会议管理_会议组织与管理

1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容会见与会谈,会议组织与管理,前言,会议概论,一、会议的涵义会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。二、办会的涵义办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。,第一节,会议的特点作用与种类,一、会议的主要特点、集体性；、程序性；、公开性；4、规范性。二、会议的作用1、会议体现了民主。2、会议交流了信息。3、会议统一了集体认识和行为。4、会议促进了和谐和团结。,三、会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。,四、会议的要素、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。,第二节,会议秘书工作的基本任务,一、组织工作1、协助领导确定会议议题；2、根据议题安排议程、日程；3、发会议通知，负责会议报到；4、对与会人员进行编组；5、布置会场，安排座次；6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；7、负责会议签到；8、会中组织和协调；9、会场其他组织和管理；10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11、会议的结束收尾工作。,二、文书工作1、会议文书的起草；2、会议文书编写；3、会议文书印发及管理。三、生活管理工作1、与会人员的食宿管理；2、会议的财务管理；3、会议的交通保障；4、会议的文化活动；5、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作1、会议的保密工作；2、会议的警卫工作；3、会场内外的安全保卫工作。,会务工作流程图（会前）,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,第三节,会务工作的具体内容,一、指导会务工作的原则1、准备充分；、组织严密；、服务周到；、确保安全。二、会前准备工作1、确定会议议题会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。,知识点,1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。2、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。3、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。,2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4.确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,知识点,1、会议议程一般包括以下几项，时间、地点、主持人、参加人、会议内容。一般采用简短文字或表格形式。2、安排会议议程时尽量将同类性质的问题排列在一起。3、保密性较强的议题，一般放在最后。4、提前编制会议议程，议程一经确定，就不能变更。5、提前分发会议议题，以便与会者准备。,10、制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,11、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。12、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,13、制定会议预算方案文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。14、布置会场（1）会场的风格特点庄严、肃穆、轻松、简洁。喜庆、儒雅、简单、朴素。,（2）会场的类型及布局小型会议室。椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。,中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。大型会议室。礼堂型、众星拱月型。（3）会场的布置主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。,会场布置的整体要求,庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模；会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；中大型会议要考虑一个绝对的中心，并考虑进退场方便；工作会议，主席台布置的色彩基调为蓝色、绿色；庆典、表彰性会议，布置的色彩基调为红色、粉色。,如何对会场进行整体布局？,确定会议台型合理摆放桌椅布置附属性设施备：1）音响；2）声像（电视、电脑投影、录象机、录音机、激光等）；3）其他布置（温湿度、灯光、通风、电源插座等）；4）布置装饰（鲜花、会标、会徽、名签、台幕、旗帜等）,主席台座次要求,主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台后互相谦让；主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，其他领导依次左右排列；领导人数是偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，其他领导依次左右排列。,主席台坐次,礼堂型,教室型会场,会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,会标,会徽,16、检查会场（1）方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。（2）检查的内容A.环境条件与用品准备。B.文件的材料准备情况。C.会场布置情况。D.会议保卫工作情况。E.其他内容。,17、拟订会议应急方案,会议应急方案的内容：1）会议举行期间可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为等；2）出现问题时负责解决的会议工作人员。会议应急方案的作用：1）可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪；2）可有效缓解会议危机，提高会议管理的效率；3）使工作人员能够统一步调，出现问题时，有回旋的余地。,拟订会议应急方案,会议应急方案的特点：1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。会议应急方案实施的原则：1）思想上充分重视；2）人、财、物方面措施到位；3）在实施过程中要坚持定期检查。处理会议突发事件的方法：1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康和安全问题；6）处理行为问题。,三、会中服务工作1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2、组织签到（1）秘书人员代签到。（2）簿式签到。（3）电子计算机签到。,3、做好会议记录,（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主持人；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。记录主体与会者的发言。议定事项。记录尾部散会。主持人、记录人签字。,（2）会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。（3）会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。,（4）会议记录方法记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.漏记的内容先作记号，然后对照录音修改，或请发言者重复。与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改定稿打印前，请主持人签字批准。与会者指出错误，主持人或秘书可修改。会议记录一经签名，不能再改动。,4、确保会议期间信息的沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。深入会议，掌握第一手资料。注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。注重实效，并收集反馈信息。,会议期间的对外宣传,妥善处理与新闻媒体的关系。注意内外有别，严守单位秘密。选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。收集媒体对会议的报道提供给领导.为领导召开记者招待会提供资料。,5、编发会议简报（1）类型综合型、专题型、实录型。（2）格式报头、报核、报尾。（3）要求简练、快捷、准确。,6、值班保卫工作（1）值班工作秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作重要与会者人身安全保卫重要文件的保卫会场和驻地的保卫会议设备的保卫与会者贵重物品的保卫,7、会议保密工作会前保密工作涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。,会中保密工作加强保密教育。加强文件管理。加强重要涉密会议管理。会后保密工作做好保密文件的回收工作。秘密文件通过机要通信部门递送。对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。,8、会议的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好会议车辆管理工作。(4)做好财务管理工作。(5)安排好会议的文化生活。(6)做好会议医疗卫生工作。,四、会后整理工作,1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作6、会后催办和反馈工作,知识点发通知应注意的事项一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。,第四节,会见与会谈,一、会见与会谈准备1、收集对方的相关资料对方求见的目的对方的求见对象对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料,2、通知主方参加会见和会谈的人员通知主方接见人通知主方陪同人员通知主谈人通知其他会谈人员,3、了解会见与会谈的地点和时间（1）会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。,4、通知对方会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,（2）会见与会谈的座次安排会见的座次安排会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,译员,会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后