办公用品管理规定.doc

华夏基石企业管理顾问有限公司China Stone Enterprise Management Consulting CO., Ltd.北京新联铁行政管理文件 级别：3 编号：XLT-GL-XZ-010 执行日期：2008.04.01 第 6 页 共 6 页办公用品管理规定办公用品管理规定版 次： A/0受控状态：发放编号：编 制： 审 核： 批 准： 持 有 人：北京新联铁科技发展有限公司目录1、目的和作用2、适用范围3、管理职责4、办公用品范围5、采购、入库及报销程序6、办公用品管理7、执行时间8、附表决 裁区 分编 制审 核批 准备注职 务行政管理部总经理董事长姓 名姜华王利群王志全签 字合议 编 制 部 署记 录 部 署次 数制定（修改）日期执行日期制定（修改）区分修02008.03.102008.04.01最初制定改记录1、目的和作用为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和利于工作的原则，特制定本规定。2、适用范围 本规定适用于公司全体员工。3、管理职责 综合管理部为办公用品的归口管理部门，负责公司办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。4、办公用品范围4.1 消耗品信封、笔、稿纸、笔记本、电池、抽杆夹、订书钉、回形针、橡皮擦、印泥、印油、挂钩、胶带、白板笔、固体胶、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、账纸、帐页、打印纸、墨粉等4.2 可回收物品文件夹、打孔器、计算器、订书器、剪刀、笔筒、U盘、尺、长尾夹、裁纸刀等。5、采购、入库及报销程序5.1 各个部门要指定专人负责填写办公用品需求统计表，每月25日前报综合管理部，综合管理部负责对各个部门次月的办公用品需求数量进行汇总，并根据办公用品库存情况填写需采购办公用品清单。 5.2 需采购办公用品清单中要注明：办公用品名称、规格型号、库存数量、本次采购数量、参考价格、金额、请购时间、批准数量等。5.3 根据需采购办公用品清单，填写起案分别由部门经理、预算管理员、总经理/董事长签字确认后进行采购，大宗办公用品采购原则上每月集中采购1次。5.4 临时需要采购的办公用品，总金额在100元以下且单价在50元以下时，由部门负责人或人事经理签字确认后，经预算管理员审核后进行采购。5.5 办公用品入库前须进行验收，部门经理要指定专人对采购的办公用品进行认真检查验收，入库要做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。5.6 检验人员要根据需采购办公用品清单、发票和送货清单进行核对，验收后要填写入库单，入库单一式三联，分别由采购人员、财务及验收人员各持一份，在入库单上进行签字确认入库后，方可进行报销。 5.7 报销时采购人员要将采购起案、需采购办公用品清单、增值税发票、入库单一并附在报销单后，由部门经理、总经理/董事长签字确认后方可报销。6、办公用品管理6.1 办公用品发放及使用管理6.1.1 领用办公用品时，领用人必须在办公用品明细账上签字。6.1.2 办公用品的发放及使用必须坚持勤俭节约、按章办事的原则，不得假公济私、私分公物，经办人既要做到坚持原则，不徇私情，又要做到热情主动。6.1.3 贵重办公用品实行谁领用、谁签字、谁保管的原则、并如期归还，如故意损坏当事人要按相同价格进行赔偿。6.1.4 可回收办公用品在使用中自然损坏时，应按照以旧换新的原则，否则不予发放。6.1.5 员工离职时须将个人领用的可回收办公用品交还给人事行政部和综合管理部，如有损坏或丢失时，要按剩余价值进行赔偿。6.1.6 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。6.1.7 严禁员工将办公用品挪作私用。6.1.8 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人保管。6.2 库存管理6.2.1 库存办公用品按月盘点，每月月底盘点时须两个人共同进行，盘点完毕出具报表，报给部门经理及总经理、董事长各一份。6.2.2 库存办公用品实行电脑记帐与手写帐相结合管理方式。6.2.3 库存办公用品实行按类别、按名称分类管理的方式。7、执行时间7.1 本规定最终解释权归人事行政部和综合管理部。7.2 本规定已经董事会讨论通过，自2008年4月1日起执行。8、附表8.1 办公用品需求表8.2 需采购办