天思T8 ERP流程.doc

東莞長宏五金塑膠制品有限公司天思 ERP 企業管系統系統作業指導書基础资料一、员工资料基础资料、人事资料：此两页面记载的都是业务员的一些基本资料，其输入方面非常简单，您只需根据员工个人的实际情况填入即可；操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，均可在 系统 栏位中选择员工资料； 2. 当您进入员工资料进行建档时，可以在主页进行编辑，也可以用鼠标点击新增或用鼠标双击某一记录，打开明细窗口；在明细窗口中，您在表头会看到二大项：基础资料、人事资料，您可根据员工的实际情况进行输入； 3. 修改员工资料：用鼠标点击速查或直接在键盘上敲F3，弹出速查视窗，输入需修改的员工代号，然後用鼠标点击第一笔，系统自动寻找该员工的记录；您只需把光标停留在需要修改的栏位上，根据实际情况进行资料的修正；资料修改完毕，再用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存修改後的资料。 4. 删除员工资料：用鼠标点击速查或直接在键盘上敲F3，弹出速查视窗，输入需删除的员工代号，然後用鼠标点击第一笔，系统自动把光标定位到该员工的记录上；用鼠标点击删除或直接在键盘上敲F4，系统自动弹出询问视窗“确定要删除吗”，若是确定请选择Y，资料立即被删除，若是不想删除的话，请选择N，记录被原封不动的保留下来。二、货品代号设定 货品代号设定，就是把在本系统中将要使用到的所有货品代号都要在此先建档後才能使用。需在这里建档的货品包括商品、制成品、半成品、原料、物料、包装物、低值易耗品等所有需进行库存核算的货品。操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，均可在 系统 栏位中选择 货品资料 货品代号设定 ； 2. 增加货品资料：其增加办法与增加客户厂商资料一样的，只要在各自的栏位上输入相应的值存档即可；重要栏位的输入：在货品资料中，必须输入货品代号、名称、简称、确定是否需要批号管制，选择大类，再输入货品的单位，其馀的资料可日後补上均可。 3. 修改货品资料：只需把鼠标定位到需进行修改的货品记录上，再定位到相应的栏位上进行修改，除货品代号外，其馀均可修改。 4. 删除货品资料：通过速查或直接在鼠标定位到需删除的货品资料上，再用鼠标点击删除按钮或直接在键盘上敲F4，删除货品资料。注意：当货品已经使用过後，不能删除，若不需再使用此货品时，请在停止日期栏位上输入日期後，此货品立即停止使用。 5. 快速过滤查询货品资料：当货品资料超过系统默认记录信息提示数300笔，每次进入货品资料档时，系统均会弹出“货品基本资料过滤窗口”，让使用者有选择性地进行资料查询；或在 货品代号设定 画面上直接点击条件按钮，也可弹出此视窗。该视窗的作用是，当资料档的数据量很大时，便於用户可快速进行货品资料的查询。在进入 货品代号设定 或在 货品代号设定 画面中用鼠标点击条件按钮，系统自动弹出“货品基本资料过滤窗口”；然後根据所要查询的货品情况，进行查询条件的输入及选择；最後点击确认按钮，系统自动把符合条件的货品资料过滤出来，“货品基本资料过滤窗口” 自动关闭。三、仓库代号设定仓库代号设定，就是把贵公司的所有仓库进行建档，至於仓库的建立，可根据实际的仓库情况设立，也可根据具体的使用情况按其存放货品的属性进行分类，便於货品的分类管理。 操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，均可在 系统 栏位中选择 货品资料 仓库代号设定 ； 2. 增加仓库资料：用鼠标点击新增或直接在键盘上敲F2，增加一条记录；输入仓库代号、名称，选择仓库属性，输入所属部门及上层库位；资料输入後，用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存记录；关闭仓库明细建档窗口後，在左边显示仓库的树状结构图，右边显示仓库的明细资料。 3. 修改仓库资料：用鼠标直接点击需修改的记录或用鼠标点击速查按钮，弹出速查视窗，输入相关查询条件，系统自动定位到特定记录上；用鼠标点击到需修改的栏位上进行资料修正；最後用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存记录； 4. 删除仓库资料：用鼠标直接点击需删除的记录或用鼠标点击速查按钮，弹出速查视窗，输入相关查询条件，系统自动定位到特定记录上；用鼠标点击删除或直接在键盘上敲F4，系统自动提出询问“确实要删除吗？”，若选择Y，当仓库为最下级仓库时，仓库资料立即被删除；当不为最下级仓库时，系统又提出询问“该操作将删除所有下属仓库，确认？”，若仍然选择Y，该仓库及其下属仓库立即被删除；若选择N，记录被原封不动保留下来。四、客户/厂商代号设定建立客户/厂商资料是为了方便查询与您公司发生经济关系的对象，从中您可以了解其交易的有关经济事项的状况，可以及时据此作出妥当的决策。操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，在 系统 栏位选择客户厂商资料； 2. 在客户厂商资料中一共分为四个页面：基础资料、帐款管理、营业资料。3. 用鼠标点击新增或直接在键盘上敲F2新增；光标停留在第一个页面“基础资料”窗，输入客户厂商编号、全称、简称，然後分别输入该客户/厂商的其它资料，这里需要特别说明的有以下几个栏位：客户类别，根据所输入的资料的性质，确定其所属类别； 4. 用鼠标点击帐款管理按钮，进入另一页画进行设置：凡是与交易金钱有关设定，均可以认为是帐款管理，它的设定是交易双方确认的。比如使用币别、结帐方式、归属客户、对方的扣税类别等，而开户银行则是由对方提供的，立帐方式、信用管制的选择则是由我们自己来确定。截止往来，此栏位只有在与该客户厂商不再发生业务往来时才输入，一旦输入，无法再与客户进行交易； 5. 资料输入後，用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8存档，保存记录。 五、商品物料表一般而言，商品物料表主要是针对制造业的，因为在生产成品时，必须设定产成品或半成品的配方组成表。在实际生产中许多产品（母件）是由很多原料（子件）所组成，而原材料（子件）的用量也有所不同，只有设定了物料表後，才能较准确地知道生成该产品的所需材料及用量。操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，均可在 系统 栏位中选择商品物料表 ； 2. 输入商品物料表： o 在BOM配方页画中，用鼠标点击新增或直接在键盘上敲F2，新增一份商品物料表； o 用鼠标点击母件货品旁的小按钮，弹出选项（1.货品资料查询；2.制程规划查询），当选取货品资料查询时，查询的资料为在货品代号中建档的制成品与半成品；o 输入母件货品存放的仓号、制造部门、物料表的数量；若是有标准的制造费用、物料、人工、工时可直接输入，若没有时，可不必输入； o 用鼠标点击子件旁的小按钮，弹出选择视窗（1.货品查询；2.母件查询；3.复制现存母件），若选取货品查询，系统会弹出货品查询窗；若选取母件查询，弹出的视窗只查询到做了物料表的母件货品；若选取复制现存母件，查询的也是做了物料表的母件货品，但当选取後，系统自动复制母件货品的子件； o 然後再输入子件货品所在的库，组成一个数量单位的母件货品所需的数量、损耗率、组装位置、货品规格等相关资料；若该子件的货品是需要委外加工时，请在托外否栏位输入“1”；o 资料都输入完毕後，若该物料表有插图，我们还可以把图片贴在物料表中：用鼠标点击BOM图片，进入此页面，用鼠标双击空白的地方，即可插入图片；若要删除时，只要用Ctrl加上鼠标双击，立即会弹出询问视窗“Delete picture”，若选“是”，图片立即被删除； o 最後用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存物料表； o 物料表保存後，我们可以在结构图中查看到其树状的结构图；在结构图旁边的几个按钮均代表显示的级别，其中“1”显示物料表的一级结构；“2”显示物料表的二级树状结构；“3”显示物料表的明细树状结构图；1代表打开母件货品的树状结构图；0代表关闭母件货品的树状结构图。 3. 修改商品物料表（有用户限制）：商品物料表的修改方式是直接在商品物料表上进行修改。 o 用鼠标点击速查或直接在键盘上敲F3，弹出速查视窗，选择需要修改的物料表，然後再用鼠标点击选取，物料表立即显示在画面上； o 用鼠标点击到需修改的栏位上，进行修改；若要删除某一子件，把鼠标放到该栏位上，按下Ctrl+D，直接把子件及其内容删除；若要增加子件，可直接在表身的空白栏增加； o 物料表修改完毕後，用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存物料表；注意：物料表的修改，并不影响以前使用到该物料表的单据。 4. 删除商品物料表：用鼠标点击速查或直接在键盘上敲F3，弹出速查视窗，选择需要删除的物料表，然後再用鼠标点击选取，物料表立即显示在画面上；用鼠标点击删除或直接在键盘上敲F4，系统弹出询问视窗“确定要删除吗？”，若选择“Y”，物料表立即被删除；反之，则取消删除操作。六、部门代号设定系统统中的每张单据均来自不同的部门，核算也是根据部门来核算。 如果您要使用部门管理功能, 首先就要将本公司的部门一一在此录入, 否则您将不能使用部门管理功能。部门的划分对於商业和制造业是有区别的。商业是不涉及到生产问题，故只需设立部门即可；但制造业因为生产而涉及到各个生产车间甚至生产线，故部门的划分可以细分到生产车间或生产线。部门的划分是根据企业的具体需要而确定的。操作方法：1. 打开任何一个子系统的界面，在 系统 栏位选择部门代号； 2. 增加部门代号：用鼠标点击新增或直接在键盘上敲F2，增加一条记录；输入部门代号、部门名称以及该部门的上层部门；资料输入後，按回车键系统自动存盘并恢复到新增状态；或用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存记录；所有的部门输入完毕後，“部门代号建档”视窗分为两个部分：左边以根状图形式表示部门的上下级关系，右边是每一个部门的明细资料。注意：在部门建档中，部门代号、全称栏位必须输入，其馀的栏位可以以後补输，并不影响部门的使用；但若要实现部门的管理功能，就必须规划好部门的归属关系。 3. 修改部门资料：用鼠标直接点击需修改的记录或用鼠标点击速查按钮，弹出速查视窗，输入相关查询条件，系统自动定位到特定记录上；用鼠标点击到需修改的栏位上进行资料修正；最後用鼠标点击存档或直接在键盘上敲F8，保存记录； 4. 删除部门代号：用鼠标直接点击需删除的记录或用鼠标点击速查按钮，弹出速查视窗，输入相关查询条件，系统自动定位到特定记录上；用鼠标点击删除或直接在键盘上敲F4，系统自动提出询问“确实要删除吗？”，若选择Y，当部门为最下级部门时，部门代号立即被删除；当部门不为最下级部门时，系统又提出询问“该操作将删除所有下属部门，确认？”，若仍然选择Y，该部门及其下属部门立即被删除；若选择N，记录被原封不动保留下来。注意：在本系统中，系统自动设立“0000”部门，默认为公司的最高权力部门，但也可以根据实际情况重新设置最高权力部门；但此部门一定不能删除，但可以修改其全称。物流管理一、销售订单 1 打开任何一个子系统的界面，在生产管理或物流管理（销售管理）栏位选择销售订单； 2订单资料（需要提前做好新订单的货品代号及商品物料表）o 输入订单日期、更改系统默认的订单号码、制造部门、客户、预交日、订单说明、记帐方式等。o 选择对应的品号、库位、数量、摘要、材质、颜色等。o 选择交易方式、交货方式F8（存盘）3受订退回单具体操作如下： 第一步：按照路径”物流管理”“销售管理”“销售订单管理”“销售订单退回单”进入销售订单退回单。 【操作说明】： o 输入销售订单退回日，回车至退回单号时，系统自动内定其号码； o 确定是哪个客户退订单，点击转入按钮，进入过滤窗口，选择要退回的原订单号码确认返回后；电脑会自动撷取原销售订单的信息。 o 备注等其他信息输入完毕后，存盘即可，如果要进行修改，需通过速查，查出该张销售订单退回单，点击编辑， 进入编辑状态修改即可。 二、备货单为销货而做的备货动作，一般是满足企业中的业务流程而设计的。 具体操作如下： 第一步：按照路径”物流管理”“销售管理”“备货单” 第二步：在备货单进行编辑，直接录入备货单或通过转入按钮，将已有销售订单、借出单、转入备货单，录入完毕，存盘即可注：备货单只是一个虚拟的出库，并不会真正减少仓库中的实际库存。三、销售出库单直接转入之前做的出库备货单就行可生成报表销售订单明细表、统计表、销售订单已（未）交反应表、备货单明细表、统计表、销售出库明细表、统计表。采购管理当销售订单下达后，制令单做出相应的物料需求，当制令单登打完毕后，就可以进行原材料领料/退料，但并不知道库存是否足够，这时就可以根据制令单进行材料需求分析查看一下库存是否足够，在材料需求分析中系统只会根据材料不足量的画面且材料大类是原材料和物料的部分产生采购商品建议。也可直接输入需生产的成品及数量，根据BOM配方表照库存分析出相应原料的需求量及不足量，提出采购建议，产生采购单。一、制令单下达给车间具体的成品或半成品的加工命令单。制令单一般会注明加工什么成品、颜色材质等，它的BOM 配方是什么、数量是多少、什么车间制造、什么时间开工、什么时间完工等信息。车间或制造部根据此张制令单上的信息准备生产成品。如下图所示： 系统生成制令单有两种方式：一种是根据销售订单自动生成制令单，我们手工不需要输入任何数据（只需四输入数量），系统会将各种需求信息根据我们生产数据模块的设置写入制令单；另外一种是根据需要人工添加的制令单，它是由手工添加各种制令单所需的信息。 进入制令单的操作步骤： 点击生产管理MRP（物料需求计划）计划生产制令单制令单即可。 制令单表头字段说明： 输入日期：输入制令单的日期。我们查询报表时可以通过查询制令单的输入日期来查询。简化了查询的步骤，提高查询速度。 制令单号：本张制令单单据号码，可以输入指定的单号。在进行报表查询时，可以根据制令单号进行查询，方便了操作人员使用。 制造部门：执行这张制令单的制造部门。这里输入的制造部门，而且我们可以在报表中按照部门这个条件过滤。 转入：通过点击转入按钮，选择单据种类是由销售订单转入。确认返回后系统自动将单据信息带入到制令单。 生产成品：如果是由销售订单转入会自动带出成品名称，如果不是以上两种单据转入，点击空白栏中的 按钮，选择1）通过标准配方带出货品代号和BOM 配方 2）通过订单配方带出货品代号和BOM 配方 3）直接选择货品代号。 配 方： 和生产成品字段结合使用。如果选择标准配方或订单配方带出货品代号，系统会自动带出BOM 配方；如果直接选择货品代号，而这种成品又是有配方的，它的BOM 配方在这里需要手工选择。 预入仓库：成品加工完毕后准备送入的仓库。 单 位：加工成品的单位名称。 -制造数量：制令单上的制造数量表示要准备加工的数量。 预开工日：此成品什么时间准备开工。预完工日：此成品计划什么时间完工。开工日期：此成品的实际开工日期。 备 注：此制令单的备注信息。同样也可以加上材质和颜色以及订单要求说明。 需求客户：如果由销售订单转入，会自动把受订单上的客户名称带入此处。 送货地址：此制令单如果由销售订单转入，会把受订单中的送货地址带入此处，表示此制令单的成品最终送往何处。 作业流程严格控制：作业的流程是否严格控制，如果中间的环节没有完成，它的下一步环节不允许使用。（ 例如领料的动作没有发生就不允许成品的缴库），制令单人员特别注明此项。 结案否：此处不可输入。当此制令单所需生产的成品数量全部完成（通过缴库单得知）， 系统会自动在此处打，表示此制令单已经结案。我们如果对制令单强制结案，系统也会在此处打，表示结案。 托工费用：输入制令单计划的托工费用。（在成品缴库单中根据实际情况修改）制令单只有本人和高级用户才能修改，其他人一律不能更改。可以产生相关报表，生产管理报表制令单（明细表、统计表）二、材料需求分析在材料需求分析中系统只会根据材料不足量的画面且材料大类是原材料和物料的部分产生采购商品建议。也可直接输入需生产的成品及数量，根据BOM配方表照库存分析出相应原料的需求量及不足量，提出采购建议，产生采购单。o 存量=库存量+在途量+在制量-销售订单量-未发量-安全存量+分析单未发量（制令单或托工单） o 需求量 = 制令单或托工单需求量 o 不足量 = 需求量 - 现存量 o 在途量：如果没选择“按未交单据推算”，那就是取分仓存量中的在途量；如果你有选择“按未交单据推算”，则抓取预交日小於等於分析单据预交日的采购单。如果有选是按未交单据推算，那他的分析单据预交日是所有分析单据的最大预交日 对成品、半成品来说：库存的可用库存量现有库存在制量在途量（如果有直接采购）借出量受订量安全库存 对原材料来说：库存的可用库存量现有库存在途量借出量未发量受订量（如果有直接出售）安全库存 通过材料需求分析我们就可以知道需要采购的原料数量和制造的成品数量，但是我们只知道数量对生产来说还远远不够，我们还需要知道在不同的什么时间采购什么原料，在不同的时间制造什么成品 。通过转入过滤制令单（单据日期、货品分类、制令单号等）选择（多选）单同时进行 如下图：转入单据后需要核对一下订单数量和分析数量需求分析（图-分析货品）材料不足量根据现存量（库存量、在途量、在制量、不足量、需求量）产生建议（如图-材料不足量）采购原料建议根据材料不足量模块所反应的数据填写请购单（单价、金额、预交日等）转何种单据（1 采购订单，2 请购单）存盘转单据（OK）图-分析货品图-材料不足量如果转成了采购订单在下达采购单时直接速查该单据就行了，若是转成请购单，在下达采购单时需要转入对应的请购单才可以转成采购单。（如下图）图-采购原料建议可以产生相关报表，生产管理报表材料需求分析明细表三、請購單顾名思义就是请求采购的单据，由计划物控部门送交采购部门，请求采购原材料的数量、种类、规格等。请购单不影响仓库的可用库存。（1） 请购日期：请购申请的日期。（2）请购单号：系统根据单据编码原则自动产生。（3）请购部门：提出请购的部门。（4）请 购 人：请购人的名称。（5）采购对象：采购货品的厂商，在此也可以不填写。（6）采购部门：由哪个部门去进行采购。（7）其他：包含登打请购单的操作员和审核请购单的人员。（8）结案：是否已经全部转成采购单。（9）转单：将请购单直接转换成采购单。具体步骤如下： 第一步：【采购管理】模块中，点击菜单采购 -请购单进入请购单页面； 第二步：对请购单进行编辑 第三步：输入表头、表身资料，存盘即可； 四、采购订单采购订单编辑界面一般的采购订单都是从订单的材料需求分析或请购单转入，如果需要订安全库存量就单独开采购订单。【操作说明】： （1） 进入采购管理，点击采购菜单展开其功能选项，选择采购单进入新增状态后即可开始新增。在本系统中所有单据都保持为新增状态。 （2） 在采购单中根据业务发生状况输入采购日期、厂商、批号、业务员、采购（使用）部门、预交日、扣税类别、商品的品号、数量、单位、库位、单价、折扣等栏位。 （3） 当输入厂商时币别及交易方式会自动带出，若您有设置定价政策，在采购单中就开始会帮您管理。 （4） 贸易、交货方式、抽成金额以及货物是否需要以历史价格成交根据具体业务需要输入。 （5） 在采购的时候，经常会因业务的需要缴付订金，这时您可将它记录在订金栏位，选择您此次支付的订金是现金或银行存款或给付票据，凭证通过凭证结转得到。 （6） 当您将新增的采购单存盘之后，就生成了一张采购单，此时商品分仓存量中的在途量也就随着增加。 （7）如果您要对采购单进行修改时，您可以通过F3 速查调出原单据，点击【编辑】按钮，进入编辑状态，进行修改即可。 （8） 如果您是需要删除，可用两种方法：一是整张单据都删除您可利用功能键F4 达到目的；若只是删除单据中的某一笔可利用热键CTRLD 进行删除。 （9）若您的货物是属于分批进货，则已进货数量就体现在已交数量栏位上，若分批进货时每进一次，此处数量系统就自动更新，当已交数量等于采购数量时采购单的结案标记就会自动勾上。若手工在已交数量栏位输入数量系统不会承认输入的数值。 （10）直接调用询价单，当您在询价单中有产生采购单号，您可双击该订购号即可进入采购单的输入画面。 （11）直接调用询价单、请购单或销售订单，做法是点击【转入按钮】， 从弹出窗口中选择单据种类，选择所要的单号后【确认】，该单据号就会带入采购单的画面，双击该单号即可进入单据。点击采购单按钮【存盘】， 表示您新增了一张采购。可生成报表请购单明细、统计表、采购订单明细表、统计表、采购未交反应、已交反应明细、采购退回明表、库存不足量需求明细表。五、采购入库送检，验收。每张采购订单回仓之前都要送检品检才能做采购入库验收。通过转入采购订单送检，存盘。采购入库验收单（IQC）同样通过转入送检单。对验货量、合格量、不格量进行录入数据。不合格量要注明原因、处理建议，存盘。不合格量回来的物料需要重新送检和入库验收。合格的物料要转采购入库，不合格的物料转采购订单验收退回。通过检验单过滤窗口筛选出合格物料的数据转采购入库单。通过采购入库检验转验收单过滤窗口筛选出不合格物料的数据转采购入库验收退回单。可生成报表入库明细表、统计表、验收单明细表、统计表、验收退回明细表、统计表。生产管理 根据销售订单转成制令单，制令单进行材料需求分析后，材料不足的生成请购单，并打印制令单出来下发相关部门生产。车间接到制令单后按排生产，并根据制令单到仓库进行领料。仓库根据制令单需求数开领料进行发料。生产如有退料，由生产部门开具手工退料单，仓库收到单后在系统开退料单进行入库。如需超领，由生产部门手工开补料单，并提交主管人员批签字，最后由仓库根据审批后的手工补料单在系统开具补料发料。生产完工时，由仓库开具产品入库单，并经品管检验合格后，由仓库在系统录入产品缴库单进行入库。一、领料单生产管理计划生产生产领料 必须通过转入制令单，可以条件筛选出需要领料的制令单（可多选）。在过滤出的制令单前选取处，双击变成Y确认根据实际库存填入实发量，存盘。二、退料、补料单生产管理计划生产材料领料生产退料（补料），都是通过转入制令单来操作，再根据实际数据录入，存盘。退料o 生产退料和生产领料的使用方法相同，我们在这里只解释 三 点： o 这里的字段含义都是和退料有关。如领退日期表示退料日期，领退单号表示退料单号等。o 可以看到料件汇总之前领用的一些相关数据。o 根据制令单系统会带出此制令单还需退回的货品及其数量，根据实际退用情况修改退回数量，如果有材料没有退，按 Ctrl+D 删除此行。 o 实发（退）量：根据此张制令单实际退的原材料数量。填入数量后存盘，系统会将该数量的材料退回到仓库中，仓