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信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究 档案学专业 研究生：靳启颖指导教师：乔健教授 2 】世纪，社会主义市场经济体制和现代企业制度目益完善并进一步深化和 拓展。中国企业连续跨越工业化、市场化，进入信息化阶段，它的发展壮大过 程同时也是企业档案信息积累、沉淀、开发与利用的过程。 企业档案客观地记录了企业生产活动的全过程，历经多年积累和沉淀成为 企业最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。知识经济的发展又进一步将企 业档案信息的开发及利用问题提井为决定企业生死存亡、成败兴衰的关键因素， 在巨大的竞争压力下，企业越来越重视对企业档案信息的管理工作，通过挖掘 档案信息，实现信息的共建共享，帮助企业做出科学的决策。 当前，随着技术的变革和管理的创新，我国的企业档案工作已逐步实现由 纯粹意义上的实体管理向信息服务上的转变。在信息化背景下，企业档案工作 的发展要求加强企业档案信息的开发与利用。 本文以我国企业档案信息化建设的实际进程为研究对象，调查在现有国情 基础上我国企业档案信息化的现状，进而就企业档案的开发、利用问题展开详 细讨论。探讨了信息化与企业档案信息的开发、利用的关系，分析了新时期开 发与利用工作的现状及优劣势，并对其中存在的问题提出自己的见解和对策， 以求实现信息化背景下企业档案信息的开发与利用工作得以进一步拓展和进步 的目标。 全文由六部分构成。第一部分是对整篇论文的综述，探讨了文章选题背景 及当前对档案信息开发、利用问题研究现状。第二部分是整个论文的概念基础， 主要阐明信息化、国家信息化、企业信息化、档案信息化等几个基本概念，并 在此基础上提出企业档案信息化概念。第三部分剖析了信息化与企业档案信息 开发、利用的关系，并对档案信息的开发、利用进行初步探讨。第四部分专门 就企业档案信息开发问题展开讨论，对档案信息开发流程进行分析，并就信息 化背景下信息开发过程中的信息技术问题做进一步的探讨。第五部分专门就企 业档案信息利用问题展开讨论从利用活动的需求入手，并以此为起点进一步 分析利用流程。最后一部分是对前几部分的总结及展望。 作为企业信息工作的重要组成部分，企业档案信息的开发与利用工作只有 正面迎接来自各方面的挑战和机遇，才能摆脱固步自封的局面，实现与国家信 息化、企业信息化、档案信息化的协调发展，从而推动档案事业的可持续发展。 关键词：信息化企业档案档案信息开发利用 t h er e s e a r c ho ft h e e n t e r p r i s ea r c h i v e i n f o r m a t i o nd e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o nu n d e rt h e b a c k g r o u n d o fi n f o r m a t i z a t i o n m a j o r ：a r c h i v es c i e n c e p o s t g r a d u a t e ：j i nq i f i n gs u p e r v i s o r ：p r o f e s s o rq i a oj i a n i nt h e2 1 s tc e n t u r y , t h es o c i a l i s tm a r k e te c o n o m ys y s t e ma n dm o d e me n t e r p r i s e s y s t e m a r e d e e p e n i n ga n dd e v e l o p i n g c h i n e s ee n t e r p r i s e s c o n t i n u e s p a n n i n g i n d u s t r i a l i z a t i o n m a r k e tl i b e r a l i z a t i o na n de n t e r i n gi n t oi n f o r m a t i z a t i o n i nt h e p r o c e s s ，t h ei n f o r m a t i o no fe n t e r p r i s e a r c h i v e sa r e a c c u m u l a t e d ，d e p o s i t e d ， e x p l o i t e da n du t i l i z e d e n t e r p r i s ea r c h i v e sr e g i s t e st h ew h o l ep r o c e s so fe n t e r p r i s ei n n o v m i o na n d m a n a g e m e n to b j e c t l y t h e ya r et h em o s ti m p o r t a n t ，a l i v em a da u t h o r i t yk n o w l e d g e r e s o u r c e t h ed e v e l o p m e n to fk n o w l e d g ee c o n o m yd e c i d et h a te n t e r p r i s ea r c h i v e s e x p l o i t a t i o na n du t i l i z a t i o na r eb e c o m i n gt h ek e y i nt h ep r e s s u r eo ft h ev a s t n e s s c o m p e t i t i o n e n t e r p r i s es h o u l d 也i n km u c ho fa r c h i v e si n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t t h e ys h o u l de x c a v a t et h e i rr e s o u r c eo fa r c h i v e si n f o r m a t i o na n dh e l pe n t e r p r i s e m a k eag o o da n ds c i e n t i f i cd e c i s i o n a tt h es a r n et i m e ，w i t ht h e t e c h n i q u e t r a n s f o r m a t i o na n dm a n a g e m e n t i n n o v a t i o n ，t h et r a d i t i o n a le n t e r p r i s e a r c h i v e sj o ba r ec h a n g i n g u n d e rt h e b a c k g r o t m d o fi n f o r m a t i z a f i o n ，t h ed e v e l o p m e n to fa r c h i v e sj o bc a l l f o r s t r e n g e t h e n i n ga r c h i v e si n f o r m a t i o ne x p l o i t a t i o na n du t i l i z a t i o n t h ep a p e rs t u d i e st h ep r a c t i c et e n o rt h ea c t u a l i t yo fc h i n e s ee n t e r p r i s ea r c h i v e s i n f o r m a t i z a t i o n t h e nd i s c u s s e sp a r t i c u l a r l yt h eq u e s t i o n sa b o u td e v e l o p m e n ta n d u t i l i z a t i o n s i m u l t a n e i t ya u t h o rb r i n gf o r w a r do p i n i o na n dc o l l r l t e r m e a s u r e t h ew h o l ep a p e ri n c l u d es i xp a r t s t h ef i r s tp a r td i s c u s s e st h em e a n i n go ft h e r e s e a r c h ，a n dr e s e a r c h e st h ea c t u a l i t yt h es e c o n dp a r ti st h eb a s i cc o n c e p t i o no f t h ep a p e r , i ti l l u s t r a t e sm a i n l ys e v e r a le s s e n c ec o n c e p t i o n ，t h e nl o d g e st h ec o n c e p t i o n o fe n t e r p r i s ea r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o n t h et h i r dp a r ta n a t o m i e st h er e l a t i o n s h i p a m o n gi n f o r m a f i z a f i o n ，e x p l o i t a t i o na n du t i l i z a t i o n o ft h ee n t e r p r i s ea r c h i v e s i n f o r m a t i o n m o r e o v e ri tp r o b e si n t ot h ee x p l o i t a t i o na n du t i l i z a t i o n t h ef o u r t hp a r t r e s e a r c h e se x p l o i t a t i o nf l o wa n dp o i n t so u ti n f o r m a t i o nt e c h n i q u et h a tr e c o g n i z e s a n dc a p t u r ei n f o r m a t i o no nt h eb a c k g r o u n do fi r t t b r m a t i z a t i o n t h ef i f t hp a r td e b a t e s t h er e q u i r e m e n to fu t i l i z a t i o na n da n a l y s e su t i l i z a t i o nf l o w a n d ，t h el a s t p a r t s u m m a r i z e st h ep r e c e d i n gp a r t sa n dp r o s p e c t st h ef u t u r i t y a st h em o s ti m p o r t a n tp a r t ，t h ed e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o no fe n t e r p r i s e a r c h i v e si n f o r m a t i o ns h o u l dr e c e i v ea l lk i n d so fc h a l l e n g e sa n dc h a n c e si no r d e rt o b r e a ka w a yf r o mt h ec o m p l e x i o no fc o m p l a c e n ta n dc o n s e r v a t i v e ，a n dt h e nr e a l i z e t h eh a r m o n yd e v e l o p m e n ta n di m p u l s es u s t a i n a b l ed e v e l o p m e n t k e y w o r d s ：i n f o r m a f i z a t i o n ，e n t e r p r i s ea r c h i v e ， a r c h i v ei n f o r m a t i o n ，d e v e l o p m e n t ，u t i l i z a t i o n 四川太学碗士学位论义 1 前言 在2 1 世纪里，在2 l 世纪里人类生命、民族国家、文明文化等面临的挑战 和威胁比以往任何一个世纪都要猛烈和生死攸关。“经济全球化、资本自由化、产 业信息化、信息网络化”打破了包括国际竞争、地缘政治在内的原有的各种平 衡，雨新的平衡尚在构建之中。对于中国这样的一个面临制度变迁、经济发展、 文明复兴、国际竞争等多重历史难题的国家来说，我们面临的形势更为严峻。 这种严峻不仅仅在于“发展”带来的挑战，更在于对发展、成长的认知和判断。 我国一跨入新世纪的门槛儿就制订了“以信息化带动工业化”的战略国策， 影响深远。但客观而言，它和中国加入w t o 、实施西部开发战略一样，目前还处 于不同程度的模糊状态，尤其是中观执行层面与微观市场运作层面，很多问题 还处在模糊地带，决策层当中也时时弥漫着迷茫、等待和观望的情绪。有关“信 息化如何带动工业化”，我们耳熟能详的莫过于“发挥后发优势，实现跨越式发 展”，“大力发展信息技术产业，加快国民经济信息化”，以及“以信息化带动工 业化，推动现代化，企业信息化是场革命”等说法。但无论是哪种说法，我 们都可以很清楚地看到一个事实，即我们已经陷进一个周而复始的框架之中， 始终局限于这个层次，始终局限于这个高度。关于企业档案的信息化如何进一 步深化与拓展、企业档案信息的开发、利用与企业信息化的关系究竟何在等诸 多问题似乎没有多少人去做进一步地研究，对信息化背景下企业档案信息的开 发与利用的关注微乎其微，少之又少。因此本文准备就这个问题展开讨论。 1 1 选题背景 国家信息化带动档案信息化。我国信息化起步于2 0 世纪8 0 年代初，于9 0 年代成立“国家经济信息化联席会议”，此后“金字系列工程”陆续启动，信息 化开始进入全面推进的新阶段，所以现在人们的讨论更多的转到怎样更好地推 进信息化进程，让信息化建设健康发展并与其他方面的建设协调起来，使整个 社会在信息化过程中获得更多利益。 企业信息化要求实现企业档案信息化。企业信息化是国家信息化的核心， 要使中国经济发展，首先要发展企业，发展企业，首先要推进信息化，尽量消 除和缩小“数字鸿沟”。企业档案是企业在各项活动中形成的保存起来以备查考 翌查茎堡主堂竺兰兰 利用的各种历史记录，是企业信息资源最重要的组成部分。因此，企业信息化 必然要求同步实现企业档案信息化。 在信息化背景下，企业档案工作的发展要求加强企业档案信息的开发与利 用。随着技术的变革和管理的创新，我国的企业档案工作经历了手工管理阶段、 计算机检索阶段、数字化文件管理阶段，目前正向全方位的真正意义上的电子 文件管理阶段迈进。档案工作已开始进行由纯粹意义上的实体管理向信息服务 转变。此外，现代科技也为实现企业档案信息的开发与利用提供了技术支撑和 保障。 1 2 本文研究目的及意义 信息化不断推进我国的政治建设、经济建设和文化建设向前发展。但是目 前在关于信息化问题的理论讨论及信息化的实践进程中尚存在一些偏差或者说 片面性。企业信息化过于注重以产品为核心的信息化研究，忽略了在这一进程 中对企业档案信息的研究。而档案信息化的研究多是针对我国党政机关、档案 馆档案信息开发及利用问题展开的讨论，忽略了对企业档案信息的研究，二者 未能很好地融合起来。因此，本文的写作目的就是以我国企业档案信息化建设 的实际进程为研究对象，调查在现有国情基础上我国企业档案信息化的现状， 进而就企业档案信息的开发、利用问题展开详细讨论。 本文的写作意义就在于从理论与实践两方面拓展研究信息化背景f 企业档 案信息开发及利用问题的深度与广度，力图灌输和执行一种新的管理思想及管 理方式，促进我们今后工作方式甚至思维方式的重大转变，使我们能明确企业 档案信息开发与利用工作在企业工作中的定位，把握企业档案信息化建设方向， 使企业档案信息实现由实体粗放管理利用到规范化、集约化信息服务的转变， 最大限度地开发、利用和共享档案信息，从而全面推动企业档案工作的改革与 发展，加速企业信息化进程。 1 3 档案信息开发、利用问题研究现状 档案学中关于档案信息问题的研究已经成为一个特别强调的专题，这是我 国社会改革开放、全球信息社会化和社会信息化浪潮在档案学研究中的可喜反 映。 塑型查堂堡主兰堡堡苎 从文章数量上来看研究档案信息方面的文章数量众多，刊于各类期刊之 上。笔者在此仅以“中国期刊全文数据库”为例进行研究，以此观察近年来档 案学术界对档案信息问题研究的整体情况。( 见图卜i ) 检索词档案档案信息 企业档案企业档案信息开发、利用 l 单位( 篇)4 5 i 4 04 1 9 62 4 2 6 3 1 47 3 ( 图1 - 1 ) 在此项调查活动中，笔者全部以“关键词”为检索项，以“档案”为检索 词可查得4 5 1 4 0 篇文章，以“档案信息”进行二级检索时，可查得4 1 9 6 篇文章， 在浩如烟波的档案学术文章中，档案信息方面的文章占据的近十分之一的席位， 人们对它的关注程度可见一斑。但是通过调查，我们也可以看到这样个事实， 当前有关企业档案信息问题的研究还是比较少，在几万篇文章中企业档案信息 方面的文章仅仅几百篇，而关于企业档案信息的开发与利用方面的文章更是少 之又之，对它的研究还停滞在一个浮浅的阶段。 从研究质量上来看，各期刊上所刊载关于企业档案信息方面的文章的水平 良莠不齐。有的文章浮光掠影，有的文章涉及一些具体工作环节。这些文章或 是对当前工作的总结归纳，或是对未来发展趋势的展望与预测。对信息化背景 下企业档案信息的开发与利用如何进一步开展及深化鲜有涉及，文章质量不是 很高。 从研究领域来看，与时代发展要求相一致，档案信息的开发与利用日渐引 起人们的关注，企业档案信息的开发及利用、科技档案信息的开发及利用等与 信息、经济、效益发展内容联系密切的几个领域正在成为人们关注的热点及焦 点。 从研究方法上来看，多种学科相互渗透和兼容，在研究过程中引入了诸如 知识管理理论、传播学理论等知识进行信息开发与利用问题研究，各抒己见， 建构出一个百家争鸣的平台。 从当前的研究现状。我们可以得出以下认识： 第一，信息是档案的核心组成部分，在信息化浪潮日益高涨的形势下，人 们正重新认识档案信息的地位和价值。对企业档案信息而言，虽然由于某些历 四川大学硕士学位论文 史原因和现实原因造成了档案信息开发和利用上的滞后，但是人们对丌发档案 信息为社会造福的认识正在逐步提高。 第二，企业档案信息的开发利用问题日渐成为档案信息研究的热门领域之 一。因为企业档案伴随企业生产活动始终并为之服务，对促进企业生产力发展 的贡献最大，因而对它的需求量也是无可估计的。目前对企业档案信息开发及 利用问题的研究还远远没有跟上时代的步伐，对档案信息如何实现在线利用、 有偿利用及如何改善开发流程等诸多问题有着广阔的研究空间。 本文从信息化的角度出发论述了企业档案信息化的核心任务：企业档案信 息开发、利用手段的信息化及开发、利用内容的信息化。笔者在本文撰写过程 中主要做了以下工作： ( i ) 共采集问卷1 5 0 份，其中有效问卷1 0 6 份。在所收集到的问卷中，8 0 以上的问卷来自于企业科研人员。调查问卷的设计主要由三个部分组成：被调 查对象的基本情况；被调查对象信息化现状：被调查对象对企业档案信息丌发 及利用情况的评价。同时为了使被调查对象的思路不受问卷的限制，增加了两 个开放性的问题( 即对档案信息化的认识、档案信息开发与利用如何适应时代 发展要求) ，目的是使管理者和用户能够从自身的需求出发，对企业档案信息开 发与利用的质量充分表达自己的看法和期望。 ( 2 ) 在企业信息化与档案信息化概念的基础上，提出了企业档案信息化的 概念，进而明确了信息化环境下企业档案信息的开发与利用工作应该做什么与 怎样做的问题。 ( 3 ) 把流程再造、知识管理、传播学、电子商务等知识引入企业档案信息 开发与利用研究中，借鉴这些知识力图拓宽信息化背景下的企业档案信息问题 研究思路，使之与企业档案管理理论相互融合，相得益彰。其中以在信息化这 个新背景下，企业档案信息开发、利用的流程分析，以及在这些过程中所涉及 的相关技术为整个论文的研究重点及难点。 由于本人视角的局限与水平所跟，文章还存在着一些不足之处。本文在这 里进行初步探讨，希望能够起到抛砖引玉的作用。 4 四川大学硕士学位论文 2 信息化概述 早在1 9 8 4 年，邓小平同志就指出：“开发信息资源，服务四化建设”。1 9 9 2 年，江泽民同志进一步指出：“实现四个现代化，哪一化也离不开信息化。”大 力推进国民经济和社会信息化，成为覆盖现代化建设全局的战略举措。档案作 为一种原生的信息资源，其重要性和深远意义日益显现出来，越来越引起人们 的重视，档案信息的开发与利用成为大势所趋。 2 1 相关概念阐述 随着信息化在实践中的迅速推进，人们对信息化概念的认识逐渐深刻和丰 富起来，从不同角度阐述了对信息化的不同理解。本文因论述需要，对信息化 的理解是从过程角度来理解的，即信息化是指“人们凭借现代化电子信息技术 等手段，通过提高自身开发和利用信息资源的智能，推动经济发展、社会进步 乃至人们自身生活方式变革的过程。”。 所谓企业信息化是把信息技术应用于产品设计、制造、管理、营销、服务 的全过程，它以市场需求( 订单信息流) 为中心，带动企业物流、资金流的运 动，合理配置整合资源，实现生产作业自动化、管理决策化，提高效率和效益， 从而增强企业的核心竞争力。9 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在 档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提 供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式以全面的档案实体保管 为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转 变过程。 这两个概念一个侧重于企业自身生产管理活动的信息化，一个侧重于档案 自身工作的信息化。本文试图在二者基础之上，构建另一个概念，即企业档案 信息化。我认为企业档案信息化，就是在知识经济社会里，各企业运用先进的 管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核 m 汪向东信息化：中国2 1 世纪的选择 m 社会科学文献出版社1 9 9 8 年1 2 月第1 版 “ 李敬企业信息化进程中存在的问题 j 四川档案2 0 0 3 ( 6 ) 。”杨公之档案信息化建设导论m 中国档案出版 十2 0 0 1 年9 月第l 版 5 四川大学硕上学位论文 心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。这是一 个动态发展的过程，是企业信息化系统中一个重要的子系统，是我国档案信息 化系统的有机组成部分。 2 2 信息化进程 2 2 1 国家信息化进程 自改革开放以来信息技术和信息产业的发展在我国受到空前的重视，信 息化开始起步，并在上世纪8 0 年代取得了初步发展。一些新兴信息行业从无到 有，填补了以往的空白，有的开始形成了规模；当9 0 年代国际性的信息化浪潮 到来之际，我国迅速做出反应，把信息化提到了战略的高度。1 9 9 4 2 0 0 0 年， 这一阶段的主要任务是论证和统一规划我国信息高速公路的建设计划，建设若 干个专业性较强的中低速信息网络，特别是建设了连接政府各机关、科研院所、 大专院校和重要企事业单位的中高速信息网络。2 0 0 0 年中共十五届五中全会的 召开，标志着中国国民经济和社会信息化进入一个新的历史发展阶段。会上出 台的中共中央关于国民经济和社会发展“十五”计划的建议明确提出了“大 力推进国民经济和社会信息化是覆盖现代化建设全局的战略举措，以信息化带 动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展”的目标和任务。几 年来，我国的信息化进程明显加快，全国及地方信息传输网络的建设全面铺开， 重点产业获得持续、高速发展，电子信息技术的应用取得明显成效。显然，我 国的信息化是分阶段、由点到面逐步展开的，信息化已在国民经济和社会发展 的许多方面开始产生积极影响。当然，我国信息化是在工业化任务尚未完成、 经济文化水平相对较低、信息化基础设施还十分薄的情况下进行的，这几年， 信息化过程中的不少问题也逐步暴露出来。然而无论如何，信息化无疑已成为 我国经济社会变迁史中最重要的现象之一，它必将为2 l 世纪国力的增强和民族 的振兴发挥重大作用。 2 2 2 企业信息化进程 如果说企业信息化在2 0 世纪8 0 年代还是一种时髦、一种企业形象的需要 的话，经过2 0 多年的发展，企业信息化已成为一种现实的潮流，一个无法回避 的现实。尤其是, o n xw t o 以后，随着市场竞争的加剧，我们对企业信息化的要 四川i 大学硕士学位论文 求更为迫切。 企业信息化的发展过程与当时的社会经济发展水平和企业所处的竞争环境 紧密相关。从世界企业信息化的过程来看，它大体上经历了2 0 世纪5 0 年代至 6 0 年代的生产自动化阶段，7 0 年代至8 0 年代的管理信息化阶段，9 0 年代以来 出现的生产自动化与管理信息化相融合的网络一体化阶段。 我国企业信息化起步于2 0 世纪7 0 年代中期，一开始就比发达国家晚十多 年，仅仅是功能单一的信息系统：改革开放后在8 0 年代掀起了高潮，形成以 m r p i i 为代表的面向企业过程的局城网系统；进入9 0 年代以来迈进了个新的 发展阶段，形成以e r p 为代表的开放式集成化的广域网系统。2 0 0 0 年1 月，国 家经贸委、信息产业部、科技部联合发起了“企业信息化工程”。这项工程旨在 推动国家重点企业信息化的进程，以政府推进、市场引导、企业主体、行业突 破、区域展开这样的程式，循序渐进、有效地推进企业信息化的进程。这一年 成为“企业信息化工程”和“企业上网年”，在一定程度上推动了企业信息化的 增长及i t 产品采购的相应增加。到2 0 0 1 年5 月，我国已有1 7 个省( 区、市) 成立了企业信息化工作领导小组，各地信息化的投入规划也已相继亮相。 2 2 3 档案信息化进程 8 0 年代开始，我国档案工作从实体管理向信息开发利用扩展。正是从这一 时期起，档案管理现代化的建设开始起步。尽管起步晚，我国档案事业还是取 得了比较可喜的成绩，但是，从总体来看，档案管理现代化状况还不能令人满 意：没有统一的规划，各自为政；没有统一的标准及规范；计算机技术发展极 快，发达国家己实现计算机机网络化档案管理，而我国有一部分档案部门尚未 配置计算机，即使配置了的单位，计算机仍处于单机运行阶段，且每台计算机 只能处理自己存贮制作的少量信息，难以适应信息社会对现代化技术的需要。 至2 0 世纪9 0 年代，尤其是近几年来，档案信息化日渐引起人们的重视并被提 到议事日程上来。2 0 0 0 年9 月，国际档案理事会主席王刚深刻论述了档案信息 资源在世界从工业社会向信息社会转型的历史进程中的重要作用，并且要求全 世界档案工作者“深入思考新千年档案工作与信息社会的密切联系，激励我们 ”1 谢新洲论我国企业信息化与信息环境优化 j 北京大学学报：哲礼版，2 0 0 0 ，( 5 ) 7 四川大学硕士学位论文 学习和运用当代先进的科学知识与技术手段，加快档案工作融入信息社会的步 伐”。全国档案事业发展“f 一五”计划明确提出，在全国档案事业第十个五 年发展计划期间，要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程。 各级人民政府也陆续把档案信息化建设列入了当地经济和社会发展的第十个血 年计划。 2 2 4 企业档案信息化进程 一个企业要实现信息化，首先要整合企业内部的资源。信息资源的整合首 先是解决企业各管理层之间的信息不对称问题，提高内部资源有效配置，使企 业内部信息化达到较高水平。基于这个目的，企业信息化的重头戏之一就是推 动企业档案信息化进程。 企业档案信息化进程大致要经历四个阶段：”一是上世纪9 0 年代初兴起的 计算机文档目录信息一体化管理阶段。在这一阶段，公文与档案工作流程有机 结合，企业对档案信息的控制及管理更加超前、科学、合理。二是始于上世纪 9 0 年代末期的电子文件与电子档案一体化管理阶段。这一时期，各种信息管理 系统纷纷诞生并不断推广用于企业日常管理之中，电子文件海量巨增，如何管 理电子文件成为此时理论与实践探索的重点与难点。三是始于本世纪初的数字 档案管理及全文检索阶段。此时，日新月异的科学技术为企业档案信息化提供 先进的技术支持和保障。这一阶段主要解决了室减档案数字化、办公自动化文 档一体化管理系统数字档案的批量引入，档案信息的全文检索、脱机存储的数 字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文 浏览及用户查询情况自动实时统计分析。四是广义数字档案馆建设阶段。这是 信息化环境下企业档案信息管理的发展趋势。在该阶段，档案信息化与企业信 息化将实现无缝链接，相互融合，相互促进，共建共享。 与上述几种信息化进程相比，企业档案信息化实践进程受多种因素限制， 进展并不是十分顺利，发展速度相对迟缓一些。因此，企业档案信息化建设任 重道远，未来的日子里，其主要目标和任务就是要尽快实现档案信息存储的数 字化、档案信息传递的网络化、档案信息开发的智能化和档案信息服务的远程 ”吴丽瑚企业档案信息化的几个阶段中国档案，2 0 0 5 ，( 3 ) 8 四川大学硕士学位论文 化，使企业档案信息在企业工作中显现出其潜在的价值，与企业信息化进程、 国家信息化进程相互呼应。 2 3 企业档案信息化的核心企业档案信息的开发与利用 2 3 1 信息档案档案信息档案信息资源 信息一词被人类使用的历史并不短，但其真正成为人们关注的焦点只是近 几十年尤其是计算机发明以后的事。伴随着社会的发展和进步，人类从来没有 像今天这样依赖信息，离开信息便无所适从。 中国大百科全书( 简明版) 对“信息”的解释是：关于事物运动的状态 和规律的表征，也是关于事物运动的知识。信息就是用符号、信号或消息所包 含的内容来消除对客观事物认识的不确定性。由于信息是事物的运动状态和规 律的表征，因此信息的存在是普遍的；又由于信息具有知识的秉性，因此它对 人类的生存和发展是至关重要的。可以看出，信息是物质的一种属性，它和物 质的存在一样久远、漫长，它不是物质，但总是借助于一定的物质载体而存在。 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、 图像、录音及其他各种形式的原始记录。它是无价的原始资源和历史资源，并 在促进人们对其自身的了解和形成民族意识方面有很大的影响。从信息的角度 看待档案，档案的本质就是信息。它同信息家族的其他成员一样，有着信息的 共同性质，同时还有它本身的一些特殊性，如原生性、真实性、联系性等特点。 一般而言，档案信息有两层含义，一是指来源于档案的信息，二是指关于 档案的信息。多数情况下，我们说的档案信息便是指前者。在档案界，常常有 人随意将“档案”和“档案信息”这两个词互换使用。档案和档案信息是既有 联系也有区别的两个概念：档案是一种信息源，是需要开发的原料，档案信息 是档案中所包含的内容和价值；档案一般主要按来源原则进行整理，而档案信 息会突破档案原来的分类体系，按信息的形式和特点进行存贮和传递；对利用 者而言，利用信息可以突破档案的范围，将档案信息和其他外部信息融合在一 起使用。 档案信息资源是信息资源中的一个重要组成部分，它包括各种档案原件和 复制件及各种档案信息开发成果如档案目录、档案文献汇编、档案综合参考资 9 型型查兰竺主兰竺堡苎 料等。在社会发展过程中人们必须利用档案信息来及时、全面、准确地掌握 社会、人口、资源、环境与发展的关系和现状。对企业档案信息而言，档案信 息一旦被人们认识和掌握，继而对其进行提取、转换和传播，那么企业档案所 包含的信息价值就会得到扩大和增值，企业档案信息资源便会成为种十分重 要的社会资源。 2 3 2 企业档案信息化的核心企业档案信息的开发与利用 企业档案信息化同其它信息化工程一样，由众多子系统构成，环环相扣。 包括档案部门基础设施建设、信息资源建设、人力资源建设等系统。其中，企 业档案信息的开发与利用是企业档案信息化的目标及核心任务，这也是衡量企 业档案信息化的标准之一。在信息化这个大背景下，企业档案信息的开发与利 用面临着许多机遇及挑战，困难与希望并存。 首先，现代化基础设施和信息技术是企业档案开发与利用的基础和保障。 当前，信息化浪潮席卷全球，我们已经迈入了信息时代的高速公路。以电 子技术、互联网技术、计算机技术等信息技术为代表的高新技术的应用和推广， 极大的丰富了人们的知识层面，信息的时效性越来越强，知识更新的周期越来 越短。人们越来越认识到，信息技术给企业带来的变化以及信息技术的推动作 用都将影响着企业档案工作的发展。企业档案信息化必然包含着信息技术的应 用，否则信息资源管理的信息化无从谈起。信息化过程中的企业档案信息管理 需要以现代信息技术和信息技术条件下构建的硬件设施作为其存在基础，将信 息技术应用于档案信息的传递、处理、开发、利用。 其次，企业档案信息资源共建共享是企业信息化的组成部分及客观要求。 在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息，以及科学有 效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组 织和开发利用，从而使企业信息化建设迈上一个新台阶，具有更强劲的实力生 存于市场经济之中。这不是信息技术的简单应用，而是一项结合先进的企业档 案管理思想，规范档案工作业务流程，将信息技术融入收集、整理、开发、利 用等档案活动之中，以提高企业竞争力的复杂工程。 ”陈智为主编，档案信息论 m 中国人民大学出版社，2 0 0 0 年4 月第l 版：6 7 1 0 四j i i 大学碗上学位论文 再次，企业档案信息的开发与利用是一个不断发展完善的过程。 企业内外部环境不断变化，对企业档案信息的开发与利用会不断提出新的 要求，随着技术的发展和时间的推进，企业档案信息开发与利用的模式也在发 展变化，没有固定的标准和模式，也没有一成不变的目标，企业的发展变化不 断为企业档案信息的开发与利用提出新要求同时也推动了这一工作不断向前 发展。所以说，信息化的动态发展特性决定了企业档案信息的开发与利用是一 个向前发展完善的过程。 四川i 大学硕七学位论文 3 信息化与企业档案信息开发、利用的关系 3 1 基本关系辨析 3 1 1 开发与利用的关系 档案信息资源能否在国民经济中发挥其应有的作用，关键还要看档案信息 资源开发与利用的关系处理得如何。处理得好能相互促进产生效益处理得不 好就会适得其反。企业档案信息的开发与利用是既相互联系又相互区别的两项 工作。它们的工作内容和工作任务各有侧重：企业档案信息开发重在寻找、挖 掘和获取蕴藏在档案中的有利用价值的档案信息；而利用工作则侧重于及时、 高效、全面、准确地为档案用户提供所需的档案信息，实现档案信息的价值。 同时，这两项工作的工作对象相同，都是以能够满足用户需求的档案信息为活 动对象：活动宗旨都是为了实现档案信息的有用价值，创造财富。在企业实际 工作中，企业档案信息的开发与利用是相互衔接、相辅相成、密不可分的，开 发是利用的前提，利用是开发的目的，开发为利用创造良好的条件和环境，利 用的效果体现着开发的成绩及质量。 3 1 2 开放与保密的关系 开放档案就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会 开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利 用。我国开放档案的原则和思想，最早萌芽于2 0 世纪5 0 年代，但在实践工作 中进展相当缓慢，至2 0 世纪8 0 年代才深入开展起来。 信息公开问题一直是档案信息开发面临的核心问题之一，是制约企业档案 工作发展的瓶颈。在计划经济时代，受社会管理体制和社会民主化程度的影响， 企业信息的社会披露数量较少，时间上明显滞后。伴随市场经济体制的日趋完 善，社会信息化、企业信息化及档案信息化程度明显提高。与之相适应，相当 一部分信息随着企业管理实践的开展而有所公开。对反映此类活动的档案信息， 除个别的确实需要进一步保密的以外，绝大多数都应作为公开信息供利用者自 m 孙丽英，段彦言，曲延纯关于档案信息资源开发与利用的几点思考 j 贵州档案，2 0 0 2 ，( 4 ) 。邓绍兴。陈智为档案管理学【m 】中国人民大学出版丰土，1 9 9 9 年7 , e l 第2 版：2 6 6 四门大学硕士学位论文 由查询。对部分信息，应区别情形，在利用工作中既要积极提供档案为各项工 作服务，又要坚持保密原则。在总体缩短封闭期的基础上，因时、因地、因人、 因情开放。 3 1 3 有偿利用与无偿利用的关系 信息继物质、能源之后日益为人们所认识，它是人类目前所知的唯一一种 随着开发、利用的深化而增加价值并且永远不会枯竭的可再生资源。档案作为 信息大家族的成员之一，当然也继承了信息的这一优点。在计划经济体制下， 企业档案一直处于较为封闭的状态，资金、技术等条件的不足在一定程度上制 约了企业档案工作的发展。有限经费的投入仅维持一般水平的工作运转，因而， 档案工作缺乏生机与活力，档案信息也难以发挥更大的效用。进入市场经济后， 资源优化配置，档案信息无疑也要或多或少地进入这个配置圈中，“适者生存、 优胜劣汰”，沉淀有用信息，淘汰冗余信息。作为一项服务性工作，档案信息的 开发与利用凝结了档案管理人员和开发档案信息的专业人员的心血，他们采取 多种形式主动地根据社会需求编写一些资料向企业和社会利用者提供服务。开 发质量的好坏与利用成效的大小是对这项工作的最好检验，但各个企业发展情 况不一、信息化进程不同，而且这种检验是无形的、潜在的，无法进行统一定 量或定性比较。因此，必须正确处理好有偿利用与无偿利用的关系，把握好“偿” 的标准和尺度。摆脱无偿服务的窠臼，从而有效提高档案工作者队伍的稳定性 和工作的积极性。以“有偿”促“无偿”，“无偿”与“有偿”有机结合。 3 1 4 开发、利用与知识产权的关系 与国外相比，我国对信息的开发与利用起步较晚，相应地，知识产权保护 制度起步较晚。知识产权是一种无形的财产权利，往往通过文字、图形、声像 等形式将智力劳动形成的过程及其成果记录在作为原始凭证的档案材料中。这 样，企业档案部门在开发利用这部分档案时必须要考虑到相关的知识产权问题： 既要保护档案中知识产权不受侵犯，又要将档案中记载的智力劳动成果充分开 发加以利用，服务于社会主义经济建设。因此，我们在开发、利用企业档案信 息时要把知识产权保护意识贯彻始终，对涉及知识产权的档案要慎重开发和利 用，必须依法办事，维护知识产权所有者的合法权益，避免发生侵权行为，要 四川大学硕士学位论义 制订和完善与市场经济相适应的法律、法规和规章制度，以适应和推动科学技 术的飞速发展，为企业档案信息的开发与利用创造一个良好的法律环境，推进 信息化进程。 3 2 信息化与企业档案信息的开发 3 2 1 信息化带来的机遇和挑战 ( 1 ) 信息技术的广泛应用为企业档案信息的开发带来新机遇 目前，信息技术广泛地渗透到经济和社会生活的各个方面，给档案信息的 开发工作创造了前所未有的契机。如复印机的使用既加快了档案信息的摘录速 度，又大大提高了工作质量和效益；电子计算机终端网络的应用，使档案信息 的远距离传输成为现实；利用电子计算机进行统计和检索，使档案信息开发工 作的速度大大提高。我们可以充分利用现代信息技术实现档案信息的流动性、 目标导向性、共享性和价值性，迅速便捷地完成开发任务。 ( 2 ) 经济增长方式的变化为企业档案信息的开发提供了客观依据 当前，经济增长方式从粗放转向集约，经济的发展将企业的信息丌发能力 提升为决定其生死存亡、成败兴衰的关键因素，根据信息流进行企业重整成为 企业决策的基本手段。在国内外竞争的巨大压力下，企业越来越重视对现有信 息的收集和利用，通过挖掘、分析和整合档案信息，我们将发现许多曾被忽视 或未被正确认识的数据关系和现象，从而帮助企业管理者做出更加科学的决策。 ( 3 ) 企业信息需求的增加促进企业档案信息开发 开发企业档案信息是企业生存发展的需要，也是档案工作的重要内容。与 信息化环境下的企业档案工作相比，传统的企业档案信息需求一直疲软，这样 企业档案信息开发工作经常处于被动、蛰伏状态，难以有较大的发展a 随着市 场经济体制的建立，企业档案信息逐渐进入信息市场。现代企业信息需求的硬 化，为企业档案工作开辟了新领域、增加了新职能，为企业档案工作的发展注 入了生机和活力，科学管理和深入开发档案信息资源将成为企业档案工作新的 生长点。因此，我们要认清形势，把握时机，将企业档案信息开发工作放到重 要的地位并纳入企业信息化建设之中。要彻底抛弃在计划经济体制下行成的 贺真2 1 世纪企业档案丁作的发展趋势档案与建设，i9 9 9 ，( 2 ) 1 4 四川i 大学硕士学位论文 “等、靠、要”的思想，树立与社会主义市场经济相适应的信息观、竞争观、 市场观。 信息化为企业档案信息开发的深化和拓展带来不可多得的机遇，与此同时， 严峻挑战也迎面而来。 挑战之一：信息化要求打破陈旧的信息开发观念 从人类社会文化发展史的角度看，传统意义上的企业档案部门可以晚是企 业信息资源管理中心。它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善，成为 企业文化成果的收容器和枢纽。然而，信息化背景下，这一部门将逐渐失去它 在存贮和传播档案信息资源方面得天独厚的优势。因为，现代企业制度的建立、 企业改制的完成及计算机互联网络的开通，使得传统的企业档案部门已不再是 企业信息资源的惟一拥有者及提供者，呈现出信息所有者多元化、信息丌发智 能化、信息传输网络化的局面。这种局面的出现，对企业档案管理部门的生