信息交流管理程序7版2017.doc

xxxx有限公司信息交流管理程序编号：pqsa00500版本： 7页码：3/4xxxxxx有限公司运作程序文件文件标题信息交流管理程序文件编号pqsa00500生效日期2013-09-01文件版本6本页码/总页码1/4日 期版本页码修 改 摘 要2003-6-280全页首次发布2004-06-0111、4将质量信息反馈表更改为不良发生联络书2005-06-1021、3将4.3.9的内容更改为如要将重大环境因素等环境信息传达给外部时的途径2007-08-013全页修改3.3、4.3.10、4.4.4项，增加有害物质管理信息沟通要求2008-7-1841、4修改4.4.4增加“客户发生质量问题投诉需由本司负责开具纠正报告的，则由工程部负责填写纠正行动报告（8d）组织相关部门处理，若客户有指定格式则按客户指定报告格式执行；质量/环境目标不达标，由qs组发出不良信息反馈单给各相关部门组织处理”在5.相关记录中增加：不良信息反馈单pqsa00504和8d纠正行动报告pqsa005052011-11-451、2、3修改4.1.1.2“rohs/weee指令”改为“有害物质”；4.3.1、4.3.2、4.3.6、4.3.7将质检部更改为质检工程部2013-9-106全页增加3.2、4.3.1项内容；修改4.3.11项内容；原文件中顺序号增加内容后作调整。2016-04-2871、4增加4.4.5关于客户信息收集后的传达沟通 制定： 关瑞英 审核：李波 批准： 朱成恩 王杰新 1. 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理， 特制定本程序。2. 适用范围本程序适用于公司内部的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流3.职责3.1采购部、人力资源部等部门负责对应相关方信息的收集和传达。3.2 营业部、质检工程部和生产计划部负责对客户的产品质量、有害物质管理信息及其它相关信息收集；3.2各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。 3.3 qs组负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。4.程序内容4.1信息的分类 4.1.1外部信息包括：4.1.1.1质量技术监督局、商检局、认证机构、环保局等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2政策法规标准类信息，如质量、环境、有害物质（如:rohs/weee指令、reach法规等）、安卫等等法律法规和其他要求、条例、产品标准等；4.1.1.3相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；4.1.1.4其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理、区域环境状况、环保单位的环保活动等方面的信息。4.1.2内部信息包括：4.1.2.1正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。4.1.2.1（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等。4.1.2.2紧急信息，如出现重大质量或有害物质管理超标事故等情况下的信息与记录。4.1.2.3其它内部信息（如员工的建议等）。4.2沟通的方式可采用书面联络、分发质量记录、公告栏、教育宣传栏、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯（电（电话、传真等）、信函、互联网、培训、专题会议、会议等沟通的工具或方式予以传递信息。4.3外部信息的收集与处理4.3.1 营业部、质检工程部负责与客户新产品报价及新产品初期导入相关信息的沟通；4.3.2质检工程部、qs组、人力资源部负责质量技术监督、商检局、认证机构、环保局等监测、检查结果及反馈信息的收集，由qs组传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时按照纠正措施控制程序的要求进行处理。4.3.3政策法律、法规和其它要求、标准、区域环境状况类的资料信息由质检工程部、采购部、人力资源部、等部门负责收集、更新、整理、交qs组分发至各部门。4.3.4采购部、质检工程部、生产计划部、动力工程部分别负责与原材料零部件、外协件供方、运输公司、计量所等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响。4.3.5生产计划部负责与顾客的信息沟通，如顾客订单及其变更信息，设备及物料的报关信息、顾客对交货期的投诉、顾客的满意度等，以满足顾客各方面要求。4.3.6人力资源部负责与媒体等的沟通，了解相关的信息。4.3.7当外部团体对公司活动、产品或服务等有关环境、质量管理体系有质疑或对环境影响有抱怨时， qs组进行调查确认抱怨事项的真实性，经证实后，编制处理意见及回复，经管理者代表批准后，正式向该团体沟通及回复内容。必要时，可在新闻媒体中予以公开，让外部团体了解有关本公司的环境政策所坚持的立场及处理回复内容。4.3.8质检工程部按体系的要求，联络环境监测单位对本厂环境设施的关键特性进行监测与测量，获得结果后及时传达到相关部门。4.3.9各部门在外业务活动过程中若收到其他外部有关环境的信息时，应及时传达到qs组及相关部门。4.3.10 qs组根据本厂重要环境因素所涉及的对象，如涉及到外界单位的，由qs组及相关部门，建立外界沟通、落实有关控制事项,具体见对相关方施加影响程序。4.3.11 hsf相关管理的标准，如顾客要求、法规/指令要求等，由质检工程部和qs组负责收集更新、整理，并分发至各部门。当公司生产的任何产品使用到有害物质或产品受到污染或混入时，影响到hsf产品属性发生变更时，应由质检工程部或营业部将相关与顾客进行沟通。4.4内部信息的收集与处理4.4.1正常信息的处理：各部门依据相关文件（如：法律及其他要求控制程序）的规定直接收集并传递日常正常信息；公司的质量、环境方针，相关法规与其他规定及取得的环境绩效，还可以通过宣传专栏、会议以及教育培训等方式传达至公司各个阶层及各个员工；质量、环境监测与内部审核的结果，通过公司会议、报告的方式，充分地传达给所有相关作业部门及全体员工。4.4.2（潜在）不符合信息的处理详见预防措施控制程序。4.4.3日常的品质情况在每日质检部检查员的检验报告中显示，必要时相关部门及相关责任人可以查阅。4.4.4 现场出现质量问题时由发现部门发出不良发生联络书给相关部门组织处理；客户发生质量问题投诉需由本司负责开具纠正报告的，则由工程部负责填写纠正行动报告（8d）组织相关部门处理，若客户有指定格式则按客户指定报告格式执行；质量/环境目标不达标，由qs组发出不良信息反馈单给各相关部门组织处理；紧急质量、环境以及环境物质污染事故等问题发生时可采用电话、开会等紧急沟通。4.4.5 有关客户信息，如：客户投诉（抱怨）、质量评级、产品质量要求等信息由质检工程部工程收集体后，由质检工程部转化成内部信息传达到相关部门。4.4.6其它内部信息，提供者可以填制信息联络书，传递到相关责任部门，相关责任部门应迅速采取对应措施；或