行政总务_行政公文的写作培训教材

行政公文的写作,渤海大学刘丹二0一二年一月,行政公文,第一节行政公文概述第二节几种常用公文的写作,第一节行政公文概述,一、行政公文的概念和种类（一）概念：国家机关以及依法成立的并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织，按照隶属关系和职权范围在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。是依法行政和进行公务活动的重要工具（二）种类1、上行文：具有同一隶属关系的下级单位向上级单位报送的公文2、下行文：具有同一隶属关系的上级单位向下级单位发送的公文3、平行文：平行单位之间或不相隶属的单位之间的行文,二、行政公文的特点和作用,（一）特点1、政策性：党和国家的方针、政策、法律法规主要是借助公文这种工具来传达、贯彻和实施的。2、权威性：体现了行政机关的权力和权威性。3、时效性：在法定的或一定的时间范围内，它的执行才有效。4、规范性：公文的编制和办理具有一系列的原则、方法、程序和格式。,（二）公文的作用,1、管理制约作用2、联系商洽作用3、宣传教育作用4、凭证资料作用,（一）书面格式：,眉首、主体和版记三部分,文件编号No001秘密等级秘密紧急程度急件发文机关省人民政府文件发文字号政20号签发人签发人:间隔线公文标题锦州市政府关于开展活动的通知主送机关各市县人民政府:正文附件标注附件:1.(一份)2.(二份)落款印章省人民政府(公章)成文时间二0年月日附注附注主题词主题词:通知抄送机关抄送:印发机关省政府办公厅2000年月日印发印刷份数(共印份),1、眉首部分文头,（1）秘密等级和保密期限密级：绝密、机密、秘密（2）紧急程度：特急、急件（3）发文机关标识文件名称发文机关全称（规范化简称）文件,1、眉首部分文头,（4）发文字号机关代字+年份+序号机关代字：发文机关规范化简称年份：标全称，用括入序号：发文机关发文顺序号*几个机关联合行文，只标明主办机关发文字号。（5）签发人：上报公文中签发该文领导人的姓名,2、主体部分,（1）标题：发文机关+事由+文种*标题中除法规、转发文件、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关：公文行文的对象。即发文机关要求的主要受理机关。（3）正文：在主送机关下一行。包括开开头、主体、结尾三部分。开头写明发文的目的、原因、根据；主体是公文写作的主要事项，写法比较灵活，结构上多用总分式、分条列项。结尾基本上用习惯用语结尾。,2、主体部分,（4）附件说明：附属于正件发送的文字材料、图表、像片等，它是正件的补充或参考材料，与正件具有同等效力。（5）落款：行政公文法定作者的署名。机关领导人的落款又叫签署。制发机关+印章+日期日期+印章制发机关+日期专门版头铅印且大量下发,2、主体部分,（6）成文时间：公文的生效时间。确定方法：以领导人签发的时间为准；联合行文以最后机关领导人签发日期为准，经会议讨论通过的行政公文以通过日期为准，电报以发出日期为准。成文时间以汉字书写，年月日齐全。（7）附注：需要说明的其它事项。在成文日期下一行居左空2格。,3、版记部分,（1）主题词：公文检索标识。每个公文的主题词语最少2个，最多5个，最后一个词指该文的文种。主题词的位置居左项格标识，词与词之间空一格不加标点。（2）抄关机关：除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关。（3）印发机关和时间：公文印制的主管部门。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。,标题练习,1、关于中国人民银行市分行改革信用社管理体制的报告2、区教育局转发市教育局关于加强学生春游组织工作的通知3、省工商行政管理局关于国家工商局、卫生局药品广告管理办法的通知4、县工商局关于同志严重失职的处分决定的通知,发文字号练习,1辽劳发（2005）24号2京给水（2006）字第1号3（2006）沪港业字第059号4锦电话局2006年实字第24号,第二节通知,一、概念：批转下级的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。二、通知的特点：1、应用的广泛性2、行文的执行性3、办事的时效性,二、通知的种类,1、发布性通知：下行文。用于向下级机关发布有关行政法令和规章制度。2、批转性通知：下行文。用于上级机关对下级机关上报的文件进行批转。3、转发性通知：用于下级机关或部门转发上级机关或不相隶属机关的公文。下行文或平行文教育部转发卫生部、财政部关于公款医疗管理办法的通知,4、指示性通知：用于上级机关对下级机关传达指示、布置工作时使用。用指示性通知，其通知具有较强的行政效力中宣部、新闻出版署关于禁止买卖书号的通知5、知照性通知：向有关机关告示情况，但并不要求受文单位具体完成什么任务。作用是“打招呼”6、任免、聘用通知：主要用于任免、聘用事项。7、会议通知,二、通知的结构和内容,1、标题：2、主送机关：3、正文：主要包括缘由和事项两部分。结构：一是篇段合一式（用于内容简单的通知）二是总分条文式：引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写。三是归纳式：按性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等。4、成文时间和发文机关,市水利局文件水发200187号签发人：关于转发省水利厅关于开展省水土保持规划工作的通知各县（市）、区水利局：现将省水利厅的2001203号文关于开展省水土保持规划工作的通知转发给予你们，请你们按文件及“大纲”的要求认真落实。现将具体事宜通知如下：一、规划一律按“大纲”要求统一布置，。二、为保证规划工作是顺利开展，市局决定成立由水利局、市计划委员会、市财政局为成员的市水土保持规划领导小组，。三、。附件：一、。二、。,（此页无正文）市水利局（印章）2001年9月23日主题词：水土保持、规划、通知。抄送：省水利厅、省水保局、市计委、市财政局市水利局办公室2001年9月23日,通报,通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文一、通报的特点1、典型性-以点代面2、真实性3、导向性,通报,通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文一、通报的特点1、典型性-以点代面2、真实性3、导向性,通报,通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文一、通报的特点1、典型性-以点代面2、真实性3、导向性,二、通报的分类,按内容分：表彰性通报、批评性通报和情况通报按表达方式分：直述性通报和转述性通报。,三、通报与通知的区别,通报与通知都具有知照性，通报侧重于报道和评价事实，一般不具体地布置任务。而通知是知之而后行，是必须执行的，而通报是以教育为主，不一定要执行。,四、通报的结构和内容,1、标题：国家体委关于表彰中国女子排球队的通报2、主送机关3、正文（1）表彰性通报一是将何人、何时、何地、何事这些要素交代清楚二是对通报事项作客观分析和评价三是作出决定四是号召向被表彰人学习。,（2）批评性通报：可分为批评坏人坏事的和关于事故的两类批评坏人坏事的与表扬好人好事的写法相同，第四层对下级作出指示、要求。事故通报：一是何时、何地、何单位发生了什么事故，带来什么危害、损失、后果；二是对事故进行分析，着重分析产生事故的原因三是处理决定四是为防止此类事故再次发生，提出整改措施。,关于,一、事故的发生情况及事故相关损失-叙述二、主要分析产生事故的原因-说明和议论1、严重超载2、违反交通规则三、处理决定-说明1、2、3、四、提出整改措施-说明和议论1、校车的质量问题管理,3、情况通报：传达重要情况（精神）的通报，应从实际出发，根据需要确定写法。一是分段式，将重要情况加以归纳和概括，综合一体二是以小标题式，把重要情况融会其中，集中而精练地概括成几个问题三是以三段式写法：开端交代通报事件的基本情况或基本精神，接着作出若干决定，最后提出要求、号召或希望。,报告,一、报告：是一种上行公文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。1、报告的特点；（1）应用的广泛性（2）行文的单向性（3）时间的灵活性（4）表达的叙述性,2、报告的种类,（1）工作报告综合性报告：一定时期全面情况专题报告：某件事情或某项工作（2）情况报告：突发重大情况（3）回复报告：答复提问,报告的结构和内容,1、标题2、主送机关3、正文：开头、主体、结尾（1）工作报告：工作情况（采取措施）+取得成绩+存在问题+今后打算（例文一）（2）情况报告：突发事件情况+事件性质+初步结论+处理意见（3）回复性报告：针对事项+具体答复（例文二）,写作要求,1、重点突出：专题报告要抓住事物的本质，实事求是地反映情况，力求：一文一事一报2、点面结合：综合性报告要处理好三个关系：点与面、事与理、详与略3、综合分析，总结规律：以叙述为主，但在介绍情况的基础上，还要通过议论等进行综合分析，总结规律，从中吸取经验教训。,请示,一、请示的概念：向上级机关请求批示、批准的公文二、请示的种类1、请求指示性请示：（怎样做）写作时，重点放在提出问题，而不提出具体建议。请求语：“可否，请批示”，“以上请示当否，请批复”2、请求批准性请示：（是否可以做）请示中的问题可事项，本机关有认识有打算，只是无权决定和处理，非得上级机关批准备不可。写作时重点放在意见、办法及其理由上。请求语：“以上请示，如无不妥，请予以批准”，”请审核批准“等。3、请求批转的请示请求上级部门对本部门就全局性或普遍性的问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。,三、请示的结构和内容,1、标题：发文机关+事由+文种2、主送机关主送机关只有一个，不能多头主送除领导者个人交办的事情外，请示不得直接呈送领导者个人。一般情况下，不得越级请示。3、正文：缘由：说明请示的原因，突出请示的必要性和迫切性事项：写明请求需上级机关批准或指示的具体事项请求语：具体明确地提出请求解决。4、成文时间和发文机关。,函,（一）函的含义函是上下级、各平行机关或不相隶属的机关、单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的一种公文。这是以平行机关或不相隶属机关为主送单位的“平行公文”。函是机关之间的往来公文，而不是如上行文或下行文那样的单行公文。,（二）函的特点：1、使用广泛多向性在公文中，函的使用最为灵活，行文方向不受限定，各机关单位之间需要发生工作联系，而又不便于使有其他文种的都可以使有函2、灵活简便针对性可以用于公务活动的各个领域与各个级别层次的机关，一般不受作者职权范围大小与级别高低的制约，不受内容繁简与事情大小、轻重的限制，一般一文一事3、平和性函在语言方面一般不像法规性公文的语言，而是显得尊重平和，恳切真诚。,（二）函的种类,一、按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。二、按发文目的分。函可以分为去函和复函两种。去函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。三、另外，从内容和用途上，还可以分为商洽函、询答函、知照函、请准函等等。,（1）商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作，联系有关事宜的函。如人员商调，联系参观学习等。（2）询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。询答函实际上又可分出“询问函”和“答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。（3）知照函。即告知不相隶属机关有关事项的函。（4）请准函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。请准函实际上又可以分为“请批函”和“审批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。,（三）函的内容和结构,一、首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题同公文标题，但复函时可以在文种前注明“复函”字样，便函可以不写标题。（1）发文机关名称+事由+文种构成（2）事由+文种2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。二、正文其结构一般由开头、主体、结语三部分组成,1、开头。写行文的缘由，背景和依据。一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。3、结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用特此函告，特此函达。若是要求对方复函的，则用盼复，望函复，请即复函等语。请批函多以请批准，请大力协助为盼，望能同意，望准予是荷等习惯用语收束。复函的结语常用特此复函，特此回复，此复等惯用语。也有的函不写结语。三、落款发文机关和成文时间署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,事务文书,第一节计划第二节总结第三节调查报告第四节简报,第一节计划,一、概述（一）计划的概念和作用计划是人们为了指导未来的行动而拟定的目标和作出的安排。形成的文书叫计划。计划是一种统称，有不少的同义词，如规划、纲要、要点、安排、设想、打算、方案等。具体名称的不同，是由于它们在目标远近、内容详略和时间长短等方面不同而决定的。,1、安排：,在时间上要短些、近些，内容往往单一而细致。写法上的特点内容较为单纯专一安排要求具体、周密章法讲究条理布置工作落实到日程形式不拘一格（可以用条文式，也可用表格式）,工作计划与工作安排在写法的区别,计划的目标是经过努力争取要实现的，因而制订计划要留有余地，有一定的弹性；而安排的内容条款，是要求在正常情况下必须要办到的，因而写安排务必要妥当、周密、带有某种规章性。,2、要点,是对一定时期内的工作所作的提纲式的简要安排，它只需明确工作的主要内容，而不讲其他有关问题。特点是内容的提要性和语言的简明性,3、规划,多称为长远计划。在时间上要远些，内容粗略。特点：长远性多在五年以上，甚至十几年划几十年战略性是在全局总体思想指导下对工作的开展进行战略设想的结果，着眼的是全局，是发展，是高度概括和原则性部署理论性不只是提出相应措施，而且还必须从现实与科学设想的发展目标结合上，去阐明道理，论证所提出的目标任务和措施的正确性和可行性。,4、方案,对较大规模的工作定出目的、要求、方式的方法、具体程序等进行全面的考虑。,5、设想,对长远的工作或者某种利益所作的初步的、非正式的计划。,6、打算,是近期要做的事情的计划。对具体措施和步骤仅做初步的考虑。,练习：下列各计划的标题是否恰当,1、乡发展高产优质高效农业的五年安排2、市局七月份政治学习纲要3、大楼百货商场三月份销售设想4、市大业区二OO六年环保工作设想5、厂工会二OO七年开展职工活动的初步要点,（二）计划的特点,1、预见性计划制订者要正确判断实际情况，并且对未来一定时期内的工作做出合理的安排。2、可行性以实现工作为基础，既不能毫无突破，无所进取，又不能脱离实际，好高骛远而应实事求是，切实可行。3、约束性一经批准，在一定范围内就具有规定性的权威性,（三）计划的种类,1、按时限分：按日历时限划分和按工作阶段划分两类。2、按性质分：有综合性计划和专题计划。3、按内容分：工作计划、生产计划、学习计划等。4、按范围分：5、按作用分：指令性和指导性计划。指令性计划是国家下达的具有行政约束力的计划。一般情况下必须严格执行。指导性计划是国家根据国民经济发展的需要下达给企业的参考性指标，是非强制的。两者一个是“必成”，一个是“力争”。6、按结构分：条文式、表格式、条文与表格兼用式,（1）条文式计划条文式计划就是把计划的全部内容包括目标及任务、要采取的措施、实施的步骤等用语言文字分条分款地写出来。它的特点是层次清楚，任务明确，措施具体，便于操作。(2)表格式计划表格式计划就是将计划中所提出的目标及任务、要采取的措施、实施的步骤、完成的时间等计划事项填写在印制好的表格栏目中。这种形式的计划多适用于内容比较单一、数据资料较多的计划，如工厂里的班组、车间的生产计划。其特点是简明扼要、重点突出、对比性强。(3)文表结合式计划文表结合式计划就是采用条文式计划与表格式计划相结合的形式安排计划事项，在叙述计划内容条文的同时，遇到较多的数据资料部分，就用表格形式表达那一部分内容。这种形式多用于内容比较复杂的计划。,二、结构和内容,四要素：任务、目标、措施、步骤（一）计划的写法1、标题：计划单位+计划期限+计划内容+计划种类渤海大学二O一一年教学管理工作计划2、正文：开头、主体、结尾开头：背景和前提为什么要做主体：任务、目标、措施、步骤做什么，怎么做结尾：提出希望、号召。有时可不写,三、写作要求,1、实事求是，防止过高偏低2、明确具体、利于执行检查3、层次分明，语言准确简洁4、符合规律，及时调整修改,案例：为新新印刷厂制定、写作一份条文式计划：新新印刷厂根据上级机关关于核定流动资金定额通知的精神，将要核定1995年度流动资金的工作，计划完成这项任务，需要总的时间是一个月（1995年11月1日11月30日）。这次核资工作准备分三步进行：第一步，各部门自查自核，财务科配合协助；第二步，全厂平衡，汇总上报；第三步，建立健全制度，深入动员，做好执行定额的思想准备。总之，通过这次核资工作，认真建立健全制度，进一步提高企业的管理水平。这次核资工作采取分级归口、自查自核、专业部门协助的办法进行。,为滨海市商业局制定、编写一份表格式计划：为了把滨海市建成一个文明富裕、生活方便的新兴工业城市，1992年7月1日，滨海市商业局提出了到2000年的全市增建商业网点的设想。按照商业部规定的标准，到1993年，这个城市将达到每千户居民设3个网点（城市人口预计55.3万人，应有网点1660个）；到1995年，将达到每千户居民设4个网点（城市人口预计58.4万人，应有网点2330个）；到2000年，将达到每千户居民设5个网点（城市人口预计64.3万人，应有网点3220个）。,第二节总结,一、总结的概念：是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过去一段工作的回顾与分析评价，用以指导今后工作的书面材料。二、总结的特点：1、内容的客观性符合客观实际，实事求是。2、写作的主观自觉性自身的实践是总结的对象3、意义上的理论性和概括性感性认识上升为理性认识，透过现象揭示本质。,三、总结的分类,1、综合性总结（全面总结）对一个单位或部门在一个阶段内的所有工作进行全面地总结2、专题性总结（专门总结）对一个单位一个部门某项工作或某个专门问题进行专门性总结。,四、结构和内容,1、标题：从形式上分为单行标题和双行标题两类。单行标题又分为公文式标题：锦州钒业有限责任公司二OO六年工作总结文章式标题：企业腾飞的一年双行标题主题和副题：是同时使用公文标题和文