办公管理办法(1).docx

办公管理办法1.目的 为加强公司管理，提高工作效率，保证公司的各项政策、指令得以更好的、有效的贯彻执行，创造良好的企业文化氛围，维护公司良好形象，特制定本办法。2.适用范围 本办法适用于xxx公司（以下简称xx公司）所属各单位及集团公司委托代管和托管单位。3.内容及要求3.1.文书管理3.1.1收文3.1.1.1集团公司各职能部门通过oa、腾讯或传真发给公司各职能部门的文件、通知等，由各职能部门请示相关领导后自行办理，办理完毕后归档保存备查。各单位应及时处理文件并妥善保管，对文件处理不及时，影响工作的给予100500元的处罚。3.1.1.2集团公司通过xxx公司网上发布的通知、规定等，如需上报，则由各单位按网上规定时间提前两天报成渝钒钛公司归口管理部门，由归口管理部门报相关领导审批后统一上报；如不需上报，则由各单位遵照执行。各类资料未按时报送的给予100元/份.次处罚。3.1.1.3 公司通过oa和腾讯转、发送的通知、规定等，各单位需及时处理，因处理不及时而影响工作的，视其情况轻重给予100300元/次处罚。3.1.2制发文3.1.2.1制发体系文件等，纳入体系管理，按体系程序办理。3.1.2.2制发公司级通知、规定等，按照公司c类文件管理规定执行。3.1.2.3公司各职能部门需制发部门级通知、规定等时，由制发单位拟定，本部门负责人签批下发，且发放单位需对所发通知进行编号、登记，以作备查。3.1.2.4各部门制发xxx公司文件在oa里申请办理。制发代管单位文件，统一在行政管理部编号、登记并将原稿及正式文件报送一份。3.1.3报告、请示、资料类3.1.3.1各单位上报公司的请示、报告通过oa系统经本单位负责人审核同意后上报，否则不予受理。3.1.3.2各单位报送公司领导、专业处室的文书资料等，原则上采取oa或腾迅通发送。3.1.3.3凡各单位以公司名义外报请示、报告等（指对公司以外的单位，不包括日常报表），必须走oa流程，各单位不得擅自外报。各类报告、请示对外报送而又未通过公司的，视其情节轻重，给予200元/次2000元/次的处罚。3.2 .印章管理3.2.1印章分类3.2.1.1根据印章的重要程度分为三类：一类印章为涉及公司重大权利义务的印章，包括法人章、行政公章、法人代表名章、合同专用章、财务专用章、财务负责人名章；二类印章，包括公司董事会章、管理职能部门章、群团组织章、工程项目章、分厂章；三类印章：除以上两类以外的印章及各类专用章等等。3.2.2职责3.2.2.1行政管理部是印章归口管理部门，负责：a)制定印章管理制度。b)管理和使用成渝钒钛公司及代管法人公司的法人章、行政公章、并保管公司及代管公司作废的印章。c)各类印章的刻制。3.2.2.2运营管理部负责：成渝钒钛公司及代管公司合同专用章的管理和使用。3.2.2.3财务部负责：成渝钒钛公司及代管公司财务专用章的管理和使用。3.2.2.4各单位负责：本单位印章及专业章的保管和使用。3.2.3印章的保管3.2.3.1各单位指定专人管理印章，须选择责任心强、对企业忠诚可靠的员工管理。3.2.3.2各单位保管印章须做到安全、保密。3.2.3.3严禁将印章随意摆放，无人看管。3.2.4印章的使用3.2.4.1公司内部单位使用一类印章，由各单位在oa系统提申请，通过后在印章管理部门登记盖章。3.2.4.2公司以外的单位使用一类印章，由各单位在oa系统提申请，通过后在印章管理部门登记盖章。3.2.4.3使用合同专用章，由合同印章管理员对合同审批程序进行审核，确认程序合规，方可登记加盖合同专用章。3.2.4.4使用二类印章，由各单位部门负责人签字认可，各印章管理部门做好印章使用登记。3.2.4.5使用三类印章，由印章主管部门按规定自行办理。3.2.5印章的刻制、启用及作废3.2.5.1各单位需刻制印章，oa报告至行政管理部，由行政管理部按相关规定办理。3.2.5.2因损坏或注销或机构变化而作废的印章，统一交行政管理部保管。3.2.6印章管理的考核3.2.6.1各单位法人或行政第一负责人为本单位印章管理负责人，坚持“谁管理谁负责、谁使用谁负责、谁签批谁负责”的原则。3.2.6.2各单位的印章由各单位专人保管，印章管理员应妥善保管印章，出现遗失或使用不当，处罚经办人500元。3.2.6.3公司内各单位需使用印章，未按规定程序办理，处罚经办人100500元。3.2.6.4公司以外的单位需使用印章，未按规定程序办理，视其情节轻重处罚印章管理员100-1000元/次。3.3 会议管理3.3.1职责3.3.1.1行政管理部负责公司级会议的统筹协调、公司级重大会议归口管理，实施会议决策事项的跟踪、督办、协调及本制度的执行监督与考核。3.3.1.2会议提拟人或主办部门负责发送会议通知，拟定会议议程，准备会议资料，联系布置会场，实施会议考勤，维护会场纪律，督促问题整改，提出会议违规考核意见。3.3.2会议召开程序3.1.2.1 会议室管理3.3.2.2 会务准备要求，需要使用公司会议室的单位由会议主办单位提前2小时以上报行政管理部备案，并落实会议地点和参会人员，协调安排会议室（会议结束后会议主办单位应及时整理会议场地并清理打扫卫生，将移动的桌椅及时放回原位，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报行政管理部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行）。行政管理部可根据会议要求调配连界会议中心或者公司所属单位的会议室。3.3.2.3 公司领导主持召开的各类会议，包括集团公司要求召开的例会，行政管理部负责通知或协助通知各参会人员以及协助各参会人员准备会议资料。3.3.2.4 会议主办单位应提前做好会务准备。公司领导主持召开的各类会议由行政管理部负责或协助做好会务准备，其他专业会议由各职能部门根据会议要求做好会务准备。3.3.2.5 公司重大会议，各单位参会人员必须准时到会。有着装要求的必须按要求着装，在进入会场前主动签到，不得无故迟到、早退和缺会。参会人员如果请假，需及时向会议主办方提出，并需得到同意（管理骨干须由公司主管领导同意，其他人员由会议组织单位负责人同意）。3.3.2.6 各类会议主办单位按确定的会议议程准时组织会议。参会人员进入会场后，应保持会场的秩序，就座有序。会场上禁止吸烟、交谈、走动。手机关闭或置于振动，不得在会场接听、拨打电话。不得中途到会场外长时逗留。3.3.2.7 各项重要会议需督办的事项，由会议主办方负责督办，并及时向公司主管领导回复办理及办结情况。会议决定的事项，涉及体系文件的，由行管部向集团主管部门提出申请修订并制订相应体系文件，原则上不采用会议纪要形式。不涉及体系文件的可采用会议纪要通过oa落实。行政管理部做好督办、验证并向主管领导汇报等工作。3.3.3 会议要求及内容3.3.3.1参加集团公司各类重大会议的相关要求a)集团公司各类重大会议包括集团公司在连界区域外召开的各类主要会议（含经济运行会、资金预算会、管委会等）、集团公司各职能部门在连界区域外召开的各类会议、集团公司领导在连界召开的各类会议以及集团公司职能部门在连界召开的各类会议。b)集团公司各类重大会议严格按照xxx公司集团重大会议制度相关要求执行。3.3.3.2 公司重大会议包括集团公司重大会议制度规定召开的例行会议，（即总经理办公会、资金预算分析会、成本分析会和生产经营运行分析周会），公司级领导主持召开的各类会议以及各职能部门召开的各类专题会等。3.3.3.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。3.3.3.4各会议主办单位必须确定专人做好会议记录，并通过oa报送相关单位，便于落实、贯彻会议精神。对公司级会议督办，行政管理部督察室专人进行落实。3.3.3.5凡公司总经理参加的会议需由会议组织单位安排专人编写会议纪要，会议组织单位审批后，报行政管理部统一编号后下发。3.3.4例会例查3.3.4.1 行政管理部负责对公司级例会开展例查，不定期检查各职能部门例会组织情况及安排事项的检查、执行、改进及考评。检查的主要内容：业务归口职能的履行、检查记录、检查报告、专业考核。对没有检查记录的视为未检查。3.3.4.2各职能部门按规定的时间组织例会召开。对例会时间、地点未固定或临时调整的，由会议组织单位按照“日期临时调整至少提前1天、当天时间临时调整至少提前1小时”的原则通知参会人员。3.3.4.3例会组织单位作好例会考勤及会议记录。例会结束后会议组织方于1个工作日内形成纪要报行政管理部备案、送审、统一编号后于3个工作日内下发。3.3.5会议考核3.3.5.1违反集团公司重大会议制度的单位和个人，按照集团公司重大会议制度考核。 3.3.5.2公司重要会议制度考核：a）出勤考核：参会人员迟到考核100元/次，无假不到考核200元/次，凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。b) 各会议主办单位未按照要求向行政管理部上报相关会议信息，根据影响后果情况考核1000元10000元/次。c) 会议主办单位未按照会议要求进行会议记录，考核指定会议记录人100元/次。d) 未按照会议纪要要求对会议决定事项进行督办，考核督办人员100元/次。e) 各主办单位因会务组织不到位，对会议产生不良影响的，按照情节轻重考核2002000元/次。f) 使用会议室单位需爱护会议室设施，保持会议室清洁，任何部门或个人不准将会议室的桌、椅、烟缸等用具拿（移）出会议室，如有损坏、遗失照价赔偿。3.3.5.3 例会例查考核a) 无故未按期组织例会的，考核责任单位500元/次；b) 对例行检查推搪不配合的，考核责任单位500元/次；c) 对检查中发现问题未在规定期限内完成整改的，考核200元/项；对反复发生的问题，按500元/项考核责任单位.4、办公管理4.1办公规范4.1.1仪表：公司职员应仪表整洁、大方；4.1.2微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；4.1.3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.1.4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待；4.1.5电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。4.2 办公秩序4.2.1工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、及做与工作无关的事情，严禁在办公区域内高声喧哗及带小孩进入办公场所，发生吵架、打架、斗殴等影响正常工作的事件，确保办公环境的安静有序。4.2.2职员间的工作交流应在规定的区域内进行（接待厅、大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过十分钟（特殊情况除外）。4.2.3. 不得用办公电话聊天和联系个人事务及用电脑玩游戏及上网聊天。4.2.4 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保