财务系统概述(PPT 113页)

前言随着信息技术和财务管理水平的提高，财务软件必将成为财务核算、管理的重要工具。优秀的财务软件可以大大提高财务人员的工作水平和效率、优化管理资源，从而实现规范、科学的管理。 由天津天大天财神州浩天科技有限公司研制开发的“天财高校财务计算机管理系统”（以下简称“系统”），适用于普通大专院校、高职学院、中专技校、民办学校以及高级中学等各类教育机构。本系统不仅完全符合财政部最新预算改革方向及高校最新财务、会计制度，同时能够充分发挥计算机系统的处理能力，降低财务管理工作强度，使财务部门及其他部门的预算信息充分沟通，确保学校资金能够科学、合理的使用。自1995年“天财高校财务软件v1.0”问世以来，天财软件励精图治、积极进取，经过多年发展，现已成为全国最具知名度的软件品牌，在全国大中专院校市场占有率名列榜首。截止到2005年底，天财软件己在全国30个省市的近700家高校、教育主管部门中广泛使用。目前，管理思想先进、技术成熟的“天财高校财务管理系统v4.0”已全新推出，除对原有软件进行了全面改进和优化外，与相关系统（学生收费、预算、财务分析等）结合也更加紧密，逐步发展成为范围广、集成紧密、管理功能齐全、技术含量高的综合性财务财务信息管理平台，我们愿将最先进的管理思想和技术方法带给客户，和客户共同发展进步。 第一节 系统管理系统管理是专为“系统管理员”提供的后台管理专用程序，包括用户权限的设置、数据库的备份、数据管理、日志查询等。系统管理模块主要能够实现如下功能：l 设立统一的安全机制，包括数据库备份、数据表备份、后台数据管理、上机日志等等。l 对账套中年度账的统一管理，包括建立、清空、和结转历史数据。l 对操作员及其权限的集中管理，包括操作员设置，功能、科目、部门、凭证类权限的设置 启动“系统管理”最简单的方法就是单击“天财高校财务系统”工作面板中的“系统管理”图标，系统将首先弹出客户端登录界面， 用户在输入必要的信息后，按确定方可正常使用。 在“账套”下拉框处选择已经在服务端建立的账套；用户在“账号”编辑框内输入账号，此账号正确，系统将跳过此项，光标置于“密码”编辑框，如果系统内无此账号，系统将提示错误。输入账号后，在“密码”编辑框内输入密码，只有账号与密码都正确，才可登录进入“系统管理”模块。“日期”编辑框内显示的是服务器的系统日期（而非终端系统时间）。输入格式为“yyyy-mm-dd”。也可点【日历参照】选择一个自然时间。此日期应为操作员当前工作的会计月，即操作员只能在此日期所在月份内进行凭证的录入、修改、复核或记帐等工作。 一切就绪，点确定键即完成登录。注意事项：l 如果是第一次运行系统，那么必须首先建立操作员、账套、设置操作员权限等。l 运行“系统管理“后根据网络情况也许很快建立网络联接，也许要等一小会儿，一般为数秒。l 如果登录不成功，那么系统将有提示。一般问题用户可通过检查安装、设置、数据库联接来自行解决。客户端登录的目的在于：（1）远程驱动。在C/S网络应用模式下，如果在服务端尚未启动系统管理程序，则客户端登录会远程启动服务端上的系统管理程序，并建立此次登录的客户端信息。登录成功后，利用系统管理远程返回的系统信息、业务数据进行工作。（2）确认信息。确定用户此次进入系统的账套、会计年度、当前会计期间、操作员及其密码、登录时间等信息，如果这些信息合法，则登录成功。（3）记录信息。客户端登录会驱动服务端的系统管理程序，建立此次登录的客户端信息，包括以上被确认的信息，以及软件序列号确认、客户机名、子系统名等。每一次登录成功后，无论以后的操作进程是否正常（即客户端子系统是否正常执行到注销自身），都会在服务端的上机日志中留下此次使用的详细记录。（4）系统安全。一旦客户端登录成功，系统管理将实时跟踪用户的操作，如果客户端发生死机等异常情况，服务端系统管理将自动释放被占用的资源，检查、恢复被损坏的业务数据库等，这些保证了系统的安全性。一、权限管理为了保证系统及数据的安全与保密,本系统提供“操作员设置”功能,以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密性。用户以“系统管理员”的身份进入系统，点取功能菜单中的【权限管理】中的【用户权限设置】项。进入以下界面：1、如何增加一个用户点击增加按钮，用户可根据实际需要填写相关栏目的内容。其中：“用户代码”是该用户的简名或是用来标识所设置的操作员的编号，必须输入且不可重复；“用户名称”是所设置的操作员用户的全名，必须输入。“用户密码”是指所设置的操作员进行系统登录时的口令。在进行口令输入时，要保证“用户密码”和“密码确认”栏目中输入的内容一致，否则，系统将会提示出错。各栏目填写完毕后，点击保存按钮表示确认。任何用户，“系统管理”一项一旦被选中，不必再为他设任何权限，因为他已经是系统管理员，如想放弃该操作员用户的系统管理员资格，则去掉标记。2、如何修改操作员 在“用户代码”下拉框中，选择欲修改的操作员用户代码，然后点击修改按钮，便可进入操作员修改状态。只能改用户名、口令及各种权限。相关栏目修改完毕后，点击保存按钮表示确认。 3、如何删除操作员在“用户代码”下拉框中，选择欲删除的操作员用户代码，然后点击删除按钮 ，便可对所选中的操作员用户进行删除。设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。4、如何设置操作员权限（1）功能权限“功能权限”用来定义操作员在软件使用中的具体分工，即可以执行哪种操作。用户首先在界面左侧“用户代码”下拉框中选中所要设置权限的用户， 界面下方是明细权限选择区，包括“已拥有权限”和“未拥有权限”，其中“未拥有权限”所列示的明细权限都是该操作员用户目前所不具备的。系统管理员如果想给他（或她）增加些权限，可用鼠标双击所要增加的权限，这时该明细权限项就会加到“已拥有权限”中，表示用户已具有了该权限。这个过程中如果出现了误操作，增加了一些不该增加的权限，只要在“已拥有权限”用鼠标双击所要去除的权限即可，这时该明细权限项就会回到“未拥有权限”中。（2）科目权限“科目权限”用来定义操作员对科目所具有的更改、凭证、查询权限。如果用户对某些科目有权限，那么该用户在制作凭证或查询帐表时，只能使用他具有权限的那些科目，而对于他没有权限的那些科目，则不能使用。单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击保存按钮保存设置（3）部门权限“部门权限”决定了操作员对哪些部门的帐务具有操作权限。例如，有些学校不仅有一个财务处，而且各个院（系）也有财务人员作报帐点，那么，每个院（系）的财务人员就只能对本院（系）有操作权限。或者某个柜台窗口只负责某一个（或几个）院系的报账，都可通过设置“部门权限”来实现。单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击保存按钮保存设置。（4）凭证类型权限系统员为每个操作员规定“凭证类型“权限，该操作员就只能用此类凭证进行录入（或审核），有效避免了“串户”。一般来讲在多校区集中核算的时候，应按校区划分“凭证类型”以方便今后的查询和统计，同时，再将各校区的会计人员按所在校区配置“凭证类型”权限，使其制单和查询只局限在本校区的数据泛围内。5、设置权限组在大型的财务系统运行环境中，由于岗位、用户众多，因此需要设置的各类权限也就特别复杂。系统提供一套基于“工作组”的用户权限管理机制，根据人员的工作范围、岗位职责设立不同的“用户组”并设定“组权限”。以后加入该“工作组”的用户将自动继承组权限（而不必为每个人授权），如此可大大简化权限设置工作。“组权限”同样包括：功能权限、科目权限、部门权限、凭证类权限四类，注意设置完整。通过“用户组”可简化权限设置工作，当然，我们也可以为用户单独设置权限，操作方法不变。运行系统主菜单【权限管理】下的【用户组权限管理】，进入如图所示窗口点击增加按钮，输入“用户组代码”、“用户组名称”后再点击保存按钮，保存“用户组”信息。接下来就是为该用户组设置功能权限、科目权限、部门权限和凭证类权限（方法同“用户权限设置”，这里不再赘述）。那么如果将一个用户加入工作组呢？我们再一次打开“权限管理”窗口，如图：在左上方“用户列表”处选定一个用户，同时我们再在右下方“用户备选组”方框里选择要加入的用户组，点击【最大折算误差，则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，如果用户希望在制单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如1000000即可。按下确定按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。 2、删除外币代码将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击删除，即可删除当前外币。注意：已经使用的外币不能删除。五、外币汇率汇率管理是专为外币核算服务的。如果您的学校有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，若使用的是月初汇率，则应将其输入到记帐汇率中；使用的是当日汇率，则您应将其输入到调整汇率中。在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【外币汇率定义】，进入以下窗口：1、增加外币汇率单击增加按纽，选择外币编号号，输入相应信息。其中：l 记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果用户使用固定汇率（月初汇率），则记账汇率必须输入，否则制单时汇率为0。l 调整汇率：即月末汇率。在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，等期末可输入期末时汇率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。 2、删除外币汇率将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击删除，即可删除当前外币。 六、资产类别设置 在“科目设置”功能中如果设置了“资产对帐”类科目，就必须设置资产类别，因为在制单时会用到。“资产类别”的设置要考虑如何方便与对帐单位（比如：资产处）对帐或参考对帐单位要求而设置。在“帐务处理”中， 在【系统设置】菜单下选择【资产类别定义】，进入以下窗口进行设置1、 增加资产类别单击增加按纽，在弹出窗口中填写“资产类型编号”、凭证类别名称等栏目即可。“按下确定按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。 2、修改资产类别将光标移到要修改的资产类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点确定按纽，保存修改结果。注：“资产类型编号”不可修改。3、删除资产类别 在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的资产类别上，用鼠标单击删除，即可删除当前资产类别。注意：已经使用的资产类别不能删除。七、常用摘要定义在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率，例如：用“clf”来表示“差旅费”，用“txj”来表示“提现金”等。调用常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或按enter键用鼠标双击选择。在“帐务处理”中，在【系统设置】菜单下选择【常用摘要定义】，进入以下窗口进行设置1、 增加摘要字典单击增加按纽，在弹出窗口中填写“摘要编号”、摘要内容栏目即可。常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。按下确定按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。 2、修改摘要字典将光标移到要修改的摘要上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点确定按纽，保存修改结果。注：“摘要编号”不可修改。3、删除摘要字典 在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的摘要上，用鼠标单击删除，即可删除当前摘要记录。八、常用凭证定义 在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。如何定义常用凭证？在“帐务处理”中，单击系统主菜单中【系统设置】下的【凭证模板军定义】，即进入本功能。单击增加，可录入常用凭证的主要信息。其中：“凭证模板编号”是调用常用凭证的依据，不能重复；凭证类别必须输入。用户不能只定义凭证主要信息，却不定义凭证分录内容。选中该记录后，单击“明细信息”窗口可对常用凭证的凭证分录内容进行定义。按增加可增加常用凭证的分录。录入分录时，“分录编号”顺次填写，必须输入摘要和会计科目，会计科目可以录入非末级科目。若会计科目有辅助核算，则还需录入“部门编号”和“项目编号”。再选择借方还是贷方，如果借贷方向或辅助信息在定义常用凭证时还不能确定，则可不输，可以留到填制凭证时再输入。如果此凭证带有按比例分配的性质，还可在各分录上定义“分配比例”，这样在调用常用凭证时，用户只需录入总金额，系统会自动按设定好的比例分开。凭证若要修改辅助信息，则可用鼠标双击，在辅助信息弹出窗口中修改数据。九、 部门设置按照已经定义好的部门编码级次原则定义学校各部门的部门编号及其信息，比如各个院系、实验室、图书馆、各管理部门、党政部门、各研究所等等。部门设置最多可分4级，编码总长位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【部门设置】，进入如下图所示窗口： 1、增加部门用鼠标单击增加按钮，这时在屏幕右面输入部门编号、部门名称、部门属性、电话、地址、备注等信息即可。其中：部门编号： 符合编码级次原则。必须录入，必须唯一。部门编号必须符合部门编码级次原则。部门名称 ：必须录入。职工人数： 可以为空。部门属性：输入部门是教学部门、教辅部门、行政部门等部门分类属性，可以为空。部门属性的设置没有核算意义，只有统计意义电话 ：可以为空。备注 ：可以为空。 启用否：必须启用。否则该部门无效。 2、修改部门信息在部门代码录入界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，这时界面即处于修改状态，可以对部门名称、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改。注意：部门编号不能修改。 3、删除部门代码把光标放在要删除的部门上，用鼠标单击删除按钮，系统将提示“确实要删除该部门信息吗？”单击是（Y）即可删除此部门。注意：若部门被其它对象（项目、人员）引用后就不能被删除。十、 人员设置主要用于记录本单位使用系统的教职员工、或校外人员、或学生列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。人员设置主要用来满足往来款责任人或项目负责人的制定。 在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【部门设置】，进入如下图所示窗口： 1、 增加人员信息单击功能键中的增加按钮，出现一空白窗口，用户可根据实际情况，在相应栏目中输入适当内容。 注意：人员编号必须录入，必须唯一；人员姓名必须录入，可以重复；所属部门： 选择该职工所属的部门。您只能选定末级部门。2、修改人员信息在窗口中将光标定位到要修改的职员上，用鼠标双击，即可进入修改状态修改。修改完毕点确定键。3、删除人员信息把光标放在要删除的职员上，用鼠标单击删除按钮，系统提示“确实要删除XX吗？”，单击是（Y）即可删除此职员。注：若该职工还有未还清借款或未完工项目，则不能删除。十一、项目设置所谓“项目”，就是泛指那些需要作经费指标控制的对象，比如科研经费、代管经费或是单位基金等等。也就是说，凡是那些需要作经费指标控制的对象我们都要把它们定义成一条一条的项目，而“项目”的分类大致又包括科研类项目、代管类项目、单位基金类项目、拔款类项目、材料类项目、专款类项目和经费类项目等等，项目的设置要根据学校本身的控制和管理要求而定。我们定义的项目和科目联合使用，可以同时达到核算和控制两方面作用，用户在实际的凭证分录过程中，除了要录入“科目代码”和金额外，还要录入部门代码和项目代码，告诉系统消减的是哪一部门、哪一项目的指标，这样在此张凭证记帐后既可形成一般的总帐、明细帐又可形成单独的项目帐，总帐、明细帐等可满足我们财务核算的需要，而且通过项目帐，我们又可以得到每个项目的发生额和余额数。1、项目类型一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，经费类、科研类（可能根据来源再分）、代管类、专用基金类、收入类。所以为了便于管理，我们应当对这些项目进行科学分类，项目类型可以按大类分，也可以分得较细，比如上面所说的“经费类”，还可细分作人员经费、学生经费、公用经费、包干经费、设备修缮费、预算安排的专项经费、预备金、领导机动费等等在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“项目类型”页面：在此我们可随时增加一种项目类别。按位于屏幕右下方的增加按钮，可输入项目分类编码和分类名称，其中：“项目类别代码”必须录入必须唯一；“项目类别名称”必须录入；“收入/支出控制科目”是指该类项目的收入/支出业务限定在哪些科目上，超出限定科目系统不允许凭证通过，已保证前台制单的正确性。在“项目设置”中，当为项目选择“项目类型”时，该项目类型的收入/支出控制科目就会附加在项目上。按保存按钮保存。要删除项目类型，可用鼠标选择项目类型，再用鼠标点删除按钮。注意：删除已有项目类型时，该项目类型下不能存在项目。若要修改项目类型，用鼠标点该项目分类，再在右边的录入框中直接修改后按保存即可。2、转帐分类 在此设定项目转帐分类代码和名称。它在作转帐凭证时会用到，用于区分专项与非专项经费; 专项经费转帐时支出冲收入,非专项经费转帐时支出及收入分别转入“事业结余”科目。在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“转帐分类”页面： 设置项目的“转帐分类”在“年终转账凭证定义”过程中会用到，用以保证项目间冲转的准确性。所谓“专项”是指专项的经费拔款、科研拔款、科研收入以及其他专项性收入，此类项目的特点是：在年终冲转的过程中，用支出冲收入余额保留在收入科目上而不转入事业结余。所以专项类的转帐分类的设置，要与各专项收入科目的末级科目一一对应，这样才能在一个大的支出科目中（比如532科研支出，各种类型的科研项目都在此支出）将某一类项目的支出数统计出来，对冲相应的收入科目；对于“非专项”，我们只要定义大类就可以，不用再跟非专项收入末级科目一一对应，因为总是都要转入到341事业结余科目；对于那些不参与年终转帐的项目，比如代管类、暂存类等，可以不用定义转帐分类。3、项目属性13 系统允许用户为项目自定义多种属性及下级明细。自定义属性最多有三种，设置内容完全由用户根据自身管理、统计需要自由定义，便于用户从不同角度对项目进行汇总统计或透彻分析。在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目属性设置】，我们选中“项目属性”页面：在这里分别设置“项目分类属性”13（用户可根据自身需要只设置其中的1个或2个属性）。为项目准确选择各类属性。今后我们可按这些属性进行汇总统计，以满足报送各类报表或自身统计的需要，同时也弥补了以前版本软件只能按“项目类型”统计、查询的单一性。对于项目账的查询打印，围绕自定义“分类属性”，系统新增了按各种“分类属性”生成的“项目资金流量表”、“项目总帐”“项目余额表”“项目明细帐查询”“项目统计表”和“项目分类属性统计表”等，丰富了查询内容和角度。4、项目设置 前面讲述的项目类型设置、转帐分类设置以及各类项目属性的设置其实都是项目的辅助信息，都是围绕“项目”这一重要管理环节展开的。在“项目设置”功能中，我们录入或维护各个项目的名称及定义的其他信息，平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初，备份完历史数据库后应将已结题、已完工或不用的项目删除。为核算和管理需要，对项目可以进行分级次设置（最多为4级），用户可进行按照上级项目的总额控制或明细项目的分项控制。在“辅助帐管理”中，选择系统主菜单【设置】下的【项目设置】，进入“项目设置”窗口页面：（1）新增项目在“项目分类设置”页面中，单击“部门编号”编辑框后面的帮助按钮选中要增加项目的部门，这时该部门已有的项目便会显示在窗口左侧的树状列表中，按项目编码排序。视所增项目的级别和在树状列表中鼠标所处的位置，单击增加同级或增加下级可增加新的项目定义。其中：l “项目代码”：用户在此输入该项目的代码，代码最长为12位字符。项目编码必须录入且不可重复。项目代码的编制最好具有规范性，尽量在编码的位数上集中体现项目的某种特性，以便于查询统计。l 项目名称：该项目的中文名称。必须录入l “项目类别”：在已定义的“项目类别”中选择。今后可按项目类型统计、查询l “项目类型”：是指项目的分配类型。某些项目到款后要进行分配（比如科研经费到帐后要给学校、院系、相关处室提管理费，教学收入要给院系提发展基金等等），这些分配可以是到款后即时分配，也可能是定期统一分配，但必然遵循学校规定的“分配比例”，分配比例和方法因项目类型的不同而异。所以我们首先将项目分配的不同方法设置为“项目分配类型”，而每一种分配类型都有与之对应的分配方案和比例，将这些分配类型模板化，将大大减化项目分配工作。l “负责人”：是指该项目的课题负责人，必录入且可录入多人。下面“负责人编码”也必须录入，这两种信息非常重要：在财务系统中可按项目负责人查询、统计；如果您使用“天财财务信息校园网查询系统”，那么财务系统的数据必须上传至web服务器上对全校项目负责人、院校领导开放查询，查询人须利用自己的“负责人编号”登录进入，方可查询本人所负责的全部项目。l “项目属性”123：在已定义的“项目属性”中选择。今后可按项目属性统计、查询l “允许超支”：用于设定此项目是否允许超支。系统默认所有的项目都是不允许超支的。l “超支限额”：对于允许超支的项目，设置超支的最大限度；如果项目设为不能超支，超支限额的设置无效。l “收入/支出控制科目”：限定项目的收、支、借款