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文档简介

会议的邀请应该办 不管什么样的会议主办者都希望适宜的对象(客户)参加所以会议策划者一定要重视会议的邀请通常情况下邀请包括3个程序： a、信息发布 b、回执处理 c、确认通知 信息发布 从媒体上分邀请有以下几种形式： 印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知) 电子邮件 印刷媒介公告 电子媒介公告 信息发布的内容通常包括： 主题 时间 地点(暂定或者候选) 主要议程及安排 费用标准等 有些还附送会议企划书目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望 回执处理 对于主办者来说回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一 回执单的设计非常重要应当做到合理、圆满通常包括如下信息： a、明确的人数 b、职务 c、性别 d、联系方式 e、预计到达目的地时间 f、迎送要求等 回执收到后通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出 回执可以有多种形式如： a、传真 b、信函 c、电子邮件 d、网路回执 e、电话 需要指出的是如果会议和条件允许应该在回执中考虑到与会者的特殊要求譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等 确认通知 如果会务费用确认或者有其他方式可以确认可以发出确认通知 同时发出的应该还有： a、会议的确切地点 b、时间 c、议程 d、签到程序 e、会展注意事项等 会议通知有几种方式 会议通知的方式各种各样其主要方式有： a、口头通知 b、电话（传真）通知 c、书面通知 d、电子邮件 口头通知 这种方式最突出的优点是快捷、省事适合于参加人员少的小型会议 电话（传真）通知 大多数会议都采取这种方式通知以电话（传真）为媒介传递信息快捷、准确、到位一般情况下成本也不高当然以这种方式传达通知时会务人员必须作通知情况书面记载 书面通知 书面通知是一种传统的方式适合大型会议如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间所以要提前准备如果在预定的时间里对方没有收到还需要及时采取补救措施 电子邮件 它是信息时代的产物综合了上述三种方式的优势快捷、准确、低成本而且内容清楚一目了然目前通过电子
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