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秘书理论研究的实践性 毕业论文秘书理论与务实在办公室管理中的应用 考生姓名专业准考证号指导教师通讯地址邮政编码电子邮箱联系方式 二年 月 2论文原创性声明 毕业论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交毕业论文，是本人在指导教师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。论文作者签名：年月日 3中文摘要 摘要 由于经济的发展和社会的进步，对于任何机关、单位或者是企业来说，办公室都是一个综合管理部门。办公室的管理是办公室工作人员协助决策层处理好行政事务和办公事务的活动过程。而秘书工作是办公室中重要的一个环节，本文对秘书理论与务实在办公室管理中的作用展开研究，就秘书工作的职责和原则以及在办公室管理中秘书工作的重要作用，及新形势下对秘书人员的要求展开分析，并提出了自己的观点。 【关键词】办公室管理秘书理论与务实秘书工作秘书人员 Abstract Astheeconomicdevelopmentandsocialprogress,foranyagencies,unitsorenterprises,officesareanintegratedmanagementdepartment.Officemanagementofficestafftoassistdecision-makersdealwithadministrativeandofficeservicesactivitiesoftheprocess.Theofficesecretaryisanimportantaspectofthispaper,theoreticalandpracticalsecretarialofficemanagementroleinastudyonsecretarialdutiesandofficemanagementprinciplesaswellastheimportantroleofthesecretary,andthesecretaryunderthenewsituationpersonnelrequiredtoanalyzeandputforwardtheirownviews 【Keywords】OfficeManagementSecretaryofthetheoryandpractical SecretarialworkSecretarialstaff 目录 一、秘书的重要作用.4 1.1秘书的职责.4 1.2秘书工作的基本原则.4 二、办公室的管理.5 2.1办公室的管理的重要性.5 2.2办公室管理的原则.6 三、秘书在办公室管理中的作用.7 3.1秘书实务在办公室管理中的任务.7 3.2新形势下办公室管理中对秘书的要求.7 参考文献.9 一、秘书的重要作用 1.1秘书的职责 1.1.1参谋咨询 现代管理日益复杂，无论各级领导的才干和精力，都无法面面俱到，所以，秘书应当充分发挥参谋作用。开展参谋咨询工作，是秘书完善自我职能的需要，是领导提高效能的需要，是新形势的需要。所以在现代管理中，秘书的参谋咨询功能具有重要的作用。 1.1.2沟通协调 沟通协调是秘书人员的重要职责，是保持组织机能整体性的重要手段。现代组织系统结构复杂，分工细致，其整体性的维系必须依赖于有效的沟通协调。秘书是组织内外的重要枢纽，在处理信息的过程中，秘书能够加强信息沟通协调，使各有关方面了解真相，促进各相关方面的配合，促使组织和谐运转。 1.1.3督促检查 秘书直接受命于领导，是领导的助手，与领导的信息沟通最为密切，所以领导经常委派秘书去执行督促检查的任务，秘书则直接将情况反馈给领导，以避免贻误时机，致使反馈信息受到干扰或失真。 秘书参与了决策指令形成的整个过程，在督促检查中有利于把握标准，发现存在的问题、分析执行的状况、评价执行的效果。秘书在督促检查中捕捉信息迅速准确，发现问题，起到督查作用。 1.2秘书工作的基本原则 1.2.1准确原则 秘书是领导的助手，秘书的工作关联着领导的工作，秘书工作是领导工作的重要组成部分，领导工作具有广泛性和全局性。秘书工作的准确性保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常开展。 秘书工作的准确性涉及很多方面，秘书工作的质量代表着一个机关的面貌。准确是秘书工作质量的基础，也是反对文牍主义、官僚主义作风的有效方法。 1.2.2迅速原则 秘书的特点决定了秘书工作的迅速原则。秘书工作的效率，通常影响着领导工作的进展。因此，秘书部门必须正确地安排时间和工作，并尽可能地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当前的发展和需要。 以上讲的准确原则和迅速原则实际上是一项要求，即高效率。准确和迅速合在一起构成高效率，而高效率是秘书工作的根本要求，也是秘书部门开展各项工作的基本原则。 1.2.3保密原则 秘书部门是核心要害部门，管理文件，处理要务，接近领导核心，知密范围很宽，泄密危害极大。因此，秘书工作必须遵守保密原则，遵守各项保密法规和制度。要求秘书必须时刻保持头脑清醒，高度警惕，严格保密。同时，为了保证机密安全，还要制定严格的保密制度，以保证办公室的安全。 1.2.4实事求是的原则 秘书工作是给领导决策提供依据的，工作中如果没有坚持实事求是的原则，就可能致使领导工作失误，甚至会使机关的声誉受到严重损害。因此，秘书部门开展一切工作必须遵循实事求是原则。只有这样，才能向领导提供正确的决策依据，才能协助领导做好各项决策。 二、办公室的管理 2.1办公室的管理的重要性 和谐管理在办公室的实施是指办公室内部人与人相处和睦、人与单位相互依存、部门与部门相互配合、单位与外部联通融洽，形成人和气顺、政令畅通、运转有序、蓬勃发展的良好氛围。主要有以下几个方面的内容：首先是融洽、和谐、健康的人际关系。人是办公室的主体，和谐的人际关系是和谐的办公室存在的前提。其次，和谐的办公室必须有一个良好的工作秩序，良好的工作秩序包括:规章制度科学实用、激励机制科学到位、工作成效明显突出。 办公室的和谐管理具有非常广泛的价值，因此必须深刻地认识到办公室管理的真正内涵。 首先，办公室管理应有缓解矛盾，辅助领导的作用。机关或企业内、外部存在着各种错综复杂的关系，处理好这些关系，解决矛盾的手段也各异:如行政手段、法律手段、经济手段，甚至武力手段。归结起来，这些手段都是硬性的、强制的。而作为领导者，手中掌握着各种权力，但这些权力不是随时随地都可动用的，尤其是有些矛盾很难明断是非，更不能以上述手段加以解决。办公室没有上述权力，在领导的指挥或授权下，只能做协调工作。办公室人员在矛盾的双方多次往返联络、反复协商，达到调解的目的。 秘书学教案 第一章秘书学概述（一） 目的：了解现代秘书学的产生；秘书学的学科体系与特征 重点：秘书学的研究对象 方法：讲授为主 教学内容： 一、现代秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。 1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。 2、秘书职业化阶段。 3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。 4、秘书学形成的阶段。 80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （一）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （二）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅秘书工作 上海大学：秘书 （四）秘书专著的陆续出版 二、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动。 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。 秘书活动的基本要素： 秘书人员主体 秘书工作客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。 秘书方法中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。 领导意图潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。 秘书环境外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。 三、秘书学的学科体系与特征 （一）秘书学学科体系 （二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 其学科特征体现在： 1、知识的综合性 2、理论的应用性 3、学科的群体性 *知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。 1、秘书与管理学关系 两者的关系密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。 秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。 秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。 秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。 2、秘书与领导学关系 秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。 3、秘书学和应用写作的关系。 4、秘书学和信息学的关系 信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生、获得、传输、存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。 理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。 学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群。如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。 （三）秘书学的研究方法 德国哲学家黑格尔在逻辑学一书中曾把方法比作耕地的犁。方法的选择，研究对象相对应，秘书学的研究方法归纳为几点。 1、理论联系实际的方法。 2、运用比较的方法。 3、注重对其他学科尤其是相关学科的研究。 补充：全国性秘书杂志目录 秘书工作（中共中央办公厅秘书局编） 秘书（上海大学编） 秘书业务（中共广东省委办公厅） 秘书之友（兰州大学） 秘书界（成都市秘书学会编） 秘书学研究（江汉大学编） 第一章秘书和秘书工作（二） 目的:了解秘书的概念、秘书的分类、 重点：秘书的类别、秘书工作 过程 导入新课 1学生自由讨论：你对秘书工作的了解。 2学生发言 明确：秘书工作的重要性。 讲授新课 一、秘书的来由与定义 “秘书”：翻译名词，英文Secretary.罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。 辞海中，秘书有五种含义，现在也有不同界定。为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜秘书学） “所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：现代秘书学） “秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：秘书学） 二、秘书的类别 （一）从秘书服务对象和经济来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。 （1）集体秘书。集体秘书与专职秘书相对而言的。指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。 （2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国 家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。 2、非公务秘书（私人秘书） （板书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。 （二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。 1、文字秘书：文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 2、机要秘书：机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 3、信访秘书：信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 4、通讯秘书：通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。 5、事务秘书：事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6、生活秘书：生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。 （三）按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。 （四）我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。 1、高级秘书 高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。 2、中级秘书 中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书 初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称 1、秘书学研究对象是什么？ 秘书学以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生发展、特点任务原则和方法的一门新科学。 2、秘书学是一门怎么样的学科？ 秘书是一