（计算机应用技术专业论文）外贸企业管理信息系统合同管理模块的分析与设计.pdf

摘要 摘要 本文基于对系统分析与设计的理论研究，结合管理信息系统的特点，利用结构化分析 和设计方法，重点阐述了某外贸企业合同管理模块的分析与设计过程。 首先，本文讨论了管理信息系统的发展背景，概念和定义；指出了系统分析和设计阶 段的工作在管理信息系统开发过程中起着决定作用。这两个阶段工作的正确性和完善性基 本上决定了管理信息系统的正确性和完善性。 其次，本文还介绍了系统分析的任务、步骤、在分析中遇到的困难和相应的解决办法： 阐述了系统设计的目标、内容；最后，结合结构化分析和设计方法的原理，侧重介绍了在 本文中将要用到的辅助工具。 本文的重点在于该外贸企业合同管理模块分析和设计的过程。利用结构化分析和设计 方法，面向系统功能，从公司的组织结构入手，自顶向下，逐层分析，得到分层次的数据 流图和对数据流图的辅助说明：设计阶段把数据流图逐层转化为物理模块设计结果，同时 给出了数据库的设计和输入输出设计，从而系统地、完整地实现了子系统的分析和设计。 最后，本文对于管理信息系统的发展趋势进行了简单的讨论，根据发展趋势，给出了 本系统的总结和发展前景。 关键字：管理信息系统，结构化分析与设计、数据库、事务分析、变换分析 a b s t r a c t a b s t r a c t t h i st h e s i si sc o n c e r n e dw i t ht h e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e mo f s o m eg a r m e n t i m p o r t & e x p o r tc o r pl t d f g a r m e n tc o r p o r a t i o nm i s ) b a s i n go nt h es t u d yo fs y s t e ma n a l y s i sa n d d e s i g n ，c o m b i n i n gt h ec h a r a c t e r i s t i co fm i s s ，a d o p t i n gs t r u c t u r e da n a l y s i sa n dd e s i g nm e t h o d ，i t e l a b o r a t e st h ep r o c e s so f a n a l y z i n ga n dd e s i g n i n gg a r m e n tc o r p o r a t i o nm i s f i r s t ，t h i st h e s i si n t r o d u c e st h eb a c k g r o u n d , c o n c e p ta n dd e f i n i t i o no f m i s s ，p o i n t so u tt h a t t h ew o r k d u r i n gs y s t e ma n a l y s i sa n dd e s i g ni ss od e c i s i v et h a ti t sv a l i d i t ya n dp e r f e c td e c i d et h e s y s t e m sv a l i d i t ya n dp e r f e c t s e c o n d ，t h et a s k sa n ds t e p so fs y s t e ma n a l y s i si sc o n c e r n e dw i t l lt h i st h e s i s o fc o t u s e 。t h e d i f f i c u l t i e sa n dr e s o l u t i o n sa r eg i v e nm e a n w h i l e a st o s y s t e md e s i g n ，t h eg o a l a n dd e s i g n c o n t e n ti ss t a t e d t od e m o n s t r a t et h ep r o c e s so fs t r u c t u r e da n a l y s i sa n dd e s i g n ，t h i st h e s i sa l s o i n t r o d u c e sr e s p o n d i n ga u x i l i a r ym e a n s t h e e m p h a s i s i sp l a c e do nt h ea n a l y s i sa n d d e s i g np r o c e s so f c o n t r a c tm o d u l e w h i c ha c t sa s a ni m p o r t a n tm o d u l ei ng a r m e n t c o r p o r a t i o nm i s b e g i n n i n gf r o mt h ei n s t i t u t i o n a lf r a m e w o r k o f t h i sg a r m e n tc o r p l t d ，o r i e n t i n gs y s t e m sf u n c t i o n s ，a d o p t i n gs t r u c t u r e da n a l y s i sa n dd e s i g n m e t h o d ，f r o mt o p t od o w n , a n a l y z i n ge v e r y l a y e r , t h i st h e s i sg e t sl a y e r e dd f d ( 1 0 9 i c a ld a t af l o w d i a g r a m ) a n dt h ea u x i l i a r yd i r e c t i o n sa tl a s t ；t h ed e s i g np h a s et r a n s l a t e st h el a y e r e dd f di n t o p h y s i c a lm o d u l ed e s i g n ，d e m o n s t r a t e st h ed a t a b a s e sd e s i g n ，i n p u ta n do u t p u td e s i g na tt h es a l l q e t i m e ，t h u si m p l e m e n t st h ea n a l y s i sa n dd e s i g no f c o n t r a c tm o d u l ep e r f e c t l y a tl a s t ，t h i st h e s i sd i s c u s s e st h ed e v e l o p i n gt r e n do fm i s s s i m p l y , o nt h eb a s i so f w h i c hi t g i v e st h es y s t e m ss u m m a r ya n dp r o s p e c t k e y w o r d s ：m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m ，s t r u c t u r e da n a l y s i s a n d d e s i g n ，d a t a b a s e ， t r a n s a c t i o na n a l y s i s ，t r a n s f o r m a n a l y s i s i i 第一章绪论 1 1 研究背景及意义 第一章绪论 二十世纪末，人类文明的发展进入信息时代，计算机技术、数据库技术、智能信息处 理技术、信息安全技术等关键技术都日臻成熟，为信息技术( i t i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y ) 的发展、信息系统的大规模建设与应用提供了坚实的技术理论基础。 信息是社会生产力的一个重要因素。企业再造工程( b r p b u s i n e s sp r o c e s s r e e n g i n e e r i n g ) 使人类迈向社会信息化。第二次再造工程( i p r - i n f o r m a t i o np r o c e s s r e e n g i n e e r i n g ) 则利用不断涌现的新技术，对原有的信息系统进行改造，使信息系统能真 正为企业办公和管理服务。 目前我国的大部分企业仍然采用人工处理方式，即使采用计算机管理，由于其使用的 信息技术和管理模式依然以旧形态为主，落后于企业变革与发发展的需要，因而不能大幅 度的提高管理水平、生产效率以及服务质量。因此，投身于信息再造工程，建设高效的管 理信息系统( m i s - m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m ) 已迫在眉睫。 该外贸企业( 以下称为“服装公司”) 是具有4 0 多年经营服装进出口业务历史的大型 进出口专业外贸企业，多年来进行国际贸易的发展，产品出口到美国、加拿大等7 0 多个 国家和地区。 信息管理工作在服装公司中起着举足轻重的作用。服装公司要适应社会经济的大发 展，必须充分利用现代科技成果，在更高和更深层次上把握企业的信息管理工作。 而实践证明，在管理信息系统开发中起决定作用的是在系统分析和设计阶段所做的工 作。它们的正确性和完善性基本上决定了管理信息系统的正确性和完善性。许多开发失败 的系统案例或者是因为采用的方法论不正确，或者是由于内部、外部环境的变化和复杂性， 在分析阶段得到分析结果不完善，落后于实际需要，或者是在设计阶段产生了不利于维护 和变动的系统结构，以至于系统开发出来时已经不能满足实际的需要，以失败告终。因此， 系统开发研究者需要不断总结经验，不断探索不同环境不同条件下的开发过程，并且应用 于实践以验证其正确性，为后来的开发者提供借鉴，推动国内企业信息化的发展。 1 2 管理信息系统 1 2 1 管理信息系统的概念和定义 管理信息系统( m i s - m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m ) 的概念起源很早。早在3 0 年代， 柏纳德就写书强调了决策在组织管理中的作用。5 0 年代，西蒙提出了管理依赖于信息和决 策的概念。同一时代维纳发表了控制论和管理，他把管理过程当作一个控制过程。5 0 年代 计算机已用于会计工作，1 9 5 8 盖尔写到“管理将以较低的成本得到及时准确的信息，做到 较好的控制。”这时，数据处理一词已经出现。 按照中国企业管理百科全书( 企业管理出版社，1 9 8 4 ) 的定义，管理信息系统是 一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。它 能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局出发辅助企业决策，利用 第一章绪论 信息控制企业行为，帮助企业实现规划目标。 管理信息系统是- f 新兴的边缘学科，到目前为止这门学科还很不完善。它引用其他 学科的概念，形成一个综合的多元目的学科。管理信息系统的三要素可以简化地描述为： 系统的观点、数学的方法以及计算机的应用。 管理信息系统的概念是发展的。最初许多倡议者拟想管理信息系统是一个单个的高度 一体化的系统，它处理所有组织的功能。但由于单个的高度一体化的系统显得过分复杂并 难以实现，管理信息系统的概念转向各子系统的联合，按照总体计划、标准和程序，根据 需要，一个个子系统地开发和实现。 1 2 2 管理信息系统的基本功能 任何一个软件系统本质上都是信息处理系统，系统必须获取信息、存储信息、产生信 息及处理信息。因此，管理信息系统一般具有以下功能： ( 1 ) 信息的采集和输入：包括信息的识别、采集和输入三个方面的功能。不同的管 理信息系统在这三个方面的要求各不相同，因此手段也会各异。 ( 2 ) 数据的传输：包括计算机系统内和系统外的传输，处理信息从信源到信宿的传 输过程。其中，信源和信宿可以是人、机器或另一个管理信息系统。 ( 3 ) 信息的存储：在概念上信息存储要比数据存储广，主要问题是确定存储哪些信 息，存多长时间，用什么方式存储，经济上是否合算。这些问题都要根据系统的目标和要 求确定。 ( 4 ) 信息的加工：信息加工的范围很大，从简单的查询、排序、归并到复杂的模型 调试及预测。这种功能的强弱是表示信息系统能力的一个重要方面。 ( 5 ) 信息的维护：保持信息处于合用状态称为信息维护。这是信息资源管理的重要 一环。狭义上讲，它包括经常更新存储器中的数据，使数据保持合用状态。广义上讲，它 包括系统建成后的全部数据管理工作。 信息维护的主要目的在于保证信息的准确、及时、安全和保密。保证信息的准确性， 首先要保证数据是最新状态的，其次数据要在合理的误差范围呢。 ( 6 ) 信息的使用：技术上讲，信息的使用主要是指高速度和高质量地为用户提供信 息。更深一层讲，则是实现信息价值的转化，提高工作效率，利用信息进行管理控制，辅 助管理决策。支持管理决策，是管理系统的重要功能，也是最困难的任务。 1 2 3 管理信息系统的分析与设计 管理信息系统分析与设计实质上是系统开发过程，之所以称为分析与设计。是为了突 出系统开发或系统研制过程中系统分析和系统设计的重要性，即管理信息系统成功与否的 关键不是程序设计，而是系统分析与设计。 系统分析与设计至今已发展出了许多方法，以分析设计的过程特点出发主要有：1 生 命周期法；2 原型法。以系统的立足点出发，系统的分析设计方法可分为三类：1 面向 功能( 数据流) 方法( f o - - - f u n c f i o no r i e n t e d ) ：2 面向数据( 数据结构) 方法( d o d a t ao r i e n t e d ) ：3 面向对象的方法( o o - - o b j e e to r i e n t e d ) 。所谓f o 就是系统分析的出 发点首先在于搞清系统功能，按功能收集系统要求，按功能划分子系统。而d o 这种面向 数据的分析方法在于首先分析企业的信息需求，并着眼于建立全企业共享的数据库。丽o o 即面向对象的分析方法首先分析组成系统的对象，把描述对象的数据和对对象的操作封装 第一章绪论 在一起。 在理论上，系统分析与设计方法可以用语言一条一条的清楚描述，但是，在实际的开 发工作中，可能会需要对于上述方法的种种综合。所以，理论可以指导实际，而实际却不 能拘泥于理论。在第三章和第四章中本文将运用结构化的方法，采取f o 即面向功能的方 式来分析和设计服装公司管理信息系统合同管理模块。 1 3 本文主要工作 本文基于管理信息系统理论，在认真研究系统分析和设计理论的基础上实现对服装公 司信息管理系统合同管理模块的分析与设计工作。 本文主要工作为： 第二章简单介绍了系统分析和设计的任务、目标、所用的工具、内容及结构化分 析和设计的概念，为以后的分析和设计提供理论基础。 第三章从服装公司的组织机构开始，从全局出发，考虑整个管理信息系统，分析 服装公司的组织结构图，从上而下，从简而繁，逐层次的分析数据流图，其中， 重点分析了合同管理模块的数据流图。在本章的最后，根据分析结果，导出了整 个系统的逻辑模型。 第四章根据第三章得出的数据流图，采用结构化设计的方法，运用事务分析和变 换分析两种手段，把逻辑模型变换为实际的物理模型，同时，在本章还给出了数 据库的设计过程及典型表结构、输入输出的设计原则。 第五章给出了本文的总结，在总结服装公司管理信息系统的同时，根据管理信息 系统的发展趋势，讨论了该系统存在的问题和发展前景。 第二章管理信息系统的分析与设计 第二章管理信息系统的分析与设计 2 1 管理信息系统分析 系统分析是应用系统思想和方法，把复杂的对象分解成简单的组成部分，找出这些部 分的基本属性和彼此间的关系。 在本节中将介绍系统分析阶段的任务、 也是最困难的阶段。结构化系统分析方法、 力武器。 2 1 1 系统分析的任务 方法和工具。系统分析是系统开发中最重要、 数据流程图、数据字典等工具是克服困难的有 系统分析是研制信息系统最重要的阶段，也是最困难的阶段。系统分析阶段的基本任 务是：系统分析员与用户在一起，用系统的思想和方法，充分了解用户的要求，对企业的 业务活动进行全面的调查分析，详细掌握有关的工作流程，收集票据、帐单、报表等资料， 分析现行系统的局限性和不足之处，找出制约现行系统的“瓶颈”，确定新系统的逻辑功 能，根据企业的条件，找出几种可行的解决方案，分析比较这些方案的投资和可能的收益。 并把双方的理解用系统说明书表达出来。 系统分析要回答新系统“做什么”这个关键性的问题。只有明确了问题，才有可能解 决问题。否则，方向不明，无的放失。 实际工作中常常有这种情形，即业务人员认为信息系统的开发只是技术人员的事，开 发人员根据对用户要求的肤浅理解匆匆忙忙进行系统设计，编写程序，交给用户使用时， 用户说“这不是我要的系统”。对系统分析缺乏足够的重视，是导致研制工期一再拖长甚 至以失败告终的重要原因，也是系统分析难于进行的主观原因。 2 1 2 系统分析的困难 为了做好系统分析工作，系统分析员需要运用系统的思想与方法，强调系统的整体性、 层次性，同时利用一些技术和工具进行系统分析。其中，结构化的分析方法是最常用到的 方法，在本系统的分析中，就采用了结构化的分析方法。 系统分析的困难主要来自三个方面：问题空间的理解、人与人之间的沟通和环境的不 断变化。 在系统分析的初始阶段，大家缺乏足够的对象系统的业务知识，在系统调查中常常感 到无从下手，不知道该问甩户一些什么问题，或者被各种具体数字、大量的资料、庞杂的 业务流程搞得眼花缭乱。面对这种情况，我们采用了结构化分析的自上而下的方法，运用 工程的观点，采取面向功能的方法，通过分析公司的组织结构，搭出一个整体的系统框架， 在此框架的基础上逐步细化，直到得到一个详细、清楚的需求为止。这完全符合人类的思 维习惯，很容易被用户方所接受。 在沟通方面，用户往往不善于把业务过程明确地表达出来，对一些具体的业务，他认 为理所当然就应该这样或那样做。尤其是对于某些决策问题，根据他的经验，凭直觉就应 该这样或那样做。还有就是在系统调查中对于需求很容易出现遗漏和误解，因此，我们在 4 第二章管理信息系统的分析与设计 分析中需要不断的引导用户提出需求，对于已经提出的需求要再次的跟用户进行确认。 有些需求即使经过用户确认后，也会产生变动，而有些需求则是用户新增加的。对于 这种情况，我们首先在分析的过程中给用户预留一些变动的空间，对于可能的情况都考虑 到，比如对于某些字段的长度，用户自己可能也说不清楚到底应该有多少位，因此，只要 可以，就应该把该字段设为尽可能长，以不变应万变。同时，在分析的初期，我们把系统 的代表界面设计出来并连接成一个整体，与用户进行交互，提取用户方的意见，这样就能 更早的发现遗漏和误解的需求。同时，也能够尽早的决定哪些因素是可变动的。 但是，无论采取什么样的方法，需求更改都是不可避免的，我们采取上面的方法，就 是努力把需求变化的代价降到最低。 2 1 3 结构化系统分析的工具介绍 结构化系统分析采用介于形式语言和自然语言之间的描述方式，通过一套分层次的数 据流程图，辅以数据字典、小说明等工具来描述系统。它通过自顶向下、逐层分解的方法， 利用分解和抽象这两个基本手段控制系统的复杂性，把大问题分解成小问题，然后分别解 决，这就是分解。分而治之，正是系统工程的思路。分解时分层进行，先考虑问题最本质 的属性，暂时略去具体细节，以后再逐层添加细节，直到最详细的内容。实践证明，结构 化系统分析是一种简单实用的方法。 鸵1 3 1 数据流程图 数据流程图是结构化系统分析的主要工具，用来描述数据流动、存储、处理的逻辑关 系，也称为逻辑数据流程图，一般用d f d ( 1 0 9 i c a l d a t af l o wd i a g r a m ) 表示。 在数据流程图中用到了四个基本符号，即外部实体、数据处理、数据流和数据存储。 1 外部实体 外部实体指系统以外又与系统有联系的人或事物。它表达该系统数据的外部来源和 去处，例如顾客、职工、供货单位等等。外部实体也可以是另外一个信息系统。 外部实体可以用一个左上角外边另加一个直角的正方形来表示，在正方形内写上 这个外部实体的名称。图2 1 ( a ) 表示一个名称为“业务员”的外部实体。 2 数据处理 处理指对数据的逻辑处理，也就是数据的变换。 在数据流程图中，用带圆角的长方形表示处理，长方形分为三个部分，其中标识 部分用来标识一个功能，一般用字符串表示，如p l 、p 1 1 等：功能描述部分是必不 可少的，它直接表达这个处理的逻辑功能。一般用一个动词加一个作动词宾语的名词 表示。功能执行部分表示这个功能由谁来完成，可以是一个人，也可以是一个部门， 也可以是某个计算机程序。 如图2 i ( b ) 表示名称为“合同审批”的数据处理，该处理的标识为“2 1 ”，描 述“合同审批”功能，执行人为总经理或者业务部经理。 3 数据流 数据流是指处理功能的输入或输出，用一个水平箭头或者垂直箭头表示。箭头指 出数据的流动方向。数据流可以是信件、票据，也可以是电话等。 一般来说，对每个数据流要加以简单的描述，使用户和系统设计员能够理解一个 数据流的含义。对数据流的描述写在箭头的上访，一些含义十分明确的数据流，也可 e 第二章管理信息系统的分析与设计 以不加说明，图2 1 ( c ) 表示一个只有在涉及到国外合同时才产生的数据流：f 6 批 价单信息。在逻辑处理“合同审批”执行时，数据流动将发生。 4 数据存储 数据存储表示数据保存的地方，是指数据存储的逻辑描述。 在数据流程图中，数据存储用右边开口的长方条表示，在长方条内写上数据存储 的名字。为了区别和引用方便，再加一个标识，用字母d 和数字组成，图2 1 ( d ) 即 表示名为“批价单库”的数据存储，在该数据存储中，保存所有的批价单信息。 匾习 【j 标识部分 功能描述部分 功能执行部分 ( a ) 外部实体( b ) 数据处理 ( c ) 数据流( d ) 数据存储 图2 1 数据流程图的基本成分 2 1 3 2 作业流程图 作业流程图说明一个作业的整体流程，描述的主体是票据。这些票据的流动路线与实 际处理过程一一对应，来龙去脉清楚。票据的生命周期表示出一笔业务的处理情况。绘制 作业流程图的过程也是系统分析员调查了解业务流程的过程。 作业流程图的不足是总体观念不强，具体的处理内容表达也不详细，很难表达决策。 对于简单的数据处理系统，用它可以分析得相当透彻，但是用它很难表达复杂的系统。在 具体的工作中，作业流程图和数据流程图可以互相补充。 2 1 3 3 数据字典 数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几部分组成、各部分之间的联系等 等，但还没有说明系统中各个成分的含义。只有当数据流程图出现的每一个成分都给出定 义之后，才能完整、准确地描述一个系统。为此，还需要其他工具对数据流程图加以补充 说明，数据字典就是这样的工具之一。 系统分析中所使用的数据字典，主要用来描述数据流程图中的数据流、数据存储、处 第二章管理信息系统的分析与设计 理过程和外部实体。数据字典把数据的最小组成单位看成是数据元素( 基本数据项) ，若 干个数据元素可以组成一个数据结构( 组合数据项) 。数据结构是一个递归概念，即数据 结构的成分也可以是数据结构。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存 储的属性，它们之间的关系如图2 2 所示。数据元素组成数据结构，数据结构组成数据流 和数据存储。 图2 2 数据结构与数据元素 数据字典可以用人工方式建立。事先印好表格，填好后按一定顺序排列，就是一本字 典。也可以建立在计算机内，数据字典实际上是关于数据的数据库，这样使用、维护都比 较方便。 2 1 3 4 表达处理逻辑的工具小说明 在结构化系统分析中，数据流程图是系统分析的主要工具，它着重表达系统的逻辑功 能及各个部分之间的联系。数据字典补充说明系统所涉及的数据，是数据属性的清单。数 据字典中包括了对各个处理功能的一般描述，但这种描述是高度概括的。在数据字典中， 不可能也不应该过多地描述各个处理功能的细节。为此，需要另一种工具小说明( 或 称为基本说明) 来完成。 在数据流程图中，系统的最小功能单元是最底层数据流程图中的每个处理加工，成为 基本处理( 功能单元) ，只要对所有基本处理的逻辑功能描述清楚，整个系统功能也就说 明清楚了。 对基本处理的说明称为“小说明”或“基本说明”。基本说明应准确地描述一个基本 处理“做什么”，包括处理的激发条件、加工逻辑、优先级、执行频率、出错处理等等。 其中最基本的是加工逻辑。加工逻辑是指用户对这个加工的逻辑要求，即输出数据流与输 入数据流之间的逻辑关系。 一个处理的说明，是用来说明根据用户的要求，这个处理应该“做什么”，而不是用 编程语言来具体描述加工处理的过程。在结构化方法中，常常运用结构化语言、判定表和 判定树三种半形式化的方式编写基本说明。下面将简单介绍一下结构化语言，并以实际例 子进行说明。 在结构化语言中，只允许三种基本语句，即简单的祈使语句、判断语句、循环语句。 结构化语言没有严格的语法规定，但是只有极其有限的词汇和语句。结构化语言使用三类 词汇：祈使句中的动词、数据字典中定义的名词以及某些逻辑表达式中的保留字。 祈使语句指出要做什么事情，包括一个动词和一个宾语。动词指出要执行的功能，宾 语表示动作的对象，例如，要说明一个“录入合同”的基本处理，就可以这样描述：( 业 务员) 手动录入合同信息，其中，“业务员”表示动作执行的对象，“合同信息”是在数据 第二章管理信息系统的分析与设计 字典中定义的名词，操作方式则是“手动录入”。 判断语句类似结构化程序设计中的判断结构，其一般形式是： 如果条件 则动作a 否则( 条件不成立) 动作b 判断语句中的“如果”、“否则”要成对出现，以避免多重判断嵌套时产生二义性。例 如下面的判断语句说明一个“业务员删除合同”的基本处理： 如果是国外合同 则 如果有批价单且批价单已经批准 则不能删除 否则 删除合同 否则 删除合同 循环语句表达在某种条件下，重复执行相同的动作，直到这个条件不成立为止。如 对每一个学生 计算总成绩 2 1 4 系统分析的步骤 1 分析组织机构，画出组织机构图、组织结构图和组织结构功能图： 2 ，绘制作业流程图； 3 绘制数据流程图，并且逐层次的进行分解，直到分解到最底层为止； 4 ，用数据字典和逻辑分析工具来说明数据流程图； 5 分析该系统与周围相关系统的接口； 6 导出该系统的逻辑模型： 7 分析该系统的开发环境 2 2 管理信息系统设计 2 2 1 系统设计的目标 系统设计必须从保证系统的可变更性入手，设计出一个易于理解、容易维护的系统。 这是因为，系统在实施过程中，需要测试、修改，实际开发完成交付用户使用之后，也会 发现有某些错误或不足之处。另外，随着系统环境的变化，用户会对系统提出某些新的要 求。因此，系统的修改方便与否直接关系到系统的生命周期。一个可变更性好的系统，维 护相对容易，生命周期较长。因此，在实际工作过程中应该注意以下几个问题： ( 1 )把系统划分为一些部分，其中每一部分的功能简单明确，内容简明易懂，易于修 第二章管理信息系统的分析与设计 改。这样的部分称为模块。 ( 2 ) 把系统分成模块的工作按层次进行。首先，把整个系统看成一个模块，按功能分 解成若干个第一层模块，这些模块互相配合，共同完成整个系统的功能。然后按 照功能再分解第一层的各个模块。依次下去，直到每个模块都十分简单。 ( 3 ) 每一个模块应尽可能独立，即尽可能减少模块间的调用关系和数掘交换关系。 ( 4 ) 模块间的关系要阐明。这样，在修改时可以追踪和控制。 总之，一个易于修改的系统应该由一些相对独立、功自e 单一的模块按照层次结构组成。 这些模块之间不必要的联系都已去掉，而且它们的功能及相互关系都已阐明，这就是结构 化设计的基本思想。 2 2 2 系统设计的内容 系统设计的基本任务大体上可以分为两个方面： 1 把总任务分解成基本的、具体的任务 这些具体任务合理地组织起来构成总任务。这称为总体设计，又称为概要设计，其基 本任务是： ( 1 ) 将系统划分成模块； ( 2 ) 决定每个模块的功能； ( 3 ) 决定模块的调用关系： ( 4 ) 决定模块的界面，即模块间信息的传递。 总体设计是系统开发过程中很关键的一步。系统的质量及一些整体特性基本上是这一 步决定的。系统越大，总体设计的影响越大。认为各个局部都很好，组合起来就一定好的 想法是不实际的。 2 为各个具体任务选择适当的技术手段和处理方法 这便是详细设计，包括代码设计、数据库设计、输入设计、输出设计、处理过程设计 等。 在代码设计中，用一定的数字、字母的组合表示特定的实际对象，这种组合叫做代码， 也简称“码”。代码设计主要进行确定代码对象、编写代码表、代码校验方面的工作。 数据库设计可以分为数据库的概念设计、逻辑设计和物理设计三个阶段。在概念设计 阶段，将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构即概念模型。逻辑设计把概念模型转换 为选用d b m s 产品所支持的数据模型相符合的逻辑结构。而为一个给定的逻辑数据模型选 取一个最适合应用要求的物理结构的过程，就是物理设计。 输入设计在保证输入数据的正确性前提下，应做到输入方法简单、迅速、经济、方便。 输入设计中应该确定输入的数据内容和数据的输入方式、输入设备、输入数据的记录格式 和正确性校验方法。 输出设计包括三个方面：确定输出内容、选择输出设备与介质、确定输出格式。输出 设计是评价信息系统优劣的标准之一。 计算机处理过程的设计要确定每个模块的内部执行过程，包括局部的数据组织、控制 流、每一步的具体加工要求及种种实施细节。处理过程设计的关键是用一种合适的表达方 法来描述每个模块的执行过程。常用的描述方式包括传统的框图、盒图、各种程序语言、 9 第二章管理信息系统的分析与设计 判定表等。 2 2 3 结构化设计的基本概念 结构化设计的基本思想，就是把系统设计成相对独立、功能单一的模块组成的层次结 构。为了衡量模块的相对独立性，提出了模块间的耦合与模块的内聚两个概念。这两个概 念从不同侧面反映了模块的独立性。耦合反映模块之间连接的紧密程度，而内聚指个模 块内各元素彼此结合的紧密程度。如果所有模块的内聚都很强，模块之间的耦合自然就低， 模块的独立性就强。反之亦然。 2 231 模块间的耦合 耦合是影响系统复杂程度的一个重要因素。若为了理解模块a ，需要对模块b 有所了 解，则a ，b 之间有联系。如果需要对b 的理解越多，则a ，b 的联系就越紧密，它们之 间的耦合就越紧。若程序员要修改紧耦合中的一个模块，很可能不得不修改另一个模块。 因此，模块间的耦合程度对系统的可维护性、可靠性有强烈的影响。 影响模块间耦合程度有三方面的因素：联系方式模块间通过什么方式联系；来往 信息的作用模块间来往信息作什么用；数量模块间来往信息的多少。这三个因素 可用三维坐标表示，如图2 - 3 所示，离坐标原点越远，耦合程度越高。 数量 图2 3 影响耦台的因素 方式 1 联系方式 如图2 3 所示，联系方式有两种，即“直接引用”和“用过程调用”。 直接引用是指一个模块直接存取另一个模块的某些信息，例如全程变量、f o r t r a n 的c o m m o n 变量，c 语言的e x t e r n a l 量，共享的通信区等。这种耦合也称为公共环境耦合。 这种耦合的复杂性随耦合的模块个数而显著上升。降低这种耦合程度的办法是局部化，也 就是把一个公共区分成许多子区，使每个子区上耦合的模块数减少。 用过程语句调用，则是通过模块的名字调用整个模块，一个模块只有一个入口，所有 数据来往都以参数显示出现。采用这种连接方式，模块间的耦合程度比较低。当然，两个 模块共享数据很多时，参数传递也不方便。 2 来往信息的作用 模块间的来往信息可以作为数据使用， 若两个模块间传递的信息只作数据用， 也可以作为控制信息使用。 即一个模块提供的输出数据作为另一个模块的 1 0 第二章管理信息系统的分析与设计 输入数据，则这种耦合称为数据耦合。这种耦合是必需的。 如果两个模块问传递的信息作控制用，这种耦合称为控制耦合。例如，模块a 传递给 模块b 的参数若是一个开关量( 尽管它本身可能是数据形式) ，则模块a 和模块b 之间便 是控制耦合。控制耦合给理解和修改带来不便。第一，需要理解开关量；第二，模块a 设 开关量，还要记住开关值是什么意思，以便从模块b 返回后进行相应处理。其实，在系统 设计中这种耦合是可以避免的。 3 模块间来往信息的数量 很明显，模块间传递的信息量越大，它们之间的耦合程度越高。因为正是这种传递关 系造成模块间的联系。一个模块最好只了解它确实需要使用的数据，而完全不知道其他数 据的存在。 总之，结构化设计要求模块间的耦合程度尽可能小，为减少耦合程度应该： ( 1 ) 用过程语句调用其他模块： ( 2 ) 模块间的参数做数据用； ( 3 ) 模块间的参数尽可能少。 2 2 32 模块的内聚 模块间的内聚反映模块内部联系的紧密程度。如果一个模块内部相关性很高，而且都 是为了个同一个功能。则它的内聚程度就高。模块的内聚可以分为偶然内聚、逻辑内聚、 时间内聚、步骤内聚、通信内聚、顺序内聚、功能内聚七类，其中，功能内聚的聚合程度 是最高的，结构化设计的目标就是获得这种模块。 2 2 3 3 模块的扇入与扇出 模块的扇出是指模块的直属下层模块的个数。一个模块的扇出数过大或过小都不理 想，过大比过小更严重一些。扇出过大意味着管理模块过于复杂，需要控制和协调过多的 下级。 一个模块的扇入是指有多少个上级模块调用它。扇入越大，表示该模块被更多的上级 模块共享。 设计得好的系统，上层模块有较高的扇出，下层模块有较高的扇入。其结构图成塔状， 上面尖，中间宽，下面小。 第三章合同管理模块的分析过程 第三章合同管理模块的分析过程 3 1 概述 3 1 1 服装公司背景介绍 服装公司业务流程烦琐复杂，目前出口服装仍然需要配额的管理，手续繁多，令人眼 花缭乱，票据需要在多个部门之间流转。合同等单据的打印采用w o r d 中的模板来完成， 不能实现数据的存储，数据统计采用人工的方式进行，出错概率较大，上层无法及时获取 信息汇总和信息反馈。为了提高办公效率，实现数据的共享，适应社会发展的需要，服装 公司应该开发一套适合自己业务流程的信息管理系统。 3 1 2 服装公司组织结构概况 服装公司的职能部门有：总经理、总经理办公室、业务部、报运部，其中业务部在同 级部门中起着举足轻重的作用。各个部门之间的关系可以用下面的图来表示： 图3 1 服装公司管理机构图 第三章合同管理模块的分析过程 3 1 3 相关机构的管理职能分析 根据服装公司的实际情况，本系统的主要任务是以业务信息管理为中心，对公司的整 个业务流程进行管理。下面将分别介绍各个部门的职能。 总经理职能：负责整个公司的管理运营，审批部分批价单、合同。 业务部职能：服装公司目前有十一个业务部，分别命名为业务一部、业务二部、 业务十一部。业务部门内部又有业务部经理、副经理、业务员、面料员、报核员、审单员、 配额管理员等职位，一人可以担任多种职位。业务部门的职能为：按照客人的要求，进行 面辅料的选择、服装的加工、服装的出口。从业务流程上来说，可以分为签约准备、签约 履约、制单三个功能模块。 总经理办公室针对全公司主要进行以下三个方面的管理： ( 1 ) 配额管理：掌握全公司的出口配额，进行配额的分配、竞标工作，对各业务部 需办理的出口许可证进行上报、办理、登记审核工作，在各个部门间传递数据。 ( 2 ) 合同号管理：为每个业务部门分配年度使用的国内合同编号。 ( 3 ) 信息发布：对全公司员工、或针对某个部门的员工、或针对某个人发布通知。 3 1 4 组织结构，功能图 在上- - + 节中，本文分析了服装进出口公司的组织机构图，现在着重说明服装公司与 合同管理有关的业务部组织结构，为以下的合同管理模块的分析做准备。 表3 1 服装公司业务部组织结构图 职能 业务部 总经理 总 功能 报核员业务员 经理 办公室 经理 合同编辑 合同变更 合同执行情况 签 合同批准 约 履 约合同变更批准 合同删除 手册管理 配额管理 第三章合同管理模块的分析过程 3 2 合同管理模块分析过程 系统分析有许多方法，如h i p o ( h i e r a r c h i c a li n p u t - p r o c e s s - o u t p u t ) 法和结构化方法等。 基本思想都是样的，即把一个系统看成一个整体功能，明确信息的输入与输出，以及内 部的信息处理、传递、存储过程。在本文中，将用结构化方法来分析合同管理模块。 3 2 1 本系统做什么功能分析 根据对服装公司的组织机构及业务部组织结构功能的分析，本节将进行功能分析。采 用结构化的分析方法，从上而下，分而治之，把整个系统划分成为四个大的功能集：业务 部功能集、报运部功能集、总经理办公室功能集和系统管理员功能集，本文将从业务部功 能集的功能规划开始。 下面将以自顶向下的方法，说明系统应具有的功能。从业务部功能集开始，在自顶向 下的过程中，逐渐的关注本文的重点合同管理模块。这样即可以从全局的角度来了解 合同管理模块所占的地位和位置，又可以弄清楚各个模块之间的关系。 1 业务部功能集的功能分析 业务部功能集的主要用户是业务部人员和总经理，完成从签约准备到签约履约、到信 用证管理、制单等一系列工作的计算机管理。从横向角度来看，业务部功能集应该包括以 下几个部分： 1 ) 签约准备：顾名思义。签约准备模块主要管理业务员与客人签订合同之前进行的一系列 准备工作，这其中包括批报价、紧急采购单申请、分承包商评价、顾客资信评价，所 有这些都是为了台同签订做铺垫，合同的签订是业务管理的核心。 2 ) 签约履约：在进行了签约准备后，业务员将签订国内外的合同，并且具体履行该合同。 其中包括对于国内外合同的系列管理与流转工作，与合同相关的配额管理工作，与履 行合同有关的手册管理工作。 3 ) 信用证：签订了合同之后，业务员需要录入信用证的信息。信用证是客人提供给业务员 的、承兑并支付受益人出具的汇票，客户向银行申请开具信用证后，提交给业务员， 业务员收到后按照格式进行录入，录入的资料应该与合同签订的内容相符。 4 1 单证管理：单证管理位于签约准备、签约履约之后，大部分是负责完成合同所必须的单 证以及用于内部管理的一些单证。 2 签约履约功能集的功能分析 l 、合同管理：对五类合同进行管理。这五类合同分别为：自营合同、来料加工合同、进料 加工合同、加工承揽合同、产品购销合同。业务员需要利用该功能集进行合同录入、编 辑、变更、删除工作，业务经理需要利用该模块进行合同批准、删除工作。若合同金额 太大或者超过了规定的限制，总经理也需要利用该功能进行审批。 2 ) 手册管理：用于对有进口面料的合同进行监管，由外经贸委审批，经海关起本，在合同 上的成品出运的时候海关进行监管、核销。手册管理功能集需要提供给手册管理员录入、 存储、核销、报警的功能：同时，手册管理功能集也应该给业务员提供报警的功能，以 提示业务员和手册管理员在规定的期限内进行手册的核销。 3 ) 配额管理：用户为各部门的配额管理员。该功能集应该给配额管理员提供录入和查询统 计接口，处理本部门的配额交费情况、配额使用情况。 f 4 第三章合同管理模块的分析过程 3 合同管理功能集的功能分析 合同管理模块处于整个业务流程的中间环节，有着大量的有效的数据流动，因此，管 理好这些数据不仅可以提高工作效率，实现各种形式的统计汇总查询，更有助于公司的业 务流程向规范化靠近，给公司的高层提供一个良好的信息反馈平台。同样，合同管理模块 的主要用户是公司的大批业务员，为业务员提供一个性能良好操作方便的管理平台，可以 大大提高业务员工作的热情。 合同管理需要对五类合同进行管理，这五类合同的关系如下图所示： 图3 2 五类合同关系图 如上图所示，合同管理需要管理三类对外合同，两类对内合同，对内合同附属于对外 合同，通过对外合同号进行联系。一张对外合同可以有多张对内合同。 合同管理功能集的用户有业务员、业务部经理、总经理，完成合同的录入、编辑、变 更、删除、批准等计算机管理，其中涉及到配额的申请、发放、使用、回收工作。从横向 角度看，合同管理模块可以分为：合同编辑( 包括录入、修改和删除) 、合同变更、合同 执行情况、合同删除、合同审批和合同变更审批六个部分。 其中，前三个部分主要提供给业务员使用，后三个部分提供给业务部经理和总经理使 用。每个部分应该具有的功能如下： 1 1 合同编辑：本功能面向业务部门的业务员和业务员的助手，应该给业务员及其助手提 供一个信息录入、信息修改、信息存储和信息删除的功能平台，同时还能够完成业务 员和业务部经理及其总经理之间的合同信息流转，在这里的合同信息流转主要指业务 员提交合同信息、业务部经理或者总经理审批、驳回合同信息。 2 1 合同变更：跟合同编辑一样，合同变更功能也面向业务员及其助手，由于种种原因， 已经签订完的合同也许需要进行变动，按照业务流程，经理或总经理审批合同后不能 再更改合同，业务员应该出具一份合同变更书，交给经理批准。批准后，变更书生效。 合同变更功能集应该提供给用户一个变更信息的输入、修改、存储、打印的计算机接 口，同样，也需要完成在业务员、业务部经理和总经理之间的变更信息流转。 3 ) 合同执行情况：合同执行情况功能集提供给业务员对国外合同的走货情况和配额使用 情况进行查询的计算机接口。如果该合同上的货物已经