项目管理小案例课件.ppt

项目管理小案例,【案例】晚餐项目背景：在某月某日，某人WWW在家准备晚餐。决定开始项目的时间是下午4点，涉及到的项目干系人就是WWW和他爱人YYY。,项目启动,“好的开始是项目成功的一半”，项目成功的标准就是实现项目目标，而目标就是在启动时来确定。具体而言，此过程要分析干系人、确定项目目标以及找出制约因素和假设。,晚餐项目中干系人的识别非常简单，即夫妻二人。妻子YYY是项目发起人，发起项目并提出对项目的要求，YYY也是团队成员中的专家角色。WWW先生是项目经理也是团队成员，负责策划实施整个项目。同时俩人都是客户。假如决定外出吃饭，饭店也算是干系人，假如项目包括外出买菜，菜贩子也属于干系人，具体而言，他们都是供应商（提供项目所需要的原材料和服务）。,分析干系人的需求和影响,项目成功的标准客观上是实现项目目标，主观上是干系人满意。满意的前提是了解干系人需求，需要注意的是，一个是干系人不明确表达自己潜在的需求，项目经理需要有优秀的沟通能力了解其潜在需求，另一点就是项目干系人往往需求不一致，而且有时候会矛盾，项目经理需记录下来他们各自需求，并进行平衡。在大型项目中，如果涉及到很多方干系人，项目经理还需要评估他们对项目的影响力和影响是正面的负面的，项目经理需要高度关注哪些影响力较强的干系人。,作为发起人和客户，妻子YYY的需求是：希望丈夫独立完成项目；能够保证饭菜有一定的质量水平；饭菜样式搭配要合理；因为她晚餐后需要练习瑜伽，希望项目尽快完成；同时希望基于家里现有原材料进行。作为项目经理和团队成员，丈夫WWW的需求是：希望全程得到专家的技术支持；建议关键任务（如炒菜）由专家亲自完成。,确定干系人目标,1）范围目标：成果必须包括四菜、一汤和主食（米饭或馒头），搭配上需要有荤有素、有饭有汤、有凉有热。2）进度目标：项目必须在2小时内完成，当前时间是下午4点，完成时间为下午6点，这样才能保证7点半参加锻炼3）质量目标：营养丰富、美味可口4）成本目标：直接成本是原材料成本，间接成本是水、电、气。,确定目标优先级,通常干系人会提出很多目标，有些目标有时候是矛盾的，比如希望范围要多、进度要快、成本要少、质量要好。当目标较多时，需确定目标的优先顺序。这样做好处：可以集中精力满足关键目标。,目标优化矩阵,找出制约要素,制约要素就是当前存在的会对项目实施有限制的因素。晚餐案例的制约要素列表：1）必须使用家里现有原材料；2）工具有限：电饭锅、铁锅、菜刀都只有一个；3）厨房面积有限；4）WWW的工作经验、能力、水平有限；,找出假设,假设充满不确定性、如果不成立就是风险。假设需要渐进明晰，开始了解少，在项目进行中需要逐步确认。完成案例假设条件列表：1）有电、有气、有水2）铁锅、电饭锅、菜刀、切菜板都是可用的3）原材料有蔬菜、有肉,项目启动阶段结束,在这个过程中，需要项目经理具备的能力包括：沟通（和陌生干系人会面，迅速建立良好的关系）、谈判（用来共同确定目标）、说服（让干系人相信你，听从你的建议）、观察力（对环境的观察、理解）、决策力（准确做出判断，必要情况下帮助干系人做出选择）、协调（和不同干系人沟通，召集会议等）。,项目计划（规划）,定义范围范围就是做什么不做什么，在计划的开始，首先需要和干系人交流，确定项目的具体成果有哪些，以及项目的边界。然后，可以使用WBS（工作分解结构）来有效组织成果。,定义活动,在晚餐项目中，对要得到的米饭进行了深入思考，发现得到米饭需要淘米、下米、煮饭三个活动。在借助专家的协助，我对其他成果进行分析，列出了得到成果所需必要的活动，并对必要性进行了评估，是否必要就看是否能产生成果，而且成果要么是WBS低层的工作包，要么就是必要的过程性成果。,2019/12/15,17,可编辑,估算活动资源和历时,使用了专家判断，通过请教专家，估算了每个活动的资源和活动。实践中，专家判断是常用的方法，假如项目经理本身有丰富经验，也可以直接估算每个活动的资源数量，最终累加每个活动的资源可以确定项目总体资源数量。历时我们采用分钟作为单位。,关键路径为“洗排骨、炖排骨、装盘”，历时为121分钟，项目的要求是120分钟，超过1分钟，怎么办？需要作进度压缩。进度压缩的方法有四个：A赶工，增加资源投入；B快速跟进，把本来先后顺序的，调整为同时进行；C砍范围，例如在这个项目中，如果必须120分钟，就不装盘了，就锅啃；D技术改进，缩短历时。A和B不可行，C不文雅，D没有找到方案，最终经过召开变更控制委员会（重大干系人组织）讨论决定，项目基准调整为在121分钟完成。,完成项目进度表,在晚餐项目中，因为项目总体历时为2小时，所以时间标尺以10分钟为单位，在实践中可以根据项目历时进行调整，如果项目历时比较长，时间标尺可以按月、周、天来表示；也可以根据需求调整，如果给企业高层看，可以看按季度、月的；如果指导实施人员，可以按周、天、甚至小时都可以。,确定项目质量标准,项目的质量包括三方面：第一，成果的质量，即项目产品需要达到的技术要求；第二个，过程的质量，即项目过程是否规范；第三个，原材料的质量，即项目中所使用设备、原材料的品质。,成果的质量就是饭菜是否可口；过程的质量就是项目中炒菜、洗菜、切菜动作是否符合最佳实践；原材料的质量就是洗的菜是否干净，切的菜是否大小均匀合适。,制定项目人力资源计划,制定项目采购计划,多数项目都会涉及到采购，区别在于采购的数量和比例不同，一般采购的内容包括服务、原材料、设备等。采购计划需要解决：一、买什么不买什么；二、什么时间买；三、买多少；四、采用什么购买方式或流程；五、需要采用的合同类型？如何管理合同（大宗采购）；六、具体付款的方式和时间；七、如何作合同收尾等问题。,应对风险,第一，识别风险，就是找出哪些地方可能出现风险；第二，分析风险，评估风险发生的可能性（概率）和影响（后果），对风险进行排序；第三，应对风险，找出风险征兆，做好应对措施和备选计划；第四，监控风险，随时监控项目是否发生，如果发生应对措施效果如何，如果需要再采取备选方案。,项目执行与监控,执行计划在完成计划编写之后，项目经理需要将计划分发给每个团队成员，然后给成员提供需要的资源，由成员开始执行计划。此过程除非项目经理还兼职技术角色，通常需要做的事情不多，假如你在此阶段非常辛苦，通常是因为计划作的不够好。