档案管理_火电企业生产期科技档案管理教材

火电企业（生产期）科技档案管理,神华国华电力董红岩,案例：1、国华电力公司竣工图整改2、XX电厂厂锅炉泄露致人死亡3、XX电厂主变烧损致重大财产损失,科技档案（生产期）是企业生产、维护、科研活动的真实历史记录，也是企业运行、维护的重要依据。它是科技人员的劳动成果和智慧结晶，是企业的财富和宝贵资源，是企业资源的一种表现形式。科技档案管理是电力企业管理的重要组成部分，是管理工作的基础性内容，对于电力企业的发展具有非常重要的作用。,参考标准规范GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42-2009企业档案工作规范GB/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T869火力发电厂焊接技术规程DL/T5190电力建设施工技术规范DL/T5210电力建设施工质量验收及评价规程DL/T5229电力工程竣工图文件编制规定DL/T5434电力建设工程监理规范国华电力管控体系火力发电厂ABC级检修管理标准,科学技术文件材料记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。科学技术档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。,管理职责与要求,管理总则1、企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。2、企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。3、企业档案工作应按照档案法规定，实行统一领导，分级管理的原则，应确保档案的齐全、完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，满足企业各项工作以及竣工后生产运行、设备维护、改（扩）建的需要。形成的项目档案应反映工程建设过程及实体质量情况。4、企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。5、积极开展多种形式的宣传与培训工作。,电力企业（生产单位）职责1、应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实企业档案管理责任制。应对技改（修理）、检修、小型基建等项目外委承包单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将企业各职能部门的档案工作纳入统一管理。2、应制定本企业统一管理制度和业务标准，将科技文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各相关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。3、档案室是科技档案归口管理部门。3.1负责科技档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；并对科学技术文件的形成、积累、整理、编制、移交与验收全过程进行监督、检查和指导。3.2档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。3.3应按归档范围负责收集、整理本单位各部门在科技活动中形成的文件。应对相关单位移交的档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。4、各职能部门应在档案人员的指导下，按归档范围负责本部门（项目）业务范围内形成的科技文件的收集、整理和移交工作。5、项目管理部门应建立项目开工登记制，由项目责任部门（项目负责人）在开工时，到档案部门登记备案，并明确各责任人的归档职责。,技改、检修、维护、小型基建单位职责1应按合同约定，收集、整理各自范围内形成的技改、检修、维护、小型基建文件，收集范围和质量符合生产单位的规定。2文件应以项目或专业为单元，对过程形成的文件实施全过程质量管理。3整理后的档案经监理单位（如果有）和生产单位生产技术部门审核后向生产单位档案室移交。4应接受生产单位档案人员的监督、检查和指导。,归档要求,归档范围各职能部门和相关单位应以本企业生产技术及其管理活动全过程中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。,科技文件质量要求1、归档文件必须齐全、完整，签章手续完备；其内容真实、可靠与实际相符合。2、归档文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。3、归档文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。4、归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。5、用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准或上级单位相关规定的格式，没有填写内容的空白格应用划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。6、非纸质文件归档时，应与其文字说明一起归档。,竣工图的编制要求1竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、书写材料耐久、应无覆盖现象，符合档案管理的规范。2竣工图应按GB/T10609.3规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。3技改、修理项目及设备变更形成的竣工图由设计院出竣工图的，按DL/T241相关要求执行。4技改、修理项目及设备变更形成的竣工图，由本企业自行绘制的，应采用新图标（见图1）；若是利用原图复制并在复制图上进行修改形成的竣工图，应加盖有签署的竣工章（见图2）。5技改、修理项目若聘请监理单位的，监理单位应对竣工图进行审查，加盖竣工图审查章，由监理工程师签署。,档案整理,档案整理流程,分类方法1、生产单位科技档案分类按不同职能、文件的来源和形成阶段、分专业性质、特点按下列要求设置。2、一级类目设置：6大类为电力生产类、7大类为科学技术研究类、9大类为设备仪器类。3、二级及以下类目设置：6大类电力生产类应按生产职能部门、文件性质设置；7大类科学技术研究类应按科技成果性质或立项课题设置；9大类为设备仪器类应按专业、系统，设备台件设置。档号组成1、第6大类电力生产类和第7大类科学技术研究类档号组成：年度分类号案卷流水号。2、第9大类设备仪器类档号组成：项目代号（工期机组）分类号案卷流水号。,组卷原则组卷要遵循科技文件材料形成规律。保持案卷内文件的有机联系，分类科学，便于档案的保管和利用。组卷方法1生产形成的文件材料应按专业、时间顺序组卷。2技改（修理）项目、机组A、B、C级检修、临修、抢修及小型基建项目形成的文件材料应按项目组卷。针对具体项目的管理性文件应归入相应的项目案卷里，引进项目的成套文件可不拆散组卷。3日常设备变更以年度为单位整理，可根据文件的数量、专业组成一卷或若干卷。4竣工图变更或设备（零部件）更换，应在原案卷与新组案卷中将变更前后图纸在登记表中建立有机联系，填写卷内文件变更登记表（见图4），作为卷内文件的最后一件归入原案卷内，并将变更项目名称及实施日期录入档案系统。5科研项目形成的文件材料应按专业及形成阶段组卷。,案卷和卷内文件的排列档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内文件应按文件的形成规律、问题、时间（阶段）或重要程度排列。生产文件1发电管理系统形成的运行日志、值长日志等文件，应按时间顺序排列。2系统图应按专业排列。3全厂性试验报告、环保监测、技术监督等应按形成专业、时间排列。技改（修理）项目文件1技改（修理）项目文件应按立项文件、管理性文件、施工记录文件、原材料证明文件、竣工文件（竣工图）、监理文件、后评估报告（重大项目）顺序排列。2设备变更文件应按设备变更申请表、质量控制文件、设备变更执行报告形成顺序排列。,机组A、B、C级检修1机组A、B、C级检修文件应依次按前期综合管理文件、检修过程文件、检修后期调试文件、监理文件顺序排列。2综合管理文件卷内，应按策划书、施工进度网络图、检修项目、物资计划（通过BFS+流转的可不归纸质）方案、措施、会议纪要、来往函件、分系统验收报告、完成项目与未完成项目清单顺序排列。3检修过程文件卷内，应按各专业方案、措施、进度网络图、检修工艺工序卡、验收单、文件包、说明书、合格证、检测报告等排列。4检修后期文件卷内，应按试运方案、措施、启动计划、传动记录、安全门整定调试记录、试验报告；总结；金相试验报告排列。,小型基建项目案卷及卷内的排列，参照技改（修理）项目文件的排列。招投标文件应按招标文件、投标文件、评标文件（招标邀请函、专家打分表、答疑澄清等）、评标报告、中标通知书顺序排列。合同文件应按合同（合同会签单、授权委托书）、技术协议、补充协议、备忘录顺序排列。监理文件应按管理性文件、监理月报、监理日志、监理记录、监理会议文件、监理总结顺序排列。卷内文件按专业、时间排列。科研文件1经批准立项的科研项目应按立项准备阶段、研究实验过程阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段、推广应用阶段形成文件顺序排列。2未立项的一般科技成果报告文件按专业、形成时间顺序排列。,编目1、页号编写文件页号应按案卷装订的形式分别编写。按卷装订的，应从“1”编写连续页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间不连号。2、卷内目录的编写：责任者，填写文件形成单位的名称，注意要填写单位全称或规范的简称。注意：区分卷内目录责任者与案卷封面立卷单位，卷内目录责任者是指该份文件形成部门或主要责任单位，案卷封面立卷单位是指负责组卷的责任单位。文件题名，应填写文件标题的全称。页号，案卷装订成册的应填写每份文件起始页的页号，最末份文件必须标注起止页的页号。不装订的案卷应填写每件的页数。,3、案卷题名的编写案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名一般应包含以下三要素：“工程项目名称+年度+项目名称（或分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容”例如：国华XX一期1号机组2008年A级检修（A101）管理策划书、准备任务书、检修网络图国华XX2013年一般技改工业视频监控系统改造项目可研、方案、开工报告、培训资料、施工验收单、竣工报告、总结报告4、卷内备考表的编写备考表应填写案卷内文件的总件数和总页数，以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的挡号，并注明其载体形式。,案卷装订案卷装订应结实、整齐，宜采用线装检索工具编制生产单位应编制档案案卷目录或全引目录，提供查询。,档案审核与移交,办理移交签证,合同单位或职能部门,监理单位或生产技术部,生产单位档案室,自检,审核,验收确认,项目档案交接程序,归档时间1重大技改（修理）、小型基建项目档案，在竣工后三个月内移交归档。2小型技改（修理）、机组A、B、C级检修、临修、抢修项目档案，在竣工后一个月内归档。3生产运行文件、生产技术文件、备品备件管理文件、设备变更文件，应定期归档。4科技成果（研究）文件，若是批准立项的科研项目，应在项目鉴定验收后三个月内移交归档；若是一般科技调研、检测课题形成的科技成果报告等文件应及时归档。5需要进行后评估的项目，后评估报告完成后及时归档。,归档份数归档文件一般一式一份，重要文件及利用频繁的文件应一式两份。归档纸质文件的同时，应同时归档电子文件光盘三套。移交手续