双汇集团采购活动分析终稿.doc

_双汇集团采购活动分析目录第1章 公司概况31.1 公司简介31.2 双汇集团经营现状4第2章 双汇集团采购业务现状42.1 采购业务42.2 双汇采购业务现状52.3 双汇采购的内部控制制度的自我评价8第3章 双汇集团采购业务存在问题及分析93.1 采购业务存在的问题93.2 现存问题的解决方案12第4章 双汇集团采购业务再设计154.1 编制需求和采购计划流程154.2 供应商选择及其管理流程164.3 生产物料采购流程174.4 原材料入库环节流程设计184.5 采购合同管理和价格管理194.6 付款环节流程设计19第5章 新的采购流程的各环节的主要风险点及管控措施215.1 编制需求计划和采购计划215.2 请购225.3 选择供应商235.4 确定采购价格235.5 订立框架协议或采购合同245.6 管理供应过程255.7 验收255.8 付款265.9 会计控制27附录一 双汇集团采购业务内部控制制度28第1章 公司概况1.1 公司简介双汇集团是以肉类加工为主的大型食品集团，总部位于河南省漯河市，目前总资产达200亿元，员工6万多人，年肉类总产量300万吨，是中国最大的肉类加工基地，在2011年中国企业500强排序中列166位。双汇集团是以肉类加工为主的大型食品集团，在全国18个省市建设了加工基地，集团旗下子公司有：肉制品加工、生物工程、化工包装、双汇物流、双汇养殖、双汇药业、双汇软件等。双汇每年可消化生猪 2000万头、活牛50万头、羊100万只、10万吨鸡肉、4万吨鸡蛋、5万吨植物蛋白等，带动了周边地区种植业、养殖业和屠宰加工业，形成260 多亿元的产值，吸纳 150 多万农民走出农村，由农业向工业转变。双汇每年通过养殖业可以转化粮食 600 多万吨，推动了河南和中西部农业结构的调整。双汇集团是农业部等八部委认定的首批国家农业产业化重点龙头企业，国家质检总局授予的“国家质量管理卓越企业”。双汇肉制品是“中国名牌产品”、“国家质量免检产品”，双汇冷鲜肉是“国家安全食品”。在国内同行业中率先通过了 ISO9002 质量认证体系（1997）和 HACCP 认证管理体系认证（2002 年）。双汇集团确立以人为本的发展观，全面推行了公开招聘、竞争上岗，营造了“优胜劣汰”的竞争环境。先后引进大专、本科、归国留学生、博士、教授各种人才 10000 多名，每年还要根据企业发展情况面向全国招收各类专业人才，充实到企业新项目、新的产业领域。建立了以技术中心为龙头的科研创新体系。按照肉制品研究领域划分为高温肉制品、低温肉制品、中式传统制品、生鲜制品等不同专业化的 10 个产品技术研究所、1 个博士后工作站和 4 个配套的职能部门（ 包装设计部、综合管理部、中式车间、质量检测部）。同时，在北京筹建技术中心研究分部，充分利用集团公司总部、外部异地公司及北京地区的各种科技资源优势，促进双汇集团的技术发展。进一步建立以技术中心、研究分部、外围子公司研究所为基础的三个层次的科研开发体系。同时，双汇与国内多所高校建立合作关系，共同进行研发公关。双汇集团还积极探索与国外研究机构合作，已经与台湾粮亿公司、美国陶氏化学公司合作，分别建立了联合食品研究所、食品高分子包装材料研究所。在产品上，双汇形成了高温肉、低温肉、冷鲜肉三个主导系列，开发了 200多种冷鲜肉和 600 多种高低温肉类制品。1.2 双汇集团经营现状根据2011年中国消费品市场重点调查报告一火腿肠，2011年全国火腿肠销量领先的十大品牌为：双汇、得利斯、雨润、金锣、波尼亚、旺润、龙大、美好、唐人神、荷美尔。这十大品牌的市场份额为73.4%，其中双汇市场份额为38.58%，得利斯为9.54%，雨润为 9.26%，金锣为6.05%，其余品牌市场占有率均在5%以下。2011年在主要肉类消费城市双汇肉制品市场份额均为第一位。2011年，受原辅材料成本大幅上升及“瘦肉精”的影响，公司产品产销量及毛利率水平较上年同期出现不同程度的下降，对公司2011年度经营业绩产生较大影响。公司归属于上市公司股东的净利润约为5.6亿元，比2010年同期下降49.17%。虽然“瘦肉精”事件发生后，双汇集团使出多种补救举措，事件已经渐渐平息，销售也在逐渐恢复，但是有行业分析人士指出，虽然双汇已经走过了“瘦肉精”事件的危险期，但是其对消费者造成的心理创伤并不能立即平复，只能随着时间的流逝而逐渐淡化，因这一事件而受损的品牌也不可能在一年的时间里重塑，这需要一个长期的过程。从双汇2011年发布的业绩情况来看，“瘦肉精”事件的影响从二季度开始集中显现，双汇在该季度业绩亏损额高达2亿元，也导致其上半年业绩相当“难看”：实现净利润0.76亿元，比2010年同期下降84.85%。与此同时，陷入危机的双汇在去年上半年所获的政府补助却高达5747万元，同比猛增11倍，可以说，政府补贴也为双汇填补了不少的损失。第2章 双汇集团采购业务现状2.1 采购业务采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。采购的重要性有一下几点：一是保障供应，保障企业正常生产和经营，降低缺货风险；二是采购供应的物资质量好坏直接决定了本企业生产产品的质量高低。能不能生产出合格的产品，取决于物资采购所提供的原材料以及设备工具的质量好坏；三是采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链的操作点。只有通过物资采购部门人员与供应商的接触和业务交流，才能把企业与供应商们联结起来，形成一种相互支持、相互配合的关系。2.2 双汇采购业务现状双汇集团的采购流程图如下：根据企业内部控制应用指引第7 号采购业务的有关规定，双汇集团的采购业务主要分为两大部分，购买和付款。（1）购买双汇集团在全国六大区域的20多个工业基地，建立了统一的生猪和肉制品原料采购队伍，实行统一采购、集中采购、专业化采购，确保采购质量标准的统一。双汇公司的主要原料为生猪、冻猪肥膘、冻猪肉、活牛、冻牛肉等。大约占总材料成本的67 %。在产品生产经营中，双汇公司对其原材料方面的经营风险研究出了相应的对策：公司准备拿出部分资金来扶植农民养猪，发展公司加农户和集约化养殖相结合的道路，从而形成相对稳定的货源；在收购旺季来临之际，公司将加大收购的规模，存贮若干个月的需要量；严格控制收购质量关，确保原材料的高品质，为公司的肉制品生产保证优质的肉源。在生猪采购方面，双汇集团实行供方评价制度，对供方供货资格进行定期认定，及时更新淘汰；将传统的毛猪收购改为过宰收购，采用进口质量测定仪对过宰生猪的质量进行判定，按质论价；另外，双汇集团严格收购标准，做到疫区生猪不采购，病害生猪不采购，掺杂使假不采购，坚决杜绝不合格原料入厂；双汇集团还建立了采购信息网络系统，实行网上定价、网上采购、网上结算和网上质量追溯。双汇要求采购企业要具备相关的原料肉证件，具体包括：体系认证证书、卫生许可证、动物防疫合格证、营业执照副本、税务登记证、原料权威部门检验报告，并规定猪肉必须检测瘦肉精、黄体酮、磺胺类、氯霉素、滴滴涕、来克多巴铵、呋喃代谢物四项等检测项目。原料肉到货的每批次三证为：车辆消毒证、动物产品检疫合格证明、非疫区证明（猪肉、牛肉）、鸡肉（禽流感证明）。辅料证件包括：体系认证证书、卫生许可证、营业执照副本、税务登记证、辅料权威部门检验报告、全国工业生产许可证（塑料包装袋、膜、塑料肠衣、玉米淀粉、味精、香精、调味品、GB2760食品添加剂）、厂家企业标准、食品添加剂备案书。包装材料证件包括：体系认证证书、营业执照副本、税务登记证、卫生许可证、全国工业生产许可证（塑料包装袋、膜、塑料肠衣）、条码印刷许可证（商标、彩袋）、商标印制许可证（特种行业印刷许可证）、产品标准（国家、行业、企业）。在采购的检验环节中，双汇最重要的规定就是“十八道检测”，分别为：1、宰前检验：感官检验，并监督“病健猪”隔离，感观检验有无不健康生猪流入等。2、CCP1：验收“三证”(检疫证、消毒证、非疫区证明)。3、头部检验：通过剖检两侧颌下淋巴结检查猪的局部性咽炭疽、结核、淋巴结脓肿等。4.、CCP2：检验热水温度和压力是否符合工艺要求；5、 体表检验：检查有无体表疾病、异常等；6.、寄生虫检验：主要检查旋毛虫、住肉孢子虫等；7、 咬肌检验：通过剖检两侧外咬肌检查猪囊尾蚴。8、 胴体初验：剖检小里脊（深腰肌）和深浅腹股沟淋巴结，同时对体表、四肢、体腔进行检验。9、 胴体复检：对胴体进行全面复查，并检查有无肾上腺、甲状腺及病变淋巴结漏摘等；10、红脏检验：主要检验心、肝、肺有无病变；11.、白脏检验：主要检验胃浆膜、肠系膜及脾门淋巴结等有无病变；12、CCP3：检查有机酸配置浓度和压力是否符合工艺要求；13. 白条检验：主要检验片猪肉上有无污染物残留等；14、产品检验：对产品加工标准、卫生等进行检验；15、包装检验：对包装产品的加工标准、规格、重量、包装等检验；16、 配送检验：对配送产品的各项指标检验并对车辆、库房是否消毒及温控情况检验；17、CCP4：对包装好的产品进行金属检测；18、冷库检验：对库温、卫生、冻结温度及时间等检验。（2）付款在付款方面，双汇建立了采购与付款业务的岗位责任制，明确了相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购申请由物资使用部门根据预算编制，采购部负责询价和招标，仓储部门负责采购物资的验收和保管，使用部门和品保部门负责采购物资质量的检验，财务部门负责办理采购款项的支付。双汇集团的付款及审批资金流程如下：1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副总和总经理、审批后履行借款审批程序。2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、电汇）,要求经手人本人签字确认。3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使用资金需要特殊说明。5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全、对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。6、采购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。7、财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。8、发票报销的手续：已经借款报帐的，要求经手人签字、部门经理审核，财务总监审批：未借款直接报账，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行本。2.3 双汇采购的内部控制制度的自我评价公司从2008年开始根据证交所的要求，公开发布内部控制自我评价报告。报告中指出，针对原材料采购风险，双汇公司分别设立了采购中心肉制品事业部和鲜冻品事业部，并划分了每个部门的职责，同时设立内部审计部门对原材料进行定期监察，确保内控制度有效地实施。2009 年，双汇公司发布了2008 年的内部控制自我评价报告，在“募集资金使用的内部控制”中，对原材料的养殖发展进行了简要介。2010 年发布的内部控制自我评价较 2009 年有所完善，介绍了物资采购管理方面的有关内容，公司制定了投标管理制度、采购工作标准化管理手册，内控体系进一步完整。在报告中“重大投资的内部控制”中对2008年的生猪养殖项目做了进一步的介绍。双汇原材料采购环节的风险应对措施可以从其公布的内部控制制度中找到部分规定。2001 年8 月，公司以河南双汇投资发展股份有限公司董事会的名义颁布了河南双汇投资发展股份有限公司内部控制制度，制度比较笼统，关于原材料采购环节的内部控制制度能从第八条规定中看到简单的陈述。该条具体内容如下：公司的内部控制活动应涵盖公司所有营运环节，包括但不限于销售及收款、财务报告、采购和费用及付款、固定资产管理、存货管理、人力资源管理、资金管理(包括投资融资管理)信息披露和信息系统管理等。第3章 双汇集团采购业务存在问题及分析3.1 采购业务存在的问题3.1.1 生猪采购模式存在问题在我国，食品加工企业与散户农民的交易之中一般都以经纪人为中介，这样可以方便大型食品加工企业与散户农民之间的交易，但这一模式会增加流通环节，使得交易双方的信息不对称，同时还增加了监管的难度。双汇集团每年需要3000 万头生猪的供应量，而目前集团的自建养猪场一年出栏生猪约为 30 万头。这意味着自养比例仅为 1%，因此双汇每年肉类加工所需的绝大多数原料都来源于对外收购。在双汇的供应商中，绝大多数为散户农民。为了双方交易方便就在产业链中产生了生猪经纪人这样一个交易中介。由于人们在购买冷鲜肉的过程中对瘦肉有一定的偏好，瘦肉的销售价格要比肥肉高，为了获得暴利，生猪经纪人就会诱导养殖户在饲养过程中添加瘦肉精。由于供应商过于分散，使得企业对生猪养殖的监管以及发现瘦肉精之后的责任追查难度很大。下图为双汇集团生猪采购的基本模式：从上图可以看出，在整个生猪产业链中，供应方过于分散而且生猪经纪人的存在使得交易十分混乱，增加了监管以及责任追查的难度。3.1.2 对供应商的激励方式存在风险隐患对供应商的激励方式会直接影响到供应商对企业的供应行为，有效合理的激励方式既可以调动供应商的供应积极性，还能对供应商的行为起到监督作用，让供应商的利益与企业的利益结合，自觉主动的为食品加工企业提供安全的原材料。采购价格上的优惠是最传统的最基本的激励方式，除了通过提高采购价格之外企业还可以通过年终奖金、评选优秀供应商、企业利润分成等方式激励供应商，引导供应商为食品加工企业提供安全的原材料。在双汇集团的原材料采购过程之中，为了降低企业的总体成本，采取一切措施压低原材料采购价格，供应商为企业提供安全的原材料的时候并没有获得企业额外的奖励，为了获得更多的利益，供应商就会往原材料里增加添加剂，也就是往猪饲料里增加瘦肉精，提高生猪的瘦肉率以获得较高的销售价格; 同时，由于养殖户规模小，对加工企业依存度不高，在检测出来含有瘦肉精之后企业对养殖户的处罚也不会在长期时间内对养殖户造成重大损失，也就对养殖户起不到警示的作用。这些都是在自由交易下短期行为博弈的结果。3.1.3 采购原材料的抽检比例过低对于双汇集团这样的食品加工类企业来说，对采购原材料的抽检是保证原材料安全的基础，只有运用科学合理的抽检体系以及抽检方法才能保证抽检对原材料供应商的监督作用。但是检测需要一定的时间，而且食品加工企业的原材料保质期一般的比较短、保存条件比较严格，一般的企业都是根据一定的比例对所采购的原材料进行抽检。根据农业部颁布的规定，生猪进入企业屠宰，采用最基本的盐酸克伦特罗检测生猪，抽检比例标准为3%10%。双汇集团有着严格的检测体系，每头抽检的生猪都要经过18道检验程序，这个过程看似很严格，但是双汇集团的抽检比例仅为4.5%。双汇集团每天的生猪屠宰量为6000头左右，这就意味着每天大约会只会检测30头生猪，大量生猪会在没有检测的情况下直接加工。在出现 “瘦肉精”问题之后，双汇集团采取了头头检验的措施，这样可以保证最终采购的生猪的安全，但会极大地增加了时间成本和经济成本，大大降低了企业的生产效率。因此，在检验比例这个问题上，双汇集团要进行权衡，既要保证检测质量，又要保持一定的效率，控制好这个环节的成本。3.1.4 质检人员把关不严作为采购的后续环节，生猪的验收是企业的重要风险控制点，但双汇的质检员却没有把好这道进厂关。质检员质量安全意识差，生猪检验只核对有号通行证的三大质检检疫证明手续，别说是检查瘦肉精，就是普通的猪尿检也不做，生猪检验如同走过场，内部检验成了摆设。即使检查，在实际的操作中也只检测瘦肉精中最普遍的一种-盐酸克伦特罗，莱克多巴胺只是偶尔检测，因为其检测成本高，其他五种则根本不检测。这也就造成了“瘦肉精“事件事发后双汇集团在其官方网站首次对外发布的多份检测报告也均显示只对盐酸克伦特罗的检测性格，而对另一种瘦肉精-莱克多巴胺没有提及。在不法养猪户中，使用这两种瘦肉精的比例是差不多的，其他五种是否使用，我们是不得而知的。就这样，不难检验出来的瘦肉精堂而皇之地出现在其产品中。双汇集团执行的“瘦肉率的高低最终决定生猪价格”的定价经营策略是导致“瘦肉精”事件的一个诱因。据了解，包括双汇在内的不少肉制品加工企业在收购生猪时，最为严厉、苛刻的指标并非瘦肉精或猪尿液检测，而是生产流程中一项叫瘦肉率的检测，他是最终生猪账款结算的主要依据。双汇为了自身利益，片面强调瘦肉率的高低，没有评估其中所包含的巨大风险。生猪进入企业的加工程序，依照程序要经过验收。济源双汇是按照集团公司规定的4.5%的比例对“瘦肉精”进行抽检。抽检就有可能存在漏洞，但若大幅度提高抽检比例，将会耗时耗力，影响生产进度。目前，“瘦肉精”的检测属于日常检测项目，技术上不存在问题。如果双汇在验收环节就检查出含有“瘦肉精”的生猪，拒绝接收，也就不会发生 “瘦肉精”事件。现在国内的肉制品加工行业生产的质检一般都包括很多项目。作为一家全国著名的食品企业，双汇集团在“瘦肉精”事件中，完全暴露了经理、采购员及质检员存在失职的行为。瘦肉精检测是多道工序中的其中的一道，远远不能代表其全部的工序。双汇在生产过程中远远没有达到国家对猪肉检测的相关规定的要求，这同样反映了双汇公司在质量检测硬件上做的不够。硬件配置不够齐全，是导致质量检测多道工序被忽略的主要原因。按照业务流程进行生产经营管理是确保产品质量的一种最基本控制活动，加工肉制品的生产线流程有十步之多，从生猪检验、屠宰、加工、质检、包装装箱入库等。每一步都至关重要，稍有差池便会影响整个批次的质量。双汇公司虽然在大致的生产流程中遵循了基本的生产规范和业务流程，但是该公司违背业务流程的情况是存在的，因此，采购质检人员的素质也是公司存在隐患的一个重要方面。3.1.5 原材料采购安全追溯体系存在隐患原材料采购安全追溯体系将原材料采购链条全过程的信息衔接起来，加强原材料采购安全信息供给，并根据各环节信息明确食品各环节供应商的责任，使食品安全由信任品转化为搜寻品，有助于克服或缓解食品市场的信息不完全和信息不对称解决食品安全市场失灵问题。同时实施原材料采购安全追溯体系还能提高供应链的管理水平，并能保证食品安全和减少召回成本。双汇集团尚未建立完善的原材料采购安全追溯体系，不能对原材料生产流通过程中的信息进行衔接。因此，无法了解生猪在放养和流通各环节中瘦肉精的添加情况。在抽检出含瘦肉精的生猪时，必须对所有采购的生猪进行检测，这也加大了企业的运营成本。3.2 现存问题的解决方案3.2.1 改变生猪交易模式，实行集中采购双汇集团根据情况减少供应商数量，实行集中采购是十分必要的。根据巴雷特法则可知道，在任何特定群体里，重要因子只占少数，而不重要因子占多数，只要控制了重要的少数因子就能控制全局。这也就是采购管理里面的 80/20 原则。即占公司所有采购物品 80%资金的物品应该由占公司所有供应商数目的20%的供应商提供。食品加工企业所有采购的物资当中占用资金最多的、对企业影响最大的就是原材料。因此，原材料供应商应该数目较少而供应的规模比较大，这样才能有利于双方的长期合作; 同时，总公司应该把各分公司的采购权集中起来，建立完善的供应商审核体系，实行供应商准入制度，对所有原材料供应商进行审核。双汇集团的 “健美猪”就出在该公司在河南济源下属的分公司，给总公司造成了极大的连带责任。只有把采购权集中，改变原有的散户生猪经纪人公司这种交易模式，形成大型养殖场加工企业这样的流通环节比较少、产业链上下游企业互相的依存度比较高的交易模式，食品加工企业才能更有效的对供应商进行监管。3.2.2 提高抽检比例和检测手段双汇集团要重视运用先进的科学技术，特别是检验检测手段。这就要求企业不仅要有现代化的生产设备，也要有现代化的检验检测仪器，以及专业化的品质管理队伍。企业要加大检测检验设备的投入，用现代化的检测设备武装企业，不漏检、不误检，把好原料的进厂关、产品的加工关和产品的出厂关，确保出厂产品百分之百的安全放心。随着企业的发展壮大和食品安全的需要，企业要继续增加投入，扩大队伍，使企业的检测手段和能力始终保持国内领先地位和世界先进水平，确保产品质量和食品安全万无一失。对采购的原材料进行抽检是食品加工企业对供应商监督的主要手段，抽检的比例和方法会直接影响最终的监督效果。目前我国的食品加工企业对采购的所有原材料都是在本公司内执行同样的抽检比例，由于原材料具有一定的保质期以及成本的限制，不可能对所有采购的原材料进行全面的检测，这就使得大量采购来的原材料不经检测就直接进入车间加工; 同时，由于所有的供应商提供的原材料都是同一抽检比例，而不同的供应商提供不安全原材料的概率又不一样，这就使得抽检所带来的监督效用降低。因此，双汇集团应该建立差异化的抽检体系，根据以往的抽检的记录，对不同的供应商实行不同的抽检比例，对那些抽检出过问题的供应商实行较大抽检比例，对长期以来一直提供安全原材料的供应商实行较小抽检比例，对那些抽检不合格达到一定次数的供应商直接取消供应商资格，这样就可以增加抽检的督察效用，促使供应商提供安全的原材料。3.2.3 对供应商实行综合激励措施对供应商的激励不仅仅可以奖励供应商提供安全原材料，合理的激励方式还可以起到很好的监督作用。传统的价格激励措施有利于企业成本的节约，操作起来比较简单，是当前食品加工企业对供应商最主要的激励方式，但这种激励方式只能对供应商起到奖励作用，不能起到监督作用。只有把供应商的利益和食品加工企业的利益紧密结合，才能促使供应商主动为食品加工企业提供安全健康的原材料，双汇集团必须改变目前与供应商短期交易的行为，加强与供应商的战略合作，与供应商分享企业利润、分担食品安全问题的风险，企业应该与供应商签订一些长期合同，在采购的时候先付一部分原材料采购费用，在一定生产期限 ( 一般是一年) 内，如果供应商没有被检测到提供不安全的原材料，则附加付给供应商一部分奖金，同时建立综合指标体系，对优质供应商提供一部分企业利润分红。这样就可以把激励同时变成监督，克服企业与供应商的短期交易行为，确保整个食品供应链的安全。3.2.4 建立完善的原材料采购安全追溯体系随着云计算和物联网技术的发展，流通追溯体系的运用越来越广泛，通过建立完善的追溯体系可以很好的监控整个供应链所有的流通环节。食品追溯是指在生产、加工和销售的各个关键环节中，对食品、饲料以及有可能成为食品或饲料组成成分的所有物质的追溯或追踪能力。食品追溯体系是一种基于风险管理为基础的安全保障体系。一旦危害健康的问题发生后，可按照从原料上市至成品最终消费过程中各个环节所必须记载的信息，追踪食品流向，回收存在危害的尚未被消费的食品，撤销其上市许可，切断源头，以消除危害并减少损失。由于当前的食品加工企业原材料采购的交易模式混乱，流通环节较多，各流通节点都会造成信息的不对称。只有建立完善的采购安全追溯体系，利用先进的信息系统，将整条供应链上的信息透明化，才能够有效监督各流通环节上的不法行为，保证原材料采购的安全; 同时，建立完善的原材料采购安全追溯体系还可以有效处罚不法的供应商，减少抽查成本和召回成本。3.2.5 验收入库人员严格把关双汇集团应当在生猪的验收控制上采取如下措施：一是建立严密的合同猪场生猪验收程序和明确的验收标准。企业应严格执行生猪屠宰检疫规程中的入场（厂、点）监督查验程序。我国实行的是产地检验制度，合同猪场的生猪进入企业时应具备有效的动物检疫合格证明，畜禽标识符合国家规定。由于动物检疫合格证明可以伪造，所以企业在这方面要加强与生猪产地动物检疫机构的沟通，对检疫合格的相关证明进行核实。同时对供货商的资信进行评级，择优选用。二是负责监督采购环节的组织要加强对合同猪场生猪验收工作的核查，派专员现场监督验收工作；对质量有怀疑的批次要全面复检，查处相关员工危害企业的行为；对于某些特殊项目要抽检复核，如“瘦肉精”、特定时期流行病等，并适当提高抽检比例。企业要尽最大努力（资金和人力投入）确保产品安全，提升企业信誉。三是对于企业自建猪场生猪的检疫，要加强监督核查工作，避免企业内部人员弄虚作假，使不合格生猪流入加工程序。四是对于在验收过程中发现的异常情况，验收部门要向企业质监部门及时报告。例如，某合同猪场的生猪质量检验不合格，企业决定采购非合同猪场的生猪，此时验收部门要向企业质监部门及时报告，质监部门应查明原因并及时处理。此次双汇暴露的“瘦肉精”问题，给其采购过程中的内部控制敲响了警钟。双汇集团不但应加强对“瘦肉精”的检测，还应对其它质量控制环节全面清查，完善供应链中各个环节的内部控制制度，消除隐患。第4章 双汇集团采购业务再设计依照企业内部控制应用指引第7号采购业务，我们为双汇集团简单地设计了采购业务流程。采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。4.1 编制需求和采购计划流程采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，双汇集团应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。以下是我们为双汇集团设计的采购计划方面的流程图：生产部按照当月双汇集团对生猪的需求，由销售部门制定销售计划表，并由生产部门下达月度生产计划，到仓库；仓库接收生产计划表后根据库存状况，将生产计划转化为物料需求计划表下发到采购部；采购部在接收到物料需求计划表再根据采购周期和需求特性制定采购计划表并且报财务部门审核；财务部门接收到采购计划表后，根据生产计划和库存进行审核；采购部门在收到财务部门审核通过的采购计划表后，开始实施采购作业。4.2 供应商选择及其管理流程选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。双汇集团应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单 ，健全企业统一的供应商网络。由于双汇集团在供应商选择方面存在重大隐患，所以我们对供应商选择方面进行重点设计，流程图如下：采购部根据公司制定的生猪或者蛋白衣的质量标准，依照公司正常性生产原材料或非正常性生产的原材料，利用各种渠道寻找供应商。采购部对初选供应商分别记录并做出供应商调查表、对原材料质量、生产能力、产品检验报告等。对合乎要求的供应商，由采购部组织质检部和研发部对供应商进行初步评审。初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，通过的由质检部和研发部出具鉴定报告，并进入供应商的养猪场内部进行进一步的检查，着重检查生猪的养殖过程和防疫措施等是否完善，并对符合标准的生猪养殖场签订相应的协议，建立长期的供求关系，并纳入双汇集团的合格名单。并且集团内部的相关部门还要对这些供应商进行年、季度评审，以确保生猪的质量始终能达到要求。如有供应商提供的生猪质检不合格，出现问题，需及时终止合作，防止不合格的原材料流入生产线。4.3 生产物料采购流程在这一流程中，仓库根据采购计划表编制申购单，经财务审批，总经理审核传至采购部；采购部根据申购单，判断物品是否特殊采购，选择供应商下达采购订单或采购合同；采购订单或采购合同下达后，采购人员对供货周期进行跟踪；货物送到后，采购人员携物品开验收入库单送至品质管理部检验（验收单一式五联：存根联、财务联、仓库联、核算联、检验联）；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业。4.4 原材料入库环节流程设计双汇集团应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。4.5 采购合同管理和价格管理双汇集团应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。 对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议， 一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。 双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。双汇集团应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。4.6 付款环节流程设计双汇集团在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，要按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项。财务部门应当参与对供应商付款条件的商定。在办理付款业务时，应严格按合同协议的约定审核付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性。财务部门依据合同协议、发票、入库手续等对付款进行复核后， 提交有关领导审批， 选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。（1）付款环节流程采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。（2）预付款流程编制预付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 第5章 新的采购流程的各环节的主要风险点及管控措施5.1 编制需求计划和采购计划双汇集团的采购业务是从计划开始，包括需求计划和采购计划两部分。首先，生产部根据生产经营需要向采购部提出原材料需求计划，包括生猪的需求数量和品种。采购部根据该需求计划归类汇总，平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：企业的需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。例如：双汇公司的原材料多为生猪、牛等牲畜，采购量过多会导致原材料积压，增加库存成本，而采购量过小，会导致生产不足，浪费了产能。主要管控措施：第一，双汇集团内销售部应当根据食品市场上的实际销售情况准确、及时的编制需求计划。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据短期及长期发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，集团应该将采购计划纳入采购预算管理体系，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。提高整体的采购质量，确保采购的猪肉、牛肉等的质量符合标准。5.2 请购请购就是单位内部的员工对于工作或生产中需要用到的原材料等物品的需求，向上级部门，或是采购部提求请求的过程。双汇集团生产部根据生产情况，向采购部提出采购请求，补充缺乏的原材料等。双汇集团在请购环节的主要风险是：集团缺乏完善的采购申请制度，生产部请购可能未经适当审批或超越授权审批，从而导致采购原材料过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，双汇集团应该建立起完善的采购申请制度，明确生产部和采购部等相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。集团采购部可以根据市场对双汇产品的需要，对采购需求进行审核，统筹安排企业的采购计划。第二，双汇生产部对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据产品销量提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，集团采购部和有关上级在审批采购生猪等原材料的申请时，应重点关注采购的生猪数量和供应商的质量等申请内容是否合理完整，是否符合企业生产经营需要，是否符合制定的采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，比如超额采购等，应要求生产部调整请购内容或拒绝批准。5.3 选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节，也是容易出现风险的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致生猪的质量存在严重的问题，如瘦肉精、黄体酮、磺胺类、氯霉素、滴滴涕、来克多巴铵、呋喃代谢物四项严重超标，寄生虫超标及其他疾病，没有安全放心的生猪肉，企业的产品质量便得不到保障。或者存在有些供应商提供的物资价格过高，使企业成本过高，利润空间缩小。甚至可能企业内部人员被收买，出现舞弊行为。主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商所提供的产品情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序严格审核批准后，纳入供应商网络。这样即为企业提供了高起点、高质量的供应商，为企业产品质量安全铸造了一面“防护墙”，将任何不满足条件的供应商挡在墙外。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。这就要求采购部门必须公正廉洁，为确保这一措施的实行，公司可派遣信任且有能力的人去担当采购部门经理。有了质量保证协议就可在一定程度上规范供应商的行为，确保生猪的质量。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供的生猪的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。“优胜劣汰”的制度鞭策下，使供应商时刻不能松懈对自己原材料生猪的质量监管，为企业提供始终如一的优质生猪肉，并且不断提高自己的服务，争取与双汇建立长期的合作关系，使双方都能从中获益。5.4 确定采购价格因为猪价是十分灵活，变化非常频繁，如何以最优“性价比”采购到符合需求的生猪，是采购部门的重要责任。采购部门的人员应当明确企业是在确保生猪质量的前提下，尽可能以最低的采购价格购入生猪，绝不仅仅是越便宜越好，质量仍是第一位。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对市场上猪肉行情的跟踪监控及合理预测，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失，采购人员为了业绩只看重采购价格。主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，同时采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同品种比质量，同质量比价格，同价格比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定生猪采购价格。针对不同市场不同地区采用适合的定价机制，科学合理地确定采购价格，尽量使得企业采购成本最低。第二，采购部门应当定期研究生猪的成本构成与市场价格变动趋势,确定其采购执行价格或参考价格。当市场发生巨大变动造成猪肉价格下跌时，及时变动生猪采购价格，防止高价买入造成亏损。也可在市场变动可能造成猪肉价格上涨之前及时购入，可为企业减少大量成本。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。根据数据分析以及供求关系研究，可发现猪肉价格在一定程度上受到季度影响，所以双汇集团采购部门应在在季度交替期做出明智的采购策略。通过分析对市场生猪价格有一定的预测，为企业的采购提供重要的依据。当然，也要对采购人员进行监管，防止其为了工作业绩，以较低的成本买入质量不达标的生猪。5.5 订立框架协议或采购合同框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的生猪供应商的养殖环境、喂养方法、及饲料规格等进行严格的规定；框架协议的签订应引入竞争制度，是质优价廉的生猪被优先选择，确保供应商竞争所带来的质量的提高。第二，根据具体情况对合同中的供应商责任与义务、交货方式、交货价格、验货流程、质量差异处理方法、交货时间等情况作出明确规定，准确描述合同条款，明确我方权利与义务、双方的违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于大规模或者是长期采购关系的签署，应当组织法律、财会等专业人员参与谈判。第三，要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。5.6 管理供应过程管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价养猪户的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，可以定期要求养猪户送样检查，或者是定期进行现场考察，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对供应商中的大户着重关注，建立并执行更为严格的巡视、点检和监造制度。有必要的话可以签订监督合同，落实监督责任人，审定监督报告，并及时向有关部门等部门通报。第三，一定要保证安全的干净的运输环境，不能让生猪在运输过程中受到感染等影响质量的问题。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。5.7 验收验收过程中应确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，因为生猪的质量是不可能同质的，需要制定明确的条例，指导生猪的验收过程，避免不通知同价等问题。第二，验收人员应当抽取一定的比例送检，并根据检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量等一致。对验收合格的物资，进行登记，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质检证明文件。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、毁损的物资等，验收人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。5.8 付款 付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。5.9 会计控制会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异