐。,2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。,例：,（二）修饰资料，使内容一目了然,STEP4撰写资料内容,37,STEP5检查校对资料,纲要主体是否醒目,是否遗漏了想说的内容,空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适,整体的思路是否清晰易懂,38,阶段小结,1.1什么是A3资料1.2A3资料的特征1.3使用A3资料的好处1.4A3资料的制作步骤,39,发表的技巧,3.1发表的意义和目的,锻炼在众人面前进行清晰讲解的能力；培养讲话