公文写作_公文处理与常用公文写作讲座

公文处理与常用公文写作,熊新发2012年8月30日,公文处理与常用公文写作,第一节公文处理第二节常用公文写作第三节会议服务,第一节公文处理,一、公文的概念、特点和作用（一）公文的概念党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。从2012年7月1日起，执行党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。（二）公文的特点1、作者的法定性；2、体式的规范性；3、制作的程序性；4、法定的权威性；5、公文的时效性；6、解释的单一性。,（三）公文的作用1、领导和指导作用2、宣传和教育作用3、联系和知照作用4、依据和凭证作用5、规范和制约作用二、党政机关公文处理的特点和一般性要求公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。（一）党政机关公文处理的特点1、从属性2、综合性3、内部性4、整体性5、严肃性,（二）党政机关公文处理的一般性要求1、实事求是的原则2、按照行文机关要求、准确体现行文机关意图的原则3、严格遵守公文处理规定的原则4、准确、及时、安全、保密,三、公文种类和格式,(一）公文种类1、公文种类的概念及其划分的必要性公文种类是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和格式名称。公文种类划分标准，一是由公文的性质决定。二是由公文的作用和文种功能决定。,2、党政机关公文种类根据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）规定，党政机关公文种类主要有决议;决定;命令（令）;公报;公告;通告;意见;通知;通报;报告;请示;批复;议案;函;纪要15类。,1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,（二）公文的构成要素,公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范等。党政机关公文处理工作条例将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,1眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。2公文主体部分置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。,上行文的眉首格式,3公文版记部分置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。文,四、行文规则,行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。向上级机关行文，应当遵循以下规则：1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。,3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,向下级机关行文，应当遵循以下规则：,1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。,3、党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,五、公文拟制,（一）公文起草1、符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。4、文种正确，格式规范。,5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,（二）起草公文的5个基本步骤,（一）明确主题，确定起草方式。（二）收集材料，调研分析。（三）搭建框架，安排结构。（四）拟制提纲，起草公文。（五）协商沟通，会审报批。起草公文要严守“七戒”一戒照抄照转。二戒师出无名。三戒无的放矢。四戒朝令夕改。五戒用语失准。六戒篇幅过长。七戒无物无序。,（三）公文审核,审核的重点是：1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3、涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。,（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。,（四）公文审批签发六、公文办理收文办理主要程序是：签收。登记。初审。承办。传阅。催办。答复。发文办理主要程序是：复核。登记。印制。核发。公文立卷归档（办毕公文的处置活动）七、公文管理,如何提高公文传收的效率和效果,1、先“急件”后“平件”2、先“阅示件”后“阅知件”3、先“热点件”后“一般件”4、先“分管件”后“相关件”应注意把握好以下几点：（1）严格传阅范围。（2）严禁文件横传。（3）调控文件运行。（4）检查清理文件。文秘人员要认真清理检查，并做好“四查一注”工作，即：一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无短缺文件；四查有无阅文过长、内容过时；“一注”即：对传阅退文情况进行全面记录标注，以备查需。,办毕公文处置活动,清退、销毁、立卷归档的范围及有关规范性要求（1）清退。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。销毁。销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁方式有：焚毁、搅成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。,立卷归档的范围按照档案法及其有关配套法规的要求，属于立卷归档的文件、材料，主要以下几大类：本机关产生、撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等；本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等；下级报来的请示、报告；上级针对本机关工作的指示、批示、批复等；本机关编印的出版物、图表、账簿等；反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料等等。,第二节部分常用公文写作,公文写作，历来是，今后也是各级干部必备的基本技能之一。公文写作的重点，不仅在于写或制作，更重要的在于应用，有时还在于成文过程。公文写作的根本特点：规范性强。受领导之命，代机关立言。“以文辅政”。,一、通知的写作,（一）通知的含义和特点1.通知的含义。2.通知的特点（二）通知的分类：1.批示式通知；2.指示性通知；3.事务性通知；4.会议通知；5.任免通知（三）、通知的写法（四）、通知写作的注意事项,二、通报的写作,通报适用于：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报正文的写法：1、表彰性通报：叙述、评价先进事迹和经验，分析先进事迹的意义。表彰决定。提出希望和号召或要求。2、批评性通报：介绍错误事实（事故）的基本情况。分析原因和教训。提出处理决定；提出希望和要求。3、事项性通报：通报的原因。通报的事项：一项一项列出来，讲清情况，阐明道理。提出希望和要求。结尾：特此通报。,三、请示的写作,（一）应用范围（二）请示的分类1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接（二）请示的分类1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。（三）请示正文的写作方法。（四）起草请示的注意事项。,四、报告的写作,（一）报告的含义和特点（二）报告的分类1.工作报告；2.情况报告；3.回复报告；4.递送报告。(三)报告的写法。报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。(四)报告写作的注意事项,工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,五、函的写作,（一）适用范围与特点不相隶属机关之间商洽工作；询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；（二）函的分类。按行文方向不同，可分为去函和复函。函的写法（三）函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。（四）函的写作注意事项,六、会议纪要的写作,（一）会议纪要的用途与类型（二）会议纪要的格式要素（三）衡量会议纪要质量的基本标准（四）会议纪要正文写作要领开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：号召干部群众落实会议精神；强调落实会议精神的关键问题。（五）编写会议纪要的注意事项,七、总结的写作,（一）总结含义目的与实质（二）总结的功能（三）总结的写法。总结通常有标题、正文、落款三部分内容。（四）写好总结的注意事项,八、述职报告的写作,（一）述职报告的总体结构述职报告大体由三部分组成：导言；主要表现；结尾。（二）述职报告的写作要点1、要突出“我”字。2、要抓住重点。3、要实事求是。（三）写述职报告应注意的四个问题,九、计划的编写,（一）计划与管理职能密不可分（二）计划的重要功能（三）计划的编写方法1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种2、正文写法（5W，1H）：做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）；措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法；描绘前景，鼓舞士气。（四）如何增强计划的操作性,十、学习公文写作的十种基本方法,1、循序渐进，由易到难。2、照猫画虎，摸索门道。3、多写多练，熟中取巧。4、反复修改，改中求精。5、比较鉴别，从中受益。6、拜人为师，虚心请教。7、抓住机会，参与其中。8、勤于总结，掌握规律。9、开拓进取，常写常新。10、持之以恒，积累资料。,第三节会议服务一、会议的概念和功能会议是人类群体有组织、有目的，并按一定程序或规范进行的一种议事或决事的行为过程。会议的功能是多方面的、具体的，主要表现为：交流信息、协调关系；统一认识、汇集智慧；发扬民主、科学决策；带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。,二、会前准备工作,（一）提出会议议题并报批。（二）拟定会议方案并成立会议工作机构。（三）草拟并发出会议通知。会议通知内容包括：会议名称、主送单位、会议时间、地点、会议内容、参会人员、组织者、注意事项（报名要求）等要素。会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。（四）准备会议文件。（五）编制会议须知。会议须知内容包括：日程安排、与会人员名单、分组讨论名单、出列席人员名单、秘书处工作职责、作息时间、食宿安排、常用电话、注意事项等。（六）制作会议证件。（七）布置会场。（八）会议食宿安排。（九）会前检查。,布置会场,会场布置中的重点是：（1）主席台；（2）会标；（3）会徽和旗帜；（4）音响和灯光；（5）花卉等。主席台座次安排是一项重要工作，一定要根据会议性质、领导身份和数量确定座次安排原则，座次顺序原则上是按领导身份的高低来安排，但在法定性会议中，如党委、人大、政协换届大会，首先是严格按有关章程规定的程序确定每次大会的执行主席，再按身份高低或姓名笔画来安排座次。目前，排定主席团位次的基本规则：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。主席台座次顺序的安排，原则上是按领导身份的高低来安排，若参会领导为奇数，身份最高的领导座次居中，其左侧是第二位领导，右侧是第三位领导，依次类推；若为偶数，第一位领导和第二位领导共同居中，第二位领导在第一位领导的左侧就座，第三位领导在第一位领导的右侧就座，依次类推。,布置会场,会场类型：小型会议室。椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形,会场环境的布置,主席台的装饰会标会徽背景花卉席位卡,会场环境的布置会场四周和会场门口，悬挂横幅标语、宣传画、迎宾牌、广告、彩色气球,三、会中服务,（一）会议报到（签到）。（二）会场管理。庆典表彰会议要注意安排好颁奖事宜。（三）会议的宣传报道与会议记录。认真做好会议记录。会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部。（1）记录头:会议全称（届数或次数）、会议时间、会议地点、会议主席（主持人），会议出席、列席和缺席情况，会议记录人、会议主要议题。（2）记录主体：与会者的发言，议定事项。（3）记录尾部：散会时间，主持人、记录人签字。会议记录的要求：准确、真实、清楚、完整。会议记录的技巧：一快、二要、三省、四代。,四、会后总结归档,（一）整理会议记录，撰写、印发会议纪要。（二）做好会议的宣传报道工作。（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.（5）为领导召开记者招待会提供资料。（三）立项督查，催办落实会议决定事项。（四）会议总结。（五）会议文件、材料立卷、归档。,五、端正会风,（一）改进会风1.反对形式主义。2.严格控制会议。3.禁止铺张浪费。（二）提高效率1.集中主题。2.改进形式。3.压缩内容。4.限定时间。（三）严守会纪1.遵守时间。2.维持秩序。3.专心听讲。4、遵守保密纪律。,第四节公务接待,公务接待指党政机关（包括党的机关、国家权力机关和国家行政机关）即机关组织在对外交往和公务活动中形成和产生的接待事务和活动。公务接待礼仪机关组织在公务活动中应具有的相互表示尊重、敬意、亲善和友好的行为规范与准则。,公务接待礼仪,在生活和工作中，您是否遇到过这样的尴尬和困惑：（1）会场上，面对着大大小小的领导，不知道该如何安排他们的座位？（2）酒桌前，看着满桌的菜肴，分不清究竟自己该坐在哪个地方？（3）汽车里，上座到底是哪个位置？（4）行进中，前后左右又该如何体现对客人的尊重？,公务接待工作的重要意义,接待也是生产力，接待出效益；接待也是管理，接待水平反映管理水平；接待也是文化，接待质量直接反映接待人员的素质和品位，接待人员的素质和品位是决定人生事业走向成功的重要因素之一。,政务礼仪的功能,1、塑造政府机关、部门的良好形象政府机关、部门在公务活动中通过讲究礼仪，可以在公众心目中塑造出良好的社会形象，提升政府在公众中的美誉度，有利于政府行为的顺利实施。2、协调与公众的关系解决矛盾，协调政府与大众的关系，应当首先考虑采取“礼仪”的方式。3、强化对公务员的教育作用礼仪可以净化公务员的心灵、陶冶情操，提高品位。礼仪可以矫正公务员的不良行为和习惯。,公务接待礼仪,公务接待礼仪包括：办公室接待礼仪室外接待礼仪迎送车行会见会议谈判宴请参观合影,一、公务接待工作应注意把握好三个环节（一）认真细致地做好接待前准备1、沟通情况，了解意图。2、周密考虑，制定方案。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人。,（二）热情周到地做好接待中服务1、迎接引导，沿途介绍。2、座谈交流，服务周到。3、食宿宴请，妥善安排。4、参观考察，精心准备。5、注意送行，善始善终。（三）及时全面地做好接待后总结,二、公务接待工作技巧（一）待客五原则诚恳热情，讲究礼仪，细致周到，按章办事，保守秘密。接到一个任务后，不能慌张忙乱，而应弄清情况，做好准备工作；拟定出完整的接待方案，并报领导审批；对接待准备工作反复检查；为避免因来宾情况有变化而引起的工作忙乱，在来宾到来之前，再与来宾联系核对一次。,（二）导客六要领提示：引导来宾前去会晤上司，应提示“xx领导在等您”或“我们现在去xx领导办公室”，以便让对方思想上有所准备。同行：与来宾同行时，通常走在来宾的左前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离（1米左右），并不时右侧回身，调整步伐，应答提问，招呼来宾。示意走向：在走道上，遇交叉或转弯，要伸出左手向来宾示意走向，并说：“这边请”。乘电梯：乘电梯前，须向客人说明：“在xx楼”。进出电梯都应礼让来宾先通行，并主动操作按键，注意电梯门开合的时间，防止夹到客人。开门引导：来到会客室、领导办公室等会客场所前，接待人员应停住脚步，转身面对来宾，说“就是这里”，并开门引导来宾进屋。引座：进屋后，将来宾引至上座或由领导安排座位，如领导未到，接待人员可对客人说：“请坐，xx领导马上到，请稍候”。,标准:五指伸直并拢。腕关节伸直。掌心斜向上方。身体稍前倾，肩下压。要目视来宾，面带微笑。切忌：用手指比划一般而言:低位腰下1米左右，中位胸位2至5米，高位眼部5米以外。鼓掌:用右手手掌拍左手掌心,领引,引领时，手臂伸直，五指自然并拢，手掌向上，以肘关节为中心，指向目标。指示方向不可用手指，与客人交谈手势不宜过多，幅度不要太大。上身微前倾并侧向客人，以示敬重。,引见介绍,自我介绍：先自报家门：“您好！我是”（介绍自己的单位、身份、姓名后递上名片）。介绍他人：尊者居后介绍。将年轻者介绍给年长者；将职位低者介绍给职位高者；将主人介绍给客人；将男士介绍给女士。集体介绍：被介绍者一方或双方都不止一人时，可为一人和多人作介绍，也可为多人和多人作介绍。“少数服从多数”：当被介绍者双方地位、身份大致相似时，应礼让多数人，先介绍人数较少的一方。强调地位、身份：若被介绍者双方地位、身份存在差异，虽人数较少或只一人，也应将其放在尊贵的地位，最后加以介绍。单向介绍：在演讲、报告、比赛、会议、会见时往往只需要将主角介绍给广大参加者。人数多一方的介绍：若一方人数较多，可采取笼统的方式进行的介绍。如：“这是我的家人”、“这是我的同事”。人数较多各方的介绍：若被介绍的不止两方，需要对被介绍的各方进行位次排列。排列的方法：A、以其负责人身份为准；B、以其单位规模为准；C、以单位名称的英文字母顺序为准；D、以抵达时间的先后顺序为准；E、以座次顺序为准；F、以距介绍者的远近为准。,自我介绍,在作自我介绍时，自我介绍一般的内容要四个要素：单位、部门、职务、姓名。可说：您好，恕我冒昧，请允许我作个自我介绍我是来自地的；对似曾有一面之交的，可说：你好，我想你是先生，是吗，我是，或：不知道你是否还记得我，待会再提示：我是。无论是为他人介绍，还是自我介绍，在相互结识后，都可相互交换名卡，以增进了解。,介绍人介绍,为互不相识的两个人进行介绍时，要注意:介绍的秩序。一般秩序：应先将男的介绍给女的；年轻的介绍给年长的；职位低的介绍给职位高的；地位低的介绍给地位高的；未婚的通常先介绍给已婚的，除非前者年纪比后者大得多；把普通朋友、同学介绍给有身份的人；把同胞、知已、熟人介绍给外国朋友或交往不太深的人。介绍时要注意实事求是，掌握分寸，不能胡吹乱捧。介绍人为他人介绍时应有得体语言，不同场合应采取不同的符合礼仪的介绍人方式。如：先生，我很高兴给你介绍；这是；或请允许我为你介绍一下；女主人或办公室主任秘书作介绍。,交换名片,一般名片都放在衬衫的左侧口袋或西装的内侧口袋，名片最好不要放在裤子口袋；1、要养成检查名片夹内是否还有名片的习惯；2、注意名片的递交方式:将各个手指并拢，大拇指轻夹着名片的右下，使对方好接拿，以弧状方式递交于对方的胸前；3、拿取名片时要用双手去拿，拿到名片时轻轻的念出对方名字，以让对方确认无误；如果念错，要记着说对不起。拿到名片后，可将其放置于自己的名片夹内；4、同时交换名片时，可以右手递交名片，左手接拿对方名片；5、不要无意识地玩弄对方的名片；6、不要当场在对方名片上写备忘事情；7、上司在旁边时，不要先递交名片，要等上司递上名片后才能将自己的名片递上。,握手礼仪,（1）握手姿势：女士位：食指位男士握位：整个手掌一般关系:一握即放（2）握手次序：男女之间，女士先；长幼之间，长者先；上下级之间，上级先，下级屈前相握；迎接客人，主人先；送走客人，客人先。,握手,返回,标准坐姿规范,1、入座2、手的摆放3、腿的放置4、离座,（三）重要宾客接待工作1、准备细致搜集背景资料；拟定接待方案；具体准备工作。2、接待热情迎宾接待要热情；饮食起居勤照料；外出陪车有讲究；户外观光好导游；巧借礼品传心意；送别事宜要周到。,10种稳操胜券的礼品：地方手工品、本地特产、名酒、书画、书籍、钢笔、画册或影集、产品模型、小型电子产品、优质办公用品。送：心意-品质-包装送之前，注意把价格标签撕去并包装好。,（四）宴会安排宴前邀请-宴请形式-桌次排法-座次排法-点菜技巧-宴宾礼仪-饮酒分寸桌次的排法：右高左低。面门为上；以右为上；以远为上；居中为上，前排为上，临景为上；依饰为上。座次的排法：右高左低。宴请客人，一般主陪（第一主人）在面对房门（入口）的位置，副主陪（第二主人）在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在副主陪的右手，3号客人在主陪的左手，4号客人在副主陪的左手，其他依次类推。,安排食宿,宴席会议,斟酒,斟酒的方法斟酒时，酒杯应该放在桌上，酒瓶不要碰到杯口。斟酒的多少中国有句古话：“酒满情深”，即以满为敬；但在国际上酒不能斟满，让其荡漾，使酒飘香。斟酒的顺序先主宾后其他客人，然后是顺时针方向斟酒。,敬酒,敬酒时要右手拿酒杯起身站立，或者用右手拿酒杯，左手托扶杯底，将酒杯举到眼睛高度，面带微笑，目视祝酒对象，说完“干杯”后，将酒一饮而尽或喝适量。然后，还要手拿酒杯与提议者对视一下。在中餐里，干杯前，可以象征性地和对方碰一下酒杯；碰杯的时候，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，表示你对对方的尊敬。当你离对方比较远时，可以用酒杯杯底轻碰桌面，也可以替代与对方碰杯。,宴席间禁忌,*吃东西、喝汤不要发出声响，盛汤应从里向外*汤太热时不要用嘴吹，等稍凉再喝*取菜时不要挑拣，不要站起来夹菜*咳嗽时应把头转向右方，并用手帕和餐巾掩住嘴*剔牙时应用另一只手挡住嘴“牙食”应用餐巾纸擦掉*席间不要提令人倒胃口的话题，更不能大声喧哗*不要用指甲剔牙缝*吸烟应征得周围人同意，烟灰弹在烟缸内,帮助上司结束约见方式,卡片告知,入室通知,内线电话提醒,告知客人已到，但无须涉及具体人。如“您约见的客人已到”,可以每隔10分钟一次，使你的上司只需回答“是”或者“不是”,（五）公务接待工作小知识1、方位礼节：行进时，前为上，后为下；右为上，左为下；中间为上，两侧为下。2、介绍：尊者居后。3、握手：尊者先行。4、会议座次：左高右低。5、合影座次：国内左高右低；外事右高左低。6、乘车座次：右高左低，后高前低。7、桌次：右高左低。8、宴会座次：右高左低。9、礼宾排序：政务交往按职务高低排列；商务交往按先来后到排列。,（五）公务接待工作小知识,10、来宾分类：VVIP（党和国家主要领导人）；VIP（副部级以上或其他届别领导等非常重要的客人）；IP（部门主要领导、合作伙伴、社会知名人士等重要客人）；SP（宗教届人士、重要客人的家人、老弱病残、有矛盾的客人等特殊客人）；CP（普通客人）。11、警卫规格：一级警卫：中央委员会总书记，中央政治局常委，国家主席、副主席，全国人大委员长，国务院总理，中央军委主席，全国政协主席，老一辈无产阶级革命家和相当这一规格的外宾。二级警卫：中央政治局委员、候补委员，中央书记处书记，全国人大副委员长，国务院副总理，国务委员，中央军委副主席和相当这一类规格的外宾。三级警卫：全国政协副主席，中央军委委员，最高人民法院院长，最高检察院检察长和相当这一类规格的外宾。,三、电话礼仪,（一）打电话礼节1选择适当的时机；2使用合适的起始语；3运用合适的语气语调；4.把握通话所需的时间；5概括通话的内容；（二）接电话礼节1铃响不过三声；2主动报家门；3确定来电者身份姓氏；4随时记录；5.注意声音和表情；6避免电话中止时间过长；（三）挂断电话的礼节,接打电话手机时应该注意的问题,1.公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人地使用手机。应该把自己的声音尽可能地压低一下，而绝不能大声说话，以赢取路人的眼球。2.在会议中、在和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态。3.通话语言要规范。第一句话问候对方，第二句话自报家门。,接打电话手机时应该注意的问题,4.通话三分钟原则。通话时间要简短，长话短说，废话不说，没话别说。5.通话完毕后，应道“再见”，等打电话方或尊者放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。6.在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。放手机的常规位置有：一是随身携带的公文包里（这种位置最正规）。二是上衣的内袋里。不要把手机别在腰上、挂在脖子上。,第五节沟通协调,一、沟通协调能力1、沟通。沟通是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或群体间传递并达成共识的过程。沟通具有收集相关信息、维持组织正常运行、革新发展适应新环境、监控工作和人员等方面的组织功能。2、协调。协调是人们为了实现共同目的而把各自的行动加以相互配合的活动，是为了引导组织、部门、人员之间建立分工合作、彼此配合、协同一致的和谐关系，实现共同目标的过程。搞好协调能够保证工作过程的稳定，其作用主要体现为四点：化消极因素为积极因素，变阻力为助力，减少误解，避免摩擦、冲突与工作重复；节省金钱，减少浪费，使人、财、物的利用得以适当调配，降低工作成本；使有关规章制度相互配套，协调好各项政策、法规、计划，使其不抵触；沟通内外，融洽环境，使工作过程多为外界所了解、关心和支持。,导致沟通协调失败的原因,缺乏信息或知识。没有说明重要性。在沟通的过程中，没有优先顺序，没有说明每件事情的重要性。只注重了表达，而没有注重倾听。没有完全理解对方的话，以致询问不当。时间不够。不良的情绪。人是会受到情绪影响的，特别是在沟通的过程中，情绪也会影响到效果。没有注重及时反馈。没有理解他人的需求。职位的差距、文化的差距也会造成很多沟通的失败。,二、沟通协调工作原则,（一）统一领导的从属原则。（二）从总体目标出发的原则。（三）从实际出发，按政策办事的原则。（四）分级负责原则。（五）调查研究原则。（六）公平公正原则。（七）求同存异原则。,三、沟通协调内容（一）政策法规协调。（二）计划协调。（三）事务协调。四、沟通协调方法（一）文字协调。（二）听取意