外事接待管理制度.doc

_1总则Tm tt1.1为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本制度。Nhm xy dng hnh nh p ca cng ty, m rng lin h v giao lu i ngoi, cng vic tip i c qui phm v trnh t bin son ra bn qui ch ny. 1.2接待原则：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。Nguyn tc tip i: nhit tnh chu o, l ngha tinh t, thc hnh tit kim, iu tit thng nht. 1.3本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。Bn qui ch ny s dng cho cng vic tip i cc hot ng, hi ngh ln ca cng ty.2管理职责Chc trch qun l2.1办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。Vn phng l b phn qun l tp trung ca cng vic tip i cng ty, ph trch xp xp v qun l cng vic tip i, lp k hoch tip i khch n quan trng, iu tit b phn lin quan thc hin nhim v tip i, m bo cung cp hu cn.2.2公司办公室分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报总经理审批。Lnh o b phn vn phng cng ty ph trch thm duyt k hoch tip i, iu tit vn tip i v chi ph tip i lin quan, bo tng gim c ph duyt.2.3公司各部门负责本部门的接待工作；每月统计接待情况报办公室登记备案；同时应完成公司安排的各项接待任务。Cc b phn cng ty ph trch cng vic tip i ca b phn mnh; hng thng thng k tnh trng tip i bo vn phng ng k.3类型与标准 Loi hnh v tiu chun3.1公务来访：政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；集团领导来公司考察调研；项目合作项目部来公司洽谈工作事宜；有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察。 n thm cng v: b phn chc nng nh nc, nhn vin cng tc cc b phn ch qun trong ngnh n cng ty lm vic kim tra; lnh o cng ty n nghin cu kho st; ban d n hp tc hng mc n cng ty m phn; ban u t d n c n hp tc, t chc ti chnh n cng ty kho st.3.2参观来访：政府部门来公司视察工作；外部公司参观考察。Tham gia n thm: c quan nh nc n cng ty theo di kim tra; cng ty khc n cng ty tham quan kho st.3.3会议活动来访：应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。n tham d hi ngh: cc cp lnh o, chuyn gia, phng vin bo ch theo yu cu n tham gia hi ngh, cc hot ng ca cng ty. 3.4其他来访客人。Cc khch n thm khc.3.5按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾。Theo cp i tng tip i khc nhau v s nh hng n nghip v cng ty khc nhau, phn lm khch quan trng v khch thng thng.4、招待原则和标准Tiu chun v nguyn tc tip i4.1参观接待根据需要安排招待用餐；Tip i tham quan cn c vo nhu cu xp xp tip i n ung.4.2住宿标准：一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间或公司专家楼客房；公司领导出面接待的外地重要来宾住宿，由办公室根据需要安排。Tiu chun phng ngh: khch n thm thng thng b tr phng tiu chun ph thng ca khch sn k kt hp ng vi cng ty hoc phng khch nh chuyn gia ca cng ty; n ca khch quan trng n thm c lnh o cng ty tip i, do vn phng cn c yu cu b tr.5用车标准Tiu chun s dng xe:5.1一般公务来访，根据情况需安排用车的，由办公室统一调度；Thng thng n thm cng v, cn c tnh trng cn b tr s dng xe, do vn phng thng nht iu ;5.2列入计划的重要来宾来访用车，公司应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。S dng xe cho khch n thm quan trng c k hoch, cng ty phi u tin m bo ni dung cc vic nh loi xe, li xe, s ngy s dng xe, phi ghi r trc trong k hoch tip i. 6接待规格：重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或总经理出面接待会晤；其他来宾根据情况由相关人员接待。Cch thc tip i: Khch quan trng c th b tr gim c ph trch b phn hoc tng gim c ng ra gp mt tip i; khch n thm khc cn c tnh hnh do nhn vin lin quan tip i. 7计划与准备K hoach v chun b7.1 办公室在接到公司领导通知或相关项目部重要来访预约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待； Vn phng khi nhn c thng bo ca lnh o cng ty hoc n thm hn trc quan trng ca cc ban ngnh lin quan, phi lm ng k vo s. tip i khch n quan trng, cn lp k hoch tip i trn c s tm hiu k yu cu tip i, lp ra bng b tr nht trnh, bo tng gim c ph duyt sau kp thi thng bo b phn lin quan v lnh o; i vi khch n thng thng b tr tip i hp l vi b phn chc nng tng ng;7.2公司各部门在接到重要来访预约后，须填写接待申请单报办公室，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待一般应提前2天告知办公室；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。Sau khi nhn c hn n thm quan trng ca cc b phn cng ty, cn in vo “n xin tip i” bo vn phng, v h tr lp k hoch tip i. Nu cn lnh o cng ty ng ra tip i, vn phng iu tit tip i quan trng thng thng phi thng bo trc 2 ngy cho vn phng; i vi nhim v tip i quan trng tm thi thi gian gp, c th yu cu trn in thoi v c tng gim c ng , sau khi hon thnh tip i b sung th tc sau.7.3重要来访接待计划应载明以下内容：K hoch tip i n thm quan trng phi ghi r ni dung di y: 7.3.1接待类别：公务来访、参观、参加会议或其他。Loi hnh tip i: n thm cng v, tham quan, tham d hi ngh hoc ci khc.7.3.2来宾基本情况：包括来访项目部名称、领导姓名、职务等；来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数；来访的目的和要求；在本地逗留的天数。Thng tin c bn ca khch n: bao gm tn ban ngnh n thm, h tn lnh o, chc v; thi gian c th n thm, s ngi, s ngi v lnh o i cng khch n thm; yu cu v mc ch n thm; s ngy li cng ty.7.4具体接待安排B tr tip i c th7.4.1明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；Ghi r b phn tip i ch yu, b phn phi hp lin quan, phn cng v chc trch nhn vin tip i, lnh o ng ra tip i v nhn vin i cng;7.4.2参观线路或洽谈、举行活动的场所； L trnh tham quan hoc m phn, a im cho cc s kin;7.5重要接待计划还应考虑以下内容： K hoch tip i quan trng cn phi xem xt nhng ni dung di y:7.5.1是否安排车辆接送 C b tr xe a n khng;7.5.2是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等； C cn phi b tr hi trng khng, bao gm hoa, tr thuc, thit b m thanh, thit b hnh nh, gh ngi lnh o, bng zn.;7.5.3是否制作欢迎牌、指示牌；C cn bin cho n, bin ch th;7.5.4是否安排礼仪；C cn b tr nghi thc;7.5.5是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿； C cn mi tin tc truyn thng v d tho thng co bo ch.7.5.6是否安排摄影摄像；C cn b tr camera chp nh7.5.7是否需要准备公司宣传资料； C cn chun b ti liu tuyn truyn cng ty;7.5.8是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准； C cn mi tic, bao gm thi gian, a im, ngi tham d, tiu chun yn tic.7.5.9是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果；C cn b tr ch ng, c cn hoa ti v hoa qu trong phng;7.5.10是否安排游览、购物、娱乐；C cn b tr i tham quan, mua sm, vui chi;7.5.11是否需要赠送礼品。C cn tng phm7.6其它需要说明的事项Nhng vn khc cn ni r7.6.1对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施，确保电梯安全完好，环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足。i vi n tham quan quan trng, b phn tip i chnh phi theo k hoch thng bo lnh o gp mt, ngi thp tng, xc nh thi gian v a im gp mt. Xc nh ng l trnh n thm ca khch v kim tra bin php lin quan, m bo cu thang an ton, mi trng, hnh lang, nh v sinh sch s, t bin cho n v ni dung chnh xc, my nh, camera y in ngun.7.6.2对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目；定制的礼品要保证质量。i vi n thm cng v quan trng hoc n thm hi ngh, b phn tip i ch yu phi cn c k hoch v yu cu khch n, t trc phng khch sn cho khch n; cn c k hoch t trc tic nh hng; theo tiu chun n qui nh, b tr thc n, ru thuc v nc ngt ph hp vi khu v ca khch n; cn c k hoch xc nh l trnh tham quan, ca hng mua bn, cc mc vui chi; qu tng phi m bo cht lng.7.6.3对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。i vi tip n n hi ngh ln hoc s kin, b phn ch o phi chun b cc ti liu lin quan n gii thiu cng ty; kim tra cc thit b nh m thanh, my ghi hnh, in, nc hi trng; b tr nhn vin l nghi, chun b t di, hp danh thip.7.6.4办公室按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从办公室的统一调度。Vn phng cn c s ngi tip i b tr iu ng xe c cn thit, v c d phng; phi m bo xe c sch s, tnh nng an ton tt; xe cng ty phi phc tng theo s iu ng thng nht chung ca vn phng.8行为规范Quy tc ng x8.1接待礼仪L nghi tip i:仪表：面容清洁，衣着得体；Nt mt: khun mt sch s , qun o gn gng举止：稳重端庄，从容大方；C ch: vng chc oan trang, thong th ho phng言语：语气温和，礼貌文雅；Li ni: li ni nh nhng, l php lch s态度：诚恳热情，不卑不亢。Thi : nhit tnh chn thnh, khim tn lch s.8.2接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。Trong trnh t tip i phi ch nm bt thi gian cho n, i trc cng cng ty hoc sn bay nh ga; khi nhn vin tip i gii thiu khch mi tham d, phi ch tun t; khi tip nhn danh thip, phi gi thi cung knh hai tay tip nhn, sau khi c xong trnh trng t vo trong ti o; khi qua hnh lang, thng thng i bn trc tay phi ca khch, thng quay ngi sang tri, phi hp bc i cng vi khch, ch vng quay gi tay phi ch th, v ni “mi i bn ny”; sau khi khch ngi xung, phi dng hai tay bng tr, a khch trc, sau n ch, lnh o trc, sau ng nghip; khi tin khch cn c thn phn xc nh cch thc, nu a n cng chnh, ng cnh xe vy tay, khch i xa mi c di i.8.3接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本项目部商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。Trong tip i lin quan n s v b mt, in tn b mt, hi ngh quan trng, phi c bit ch bo mt; trong tip i phi gii thiu thnh thc tnh trng cng ty, cn phi ch khc bit trong ngoi, nghim tc tun th b mt ca ban ngnh ; i vi trng hp khng c quay camera chp nh, phi ni r vi nhn vin tham d.8.4 接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。Trong tip i phi thc hnh tit kim, tn